Hulpdocument verantwoording van resultaten en activiteiten over kalenderjaar 2013 en 2014

Transcriptie

1 Inleiding In januari 2013 hebben directie Jeugd en Onderwijs en een vertegenwoordiging van de schoolbesturen en kinderopvang- en welzijnsorganisaties die voorschoolse educatie uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam overleg gevoerd over de verantwoording van subsidie voor het kalenderjaar 2013 en voor de aanvraag en de verantwoording van de subsidie voor het kalenderjaar Het resultaat is dit hulpdocument bij de verantwoording, waarin afspraken en voorwaarden zijn opgenomen met betrekking tot de verantwoording voor de subsidie voor het kalenderjaar 2013 met als juridische grondslag de Beleidsregel Onderwijs Rotterdam en de subsidieverordening (SvR 2005) en voor de aanvraag en de verantwoording van de subsidie voor het kalenderjaar 2014 met als juridische grondslag de Beleidsregel Onderwijs Rotterdam en de SvR Als basis geldt dat de subsidieontvanger prestatieafspraken met de gemeente maakt, die na afloop van een subsidieperiode verantwoord moeten worden. Aan deze verantwoording zijn voorwaarden gekoppeld die zijn opgenomen in de SVR Dit document dient als handleiding bij de (aanvraag en) verantwoording en bevat, naast enkele begripsdefinities, een hulpschema (zie bijlage 1) waarin staat aangegeven over welke zaken verantwoord moet worden en wat de rol van de accountant hierin is. Over drie zaken moet worden verantwoord: 1. prestaties / activiteiten; 2. subsidievoorwaarden. In de beleidsregel Onderwijs is opgenomen dat de vve-instellingen in 2014 inzicht hebben in hun resultaten en hierover resultaatafspraken kunnen maken met de gemeente. Hiertoe zullen in 2013 overleggen worden gevoerd tussen de gemeente en de aanvragers van VVE. Op basis hiervan wordt bezien of en onder welke voorwaarden de bekostiging en de verantwoording van vve-subsidie kan worden aangepast uitgaande van kwalitatieve resultaatafspraken. Verantwoording van budget- en prestatiesubsidies Vanaf de wijziging in de Subsidieverordening en de Uitvoeringsregeling subsidieverordening die per is ingegaan, is de verantwoording van budget- en prestatiesubsidies gewijzigd. De wijziging van de verantwoording houdt in: Bij subsidiebedragen tot ,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijk verslag - een niet-financiële verantwoording Bij subsidiebedragen vanaf ,- tot ,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijk verslag - een niet-financiële verantwoording - een assurancerapport met een beperkte mate van zekerheid (geen percentage betrouwbaarheid voorgeschreven) Bij subsidiebedragen vanaf ,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijk verslag Pagina 1-12

2 - een niet-financiële verantwoording - een assurancerapport met een redelijke mate van zekerheid (betrouwbaarheid 95% en controletolerantie 1%) Betekenis van begrippen: - Resultaat; - Prestatie; - Assurancerapport; - Controle(accountants)verklaring; - Inhoudelijk verslag; - Niet-financiële verantwoording. Resultaat: de meetbare opbrengst van uitvoering van een activiteit. Prestatie: een uit te voeren activiteit, waar mogelijk meetbaar. Een assurancerapport: is een verklaring van een accountant waarin hij in overleg met de subsidieontvanger (onderdelen van de) subsidievoorwaarden van de verleningsbeschikking controleert op behaalde aantallen. Hierin kijkt de accountant onder andere of de realisatiegegevens (meetbare prestaties/ resultaten) van de niet-financiële verantwoording juist zijn weergegeven. De realisatie gegevens zijn de gegevens van de meetbare prestaties of resultaten zoals vermeld staat in bijlage 1 van de subsidiebeschikking. Een controle(accountants)verklaring: is een verklaring van een accountant waarin hij in overleg met de subsidieontvanger (onderdelen van de) subsidievoorwaarden van de verleningsbeschikking controleert op de ontvangen subsidiemiddelen. Hij controleert dus of de uitgaven van de financiën rechtmatig hebben plaatsgevonden in relatie tot de ontvangen subsidie en conform de Subsidieverordening. Inhoudelijk verslag: is een verplicht onderdeel van de subsidieverantwoording ongeacht de subsidievorm. Bij prestatie- en budgetsubsidie is deze verantwoording als beleidsmatige aanvulling bedoeld op de niet-financiële subsidieverantwoording. In het geval van subsidie in het kader van het Onderwijsbeleid wordt verwacht dat wordt ingegaan op het geplande beleid, successen en hobbels die zijn ervaren tijdens de uitvoering van het beleid en op het effect in relatie tot de doelstellingen. Niet-financiële verantwoording: is verplicht en is een verklaring waarin de subsidieontvanger inzicht geeft in de realisatiegegevens inzake de meetbare specifieke resultaten respectievelijk prestaties, zoals overeengekomen in de subsidieverleningsbeschikking. Zie hiervoor bijlage 1 bij de verleningsbeschikking. Let op! Pagina 2-12

3 Subsidieontvangers behoren met hun accountant in overleg te treden over de te controleren subsidievoorwaarden en hierop de administratie aan te passen. Als de accountant geen oordeel kan geven, behoort deze dit te melden en aan te geven welk deel van de administratie niet in orde is. Handleiding verantwoordingsschema (Bijlage 1) In onderstaand schema staat per gestelde voorwaarde middels een kruisje aangegeven of en zo ja, in welk type verantwoording verantwoord moet worden. Ook staat aangegeven of dit onderwerp terug dient te komen in het assurancerapport van de accountant. In de kolom uitleg staat aangegeven wat er van de verantwoording verwacht wordt. Zoals hierboven beschreven, maken schoolbesturen zelf met hun accountant afspraken over de manier waarop de accountant toetst. Pagina 3-12

4 Bijlage 1: Definitie van resultaat op bestuursniveau in het kader van formulering en verantwoording van de bestuursresultaten: AANVULLENDE SUBSIDIEVOORWAARDEN PER SUBSIDIEONDERDEEL VVE-GROEP Verantwoording Aanvullende voorwaarden Inhoudelijk Niet Met ingang van 1 augustus 2013 voldoet ten minste één van de pedagogisch medewerkers op een vve-groep minimaal aan de eisen voor Nederlandse taalvaardigheid die op dit moment gelden voor de mbo-opleiding SPW-4 (niveau 3F) voor gesprekken voeren en luisteren. De vaardigheden spreken, lezen, schrijven en taalverzorging worden beheerst op SPW-3 niveau (2F). Nieuwe pedagogisch medewerkers voldoen binnen een jaar aan deze taalvaardigheidseis. Vanaf 1 augustus 2014 voldoen beide pedagogisch medewerkers minimaal aan de bovengenoemde taaleis. Voorschoolse voorzieningen zijn opgenomen in het Register Kinderopvang GGD Rotterdam- Rijnmond, voldoen aan de voorwaarden Assurance- Toelichting en werkwijze (definitieboekje) financieel rapport X X Accountant toetst op de aanwezigheid van diploma's en certificaten waaruit het vereiste niveau blijkt. De vereiste niveaus zijn minimaal: - Gesprekken voeren 3F - Luisteren 3F - Spreken 2F - Lezen 2F - Schrijven 2F - Taalverzorging 2F Met ingang van 1 augustus 2013 moet tenminste één van de aanwezige pedagogisch medewerkers op elke groep aan deze taaleis voldoen (verantwoording voor kalenderjaar 2013). Met ingang van 1 augustus 2014 moeten beide aanwezige pedagogisch medewerkers op elke groep aan deze taaleis voldoen (verantwoording voor kalenderjaar 2014). Het diploma of certificaat wordt aangetoond door een overzicht waarop voor elke vve-groep de volgende gegevens staan: de namen van de medewerkers met het niveau van de Nederlandse taalvaardigheid per vaardigheid. Deze lijst wordt ondertekend door de directeur of de locatiemanager en indien deze niet tevens het bevoegd gezag vertegenwoordigt door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. X Dit wordt door de gemeente gecontroleerd bij de subsidieaanvraag middels het GGD-registratienummer van de houder. Pagina 4-12

5 gesteld in de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen, de Wet ontwikkelingskansen voor kwaliteit en educatie, het Besluit basisvoorwaarden kwaliteit voorschoolse educatie, de Verordening peuterspeelzaalwerk Rotterdam 2011 of de meest recent vastgestelde verordening en andere ter zake relevante wet- en regelgeving. De kwaliteit van educatie en de inrichting van de kwaliteitszorg is als voldoende beoordeeld door de GGD en/of Inspectie van het Onderwijs. Voorschoolse voorzieningen doen mee aan de onderzoeken van GGD of Inspectie van het Onderwijs. Gemiddeld is ten minste 90% van de kinderen 90% van de vve uren aanwezig. In de bestuursafspraken vve die de gemeente met het rijk heeft afgesloten, is opgenomen dat vve-instellingen in 2014 inzicht hebben in hun resultaten en hierover resultaatafspraken kunnen maken met de gemeente. Op basis hiervan wordt bezien of en onder welke voorwaarden de bekostiging en de verantwoording van vve-subsidies kan worden aangepast uitgaande van kwalitatieve resultaatafspraken. Voorschoolse voorzieningen die een vveprogramma uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam werken mee aan het opstellen van de vve-monitor door het COS. Wanneer in Rotterdam een registratiesysteem voor voorschoolse voorzieningen is ingevoerd, X Dit wordt door de gemeente gecontroleerd bij de subsidieaanvraag middels de beschikbare rapporten van de GGD en/of de Onderwijsinspectie. X X Zie hieronder bij resultaten. X Hierover wordt in 2013 met de vve-instellingen overleg gevoerd. Naar aanleiding van de uitkomst van deze overleggen zal het hulpdocument worden aangepast in overleg met de schoolbesturen en kinderopvang- en welzijnsinstellingen. X De vve-instellingen ontvangen van het COS formulieren om de gevraagde gegevens te verstrekken. Pagina 5-12

6 verstrekken instellingen de benodigde gegevens via dit systeem ter vervanging van de COS-monitor. Voorschoolse voorzieningen die een vveprogramma uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam registreren naam, geboortedatum,adres, woonplaats, aanmeldingsdatum, eerste bezoekdatum en laatste bezoekdatum (indien van toepassing) van het kind bij de voorschoolse voorziening en het opleidingsniveau en het geboorteland van beide ouders. Een daartoe bevoegd persoon ondertekent deze lijst. De lijst wordt bij de houder bewaard en getoond voor eventuele controle. Iedere voorschoolse voorziening die een vveprogramma uitvoert met subsidie van de gemeente Rotterdam heeft een ouderbeleid dat: - afgestemd is op de ouderpopulatie van de groep; - past bij de vve-methode die wordt gebruikt; - voldoet aan het standaardprogramma Groep nul, met uitzondering van het daarin verplichte huisbezoek. X X De accountant controleert of de lijst aanwezig is bij de houder en is ondertekend door de directeur of de locatiemanager en indien deze niet tevens het bevoegd gezag vertegenwoordigt een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. X De gemeente toetst dit bij de aanvraag. De vve-instelling neemt in de onderbouwing van de aanvraag op hoe hier uitvoering aan wordt gegeven. In de inhoudelijke verantwoording neemt de vve-instelling op hoe het ouderbeleid is gerealiseerd en wat de bevindingen zijn. Resultaten op het niveau van vve-groep en groep nul (conform de kolommen van het verantwoordingsformulier). Voor de meting van de resultaten op groepsniveau wordt gebruik gemaakt van telmomenten gedurende de subsidieperiode. De gemeente Rotterdam werkt samen met de vve-instellingen aan een nieuw registratiesysteem. De invoering van dit registratiesysteem kan leiden tot aanpassing van de wijze waarop deze resultaten worden geteld. Pagina 6-12

7 Aantal twee- en driejarige peuters aan wie een vve-programma is aangeboden. X X Aantal twee- en driejarige peuters aan wie gedurende de subsidieperiode een vve-programma van 10 uur (voor groep nul 12,5 uur) per week is aangeboden. Dit aantal wordt vastgesteld door het aantal twee- en driejarige peuters te tellen dat is ingeschreven voor het vve-programma dat is aangeboden in twee telweken en vervolgens het gemiddelde te nemen van de beide telweken. Bij de berekening van het gemiddelde worden decimalen afgerond op het eerstvolgende gehele getal. Voor de verantwoording 2013 gelden de volgende twee - de week van 4 tot en met 8 februari 2013; - de week van 7 tot en met 11 oktober Voor de verantwoording 2014 gelden de volgende twee - de week van 3 tot en met 7 februari 2014; - de week van 6 tot en met 10 oktober De registratie van de twee- en driejarige peuters in de genoemde telweken wordt ondertekend door de directeur of locatiemanager en indien deze niet tevens het bevoegd gezag vertegenwoordigt door een persoon die bevoegd is namens het bestuur voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. De accountant controleert: of de getekende registratie aanwezig is en of de namen op de registratie overeenkomen met de namen van ingeschreven peuters en of de berekening van de gemiddelde realisatie juist is uitgevoerd. Percentage twee- en driejarige peuters dat tot de doelgroep behoort. X X Het doelgroeppercentage wordt per groep vastgesteld aan de hand van de telling van het aantal doelgroeppeuters in de groep in de week van 7 tot en met 11 oktober 2013 (voor de verantwoording 20130) en in de week van 6 tot en met 10 Pagina 7-12

8 Aanwezigheidspercentage twee- en driejarige peuters tijdens het vve-programma. oktober 2014 (voor de verantwoording 2014). Deze telling wordt afgezet tegen het totaal aantal peuters in de groep dat in de betreffende telweek is ingeschreven om deel te nemen aan een VVE-programma De accountant controleert: of de doelgroep wordt geregistreerd; of het opgegeven doelgroeppercentage juist is berekend en of het opgegeven doelgroeppercentage overeenkomt met de gegevens die door de houder aan het COS zijn verstrekt. X X Het aanwezigheidspercentage wordt per groep vastgesteld aan de hand van de telling van het aantal ingeschreven twee- en driejarige peuters dat werkelijk aanwezig is in de groep en aan wie een vve-programma wordt aangeboden in de twee telweken. Het aantal aanwezige peuters wordt afgezet tegen het totaal aantal ingeschreven peuters aan wie een vve-programma wordt aangeboden in deze twee telweken. Het aanwezigheidspercentage is het gemiddelde percentage over de beide telweken. Voor de verantwoording 2013 gelden de volgende twee - de week van 4 tot en met 8 februari 2013; - de week van 7 tot en met 11 oktober Voor de verantwoording 2014 gelden de volgende twee - de week van 3 tot en met 7 februari 2014; - de week van 6 tot en met 10 oktober De tellingen worden gedaan aan de hand van de presentielijsten. De presentielijsten zijn getekend door de pedagogisch medewerker van de groep en door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen De accountant controleert: of de getekende presentielijsten aanwezig zijn; of de berekening van het percentage juist is uitgevoerd; en of de namen op de presentielijst Pagina 8-12

9 overeenkomen met de namen van ingeschreven peuters. Percentage twee- en driejarige peuters dat 90% of meer van de vve-tijd aanwezig was. X X Dit percentage wordt vastgesteld door in twee telweken per peuter het aanwezigheidspercentage vast te stellen en vervolgens te bepalen welk percentage van de peuters 90% of meer van de vve-tijd aanwezig is geweest. Voor de verantwoording 2013 gelden de volgende twee - de week van 4 tot en met 8 februari 2013; - de week van 7 tot en met 11 oktober Voor de verantwoording 2014 gelden de volgende twee - de week van 3 tot en met 7 februari 2014; - de week van 6 tot en met 10 oktober Het aanwezigheidspercentage per peuter wordt vastgesteld aan de hand van de presentielijsten. De presentielijsten zijn getekend door de pedagogisch medewerker van de groep en door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen De accountant controleert: of de getekende presentielijsten aanwezig zijn; of de berekening van het percentage juist is uitgevoerd; en of de namen op de presentielijst overeenkomen met de namen van ingeschreven peuters. Percentage twee- en driejarige peuters dat 90% of meer van de vve-tijd aanwezig was. Toelichting: In het overleg met een vertegenwoordiging van de instellingen is geconstateerd dat twee telmomenten voor dit item mogelijk een onvoldoende basis bieden voor een goed X Dit percentage wordt vastgesteld door in vier telweken per peuter het aanwezigheidspercentage vast te stellen en vervolgens te bepalen welk percentage van de peuters 90% of meer van de vve-tijd aanwezig is geweest. Voor de verantwoording 2013 gelden de volgende vier - de week van 4 tot en met 8 februari 2013; Pagina 9-12

10 beeld van het gevraagde percentage. Een uitbreiding van de controle door de accountant over meer dan twee telmomenten levert echter onevenredig hoge kosten op. Daarom is ervoor gekozen om dit item ook op te nemen in de beleidsmatige inhoudelijke verantwoording waarbij het aantal telmomenten wordt uitgebreid van twee naar vier. De gegevens voor de extra twee telmomenten (in juni en december) hoeven niet door de accountant te worden gecontroleerd. In de inhoudelijke verantwoording wordt dus het percentage weergegeven op basis van vier telmomenten. Aantal dagdelen per week dat het vveprogramma gedurende de subsidieperiode is uitgevoerd. Aantal weken dat het vve-programma gedurende de subsidieperiode is uitgevoerd. - de week van 10 tot en met 14 juni 2013; - de week van 7 tot en met 11 oktober 2013; - de week van 9 tot en met 13 december Voor de verantwoording 2014 gelden de volgende vier - de week van 3 tot en met 7 februari 2014; - de week van 9 tot en met 13 juni 2014; - de week van 6 tot en met 10 oktober 2014; - de week van 8 tot en met 12 december Het aanwezigheidspercentage per peuter wordt vastgesteld aan de hand van de presentielijsten. De presentielijsten zijn getekend door de pedagogisch medewerker van de groep en door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. De getekende presentielijsten zijn ter inzage voor de directie Jeugd en Onderwijs beschikbaar bij de houder. X X Het aantal dagdelen per week dat het vve-programma is aangeboden in de periode 1 januari december X X Voor groep nul: het aantal weken dat het vve-programma is aangeboden in de periode 1 september december 2014 (maximaal 17 weken tussen 1 september 2013 en 31 december 2013 en maximaal 40 weken tussen 1 januari 2014 en 31 december 2014). Voor reguliere vve-groep: in het kalenderjaar 2014 maximaal 40 weken voor een peuterspeelzaal en maximaal 52 weken voor een kinderdagverblijf. AANVULLENDE SUBSIDIEVOORWAARDEN Pagina 10-12

11 GROEP NUL (Aanvraag en verantwoording door het schoolbestuur) Per Groep nul heeft tenminste één van de twee leidsters een afgeronde hbo-opleiding. De hbo er is in het bezit van een diploma zoals vermeld in de wet OKE of van het diploma Associate Degree Pedagogisch Educatief Medewerker van de Hogeschool Rotterdam. De hbo er beheerst bij de start in Groep nul de Nederlandse taal op hbo-niveau (4F) voor gesprekken voeren en luisteren, en 3F voor de vaardigheden spreken, lezen, schrijven en taalverzorging. Voor hbo ers met een PABO diploma wordt verondersteld dat de werkgever toeziet op niveaubehoud van taalvaardigheid op hbo niveau. x x Accountant toetst op de aanwezigheid van diploma's of certificaten. Het diploma wordt aangetoond door een overzicht per Groep Nul waarop staan: de naam van de pedagogisch medewerker met diploma. Deze lijst wordt ondertekend door de directeur of de locatiemanager en indien deze niet tevens het bevoegd gezag vertegenwoordigt door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. Met betrekking tot de taaleis voor de HBO-er geldt als PABO-diploma: PABO, Pedagogische Academie, Kweekschool, en KLOS plus applicatie. Als de HBO-er over één van deze diploma s beschikt, wordt door de gemeente aangenomen dat aan de taaleis wordt voldaan en dat het schoolbestuur deze op niveau houdt. De controle door de accountant vindt plaats op basis van deze diploma s. Ouderbetrokkenheid in Groep nul voldoet aan het standaardouderprogramma Groep nul. Groep nul maakt zowel wat betreft overdracht van leerlingen als wat betreft onderwijsinhoud aantoonbaar onderdeel uit van de doorgaande leerlijn en zorgstructuur binnen de basisschool. De intern begeleider van de school wordt ingezet in Groep nul. De resultaten van peuters worden bijgehouden middels een instrument dat aansluit op het leerlingvolgsysteem van de school in combinatie met een observatie-instrument voor jonge kinderen. x De gemeente toetst dit bij de aanvraag. Het schoolbestuur neemt in de onderbouwing van de aanvraag op hoe hier uitvoering aan wordt gegeven. In de inhoudelijke verantwoording neemt het schoolbestuur op hoe het ouderbeleid is gerealiseerd en wat de bevindingen zijn. x De school neemt in de onderbouwing van de aanvraag op hoe hier uitvoering aan wordt gegeven. In de inhoudelijke verantwoording neemt de school op hoe deze doorgaande leerlijn is gerealiseerd en wat de bevindingen zijn. x De school neemt in de onderbouwing van de aanvraag en in de inhoudelijke verantwoording op hoe hier uitvoering aan wordt gegeven. n.b. het instrument zelf is nog niet voorhanden. In de aanvraag wordt beschreven hoe in de groep nul wordt gewerkt aan het bijhouden van resultaten. Pagina 11-12

12 Pagina 12-12