Inhoudsopgave. 1 Voorwoord 5. 2 Waarom vindt Oosterpoort integriteit belangrijk? 9. 3 Bouwen aan een integere cultuur: onze 7 kwaliteiten 13

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 5 2 Waarom vindt Oosterpoort integriteit belangrijk? 9 3 Bouwen aan een integere cultuur: onze 7 kwaliteiten 13 4 Waar ligt de grens? We zijn helder Omgaan met vertrouwelijke informatie Uitnodigingen en geschenken We geven het goede voorbeeld Bejegening van collega's Verdelen van werk onder aannemers We nemen verantwoordelijkheid Bereikbaarheid Transparantie over afwijkingen/fouten We zijn betrokken Extra verzoeken van huurders We zijn zichtbaar Omgaan met bedrijfsmiddelen Afspraken met leveranciers We maken zaken bespreekbaar Relaties op de werkvloer Nevenactiviteiten We zijn aanspreekbaar Representativiteit Privégebruik telefoon en internet/ 31 5 Tot slot 34

2 Colofon De Integriteitscode is een uitgave van Oosterpoort Wooncombinatie April 2007 Oosterpoort Wooncombinatie Postbus AA Groesbeek tekst KPMG / Oosterpoort wooncombinatie vormgeving Einder Communicatie 2

3 1 Voorwoord

4

5 Voorwoord Met trots presenteren wij hierbij de integriteitscode van Oosterpoort. Wij zijn trots omdat iedereen van Oosterpoort met veel enthousiasme en betrokkenheid deze integriteitscode mogelijk heeft gemaakt. De bewustwordingsbijeenkomsten Integriteit voor het management en medewerkers van Oosterpoort zijn een succes geworden dankzij jullie openheid tijdens de discussies en jullie constructieve inbreng. Deze bijeenkomsten hebben samen met de meting uiteindelijk geleid tot deze integriteitscode. Niemand staat vaak bewust stil bij integriteit. Medewerkers van Oosterpoort nemen dagelijks vele beslissingen. Beslissingen die leiden tot huurovereenkomsten met bewoners, zakelijke contracten met leveranciers en een prettige samenwerking onderling. Toch spelen integriteit en mogelijke integriteitdilemma s in deze én tal van andere beslissingen een belangrijke rol. De integriteitscode beschrijft wat wij belangrijk vinden in ons gedrag en houding en het gedrag en de houding van degenen met wie wij samenwerken. Het laat voor verschillende thema s zien waar Oosterpoort voor staat en wat Oosterpoort van alle medewerkers en een ieder die betrokken is bij onze organisatie verwacht om zijn steentje bij te dragen aan een open, professionele en prettige werksfeer. De integriteitscode is geen dichtgetimmerd en uitputtend reglement. Er staat niet over elk onderwerp in wat precies wel en niet mag. Vanuit de bewustwordingsbijeenkomsten is duidelijk geworden dat er in de praktijk altijd lastige situaties zullen blijven bestaan die niet vooraf in regels zijn te vatten. Onze integriteitscode heeft de doelstelling om een goede balans neer te zetten tussen de eigen verantwoordelijkheid en het maken van eigen keuzen aan de ene kant en het bieden van duidelijke richtlijnen en afspraken aan de andere kant. Onze integriteitscode geeft dus niet alleen maar regels. > 5

6 Hoe gaan we er nu voor zorgen dat de integriteitscode in de praktijk ook gaat leven? Onze integriteitscode moet meer zijn dan een aantal richtlijnen op papier. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de raad van toezicht, de directie, het management en de medewerkers: bij ons allemaal! Met het onderschrijven van deze code maken wij ons aanspreekbaar op ons gedrag, zowel naar elkaar als naar derden. Het integer handelen in de praktijk brengen is dus ons doel. De integriteitscode functioneert daarbij als een ijkpunt en referentiepunt. Als je na het lezen nog vragen en/of opmerkingen hebt over deze integriteitscode wend je dan tot je eigen leidinggevende of tot ondergetekenden Met vriendelijke groet, Jan Verbeet Directeur/bestuurder Moniek Derks Directeur Bedrijfsvoering april

7 2 Waarom vindt Oosterpoort integriteit belangrijk?

8

9 2 Waarom vindt Oosterpoort integriteit belangrijk? Oosterpoort heeft een belangrijke maatschappelijke positie met als belangrijkste taak het zorgen voor goede huisvesting voor kwetsbare groepen in de samenleving. Oosterpoort vervult hiermee een publieke functie: voor de samenleving is het (steeds meer) zichtbaar wat wij doen. Medewerkers van Oosterpoort werken als het ware in een glazen huis en dit maakt integer handelen extra belangrijk. Als wij als organisatie openheid en eerlijkheid naar onze stakeholders willen uitstralen, dan zullen we ook intern zo moeten handelen. Alleen zo kunnen we het vertrouwen van onze stakeholders behouden en versterken. Integriteit is een positief begrip, het laat zien voor welke waarden en normen medewerkers van Oosterpoort staan. Maar integer handelen is niet altijd gemakkelijk. Integer handelen daagt je uit om continue het belang van onze stakeholders, de organisatie en je persoonlijke belangen tegen elkaar af te wegen. Een integere cultuur begint bij jezelf. Bij de meest persoonlijke waarden, ook wel geweten genoemd. Het gaat daarbij om de spiegeltest: waar kan ik mijzelf op aanspreken als ik eerlijk ben? Deze test geldt voor iedereen. Daarnaast gaat het om hoe je elkaar scherp houdt. Als we collega s en leidinggevenden scherp willen houden betekent dit dat we de ruimte durven grijpen om hen aan te spreken op gedrag wat bij ons vragen oproept. Het betekent ook dat wij het accepteren dat anderen hetzelfde richting ons doen. Als ik een collega (medewerker of leidinggevende) iets zie doen, wat volgens mij niet de bedoeling is, dan is het mijn verantwoordelijkheid dat niet te laten zitten. Belangrijk uiteraard is dat dit gebeurt op een respectvolle en niet vijandelijke manier. Wie de ruimte grijpt, bouwt aan een integere cultuur. Een goede manier om dit concreet te doen is op de volgende manier: Uitspreken Durf kleur te bekennen en te zeggen wat je vanuit je eigen waarden en normen van iets vindt. Bespreken Ga de dialoog aan met de ander; Stel de waarom vraag; Oordeel niet te vroeg, maar luister eerst naar de uitleg; Benader de ander met hetzelfde respect, waarmee je zelf ook behandeld wilt worden 9

10 Afspreken Maak een afspraak hoe je hier in het vervolg mee omgaat, of spreek af dat je dit in het werkoverleg gaat bespreken. Aanspreken Als je een afspraak hebt gemaakt, hou elkaar scherp! De belangrijkste richtlijn is echter: Bij twijfel, overleg! Als je iets niet weet, vragen hebt of ergens over twijfelt, maak zaken bespreekbaar. In eerste instantie natuurlijk met je leidinggevende of met collega s. Indien dit niet mogelijk is gezien het onderwerp, stap dan naar P&O of de externe vertrouwenspersoon van Oosterpoort. Als je een beslissing moet nemen waarbij je integriteit in het gedrang kan komen, doe dat dan in overleg of in het bijzijn van je leidinggevende of een collega. Dit bevordert de transparantie en toetsbaarheid. Vandaar het motto: Bij twijfel, overleg! van het goede voorbeeld ten aanzien van integriteit. Het management, medewerkers en de Raad van Toezicht zetten zich samen in om binnen Oosterpoort openheid en transparantie te bevorderen. Deze integriteitscode is hierbij een instrument om vraagstukken die (kunnen) spelen binnen de organisatie bespreekbaar te maken, elkaar aan te spreken of om aangesproken te worden. Onze integriteitscode beschrijft 7 kwaliteiten die binnen Oosterpoort belangrijk zijn om te bouwen aan een integere cultuur. Hier willen we in worden herkend en erkend. Per kwaliteit worden voor een aantal thema s de belangrijkste spelregels geformuleerd. Deze spelregels zijn geformuleerd in de vorm van een stoplichtmodel en worden beschreven in hoofdstuk 4. Integer handelen geldt voor iedereen binnen Oosterpoort. Dus niet alleen voor medewerkers, maar ook voor het management. Het management van Oosterpoort gaat voorop in het geven 10

11 3 Bouwen aan een integere cultuur: onze 7 kwaliteiten

12

13 3 Bouwen aan een integere cultuur: onze 7 kwaliteiten Werken aan een integere cultuur binnen Oosterpoort betekent dat alle medewerkers en leidinggevenden zo goed mogelijk invulling geven aan 7 kwaliteiten van integriteit. Deze kwaliteiten bepalen in feite of we met elkaar kunnen spreken van een integere organisatie. Kwaliteit 1: We zijn helder Als medewerker van Oosterpoort zijn we op de hoogte van geldende wetten, regelingen of beleid binnen onze organisatie en we kunnen deze ook helder en duidelijk uitleggen naar onze huurders en zakelijke relaties. Oosterpoort ondersteunt medewerkers bij vragen en onduidelijkheden over het beleid en de gedragsnormen die binnen onze organisatie gelden. Daarnaast zijn we helder in de manier waarop we met elkaar communiceren. Dit betekent dat we de verwachtingen die we van elkaar hebben, uitspreken en het vertrouwen dat klanten en zakelijke relaties in ons stellen waarmaken. Kwaliteit 2: We geven het goede voorbeeld Het management en leidinggevenden van Oosterpoort tonen ten aanzien van integriteit het juiste voorbeeld. Management en leidinggevenden binnen Oosterpoort zijn zichtbaar en bereikbaar voor medewerkers en weten wat er zich op de werkvloer afspeelt. Als leidinggevende en medewerker van Oosterpoort zijn we ons bewust van het imago dat we uitstralen en uit willen stralen naar de buitenwereld. Hier leveren we een positieve bijdrage aan. Dit betekent bijvoorbeeld dat we ons houden aan afspraken die we maken met klanten en zakelijke relaties. Kwaliteit 3: We nemen verantwoordelijkheid Aangezien we allemaal binnen Oosterpoort werken, zijn we samen verantwoordelijk voor een goede werksfeer en onze prestaties. We werken vanuit een constructieve houding 13

14 samen en voelen ons verantwoordelijk voor de afspraken die we maken en de activiteiten die we ondernemen. We verschuilen ons niet achter andermans verantwoordelijkheid. Problemen en knelpunten geven we vroegtijdig aan. Kwaliteit 4: We zijn betrokken Binnen Oosterpoort zijn we gemotiveerd om ons werk zo goed mogelijk te doen. We behandelen elkaar en onze klanten en zakelijke relaties met respect. We vertrouwen collega s waar we mee samenwerken. We staan achter onze beleidsvisie en wanneer we het ergens niet mee eens zijn, bespreken we dit intern. Kwaliteit 5: We zijn zichtbaar We zijn open en transparant in wat we doen, zowel naar elkaar als naar onze stakeholders toe. Ons gedrag is uitlegbaar. Als medewerker zijn we zichtbaar voor collega s: we weten elkaar te vinden bij vragen en als er zich problemen voordoen. Als organisatie werken we aan zichtbare positieve resultaten voor onze klanten en zakelijke relaties. Kwaliteit 6: We maken zaken bespreekbaar We maken dilemma s en lastige situaties die zich in ons werk voordoen, bespreekbaar. Nieuwe ideeën en suggesties om zaken te verbeteren, waarderen we. We luisteren naar elkaar en sluiten onze ogen niet als er zich ongewenst gedrag binnen de organisatie voordoet. Kwaliteit 7: We zijn aanspreekbaar op ons gedrag We geven elkaar feedback op gewenst en ongewenst gedrag en staan er zelf open voor om feedback te ontvangen. We doen dit op een respectvolle, eerlijke en open manier. Als we iets waarderen in de ander, spreken we dat ook uit. Als we getuige zijn van een incident of een misstand dan melden we dit bij onze leidinggevenden, P&O of de externe vertrouwenspersoon. 14

15 4 Waar ligt de grens? 4.1 We zijn helder Omgaan met vertrouwelijke informatie Uitnodigingen en geschenken We geven het goede voorbeeld Bejegening van collega's Verdelen van werk onder aannemers We nemen verantwoordelijkheid Bereikbaarheid Transparantie over afwijkingen/fouten We zijn betrokken Extra verzoeken van huurders We zijn zichtbaar Omgaan met bedrijfsmiddelen Afspraken met leveranciers We maken zaken bespreekbaar Relaties op de werkvloer Nevenactiviteiten We zijn aanspreekbaar Representativiteit Privé gebruik telefoon en internet/ 31

16

17 4 Waar ligt de grens? Een centrale vraag waar het bij integriteit om gaat is: waar ligt de grens?. In deze integriteitscode worden ten aanzien van een aantal thema s de belangrijkste spelregels geformuleerd. Deze thema s vormen een selectie van voorbeelden en kunnen ook gebruikt worden om de grens te bepalen voor andere (vergelijkbare) situaties. De spelregels zijn geformuleerd in de vorm van een stoplichtmodel. Dit stoplichtmodel wordt hieronder toegelicht. Niet doen! > Heldere regels en handhaving Pas op! Open alerte houding, vragen, overleg, Overleg vereist > altijd afstemmen Vooral doen! > Ruimte voor initiatief! Kader voor integer handelen: het stoplichtmodel 17

18 Het stoplichtmodel helpt je om antwoord te krijgen op de vraag: waar ligt de grens? Elk gedrag of keuze die naar aanleiding van een moeilijk vraagstuk (dilemma) wordt gemaakt kan worden ingedeeld in het stoplichtmodel. Als het gedrag en de keuze zonder meer is toegestaan, past dit gedrag in de categorie groen. Als de keuze niet is toegestaan, past dit gedrag in de categorie rood. Als de keuze onder bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld alleen na overleg met een leidinggevende) is toegestaan, past de categorie oranje. De grenzen tussen de verschillende categorieën in het stoplichtmodel zijn scherp. Rood licht gaat bijvoorbeeld niet langzaam over in oranje. Je blijft dus verantwoordelijk om na te denken over de voorwaarden die bepalen of iets groen of rood is. Ook voor situaties die op het eerste gezicht groen lijken is het aan te raden deze met een collega of leidinggevende te bespreken. Hiermee krijg je een goed beeld van de keuzes die je collega s acceptabel vinden. Ook tijdens het bouwen aan een integere cultuur, kunnen zich allerlei dilemma s of integriteitvraagstukken voordoen. In dit hoofdstuk vind je ten aanzien van de 7 kwaliteiten een aantal dilemma s. De dilemma s gaan over praktijksituaties binnen Oosterpoort. De ingevulde stoplichtmodellen geven aan hoe wij hier binnen Oosterpoort mee om willen gaan. Let op: deze dilemma s zijn voorbeelden, waar in de praktijk natuurlijk talloze varianten op bestaan. Op het Oosterpoort-intranet vind je nog meer dilemma s met bijhorende stoplichtmodellen. De dilemma s op intranet worden regelmatig aangevuld met nieuwe praktijkvoorbeelden. 18

19 4.1 We zijn helder Omgaan met vertrouwelijke informatie Stel je bijvoorbeeld eens voor: Je wordt gebeld door een ambtenaar van de gemeente Groesbeek. Hij verzoekt je om vertrouwelijke informatie door te geven over mogelijke schulden en huurachterstand van een van de huurders van Oosterpoort. De ambtenaar van de gemeente vertelt je dat jouw informatie kan helpen om de huurder voor de rechter te krijgen. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Als medewerker van Oosterpoort worden we geacht op de hoogte te zijn van de regels die verbonden zijn aan ons werk. Onze beleids- en gedragsregels communiceren we ook helder naar onze stakeholders toe. We gaan zorgvuldig om met informatie waarover we uit hoofde van onze functie beschikken. Als Oosterpoort willen we een betrouwbare partner zijn voor zowel klanten als zakelijke relaties. Dit betekent dat we bij het beheren en verstrekken van vertrouwelijke informatie de privacy-regels in acht moeten nemen. Het verstrekken van informatie over huurders aan bijvoorbeeld partijen als gemeenten, politie en deurwaarders gebeurt alleen na een schriftelijk verzoek en in overleg met je leidinggevende. Het doel van het verzoek dient duidelijk omschreven te zijn. In andere situaties zoals overleg tussen woonconsulenten en andere wijkprofessionals over problemen met huurders dient voorzichtig te worden omgegaan met het mondeling verstrekken van informatie. Buiten werktijd praten over klanten met naam en toenaam tijdens publieke gelegenheden (bijvoorbeeld op verjaardagen) is niet toegestaan. We zijn hier helder en duidelijk over richting anderen. Samengevat: In acht nemen van privacy-regels bij het verstrekken van informatie over huurders. Schriftelijk verstrekken van informatie na overleg met je leidinggevende. Verstrekken van mondelinge informatie in direct contact met externe partijen. Tijdens publieke gelegenheden buiten werktijd om (verjaardagen, feesten) praten over klanten. 19

20 4.1.2 Uitnodigingen en geschenken Stel je bijvoorbeeld eens voor: Binnen Oosterpoort organiseer je vaak cursussen bij luxueuze conferentiecentra. De manager van een van de centra waar je incidenteel gebruik van maakt, biedt je aan met je gezin een weekend gratis gebruik te maken van het hotel dat tot het complex behoort. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Wij zijn en blijven onafhankelijk en objectief ten opzichte van onze relaties. In onze contacten met relaties staan de belangen van Oosterpoort voorop. Bij uitnodigingen, verzoeken of aanbiedingen houden we rekening met de bedoeling van de gever, de waarde, de situatie, het tijdstip en andere omstandigheden. Ter afsluiting van een project samen met de zakelijke relatie iets vieren is geen probleem. We gaan echter niet in op een uitnodiging of geschenk dat voorafgaat aan het nemen van een besluit dat positief kan uitpakken voor de relatie. We proberen de schijn van beïnvloeding zoveel mogelijk te voorkomen. Ook moeten we oppassen met relaties die steeds dezelfde medewerkers uitnodigen. Indien een uitnodiging een functiegericht of vakinhoudelijk karakter heeft dan is deze wel toegestaan, mits in overleg met je leidinggevende. Als je in het kader van je functie een persoonlijk geschenk of een gift ontvangt, maak je hier melding van bij je leidinggevende. We zijn helder richting een gever waarom we wel of niet in kunnen gaan op een uitnodiging of geschenk. Samengevat: Ingaan op functiegerichte of vakinhoudelijke uitnodigingen na overleg met je leidinggevende. Aannemen van geschenken of uitnodigingen die de schijn van beïnvloeding met zich meebrengen. Relaties die steeds dezelfde medewerkers uitnodigen. Aannemen van geldelijke giften en steekpenningen. Accepteren van uitnodigingen of geschenken voorafgaand aan een belangrijke beslissing waarbij de gever voordeel kan behalen. 20

21 4.2 We geven het goede voorbeeld Bejegening van collega s Stel je bijvoorbeeld eens voor: Je bent leidinggevende binnen Oosterpoort en wordt benaderd door een van je medewerkers die je vertelt dat ze het idee heeft dat ze onheus wordt bejegend. Ze beschuldigt haar collega s ervan dat ze telefoontjes niet naar haar doorverbinden, opzettelijke fouten maken in haar schriftelijk werk en haar belangrijke informatie onthouden. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Binnen Oosterpoort streven we naar een werksfeer waarin alle medewerkers zich prettig voelen. Wanneer er collega s bij ons komen met een probleem en zich onheus bejegend voelen gaan we hierover met elkaar in gesprek. We proberen het met elkaar uit te spreken en spreken elkaar aan op ons gedrag. Signalen van collega s die zich onprettig voelen op hun werkplek negeren, doen we niet. Meedoen aan seksueel getinte grappen waarvan je weet dat anderen daar last van hebben doen we ook niet. We staan open voor commentaar/ feedback van collega s op uitlatingen of grappen die we maken. Ook respecteren we dat we niet allemaal hetzelfde zijn. Discriminatie en seksisme vinden we onacceptabel, net als meedoen met pesterijen. Leidinggevenden nemen alle signalen van ongewenst gedrag serieus en geven hierin (net als alle andere medewerkers) het goede voorbeeld. Indien nodig verwijzen we een collega naar P&O of de externe vertrouwenspersoon. Samengevat: Signalen serieus nemen en bespreekbaar maken. Elkaar aanspreken op ongewenst gedrag. Open staan voor commentaar/feedback van collega s. Niet meedoen aan grappen en opmerkingen als anderen daar last van hebben. Pas op voor signalen van roddelen. Discriminatie. Seksisme. (Meedoen aan) pesterijen. 21

22 4.2.2 Verdelen van werk onder aannemers Stel je bijvoorbeeld eens voor: Je bent werkzaam als opzichter beheer binnen Oosterpoort. Beroepsmatig heb je in het verleden contact gehad met een aannemersbedrijf uit de regio. Dit bedrijf heeft echter toen slecht werk geleverd. Nu is er een mutatie in jouw wijk. Een vriend van je is werkzaam bij dit aannemersbedrijf en belt je op met de mededeling dat zijn bedrijf het werk graag wil doen. Daarnaast vertelt hij dat als zij de klus niet krijgen, de kans groot is dat je vriend zijn baan verliest. Overwegingen: Voor alle overheden en publiekrechtelijk instellingen gelden aanbestedingsrichtlijnen te weten de Richtlijn leveringen, de Richtlijn Diensten en de Richtlijn werken. Voor het verdelen van werk onder aannemers en aanbestedingen gelden de regels en richtlijnen zoals geformuleerd in het Aanbestedingsbeleidsplan Oosterpoort Wooncombinatie d.d. juni Aanbestedingen voeren wij zo objectief, betrouwbaar en transparant mogelijk uit. Wanneer bij het verdelen van werk het een aannemer is die standaard voor ons werk uitvoert, mag hij meedoen in de normale verdeling onder de aannemers. Als Oosterpoort proberen we hierbij het werk zo evenredig mogelijk te verdelen onder de aannemers. Hierbij houden we zowel rekening met de korte als lange termijn belangen van Oosterpoort. Een aannemer zonder meer het werk geven als vriendendienst is niet toegestaan. Daarnaast spelen we ook geen prijzen van één aannemer door aan een andere aannemer. Wanneer we oneigenlijke verzoeken krijgen van aannemers om van de regels af te wijken, melden we dit aan onze leidinggevende. Indien nodig wordt hier door het management richting de betreffende aannemer actie op ondernomen. Samengevat: Houden aan de spelregels die geformuleerd zijn in het Aanbestedingsbeleidsplan Oosterpoort Wooncombinatie. Het gunnen van werk aan een aannemer als deze valt onder de reguliere aannemers en verdeling. Oneigenlijke verzoeken van aannemers melden bij de leidinggevende. Bij terugkerend slecht werk van een aannemer deze aannemer toch de kans blijven bieden om het werk te krijgen. Onderhandse aanbesteding. Een aannemer zonder meer het werk gunnen als vriendendienst. Het bewust omzeilen van aanbestedingsregels 22

23 4.3 We nemen verantwoordelijkheid Bereikbaarheid Stel je bijvoorbeeld eens voor: Je wordt gebeld door een ambtenaar van de gemeente Groesbeek voor een vraag waar je niet direct een antwoord op hebt. Je zegt toe hem zo snel mogelijk terug te bellen en vertelt hier een collega over te raadplegen. Je collega zit niet op zijn plek en wanneer je in zijn agenda kijkt, is deze helemaal leeg. Je collega neemt ook de telefoon niet op. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? mobiel bereikbaar te blijven voor zover dat mogelijk is. Kortom: we blijven ons (mede) verantwoordelijk voelen voor ons werk en dat van collega s. Samengevat: Laten weten waar je bent als je niet op je werkplek zit. Je eigen agenda goed bijhouden. Zorgen dat je bereikbaar blijft en overleggen met een collega als je voor langere tijd je werkplek verlaat. Het doen van toezeggingen aan klanten en zakelijke relaties zowel persoonlijk als namens collega s. Niet reageren op vragen of verzoeken van collega s, klanten of zakelijke relaties. Overwegingen: Als Oosterpoort vinden we het belangrijk dat we goed bereikbaar zijn, zowel richting klanten en zakelijke relaties als onderling. Laat daarom even weten aan je directe collega s waar je bent als je even van je werkplek af bent. Probeer zoveel mogelijk te voorkomen dat jouw werk of dat van collega s niet verder kan omdat jij niet bereikbaar bent. Als je afspraken hebt buiten de deur, noteer deze dan in je digitale agenda, zodat je collega s weten waar je bent en wanneer ze je weer kunnen bereiken als ze je nodig hebben. Niet om je te controleren, maar om de samenwerking te verbeteren in het belang van onze stakeholders. Probeer 23

24 4.3.2 Transparantie over afwijkingen/fouten Stel je bijvoorbeeld eens voor: Het is lente. Oosterpoort staat op het punt om een aantal nieuwbouwwoningen te verhuren. Als gevolg van de bouwwerkzaamheden, weet ik dat in de winter de tuinen van enkele van deze woningen onder water lopen. In de lente en zomer is hier niets van te zien. Een geïnteresseerde huurder vraagt mij bij het bezichtigen van de woning naar bijzonderheden. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Als Oosterpoort voelen wij ons (mede) verantwoordelijk voor een kwalitatief goede huisvesting van onze klanten en het woonplezier dat zij beleven. Indien wij voor de oplevering van nieuwbouwwoningen fouten of gebreken constateren die hinder kunnen opleveren voor onze klanten, dan maken we dit bespreekbaar met de aannemer en zoeken we naar oplossingen. Ook voelen we ons (mede) verantwoordelijk om fouten van collega s te voorkomen. Richting onze klanten zijn wij altijd transparant over bijzonderheden aan woningen, ook als dat kan betekenen dat de woning dan niet verhuurd wordt. In overleg met de klant proberen we tot een bevredigende oplossing te komen. Liegen over afwijkingen/fouten die we maken doen we nooit. Als we twijfelen over de mate van transparantie over afwijkingen/fouten dan overleggen we dit met onze leidinggevende of het management. Als vuistregel moeten we ons altijd afvragen: wat als een afwijking/fout (al dan niet veroorzaakt door Oosterpoort) morgen op de voorpagina van de krant komt te staan? Tot welke krantenkoppen leidt dit en wat doet dit met het imago en de reputatie van Oosterpoort? We passen op met vragen van de media of klanten over mogelijke afwijkingen/fouten, waar we intern nog niet over gesproken hebben. Het bewust verzwijgen van afwijkingen/fouten op verzoek van aannemers of leveranciers gevraagd, doen wij absoluut niet. Samengevat: Afwijkingen/fouten die je constateert bespreken met elkaar of zakelijke relaties. Twijfels over de mate van transparantie over afwijkingen/fouten bespreken met je leidinggevende of het management. Hanteren van de voorpaginatest. Vragen van de media of klanten over mogelijke afwijkingen/fouten. Liegen over afwijkingen/fouten. Het op verzoek van derden verzwijgen van afwijkingen/fouten. 24

25 4.4 We zijn betrokken Extra verzoeken van huurders Stel je bijvoorbeeld eens voor: Je bent werkzaam als onderhoudsmedewerker bij Oosterpoort en je hebt een reparatie uitgevoerd bij een van de huurders. Op het moment dat je weg wilt gaan vragen de huurders of je misschien nog wat voor hen wil doen. Ze hebben een dure lamp gekocht en willen die boven hun eettafel hangen. Het is een ouder echtpaar en je ziet het ze zelf niet zo snel doen. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: De betrokkenheid van medewerkers van Oosterpoort bij hun werk is groot en dat willen we graag zo houden. Het spreekt voor zich dat we klantgericht en respectvol met onze klanten en zakelijke relaties omgaan. Vraagt een klant ons om een gunst, dan denken wij hier goed over na. In eerste instantie lijkt het heel klantgericht om een extra klus uit te voeren. Maar hoeveel tijd gaat het kosten en hoe groot is de kans dat we daardoor te laat komen bij een volgende afspraak? En op welke manier zijn de risico s gedekt? Als we tijd hebben en het gaat om onderhoud dat past binnen onze reguliere werkzaamheden dan is het zeker toegestaan. Geef dan even aan kantoor door welke extra werkzaamheden je nog uitvoert. Als we weinig tijd hebben en het een klus betreft die niet dringend verholpen hoeft te worden, dan kunnen we het aan kantoor doorgeven en een vervolgafspraak laten maken. Indien het een ouder echtpaar betreft is het netjes om deze afspraak zelf te maken. Op verzoeken van klanten om klussen te doen die zij zelf moeten opknappen, gaan we in principe niet in. Stel dat je per ongeluk iets van de huurder beschadigt, jezelf verwondt of de klus niet goed uitvoert. Dit risico willen we als Oosterpoort niet lopen. Uitzondering hierop zijn de werkzaamheden die vallen onder het serviceabonnement. Buiten werktijd zelf bijverdienen, door ons te laten betalen voor een extra klus bij een klant van Oosterpoort, is ook niet toegestaan. Onze betrokkenheid kent dus grenzen. Samengevat: Bij klanten met een serviceabonnement het uitvoeren van klussen die hieronder vallen. Melden van extra klussen. Uitvoeren van extra klussen wanneer deze passend zijn binnen de reguliere werkzaamheden. Uitvoeren van extra klussen die klanten zelf moeten opknappen. Bijverdienen buiten werktijd door geld te vragen voor een extra klus. 25

26 4.5 We zijn zichtbaar Omgaan met bedrijfsmiddelen Stel je bijvoorbeeld eens voor: Wanneer je s avonds je hond uitlaat, zie je bij een grote boerderij een aanhangwagen van Oosterpoort geparkeerd staan. Wanneer je naar binnen kijkt, zie je daar één van je collega s aan het werk. Je krijgt het idee dat hij daar s avonds bijklust met materialen van Oosterpoort. zijn open en transparant over wat we gebruiken en waarom. Samengevat: Gebruik van bedrijfsmiddelen na overleg met je leidinggevende. Zorgvuldig omgaan met de bedrijfsmiddelen. Wees alert op de last die collega s kunnen ondervinden als je iets leent. Helpen van vrienden of kennissen met materialen van Oosterpoort. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Het gebruik van bedrijfsmiddelen voor privédoeleinden, zoals gereedschappen, aanhangwagens, bedrijfsauto s, beamers, etc. is slechts beperkt toegestaan en altijd na overleg met je leidinggevende. Het spreekt voor zich dat we zorgvuldig omgaan met de bedrijfsmiddelen die we voor eigen gebruik lenen. Als ze kapot gaan of we vergeten ze de volgende dag weer mee te nemen naar het werk, kan een collega daar last van hebben. Als je bijvoorbeeld weet dat een andere collega de bedrijfsauto de volgende dag harder nodig heeft dan jij, zoek dan een ander alternatief of overleg even met deze collega. Met een auto van Oosterpoort op vakantie gaan, doen we niet. We 26

27 4.5.2 Afspraken met leveranciers Stel je bijvoorbeeld eens voor: Je staat op het punt om thuis een mooie serre te laten aanbouwen. Door je werk bij Oosterpoort heb je goede contacten met een aannemer. Nu biedt de aannemer je aan tegen een gereduceerd tarief bij jou thuis deze serre te komen plaatsen. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Binnen Oosterpoort bestaan er geen collectieve kortingsregelingen. Dit betekent dat er vanuit onze organisatie met aannemers of leveranciers geen kortingen zijn afgesproken op materialen en diensten voor privé-doeleinden van medewerkers. Onze aannemers en leveranciers zijn voor een groot deel afkomstig uit de regio. Dit betekent dat de kans aanwezig is dat medewerkers ook privé zaken doen met aannemers of leveranciers van Oosterpoort. Binnen Oosterpoort vinden we dat dit moet kunnen. Echter, kortingen die medewerkers van Oosterpoort privé ontvangen op materialen en diensten van aannemers of leveranciers, mogen niet gegeven worden om ons te beïnvloeden. Het moet voor aannemers of leveranciers helder zijn op basis van welke titel (persoonlijk of professioneel) wij zaken doen. Als vuistregel geldt dat je je altijd af moet vragen of jouw buurman/ vrouw, die niet bij Oosterpoort werkt, dezelfde kans heeft om een bepaalde korting te krijgen als jij. De mate van korting kan natuurlijk altijd verschillen, maar mag niet bepaald worden door de functie die je binnen Oosterpoort hebt. Privékortingen accepteren in ruil voor zakelijke toezeggingen en beloften is absoluut niet toegestaan. Samengevat: Accepteren van kortingen op materialen en diensten voor privé-doeleinden die ook mogelijk zijn voor niet-medewerkers van Oosterpoort. In privétijd zaken doen met aannemers of leveranciers van Oosterpoort. Kortingen op materialen en diensten voor privédoeleinden waarvan het vermoeden bestaat dat deze gekoppeld zijn aan de functie die je hebt. Doen van zakelijke toezeggingen in ruil voor privé-kortingen. Accepteren van kortingen waarvan je weet dat deze niet voor anderen buiten Oosterpoort te bedingen zijn. 27

28 4.6 We maken zaken bespreekbaar Relaties op de werkvloer Stel je bijvoorbeeld eens voor: Je bent net in dienst bij Oosterpoort. Al in de eerste week van je dienstverband valt je oog op een zeer spontane en leuke collega. Je merkt dat je verliefd begint te worden. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Relaties op de werkvloer komen voor binnen allerlei organisaties. Bij Oosterpoort gaan we hier professioneel mee om en dat betekent dat we er open en eerlijk over zijn. Natuurlijk hoef je een prille verliefdheid waarbij alles nog onzeker is niet gelijk te melden. Maar bij een serieuze relatie is het wel verstandig op tijd je leidinggevende te informeren en het te vertellen aan je collega s. Probeer in ieder geval, zodra je collega s gaat inlichten, de situatie te voorkomen dat iedereen ervan weet behalve de leiding. Een dergelijke relatie kan immers van invloed zijn op het werk. Er niet geheimzinnig over doen draagt bij aan een prettige werksfeer. Indien er een relatie ontstaat tussen medewerkers die zich in een hiërarchische lijn tot elkaar verhouden (tussen medewerker en direct leidinggevende) is extra alertheid op zijn plaats. Met collega s die last hebben van een relatie op de werkvloer gaan we in gesprek om de reden hiervan te achterhalen. Om de schijn van bevoordeling te voorkomen dient in overleg met het management de hiërarchische lijn doorbroken te worden. Fysieke en verbale intimiteiten tijdens werktijd zijn ongewenst. Samengevat: Altijd open en eerlijk zijn over serieuze relaties, zeker richting je leidinggevende. Bij een relatie tussen een medewerker en leidinggevende: doorbreken van de hiërarchische lijn. Collega s die last hebben van een relatie op de werkvloer. Fysieke en verbale intimiteiten tijdens het werk. 28

29 4.6.2 Nevenactiviteiten Stel je bijvoorbeeld eens voor: Je bent werkzaam bij Oosterpoort en daarnaast raadslid bij de gemeente Groesbeek. Binnenkort moet er door de gemeenteraad een beslissing worden genomen over de herstructurering van een woonwijk. Jouw positie als medewerker bij Oosterpoort en raadslid kan een mogelijke belangenverstrengeling met zich meebrengen. bij de zakelijke relatie een invloedrijke (leidinggevende) positie bekleden. Dit om zoveel mogelijk de schijn van vriendjespolitiek te voorkomen. Samengevat: Opgave doen van alle (betaalde of onbetaalde) nevenactiviteiten. Contacten met zakelijke instellingen waar een bekende werkzaam is of een invloedrijke positie bekleedt. Nevenactiviteiten die mogelijk een belangenverstrengeling met zich meebrengen. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Het vervullen van nevenfuncties kan duiden op een vorm van betrokkenheid in de samenleving en Oosterpoort zal het toejuichen als medewerkers hierin actief zijn. Het bekleden van nevenfuncties of het uitvoeren van nevenactiviteiten waar eventueel belangenverstrengeling uit kan voortvloeien zijn echter niet toegestaan binnen Oosterpoort. Betaalde of onbetaalde nevenactiviteiten mogen niet in conflict zijn met de belangen van onze organisatie. Alle medewerkers (inclusief management, directie en Raad van Toezicht) doen opgave van al hun (financiële) belangen (aandelen, opties etc.) in bedrijven en instellingen waarmee Oosterpoort zaken doet. Dit geldt voor belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die 29

30 4.7 We zijn aanspreekbaar Representativiteit Stel je bijvoorbeeld eens voor: Als medewerker van Oosterpoort word je geacht er verzorgd uit te zien in contacten met klanten en zakelijke relaties. Je vindt dat sommige collega s het wat dit betreft niet zo nauw nemen. Je vindt dit niet professioneel overkomen. Samengevat: Casual kleding. Kleding die past bij de functie die we uitvoeren. Het dragen van meer formele kleding in contacten met externen, aangepast op de situatie en omgeving. Dat kan bij een notaris anders zijn dan bij een aannemer. Steeds informeler omgaan met een klant of zakelijke relatie en daar kleding en taalgebruik op aanpassen. Kapotte kleding. Onhygiënische kleding. Grof taalgebruik. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Als medewerker van Oosterpoort zijn we het visitekaartje naar de buitenwereld toe, zowel qua kleding, uiterlijke verzorging en taalgebruik. Casual kleding mag, maar moet passen bij de functie die we bekleden en de relatie die we hebben met onze klant en zakelijke relatie. Dit betekent dat in contacten en besprekingen met externen meer formele kleding past. Van MT-leden mag vanuit hun functie in de basis meer formele kleding verwacht worden. Kleding die stuk is of niet hygiënisch is, dragen we niet. Om te bepalen of kleding aanstootgevend is of niet, helpt het om ons af te vragen hoe professioneel deze kleding over komt op onze collega s, klanten en zakelijke relaties. 30

31 4.7.2 Privé-gebruik telefoon en internet/ Stel je bijvoorbeeld eens voor: Een directe collega waar je mee samenwerkt, belt op het werk veel privé. De telefoontjes gaan meestal over diverse advertenties die hij/zij geplaatst heeft op Marktplaats.nl. Ook maakt hij/zij regelmatig gebruik van internet voor privé-doeleinden. Dit stoort je de laatste tijd enorm en je ondervindt last van zijn vele telefoontjes. Hoe gaan wij binnen Oosterpoort hier mee om? Overwegingen: Privé-telefoongesprekken vinden zoveel mogelijk plaats buiten werktijd. Alleen als het niet anders kan, bijvoorbeeld als een instantie alleen tijdens kantooruren bereikbaar is of bij calamiteiten, bel je onder werktijd. Het gebruik van internet en is gebonden aan de Gedragscode elektronische communicatiemiddelen van Oosterpoort. Dit betekent dat het bijvoorbeeld verboden is om internetsites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend of aanstootgevend materiaal bevatten. En ten aanzien van gebruik geldt bijvoorbeeld dat het niet is toegestaan dreigende, seksueel intimiderende, dan wel racistische berichten te versturen. Bij het versturen van berichten mogen geen morele en maatschappelijke grenzen worden overschreden. Gokken of handelen is zeker niet toegestaan. Een beperkt privé-gebruik van de communicatiemiddelen is toegestaan, mits daardoor de voortgang en/of de uitvoering van de werkzaamheden niet wordt geschaad. Als we privégebruik maken van communicatiemiddelen van Oosterpoort beseffen we dat de privacy van persoonlijke informatie niet altijd gewaarborgd kan worden. Het geniet de voorkeur prive gebruik van internet en te verrichten in eigen tijd (na werktijd en/of in de pauze). Controle op en internetgebruik vindt periodiek plaats, waarbij de privacy-regels voor medewerkers in acht worden genomen, zoals omschreven in de Gedragscode elektronische communicatiemiddelen. Samengevat: Voeren van privé-telefoongesprekken binnen werktijd als dit niet anders kan. Gebruik van internet/ conform de Gedragscode elektronische communicatiemiddelen. Beperkt privé-gebruik van internet/ , mits daardoor de voortgang en/of de uitvoering van de werkzaamheden niet wordt geschaad. Gebruik van zakelijk adres voor privédoeleinden. Bezoeken van pornografische, racistische, discriminerende of aanstootgevende internetsites. Het versturen van s die dreigende, seksueel intimiderende, dan wel racistische taal bevatten. Het versturen van berichten die morele en maatschappelijke grenzen overschrijden. 31

32 5 Tot slot

33

34 5 Tot slot Iedereen binnen onze organisatie heeft de verantwoordelijkheid onze integriteitscode in de praktijk levend te houden. Met elkaar werken wij aan een integere cultuur. Dit betekent dat: we elkaar scherp houden en aanspreken op het niet nakomen van onze integriteitscode; we werken aan een cultuur waarin ruimte wordt geboden en gegrepen en ieder handelt vanuit verantwoordelijkheid en respect; we de verantwoordelijkheid hebben om grove misstanden (zoals vermoedens van fraude of corruptie) te melden bij het management, Raad van Toezicht of de externe vertrouwenspersoon; leidinggevenden het initiatief nemen in het bijdragen aan een open en veilig klimaat; het management en leidinggevenden garant staan voor de bescherming van personen die misstanden melden. Als medewerker van Oosterpoort bepaal jij mede het imago dat we uitstralen naar buiten toe (publieke integriteit). De buitenwereld kijkt naar de manier waarop we ons werk doen en naar aspecten van ons gedrag zoals in de integriteitscode beschreven is. Als je vragen hebt over hoe te handelen in bepaalde situaties waarin deze integriteitscode niet voorziet, maak het dan bespreekbaar met je collega s of leidinggevende. Als er zich incidenten voordoen en je deze niet kunt of wilt bespreken met je collega s of leidinggevende, dan kun je je wenden tot P&O of de externe vertrouwenspersoon van Oosterpoort. Informatie over de externe vertrouwenspersoon binnen Oosterpoort en hoe deze te bereiken staat op intranet. In de Procedure Ongewenste Omgangsvormen staat ook beschreven op welke manier je een melding kunt doen van ongewenst gedrag en hoe deze melding opgepakt en afgehandeld wordt. 34