Hulpdocument aanvraag en verantwoording van resultaten en activiteiten voor- en vroegschoolse educatie over kalenderjaar (versie 10 mei 2017)

Transcriptie

1 1

2 1. Inleiding De directie Jeugd en Onderwijs en een vertegenwoordiging van de schoolbesturen en kinderopvangorganisaties die voorschoolse educatie uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam hebben overleg gevoerd over de aanvraag en de verantwoording van subsidie voorschoolse educatie (vve) uitgevoerd door vve-kinderdagverblijven in het kalenderjaar Daarnaast is overleg gevoerd over de fasering van de invoering van de harmonisatie op bepaalde onderwerpen, zoals de ontwikkeling van het document Rotterdamse kwaliteitseisen voor- en vroegschoolse voorzieningen in Rotterdam. Het resultaat is dit hulpdocument waarin afspraken en voorwaarden zijn opgenomen met betrekking tot de aanvraag en de verantwoording van de subsidie voor het kalenderjaar 2018 met als juridische grondslag de Nadere regels voorschoolse voorziening 2018, de Beleidsregel 2018 voor- en vroegschoolse voorziening en de Subsidieverordening Rotterdam 2014 (SVR 2014). Als basis geldt dat de subsidieontvanger prestatieafspraken met de gemeente heeft gemaakt, die na afloop van een subsidieperiode verantwoord moeten worden. Aan deze verantwoording zijn voorwaarden gekoppeld die zijn opgenomen in de SVR Dit document dient als handleiding bij het opstellen van de subsidieaanvraag en de subsidieverantwoording. Voor de aanvraag en de verantwoording van de subsidie is een hulpschema opgenomen waarin zaken rond aanvraag en verantwoording worden toegelicht. In het onderdeel verantwoording wordt aangegeven welke onderdelen door de accountant moeten worden gecontroleerd en wat de rol van de accountant hierin is. Over de volgende zaken moet worden verantwoord: 1. prestaties / activiteiten 2. subsidievoorwaarden De implementatie van de harmonisatie is gestart in 2016 en wordt in 2017 verder ontwikkeld. Bij het opstellen van de Beleidsregel 2018 voor- en vroegschoolse voorziening en dit Hulpdocument was er nog geen ervaring opgedaan met de verantwoording van de subsidie volgens het geharmoniseerde model. De ervaringen met de verantwoordingen van de subsidie over de kalenderjaren 2016 en 2017 kunnen leiden tot aanpassingen van de wijze van verantwoorden van de subsidie over Dergelijke aanpassingen worden gedaan in overleg met het veld. Hierna wordt de Beleidsregel 2018 voor- en vroegschoolse voorziening kortheidshalve aangeduid met beleidsregel

3 2. Algemene richtlijnen voor het aanvragen van de subsidie In paragraaf van de beleidsregel 2018 is bepaald dat voor het aanvragen van de subsidie gebruik moet worden gemaakt van: - het Word-formulier Subsidieaanvraag vve 2018 t.b.v. kinderdagverblijven ; - het Excel-formulier Prognoses subsidieaanvraag vve Indien van toepassing dient de houder een verbeterplan mee te sturen naar aanleiding van inspectiebezoek door de Inspectie van het Onderwijs of GGD. Beide formulieren zijn te vinden op Houders met wie de gemeente Rotterdam in 2017 reeds een subsidierelatie heeft voor vve ontvangen een op maat gemaakt Excel-formulier Prognoses subsidieaanvraag vve Houders die voor de eerste keer subsidie voor vve aanvragen, kunnen het Excel-formulier Prognoses subsidieaanvraag vve 2018 downloaden van het hiervoor genoemde webadres. Het Word-formulier Subsidieaanvraag vve 2018 t.b.v. kinderdagverblijven en het Excel-formulier Prognoses subsidieaanvraag vve 2018 moeten volledig worden ingevuld en voorzien van alle benodigde bijlagen voor 7 juli 2017 digitaal bij de gemeente worden ingediend via Het Excel-formulier moet in Excel-format worden ingediend. Stuur een kopie van het Excel-formulier in Excel-format per naar uw instellingscontactpersoon. Hierna worden de onderwerpen toegelicht die in de aanvraagformulieren aan de orde komen. 3

4 Word-formulier Subsidieaanvraag vve 2018 t.b.v. kinderdagverblijven voor VV-PSZ en VV-KDV Beleidsregel 2018 Paragraaf Toelichting In paragraaf van de beleidsregel 2018 zijn de criteria vermeld waaraan de subsidieaanvrager moet voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen. In het aanvraagformulier verklaart u of u voldoet aan de criteria 1 tot en met 10. Indien u niet voldoet aan één of meer van de criteria geef dan aan om welke criteria het gaat en welke afspraken u wilt maken met de gemeente om zo spoedig mogelijk aan de criteria te gaan voldoen. Het niet voldoen aan de criteria kan leiden tot afwijzing van de subsidieaanvraag. Paragraaf In paragraaf van de beleidsregel 2018 zijn de criteria vermeld waaraan de subsidieaanvrager moet voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen. Criterium 11 stelt dat de houder voldoet aan de Rotterdamse kwaliteitseisen zoals opgenomen in bijlage 3 van de beleidsregel In het aanvraagformulier verklaart u te voldoen of te kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen zoals opgesomd in bijlage 3 van de beleidsregel 2018 en u licht toe aan welke criteria u niet of niet volledig kunt voldoen. - In het aanvraagformulier specificeert u verder hoe en aan welke aanzetten tot kwaliteitsontwikkeling, zoals omschreven in de notitie Rotterdamse kwaliteit in voorschoolse voorzieningen. Kwaliteitskader voorschoolse educatie 2018, uitvoering wordt gegeven. - Voor zover de houder voor het eerst vve-subsidie aanvraagt, voegt de houder bij de subsidieaanvraag een implementatieplan toe m.b.t. de invoering en het gebruik van een observatiesysteem, zoals bedoeld in punt 11 t/m 14 van bijlage 3 van de beleidsregel Paragraaf In paragraaf van de beleidsregel 2018 is bepaald dat u bij de aanvraag een aantal prognoses dient te overleggen. In het aanvraagformulier neemt u de onderbouwing op voor de verschillende prognoses. De prognoses zelf neemt u op in het Excel-formulier Prognoses subsidieaanvraag vve 2018 (toelichting volgt hierna). Paragraaf In paragraaf van de beleidsregel 2018 is de urenstructuur voor deelname aan vve bepaald. Bij de aanvraag voor vvkdv maakt u in het aanvraagformulier inzichtelijk hoe de uren vve over de week verdeeld zijn voor peuters van ouders die geen recht hebben op kinderopvangtoeslag. 4

5 Paragraaf In paragraaf van de beleidsregel 2018 is aangegeven dat de houder van een vv-psz in aanmerking komt voor een toeslag voor de huisvesting als het gebouw waar de groep is gehuisvest niet is opgenomen in de collectieve huurovereenkomst 2016 tussen Jeugd & Onderwijs en Stadsontwikkeling. Als het gebouw wel is opgenomen in de collectieve huurovereenkomst 2016 tussen Jeugd & Onderwijs en Stadsontwikkeling, maar er is bewijslast dat het (deel van) het gebouw waar de groep is gehuisvest aantoonbaar is gefinancierd door het schoolbestuur, dan komt de groep eveneens in aanmerking voor de toeslag. Als het laatste van toepassing is, geef dan in het aanvraagformulier aan welke groep(en) en welke locatie(s) het betreft. De bewijslast moet bij de houder ter inzage beschikbaar zijn voor de instellingscontactpersoon bij het gesprek over de subsidieaanvraag. 5

6 Excelformulier Kolom B t/m D: gegevens houder. Kolom E t/m M: gegevens voorschoolse voorziening. Kolom O t/m W: gegevens van de groep(en). Toelichting Excel-formulier Prognoses subsidieaanvraag vve 2018 voor VV-PSZ (tabblad Bijlage bij aanvraag ) Toelichting Voor houders met wie de gemeente in 2017 reeds een subsidierelatie voor vve had: - de gegevens van de houder zijn door de gemeente vooraf ingevuld o.b.v. de verlening Voor houders met wie de gemeente in 2017 nog geen subsidierelatie voor vve had: - Vul het tabblad NAW-gegevens aanvrager in volgens de instructie. De gegevens voor kolom B t/m D in het tabblad Bijlage bij aanvraag worden dan automatisch ingevuld. Voor houders met wie de gemeente in 2017 reeds een subsidierelatie voor vve had: - de gegevens van de voorschoolse voorzieningen zijn door de gemeente vooraf ingevuld o.b.v. de verlening Voor houders met wie de gemeente in 2017 nog geen subsidierelatie voor vve had: - de houder vult het LRKP-nummer in kolom E in. De gegevens voor de kolommen F t/m L worden automatisch ingevuld vanuit het hulpbestand op tabblad Locatieadressen LRKP. Als het LRKP-nummer niet in het hulpbestand voorkomt, geeft de houder in kolom M een toelichting. Voor houders met wie de gemeente in 2017 reeds een subsidierelatie voor vve had: - de gegevens van de groepen zijn door de gemeente vooraf ingevuld o.b.v. de verlening In kolom O zijn drie keuzemogelijkheden: BW: in 2017 bestaande groep waarvoor in 2017 WEL vve-subsidie is verleend (vooraf ingevuld door de gemeente) BN: in 2017 bestaande groep waarvoor in 2017 NIET vve-subsidie is verleend en waarvoor nu voor het eerst subsidie wordt aangevraagd. NN: nieuw te vormen groep die start in 2018 (en die nog niet bestond in 2017) waarvoor nu voor het eerst subsidie wordt aangevraagd. Dit gegeven is opgenomen in verband met de wijze van verdeling van de subsidie zoals opgenomen in paragraaf van de beleidsregel De houder vult kolom O t/m V in als subsidie wordt aangevraagd voor groepen die in 2017 nog geen subsidie voor vve ontvingen. - In kolom P kan aangegeven worden of er voor de aanvraag 2018 wijzigingen zijn ten opzichte van de verlening De wijziging kan in de relevante cel worden doorgevoerd en worden toegelicht in kolom W. Voor houders met wie de gemeente in 2017 nog geen subsidierelatie voor vve had: - de houder vult kolom O t/m V in. 6

7 Kolom Y t/m AJ: prognoses voor de subsidieaanvraag. Voor houders met wie de gemeente in 2017 reeds een subsidierelatie voor vve had: de prognoses van 2017 zijn vooraf ingevuld. Deze prognoses kunnen door de houder worden gewijzigd voor de subsidieaanvraag Voor houders met wie de gemeente in 2017 nog geen subsidierelatie voor vve had: de houder vult de kolommen Y, Z, AC, AD, AE en AH in. Kolom BA t/m BM Samenvatting van de subsidieaanvraag - Kolom Y: prognose van het aantal gemiddeld per week geplaatste niet-doelgroeppeuters met een contract voor 6 uur vve per week. - Kolom Z: prognose van het aantal gemiddeld per week geplaatste doelgroeppeuters met een contract voor 12 uur vve per week. - Kolom AA: het totaal van kolom Y en kolom Z (wordt automatisch berekend). - Kolom AB: prognose van de gemiddelde bezetting per week uitgedrukt in aantal kindplaatsen (wordt automatisch berekend). Een peuter in kolom Y telt voor 1 kindplaats en een peuter in kolom Z telt voor twee kindplaatsen. - Kolom AC: maximale capaciteit van de groep uitgedrukt in aantal kindplaatsen waarbij 1 kindplaats gelijk staat aan een aanbod van 6 uur vve per week. - Kolom AD: prognose aantal peuters van wie de ouders niet kinderopvangtoeslag gerechtigd zijn. - Kolom AE: prognose aantal weken dat het vve-programma in 2018 wordt uitgevoerd. - Kolom AF: deel 1 van de subsidie: basissubsidie per groep (wordt automatisch ingevuld). - Kolom AG: deel 2 van de subsidie: toeslag huisvesting (wordt automatisch ingevuld o.b.v. antwoord in kolom S). - Kolom AH: deel 3 van de subsidie: prognose van de inkomsten uit de inkomensafhankelijke ouderbijdragen van ouders met en zonder recht op kinderopvangtoeslag. Deze prognose kan per groep worden ingevuld of op instellingsniveau. Deel 3 van de subsidie wordt bij verlening voorlopig verrekend met deel 1 en 2 van de subsidie. Bij vaststelling van de subsidie vindt de definitieve verrekening plaats op basis van de werkelijke realisatie. - Kolom AI: som van de subsidieaanvraag, dat wil zeggen deel 1 plus deel 2 min deel 3 (wordt automatisch berekend). - Kolom AJ: indien van toepassing kan hier een toelichting worden gegeven op de aanvraag. De kolommen BA t/m BM worden automatisch gevuld en bevatten een samenvatting van de subsidieaanvraag. 7

8 Excelformulier Kolom B t/m D: gegevens houder. Kolom E t/m M: gegevens voorschoolse voorziening. Kolom O t/m W: gegevens van de groep(en). Toelichting Excel-formulier Prognoses subsidieaanvraag vve 2018 voor VV-KDV (tabblad Bijlage bij aanvraag ) Toelichting Voor houders met wie de gemeente in 2017 reeds een subsidierelatie voor vve had: - de gegevens van de houder zijn door de gemeente vooraf ingevuld o.b.v. de verlening Voor houders met wie de gemeente in 2017 nog geen subsidierelatie voor vve had: - Vul het tabblad NAW-gegevens aanvrager in volgens de instructie. De gegevens voor kolom B t/m D in het tabblad Bijlage bij aanvraag worden dan automatisch ingevuld. Voor houders met wie de gemeente in 2017 reeds een subsidierelatie voor vve had: - de gegevens van de voorschoolse voorzieningen zijn door de gemeente vooraf ingevuld o.b.v. de verlening Voor houders met wie de gemeente in 2017 nog geen subsidierelatie voor vve had: - de houder vult het LRKP-nummer in kolom E in. De gegevens voor de kolommen F t/m L worden automatisch ingevuld vanuit het hulpbestand op tabblad Locatieadressen LRKP. Als het LRKP-nummer niet in het hulpbestand voorkomt, geeft de houder in kolom M een toelichting. Voor houders met wie de gemeente in 2017 reeds een subsidierelatie voor vve had: - de gegevens van de groepen zijn door de gemeente vooraf ingevuld o.b.v. de verlening In kolom O zijn drie keuzemogelijkheden: BW: in 2017 bestaande groep waarvoor in 2017 WEL vve-subsidie is verleend (vooraf ingevuld door de gemeente) BN: in 2017 bestaande groep waarvoor in 2017 NIET vve-subsidie is verleend en waarvoor nu voor het eerst subsidie wordt aangevraagd. NN: nieuw te vormen groep die start in 2018 (en die nog niet bestond in 2017) waarvoor nu voor het eerst subsidie wordt aangevraagd. Dit gegeven is opgenomen in verband met de wijze van verdeling van de subsidie zoals opgenomen in paragraaf van de beleidsregel De houder vult kolom O t/m V in als subsidie wordt aangevraagd voor groepen die in 2017 nog geen subsidie voor vve ontvingen. - In kolom P kan aangegeven worden of er voor de aanvraag 2018 wijzigingen zijn ten opzichte van de verlening De wijziging kan in de relevante cel worden doorgevoerd en worden toegelicht in kolom W. Voor houders met wie de gemeente in 2017 nog geen subsidierelatie voor vve had: - de houder vult kolom O t/m V in. 8

9 Kolom AL t/m AY: prognoses voor de subsidieaanvraag. Voor houders met wie de gemeente in 2017 reeds een subsidierelatie voor vve had: de prognoses van 2017 zijn vooraf ingevuld. Deze prognoses kunnen door de houder worden gewijzigd voor de subsidieaanvraag Voor houders met wie de gemeente in 2017 nog geen subsidierelatie voor vve had: de houder vult de kolommen AL, AM, AN, AO, AQ, AR, AS, AT en AW in. - Kolom AL: prognose totaal aantal 0- t/m 3-jarigen. - Kolom AM: prognose aantal weken dat het vve-programma wordt uitgevoerd in Kolom AN: prognose van het aantal gemiddeld per week geplaatste niet-doelgroeppeuters met een contract voor 5 uur vve per week. - Kolom AO: prognose van het aantal gemiddeld per week geplaatste doelgroeppeuters met een contract voor 10 uur vve per week. - Kolom AP: het totaal van kolom AN en kolom AO (wordt automatisch berekend). - Kolom AQ: prognose van het totaal aantal doelgroeppeuters dat gratis uren ontvangt krijgt op jaarbasis. - Kolom AR: prognose van het totaal aantal gratis uren dat doelgroeppeuters ontvangen op jaarbasis. De houder kan dit per groep invullen of getotaliseerd op instellingsniveau. - Kolom AS: prognose van het totaal aantal peuters van wie de ouders niet kinderopvangtoeslag gerechtigd zijn op jaarbasis. - Kolom AT: Prognose van het totaal aantal uren waarvoor compensatie wordt gevraagd voor het verschil tussen de kostprijs en de ouderbijdrage voor niet kinderopvangtoeslag gerechtigde ouders op jaarbasis. - Kolom AU: deel 1 van de subsidie: prognose basissubsidie per groep (wordt automatisch berekend). De berekening is als volgt: aantal peuters in kolom AP maal 400,00 plus de subsidie voor kwaliteitsverbetering (met inachtneming van de ondergrens en de bovengrens per groep zoals weergegeven in paragraaf 3.4.1, punt 2, van de beleidsregel 2018). - Kolom AV: deel 2 van de subsidie: prognose compensatie voor gratis uren voor doelgroeppeuters op jaarbasis (wordt automatisch berekend). De berekening is als volgt: het aantal uren in kolom AR maal het uurtarief 7,18 (dit is het tarief 2017 dat wordt aangepast als het Besluit kinderopvangtoeslag 2018 bekend is). 9

10 Kolom BA t/m BM Samenvatting van de subsidieaanvraag - Kolom AW: deel 3 van de subsidie: prognose voor de compensatie voor het verschil tussen de kostprijs en de ouderbijdrage voor niet kinderopvangtoeslag gerechtigde ouders op jaarbasis. De houder kan dit per groep invullen of getotaliseerd op instellingsniveau. - Kolom AX: som van de subsidieaanvraag, dat wil zeggen deel 1 plus deel 2 plus deel 3 (wordt automatisch berekend). Bij vaststelling van de subsidie vindt de definitieve berekening plaats op basis van de werkelijke realisatie. - Kolom AY: indien van toepassing kan hier een toelichting worden gegeven op de aanvraag. De kolommen BA t/m BM worden automatisch gevuld en bevatten een samenvatting van de subsidieaanvraag. 10

11 3. Tussenrapportages 2018 In paragraaf 4.1 van de beleidsregel 2018 is bepaald dat de houder in april en oktober 2018 een tussenrapportage aan de gemeente levert waarin de prognoses gedaan bij de subsidieaanvraag worden afgezet tegen de werkelijke realisatie. Voor de vaststelling van de werkelijke realisatie van de aantallen peuters wordt voor de twee tussenrapportages gebruik gemaakt van de volgende telweken: de week van 26 maart maart 2018 de week van 24 september september 2018 De week van 24 september september 2017 is ook de week waarover u gegevens aan OBI levert op individueel kind niveau. Voor de tussenrapportage ontvangt u twee documenten: 1. Excel-formulier: hierin zijn de prognoses van uw subsidieaanvraag 2018 opgenomen. Naast de prognoses is een tabel opgenomen waar u de werkelijke realisatie tot het moment van rapporteren kunt invullen. U ontvangt tevens een toelichting op het Excel-formulier. 2. Word-document: hierin kunt u een toelichting geven op de realisatiecijfers. U wordt verzocht beide documenten volledig in te vullen en deze uiterlijk 16 april 2018 (1 e tussenrapportage) en 15 oktober 2018 (2 e tussenrapportage) per naar de instellingscontactpersoon te sturen. 4. Gegevenslevering 2018 aan OBI Voorschoolse voorzieningen die een vve-programma uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam werken mee aan het opstellen van de vvemonitor door OBI. Wanneer in Rotterdam een registratiesysteem voor voorschoolse voorzieningen is ingevoerd, verstrekken instellingen de benodigde gegevens via dit systeem ter vervanging van de OBI-monitor. De vve-instellingen ontvangen van het OBI formulieren om de gevraagde gegevens te verstrekken, tenzij de gevraagde gegevens reeds zijn geleverd aan het Rotterdamse registratiesysteem. Voor het kalenderjaar 2018 worden de gegevens voor de OBI-monitor gevraagd over de telweek van 24 september september

12 5. Richtlijnen voor het verantwoorden van de subsidie Na afloop van de subsidieperiode moet de houder een verantwoording indienen zodat de gemeente de subsidie kan vaststellen. De verantwoording van de subsidie over het kalenderjaar 2018 moet voor 1 april 2019 digitaal bij de gemeente worden ingediend via Deze richtlijnen voor de verantwoording van de subsidie zijn onder voorbehoud, omdat de wet- en regelgeving voor vve met ingang van 1 januari 2018 zal veranderen. Op het moment van schrijven van dit hulpdocument is nog niet bekend welke gevolgen de nieuwe wet- en regelgeving zal hebben voor de verantwoording van de verleende subsidie voor Voor de verantwoording van de subsidie is, op grond van artikel 14 SVR2014 en het bijbehorende Subsidiecontroleprotocol, een inhoudelijke verantwoording en tevens een financiële verantwoording vereist (bij subsidies vanaf ). Bij subsidies vanaf ,00 wordt over de inhoudelijke verantwoording een assurancerapport gevraagd, met beperkte dan wel redelijke mate van zekerheid. In het verantwoordingsschema hieronder is uitgewerkt over welke delen uit de inhoudelijke verantwoording het assurancerapport moet worden aangeleverd. Over de financiële verantwoording wordt geen accountantsproduct gevraagd. De financiële verantwoording wordt door de gemeente beoordeeld. Subsidieontvangers behoren met hun accountant in overleg te treden over de te controleren subsidievoorwaarden en hierop de administratie aan te passen. Als de accountant geen oordeel kan geven, behoort deze dit te melden en aan te geven welk deel van de administratie niet te beoordelen is. Bij subsidiebedragen tot ,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijke verantwoording Bij subsidiebedragen vanaf ,- tot ,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijke verantwoording - een financiële verantwoording Bij subsidiebedragen vanaf ,- tot ,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijke verantwoording - een financiële verantwoording - een assurancerapport over de inhoudelijke verantwoording met een beperkte mate van zekerheid 12

13 Bij subsidiebedragen vanaf ,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijke verantwoording - een financiële verantwoording - een assurancerapport over de inhoudelijke verantwoording met een redelijke mate van zekerheid Betekenis van begrippen: - Resultaat: de meetbare opbrengst van de activiteiten die worden uitgevoerd. - Prestatie: een uit te voeren activiteit, waar mogelijk meetbaar. - Assurancerapport: is een verklaring van een accountant waarin hij in overleg met de subsidieontvanger (onderdelen van de) subsidievoorwaarden van de verleningsbeschikking controleert op behaalde aantallen. Hierin kijkt de accountant of de realisatiegegevens (meetbare prestaties/ resultaten) van de inhoudelijke verantwoording juist zijn weergegeven en of de afgesproken activiteiten zijn uitgevoerd. De realisatiegegevens zijn de gegevens van de meetbare prestaties of resultaten zoals vermeld staan in de bijlage met resultaatafspraken van de subsidiebeschikking. - Inhoudelijke verantwoording: beschrijving van de uitvoering van het beleid (wat ging goed en waar zijn knelpunten ervaren) en het effect ervan op de realisatie van de doelstellingen. De werkelijke realisatie van de subsidiabele meetbare prestaties, moet in de inhoudelijke verantwoording, worden afgezet tegenover de bij subsidieverlening overeengekomen prestaties. Afwijkingen van meer dan 10% worden hierin naar aard, omvang en beïnvloedbaarheid toegelicht. Wanneer de afgesproken resultaten niet zijn gehaald, wordt beschreven wat hiervoor de verklaring is en wordt beschreven welke consequenties dat heeft voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten van het kalenderjaar dat op het moment van de verantwoording al loopt en voor het daaropvolgende kalenderjaar. - Financiële verantwoording: de subsidieontvanger maakt inzichtelijk welke kosten zijn gemaakt ten behoeve van de uitvoering van vve. In de financiële verantwoording geeft u een overzicht van de werkelijke lasten van de gesubsidieerde activiteiten afgezet tegen de inkomsten uit subsidie en de inkomensafhankelijke ouderbijdragen. Afwijkingen van meer dan 10% worden hierin toegelicht. De financiële verantwoording voor vve 2018 is geen onderdeel van de accountantscontrole. 13

14 Verantwoordingsschema inhoudelijke verantwoording In onderstaand schema zijn in de eerste kolom Onderwerp inhoudelijke verantwoording de onderwerpen opgenomen waarover verantwoording moet worden afgelegd na afloop van de subsidieperiode. In de tweede kolom Toelichting en werkwijze is meer in detail aangegeven wat in de verantwoording opgenomen moet zijn. Voor een aantal onderwerpen is controle door de accountant vereist (alleen van toepassing als het bedrag van de subsidieverlening hoger is dan ,00). Informatie voor de accountant is opgenomen in de kolom Toelichting en werkwijze. In de derde kolom Controle accountant is met of Nee aangegeven of het betreffende onderwerp van de inhoudelijke verantwoording door de accountant moet worden gecontroleerd. Er zijn twee verantwoordingsschema s: één voor houders die werken als vv-psz en één voor houders die werken als vv-kdv. VERANTWOORDINGSSCHEMA INHOUDELIJKE VERANTWOORDING VOOR VV-PSZ Onderwerp inhoudelijke verantwoording Toelichting en werkwijze Controle accountant Voorschoolse voorzieningen die een vve-programma uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam registreren van elke twee- of driejarige peuter naam, geboortedatum, adres, woonplaats, aanmeldingsdatum, eerste bezoekdatum en laatste bezoekdatum (indien van toepassing) bij de voorschoolse voorziening en of de peuter een doelgroepkind is. Een daartoe bevoegd persoon ondertekent deze lijst. De lijst wordt bij de houder bewaard en getoond voor eventuele controle. Als er sprake is van een digitaal registratiesysteem dan is een papieren lijst met ondertekening niet vereist. In dat geval verklaart een daartoe bevoegd persoon dat de hiervoor genoemde gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. Indien van toepassing: De accountant controleert of de lijst aanwezig is bij de houder en is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. In geval van een digitaal registratiesysteem is een papieren lijst met ondertekening niet vereist, maar controleert de accountant of er een verklaring is waarin staat dat de gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. De verklaring is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. 14

15 Wanneer in Rotterdam een registratiesysteem voor voorschoolse voorzieningen is ingevoerd, verstrekken instellingen de overeengekomen gegevens via dit systeem. Aantal twee- en driejarige peuters aan wie een vveprogramma is aangeboden. Inhoudelijk: Aantal twee- en driejarige peuters aan wie, gedurende de subsidieperiode, een vve-programma is aangeboden. Dit aantal wordt vastgesteld door het aantal twee- en driejarige peuters te tellen dat is ingeschreven voor het vve-programma dat is aangeboden in twee telweken en vervolgens het gemiddelde te nemen van de beide telweken. Bij de berekening van het gemiddelde worden decimalen afgerond op het eerstvolgende gehele getal. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen peuters met een contract voor een vve-aanbod van 6 uur per week en doelgroeppeuters met een contract voor een vve-aanbod van 12 uur per week. Voor de verantwoording 2018 gelden de volgende twee telweken: - eerste telweek: de week van 26 maart maart 2018; - tweede telweek: de week van de week van 24 september september Voor de vaststelling van dit onderdeel van de subsidie voor het kalenderjaar 2018 geldt het tarief per vv-psz groep zoals vermeld in paragraaf 3.4.1, punt 1, van de beleidsregel vve De registratie van de twee- en driejarige peuters in de genoemde telweken wordt ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. 15

16 Indien van toepassing: De accountant controleert of de getekende registratie aanwezig is en of de namen op de registratie overeenkomen met de namen van ingeschreven peuters en de aanwezigheid van de CJGdoelgroepindicatie. In geval van een digitaal registratiesysteem is een papieren lijst met ondertekening niet vereist, maar controleert de accountant of er een verklaring is waarin staat dat de gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. De verklaring is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. In dit geval controleert de accountant of de getekende verklaring aanwezig is en of het aantal peuters in het digitaal registratiesysteem overeenkomt met het aantal peuters opgegeven in de verantwoording en of het aantal doelgroeppeuters met CJG-doelgroepindicatie in het digitaal registratiesysteem overeenkomt met het opgegeven aantal doelgroeppeuters in de verantwoording. Aantal weken dat het vve-programma gedurende de subsidieperiode is aangeboden Het aantal weken dat het vve-programma is aangeboden in de periode van 1 januari 2018 tot en met 31 december De gefactureerde bedragen over het kalenderjaar 2018 als bedoeld in paragraaf van de beleidsregel 2018 worden bij vaststelling van de subsidie verrekend. De omvang en de verrekening tussen de gemeente en de subsidieontvanger wordt als volgt bepaald. De houder neemt het totaal van de gefactureerde bedragen aangaande de gesubsidieerde uren van vv-psz op in de verantwoording (d.w.z. in het Excelformulier). 16

17 De houder neemt het totaal aan geïnde bedragen, aangaande de gesubsidieerde uren van vve-psz, op in de verantwoording (d.w.z. in het Excelformulier). Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt naar de aard van de gefactureerde bedragen. Het verschil tussen het totaal van de gefactureerde bedragen en het totaal van de geïnde bedragen is het debiteurenrisico. Dit bedrag wordt in het Excelformulier automatisch berekend. Bij de vaststelling van de subsidie over de kalenderjaren 2016 en 2017 wordt ervaring opgedaan met de harmonisatie en met de onzekerheid over het debiteurenrisico. Bij de vaststelling van de subsidie over 2018 zal rekening gehouden worden met deze ervaring. In een afzonderlijk overzicht onderscheidt de houder de gefactureerde bedragen naar: - gefactureerd aan ouders met recht op kinderopvangtoeslag - gefactureerd aan ouders die een inkomensafhankelijke bijdrage betalen - gefactureerd aan ouders op andere gronden, zoals beschreven in de uitzonderingen (paragraaf van de beleidsregel 2018) De houder hanteert een vastgestelde incassoprocedure, als bedoeld in paragraaf van de beleidsregel 2018, die minimaal aan de volgende eisen voldoet: - De incassoprocedure is openbaar; - De incassoprocedure is beschreven; - De incassoprocedure stelt duidelijk termijnen (waaronder het recht om na maximaal 3 maanden de peuter te verwijderen). De accountant controleert of de houder een incassoprocedure heeft die voldoet aan de minimaal gestelde eisen. Op verzoek verstrekt de houder de incassoprocedure aan de gemeente. 17

18 Kwaliteitscriteria. De hierna volgende onderwerpen hoeven niet te worden gecontroleerd door de accountant. Bij de subsidieaanvraag heeft de houder toegelicht aan welke kwaliteitscriteria, zoals opgenomen in bijlage 3 van de beleidsregel 2018, de houder niet of nog niet volledig kan voldoen. In de verantwoording geeft de houder aan welke activiteiten zijn ondernomen om alsnog aan die kwaliteitscriteria te voldoen en wat de resultaten van de activiteiten zijn. Nee Kwaliteitscriteria. Bij de subsidieaanvraag heeft de houder gespecificeerd hoe en aan welke aanzetten tot kwaliteitsontwikkeling, zoals omschreven in de notitie Rotterdamse kwaliteit in voorschoolse voorzieningen. Kwaliteitskader voorschoolse educatie 2018, uitvoering wordt gegeven. In de verantwoording geeft de houder aan of de voorgenomen aanzetten zijn uitgevoerd en wat de resultaten zijn van de voorgenomen aanzetten tot kwaliteitsontwikkeling. Nee Kwaliteitscriteria. De houder die voor het eerst subsidie voor vve heeft aangevraagd, heeft bij de subsidieaanvraag een implementatieplan gevoegd m.b.t. de invoering en het gebruik van een observatiesysteem, zoals bedoeld in punt 11 t/m 14 van bijlage 3 van de beleidsregel In de verantwoording geeft de houder aan welke activiteiten zijn ondernomen ter uitvoering van het implementatieplan en wat de resultaten van die activiteiten zijn. Nee Financiële verantwoording. De subsidieontvanger maakt inzichtelijk welke kosten zijn gemaakt ten behoeve van de uitvoering van vve. In de financiële verantwoording geeft de houder een overzicht van de werkelijke lasten van de gesubsidieerde activiteiten afgezet tegen de inkomsten uit subsidie en de ouderbijdragen over de gesubsidieerde uren. Afwijkingen van meer Nee 18

19 dan 10% worden hierin toegelicht. De financiële verantwoording voor vve 2018 is geen onderdeel van de accountantscontrole. Toeslag huisvesting. In paragraaf van de beleidsregel 2018 is aangegeven dat de houder van een vv-psz in aanmerking komt voor een toeslag voor de huisvesting als het gebouw waar de groep is gehuisvest niet is opgenomen in de collectieve huurovereenkomst 2016 tussen Jeugd & Onderwijs en Stadsontwikkeling. Als het gebouw wel is opgenomen in de collectieve huurovereenkomst 2016 tussen Jeugd & Onderwijs en Stadsontwikkeling, maar er is bewijslast dat het (deel van) het schoolgebouw waar de groep is gehuisvest aantoonbaar is gefinancierd door het schoolbestuur, dan komt de groep eveneens in aanmerking voor de toeslag. Bij de subsidieaanvraag is door de gemeente gecontroleerd of de vvpsz-groep in aanmerking komt voor de toeslag voor huisvesting. De houder geeft in de inhoudelijke verantwoording aan of zich in de subsidieperiode wijzigingen in de huisvesting hebben voorgedaan die van invloed zijn op de verleende toeslag huisvesting. Als dit het geval is, vermeldt de houder welke groep(en) en welke locatie(s) het betreft, de aard van de wijziging en de datum waarop de wijziging is ingegaan. Nee NB. Vanuit haar wettelijke taak controleert de GGD in het regulier toezicht een aantal wettelijke kwaliteitseisen voor vve bij inspectiebezoeken aan de houders. In het kader van vermindering van de verantwoordingslast voor houders starten GGD en Afdeling Onderwijs in samenwerking met vijf houders in 2017 een pilot waarbij de GGD tijdens het inspectiebezoek een aantal gemeentelijke kwaliteitseisen voor vve controleert. Najaar 2017 wordt deze pilot geëvalueerd. Naar aanleiding van deze evaluatie kan de wijze van verantwoording over de gemeentelijke kwaliteitseisen voor vve over 2018 nog worden aangepast. 19

20 VERANTWOORDINGSSCHEMA INHOUDELIJKE VERANTWOORDING VOOR VV-KDV Onderwerp inhoudelijke verantwoording Toelichting en werkwijze Controle accountant Voorschoolse voorzieningen die een vve-programma uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam registreren van elke twee- of driejarige peuter naam, geboortedatum, adres, woonplaats, aanmeldingsdatum, eerste bezoekdatum en laatste bezoekdatum (indien van toepassing) bij de voorschoolse voorziening en of de peuter een doelgroepkind is. Een daartoe bevoegd persoon ondertekent deze lijst. De lijst wordt bij de houder bewaard en getoond voor eventuele controle. Als er sprake is van een digitaal registratiesysteem dan is een papieren lijst met ondertekening niet vereist. In dat geval verklaart een daartoe bevoegd persoon dat de hiervoor genoemde gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. Wanneer in Rotterdam een registratiesysteem voor voorschoolse voorzieningen is ingevoerd, verstrekken instellingen de overeengekomen gegevens via dit systeem. Indien van toepassing: De accountant controleert of de lijst aanwezig is bij de houder en is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. In geval van een digitaal registratiesysteem is een papieren lijst met ondertekening niet vereist, maar controleert de accountant of er een verklaring is waarin staat dat de gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. De verklaring is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. Aantal twee- en driejarige peuters aan wie een vveprogramma is aangeboden. Inhoudelijk: Aantal twee- en driejarige peuters aan wie, gedurende de subsidieperiode, een vve-programma is aangeboden. Dit aantal wordt vastgesteld door het aantal twee- en driejarige peuters te tellen dat is ingeschreven voor het vve-programma dat is aangeboden in twee telweken en vervolgens het gemiddelde te nemen van de beide 20

21 telweken. Bij de berekening van het gemiddelde worden decimalen afgerond op het eerstvolgende gehele getal. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen peuters met een contract voor een vve-aanbod van 5 uur per week en doelgroeppeuters met een contract voor een vve-aanbod van 10 uur per week. Voor de verantwoording 2018 gelden de volgende twee telweken: - eerste telweek: de week van 26 maart maart 2018; - tweede telweek: de week van de week van 24 september september Let op: het vve-programma moet worden uitgevoerd verspreid over minimaal twee weekdagen. Voor de vaststelling van dit onderdeel van de subsidie voor het kalenderjaar 2018 geldt de formule: het gemiddelde aantal peuters van de twee telweken (decimalen worden afgerond op het eerstvolgende gehele getal) maal het subsidietarief. Daarbij wordt rekening gehouden met de ondergrens en de bovengrens voor het bedrag voor kwaliteitsverbetering. De registratie van de twee- en driejarige peuters in de genoemde telweken wordt ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. Indien van toepassing: De accountant controleert of de getekende registratie aanwezig is en of de namen op de registratie overeenkomen met de namen van ingeschreven peuters. 21

22 In geval van een digitaal registratiesysteem is een papieren lijst met ondertekening niet vereist, maar controleert de accountant of er een verklaring is waarin staat dat de gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. De verklaring is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. In dit geval controleert de accountant of de getekende verklaring aanwezig is en of het aantal peuters in het digitaal registratiesysteem overeenkomt met het aantal peuters opgegeven in de verantwoording. Aantal twee- en driejarige doelgroeppeuters aan wie gratis uren voor het vve-programma is aangeboden in het kalenderjaar Inhoudelijk: Totaal aantal twee- en driejarige doelgroeppeuters aan wie in het kalenderjaar 2018 vijf gratis uren per week voor het vve-programma is aangeboden. Onder doelgroeppeuter wordt verstaan een peuter met een CJG-doelgroepindicatie. De registratie van de twee- en driejarige doelgroeppeuters wordt ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. Indien van toepassing: De accountant controleert of de getekende registratie aanwezig is en of de namen op de registratie overeenkomen met de namen van ingeschreven peuters en de aanwezigheid van de CJGdoelgroepindicatie. In geval van een digitaal registratiesysteem is een papieren lijst met ondertekening niet vereist, maar controleert de accountant of er een verklaring is waarin staat dat de gegevens in het digitale 22

23 registratiesysteem zijn opgenomen. De verklaring is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. In dit geval controleert de accountant of de getekende verklaring aanwezig is en of het aantal doelgroeppeuters met CJGdoelgroepindicatie in het digitaal registratiesysteem overeenkomt met het opgegeven aantal doelgroeppeuters in de verantwoording. Totaal aantal gratis uren dat door de houder is aangeboden in het kalenderjaar Inhoudelijk: Het totaal aantal gratis uren voor het vve-programma voor doelgroeppeuters dat is aangeboden in het kalenderjaar Aan een doelgroeppeuter kan in deze periode maximaal vijf uur per week gratis worden aangeboden. In het Excelformulier kunnen de gratis uren per groep worden ingevuld of in één cel voor het totaal aantal gratis uren op instellingsniveau. Voor de vaststelling van dit onderdeel van de subsidie wordt het aantal gratis uren vermenigvuldigd met het uurtarief van 7,18 (dit is het tarief 2017 dat wordt aangepast als het Besluit kinderopvangtoeslag 2018 bekend is). De registratie van de aangeboden gratis uren aan doelgroeppeuters wordt ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. Indien van toepassing: De accountant controleert of de getekende registratie aanwezig is en of de opgegeven gratis uren zijn aangeboden aan ingeschreven 23

24 doelgroeppeuters met een CJG-doelgroepindicatie in het kalenderjaar In geval van een digitaal registratiesysteem is een papieren lijst met ondertekening niet vereist, maar controleert de accountant of er een verklaring is waarin staat dat de gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. De verklaring is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. In dit geval controleert de accountant of de getekende verklaring aanwezig is en of de opgegeven gratis uren in het digitaal registratiesysteem zijn aangeboden aan ingeschreven doelgroeppeuters met een CJG-doelgroepindicatie. Aantal peuters van wie de ouders niet KOT- gerechtigd zijn in het kalenderjaar Inhoudelijk: Totaal aantal twee- en driejarige peuters aan wie in het kalenderjaar 2018 een vve-programma is aangeboden en van wie de ouders geen recht hebben op kinderopvangtoeslag. Deze ouders betalen een inkomensafhankelijke ouderbijdrage. Indien van toepassing: De accountant controleert of voor het opgegeven aantal peuters een inkomensafhankelijke ouderbijdrage is betaald door de ouders. Totaal aantal uren waarvoor compensatie wordt gevraagd voor verschil kostprijs en ouderbijdrage van niet KOTgerechtigde ouders voor het kalenderjaar Inhoudelijk: Totaal aantal gefactureerde uren in het kalenderjaar 2018 waarvoor compensatie wordt gevraagd voor het verschil tussen het maximale uurtarief van 7,18 (dit is het tarief 2017 dat wordt aangepast als het 24

25 Besluit kinderopvangtoeslag 2018 bekend is) en de inkomensafhankelijke ouderbijdrage die ouders per uur betalen als zij geen recht hebben op kinderopvangtoeslag. Indien van toepassing: De accountant controleert of het opgegeven aantal uren waarvoor compensatie wordt aangevraagd overeenkomt met het aantal uren dat aan ouders is gefactureerd en waarvoor compensatie wordt gevraagd. Aantal weken dat het vve-programma gedurende de subsidieperiode is aangeboden. Het aantal weken dat het vve-programma is aangeboden in het kalenderjaar Indien het aantal uitvoeringsweken onder de 50 weken ligt, dient het werkelijke aantal uitvoeringsweken genoemd te worden in de inhoudelijke verantwoording. Compensatie verschil kostprijs en ouderbijdrage voor niet KOT-gerechtigde ouders in het kalenderjaar Inhoudelijk: Het totaal bedrag waarvoor compensatie wordt gevraagd voor het verschil tussen het maximale uurtarief van 7,18 (dit is het tarief 2017 dat wordt aangepast als het Besluit kinderopvangtoeslag 2018 bekend is) en de inkomensafhankelijke ouderbijdragen, conform de tabel ouderbijdrage implementatieplan 2016, van ouders die geen recht hebben op kinderopvangtoeslag in het kalenderjaar Indien van toepassing: De accountant controleert of het totaal bedrag waarvoor compensatie wordt gevraagd, overeenkomt met het verschil tussen het maximale uurtarief van 7,18 (dit is het tarief 2017 dat wordt aangepast als het Besluit kinderopvangtoeslag 2018 bekend is) en de 25

26 De houder hanteert een vastgestelde incassoprocedure, als bedoeld in paragraaf van de beleidsregel 2018, die minimaal aan de volgende eisen voldoet: - De incassoprocedure is openbaar; - De incassoprocedure is beschreven; - De incassoprocedure stelt duidelijk termijnen (waaronder het recht om na maximaal 3 maanden de peuter te verwijderen). inkomensafhankelijke ouderbijdragen, conform de tabel ouderbijdrage voor het kalenderjaar De accountant controleert of de houder een incassoprocedure heeft die voldoet aan de minimaal gestelde eisen. Op verzoek verstrekt de houder de incassoprocedure aan de gemeente. De hierna volgende onderwerpen hoeven niet te worden gecontroleerd door de accountant. Kwaliteitscriteria. Bij de subsidieaanvraag heeft de houder toegelicht aan welke kwaliteitscriteria, zoals opgenomen in bijlage 3 van de beleidsregel 2018, de houder niet of nog niet volledig kan voldoen. Kwaliteitscriteria. In de verantwoording geeft de houder aan welke activiteiten zijn ondernomen om alsnog aan die kwaliteitscriteria te voldoen en wat de resultaten van de activiteiten zijn. Nee Bij de subsidieaanvraag heeft de houder gespecificeerd hoe en aan welke aanzetten tot kwaliteitsontwikkeling, zoals omschreven in de notitie Rotterdamse kwaliteit in voorschoolse voorzieningen. Kwaliteitskader voorschoolse educatie 2018, uitvoering wordt gegeven. Kwaliteitscriteria. In de verantwoording geeft de houder aan of de voorgenomen aanzetten zijn uitgevoerd en wat de resultaten zijn van de voorgenomen aanzetten tot kwaliteitsontwikkeling. Nee De houder die voor het eerst subsidie voor vve heeft aangevraagd, heeft bij de subsidieaanvraag een implementatieplan gevoegd m.b.t. de invoering en het In de verantwoording geeft de houder aan welke activiteiten zijn ondernomen ter uitvoering van het implementatieplan en wat de resultaten van die activiteiten zijn. 26 Nee

27 gebruik van een observatiesysteem, zoals bedoeld in punt 11 t/m 14 van bijlage 3 van de beleidsregel Financiële verantwoording. De subsidieontvanger maakt inzichtelijk welke kosten zijn gemaakt ten behoeve van de uitvoering van vve. In de financiële verantwoording geeft de houder een overzicht van de werkelijke lasten van de gesubsidieerde activiteiten afgezet tegen de inkomsten uit subsidie en de ouderbijdragen voor de gesubsidieerde uren. Afwijkingen van meer dan 10% worden hierin toegelicht. De financiële verantwoording voor vve 2018 is geen onderdeel van de accountantscontrole. Nee NB. Vanuit haar wettelijke taak controleert de GGD in het regulier toezicht een aantal wettelijke kwaliteitseisen voor vve bij inspectiebezoeken aan de houders. In het kader van vermindering van de verantwoordingslast voor houders starten GGD en Afdeling Onderwijs in samenwerking met vijf houders in 2017 een pilot waarbij de GGD tijdens het inspectiebezoek een aantal gemeentelijke kwaliteitseisen voor vve controleert. Najaar 2017 wordt deze pilot geëvalueerd. Naar aanleiding van deze evaluatie kan de wijze van verantwoording over de gemeentelijke kwaliteitseisen voor vve over 2018 nog worden aangepast. 27