Gezamenlijke Ombudscommissie Hoogezand-Sappemeer en Slochteren. Jaarverslag 2015

Transcriptie

1 Gezamenlijke Ombudscommissie Hoogezand-Sappemeer en Slochteren Jaarverslag

2 Voorwoord Geachte lezer, Hierbij bied ik u het jaarverslag 2015 van de gezamenlijke ombudscommissie van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren aan. Dit is het tweede jaarverslag van de commissie. Het jaarverslag dat voor u ligt, geeft inzicht in het aantal ingediende klachtverzoeken en de wijze van afdoening/advisering. Wat opvalt, is dat het aantal verzoeken gezien het aantal burgercontacten en in vergelijking met gemeenten van vergelijkbare grootte, tamelijk laag is. Over het algemeen heeft de commissie een positief beeld van de klachtenafhandeling. Wel is opnieuw gebleken dat het slagvaardig behandelen van klachtzaken binnen de daarvoor gestelde termijnen en het adequaat informeren van betrokkenen hierover opnieuw aandacht verdient. Assen, 6 april 2016 E.A. Martens, voorzitter. 2

3 1. Inleiding De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt dat iedereen het recht heeft om te klagen over de manier waarop een ambtenaar, een bestuurder of een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid tegenover hem of iemand anders heeft gedragen. Dat moet in eerste instantie gebeuren bij het bestuursorgaan dat de gedraging wordt aangerekend. Dat bestuursorgaan dient dan te zorgen voor een zorgvuldige afhandeling van de klacht (de zogenoemde interne klachtprocedure ). Gebeurt dat niet, of niet naar tevredenheid van de klager, dan kan de klager desgewenst (kosteloos) met zijn klacht hogerop bij de onafhankelijke Ombudsman of ombudscommissie (de externe klachtprocedure ) en deze schriftelijk om een oordeel verzoeken. Tot 1 januari 2014 konden de burgers van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren met hun tweedelijnsklachten terecht bij de intergemeentelijke ombudscommissie van Haren, Slochteren, en Hoogezand-Sappemeer. Die commissie is opgeheven. De gezamenlijke ombudscommissie van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren heeft die taak overgenomen. De ombudscommissie is geheel onafhankelijk. Het ombudswerk kan door zijn bemiddelende rol bijdragen aan het oplossen van problemen van klagende burgers. Tevens kan de commissie adviezen en aanbevelingen geven over het functioneren van de organisaties in hun houding naar de burgers. Zo kan het ombudswerk bijdragen aan meer wederzijds begrip voor elkaars situatie, rollen en taken. De gezamenlijke ombudscommissie is verplicht jaarlijks verslag te doen van haar werkzaamheden aan de vertegenwoordigende organen, zoals de gemeenteraad, de burgemeester, het college, de bezwaarcommissie of de gemeentelijke heffingsambtenaar. Dit is het verslag van haar werkzaamheden in Samenstelling De ombudscommissie is onafhankelijk. Zij is samengesteld uit de voorzitter en de leden van de Algemene commissie voor bezwaar- en beroepschriften van de gemeente Hoogezand- Sappemeer, die allemaal geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeentes. In 2015 waren dat de volgende personen: de heer E. (Eddy) A. Martens, voorzitter; mevrouw N. (Nicolette) J.C. Scholten, lid en plv. voorzitter; de heer G. (Gert) Blekkenhorst, lid; de heer P. (Pieter) J. de Groot, lid; de heer K. (Koen) Jongsma, lid; de heer J.A. (Hans) Oostmeijer, lid; de heer A. (Anton) H. Saman, lid; mevrouw A.M. (Riet) Timmermans, lid. De voorzitter en de leden zijn benoemd voor de periode tot aan de aanstaande gemeentelijke herindeling of anders voor zes jaren. De ombudscommissie wordt ondersteund door een onafhankelijk secretariaat dat wordt gevoerd door medewerkers van Pro Facto BV te Groningen. 3. Werkwijze Elk verzoek wordt beoordeeld door de voorzitter en twee leden aan de hand van de Awb, de Verordening ombudscommissie gemeente Hoogezand-Sappemeer of de Verordening ombudscommissie gemeente Slochteren en de eigen interne werkinstructie. De ombudscommissie bevestigt de ontvangst van elk verzoek schriftelijk. Vervolgens wordt beoordeeld of het verzoek ontvankelijk is, en of de ombudscommissie bevoegd en verplicht is het verzoek inhoudelijk te behandelen. 3

4 Als de ombudscommissie vindt dat een inhoudelijke behandeling is aangewezen, bouwt zij een dossier op. Dat bestaat uit informatie afkomstig van in ieder geval de klager, de aangeklaagde en het betrokken bestuursorgaan. Verder stelt zij de betrokkenen in de gelegenheid te worden gehoord al dan niet in elkaars aanwezigheid. Van het horen wordt steeds verslag gemaakt. Daarna biedt de ombudscommissie de betrokkenen de gelegenheid te reageren op haar voorlopige bevindingen door te wijzen op onjuistheden of onvolkomenheden en eventueel zaken aan te vullen. Vervolgens formuleert de ombudscommissie haar oordeel en haar advies en brengt haar rapport uit. Als leidraad voor de beoordeling hanteert zij de Behoorlijkheidswijzer, zoals die in 2012 respectievelijk 2015 is opgesteld door de Nationale Ombudsman in samenwerking met gemeentelijke ombudsmannen. Die wijzer bevat 22 normen gebaseerd op vier kernwaarden voor behoorlijke omgang van een bestuursorgaan met burgers en hun belangen. De ombudscommissie kan ook aanbevelingen doen aan de gemeente. Het oordeel van de ombudscommissie is een eindoordeel; de klager en de gemeente kunnen daartegen niet in beroep. Met het versturen van haar rapport sluit de ombudscommissie haar onderzoek af. Het is aan de gemeente zelf om te bepalen hoe zij met het rapport omgaat en hoe zij de klager daarvan op de hoogte brengt. Als aanbevelingen zijn gedaan aan de gemeente, dient de gemeente binnen een redelijke termijn aan te geven wat daarmee gaat gebeuren en, als dat aan de orde is, waarom een aanbeveling niet wordt opgevolgd. 4. Overzicht De gemeenten die deelnemen aan de gezamenlijke ombudscommissie zijn de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren. Hierna wordt inzicht gegeven in het aantal en de aard van de verzoeken die de ombudscommissie in 2015 hebben bereikt en wat met die verzoeken is gebeurd. Gemeente Hoogezand-Sappemeer Eén burger van de gemeente Hoogezand-Sappemeer heeft de ombudscommissie in 2015 benaderd met drie klachtverzoeken. Hieronder volgt de wijze waarop de ombudscommissie deze klachtverzoeken al dan niet heeft behandeld. Behandelde verzoeken De ombudscommissie heeft twee verzoeken inhoudelijk onderzocht en daarover gerapporteerd. Op de oordelen wordt hierna ingegaan. Het eerste verzoek heeft betrekking op het door verzoeker beweerde onbehoorlijk handelen door een medewerker (Manager Facilitair) van de gemeente. Volgens verzoeker zou deze medewerker haar functie misbruiken door ten onrechte een melding adresonderzoek te doen. Alvorens de klacht onder de aandacht van de ombudscommissie is gebracht, heeft de klachtencoördinator van de gemeente verzoeker namens het college bericht dat zijn klacht niet in behandeling wordt genomen, omdat de gedraging van de aangeklaagde is verricht in haar privéleven en daarom niet zou vallen onder het klachtrecht zoals opgenomen in titel 9.1 van de Awb. Verzoeker beschouwt het niet in behandeling nemen van zijn klacht vervolgens als onbehoorlijk. De ombudscommissie is ten aanzien van de klacht over de wijze van klachtbehandeling door de klachtenbehandelaar allereerst van oordeel geweest dat het horen door het college enerzijds onderzoek naar de ontvankelijkheid van de klacht en anderzijds een inhoudelijk onderzoek naar 4

5 de klacht betrof. Het college heeft het horen hierover echter afzonderlijk laten plaatsvinden. De ombudscommissie heeft hierover aangegeven dat er geen regel is die een bestuursorgaan verbiedt afzonderlijke klachten gevoegd te behandelen, zeker als het onderwerp of de achtergrond van de klachten met elkaar samenhangen. Nu de klachten betrekking hebben op hetzelfde feitencomplex, had het naar het oordeel van de commissie uit oogpunt van efficiëntie en zorgvuldigheid in de rede gelegen deze gevoegd en niet als één klacht te behandelen. Inhoudelijk heeft de ombudscommissie geadviseerd geen reden te zien voor het oordeel dat onbehoorlijk is gehandeld. Voorts is de ombudscommissie van oordeel geweest dat of al dan niet terecht namens het college is beweerd dat een aangifte aan de balie zoals aangeklaagde heeft gedaan reden is om een adresonderzoek te starten, niet ter zake doet, omdat die vraag geen betrekking heeft op een gedraging van een aangeklaagde. In reactie op het rapport heeft het college van burgemeester en wethouders van Hoogezand- Sappemeer de ombudscommissie bericht dat het heeft besloten om het advies en de aanbevelingen in algemene zin op te volgen. Hierbij is echter uitzondering gemaakt op het specifieke geval van verzoeker. Het college persisteert namelijk in zijn standpunt dat in het geval van verzoeker geen sprake is van twee klachten, nu de gedraging door aangeklaagde zou moeten worden beschouwd als een gedraging in de privésfeer. Het tweede onderzoek heeft betrekking op het door verzoeker beweerde onbehoorlijk gedragen door een medewerker Publiekszaken van de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Verzoeker stelt dat aangeklaagde onbehoorlijk heeft gehandeld door ten onrechte een adresonderzoek uit te voeren dan wel ten onrechte door te gaan met een adresonderzoek nadat verzoeker heeft aangegeven dat er geen grond was voor een onderzoek. Daarnaast is verzoeker van mening dat aangeklaagde onbehoorlijk heeft gehandeld door het verzoek van verzoeker om een adresonderzoek uit te voeren, niet in behandeling te nemen. Op basis van het uitgevoerde onderzoek heeft de klachtenbehandelaar het college geadviseerd om de klacht van verzoeker ongegrond te verklaren. Verzoeker wendt zich vervolgens tot de ombudscommissie omdat zijn klacht door het college ten onrechte ongegrond is verklaard en niet binnen de daarvoor gestelde termijn is afgehandeld. Verzoeker wenst dat het college in een persoonlijk gesprek erkent dat fout is gehandeld en aan hem daarvoor excuses aanbiedt. De ombudscommissie oordeelt allereerst ten aanzien van de wijze van klachtbehandeling dat er sprake is van een totale doorlooptijd van zeven maanden, en acht dit onacceptabel. De ombudscommissie adviseert het college dan ook met klem meer aandacht te besteden aan het voortvarend behandelen van klachten. Het inhoudelijke oordeel over de klacht luidt dat aangeklaagde een bepaalde mate van vrijheid heeft om een adresonderzoek op te starten en dat aangeklaagde deze vrijheid niet onbehoorlijk heeft toegepast. De ombudscommissie ziet geen reden om te oordelen dat aangeklaagde zich niet integer of partijdig heeft gedragen. Ook heeft de ombudscommissie geen reden gezien om te concluderen dat aangeklaagde niet Open en duidelijk heeft gehandeld door niet te Luisteren naar de burger. Concluderend heeft de ombudscommissie geen grond voor het oordeel dat aangeklaagde onbehoorlijk heeft gehandeld. Het verzoek wordt daarom ongegrond bevonden. In reactie op het rapport heeft het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoogezand-Sappemeer de ombudscommissie bericht dat extra tijd is vrijgemaakt voor de interne behandeling van klachten. De met de klachtenbehandeling belaste medewerker krijgt daarbij de opdracht om nieuwe klagers meteen schriftelijk te informeren zodra duidelijk is dat behandeltermijnen toch nog zullen worden overschreden. De medewerker zal hierbij ondersteuning van een administratief medewerker krijgen. 5

6 (Nog) niet behandelde verzoeken Eén klachtverzoek is niet inhoudelijk beoordeeld, omdat de ombudscommissie zich onbevoegd heeft geacht. Op grond van artikel 9:22, onder e, van de Awb is de ombudsman niet bevoegd een onderzoek in te stellen of voort te zetten indien het verzoek betrekking heeft op een gedraging ten aanzien waarvan een procedure bij een andere rechterlijke instantie dan een bestuursrechter aanhangig is, dan wel beroep openstaat tegen een uitspraak die in een zodanige procedure is gedaan. Het betrof een tweede verzoek in korte tijd betrekking hebbende op een medewerker van de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Dit verzoek heeft specifiek betrekking op een onderdeel van de dagvaarding van deze medewerker in civiel kort geding dat zij tegen verzoeker heeft aangespannen. De beklaagde gedraging is, zo is ook door verzoeker bevestigd, gedaan in kort geding ten overstaan van de burgerlijke rechter. De ombudscommissie heeft geoordeeld dat het aan de civiele rechter was zich een oordeel te vormen over het waarheidsgehalte van hetgeen is aangevoerd. Om die reden heeft de commissie zich dan ook niet bevoegd geacht. Bovendien is de ombudscommissie van oordeel dat gelet op het feit dat het verzoek niet ziet op een gedraging die aan een bestuursorgaan van de gemeente Hoogezand-Sappemeer behoort te worden toegerekend, plus het feit dat uit de beslissing op de eerdere klacht duidelijk blijkt hoe het college tot die conclusie is gekomen, het verzoek kennelijk ongegrond dient te worden verklaard. Op grond van bovenstaande heeft de ombudscommissie besloten het verzoek niet in behandeling te nemen. Gemeente Slochteren De ombudscommissie is in 2015 niet benaderd door burgers van de gemeente Slochteren. 5. Conclusies Voor de gemeente Hoogezand-Sappemeer hebben de ombudscommissie drie klachtverzoeken bereikt. Het aantal verzoeken is, gezien het aantal burgercontacten en in vergelijking met gemeenten van vergelijkbare grootte, tamelijk laag. In 2015 zijn twee verzoeken afkomstig door de ombudscommissie inhoudelijk onderzocht. Eén verzoek is niet behandeld. Het oordeel aangaande de tweede inhoudelijke behandelde verzoeken is niet in beide gevallen door het college opgevolgd. De ombudscommissie heeft het college uit een oogpunt van efficiëntie en zorgvuldigheid aanbevolen om zaken betrekking hebbende op eenzelfde feitencomplex gevoegd te behandelen. Het college staat achter het gevoegd behandelen van zaken indien daartoe aanleiding is, maar is daarover in een enkel geval anders dan de ombudscommissie van mening geweest. Voorts heeft de ombudscommissie geadviseerd om binnengekomen klachten snel en slagvaardig te behandelen binnen de daarvoor gestelde termijnen en betrokkenen hierover adequaat te informeren. Alertheid ten aanzien hiervan blijft gewenst. 6