STADSARCHIEF MECHELEN

Transcriptie

1 STADSARCHIEF MECHELEN JAARVERSLAG 2015 Hof van Habsburg, Goswin de Stassartstraat 145, 2800 Mechelen INHOUDSTAFEL 1 Beleid 2 2 Publiekswerking Leeszaalwerking Bezoekcijfers leeszalen en websites Specifieke informatieverstrekking aan het publiek Nieuwe publiekstoegang voor het gebouw Regionale beeldbank Erfgoedvrijwilligerswerking Medewerking aan tentoonstellingen en andere initiatieven Medewerking aan Erfgoeddag Museumtraject 5 3 Ontsluiting Lancering nieuwe site Archiefbank Mechelen Ontsluitingsactiviteiten Digitaliseren van bronnen 10 4 Verzamelbeleid Aanwinsten Overdrachten Afstoting, selectie en vernietiging Collectiebeleidsplanningstraject 11 5 Onderzoek Overleg met universiteiten en hogescholen Collectie toegankelijk maken met onderwijs-en onderzoekspartners 11 1

2 6 Behoud en beheer Restauratie-en conserveringsactiviteiten Calamiteitenplanning Depotbeheer 13 7 Toezicht en advies Begeleiding en advisering inzake documentbeheer Advisering en ondersteuning erfgoedbewaarders 15 8 Interne werking Personeel Vorming Interne werkprocessen Externe communicatie Advisering straatnaamgeving 16 9 Ondersteuning en netwerking Kennisdeling Werking regionaal archievenoverleg DYNA MK 17 2

3 1 BELEID In het Mechelse Stadsarchief werd ook dit jaar weer duchtig aan de weg getimmerd. De volgehouden inspanningen van medewerkers en vrijwilligers langs duidelijk uitgetekende beleidslijnen werpen steeds meer hun vruchten af. Eén van die beleidsopties, zijnde de verdere uitbouw van een digitale leeszaal, waarbij veelgevraagde en kwetsbare archieven op een laagdrempelige wijze hun weg vinden naar het publiek, kwam in het najaar weer met een flinke stap dichterbij met de lancering van de website Archiefbank Mechelen, Na jarenlang voorbereiden en invoeren in het archiefbeheersysteem ICA-Atom kon een eerste relevante hoeveelheid archieftoegangen aan het publiek getoond worden. Maar niet enkel de toegangen tot de archieven, ook de directe online raadpleging van gedigitaliseerde bronnen bereikte een nieuwe mijlpaal. Het aanbod op kende een zeer succesvolle uitbreiding door de toevoeging van de gegevens en scans van alle parochieregisters van Mechelen en deelgemeenten. In de coulissen kwam ook het Wie was waar?-project ter ontsluiting van de bevolkingsregisters op gang. Als één van de meest ambitieuze projecten van de laatste jaren zal dit de komende jaren een belangrijke werf worden. Inhoudelijk vormen deze registers de belangrijkste bron voor de ontwikkeling, samenstelling en evolutie van de bevolking van Mechelen en bijhorende gemeenten. De massale hoeveelheden in te scannen materialen en te verwerken gegevens zullen een flinke uitdaging betekenen. De voorbereidingen voor het nieuwe erfgoeddepot, Depot Rato in Muizen, kwamen dit jaar in een stroomversnelling. Met het oog op de start van de werken in 2016 werd met alle betrokken partners intensief overlegd in het vooruitzicht deze site om te bouwen tot een duurzame en milieuvriendelijke depotvoorziening zodat het een volwaardige schatkamer van het Mechels erfgoed kan worden. De regionale werking kon in 2015 verder uitgebreid worden. Naast de Regionale Beeldbank als vaste waarde kon nu DYNA MK, het Dynamisch Archievenplatform Mechelen Kempen, definitief van start gaan. Drie werkgroepen trachtten door onderlinge samenwerking en overleg te zorgen voor informatie-uitwisseling en voor praktische oplossingen die een antwoord kunnen bieden op de reële problemen en behoeften van archiefbeheerders in beide regio s. 3

4 2 PUBLIEKSWERKING 2.1 Leeszaalwerking Openingsuren De algemene leeszaal is open op dinsdag en donderdag van 8.30 tot 12u en van 13 tot 17u. De leeszaal genealogie is open op woensdag van 8.30 tot 12u en van 13 tot 19u en op zaterdag van 8.30 tot 12u. 2.2 Bezoekerscijfers leeszalen en websites Aantal bezoeken leeszalen (1) Aantal aanvragen voor raadpleging van documenten en boeken (2) Aantal bezoeken website Stadsarchief Aantal bezoeken website Regionale Beeldbank Aantal bezoeken website Genealogische Bronnen Mechelen (3) Aantal volgers facebookpagina (1) Vanaf 15 april 2013 werd de leeszaal voortaan op maandagen gesloten. Het aantal openingsdagen daalde daarmee van 5 naar 4. (2) Heeft betrekking op aanvragen van stukken via leeszaalformulieren. De aanvragen kunnen 1 tot 5 te raadplegen stukken omvatten. Het aantal stukken, geraadpleegd via de digitale bestanden en de databanken beschikbaar in de leeszaal, wordt hier niet meegerekend. (3) Website opgestart op 24/09/ Specifieke informatieverstrekking aan het publiek Genealogische opzoekingen voor particulieren betalend: 4 niet-betalend: 126 Genealogische opzoekingen voor dienst begraafplaatsen: 87 Aantal aanvragen raadpleging bouwdossiers (periode voor 1962)

5 2.4 Nieuwe publiekstoegang voor het gebouw (zie actie 4b3 van het lopende beleidsplan) De moeilijke toegankelijkheid tot het gebouw voor personen met fysieke beperking was reeds jarenlang een pijnpunt. De beschikbare ruimte en status van beschermd gebouw in acht genomen, was de plaatsing van een buitenlift de beste oplossing. Dat vergde een verplaatsing van de oriëntatie van de huidige toegang onder de poort naar de binnenkoer van de kazerne. Op vraag van het Stadsarchief werden de werken ook aangegrepen om de volledige inkomruimte aan te passen en het bezoekerscomfort te verhogen. In samenspraak met de aangestelde architect en de afdeling Gebouwen werden de nodige plannen daartoe opgemaakt en de aanbestedingsprocedure opgestart. Op 27 november werden de werken gegund door schepencollege. De uitvoering is voorzien in Regionale Beeldbank (actie 1b11) In 2015 plaatste het Stadsarchief een kleine 1000 nieuwe beschreven beelden online. Het grootste deel daarvan behoorde tot de onovertroffen historisch-topografische verzameling Berlemont, waarbij het beeldmateriaal betreffende de volgende straten aan bod kwam: Goswin de Stassartstraat (met Predikherenklooster en Kazerne Dossin), Grote Markt, Guldenbodemstraat, Hanswijkstraat, Haverwerf, Heembeemd, Hoogstraat en IJzerenleen. Verder werd een nieuwe selectie gemaakt uit de reeks plakbrieven (affiches) van de jaren , beschreven door een enthousiaste ploeg vrijwilligers. Uit de in 2015 verworven fotoverzameling van historicus Eugeen Van Autenboer ( ) werden een aantal stadsgezichten, portretten en stukken omtrent de Mechelse folklore opgenomen in de databank. Verder volgden nog een mooie fotoreportage van de fotografen van Focus-IN uit 2006 rond het thema tijd en tijdsaanduidingen in het Mechels straatbeeld en enkele postkaartenreeksen met stadsgezichten van de bekende tekenaar Alfred Ost. Inspelend op de lopende en verwachte restauratiecampagnes werden tal van historische foto s en plans gepresenteerd. Enerzijds ging het om een selectie aan zichten van historische kerkinterieurs in de Mechelse binnenstad en anderzijds om een bijzondere reeks glasplaten over de bouw van de voormalige oude zwemdok aan het Rode Kruisplein tijdens de Eerste Wereldoorlog. Tot slot werden ook een tachtigtal foto s uit privéverzamelingen online gebracht. Het merendeel bestond uit foto s van de wijk Battel, ingezameld door de plaatselijke werkgroep die actief was rond de viering van 150 jaar basisschool De Ark. Via de Regionale Beeldbank ondersteunde het Stadsarchief tal van lokale, regionale en nationale initiatieven door het aanleveren van beeldmateriaal en bijhorende informatie. Het ging daarbij om materiaal voor tentoonstellingen, heemkundige, wetenschappelijke en buurt- of erfgoedtijdschriften en allerlei vormen van publiekscommunicatie. In totaal werden vanuit de beeldbank zo n 463 beelden aangeleverd, voornamelijk kosteloos daar waar het kleinschalige en/of non-profit activiteiten betrof, die zich situeerden in de sectoren van het erfgoed, kunsten, monumentenzorg, heemkunde, wetenschap, enz. 5

6 Ter verrijking van de inforubriek van de beeldbanksite schreef archivaris Dieter Viaene een aantal korte bijdragen ( Mechelse weetjes ) over Mechels politicus Armand de Perceval ( ?) en het door hem geschonken Liber precum, een Normandisch getijdenboek. Daarnaast behandelde hij ook de vleeshal in de Huidevettersstraat, de Boerenkrijgers uit de Franse periode en twee Eerste Wereldoorlog-items: de verhalen van de Mechelse vluchtelingenfamilie Vanden Branden in Engeland en het wedervaren van veteraan Gaston Lamberts in het ACM-korps, de Belgische legereenheid die aan het Russische front streed. Historicus Gerrit Verhoeven schreef voor dezelfde rubriek ook de tekst Per koets naar Mechelen, over het reizen naar Mechelen in de Nederlandse periode, hetgeen aansloot bij de tentoonstelling Een Hollander in Mechelen. Op citytrip in het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden in het Hof van Busleyden. De hoofdarchivaris nam deel aan de tweemaandelijkse redactiebijeenkomsten met de partners uit de betrokken gemeenten in de regio, waar alle beeldbankactiviteiten gecoördineerd worden. Bijzondere aandacht ging daarbij naar de noodzakelijke vernieuwing van de beeldbankwerking. Aanleiding was de technische vernieuwing van de website die zich opdrong en die meteen ook aanleiding gaf aan een reflectieproces met de bedoeling de toekomstige werking te hertekenen. 2.6 Erfgoedvrijwilligerswerking (actie 5b2-5b3-5b4) Er vond overleg met de vrijwilligers plaats op 26 maart en 29 oktober. Tijdens deze overlegmomenten werden de lopende projecten overlopen en konden de vrijwilligers vragen stellen en feedback geven en krijgen. Ook werd de aanpak van nieuwe projecten besproken. Archivaris Dieter Viaene nam ook verschillende malen deel aan een intern, stedelijk overleg rond vrijwilligerswerking. Op 11 september gingen de vrijwilligers en archiefmedewerkers op teamuitstap naar Gent en op 4 december werd een gezamenlijk bezoek gebracht aan het Aartsbisschoppelijk Archief Mechelen en de gebouwen van het voormalige Groot Seminarie. 2.7 Medewerking aan tentoonstellingen en andere initiatieven (actie 2d6) Naar aanleiding van het 150-jarig bestaan van de Stedelijke Openbare Bibliotheek leende het Stadsarchief een aantal historische foto s en drukwerken uit voor een tentoonstelling tijdens de feestweek van 10 tot 16 oktober. De medewerkers van de archiefdienst werkten ook actief mee aan de tentoonstelling Een Hollander in Mechelen. Op citytrip tijdens het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden, die van 30 april tot 26 juli plaatsvond in het stedelijk museum Hof van Busleyden. Het leeuwendeel van de tentoongestelde stukken was afkomstig uit de beeldcollecties, archieven en erfgoedbibliotheek van het Stadsarchief. Een bijzondere samenwerking werd gerealiseerd rond de expo Petrus Alamire. Meerstemmigheid in beeld van 19 augustus tot 22 november in de Onze-Lieve- Vrouwe-kathedraal in Antwerpen. De expo maakte deel uit van de 22ste editie van Laus Polyphoniae in Antwerpen, het festival voor oude muziek, georganiseerd door Amuz en de Alamire Foundation. Voor deze tentoonstelling stond het Stadsarchief een 6

7 bruikleen toe van het Koorboek van Margareta van Oostenrijk en werkte het nauw samen rond de materiële, inhoudelijke en communicatieve werking. Als Vlaams topstuk en als één van de best bewaarde Alamire-handschriften kreeg het Mechels Koorboek een centrale plaats toebedeeld op de tentoonstelling en in de communicatie errond. Zo werd speciaal voor de bezoekers een reproductie vervaardigd die de look & feel van het orgineel dicht benaderde. Tijdens het festival zorgde het Belgisch zangerscollectief Aequalis & Marco Mencoboni voor speciale uitvoeringen van delen uit het Koorboek. Het project kon rekenen op de nodige mediabelangstelling, met onder meer een interview van de hoofdarchivaris voor VRT-radiozender Klara. Daarnaast schreef hij ook een bijdrage voor het tijdschrift OKV rond de bewaar- en gebruikshistoriek van het Koorboek. Het Stadsarchief ondersteunde het project Aan de slag over het kanaal. Belgische vluchtelingen in Engeland tijdens WO I, georganiseerd door het Amsab-ISG, door het aanleveren van historisch beeldmateriaal over de Mechelse vluchtelingen in Engeland, een gekend gegeven in de Mechelse oorlogsgeschiedenis. Verder brachten de archivarissen de projectmedewerkers in contact met Mechelse nakomelingen die nog documenten bezaten en/of overleveringen kenden uit hun familiegeschiedenis. Tenslotte promootte het Stadsarchief mee de crowdsourcingsdag op 15 november in het Red Star Line Museum. Voor een activiteit tijdens de Nacht van de Geschiedenis op 24 maart werkte het Stadsarchief samen met de Davidsfondsafdeling van buurgemeente Sint-Katelijne- Waver rond het thema Bronnen voor de land- en tuinbouwgeschiedenis in het Stadsarchief Mechelen, van Dodoens tot de Eerste Wereldoorlog. Hoofdarchivaris en medewerkers brachten een presentatie en stelden een aantal bijzondere stukken tentoon in de leeszaal. Het initiatief kende veel bijval bij het publiek zodat er op 27 maart een herhaling van de activiteit plaatsvond. Omdat het geen sinecure is om een jong doelpubliek warm te maken voor het archivalisch erfgoed, werkte het Stadsarchief graag mee aan het nieuwe VRT- Ketnetprogramma Ben ik familie van?. In dit programma gaan zes kinderen op zoek naar hun roots. Misschien hebben ze wel een beroemde voorvader of zijn ze verwant met bekende naamgenoten? Samen met wrapper Leonard Muyle ontrafelen ze mysterieuze geheimen en pluizen ze zo hun stamboom uit. In de Mechelse aflevering ging een 11-jarig meisje op zoek naar haar familieverleden en kwam er zo achter dat ze afstamt van de familie van Ludwig Van Beethoven die ooit in Mechelen woonde. De archiefmedewerkers zorgden mee voor het voorbereidend onderzoek en historische omkadering. De opnames vonden uitzonderlijk plaats in de depots van het Stadsarchief op 20 juli. Het programma werd in afleveringen in het najaar uitgezonden. 2.8 Medewerking aan Erfgoeddag ERF (actie 2d5) Tijdens deze editie van Erfgoeddag organiseerde de archiefdienst een reeks thematische rondleidingen rond de opmerkelijke nalatenschappen en schenkingen vanwege een bonte groep Mechelaars. Sedert meer dan twee eeuwen is het Stadsarchief immers de thuishaven voor tal van grote en kleine archieven, boeken, drukwerk en beeldcollecties. Een flink deel daarvan werd in de 19de en 20ste eeuw nagelaten aan de stad door burgers, families en verenigingen. De archivarissen 7

8 belichtten hun levenswandel en motieven en lieten de bezoekers met een deel van deze geërfde collecties van dichtbij kennismaken. In de leeszaal werd een gevarieerd geheel van kostbare middeleeuwse handschriften, zeldzame atlassen, bijzondere Dodoensdrukken en vele andere papierschatten getoond en becommentarieerd. De archivarissen zorgden die dag voor een 6-tal rondleidingen met groepen van 8 à 10 personen. Voortgaand op het thema van Erfgoeddag, verzorgde de hoofdarchivaris, in het kader van de lezingenreeks Soirée Lamot. Boeiende vertellingen uit de coulissen van het Mechelse erfgoed, op 11 juni voor een presentatie over de Mechelse Bibliofielen en hun nalatenschap, waarvoor het nodige voorbereidend historisch onderzoek verricht werd. 2.9 Museumtraject (actie 2a1) In nauwe samenwerking met de dienst musea en de afdeling erfgoedontwikkeling was het Stadsarchief ook in 2015 een actieve partner bij de uitwerking van het concept van het nieuwe stadsmuseum in het Hof van Busleyden. Binnen het kader van de try-outtentoonstelling Uw toren is niet af (2 december maart 2015) gaf archivaris Dieter Viaene mee vorm aan de archievenweek en verzorgde daarbij drie presentaties: Algemene voorstelling van het Stadsarchief (19 januari) Genealogisch onderzoek in het Stadsarchief (20 januari) Huizenonderzoek in het Stadsarchief (22 januari) 3 ONTSLUITING 3.1 Lancering nieuwe website Archiefbank Mechelen (actie 3a1 en 4a2) In 2013 kocht het Stadsarchief het archiefbeheersysteem ICA-AtoM aan, samen met de importtool Atomis. Na de verdere uitbouw en import van een eerste relevante hoeveelheid gegevens in de databank ging het Stadsarchief eind oktober over tot de lancering van de website De website werd ontwikkeld door de firma Inzake ( Deze online databank vervangt alle digitale inventarissen die je vroeger enkel in pdf op kon raadplegen. Via slechts één zoekactie doorzoek je zo n beschrijvingen van archiefstukken. Archiefbankmechelen.be is een primeur in de geschiedenis van het Stadsarchief. Meerdere inventarissen, die de voorbije decennia in allerlei vormen tot stand waren gekomen, werden gestandaardiseerd en zijn voortaan via één actie doorzoekbaar. Voor publiek en onderzoekers betekent dat een grote tijdswinst. Via de nieuwe website kunnen ze een bezoek aan het Stadsarchief goed voorbereiden en zo sneller in de leeszaal aan de slag gaan. De nieuwe website kadert in de verdere uitbouw van de digitale leeszaal. 8

9 Geïnteresseerde bezoekers surfen naar de portaalsite en afhankelijk van hun interesse of onderzoeksthema gaan van daaruit verder naar (gedigitaliseerde bronnen, waaronder de burgerlijke stand van 1794 tot 1914) en (oude foto s, kaarten, plannen). In de toekomst wordt het digitale aanbod verder uitgebouwd en op elkaar afgestemd. Op die manier zullen steeds meer gedigitaliseerde toegangen en bronnen voor de Mechelse geschiedenis online te vinden zijn. 3.2 Ontsluitingsactiviteiten Databank Bouwvergunningen ( ) (actie 1b8) Op de valreep van het jaar, op 30 december, werden de allerlaatste dossiers ingevoerd. Met de extra medewerking van drie Ware Vriendenvrijwilligers konden de laatste bouwdossiers ingegeven worden in de databank. Deze bevat aldus de gegevens van de bewerkte en volledig ingevoerde dossiers van het bestand Bouwvergunningen ( ). Met enige (on)bescheidenheid kunnen we gerust stellen dat deze databank qua omvang, nauwkeurigheid en volledigheid gerust gezien mag worden. Na een 10-jarige marathon van bewerken, zuurvrij verpakken, scannen en gegevens invoeren, is daarmee de eindmeet bereikt. Na ontwerp, opbouw en testen van de databank in het najaar van 2004 door collega s Marc Verheyden (GIS-cel) en Maarten Van den Mooter (Monumentenzorg) werd de invoer immers opgestart in Tienduizenden dossiers werden sindsdien in snel of trager tempo (naargelang beschikbaarheid van tijd en mensen) verzameld, zuurvrij verpakt, soms ontschimmeld en gerestaureerd, geregistreerd, geherklasseerd en alle relevante gegevens tenslotte ingevoerd in de databank. De plannen uit de vrij kunstmatig samengebrachte verzameling "100 jaar gevels, " werden daarbij terug opgenomen in de oorspronkelijke reeks. Zodra de databank een relevant aanbod had, werd gezocht naar publieksontsluiting. Het nochtans beloftevolle project MijnAdres in de periode , met het opnemen van de databank in een Nederlands-Vlaams publieksplatform, kon jammer genoeg niet verder gezet worden wegens financiële en juridische knelpunten. Niettemin werd met meer succes aan een breed publieksbereik gewerkt door specifieke delen van de collectie, zoals de periode , plannen uit de jaren 1950 (Anno Expo) en tal van bijzondere plannen van opmerkelijke gebouwen in te scannen en via de website van de Regionale Beeldbank te delen. Vooral de laatste jaren werd de databank een zeer nuttig hulpmiddel voor de dienstverlening aan het publiek, maar ook de collega s van de bouwdienst, monumentenzorg en de dienst archeologie. De vragen om informatie en reproducties vanwege het publiek en stadsdiensten nemen jaarlijks toe zodat een medewerker bijna dagelijks de databank dient te raadplegen.het komende jaar volgen nog controles en nazichten en zal bekeken worden hoe de databank zo breed mogelijk mits de wettelijke beperkingen verder ontsloten kan worden voor een breed publiek. 9

10 3.2.2 Inventarisatie familiearchief du Trieu de Terdonck (actie 1b7) In de loop van 2015 droeg de familie nog enkele tientallen nummers over. Er werden honderden nummers definitief beschreven. Eind 2015 stond de teller op circa 3000 archiefbeschrijvingen Ontsluitingsactiviteiten van vrijwiligersgroep De Ware Vrienden van het Archief Ook in 2015 waren de Vrienden heel actief. Een overzicht van hun belangrijkste realisaties: Digitalisering registers Burgerlijke Stand Mechelen (ouder dan 100 jaar): het jaar 1914 werd door Willem Miseur en Willy Hendrickx geïndexeerd en toegevoegd aan de website In 2015 verschenen volgende nieuwe publicaties in de reeks Het Genealogisch Repertorium van het Mechelse District : 69. Notariaat Peeter Verhulst. Registers 1773 ( ), 1774 (1667), 1775 (1668) en 1776 (1669). Auteur: Marvin Olbrechts. Aantal bladzijden: Notariaat Jan Harlinghen. Register 883 ( ) - deel 1. Auteur: François Van der Jeught. Aantal bladzijden: Notariaat Jan Harlinghen. Registers 882 ( ), 883 deel 2 ( ) en Rijksarchief Antwerpen losse akten 3118 ( ). Auteur: François Van der Jeught. Aantal bladzijden: SAM, Rubriek G., Serie I, nrs. 1 en 2 ( ). Periode augustus augustus Auteur: Jan Meutermans. Aantal bladzijden: Notariaat Peeter Verhulst. Registers 1777 (1670), 1778 (1671) en 1779 (1672) Auteur: Marvin Olbrechts. Aantal bladzijden: 224 Personendatabank: momenteel (situatie op 12 januari 2016) zitten er gegevens van personen verspreid over akten in de personendatabank op de website Dit betekent een stijging van personen ten opzichte van 2014, toen waren er gegevens over personen verspreid over akten. Interessant is dat Paul Behets in 2015 duizenden gekochte poorters aan de databank toevoegde. Hij maakte hiervoor gebruik van het boek van Marcel Kocken dat hij verbeterde en aanvulde. Verder haalde hij ook gegevens uit schepenregisters. Als één van de ingevoerde zoektermen één of meerdere gekochte poorters oplevert, dan worden deze onderaan de resultaten in een aparte tabel vermeld. De metadata van de volkstellingen van Leest 1794 en 1796 en Heffen 1796 werden aan de website toegevoegd. De tellingen geven een mooi beeld van de gezinnen van beide dorpen uit die periode. Je kan zien wie met wie getrouwd was, hoeveel kinderen ze hadden, leeftijd, beroep 10

11 Ware Vriend Paul Behets plaatste de gegevens uit 247 boedels online. Het gaat over boedels uit de 15de en 16de eeuw. In een latere fase volgen er uit de 17de en 18de eeuw. Het gaat over Mechelen, Heffen, Hombeek, Leest, Muizen en Hever. Boedels werden opgemaakt bij overlijdens van één of beide ouders, om de rechten van de kinderen te vrijwaren. Het gebeurde ook bij gedwongen of vrijwillige verkopen. De documenten in kwestie geven een gedetailleerd beeld van bezittingen: huisraad, meubelen, kledij, werkgerief, vee Verschillende door De Ware Vrienden ontsloten cijnsboeken en notariële protocollen kwamen op (zie ook onder 3.3) Ontsluitingsactiviteiten van Erfgoedvrijwilligers De vrijwilligers van de Erfgoedcel werkten dit jaar mee aan de volgende ontsluitingsprojecten: Inventarisatie reeks plakbrieven: nummers of affiches beschreven Opmaak van een lijst van de boeken in het bureau van de hoofdarchivaris Opmaak van een lijst met de benamingen en straatnaamwijzigingen van Mechelse straten doorheen de tijd Klaarmaken van circa beelditems (Verzameling Berlemont) ter voorbereiding van de digitalisering voor de Regionale beeldbank Ontsluiting Stedelijke Erfgoedbibliotheek Werkingscijfers Aanwinsten Mechelse Bibliotheek 155 (21+134) 161 (15+146) 224 (195+29) Mechelse Bibliotheek Reeksen Algemene Bibliotheek Algemene Bibliotheek Reeksen Administratieve Bibliotheek Tijdschriften CD-roms DVD s 0 0 BHA (handbibliotheek hoofdarchivaris) BA (handbibliotheek archivaris)

12 TOTAAL aantal exemplaren Opmerkingen: Dubbels krijgen voortaan een nieuw nummer, vroeger werden ze onder het nummer van het eerste exemplaar ondergebracht of waren niet genummerd. Zij kregen een nieuw nummer en worden bij de aanwinsten verrekend. Door deze werkwijze te gebruiken, telde men 15 boeken meer. Reeksen kregen vroeger geen consequente signatuur. Nieuwe reeksen worden voortaan apart aangeduid en dit zowel voor de Mechelse als voor de Algemene Bibliotheek. Tijdschriften omvatten aanwinsten door abonnementen, ruilabonnementen en giften. Naast tijdschriften worden ook werken uit de oude Mechelse Reeks en kranten hierbij verrekend. Omdat sinds december 2012 werd begonnen met de digitalisering, werd een nieuwe nummering gestart voor de boeken die geplaatst werden in het bureau van de hoofdarchivaris (HBA) en bureau van de archivaris (BA) De fichier van de Mechelse Bibliotheek werd bijgehouden tot en met nummer M De fichier van de Algemene Bibliotheek werd bijgehouden tot en met nummer Tijdschriftenadministratie: Enkele tijdschriften, zoals Culturama, Mechels Welzijnsnieuws, De Omroeper, kregen een nieuw aanwinstennummer. Tevens werd de gelegenheid geboden het tijdschrift Volkskunde met een aantal ontbrekende nummers aan te vullen Anet-catalogus Catalografie Mechelse Bibliotheek (actie 1b9) Bibliotheekmedewerkster Lutgard Van Praet voegde 667 titelbeschrijvingen van de afdeling Mechelse Bibliotheek toe aan de Anetcatalogus. Van de circa M.- nummers en sedert de opstart van de invoer in 2013, werkte zij eind december 2015 het boek met signatuur M.3750(a) af. Hoofdarchivaris Willy Van de Vijver adviseerde de collega s van de dienst Musea & Erfgoed omtrent de aansluiting van de museumbibliotheek bij het netwerk van A-net. Hij nam ook deel aan de begeleidende commissie van A-net op 26 januari in Antwerpen en aan de Anet-gebruikersdag op 3 februari. 12

13 3.3 Digitaliseren van bronnen Uitbreiding website Mechelse Genealogische Bronnen (actie 1b4) In de loop van 2015 waren er verschillende uitbreidingen van de website - Parochieregisters: De databank van de website werd uitgebreid met alle ingescande akten van Mechelse parochieregisters uit het Stadsarchief Mechelen en Rijksarchief Antwerpen. Deze werden in 2014 in het scanatelier van het Algemeen Rijksarchief in Brussel gedigitaliseerd. Maar liefst akten uit Mechelse parochieregisters van de periode werden toegevoegd. Alle bijhorende gegevens werden toegevoegd aan de databank en zijn aldus doorzoekbaar. Van enkele parochies lopen de akten wat langer, van één tot in De akten hebben betrekking op de stad Mechelen, Heffen, Hombeek, Leest, Muizen en Walem. Qua omvang, volledigheid en publieksvriendelijkheid vormt dit een uniek aanbod in Vlaanderen dat bij vele gebruikers enthousiaste reacties losmaakte. De afronding van dit project is de kroon op jarenlang vrijwilligerswerk. Van 2002 tot 2009 indexeerden vrijwilligers van De Ware Vrienden van het Archief de akten uit de parochieregisters binnen de stadsmuren. Een titanenwerk dat ze uitvoerden met de steun van Familiekunde Vlaanderen regio Mechelen. De resultaten verschenen gedeeltelijk in gedrukte vorm en op Op deze website vond men al op eenvoudige wijze de gezinssamenstelling, onafhankelijk van de schrijfwijze van de familienaam. Scans van aktes stonden toen echter nog niet online. De Ware Vrienden togen opnieuw aan het werk met de nieuwe beeldensets en indexeerden ook de akten van de parochieregisters van de deelgemeenten. Uiteindelijk zorgde de Brugse firma Vanden Broele voor de koppeling. Cijnsboeken en notariële protocollen: Cijnsboeken: Groot begijnhof (1322, 1340 en 1392) Heilige-Geesttafel en Huisarmen van de Sint-Jansparochie ( ) Heilige-Geesttafel en Huisarmen van de Sint-Romboutsparochie (1339) Notariële protocollen: Notaris C. Van Meere (1589, 1593, en ) Notaris David Mostaert (1611) Notaris H. Van der Meulen (1649, 1652 en 1654) Notaris M. De Neve (1634, 1637, 1673 en 1676) Notaris P. Molemans (1695) Deze bronnen werden geïndexeerd door De Ware Vrienden van het Archief. Zij zorgden ook voor transcripties. De cijnsboeken en notariële protocollen zijn van groot belang voor genealogen en andere onderzoekers. Ze bevatten een schat aan informatie: namen, familieverbanden en bezittingen. 13

14 Burgerlijk stand: De burgerlijke stand van Mechelen en deelgemeenten voor het jaar Dit aanbod wordt in de toekomst verder uitgebreid Digitalisering Bevolkingsregisters (actie 1b5) Het project Wie was Waar? dat de digitale ontsluiting van de Bevolkingsregisters ( ) als doel heeft, ging dit jaar zijn eerste fase in. Na de eerste testscanning einde 2014, ging de verdere scanning van de hoofdbestanden voor de periode verder in de eerste maanden van Dit onderdeel werd uitgevoerd door de Nederlandse firma GMS. In mei bracht de firma de originele bevolkingsregisters in twee zendingen terug. Daarna volgde nog een grondig nazicht en controle van de kwaliteit en volledigheid van de beelden. Voor de ontsluiting en indexering van de gegevens uit de registers werd een set metadata vastgelegd. Met de vrijwilligers van de Ware Vrienden werden ondertussen afspraken gemaakt voor het indexeringswerk rond de deelreeksen van de eerste helft van de 19de eeuw. Dit onderdeel zou in de verdere loop van het jaar gestaag vorderen dankzij de ervaring en werklust van de vrijwilligersgroep. Ondertussen volgden via het regionaal archievenoverleg DYNA MK de eerste, aftastende gesprekken plaats met potentiële archiefpartners in de regio. Dit bleek voorlopig geen eenvoudige kwestie. De beperkte slagkracht qua financiering en personeel van de kleinere archiefdiensten bleken een ernstig obstakel, niet te na gelaten dat er in eerste instantie veel interesse was. Binnen DYNA MK zal de kwestie nog verder bekeken worden of dit een levensvatbare piste blijft en of een verdere schaalvergroting nodig en gewenst is. Om deze eerste set beelden en de door de vrijwilligers samengebrachte gegevens voorlopig al te ontsluiten voor het publiek, werd onderzocht op welke wijze een terbeschikkingstelling via mogelijk zou zijn. De technische partner, de firma Vanden Broele, bleek hieraan tegemoet te kunnen komen en verrichte de eerste aanpassingen in de databank Digitaal krantenarchief Gazet van Antwerpen- Gazet van Mechelen (actie 1b6) Na de lancering in 2013 van de website met het krantenarchief, waarbij de kranten van 1891 tot en met 1920 en van 2004 tot 30 dagen geleden aangeboden werden, werkten de partners dit jaar verder aan de digitalisering van de decennia na Dit jaar werd vooral achter de schermen hard gewerkt aan het opvolgen van het inscannen en testen van de periode van de GvA en de periode van de GvM. In functie van de duurzame archivering van de moederbeelden van het project nam de hoofdarchivaris, samen met de collega s van de partnerinstelling Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, deel aan een verkennend overleg met het VIAA (Vlaams Instituut voor Archivering) op 12 november. 14

15 4 VERZAMELBELEID 4.1 Aanwinsten via aankopen, bewaargevingen, schenkingen en overdrachten Het Stadsarchief mocht in 2015 diverse schenkingen ontvangen. Bijzondere stukken en bestanden daarbij waren: 4 Poppkaarten van de voormalige gemeenten Tisselt, Leest, Heffen en Heindonk Archief van het Folklorefestival Mechelen (later Dansemuze) periode Het folklorefestival is ontstaan uit volksdansgroep De Beiaard, naar aanleiding van hun 10-jarig bestaan, en was toen één van de grootste jaarlijkse manifestaties in Mechelen. Verder was er opnieuw een aanwinst voor onze sporterfgoedcollecties door de bewaargeving door vzw Malinwa Archief: er kwam een grote uitbreiding van de al bestaande bewaargeving. Het gaat onder meer over dossiers in verband met feestelijkheden, happenings, spelers, enz. uit de periode Overdrachten vanuit de stadsadministratie Ondanks de beslissing om de archiefoverdrachten vanuit de stadsadministratie tijdelijk stop te zetten of zoveel mogelijk te beperken gezien het huidige tekort aan opslagruimte, werden toch een aantal overdrachten gerealiseerd in 2015: De dienst Notulenbeheer: de notulen van het College van Burgemeester en Schepen en de Gemeenteraad ( ) De dienst Burgerlijke Stand: de registers met aktes van geboorten, huwelijken en overlijdens van het jaar Afstoting, selectie en vernietiging (actie 1a2) Aan de sportdienst en de diensten economie, bevolking en begraafplaatsen werden adviezen verstrekt over het schonen van dossiers en het voorbereiden van vernietigingen. Een beperkt aantal werkdocumenten van de afdeling Financiën, bewaard in het hulpdepot Douaneplein en ouder dan 15 jaar, werd vernietigd. Binnen de stedelijke erfgoedbibliotheek werden de titels opgelijst, die dubbel waren of niet meer pasten binnen de visie op de collectie. Deze werden indien mogelijk geschonken aan andere erfgoed- of wetenschappelijke bibliotheken of verkocht op de openbare boekenverkoop op 13 september tijdens de Open Monumentendag in Depot Rato. De resterende werken werden vernietigd. 15

16 4.4 Collectiebeleidsplanningstraject (actie 1b1) Archivaris Dieter Viaene neemt sinds 19 mei 2015 deel aan een collectiebeleidsplanningstraject van FARO. Concreet werk hij samen met collega s van andere archiefdiensten in een werkgroep aan een collectiebeleidsplan. Dit plan wordt tegen de zomer van 2016 afgewerkt en voorgesteld. Een scherper collectieprofiel was namelijk één van de aanbevelingen die de visitatiecommissie van het Kwaliteitslabel in 2013 deed. 5 ONDERZOEK 5.1 Overleg met universiteiten en hogescholen (actie 2b1-5a3) Het Stadsarchief stimuleert het wetenschappelijk onderzoek waar mogelijk. In het kader van de ondersteuning van het nieuwe stadsmuseumtraject en de try-outtentoonstelling Uw toren is niet af (2 december maart 2015) nam de archiefdienst deel aan de samenwerking met het Centrum Stadsgeschiedenis van de Universiteit Antwerpen bij de beeld- en tekstredactie van het Expo Magazine, met een verzameling essays en teksten over de stadsgeschiedenis, bestemd voor een breed publiek. De hoofdarchivaris nam op 19 mei deel aan de onderzoeksraad van het project Besloten Hofjes in Lamot, georganiseerd door onderzoeksraad zelf de afdeling Erfgoedontwikkeling. Afdelingshoofd Anouk Stulens en voorzitters Lieve Watteeuw (KU Leuven, Illuminare) en Jan Van der Stock brachten onderzoekers, conservators, restaurateurs en archivarissen samen met als doel met elkaar in dialoog te gaan en ervaringen en inzichten uit te wisselen in verband met het historische, huidige en toekomstige onderzoek met betrekking tot de Besloten Hofjes. Nieuwe onderzoekstrajecten werden tevens in kaart gebracht. 5.2 Delen van de collectie (verder) toegankelijk maken in overleg en/of samenwerking met onderwijs- en onderzoekspartners (actie 2b4) Het Stadsarchief ondersteunde en begeleidde de stage archivistiek en hedendaags documentbeheer van stagiair Rien Emmery die eind 2012 startte met de inventarisatie van het archief van kunstenaar Prosper de Troyer. Hij deed dat in het kader van zijn stage van de postuniversitaire opleiding archivistiek (VUB-RUG-KUL). In het academiejaar werkte hij daaraan verder. In november 2015 begon ook student Wouter Kesteloot aan een stage in het kader van zijn opleiding interuniversitaire Master na Master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer. Tot in de zomer van 2016 zal hij werken aan een collectiebeleidsplan voor de rijke erfgoedcollectie van voetbalclub KV Mechelen. Die collectie, beheerd door Malinwa Archief, wordt grotendeels in het Stadsarchief bewaard. De werking rond dit erfgoed is een uniek gegeven in de Belgische voetbalwereld. Het is de bedoeling dat dit collectiebeleidsplan een modelinstrument voor andere voetbalploegen kan worden. De begeleiding van de stage gebeurt door archivaris Dieter Viaene. 16

17 Als bestuursleden van de Koninklijke Kring voor Oudheidkunde, Kunsten en Letteren van Mechelen ondersteunden hoofdarchivaris Willy Van de Vijver en documentalist Axel Vaeck de werking van deze wetenschappelijke vereniging door het zorgen voor inhoudelijke, logistieke en inhoudelijke ondersteuning bij de organisatie van en communicatie rond de maandelijkse lezingen, uitgave van publicaties en bij het onderhouden van contacten rond en met het wetenschappelijk onderzoek in het Stadsarchief. De hoofdarchivaris verzorgde onder meer de coördinatie van de rubriek Bibliografische notities in de jaarlijkse Handelingen. Een netwerk van onderzoekers uit diverse disciplines en werkend op Mechelse onderwerpen bezorgen daarbij syntheses en signalementen van hun publicaties en deze van andere auteurs. Ook de hoofdarchivaris nam daarvan een deel voor zijn rekening. Om de wetenschappelijke omkadering van de tentoonstelling Een Hollander in Mechelen. Op citytrip tijdens het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden mee te verzorgen, maakte de hoofdarchivaris deel uit van de voorbereidende werkgroep. Hij adviseerde bij de selectie van en het vooronderzoek naar de potentieel tentoon te stellen stukken. De twee archivarissen verrichtten ook tal van kleinere deelonderzoeken ter ondersteuning van de tentoonstellingsopbouw en bijhorende publicatie. Voor het bredere stadsproject Hollandse Maatjes, met name voor het plaatsen van historische gedenktekens, verrichtte de hoofdarchivaris ook onderzoek naar het verblijfshistoriek van Willem van Oranje in het 16de eeuwse Mechelen. Voor het tijdschrift OKV, Openbaar Kunstbezit Vlaanderen (2015, nr. 4), verzorgde hde hoofarchivaris een korte bijdrage De verborgen parel, het Koorboek van Margareta van Oostenrijk waarin hij de bewaarhistoriek van dit topstuk behandelde, hetgeen paste in het eerder vermelde project Petrus Alamire. Meerstemmigheid in beeld, opgezet door Amuz en de Alamire Foundation (KU Leuven). Om verder onderzoek rond de Mechelse tekst- en poëziefragmenten, erkend als Vlaamse topcollectie, mogelijk te maken, werkte het Stadsarchief samen met Illuminare, Studiecentrum voor middeleeuwse Kunst (KU Leuven). Op vraag van prof. Lieve Watteeuw gaf het enkele 14de eeuwse fragmenten in bruikleen om deze verder te onderzoeken met multispectraal licht, hetgeen gebeurde tijdens een workshop multispectrale beeldvorming (MSI) in de periode 9-11 mei. Deze methode is volledig niet-destructief en de fragmenten werden tijdens de onderzoeksdagen bewaard in de geklimatiseerde kluis van de Preciosa in de Koninklijke Bibliotheek. De resultaten van het onderzoek worden nog verwacht. Tijdens de voorbereidingen werd nauw samengewerkt met prof. Remco Sleiderink (KUL-campus Brussel) die het literatuurhistorisch onderzoek rond de fragmenten voert. Daarbij aansluitend zorgde het Stadsarchief in september voor een "Letter of Interest" ter ondersteuning van de Hercules aanvraag Medium-Sized Research Infrastructure 2015: LAYER. Imaging Documentary Cultural Heritage. Tools, Sources and Access van Illuminare, KU Leuven. Daarmee bevestigt de archiefdienst zijn vertrouwen in de huidige en toekomstige samenwerking met Illuminare voor de niet-destructieve beeldvorming van middeleeuwse manuscripten, waardoor nog diepgaander onderzoek rond de middeleeuwse tekstfragmenten uit de Mechelse collecties mogelijk kan worden. 17

18 6 BEHOUD EN BEHEER 6.1 Restauratie- en conserveringsactiviteiten (actie 1b13-3b5-5a4) Volgende restauratie- en conserveringshandelingen werden dit jaar uitgevoerd: Bouwplannen van de provinciale Vroedvrouwenschool en materniteit ( Oud Moederhuis ) in Mechelen door atelier Bart Hellemans: in 2014 doken 5 vijf indrukwekkende blauwdrukken met daarop alle details van de gebouwen op. De plannen waren echter in slechte staat: schimmels, vuil, scheuren, Een grondige restauratie drong zich op. Dit was een kolfje naar de hand van restaurateur Bart Hellemans. Hij gaf een gepaste behandeling tegen de schimmels, reinigde de plannen en herstelde de scheuren. De bouwplannen worden volgend jaar gedigitaliseerd en via de Regionale Beeldbank Mechelen ter beschikking gesteld. De gerestaureerde originelen hoeven op die manier niet meer het depot te verlaten en zo wordt het risico op verdere beschadiging beperkt. (Her)inbinden van tientallen publicaties uit de Erfgoedbibliotheek door de firma CondiBos (ACG) Het droog reinigen en zuurvrij verpakken van de 14 bakken secretariaatsarchief door Vanwaarde uit Helmond De vrijwilligers van Musea & Erfgoed Mechelen deden heel wat conserveringsopdrachten in 2015: Herinpakken van het modern archief: 978 nummers Herinpakken van de ambachtsarchieven: 292 nummers Herinpakken van de plakbrieven: 1736 nummers Herinpakken van archief en documentatie van Malinwa Archief: tientallen nummers. Dit werk gebeurde op maandag- en vrijdagnamiddag op KV Mechelen. Het maken en kleven van honderden zuurvrije etiketten op archiefdozen en verpakkingen van documenten Verhuis van de grote formaten uit het Oud Archief naar aangepaste rekken: tientallen dozen, met inbegrip van de opmaak van plaatsgetuigen Controle van de fysieke aanwezigheid van tienduizenden bouwdossiers Herverpakken in zuurvrije dozen en mappen door de medewerkers van het Stadsarchief: Totaal aantal verpakte stukken in 2015: stuks 18

19 Nazicht en zuurvrij herinpakken van dossiers uit de reeks Bouwdossiers en de overgedragen tijdschriftenverzamelingen van vzw Malinwa Archief, hetgeen aansloot bij de ontsluitingswerkzaamheden Circa 670 boeken en tijdschriften van de Erfgoedbibliotheek werden gelijktijdig met hun invoer in de Anetcatalogus eveneens van een geschikte verpakking voorzien 6.2 Interne calamiteitenplanning In functie van het gebouwenbeheer werd het veiligheidsregister (map met alle veiligheidsdocumenten en keuringsattesten) samengebracht bij één medewerker en zowel fysiek als digitaal aangevuld. De brandweer voerde een inspectie uit en maakte een inspectieverslag op. De opmerkingen en inbreuken werden doorgegeven aan de betrokken stadsdiensten en besproken op de teamvergadering. Er werd een intern noodplan in geval van brand opgemaakt. De toelichting en oefeningen hierrond met het personeel zullen in 2016 plaatsvinden. Door de schenking en verwijdering van oude boekbinderijtoestellen is er in de atelierruimte plaats gemaakt voor de betere stockage van (nood)materiaal. 6.3 Depotbeheer Depot Hof van Habsburg (actie 1c2) Stukken met buitengewone formaten uit het Modern Archief van de stad werden dit jaar systematisch overgebracht naar de depotruimte die daarvoor ingericht werd in Door deze formaatplaatsing wordt de opslagcapaciteit in de overige depotruimtes maximaal benut Hulpdepot Douaneplein Met het oog op de volledige ontruiming van het hulpdepot in 2016 werden de nodige voorbereidingen getroffen. De jeugddienst, die de site geleidelijk zal overnemen en herinrichten, verhuisde einde van 2015 alvast de uitleendienst naar het hulpdepot. Vooraf dienden het Stadsarchief en de Stedelijke Musea een kleine helft van het depot te ontruimen of intern te verhuizen. Archiefmedewerkers selecteerden de in die zone aanwezige archieven en administratieve bibliotheekcollecties. Medewerkers plaatsten de te bewaren bestanden in de compactusrekken elders in het depot. Drie palletten boeken en financieel archief (tijdelijke werkdocumenten) werden afgevoerd ter vernietiging. De depotlijst werd verder gedetailleerd uitgewerkt en verfijnd met het oog op toekomstige selecties ter vernietiging en anti-schimmelbehandelingen. 19

20 6.3.3 Erfgoeddepot (actie 1c6) De voorbereidingen voor de verbouwing en inrichting van de bedrijfsgebouwen op de Alstomsite, de Rateaufabriek, tot het nieuwe Depot Rato, namen in 2015 in omvang en intensiteit toe. Aan de vergader- en tekentafels kreeg het nieuwe erfgoeddepot stilaan vorm. De werkgroep, bestaande uit de architecten van bureau Tecro & Krea en de leidende ambtenaren van de afdeling gebouwen en de afdeling erfgoedontwikkeling met de daaronder horende diensten musea, Stadsarchief en archeologie, vergaderde vanaf januari op bijna wekelijks om de voortgang van het project op te volgen en vorm te geven. Onder meer de keuze voor het duurzame bouwmateriaal hennepkalk voor de box-in-boxen en de invloed op brandveiligheid vroegen het nodige onderzoek en besprekingen. Eén en ander betekende dat de aanbesteding begin 2016 zal plaatsvinden. Verder vonden er ook besprekingen plaats rond de visie op en het exploitatiemodel voor het erfgoeddepot en op welke wijze de regionale behoeften daarin een plaats kunnen krijgen. De hoofdarchivaris nam actief deel en droeg zoveel mogelijk bij op vlak van depotbeheer voor archieven. Om het publiek te laten kennismaken met ook dit aspect van erfgoedbeheer en aangezien het erfgoeddepot ook een zekere publieksfunctie zal vervullen, werden op de Open Monumentendag (13 september) in de oude fabrieksgebouwen een aantal activiteiten georganiseerd. Er was een infostand voorzien over het toekomstige erfgoeddepot, archeologie- en restauratieworkshops en een boekenmarkt, georganiseerd door de Openbare Bibliotheek en het Stadsarchief. 7 TOEZICHT EN ADVIES INZAKE DOCUMENTBEHEER STADSADMINISTRATIE 7.1 Begeleiding en advisering inzake documentbeheer (actie 1a2) Integratie stadswinkel Huis Bouw in Huis van de Mechelaar In 2015 opende de stadswinkel Huis Bouw. Burgers kunnen er alle info krijgen i.v.m. bouwen en verbouwen. Een aantal diensten verhuisden daarbij vanuit het administratief complex De Zeeridder naar het Huis van de Mechelaar. Vooral voor de bouwdienst had dit een grote impact op de archiefwerking. Naast de verhuis stonden immers ook de digitale dienstverlening en archivering hoog op de agenda. De hoofdarchivaris maakte sinds 2014 deel uit van de werkgroep die het project moest coördineren en startte een begeleidingstraject op voor alle betrokken diensten in het algemeen en de bouwdienst in het bijzonder. Hij deed dat tot het voorjaar 2015, toen de definitieve verhuis van de diensten en hun archieven afgerond werd Project postregistratie stad en Sociaal Huis (OCMW) De hoofdarchivaris ondersteunde mee het project inzake de digitalisering van de postregistratie voor de Groep Mechelen (Stad en Sociaal Huis). Er werden een drietal overlegmomenten georganiseerd. Verder volgde ook een werkbezoek met bespreking bij de collega s van Felixarchief Antwerpen. 20

21 7.1.3 Digitale archivering (actie 1c7 3b1) In functie van een toekomstige digitale depotoplossing leverde de hoofdarchivaris omstandige adviesnota s aan de dienst Strategie en Ontwikkeling en betrokkenen enerzijds inzake de opmaak van metadatamodellen en anderzijds een nota met toelichting rond de technische en juridische aspecten van een digitaal archief en de mogelijke inbreng van de privésector. Daarnaast informeerde hij de stadssecretaris, de afdeling ICT en de dienst Strategie en Ontwikkeling over de laatste ontwikkelingen rond en de mogelijkheden van project Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). In afwachting daarvan sloot de Stad Mechelen, namens het Stadsarchief en de dienst Musea & Erfgoed, in december een samenwerkingsovereenkomst met het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Deze beoogt een samenwerking met het oog op de digitalisering van de nog niet gedigitaliseerde audiovisuele collecties van de stad Mechelen en de duurzame bewaring en ontsluiting van het gedigitaliseerde en digitaal geboren (digital born) materiaal van de stad Mechelen. In afwachting van een eigen digitaal depotvoorziening vormt deze overeenkomst een oplossing op korte en middellange termijn om de grote hoeveelheden digitale erfgoedcollecties te vrijwaren van verlies of degradatie. Het gaat om kwaliteitsbestanden uit projecten (bv. Beeldbank) waarin de stad jarenlang geïnvesteerd heeft. Bij gebrek aan duurzame opslagmogelijkheden binnen de stadsorganisatie biedt deze samenwerking een unieke kans om voor alvast een deel van de digitale bestanden in een kwaliteitsvolle bewaaromgeving onder te brengen. Het project geldt als een eerste stap in de richting van een duurzame archiveringsoplossing voor de digitale informatie binnen de stadsadministratie. Zowel vanuit de eigen diensten als op Vlaams niveau wordt zoveel mogelijk afstemming gezocht met het project Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). 7.2 Advisering en ondersteuning externe erfgoedbewaarders (actie 1a3 ) De archivarissen deelden hun kennis en ervaring en verleenden steun aan externe beheerders van erfgoed van belang voor Mechelen en de regio: Malinwa Archief, de archiefwerking van het supportersorgaan van KV Mechelen: adviesverlening bij het beheer van het archief. Archivaris Dieter Viaene begeleidt dit project. Malinwa Archief gaf ook een belangrijk onderdeel van haar collectie in bewaring aan het Stadsarchief (zie ook 4.1) Beeldsmederij DE MAAN, een Mechels jeugdtheatergezelschap: adviesverlening bij het beheer van het archief en het opstellen van een inventaris i.s.m. Het Firmament Het Firmament: advisering herbestemming en voorbereiding overname archieven Contryn en stadspoppentheater Theatergezelschap t arsenaal: advisering van dossier cultureel erfgoedproject 60 jaar MMT/t,arsenaal, vooral met betrekking tot het beheren en valoriseren van hun archivalisch erfgoed Zie ook 9.2 Werking regionaal archievenoverleg DYNA MK 21

22 8 INTERNE WERKING 8.1 Personeel Alternatieve tewerkstelling en stages: Via het Justitiehuis Mechelen kwam een persoon een werkstraf van 40 uren uitvoeren. Deze persoon deed herinpak- en typewerk. Een stagiair van BuSO Kasterlinden (St.-Agatha-Berchem) deed een stage in het Stadsarchief tijdens de periode 24 februari 3 april. De stagiair werkte mee aan de controle van de bouwdossiers en verwerkte een schenking. 8.2 Vorming Personeelsleden van het Stadsarchief namen deel aan volgende vormingsmomenten en trajecten: Medewerker Geert Laarmans vervolgde de initiatieopleiding archiefkunde aan de bibliotheekschool in Gent. In deze opleiding worden de elementaire basiskennis en - vaardigheden aangereikt inzake archiefbeheer. Onder meer publieksbereik, depotbeheer, ICT, oriëntatie in het archiefwerk, actuele ontwikkelingen, ontsluiting en inlichtingenwerk kwamen aan bod. Tijdens het VVBAD-congres Informatie aan Zee in Oostende op 17 en 18 september, stelden de beide archivarissen zich op de hoogte van de recente ontwikkelingen binnen de bibliotheek- en archiefsectoren. Op 20 november namen ze deel aan de jaarlijkse Brabantse Archivarissendag in het Brabants Historisch Centrum te s Hertogenbosch. Deze studiedag voor Belgische en Nederlandse archivarissen uit het voormalige hertogdom Brabant had als thema Werken met de massa, over nieuwe ideeën en werkvormen voor het werken met publiek en vrijwilligers. In het kader van de bezoekenreeks Bij de Archivaris op Schoot van het FAAD (Forum voor Afgestudeerden Archivistiek en Documentbeheer) bracht archivaris Dieter Viaene op 29 mei een bezoek aan het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA) in Brussel. En op 16 oktober was hij aanwezig op het symposium Het geheugen van de Sport in het Sportimonium te Hofstade, met het oog op de lopende samenwerking rond het voetbalerfgoed van KV Mechelen. De VVBAD-studiedag Focus op het imago van bibliotheken en archieven ( 2 februari, Lamot, Mechelen) werd bijgewoond door de twee archivarissen en een archiefmedewerker. In het kader van de verdere uitbouw en opvolging van het nieuwe archiefbeheersysteem volgden archivarissen Willy Van de Vijver en Dieter Viaene in maart de 3-daagse cursus Beschrijven van archieven met ICA-AtoM en Atomis, ingericht voor Atomisgebruikers door de firma Inzake in het de gebouwen van het Vlaams Parlement. In functie van de voorbereidingen rond het erfgoeddepot was de hoofdarchivaris aanwezig op de kickoff-bijeenkomst van de collegagroep Verhuizen van documentaire collecties, ingericht door FARO op 27 januari in Lier. 22