Kwartaalrapportage Eerste kwartaal 2014

Transcriptie

1 Kwartaalrapportage Eerste kwartaal Kwartaalrapportage Q1 2014

2 Kwartaalrapportage Eerste kwartaal 2014 inzicht en overzicht in het programma De kwartaalrapportage geeft inzicht in het reilen en zeilen van het programma. We beschrijven zo kort en inhoudelijk mogelijk wat er in de drie maanden die achter ons liggen, gebeurd is. Soms laten we daarbij iemand uit het netwerk aan het woord. legt met de kwartaalrapportage formeel verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Daarnaast zien we het, gezien de vele ontwikkelingen binnen het programma, als een goede manier om te vertellen wat we allemaal doen. Heb je vragen over deze versie, of over de kwartaalrapportage in het algemeen, neem dan contact op met Peter Kole via 2 Kwartaalrapportage Q1 2014

3 1 Individuele programma s: kwaliteiten leren kennen brugprogramma 2 (16 deelnemers: 6 rws, 5 prorail, 1 rgd, 2 g4, 3 i&m) 30 januari 2014 was de terugkomdag van oud-deelnemers van Brugprogramma 2. Ze hebben project Utrecht Centraal bezocht en ze bespraken zowel hun persoonlijke ontwikkeling als die van hun project. brugprogramma 3 (17 deelnemers: 6 rws, 2 prorail, 5 rgd, 2 G4, 2 i&m) De individuele eindgesprekken tussen deelnemer, assessor, leidinggevende en programmamanager zijn in februari en maart gevoerd. De deelnemers moesten hun resultaten van de in Brugprogramma 3 geleerde lessen aantonen. Op 20 maart zijn de certificaten uitgereikt aan alle zeventien deelnemers. brugprogramma 4 (16 deelnemers: 5 rws, 4 prorail, 3 rgd, 1 g4, 2 i&m, 1 waterschappen) Emeritus hoogleraar Hennes de Ridder verzorgde in januari bij Brugprogramma 4 de speciale module Regie naar de markt. Als gastspreker ging hij in op het onderwerp hoe maak je een keuze om project en markt te sturen?. De deelnemers bezochten project A2 Maastricht, waar Leo Kuepers, contractmanager A2 Maastricht, Bauke Lobbezoo, projectdirecteur Avenue2 en Sabine Kern, tunnelbeheerder RWS, het project vanuit hun expertise toelichtten. brugprogramma 5 (15 deelnemers: 5 rws, 2 prorail, 2 rgd, 2 g4, 1 i&m, 1 tennet, 1 waterschappen) Tv-presentator Bert Kuizenga gaf op 9 januari aan de deelnemers van Brugprogramma 5 een training in presenteren. Ook volgden ze een workshop reputatiemanagement bij communicatiemanager Alex Sheerazi en communicatieadviseur Manon Raats van project Noord/Zuidlijn. Voor een deelnemer Mark Brattinga, projectmanager bij hoogheemraadschap HHNK was vooral de openheid en kwetsbaarheid waarmee de Noord/Zuidlijn naar buiten treedt een eye-opener: Om ons heen worden Facebook-pagina s gemaakt waarop tegenstanders zich groeperen. Wij volgen ze wel en lezen mee, maar zijn daarin vrij reactief. Vanmiddag heb ik geleerd dat je die mensen juist een podium moet bieden. De module Regie over je omgeving van begin maart bevatte een practicum over omgaan met politiek-bestuurlijke processen, waarbij op zowel theorie als eigen casuïstiek is ingegaan. Collega Rudolf Cremer Eindhoven begeleidde de bijeenkomst. Projectmanagers Riek Bakker en Benny Nieswaag (Combiplan Nijverdal) vertelden aansluitend hoe zij omgaan met bestuurders. 3 Kwartaalrapportage Q1 2014

4 brugprogramma 6 (16 deelnemers : 5 rws, 4 prorail, 4 rgd, 2 g4, 1 i&m) In de module Regie over je project van Brugprogramma 6, op 4 en 5 februari 2014, stonden omgaan met complexiteit en spelen met taal centraal. TU Delft-docent Marian Bosch-Rekveldt verzorgde het complexe onderdeel, collega Maarten Kraneveld het talige. Daarnaast bezochten de deelnemers station Rotterdam CS en het schip SS Rotterdam. Projectmanager Eric van der Meer van Rotterdam Centraal (ProRail) en projectleider Martien Sonneveldt (Woonbron) van de SS Rotterdam-renovatie gingen in op het managen van de complexe projecten. kernprogramma (16 deelnemers : 6 rws, 3 prorail, 2 rgd, 1 g4, 2 i&m, 2 waterschappen) In februari is het zevende driedaagse seminar gehouden. Daar is met iedere deelnemer een tussentijds gesprek gevoerd, en aansluitend met de deelnemer en diens leidinggevende. Aan bod tijdens het seminar kwam onder andere geweldloze communicatie, de inhoud werd in co-creatie met projectmanagers Richard Folkers (Den Haag Centraal, ProRail) en Marjolijn Gorter (Rijkswaterstaat) samengesteld. kernprogramma (15 deelnemers : 7 rws, 2 prorail, 3 rgd, 2 g4, 1 tennet) In maart was het tweede seminar. De thema s waren dit keer non verbale communicatie, een geslaagd en een mislukt proces, meervoudig kijken en organisaties en organiseren en vensters op de wereld en ego-posities. Betrokken gastsprekers waren prof. Ernst ten Heuvel van TU Delft, Joost Klabbers, Marijke Dekkers en prof. Andre Dorée van TU Twente. topprogramma Ter voorbereiding op het tweede Topprogramma zijn intakegesprekken gevoerd met de deelnemers. Hoogleraar Yvonne Burger (VU Amsterdam) is aangesteld als programmaprofessor. Het tweede Topprogramma gaat begin april van start. programma opdrachtgeverschap (11 deelnemers : 1 rws, 1 prorail, 2 rgd, 4 g4, 2 waterschappen, 1 tennet) In februari zijn de elf deelnemers aan het nieuwe programma Opdrachtgeverschap bij elkaar gekomen. Marleen Hermans van de TU Delft, sinds 1 januari 2014 de allereerste hoogleraar van de speciale leerstoel publiek opdrachtgeverschap in de bouw van de faculteit Bouwkunde, begeleidde het gesprek over opdrachtgeverschap en de Spiegel tussen intern en extern opdrachtgeverschap. Jaap Schaveling, professor organisatiedynamiek en leiderschapsontwikkeling aan Nyenrode, en zijn Vlaamse collega Lieven Callewaert, gingen met de deelnemers in op het thema positionering ten opzichte van organisatie, stakeholders en projectmanagers. 4 Kwartaalrapportage Q1 2014

5 2 Interactieve teamreflectiebijeenkomsten: ervaringen delen en verrijken teamevent 30 januari werd het jaarlijkse event voor teams uit het projectennetwerk gehouden. Twintig teams met ongeveer 90 deelnemers deden mee. Het onderwerp: de praktijk van de macht. Na afloop bleek uit de reacties van de deelnemers dat de workshops over drijfveren, machtsposities en strijdmethoden het liefst een vervolg zouden moeten krijgen. Projectmedewerkers van RWS, ProRail en de gemeente Amsterdam verzorgden tijdens het Teamevent workshops en dachten mee over het programma. Cees Brandsen en Patrick Buck gaven vanuit de bestuurdersrol hun mening over de manier waarop macht werkt in grote projecten. Een deelnemer na afloop: Ik wilde meer inzicht krijgen in rollen die mensen aannemen om hun doel te bereiken, en welke tool ze inzetten. Omdat we gisteren de hele dag bezig zijn geweest met het analyseren van die tools, kon ik vandaag in praktijk kijken welke rol ofwel tool de gesprekspartners hanteerden. Door een overleg op deze manier te analyseren, wist ik zelf ook beter hoe ik moest reageren. Het Teamevent leverde veel informatie op voor De politieke dimensie van projectsturing, het kennis-en leertraject voor projectmanagementteams dat in ontwikkeling is. Het evenement was de eerste echte gezamenlijke productie van. Alle beschikbare ervaring en deskundigheid is benut om het Teamevent tot een succes te maken. introductiebijeenkomst project rotterdamsebaan Op 1 januari 2014 heeft het project Rotterdamsebaan zich aangesloten bij het projectennetwerk. In de introductiebijeenkomst is met het projectmanagementteam gezocht naar de kennisvragen en het kennisaanbod. Het Rotterdamsebaan-team heeft bovendien aangegeven met welke andere projecten het project wil sparren, en welke projecten de gewenste kennis in huis hebben. Het bleek dat dat vooral projecten zijn die één fase verder zijn dan Rotterdamsebaan zelf. Het project start binnenkort met de aanbesteding: in concurrentiegerichte dialoog. Projectdirecteur Paul Janssen: Die techniek die geloof ik wel, die hebben we inmiddels wel onder de knie, maar hoe we met onze stakeholders omgaan en hoe we de markt bij het project betrekken, dat zijn terreinen waar nog veel te winnen valt. opdrachtgeverspiegel Voor de inhoudelijke invulling van het programma Intern Opdrachtgeverschap is in januari een tweede opdrachtgeverspiegel uitgevoerd Dit keer stond Guido Hagemann van Rijkswaterstaat voor de spiegel. 5 Kwartaalrapportage Q1 2014

6 3 Netwerkbijeenkomsten: elkaar ontmoeten rond een thema experiment 24 uur online kennisdelen 24 uur online kennisdelen, op 13 en 14 maart, was een experiment om het online leren en delen van kennis van grote publieke bouw- en infraprojecten te ontdekken en te stimuleren. Diverse online middelen en social media zijn beproefd als instrument voor kennisdeling. Een samengesteld team van zes projectmanagers, vanuit verschillende projecten en -partners, gingen 24 uur lang vanaf één locatie op zoek naar antwoorden op het complexe vraagstuk over de verbetering van overheidssamenwerking in grote bouw- en infraprojecten. Met social media zoals Twitter en onlinemiddelen zoals Skype, legden ze contact met de buitenwereld om hulp en informatie in te winnen. Het event was voor iedereen live te volgen via het online videokanaal, het liveblog en social media. In het laatste uur werden de uitkomsten voor een publiek gepresenteerd. Een aantal feiten en cijfers van 24 uur online kennisdelen: De deelnemers hebben 12 verschillende online middelen en sociale media-kanalen gebruikt tijdens het event. Er zijn 18 Skype-gesprekken gevoerd. In die gesprekken hebben 31 mensen op afstand meegeholpen, van wie 10 uit het buitenland. De website is tijdens het event door bijna mensen bezocht. Het drukste moment was vrijdagochtend om 8.00 uur, toen 94 bezoekers tegelijk op de site waren. Het online videokanaal werd door gemiddeld 30 mensen tegelijk bekeken. De betrokkenheid op social media was groot. Meer dan 190 twitteraars hebben over het experiment getweet tijdens het event. De vooraf gestarte kanalen werden gevolgd door honderden mensen, grotendeels uit de achterban: 190 op Twitter, 110 op Facebook en 270 op LinkedIn. Volgens de statistieken hebben tienduizenden mensen via social media iets gezien of voorbij zien komen van het event. De eerste reacties op het event zijn positief. Tjeerd Roozendaal, adjunct-directeur van Ingenieursbureau Amsterdam, heeft het over een geslaagd concept, dat naar meer smaakt. Over de vele betrokken collega s in de organisatie zegt hij: Jullie hebben veel teweeggebracht. Het is een soort mini-orkaan, maar dan zonder de schade. De eerste effecten op de inzet van social media zijn al merkbaar. Gerrit ten Klooster, projectmanager van VleuGel, zegt: Ik durfde eerst niet te twitteren, maar dat heb ik deze week voorzichtig gedaan. En deelnemer Denis Lintzen, manager projectbeheersing bij de Blankenburgverbinding, laat weten: Ik heb meteen verscheidene WhatsAppgroepen voor mijn team aangemaakt en ik heb het zakelijk skypen herontdekt. Van dit experiment willen we leren, als onderdeel van onze zoektocht naar bruikbare, concrete toepassingen van sociale media en online middelen voor kennisuitwisseling in en tussen projecten. We evalueren het geleerde op vier vlakken: het inhoudelijk vraagstuk, het social media-gebruik, de samenwerking binnen het team, en de uitvoering van het experiment. De evaluaties worden gedeeld met het netwerk. 6 Kwartaalrapportage Q1 2014

7 café college De zachte kant van het vak projectmanagement, dat was het onderwerp van het Café College in februari. Door de grote belangstelling (ruim 80 deelnemers) hebben we twee in plaats van één college georganiseerd. Aanleiding voor het thema was de publicatie van Maarten Reinking, projectmanager van Renovatie Stalen Bruggen. Voorafgaand aan het college kregen de deelnemers de publicatie toegestuurd. Maarten gaf een presentatie en ging vervolgens met de deelnemers de dialoog aan. Een deelnemer na afloop: Het was voor mij een eyeopener om me te realiseren dat we vaak bezig zijn met de aandacht leggen op de kwaliteiten van medewerkers die beter zouden moeten, of waar we niet goed in zijn. In plaats van de talenten te koesteren en voeden: aandacht geven aan waar we goed in zijn. kring van projectmanagers In 2014 organiseren we vier kringen van projectmanagers. Roeland Hillen, programmadirecteur van Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP), adopteerde de eerste Kring van dit jaar. Samen met Ben Broens, projectmanager van Ruimte voor de Rivier, en Richard Jorissen, programmadirecteur nieuw Hoogwaterbeschermingsprogramma (nhwbp), heeft Roeland de bijeenkomst voorbereid. Het thema: projectmanagement versus programmamanagement, sturen zonder macht. Er waren acht deelnemers. 7 Kwartaalrapportage Q1 2014

8 4 Teamprogramma s: leren en kennis delen over specifieke thema s anders samenwerken met de markt Zeven projectmanagers uit het netwerk komen regelmatig bijeen. In deze sessies wisselen ze ervaringen uit over andere manieren van samenwerken met hun contractpartner bij de opdrachtnemer. Ze delen hun kennis, ervaring en ideeën. Dit met het doel hun project beter te laten verlopen. In januari was de derde bijeenkomst. Dit keer samen met hun partners van de opdrachtnemers. De zeven, als ook hun contractpartners bij opdrachtnemer, geven aan het leuk te vinden om collega-projectmanagers bij dit vraagstuk te inspireren en te helpen. 8 Kwartaalrapportage Q1 2014

9 5 Onderzoek: vernieuwen en verdiepen klantenraad We zijn bijeengekomen met de Begeleidingsgroep Kennisontwikkeling. Samen met de P3-begeleidingsgroep werken we aan de omvorming naar Klantenraad, die zal bestaan uit vertegenwoordigers van onze partners. studenten tu delft Een onderzoek naar een NL-projectdatabase is gestart. Een student van TU Delft studeert onder begeleiding van professor Marcel Hertogh op dit onderwerp af. Neerlands diep steunt het initiatief en deelt de uitkomsten na afloop met het netwerk. Daarnaast loopt het onderzoek Interactie tussen de projectorganisatie van publiek en van privaat, eveneens van de TU Delft. heeft de studente verbonden aan project A4 Delft -Schiedam. 9 Kwartaalrapportage Q1 2014

10 6 Kennismakelaar: verbinden nzl samen met rvdr De programmamanagers van Kennismanagement Project Noord/Zuidlijn en project Ruimte voor de Rivier zijn in contact gebracht om elkaar te inspireren. Hoe deel, borg en verrijk je kennis tijdens en na afloop van een project? kennis delen met het buitenland Met Traviket, de Zweedse RWS en ProRail, hebben we samen met onze partners een convenant getekend om de geleerde lessen van te delen. In het komende jaar zijn er activiteiten, zowel in Zweden als in Nederland, waar we onze kennis en ervaringen uitwisselen. Ook hebben we contact gehad met onze Vlaamse collega s. Sinds 2012 is er regelmatig contacten met onze zuiderburen. Ze zijn zeer geïnteresseerd in het gedachtengoed van en hebben de intentie een Vlaamse projectacademie op te zetten. We hebben in februari ons kennis en ervaring hierover met ze gedeeld. 10 Kwartaalrapportage Q1 2014

11 7 Communicatie Communicatie geeft bekendheid aan onze programma s en activiteiten, en ondersteunt en inspireert het netwerk. Bovendien draagt het bij aan de beeldvorming over Neerlands diep en verbindt het projecten, partners en deelnemers. Om het bereik zo groot mogelijk te laten zijn, zetten we diverse middelen in om ons netwerk te bereiken en te inspireren. Social media, zoals Twitter, LinkedIn en Facebook, zetten we naast onze website en digitale nieuwsberichten in. Het heeft 540 volgers en het net 100. De LinkedIn-groep King heeft bijna 700 deelnemers. In het eerste kwartaal van 2014 zijn ruim 20 artikelen met interviews en achtergrond geschreven en gepubliceerd op de websites, zijn 25 digitale nieuwsberichten verstuurd en is actief campagne gevoerd voor het 24 uur online kennisdelen-evenement en het Teamevent. Voor 24 uur online kennisdelen hebben we aparte social media-accounts ingezet, zie de feiten en cijfers op pagina 6. Ook hebben we artikelen geschreven voor Nieuwsbrief Landelijk Omgevingsmanagement, Nieuwsbrief ACTueel (RWS) en voor het intranet van Rijkswaterstaat. Onze belangrijkste stakeholders van RvT tot wetenschappelijke partners hebben we via op de hoogte gehouden de organisatieontwikkelingen. Intern blijft ons team, met inmiddels achttien mensen die gemiddeld anderhalve dag per week actief zijn via Yammer betrokken bij het werk. 11 Kwartaalrapportage Q1 2014

12 8 Organisatie In het eerste kwartaal hebben we afscheid genomen van onze eventcoördinator/ communicatiemedewerker Dyantha Desloover en onze secretaris/programmamanager Vakontwikkeling Olaf Lukassen, heeft een tijdelijke andere opdracht bij het LEF future center van Rijkswaterstaat aanvaard. Vanuit de afdeling Grote Projecten van RWS is vervanging geregeld. De secretariaten zijn samengevoegd en functioneert nu voor de gezamenlijke organisatie. De taak en rolverdeling van de programmadirectie is uitgewerkt. Peter Kole heeft de algemene leiding en Maarten Kraneveld richt zich op inhoud van de programma s en activiteiten, en nieuwe ontwikkelingen. Een tweewekelijks Managementteam van 5 personen (programmadirectie, communicatie & reputatie, finance & control) stuurt het programma aan. Een keer per maand is er programmateamoverleg. Dit overleg wordt gebruikt om programma s en activiteiten op elkaar af te stemmen, te verdiepen in de ontwikkelingen op het vakgebied en om bij te praten. Met alle programmamanagers zijn taak- en resultaatgerichte afspraken gemaakt. In maart is de eerste van de tweejaarlijkse vergadering met de Raad van Advies geweest. Hierin zijn onder andere de onderwerpen voor de agenda van de Raad van Toezicht besproken. Om de manier van ons samengaan te toetsen is het Bureau Adviseurs van Rijkswaterstaat gevraagd de komende maanden het samengaan van twee partijen met een totaal andere identiteit, cultuur en personeelsachtergrond te analyseren. 12 Kwartaalrapportage Q1 2014

13 Colofon tekst Programmamanagers, Peter Kole, Manon Raats eindredactie Manon Raats : dé organisatie voor leren, kennisdeling en ontwikkeling voor projectmanagers en projectmanagementeams van bouw- en infrastructuurprojecten van overheid en semi-overheid. info@neerlandsdiep.nl t Kwartaalrapportage Q1 2014