v.1.23 Verenigingenweb Starter Stappenplan: Het traject van begin tot eind

Transcriptie

1 v.1.23 Verenigingenweb Starter Stappenplan: Het traject van begin tot eind

2 Inhoud Stappenplan Verenigingenweb Starter...3 A. Projectfases...4 Stap 1: Verzamelen...4 Aan te leveren door de vereniging...4 A ) Domeinnaam voor communicatie ( indien van toepassing )...4 B ) Huisstijl en logo... 4 C ) Eerste ledenbestand... 5 D ) Overige benodigdheden (indien van toepassing)...5 Stap 2: Controle ledenbestand...6 Waar moet je op letten:...6 Stap 3: Aanleveren fnale ledenbestand...7 Uit de voeren door vereniging:... 7 Stap 4. Controle en in gebruik name fnale ledenbestand...8 Het bestand is nog niet correct ingeladen... 8 Het bestand is wel correct ingeladen... 8 Het bestand is correct ingeladen, maar er is een nieuwe versie...9 Stap 5. Controle Mail Template...10 B. Het Ledenbestand...11 Waar het bestand aan moet voldoen?...11 C. Algemene aandachtspunten...12 D. Help en Support...13 E. Schematisch overzicht project en te aan te leveren zaken:...14

3 Stappenplan Verenigingenweb Starter Welkom als nieuwe klant bij Genkgo Verenigingenweb. Een overstap naar een nieuwe softwareomgeving is vermoedelijk een grote stap voor de vereniging en haar betrokkenen. Je neemt afscheid van oude werkwijzen en toepassingen en stapt over op iets geheel nieuws. Met dit document willen wij je ondersteunen bij het nemen van deze stap. Het is een overzicht van het gehele traject. We raden je aan het hele document goed door te nemen. Bij belangrijke stappen zullen we jullie vragen om feedback te geven. De termijn om deze feedback aan te leveren is 7 dagen. Mocht het niet lukken op de feedback binnen deze periode te versturen, geef dit dan aan. Anders zijn wij genoodzaakt om extra kosten in rekening te brengen.

4 A. Projectfases Stap 1: Verzamelen Beschrijving: verzamelen van materiaal. Zonder deze gegevens kunnen we niet van start met de volgende stap. Je kunt alle benodigdheden naar ons toezenden per of via een online dienst zoals WeTransfer of Mega. Mocht je dat makkelijk vinden dan kun je gebruik maken van het bestand project benodigdheden dat met dit document is meegezonden. Je kunt dit invullen met een tekstverwerker en aan ons terugsturen. Aan te leveren door de vereniging A ) Domeinnaam voor communicatie ( indien van toepassing ). Bij Verenigingenweb starter wordt de domeinnaam van jouw vereniging niet verhuisd maar blijft deze bij de bestaande hostingprovider. Hierdoor is het mogelijk dat nieuwsbrieven die worden verzonden namens Genkgo bij de ontvanger in de spamflter terecht komen. Om dit te voorkomen is vereist dat de zogenaamde DNS records worden aangepast. Hiermee geef je aan dat mails verzonden door Genkgo software worden goedgekeurd door jouw domein. Aanpassen DNS records Voeg de volgende regel toe aan de DNS van je domein: SPF "v=spf1 include:spf.genkgo.net -all" Mocht je hier problemen mee hebben, dan adviseren wij je om contact op te nemen met je huidige hostingprovider. Verder hebben wij ook nog nodig: De domeinnaam waarmee nieuwsbrieven kunnen worden verzonden. B ) Huisstijl en logo Het logo van de vereniging. Aanleveren in vector formaat zoals *.eps, *.svg, *.ai (indien niet beschikbaar in hoge resolutie *.png of *.jpg) Kleurcodes van de vereniging (indien deze kleuren niet in het logobestand zijn verwerkt). Voorbeelden: #CC0000 of R10 G30 B230 Namen van lettertypes van de vereniging (indien beschikbaar).

5 C ) Eerste ledenbestand Dit ledenbestand gebruiken we voor het bouwen van de structuur in het Genkgo systeem. Let op! Het is belangrijk om de volledige structuur van het ledenbestand goed aan te leveren. Zodra deze is geïmporteerd zullen wij de structuur blijven aanhouden voor het fnale ledenbestand. Wanneer er wijzigingen zijn in de structuur van het ledenbestand nadat deze is geïmporteerd, zullen wij kosten van 70 euro per additionele import in rekening brengen. Tips om de import zo soepel mogelijk te laten verlopen Maak alle kolommen aan, ook als de informatie er nog niet is, die in het fnale ledenbestand wel aanwezig zal zijn. (Optioneel) Geef in de eerste rij aan wat voor type veld het moet worden. Beschikbare types velden kan je bekijken in de instellingen van de applicatie Organisatie. Bekijk voorafgaand goed het onderdeel B van dit document, genaamd 'Het Ledenbestand' voor de eisen die worden gesteld aan het bestand. D ) Overige benodigdheden (indien van toepassing) Gaan jullie gebruik maken van een van onze koppelingen? Lever dan de juiste gegevens aan. Voorbeeld: KNLTB Koppeling Verenigingsnummer (dat bekend is bij de bond). Naam en adres contactpersoon (welke bekend is bij de bond)

6 Stap 2: Controle ledenbestand Voorafgaand aan stap twee heeft Genkgo het aangeleverde ledenbestand geïmporteerd in de applicatie Organisatie. Het is nu aan jullie de taak om deze te controleren. Dit doe je door in de applicatie Organisatie naar de map 'leden' te navigeren en een profel te openen. Let op: verderop in traject, bij stap 4, zal een nieuwe import worden gedaan met het 'fnale' ledenbestand. Het is daarom van belang dat de eerste import goed wordt gecontroleerd, zodat eventuele problemen kunnen worden voorkomen. Waar moet je op letten: Zijn alle benodigde velden uit het ledenbestand meegenomen in de import? Zijn er velden die zijn geïmporteerd, maar niet geïmporteerd hadden hoeven te worden? Is geïmporteerde data goed overgenomen? Worden namen met speciale tekens (é, ü ô, etc in bijvoorbeeld 'Léon' of 'Müller') goed weergegeven? Indien de ledenbestand(en) niet juist zijn geïmporteerd, geef dan goed aan welke zaken dienen te veranderen bij de laatste import. Het kan ook zijn dat je zelf nog verbeteringen dient aan te brengen in het bij ons aan te leveren ledenbestand. Het is van belang dat wij deze mutaties tijdig ontvangen.

7 Stap 3: Aanleveren fnale ledenbestand Eerder gedurende het traject hebben wij het ledenbestand in de applicatie Organisatie geïmporteerd. Deze is door jullie gecontroleerd. Voordat jullie echt aan de slag kunnen met de ledenadministratie in Organisatie zullen wij het fnale - up to date - ledenbestand voor jullie importeren. Let op! Hierbij worden alleen de ledengegevens gewijzigd. Wanneer er wijzigingen zijn in de structuur van het ledenbestand, zullen wij kosten van 70 euro per import in rekening brengen. De oude ledengegevens zullen we eerst verwijderen. Na deze laatste import zullen de ledengegevens dus up to date en klaar voor gebruik zijn. Uit de voeren door vereniging: Aanleveren fnale ledenbestand. Bekijk voorafgaand nogmaals onderdeel B van dit document, genaamd 'Het Ledenbestand' voor de eisen die worden gesteld aan het bestand.

8 Stap 4. Controle en in gebruik name fnale ledenbestand Het fnale ledenbestand is voorafgaand aan stap 3. door ons geïmporteerd in de applicatie Organisatie. Ondanks de controle van het eerste ledenbestand verzoeken wij je om de import nog éénmaal goed te checken. Het bestand is nog niet correct ingeladen Indien het niet goed is gegaan, verzoeken wij je om goed aan te geven wat er verbeterd dient te worden en of we je daarbij kunnen assisteren. We helpen je graag verder op weg. Het bestand is wel correct ingeladen Indien alles goed is gegaan zal dit de laatste import zijn die Genkgo uitvoert. Vanaf nu kun je dus aan de slag met de ledenadministratie: Het groeperen en indelen van de persoonsgegevens. Deze groepen gebruikt u straks in het aanspreken per , of indien van toepassing voor het sturen van uw facturen en/of contributies in Genkgo Financieel 1. Het indelen gaat doormiddel van: Mappen Groepen Statische groepen Bij het groeperen kun je denken aan: Commissies Besturen Werkgroepen Teams Functies maken Beheerdersrechten toekennen aan leden Aanmaken van dynamische groepen op basis van vaste zoek criteria (zie het extra aangehechte document Genkgo - Organisatie - Dynamische Groepen.pdf ). Met bovenstaande handelingen heb je al kunnen oefenen in stap 2. De wijzingen die je nu aanbrengt zullen echter bewaard blijven voor de toekomst. 1 Indien van toepassing

9 Het bestand is correct ingeladen, maar er is een nieuwe versie Wanneer het ledenbestand correct is ingeladen en er nog een nieuwe versie wordt aangeleverd, wordt deze niet vergoed binnen het traject. Om een ledenbestand wederom te importeren, zullen wij kosten van 70 euro per import in rekening brengen.

10 Stap 5. Controle Mail Template Eerder het traject hebben wij je gevraagd om de huisstijl en het logo aan te leveren. Aan de hand van deze regels en het logo hebben wij de zogehete Mail Template voor je aangemaakt Dit is het visuele deel van de mailings. Hier kan nog feedback op worden geleverd. Het gaat dan om het volgende: Is de visuele stijl correct en representatief voor de vereniging? Is de informatie in de footer correct? Dit kunnen wij binnen het traject eenmalig aanpassen. Daarom horen wij graag tijdig of dit van toepassing is. Wij zullen dit dan tijdig aanpassen. Je Verenigingenweb Starter omgeving is nu helemaal klaar. Van harte gefeliciteerd!

11 B. Het Ledenbestand Het migreren van het ledenbestand is mogelijk met de automatische import functie van Genkgo. Om deze import te laten slagen is het van belang dat het bestand dat je selecteert aan onze eisen voldoet. Zorg dus allereerst voor een goed export vanuit de oude ledenadministratie software. Controleer deze export vooraf met een spreadsheet programma, zoals MS Excel. Een gratis alternatief is het programma Calc, onderdeel van LibreOfce, wat je hier kunt downloaden. Als het bestand dat wordt aanlevert niet aan de volgende eisen voldoet, dan kunnen wij geen import uitvoeren. Waar het bestand aan moet voldoen? Bestandsformaat: spreadsheet (*.xls, *.xlsx, *.ods, of *.csv). Wij accepteren géén andere formaten. Lees hier hoe in MS Excel het ledenbestand opslaat als.csv bestand. Lees hier hoe dit gaat in LibreOfce. Elke eerste regel van een kolom in de spreadsheet is voorzien van een beschrijvende naam (bijvoorbeeld 'postcode', 'studentnummer', etc). Het spreadsheet bevat slechts één werkblad. Als u meerdere typen organisatieobjecten wil importeren (bijvoorbeeld leden en organisaties), zorg dan dat je voor elke lijst een afzonderlijk bestand maakt. De inhoud van álle velden is platte tekst. De velden bevatten géén enters of 'returns'. Alle informatie in elk afzonderlijk veld staat op één regel. De velden bevatten géén: aanhalingstekens, tabs, comma's of semicolons (;). Je komt er achter of deze tekens in het bestand zitten door gebruik te maken van de zoekfunctie van uw spreadsheet programma en ze te vervangen voor bijvoorbeeld een streep ( ) of spatie. Lees meer over zoeken en vervangen in MS Excel. Lees hier hoe dit gaat in LibreOfce Calc

12 C. Algemene aandachtspunten Genkgo gaat pas van start met het project zodra alle benodigdheden uit fase 1 in correcte vorm zijn aangeleverd. Voor sommige zaken zul je op jouw beurt weer afhankelijk zijn van derden. Zorg dus dat je hier op tijd mee in contact komt. Voor een juiste import van ledengegevens is het erg belangrijk om de zaken goed te controleren. We ervaren dat dit vaak wordt onderschat en een oorzaak is van vertraging van het traject. Het importeren doen wij maximaal twee keer. Eénmaal voorafgaand aan de ingebruikname, en éénmaal voorafgaand aan de lancering. Indien meerdere imports verlangd worden, zijn wij genoodzaakt hier extra kosten voor in rekening te brengen. Zorg dus dat de bestanden in orde zijn als je ze naar ons opstuurt. Tip: schakel een derde in om de gegevens te 'dubbelchecken'. Vaak zijn bij een vereniging meerdere mensen betrokken, bijvoorbeeld de bestuursleden. Genkgo is niet in staat om aan al deze mensen individueel te woord te staan via of telefoon. Zorg dus dat er één persoon als woordvoerder wordt aangesteld. Hij of zij kan van de andere betrokkenen de feedback verzamelen en communiceren met Genkgo. Het project krijgt onze onverdeelde aandacht tijdens de verschillende geplande fases. Zorg dus dat je de verlangde bestanden en feedback op tijd aanlevert. Wij kunnen niet garanderen dat we je feedback kosteloos kunnen verwerken als deze binnenkomt na de afgesproken datum. Gaat je vereniging gebruik maken van Genkgo Financieel? Voor gebruik van automatisch incasso is het van belang dat de fnanciële gegevens van de leden voldoen aan de IBAN eisen. Dat betekent dat er naast een rekeningnummer ook een BIC code en een Incasso machtigingsdatum bekend is. Zonder deze gegevens kan er later géén incassobatch worden aangemaakt. Als deze gegevens bij aanvang van het VerenigingenWeb traject nog niet paraat zijn, zorg dan dat je deze verkrijgt en voordat het ledenbestand aanlevert. Voor meer informatie over Incasso, IBAN, BIC, etc kun je onze handleiding Contributie Innen bekijken. Deze is te vinden op onze support website support.genkgo.com/handleidingen

13 D. Help en Support Wilt je nu contact met ons opnemen? Stuur ons een . Wij willen dat het werken met onze software vlekkeloos en prettig verloopt. Daarom kan je altijd hulp vinden wanneer dit nodig is. Dat kan op drie manieren: 1. Help bestand Telefoon Dit document maakt u wegwijs in het systeem. Hier staan alle functies stap voor stap uitgelegd. Je vind de 'help' ook in jouw Genkgo omgeving. Ideaal om ons te contacteren op elk moment. Wij beantwoorden je binnen twee werkdagen via het adres. Als uw vragen dringend zijn en je één van onze medewerkers wilt spreken. 24/7 24/7 Ma t/m Vr uur Ga nu naar Help support@genkgo.nl +31 (0)

14 E. Schematisch overzicht project en te aan te leveren zaken: Fase Aanleveren/Uitvoeren door klant Aanleveren/Uitvoeren door Genkgo Stap 1: Verzamelen Domeinnaam voor communicatie goedzetten. Huistijl en logo Ledenbestand (1) Document Project benodigdheden Stap 2: Controle ledenbestand Controle ledenbestand (1) Importeren van ledenbestand (1) Stap 3: Aanleveren fnale ledenbestand Ledenbestand (2) Importeren van ledenbestand (2) Stap 4. Controle en in gebruik name fnale ledenbestand Controle ledenbestand (2) Indelen, groeperen ledenadministratie * In gebruik name ledenadministratie Stap 5. Controle Mail Template Controle Visuele Stijl Controle Informatie in template Aanpassen aan de hand van feedback * Indien van toepassing