Stichting Vertrouwenspersoon als stilzwijgen reputaties kost.

Transcriptie

1 Klokkenluiders beschadigen hun organisatie én zichzelf. Toch ligt het eigenlijke probleem niet bij gewetensvolle melders maar bij degene die malversaties pleegt. Onze afhankelijke vertrouwenspersonen treden op als veilig meldpunt voor iedereen die u op zaken als corruptie of fraude wil wijzen. De vertrouwenspersoon werkt met zo n melder aan concrete, goed bruikbare informatie. Vervolgens bespreekt onze integriteitsexpert met u de mogelijkheden om het probleem aan te pakken voordat dit meer schade veroorzaakt of uw reputatie in gevaar brengt. Integriteitschendingen kosten veel geld. Maar.. presenteert tegelijk vertrouwelijk de basis voor de oplossing sluit aan op uw compliance-structuur en bij uw externe adviseurs kan voor specifieke taken ook gespecialiseerde professionals aanbevelen Integriteitschendingen kosten reputaties. Maar.. voorkomt problemen met klokkenluiders in de media werkt discreet, informeel en oplossingsgericht voorkomt dat uw reputatiemanagement uitloopt op crisismanagement Integriteitschendingen zijn heel lastig op te sporen. Maar.. benut andere informatiebronnen dan de financiële administratie werkt ook met informatie van buiten uw eigen organisatie helpt uw eigen auditors effectiever te opereren Integriteitschendingen worden management én toezichthouder aangerekend. Maar... illustreert dat u alles doet om integer te werken steunt loyale medewerkers en haalt spijtoptanten weer binnenboord werkt preventief als klankbord bij integriteitsdilemma s voorkomt beschadiging van de al dan niet anonieme melder en

2 Integriteitschendingen kosten veel geld. Maar.. legt tegelijk de basis voor de oplossing sluit aan op uw compliance-structuur en bij uw externe adviseurs kan op uw verzoek ook zelf gespecialiseerde professionals inzetten Fraude, corruptie, gesjoemel met declaraties of zelfverrijking, het gaat steeds om heimelijke, schadelijke vergrijpen. Eenderde van de organisaties liep er de afgelopen twee jaar tegenaan. Alleen al de financiële schade komt vaak op meer dan uit. Hoe langer u onwetend bent, hoe kostbaarder het wordt. Zelfs simpele fraude blijft al snel anderhalf jaar onopgemerkt. Een meer complexe opzet waarbij verscheidene hooggeplaatste betrokken zijn, kan zo lang onopgemerkt blijven dat de organisatie er niet meer bovenop komt. Gelukkig zijn er bijna altijd ook eerlijker mensen die iets van de malversatie opmerken. Maar helaas is stilzwijgen een natuurlijke reflex. Beter blo Jan dan dô Jan. Dat is jammer, want meer dan de helft van de integriteitsaantastingen komt niet door controle maar door informatie van derden aan het licht. Zulke waarnemers zitten dan vaak meer in de zenuwen dan de plegers. De S Pvertrouwenspersoon heeft begrip voor omzichtigheid bij een melding, al is hij tegelijk alert op mogelijkheid van onzuiverheden. In een vertrouwelijk gesprek met de betrokkene spitst de vertrouwenspersoon de waarnemingen toe op gerichte, bruikbare informatie. Overigens blijft een melding via de normale kanalen in de organisatie de voorkeur houden. Gerechtvaardigde belangen kunnen evenwel het tussenschakelen van de vertrouwenspersoon rechtvaardigen en zelfs het beschermen van de identiteit van de melder nodig maken. De vertrouwenspersoon is ook binnen de stichting de enige die de melder kent en vertrouwelijk met hem spreekt. De doorgegeven informatie is vervolgens voor een integriteitsexpert van de stichting het vertrekpunt voor de tweede fase: een vertrouwelijk gesprek met de organisatie. Afhankelijk van de situatie kan via de omgekeerde route aanvullende informatie worden ingewonnen. De organisatie pakt het probleem zelf aan, vaak samen met haar accountant en andere vaste adviseurs. De stichting is als klankbord beschikbaar. Soms is specialistische bijstand nodig om de misstand beter in beeld te krijgen. De stichting kan desgewenst eigen expertise inzetten of een beroep doen op haar netwerk van specialisten die ervaren zijn in het opsporen en afwikkelen van integriteitsaantastingen.

3 Integriteitschendingen kosten reputaties. Maar.. voorkomt problemen met klokkenluiders in de media werkt discreet, informeel en oplossingsgericht voorkomt dat uw reputatiemanagement uitloopt op crisismanagement Mensen die een reputatieaantasting voor hun kiezen hebben gekregen, zijn doorgaans geschokt door het vernietigende effect van één incident. Én ze vinden het steevast onbestaanbaar dat een goede reputatie toch zo wankel kan zijn. Maar het bestaat wèl. De integriteitschendingen van medewerkers brengen de reputaties van personen en organisaties in gevaar. Vaak loopt het met een sisser af; soms is de schade onevenredig groot. Die kans is het grootst bij het optreden van een klokkenluider: iemand die zich niet kan neerleggen bij het voortduren van de misstand en soms anoniem- de vuile was buiten hangt. Hij kan naar de media stappen, maar bijvoorbeeld ook de FIOD informeren of anderen inlichten. kan dat voorkomen. De klokkenluider is immers niet uit op het veroorzaken van schade maar op het stoppen van de integriteitschending voorkomen. Hij vreest kennelijk persoonlijke schade als hij de zaak op de normale manier intern aan de orde stelt. biedt hem de gelegenheid de zaak toch intern aan te kaarten zonder zelf risico s te lopen. Een melding via de S P-vertrouwenspersoon vormt trouwens ook voor de andere betrokkenen een aantrekkelijk alternatief. De organisatie ontloopt publieke confrontaties met misschien maar half ware media-onthullingen. Zij voorkomt ook de bijna onvermijdelijk uitslijpende geruchtenstromen over de misstand. De Stichting Vertrouwenspersoon maakt een veilig contact tussen de melder en het management mogelijk. Beiden voorkomen zo dat de zaak buiten controle raakt. Onder de speciale waarborgen voor vertrouwelijkheid kan de stichting snel en informeel opereren. Aan de ene kant werkt de vertrouwenspersoon toe naar concrete, hanteerbare informatie van de melder. Aan de andere kant bespreekt de expert van de stichting met de organisatie hoe die informatie gebruikt kan worden. Met het SVP-model houdt u het initiatief bij het bereiken van een oplossing en wel zonder reputaties op het spel te zetten. Want een goede reputatie komt te voet maar gaat te paard.

4 Integriteitschendingen zijn heel lastig op te sporen. Maar.. benut andere informatiebronnen dan de financiële administratie werkt ook met informatie van buiten uw eigen organisatie helpt uw eigen auditors effectiever te opereren De meeste fraudes komen vroeg of laat aan het licht, al duurt dat in ruim een kwart van de gevallen meer dan drie jaar. Vooral malversaties waarbij het hogere echelon betrokken is, blijven lang verborgen, aldus Amerikaans onderzoek. Dat maakt ook duidelijk dat interne (accounts)onderzoeken 35% van de fraudeurs ontmaskeren. Gerichte opsporing is dus heel belangrijk. Toch kwamen bijna evenveel zaken langs andere weg aan het licht. Namelijk via personeelsleden die (zijdelings) tegen de integriteitsaantastingen aanliepen. Naast de degen die daar melding van maakten, waren er andere die hun mond hielden. Als ook zij hun kennis zouden delen, al was het maar vertrouwelijk, dan zouden veel misstanden sneller aan het licht komen. S P opent die mogelijkheid. Maar personeelsleden zijn niet de enigen die tegen integriteitschendingen oplopen. Dat geldt ook voor zakelijke relaties als leveranciers en afnemers. Als een van hen samenspant met een dader in uw organisatie, ontstaat echt een groot probleem. De ervaring leert dat zulke fraude moeilijk te ontdekken is, wordt gepleegd door goed opgeleide managers en gedurende langere tijd onevenredig veel schade veroorzaakt. Gelukkig vormen leveranciers en afnemers ook een goede informatiebron voor het ontdekken van integriteitschendingen. Meer dan 15% van de fraudegevallen kon dankzij hun informatie worden ontdekt. Interne onderzoeken laten deze informatiebron noodgedwongen links liggen; S P ontsluit haar wel. Het S P-model is ingericht op het verwerken van externe tips. Zo voorkomt u ook het verlies van relaties die wel van een misstand afweten maar benauwd zijn er open en bloot met u over te spreken. In 20% van de gevallen is het overigens puur toeval dat een integriteitschending uitkomt. Maar toeval is geen element van verantwoord leiderschap. Aansluiting bij S P wel. Door een veilig communicatiekanaal te openen, vergroot u de inbreng van bonafide personen als integriteitsbasis van uw organisatie.

5 Integriteitschendingen worden management én toezichthouder aangerekend. Maar... illustreert dat u alles doet om integer te werken steunt loyale medewerkers en haalt spijtoptanten weer binnenboord werkt preventief als klankbord bij integriteitsdilemma s Onder de invloed van nieuwe Amerikaanse regelgeving komt er meer nadruk te liggen op de verantwoordelijk het van management én toezichthouders voor malversaties waar dan ook in de organisatie. Die verantwoordelijkheid ontloopt men niet meer door op de integriteit van eigen handelen te wijzen. Goed bestuur verlangt actieve inspanning op de kans op integriteitschendingen zo veel mogelijk te verkleinen. Daaraan levert het S P-model een waardevolle bijdrage. De Verenigde Staten introduceerden verder het beginsel dat men zijn werknemers de gelegenheid moet bieden zonder risico s voor de eigen positie misstanden te melden. Verschillende uitwerkingen van dat principe in Nederland, leiden tot wat halfzachte regelingen. Die zijn niet vertrouwenwekkend omdat meldingen lopen via personen die (op hoog niveau) doorlopende banden hebben met de eigen organisatie of de branche. De Stichting Vertrouwenspersoon richt zich ten volle op het vervullen van de vertrouwensfunctie-integriteit. Daarom kan zij een onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en deskundigheid bieden die in geen andere opzet wordt geëvenaard. Door aansluiting te zoeken bij de stichting geeft een organisatie aan hoezeer zij hecht aan integriteitsbeleid met hoge standaarden. Een boodschap die door zal klinken bij eigen medewerkers zo goed als bij externe relaties, zoals afnemers, financiers en verzekeraars. Sommige op zichzelf loyale mensen houden hun mond over integriteitschendingen omdat zichzelf niet brandschoon vinden. Misschien hebben ze de zaak te lang kritiekloos aangezien en vrezen ze nu repercussies voor hun positie. De praktijk leert dat de organisatie meer geïnteresseerd is in het snel stuiten van de fraude dan in het najagen van eventuele meelopers. Het S P-model functioneert ook in die situatie en richt zich op het zo mogelijk bij elkaar brengen van de betrokkene en de organisatie. Was het maar steeds klip en klaar waar integriteit begint en ophoudt. Veel organisaties hebben integriteitsvragen intern bespreekbaar gemaakt. Maar niet elke zaak leent zich voor collegiale toetsing. In die situatie kan de stichting met haar afstandelijkheid en deskundigheid als klankbord fungeren; zowel voor personeel als voor het management.