v.1.7 Genkgo Handleiding Contributie Innen

Transcriptie

1 v.1.7 Genkgo Handleiding Contributie Innen

2 Inhoud Contributie innen...3 In het kort...3 De inhoud van dit document...3 Voordat u een contributie gaat innen...4 Meer weten over Genkgo Financieel?...4 Stap 1. Het opstellen van een groepsfactuur...5 De volgende stap... 8 Stap 2. Het genereren van een incasso-opdracht voor de bank...9 De volgende stap Stap 3 A: het bekijken van een verzonden contributie...11 Stap 3 B: het verwerken van de incassobetalingen...12 Automatisch (aangeraden) Handmatig Stap 3 C: het verwerken van betalingen via overboeking...13 Automatisch verwerken Handmatig verwerken Benodigdheden voor automatisch incasso?...16 Incassocontract...16 Incassomandaat...16 Een debiteurenprofiel instellen voor automatisch incasso...18 Contributieregels...20 Betalen in termijnen...21 Veelgestelde vragen...22 Pagina 2 van 22

3 Contributie innen In het kort Met Genkgo Financieel kan u een factuur naar meerdere mensen sturen. Zo'n groepsfactuur is ideaal voor het innen van bijvoorbeeld een contributie. In de software maakt u eenvoudig een contributie aan en bepaalt u hoe deze moet worden betaald. U kan een verzoek tot overboeking op de factuur zetten, of alle bedragen afschrijven door middel van automatisch incasso. Daarbij is het mogelijk om de begunstigden te laten betalen in termijnen. De factuur stuurt u vervolgens per naar mappen of groepen uit de ledenadministratie in Genkgo Organisatie. Wanbetalers stuurt u een herinnering/aanmaning toe of u voert op een later tijdstip een nieuwe incasso uit. Op deze manier blijft u op de hoogte van de betalingsstatus van uw debiteuren. DISCLAIMER: Voor deze handleiding hebben we een vereniging als voorbeeld genomen voor uw organisatie. De automatische incasso functionaliteit is niet gebonden aan een vereniging. Iedereen die gebruik maakt van Genkgo Financieel kan gebruik maken van Contributie. De inhoud van dit document In deze handleiding is uitgelegd hoe u een contributie kunt innen bij leden door gebruik te maken van de mogelijkheden in Genkgo Financieel. Dit gaat via overboeking of via automatisch incasso. Er wordt niet stilgestaan bij elke functie die de software biedt. De nadruk ligt op een zo kort mogelijke route naar een succesvolle betaling via incasso en/of overboeking van alle leden. Het is wel belangrijk dat alle stappen in de juiste volgorde worden afgelegd. Onderdelen kunnen namelijk terug grijpen op handelingen die eerder zijn uitgevoerd. Pagina 3 van 22

4 Voordat u een contributie gaat innen Controleer dan of: De Genkgo Financieel instellingen correct zijn; Er tenminste één factuursjabloon is aangemaakt; Er wordt gewerkt met een up-to-date debiteurenbestand. Er dient recentelijk een synchronisatie te zijn gedaan met de ledengegevens uit Genkgo Organisatie; Als je van plan bent om contributie te innen middels automatisch incasso: Lees dan eerst het onderdeel Wat heb je nodig voor automatisch incasso? Meer weten over Genkgo Financieel? Bekijk onze handleiding over Genkgo Financieel op onze support site. Pagina 4 van 22

5 Stap 1. Het opstellen van een groepsfactuur Het opstellen van een factuur voor het innen van contributie gaat ongeveer op dezelfde wijze als het maken van een enkele factuur. Het verschil zit hem in de verzending: logischerwijs gaat een contributie naar meerdere personen tegelijkertijd. Contributie kan u dus beschouwen als een groepsfactuur. Leg de volgende stappen af om een groepsfactuur op te stellen: 1. Navigeer naar de applicatie Financieel, te herkennen aan het koffertje met het valuta teken. 2. Kies aan de rechterzijde voor de juiste administratie en het juiste jaar. Bij de meeste verenigingen is er één administratie. 3. Controleer of u de juiste administratie heeft geselecteerd door de titel te bekijken en klik in de Financiële boom op Contributie. 4. Het onderdeel Contributie is nu uitgeklapt. Hier ziet u dat er meerdere opties zijn verschenen. Klik op Nieuwe contributie. 1. Eigenschappen. Hier bepaalt u de instellingen van de contributie. Als u de factuur via wilt versturen, stel hier dan ook de instellingen van de in. De volgende velden zijn verplicht: 1. Onderwerp. Het onderwerp van de contributie. Als u kiest voor verzending via dan zal dit ook het onderwerp van de factuur ook het onderwerp van de zijn. Dit is in een latere stap aan te passen. 2. Factuur sjabloon. Kies het factuursjabloon dat u wilt gebruiken voor deze contributie. Het sjabloon zal de velden onder kopje automatisch voor u invullen. Lees hier meer over factuursjablonen. 3. Betaling. Stel hier in op welke wijze de leden de contributie moeten gaan betalen. Deze keuze wordt expliciet op de factuur vermeld. Betalen kan op twee manieren: 1. Overboeking. Het lid wordt gevraagd het bedrag over te maken op het rekeningnummer van de vereniging, binnen een door de vereniging gestelde termijn. Pagina 5 van 22

6 (vervolg van 4. Nieuwe Contributie 1. Eigenschappen 3. Betaling) 2. Automatisch incasso. Hierbij wordt het geld automatisch afgeschreven van de bankrekening van de debiteur. Om als vereniging te kunnen incasseren bij een debiteur, dient dit correct te zijn ingesteld op zijn/haar debiteurenprofiel. Als u dat nog niet heeft gedaan, bekijk dan het onderdeel: 2.Benodigdheden voor automatisch incasso Als u kiest voor automatisch incasso, maar dit desondanks niet is ingesteld voor de debiteur, dan zal deze wel een factuur ontvangen. Deze wordt dan omgezet van automatische incasso naar verzoek voor overboeking. Zodra automatische incasso is ingesteld, zal er een nieuw kopje in het scherm verschijnen: 1. Incasso. Hier stelt u de volgende zaken in: 1. Benodigd contract. Hier selecteert u het incasso contract dat is ingesteld voor de vereniging. Standaard is er één incassocontract ingesteld. 2. Incasso datum. Datum van uitvoering van het incasso. Dit veld is niet verplicht. 3. Betaling in termijnen. Selecteer dit als u het bedrag wil afschrijven in meerdere termijnen. De termijnen worden verdeeld tussen de eerste incasso datum en de onderstaande laatste betaaldatum. 1. Aantal termijnen 2. Laatste betaaldatum Aanhef. Kies hier voor een formele of informele aanhef. 2. Onderwerp. Onderwerp van de Tekst. Begeleidende tekst in de Verzenddatum. De datum waarop de facturen worden verzonden. Pagina 6 van 22

7 2. Begunstigden 1. Hier selecteert u de leden die de contributie moeten gaan betalen en dus een factuur moeten ontvangen: de begunstigden. De selectiemogelijkheden die u hier heeft komen precies overeen met de gegevens in de applicatie Organisatie. Stel dat u naar alle leden een factuur wil sturen, dan vinkt u de map leden aan. Het systeem zal dan elke debiteur in deze map toevoegen aan de lijst met begunstigden. Het is dus van belang dat van alle leden die u wilt factureren, een correct ingevuld debiteurenprofiel bestaat. Hier leest u meer over debiteuren 3. Factuur 1. Hier stelt u in wat er gefactureerd moet worden. Voor elk product kan u een factuurregel toevoegen. Deze verschijnt dan als een aparte regel op de factuur, met een eigen bedrag. Onderaan de factuur worden de bedragen automatisch bij elkaar opgeteld. 2. Druk op Nieuwe factuurregel aanmaken. 1. Regel. Hier vult u de naam van het te factureren product in. Voorbeeld: In het geval van een jaarlijkse contributie van een vereniging, is het product contributie lidmaatschap Aantal. Hier bepaalt u het aantal. In het geval van een lidmaatschap contributie voor een lid is dit bijvoorbeeld Bedrag. Het bedrag van de contributie. 4. BTW. Als de vereniging BTW plichtig is, bepaal hier dan het tarief. Zo niet, vul dan 0 in. De meeste verenigingen zijn niet BTW plichtig. Lees hier meer over BTW. 5. Na het opslaan zal de factuurregel, die zojuist is aangemaakt, verschijnen in het scherm. Het is mogelijk om meerdere factuurregels aan te maken. 6. Met Contributieregels is het mogelijk om kortingen op de factuur in te stellen voor bepaalde groepen. Lees hier meer over Contributieregels. Pagina 7 van 22

8 4. Voorbeeld 1. De echte factuur wordt als pdf document toegevoegd als bijlage in een . In Voorbeeld ziet u hoe dit pdf document er uit komt te zien. 2. Het cijfer dat zichtbaar is rechtsboven het voorbeeld geeft aan hoeveel facturen er verzonden worden. 3. Door op het oogje te drukken kan u de lijst met facturen openen. Van iedere te verzenden factuur kan een voorbeeld worden gegenereerd. De leden bij wie het bedrag middels automatisch incasso zal worden geïnd, kan u herkennen aan het winkelmandje( ), die wordt weergegeven naast hun weergave naam. 4. Als u naar aanleiding van het voorbeeld de factuur nog wil aanpassen, dan kan dat uiteraard. Navigeer dan via de tabs terug naar bijvoorbeeld 1. Eigenschappen. Is het voorbeeld goed en wilt u overgaan tot verzenden? Klik dan op Naar Verzenden. 5. Verwerken 1. Lees de instructies in het scherm goed. Als u klaar bent om de factuur te versturen, plaats dan een vinkje bij Verwerk deze contributie en druk op Verwerken. 2. De contributie zal nu worden verplaatst vanuit Concepten naar Outbox. Het systeem zal de factuur verzenden op de door u ingestelde verzenddatum. Wilt u de factuur alsnog niet verzenden? Dan kan de factuur uit de Outbox worden gehaald en deze terugplaatsen naar Concepten door op het potloodje ( ) te drukken. 3. Als de contributie is verzonden dan wordt deze automatisch verplaatst van Outbox naar Verzonden. De volgende stap Als er is aangegeven dat er via automatisch incasso betaald moet worden, ga dan naar Stap 2. Als er betaald moet worden via overboeking, ga dan door naar Stap 3 A. Pagina 8 van 22

9 Stap 2. Het genereren van een incasso-opdracht voor de bank De facturen voor de contributie zijn in stap 1 gemaakt, geadresseerd en verzonden. Dat betekent dat de debiteuren een hebben ontvangen met daarin een factuur. Op de factuur kunnen ze lezen wat er moet worden betaald en op welke manier. In het geval van automatische incasso zal het bedrag van hun rekening worden afgeschreven. Om dit incasseren mogelijk te maken zal er van de zojuist verzonden factuur een incassobatch gemaakt moeten worden. Van deze batch kan vervolgens een bankbestand worden gemaakt. Door dit bestand te uploaden bij de bank kan de incasso-opdracht worden uitgevoerd. Dit proces loopt via een aantal vast stappen: 1. Van de verzonden contributie is een incassopost aangemaakt. Druk in de Financiële boom op Incasso's om de openstaande incasso posten te bekijken. 2. Onder het tabje Openstaande posten wordt een lijst getoond met alle te incasseren posten. Dit zijn verzonden facturen waarbij incasso succesvol is aangemerkt als betalingswijze. Hier worden alle incassoposten weergegeven, dus ook die van eerder aangemaakte facturen. 3. Van al deze posten is een batch te genereren. Dat betekent dat alle incasso betaalopdrachten in één keer kunnen worden uitgevoerd door de bank. Dit doen we door te drukkn op Batch genereren. 4. Kies een incassodatum. Ook is het mogelijk om de openstaande posten te verdelen over meerdere batches. Dit is handig als er bijvoorbeeld een maximum aantal, of maximum bedrag aan incasso's is afgesproken met de bank. Druk op genereren. 5. Indien alle posten succesvol zijn verwerkt zal de lijst met openstaande posten geleegd zijn. Navigeer nu naar het tabje Batches om de gemaakte batch te bekijken. 6. Open de batch door op de datum te drukken. 7. Nu verschijnt een overzicht van handelingen die u kan uitvoeren. U heeft een bestand nodig om de batch te kunnen uploaden bij de bank. Om het bestand te downloaden drukt u op Download XML (PAIN). i Vroeger gebeurde dit met een CLIEP03 ii bestand. Er zal nu een download worden gestart. 8. Lokaliseer het.xml (PAIN) bestand dat zojuist is gedownload naar uw computer. Dit bestand kan u nu uploaden in de software van de bank om de incasso daadwerkelijk uit te voeren. Pagina 9 van 22

10 De volgende stap 1. Uitvoeren van de incasso's bij de bank. Dit gaat in bijna alle gevallen met Internetbankieren. Voor nadere instructies verwijzen we u naar de documentatie van de bank. 2. Nadat de incasso's zijn uitgevoerd kan u de status hiervan verwerken in Financieel. Ga door naar stap 3 A. Pagina 10 van 22

11 Stap 3 A: het bekijken van een verzonden contributie De contributie is nu verzonden. De leden zullen nu gaan overboeken, of het bedrag zal door de bank van hun rekening worden geschreven. De geslaagde betalingen zullen we gaan aanmerken in het systeem. Dit aanmerken verschilt per betalingswijze. Algemeen: 1. Ga naar Contributie en naar Verzonden. Aan de rechterzijde verschijnen alle verzonden contributies. Zoek de zojuist verzonden contributie op en druk op het onderwerp. 2. Er wordt een lijst getoond met alle verzonden facturen in deze contributie. Elk lid heeft een eigen factuurnummer gekregen. Ook is te zien naar welk adres de mail met de factuur is verstuurd. 3. In de kolom Incasso is aangegeven of het betalingsverzoek via automatisch incasso ( ) of overboeking ( ) is. Ziet u een kruisje bij de leden van wie u eigenlijk had verwacht te incasseren? Dan zal de benodigde informatie voor het uitvoeren van incasso onjuist of incompleet zijn. Controleer in dat geval de gegevens in het debiteurenprofiel van het lid. 4. Elke afzonderlijke factuur die hoort bij deze contributie is terug te vinden in het hoofdonderdeel Facturatie Verzonden. Pagina 11 van 22

12 Stap 3 B: het verwerken van de incassobetalingen De incasso zal niet altijd in één keer succesvol verlopen. Vermoedelijk zullen de meeste betalingen in een keer worden voltooid. Het kan echter voorkomen dat een lid geen geld op de rekening had, een MOI iii heeft gemeld of een stornering heeft gedaan. Uw bankprogramma zal hier inzicht in geven. U zal de correcte betaalstatus moeten doorgeven. Wij raden zeer aan dit automatisch te doen, met behulp van een bank bestand. Automatisch (aangeraden) Het automatisch verwerken van incasso doen we door de gestorte bedragen op de bankrekening te vergelijken met de verzonden facturen. Met behulp van een geüpload banktransactie bestand gaat het systeem per betaling kijken of deze een bijbehorende factuur kan vinden. Vervolgens controleert u deze matches en verwerkt zo automatisch de geslaagde betalingen. Niet betaalde facturen blijven zo actief in de administratie. Het automatisch verwerken van incassobetalingen aan de hand van geïmporteerde banktransacties staat beschreven in Stap 3 C: het verwerken van betalingen via overboeking. Handmatig 1. Navigeer naar het onderdeel Incasso's Batches. Open de laatst verzonden batch door op de datum te drukken. De lijst met posten wordt nu weergegeven. 2. Hier zal u de niet-geslaagde incasso's (terugstorting) als zodanig moeten aanmerken. Dit doet u door bij de juiste post te klikken op Terugstorting, te herkennen aan het icoontje ( ). 3. Er opent een nieuw venster. Hier kan u de reden van terugstorting doorgeven. Bovendien kan u ervoor kiezen om het bedrag laten opnieuw te innen door een nieuwe transactiedatum in te stellen bij Opnieuw innen. 4. Als u alle terugstortingen heeft verwerkt dan kunnen de overige posten in de batch worden aangemerkt als betaald. Dit kan u in één keer doen door bovenin het scherm op de knop Betaald markeren te drukken. Controleer of het vinkje staat bij Terugstortingen niet als betaald markeren en druk vervolgens op opslaan. De geslaagde incasso's zullen nu worden verwerkt. De niet-betaalde posten waarvan Pagina 12 van 22

13 een nieuwe transactiedatum is ingesteld, zullen weer zichtbaar worden onder het tabje Openstaande posten. Van alle openstaande posten kan u later een nieuwe incassobatch uitdraaien. Stap 3 C: het verwerken van betalingen via overboeking Het verwerken van facturen via overboeking verloopt op dezelfde wijze als het verwerken van een enkele, individueel verzonden factuur. U kan verzonden facturen bekijken, debiteuren een herinnering sturen en aanmanen. Door een bankbestand met daarin uw mutaties te importeren wordt het aanmerken van een factuur als zijnde betaald vergemakkelijkt. Ga naar in het hoofdonderdeel Facturatie naar Verzonden. Hier wordt een lijst getoond met alle verzonden facturen die nog geen betaalstatus hebben. Van elke factuur ziet u het factuurnummer, de naam van de debiteur, het bedrag (in/ex btw) en de verloopdatum. De verloopdatum is de datum die is ingesteld toen u de betalingstermijn van de factuur heeft ingesteld. Automatisch verwerken Het automatisch verwerken van betaalde facturen gaat met behulp van bankgegevens. Met behulp van een geüpload banktransactie bestand gaat het systeem per betaling kijken of deze een bijbehorende factuur kan vinden. Vervolgens controleert u deze matches, doet aanpassingen en verwerkt zo snel de geslaagde betalingen. Benodigdheden CAMT iv bankmutatie bestand. Dit bestand kan u downloaden in internetbankieren. Niet alle bankpakketten bieden een CAMT download aan. In dat geval is er te kiezen voor een ander bestandsformaat, zoals CSV. Let op: Upload het originele, ongewijzigde bestand. Dat betekent dat u het bestand niet mag wijzigen met een programma zoals Excel. Ga naar Banktransacties Kies voor het juiste rekeningnummer. Dit is het rekeningnummer waarop de betalingen zijn binnengekomen. Vervolgens drukt u hier bovenin op Uploaden ( ) Pagina 13 van 22

14 Banktransacties importeren. Selecteer het CAMT bestand op uw computer en druk op importeren. Het systeem zal nu alle transacties uit het bankbestand opnemen, bekijken en controleren of er betaalde facturen bij zitten. Het systeem controleert hier op factuurnummers in de beschrijving, of op combinaties tussen rekeningnummer, bedrag en naam. U wordt nu verwezen naar een nieuw scherm. De lijst met banktransacties wordt getoond. Van elke transactie wordt het afschrift, de eerste transactiedatum, het aantal transacties en de datum weergegeven. Verwerkt transacties zijn te herkennen aan een groen vinkje ( ). Bij de zojuist geïmporteerde transacties is deze laatste kolom nu nog leeg. Druk op Alles verwerken. We gaan nu alle geïmporteerde banktransacties één voor één verwerken. Dat betekent dat we ze gaan koppelen aan openstaande facturen. Voor elke transactiedatum wordt er een scherm getoond. In dit scherm wordt elke afzonderlijke transactie weergegeven. De regel bestaat uit vijf kolommen: Factuur, Boekdatum, Transactie, Bedrag en Tegenrekening. Factuur: in dit selectieveld kan u de factuur waar de transactie bij hoort selecteren. Dit kan u doen door te zoeken op bedrag, beschrijving, plaats, naam en factuurnummer. Ook is het mogelijk om te scrollen door de gehele lijst van facturen. Transacties waar het systeem al de juiste factuur van heeft gevonden worden automatisch voor u ingevuld. Het is niet verplicht om alle transacties te matchen. Transacties waar geen factuur bij hoort, of waarvan u niet weet welke factuur er bij hoort, kan u leeg laten. Deze kan u dan op een later tijdstip ook verwerken. Als u klaar bent met het matchen, druk dan op verwerk dit afschrift. U wordt doorgeleid naar een scherm voor de opvolgende transactiedatum, waar u de bijbehorende transacties gaat verwerken. Als u alle transactiedata heeft verwerkt wordt u teruggeleid naar het overzicht. De verwerkte facturen zijn nu automatisch gemarkeerd als betaald. Wat er over blijft zijn de openstaande facturen. Deze kan u gaan herinneren of aanmanen. Pagina 14 van 22

15 Handmatig verwerken. Het is mogelijk om facturen handmatig te verwerken. Bijvoorbeeld als u geen gebruik maakt van internetbankieren en dus geen transacties kunt uploaden. Hiervoor gebruikt u de knoppen aan de rechterzijde van elke factuur in het facturenoverzicht. Markeren als betaald. Zoek de factuur op en druk op Betaald ( ). Markeren als niet betaald. Zoek de factuur op en druk op Niet Betaald ( ). Herinnering sturen. Zoek de factuur waarvan u een herinnering wilt sturen en druk bij opties op Herinnering ( ). Vink hier aan dat u de factuur per wil verzenden en vul de volgende velden in: Adres. Dit wordt automatisch ingevuld maar is te wijzigen indien nodig. Onderwerp. Het onderwerp van de . Tekst. De inhoud van de . Klik op opslaan. De debiteur krijgt nu een met in de bijlage een herinnering in pdf formaat. De factuur wordt geplaatst in facturatie herinnering. Pagina 15 van 22

16 Benodigdheden voor automatisch incasso? Betalingen via automatisch incasso kunnen alleen onder strikte voorwaarden plaatshebben. Deze voorwaarden zijn onlangs aangepast met de introductie van de SEPA richtlijnen v. Incassocontract Allereerst dient de vereniging een afspraak te hebben met een bank om incasso's te mogen uitvoeren. Dit wordt een incassocontract genoemd. Wat heeft u nodig van de bank? Incassant ID vi Dit is een unieke code die hoort bij degene die de incasso uitvoert: de incassant vii. Dit ID ontvangt u van uw bank als er een contract is afgesloten. Toegang tot software om een incasso-opdracht uit te voeren. Dit gebeurt over het algemeen met internetbankieren van uw bank. Incassomandaat Ook met de leden zal de vereniging een afspraak moeten hebben. Het lid moet toestemming geven voordat de vereniging geld kan afschrijven van zijn/haar rekening. Deze incasso-overeenkomst tussen vereniging en lid wordt een mandaat genoemd. Pagina 16 van 22

17 Welke gegevens dient u te hebben van een lid? Het IBAN viii bankrekeningnummer. De BIC ix code behorende bij het rekeningnummer. Mandaat datum. Datum van ondertekening van de machtiging. Dit is de datum waarop de incassant (het lid) toestemming heeft gegeven voor incasso. Soms is deze datum voor reeds (lang geleden) afgegeven machtigingen niet bekend. In dat geval mag u standaard de volgende datum invullen: Mandaat nummer. Het mandaat nummer is een automatisch gegenereerd uniek nummer dat bij het lid hoort. Dit nummer identificeert de incasso-overeenkomst die de vereniging met het lid heeft afgesloten. Gaat het om een nieuw lid of een nieuw incasso mandaat? Dan zal het systeem dit nummer voor u genereren. Elke machtiging wordt voorzien van een uniek nummer, een kenmerk van maximaal 35 karakters. Bovenstaande gegevens dient u in te voeren op het debiteurenprofiel van de leden. Pagina 17 van 22

18 Een debiteurenprofiel instellen voor automatisch incasso. Beschikt u over alle benodigde informatie, zoals gespecificeerd in onderdeel 4? Dan kan u de debiteuren gaan aanvullen met de juiste gegevens. De incassomachtiging dient te worden toegevoegd voor elk afzonderlijk lid. Zijn de incassogegevens al toegevoegd aan het profiel van een lid in Genkgo Organisatie? Dan kan u deze gegevens automatisch ophalen naar het debiteurenprofiel via Synchronisatie Organisatie. Als dit niet het geval is neem dan de volgende stappen: 1. Ga in de Financiële boom naar Debiteuren 2. Zoek de debiteur die u wil aanpassen op en klik op de naam. Het profiel zal nu worden geopend 3. Open het tabje Incassomachtigingen en druk vervolgens op Toevoegen: Gegevens Machtiging. Vul hier het volgende in: Incasso contract. Kies hier het incassocontract dat u eerder heeft ingesteld onder Instellingen Mandaat datum. Heeft u deze niet paraat? In dat geval kan u standaard de volgende datum invullen: Bankrekening (IBAN) waarvan geïncasseerd zal worden. U kan hier het IBAN nummer selecteren dat u kan vinden onder het tabje Bankrekeningen. SEPA Status. Geef aan of het om een nieuw of om een bestaand incassomandaat gaat. Wat betekent dit precies? Kies eerste transactie als u bij dit lid nog nooit een incasso gedaan hebt. Kies opvolgende transactie als in het verleden (met bijvoorbeeld een andere programma) al geïncasseerd is. Let op: U dient een bestaand mandaatnummer paraat te hebben. Mandaatnummer. Het mandaatnummer kan leeg worden gelaten als u eerste transactie heeft geselecteerd. Pagina 18 van 22

19 Contributieregels Contributieregels maken het mogelijk om een contributie te finetunen. Als er bepaalde korting of opslag geldt voor bepaalde groepen, bijvoorbeeld ereleden, junioren, etc. dan is het mogelijk deze korting toe te passen via contributieregels. Contributieregels worden toegevoegd aan de bestaande factuurregels. Zorg dat u van tevoren weet aan wie u de contributieregels wil toekennen en zorg dat voor hen in Genkgo Organisatie een groep is aangemaakt. Contributieregels stelt u in bij het aanmaken van de contributie onder het tabje 3. Factuur. Klik op Contributie regels ( ) Nu verschijnt de contributie tabel. Dit is een tabel waarin alle groepen zijn opgenomen die zijn aangemaakt in de ledenadministratie in Genkgo Organisatie. Boven de tabel vind u knoppen voor groepen, dynamische groepen, functies. Om deze te tonen drukt u op de desbetreffende knop. Factuurregel. Stel hier de naam van de kortingsregel in, bijvoorbeeld korting ereleden. BTW. Stel hier een btw bedrag in, indien van toepassing. De meeste verenigingen zijn vrijgesteld van btw. Stel in of het gaat om een korting of een opslag. Vul een bedrag of percentage in bij het veld dat toepasbaar is (Opslag, Opslag %, Korting Korting %). Als een lid zowel een vaste als een procentuele korting krijgt, worden beide berekend uitgaande van het originele factuurbedrag. Als u klaar bent met het invullen van de velden drukt u onder de tabel op toepassen. Als alles goed is ingevuld geeft het systeem de melding De contributietabel is opgeslagen. Druk op Terug om terug te keren naar de factuurregels. Ga verder naar 4. Voorbeeld. Druk op het oogje om de lijst met voorbeelden te openen. Controleer de facturen van leden die recht hebben op korting. Als alles goed is verwerkt kan u de facturen gaan verzenden. Wilt u toch nog iets aanpassen, ga dan terug naar het tabje 3. factuurregels Contributieregels. Pagina 19 van 22

20 Betalen in termijnen Alleen geldig voor automatisch incasso. Het is mogelijk om leden in termijnen te laten betalen. Als beheerder kan u het volgende instellen: In hoeveel termijnen er betaald gaat worden Wanneer de laatste termijn geïncasseerd moet worden Het systeem zal automatisch het totaalbedrag gelijkmatig opsplitsen en de termijnen gelijk verdelen over de gestelde periode. Op de factuur van het lid wordt een extra pagina toegevoegd. Hierop staan de termijnen vermeld met de bijbehorende incassodatum en bedragen. Voorbeeld: Pagina 20 van 22

21 Veelgestelde vragen Staat het antwoord waar u naar op zoek bent er niet bij? Stuur dan een naar support@genkgo.nl Het incasseren is mislukt maar ik heb wel alle gegevens ingevuld. Wat kan ik hier aan doen? Wanneer een eerste incasso wordt geweigerd door de bank, dient u de status terug te zetten op eerste transactie. Lukt het bij de eerste volgende incassobatch weer niet, dan zal de incassomachtiging vermoedelijk niet in orde zijn. Controleer de gegevens van het lid en vraag hem/haar om contact op te nemen met de bank. Waarom ontbreekt er een lid in het voorbeeld bij het aanmaken van een groepsfactuur? Dit kan meerdere redenen hebben: 1. Het lid heeft geen debiteurenprofiel. 2. Het aanwezige debiteurenprofiel is niet goed ingevuld. 3. Het lid is niet aanwezig in de bij begunstigden aangevinkt mappen of groepen. Mijn vereniging heeft meerdere incassocontracten. Hoe kan ik dit instellen? Incassocontracten kunnen worden toegevoegd in Genkgo Financieel onder Instellingen Incassocontracten. Zorg dat u een goede beschrijvende naam geeft aan de contracten, zodat u deze makkelijk van elkaar kunt onderscheiden. Bijvoorbeeld contributiecontract, evenementencontract, magazinecontract. Er is van sommige leden geen adres bekend. Is het mogelijk om hen een papieren facturen te versturen? Als een contributie wordt verzonden naar een map of groep, dan zal voor deze leden zonder adres ook een factuur worden gemaakt. In Contributie verzonden herkent u deze facturen aan het ontbreken van een adres in het veld Naar. Druk op om de pdf van de factuur te downloaden, te printen en op de post te doen. Wilt u naar iedereen een papieren exemplaar sturen, dan drukt u op Download PDF. Het systeem maakt dan één document waarin alle facturen zijn opgenomen. Pagina 21 van 22

22 i ii iii PAIN PAyment INitation (SEPA XML PAIN). Dit is het bestandsformaat waarin u binnen SEPA de incasso-opdrachten moet aanleveren bij de bank. Dit bestand bevat informatie over degene die incasseert (incassant-gegevens, dat zijn uw gegevens); degenen bij wie geïncasseerd wordt; gegevens over de bedragen en omschrijving. CLIEOP 03 Cliëntenopdracht. Dit is de naam voor het het elektronische bestand dat u nu kan gebruiken voor de aanlevering van incasso-opdrachten aan de bank. Per 1 augustus 2014 komt deze standaard te vervallen en moet je je bestanden aanleveren in SEPA XML PAIN formaat. MOI Melding Onterechte Incasso. Een geïncasseerde kan bij de bank een Melding Onterechte Incasso doen. Als incassant moet u kunnen aantonen dat de incasso volgens de regels is verlopen. Kan u dat niet, dan zal het geïncasseerde bedrag door de bank teruggestort worden. iv CAMT.053 Voor SEPA-betaalproducten is een nieuw rapportageformaat geïntroduceerd: CAMT. Het CAMT-rapportageformaat bevat gedetailleerde informatie over SEPA-transacties. Het bestand heeft vaak een.xml extensie. Ook kan het zijn dat de bank de bestanden aanbiedt in.zip formaat of.txt formaat. v vi SEPA Single Euro Payments Area. Standaardisatie en harmonisatie van het eurogerelateerd betalingsverkeer. Incassant ID De 'incassant ID' of referentie identificeert u als unieke incassant. Dit kenmerk ontvangt u eenmalig van de bank en is grotendeels opgebouwd uit het KVK-nummer van de organisatie. vii Incassant De 'inner'. Degene die de incasso uitvoert, bijvoorbeeld de vereniging. viii IBAN International Bank Account Number. ix BIC Bank Identifier Code. Het internationale kenmerk van uq bank. Dit is nu ook wel bekend als de SWIFT code. Het is verplicht deze te vermelden bij internationaal betalingsverkeer.