NORMBLAD MATERIELE STAAT

Transcriptie

1 NORMBLAD MATERIELE STAAT versie augustus 2014 Normbladbeheer: Aike van der Ploeg (Doc-Direkt) en Caroline Leistra (Nationaal Archief) Versie: 2.0 Vastgesteld: Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 1 van 20

2 Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 2 van 20

3 3 Inhoudsopgave Inhoud 1 Toelichting Begripsbepaling Norm...7 BIJLAGE 1 Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken (zie norm 3.4, 3.5 en 3.12) BIJLAGE 2 Praktische richtlijnen: verpakken fotografisch materiaal (zie norm 3.3 en 3.13) BIJLAGE 3 Praktische richtlijnen: etiketten (zie norm 3.6) BIJLAGE 4 Praktische richtlijnen: kaarten en tekeningen (zie norm 3.7) 19 Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 3 van 20

4 1 Toelichting Deze norm beschrijft de eisen die worden gesteld aan de materiële staat van archieven die voor overbrenging in aanmerking komen. Het doel van de norm is het vastleggen van eenduidige en heldere afspraken voor de materiële verzorging van archieven van het rijk die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De norm is van toepassing op alle archieven van de zorgdragers van het Rijk. Uit oogpunt van behoud kan het in specifieke gevallen noodzakelijk zijn van de norm af te wijken. Bij de voorbereiding van elk project leggen betrokken partijen (zorgdrager, Doc-Direkt en Nationaal Archief) dan ook aanvullend maatwerkafspraken vast in het beslisdocument. Bij archieven bestemd voor Regionale Historische Centra (RHC s) stemt het Nationaal Archief vooraf met het betreffende RHC af over de te maken maatwerkafspraken. De norm is een nadere uitwerking van de eisen die in de Archiefregeling 1 zijn opgenomen onder Hoofdstuk 2 Duurzaamheid van archiefbescheiden. In deze regeling wordt verwezen naar de ICN-kwaliteitseisen (Instituut Collectie Nederland). Dit betekent dat het voor archieven wettelijk verplicht is verpakkingsmateriaal en etiketten te gebruiken die aan de betreffende ICNkwaliteitseisen voldoen. 2 De norm beschrijft de eindspecificaties, maar niet het proces. Daarover hebben ketenpartners separate afspraken gemaakt. 3 In een aantal gevallen bleek het nodig een norm nader uit te werken in een richtlijn. Die richtlijn is als bijlage in dit normblad opgenomen 4. Het normblad bestaat uit drie kolommen: 1. het nummer van de norm 2. beschrijving van de norm 3. toelichting op de norm Vaststelling, actualisatie en publicatie Dit normblad wordt vastgesteld door de ICCIO. Actualisatie en onderhoud van dit normblad geschiedt door Aike van der Ploeg (Doc-Direkt) en Caroline Leistra (Nationaal Archief). Dit normblad wordt gepubliceerd op de samenwerkingsruimte op Rijksweb. 1 Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/ (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Laatstelijk gewijzigd bij besluit van 6 december 2012, WJZ/466161(10265), Stcrt. 2012, De archiefregeling is te raadplegen op: 2 De ICN-kwaliteitseisen zijn te raadplegen op: (laatst geraadpleegd ) 3 [Verwijzen naar nog vast te stellen versie verbetervoorstellen.] 4 De richtlijn is nog niet volledig. Een aantal elementen wordt de komende maanden toegevoegd. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 4 van 20

5 Vragen omtrent de normen? Vanuit het DD en het NA zijn twee aanspreekpunten voor de normen. Indien er tijdens de bewerking van een archief vragen zijn omtrent de norm kunt u contact met hen opnemen. Voor vragen vanuit Doc-Direkt: Aike van der Ploeg: Aike.Ploeg@minbzk.nl Voor vragen vanuit het Nationaal Archief: Caroline Leistra: caroline.leistra@nationaalarchief.nl Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 5 van 20

6 2 Begripsbepaling Archief Het geheel van archiefstukken, ongeacht vorm of medium, organisch gevormd en/of bijeengebracht en gebruikt door een afzonderlijke persoon, familie, of organisatie bij het uitvoeren van activiteiten en het uitoefenen van functies van die archiefvormer. Archiefbescheiden Archiefbescheiden als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 Archiefbestanddeel Een geordende eenheid van documenten, bij elkaar gebracht ofwel voor actueel gebruik door de archiefvormer, dan wel in het proces van archiefordening, omdat ze betrekking hebben op een zelfde onderwerp, activiteit of handeling. Een bestanddeel is doorgaans de basiseenheid binnen een rubriek. Archiefdozen voor permanente bewaring Archiefomslagen voor permanente bewaring Archiefstuk Dozen van golfkarton, waarbij onder normale bewaaromstandigheden in archieven en bibliotheken na ten minste 10 jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren en waarvan geen nadelige invloed op de, in de doos bewaarde, archiefstukken mag plaatsvinden. Omslagen van papier of karton, waarbij onder normale bewaaromstandigheden in archieven en bibliotheken na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren en waarvan geen nadelige invloed op de, in het omslag bewaarde, archiefstukken mag plaatsvinden. Vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, opgemaakt of ontvangen en beheerd door een organisatie of persoon in de uitvoering van handelen. Beschrijvingseenheid Een document of groep documenten ongeacht de materiële vorm, behandeld als een eenheid en als zodanig de basis voor een afzonderlijke beschrijving. Four-flap Archiefomslag voorzien van vier flappen, toe te passen bij het verpakken van archiefbescheiden die chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere archiefbescheiden, zoals fotografisch materiaal. ICN-kwaliteitseis Kwaliteitseis van het Instituut Collectie Nederland Hechtmechanieken Bevestigingssystemen ter bundeling van archiefstukken in een archiefomslag dat voldoet aan ICN-kwaliteitseis no. 2. Kaartsysteem Een geheel van systeemkaarten, waarop verschillende gegevens voorkomen die in een bepaalde volgorde zijn geplaatst. Verpakkingseenheid Zie beschrijvingseenheid. Zelfklevende etiketten voor permanente bewaring Zelfklevende etiketten, waarbij onder normale bewaaromstandigheden in archieven en bibliotheken na tenminste 30 jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 6 van 20

7 3 Norm Nr Norm Toelichting 1 Archiefbescheiden 1.1 Archiefbescheiden zijn vrij van vuil en stof. 1.2 Archiefbescheiden zijn vrij van schimmels en insecten Wanneer schimmels of insecten worden aangetroffen in de door Doc- Direkt in beheer of bewerking zijnde archiefbestanden die bestemd zijn voor blijvende bewaring schakelt Doc- Direkt, in afstemming met het Nationaal Archief, een deskundig restauratieatelier in. 2. Het restauratieatelier stelt in opdracht van Doc-Direkt een plan van aanpak op. 3. Doc-Direkt legt het plan ter goedkeuring voor aan het Nationaal Archief. 4. Doc-Direkt voert het plan, na verkregen goedkeuring door het NA, uit. 1.4 Andere materialen dan dozen, omslagen en etiketten, die rechtstreeks met archiefbescheiden in contact komen bevatten geen: metaal lignine weekmakers co-polymeren van vinylchloride andere stoffen die de archiefbescheiden kunnen beschadigen of de degradatie ervan bevorderen Bestrijding van schimmels geschiedt volgens de richtlijnen van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: Pluis in huis. Geïntegreerde bestrijding van schimmels in archieven, Instituut Collectie Nederland, Nationaal Archief, Provinciale Archiefinspecties, Bestrijding van insecten geschiedt volgens de richtlijnen van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: Het loopt in de papieren. Geïntegreerde bestrijding van insecten in collecties, Instituut Collectie Nederland, Nationaal Archief, Koninklijke Bibliotheek, Wanneer door het verwijderen van materiaal schade dreigt voor de archiefstukken wordt hierover vooraf met het NA afgestemd. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 7 van 20

8 Nr Norm Toelichting 1.5 Kunststoffen mogen uitsluitend bestaan uit: polystyreen polyethyleen polypropyleen polycarbonaat. 1.6 Registers, banden en delen zijn behoorlijk ge- of herbonden. 1.7 Kaartsystemen verkeren in raadpleegbare en transportabele toestand. 2 Verpakkingsmaterialen en etiketten 2.1 Omslagen en mappen zonder hechtmechaniek voldoen aan ICNkwaliteitseis nummer Omslagen en mappen met hechtmechaniek voldoen aan ICNkwaliteitseisen nummer 2 en Archiefdozen voor standaardformaat papier voldoen aan: ICN-kwaliteitseis nummer 4 of 13, indien omslagen volgens ICNkwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of ICN-kwaliteitseis nummer 3, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton. Zie Archiefregeling art. 9, lid 1. Zie Archiefregeling art. 9, lid 2. Het gebruik van deze hechtmechanieken is volgens de archiefregeling toegestaan. In deze norm wordt hiervan afgeweken. Het NA heeft deze hechtmechanieken liever niet in het archief vanwege de materiele schade die deze aan het archief brengen en de ruimte die de hechtmechanieken innemen in de dossiers. Zie Archiefregeling, art. 10, lid Bij de verpakking worden passende dozen gebruikt (zie verder hoofdstuk 3). Een standaard archiefdoos heeft een diepte van circa 38 cm en een hoogte van circa 26 cm. 2.5 Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan: Zie Archiefregeling art. 10, lid 2. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 8 van 20

9 Nr Norm Toelichting ICN-kwaliteitseis nummer 10 of 16, indien omslagen met ICNkwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of ICN-kwaliteitseis nummer 11, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton. 2.6 Verpakkingsmateriaal voor optische schijven voldoet aan NEN-ISO 18925: Zelfklevende etiketten bestemd voor omslagen, mappen en archiefdozen voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer Voor niet-zelfklevende etiketten wordt lijm op acrylaatbasis gebruikt. De zuurgraad van de lijm heeft een phwaarde van ten minste 7,5 en ten hoogste 10. Zie Archiefregeling, art. 15, lid 2. Zie Archiefregeling art. 11, lid 1. Zie Archiefregeling art. 11, lid 2. 3 Verpakking van archiefbescheiden 3.1 Alle beschrijvingseenheden zijn verpakt in omslagen conform norm 2.1 en 2.2, en vervolgens in dozen conform norm 2.3 en Wanneer er naast standaardformaten veel buitenformaten in het archief aanwezig zijn, dan meldt Doc-Direkt dit vooraf aan zorgdrager en Nationaal Archief. Indien noodzakelijk maken zorgdrager, Doc-Direkt en Nationaal Archief nadere afspraken over de wijze van verpakking ervan. 3.3 Archiefbescheiden die chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere archiefbescheiden worden binnen of buiten de verpakkingseenheid afzonderlijk verpakt. Zie bijlage 2: Praktische richtlijnen verpakken fotografisch materiaal Zie ook norm 3.13 Toelichting: bijlage 2 is bestemd om te worden gebruikt in geval van fotocollecties e.d. In dossiers aangetroffen archiefbescheiden zoals bedoeld in norm 3.3 en norm 3.13 worden verpakt zoveel mogelijk conform bijlage 2, dus een losse foto in een doorzichtig mapje etc. Ingeplakte foto s worden niet losgemaakt en worden niet als foto verpakt. In gevallen als hiervoor bedoeld Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 9 van 20

10 Nr Norm Toelichting 3.4 Omslagen en pakken dikker dan 1 cm zijn voorzien van een sluitlint conform: Zie bijlage 1: Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken wordt bij de beschrijving van de eenheid waarin zich foto s bevinden daarvan in een NB melding gemaakt. Albumpagina s en ringbinderdozen zijn slechts van toepassing bij seriematige fotocollecties en wanneer dat specifiek in het beslisdocument is vastgelegd. 3.5 Dozen zijn gevouwen conform: bijlage 1: Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken 3.6 Dozen en omslagen zijn geëtiketteerd, de etiketten vermelden de naam van het archief en de volgnummers van de aanwezige archiefbestanddelen, conform de bij het archief behorende toegang. Het is van belang passende archiefdozen te gebruiken. Etiketten voor de dozen en de omslagen worden geprint met nummers. Dit betekent dat de nummers er niet meer met de pen opgeschreven worden. Etikettering geschiedt conform: bijlage 3: Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken 3.7 Het verpakken en etiketteren van kaarten en tekeningen geschiedt in overleg met het NA. De aanpak is gebaseerd op de praktische richtlijnen kaarten en tekeningen (bijlage xxx) en wordt vastgelegd in het beslisdocument. Zie bijlage 4: Praktische richtlijnen kaarten en tekeningen 3.8 Tussen de zijwand van de (staande) dozen en de zich daarin bevindende archiefbescheiden zit een ruimte van minimaal 1 tot maximaal 2 centimeter. 3.9 De omvang van een pak varieert van 2 tot 5 cm. Wanneer dat niet mogelijk is, is een grotere omvang toegestaan. De dozen moeten zo gevuld zijn dat de stukken er gemakkelijk uit kunnen worden gehaald zonder dat de stukken beschadigd raken. Teveel ruimte is niet toegestaan omdat de archiefbescheiden in de doos dan kunnen uitzakken. Zie ook norm 3.9 Dit betekent dat een verpakking altijd passend moet zijn voor de dossiers. Zie ook norm 3.8 Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 10 van 20

11 Nr Norm Toelichting Daarbij wordt de doosbreedte aangepast aan de omvang van het pak De dozen mogen na verpakking niet te zwaar zijn en moeten goed zijn. Het maximale gewicht bedraagt 15 kilo Wanneer op oude mappen en dossieromslagen relevante informatie staat, wordt vooraf met zorgdrager en Nationaal Archief afgestemd wat te doen met deze gegevens. Indien nodig kan worden besloten om deze niet zuurvrije verpakking toch in het archief te laten zitten Bij het verpakken in speciaal daarvoor ontworpen kaartenbakken moet er voldoende ruimte in de kaartenbak zijn zodat de kaarten goed raadpleegbaar zijn, maar niet zo ruim dat kaartjes door elkaar kunnen raken. Waar nodig wordt een stop toegepast De aanpak wordt vastgelegd in het beslisdocument. Kaartjes moeten rechtop staan en de kaartjes moeten genoeg ruimte hebben dat ze raadpleegbaar zijn. Zie bijlage 1: Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken 3.13 Het verpakken en etiketteren van fotomateriaal geschiedt in overleg met het NA. De aanpak is gebaseerd op de praktische richtlijnen: verpakken van fotografisch materiaal en wordt vastgelegd in het beslisdocument. Dit geldt onder meer voor de onder norm 3.3 bedoelde archiefbescheiden. Zie de toelichting bij norm 3.3 Zie bijlage 2: Praktische richtlijnen verpakken fotografisch materiaal 4 Transport 4.1 Voorafgaande aan transport van archiefbescheiden naar het Nationaal Archief of Regionaal historisch Centrum, levert Doc-Direkt per archiefblok de volgende gegevens en documenten op: Gegevens: Bloknummer archief Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 11 van 20

12 Nr Norm Toelichting Naam archief Projectnummers DD en NA Documenten: -opgave van laagste en hoogste inventarisnummer; -omvang archiefblok in strekkende meters tot op 1 cijfer achter de komma; -verklaring dat geen inventarisnummers zijn uitgeleend, respectievelijk lijst van uitgeleende nummers; -verklaring dat geen inventarisnummers door andere oorzaken ontbreken, respectievelijk lijst van ontbrekende nummers; -verklaring dat geen inventarisnummers zijn vervallen, respectievelijk lijst van vervallen nummers; -waar van toepassing: opgave van gebruikte afwijkende verpakkingsformaten (aantal per afwijkend formaat); -verklaring dat archief vrij is van schimmel en insecten; -waar van toepassing alle schaderapporten en rapporten behandelingswerkzaamheden. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 12 van 20

13 BIJLAGE 1 Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken (zie norm 3.4, 3.5 en 3.12) Dozen De lipjes van de dozen dienen tussen de binnen- en buitenwand van de doos gevouwen te worden. De gevouwen lipjes geven de doos zijn stevigheid (zie vouwschema). Alle mogelijke metaalwaren (nietjes etc.) dienen verwijderd te worden. Alle plastics die niet genoemd worden in norm 1.7 dienen verwijderd te worden. Alle archiefbescheiden (ook boekbanden) worden van passende omslagvellen voorzien. De omslagen worden voorzien van etiket met een geprint inventarisnummer (zie norm 3.6) Om onderscheid tussen dossiers te behouden kunnen inschietvellen of verkorte omslagen gebruikt worden. Keperband (naturel) is noodzakelijk bij pakken die dikker zijn dan 1 cm. Keperband wordt enkelvoudig in de breedte van een omslag gestrikt, met de strik naar de deksel van de doos toe. Dit geeft ruimte in de breedte van de doos om de pakketten in en uit de doos te halen. Dossiers dikker dan 5 cm dienen opgesplitst te worden. Vouwen van dozen Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 13 van 20

14 Passende verpakking De grote variatie in maten en soorten archiefdozen die verkrijgbaar zijn, vraagt in een aantal gevallen extra aandacht van zorgdragers en archiefbewerkers t.a.v. het zoeken naar de juiste verpakkingsmaterialen. Dit is voor het Nationaal Archief noodzakelijk omdat alleen door het gebruik van passende archiefdozen een optimale berging van archief mogelijk kan worden gemaakt. Daarnaast kan door sluitende verpakking optimale bescherming geboden worden aan de archiefstukken. De verscheidenheid aan archiefstukken maakt het ook noodzakelijk dat verschillende maten en soorten archiefdozen gebruikt moeten worden. Foto s, negatieven, kaarten, registers of indexkaartjes vragen om een andere bergingsdoos dan losbladige A4 of folio-vellen. Plotterdoos Is er sprake van zeer afwijkende maten binnen een archievenbestand, dan kan men overwegen om zgn. plotterdozen te laten maken. Dit zijn maatdozen die in een beperkte hoeveelheid gemaakt kunnen worden. Bij het opgeven van de maten dient men altijd van de binnenmaten van de doos uit te gaan. Kaartenbakjes Kaartenbakjes worden zodanig gevuld dat (toegangs)kaartjes makkelijk leesbaar blijven en niet te dicht tegen elkaar gedrukt zijn. Op deze manier zijn ze goed raadpleegbaar in de bak. Halfvolle bakjes worden voorzien van een stop zodat de kaartjes niet door elkaar raken. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 14 van 20

15 BIJLAGE 2 Praktische richtlijnen: verpakken fotografisch materiaal (zie norm 3.3 en 3.13) Afspraken over de wijze waarop fotografisch materiaal verpakt moet worden, worden vastgelegd in het beslisdocument. Deze afspraken zijn gebaseerd op onderstaande richtlijnen. Algemeen Alle verpakkingsmaterialen moeten voldoen aan de PAT (Photographic Activity Test) en ISO Voor verpakkingsmaterialen in direct contact met de beeldlaag wijkt het Nationaal Archief af van deze norm ten aanzien van de ph en het alkalisch reserve van papieren verpakkingen. Indien mogelijk is de ph niet hoger dan 8,5. Hierbij mag het alkalisch reserve lager zijn dan het geen gesteld is in de ISO (alkalisch reserve moleculair gelijk aan minstens 2% CaCO3). Voor het verpakken van foto s in papier geldt dat kleurenfoto s, zoutdrukken, albumines en cyanotypieen (blauwdruk) verpakt moeten worden in ongebufferd papier met een neutrale ph. Het verpakken van fotografisch materiaal is maatwerk. Niet alle foto s of negatieven zijn geschikt voor berging op de hier beschreven wijze. Hieronder volgt een beknopte samenvatting voor de meest voorkomende fotografische materialen: 1. Foto s zwart-wit Zwart-wit foto s worden afzonderlijk verpakt in kunststof albumpagina s en ringbinderdozen. Indien de foto s geplakt zijn op kartonnen, kan het door het gewicht noodzakelijk zijn de dozen liggend te bergen. 2. Foto s kleur Kleurenfoto s worden afzonderlijk verpakt in kunststof albumpagina s en ringbinderdozen Kleurenfoto s worden gescheiden van de zwart-wit foto s. Ze worden geborgen in aparte dozen in verband met afwijkende klimaatcondities voor de opslag. 3. Negatieven zwart-wit (cellulose acetaat) Zwart-wit negatieven worden verpakt in gebufferde papieren verpakkingen. Hiervoor kunnen enveloppen of albumpagina s worden gebruikt Voor de berging van de enveloppen kunnen flip-top-dozen van Light Impressions worden gebruikt. Albumpagina s worden in ringbinderdozen geborgen. Te onderscheiden zijn qua verschijningsvorm van originelen en dus ook van de verpakking o.a.: filmstroken en enkele opnamen van kleinbeeld t/m ca. 5 x 7 inch. 4. Negatieven en niet ingeraamde dia s kleur (cellulose acetaat) Kleuren negatieven en dia s worden verpakt in ongebufferde papieren verpakkingen Zie verder onder 3. Kleurennegatieven en kleurendia s worden gescheiden van de zwart-wit negatieven. Ze worden geborgen in aparte dozen in verband met afwijkende klimaatcondities voor de opslag. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 15 van 20

16 5. Dia s ingeraamd Ingeraamde dia s worden in de daarvoor ontwikkelde dozen aangeleverd; Kleine series kunnen, afhankelijk van de dikte van de diaraampjes, minimaal per zes verpakt worden in deeldoosjes. De deeldoosjes worden geplaatst in de lange diadozen. Deze lange diadozen worden per zes in een overslagdoos geborgen. Presentaties blijven als series bij elkaar ook als hiermee zwart-wit en kleur bij elkaar verpakt is. Let er op dat de dozen niet te zwaar worden indien de dia s in glas zijn ingeraamd. 6. Glasnegatieven Glasnegatieven worden in passende four-flaps verpakt. Negatieven met het formaat 9 x 12 cm en 6 x 9 cm worden staand geborgen in flip-top dozen met het formaat 4 x 5 x 5 inch. De 6 x 9 cm negatieven worden in 2 rijen in de doos geplaatst met een scheidingswand van bijvoorbeeld museumkarton. De formaten 13 x 18 cm (gelijk aan 5 x 7 inch), 18 x 24 cm en 24 x 30 cm kunnen liggend in negatiefdozen worden verpakt met een maximale hoogte van circa 4 cm indien beschikbaar in kwaliteit 3/11. Negatieven met het formaat 13 x 18 cm kunnen ook staand worden geborgen in een passende doos mits het gewicht van de doos met negatieven de 5 kg niet overschrijdt. De negatieven worden op de lange zijde in de doos geplaatst. Het deksel valt niet meer dan circa 50% over de doos. Leveranciers zijn o.a.: Conservation By Design Conservation Resources Gaylord Jansen Wijsmuller & Beuns Klug Light Impressions Metal Edge Monochrom Munktell Nederlands Fotomuseum PEL Meer informatie is te vinden bij: Image Permanence Institute Wilhelm Imaging Research COT Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 16 van 20

17 BIJLAGE 3 Praktische richtlijnen: etiketten (zie norm 3.6) 1. Materiaal Papier, inkt en hechtmaterialen voldoen aan de eisen die de wet stelt aan duurzame verpakkingsmaterialen. Zie hiervoor de Archiefregeling (Stb. 2010, nr. 70), in het bijzonder de artikelen 4, 5 en Afmetingen Voor dozen en omslagen gelden dezelfde formaten: de afmetingen bedragen ongeveer 7 x 9 cm. Afwijkingen plus of min één centimeter zijn toegestaan, zolang dit niet ten koste gaat van de leesbaarheid en overzichtelijkheid van de informatie. Zo maakt het Nationaal Archief zelf gebruik van etiketten met de afmetingen 6,3 x 9,6 cm. 3. Opmaak en tekst Etiketten worden opgemaakt volgens onderstaand sjabloon: NATIONAAL ARCHIEF Bloknr. [bloknummer] [bloknaam/witregel] [bloknaam] [bloknaam] [bloknaam] Inv.nr. [inventarisnummer] Het etiket biedt voldoende ruimte voor negen (9) regels. De eerste regels zijn opgemaakt in lettertype Times New Roman, lettergrootte 12. Zij bevatten de volgende gegevens: r. 1: de tekst 'NATIONAAL ARCHIEF' (in hoofdletters). r. 2: een witregel. Deze dient om de naam (of logo) van de archiefbewaarplaats te scheiden van de overige gegevens. r. 3: de tekst 'Blok Nr.', gevolgd door een spatie en het bloknummer van het archief. Dit bloknummer is in het archiefbeheersysteem en het beslisdocument vastgelegd. r. 4-7: de volledige bloknaam zoals deze in het archiefbeheersysteem en het beslisdocument is vastgelegd. In principe zijn hiervoor alle vier regels beschikbaar. Maar als de volledige bloknaam binnen drie regels past, dient de eerste regel onbeschreven te blijven. Deze fungeert dan als witregel waarmee het bloknummer van de bloknaam wordt gescheiden. r. 8: een witregel Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 17 van 20

18 r. 9: de tekst 'Inv.nr.', gevolgd door een spatie en het inventarisnummer. N.B.: Deze regel is opgemaakt in lettertype Times New Roman, lettergrootte 14. De gegevens worden gecentreerd opgenomen. Dus niet links uitlijnen. Als een bloknaam uit verschillende componenten is opgebouwd, wordt voor elk component een nieuwe regel gebruikt: - de naam van de hoofdorganisatie; - de naam van de afdeling (directie, directoraat-generaal) ; - de aanduiding van het soort bescheiden (bijv. kaarten, stamboeken); - de periodisering (zeer uitzonderlijk); - vermelding dat het een supplement betreft. Toegestane afwijkingen Etiketten van tien (10) regels zijn toegestaan. De extra regel wordt dan toegevoegd aan het tekstvak voor de volledige bloknaam, zodat deze over vijf regels kan worden uitgeschreven. Als alternatief voor de koptekst is het logo van het Nationaal Archief op deze plaats (regel 1) toegestaan. Als alternatief voor de witregel onder de koptekst is op deze plaats (regel 2) een streep toegestaan. 4. Bevestiging Bij omslagen wordt het etiket aangebracht in de rechterbovenhoek, op ca. 1 cm. van de randen. Bij dozen is de plaats van het etiket is afhankelijk van de manier waarop de doos wordt geborgen. Bij dozen die staand worden geborgen, wordt het etiket op de voorkant ca. 1 cm van de onderrand van de doos geplakt. (De voorkant van de doos is de kant waarbij de klep rechts sluit.) Indien de breedte van de doos daarvoor voldoende ruimte biedt, moet het etiket gecentreerd worden aangebracht. Bij dozen die liggend worden geborgen, komt het etiket altijd rechts. De inventarisnummers worden op het etiket geprint. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 18 van 20

19 BIJLAGE 4 Praktische richtlijnen: kaarten en tekeningen (zie norm 3.7) Algemeen Op kaarten en tekeningen wordt met stickers (6,3 x 3,2cm) algemene en unieke kenmerken aangebracht met laserprinter. Deze sticker wordt aan de achterzijde rechtsonder aan de lange zijde van de kaart geplakt, daar waar geen gegevens staan. De hele lay-out met gegevens van de stickers wordt overlegd met deskundigen van het NA. De richtlijnen hieronder betreffen een standaardberging; afwijkingen komen altijd voor, daarom is vooraf overleg met deskundigen van het Nationaal Archief noodzakelijk. Afspraken worden vastgelegd in het beslisdocument. Per 2011 is bij het NA een nieuw bergingssysteem voor kaarten ingevoerd. Hierbij zijn de eerste 2 gangbare maten het uitgangspunt geworden. Bij deze maten horen 2 soorten affichemappen met bijbehorende omslagen. Norm: (max.) aantal kaarten per affiche map: 3 setjes (omslagen) van 5 kaarten. Dus 15 kaarten per affiche map in 3 omslagen. Op de map komt het etiket rechtsonder op de deksel, bij de te openen zijde. Dit geldt ook voor de etiketten van de omslagen. Zie bijlage 3: praktische richtlijnen: Etiketten De kaarten worden met de lange zijde (beeldzijde naar onder) tegen de rug van de omslagen gelegd. En de omslagen met de rug tegen de rug van de affichemap. Op deze wijze kunnen de mappen, verticaal op de lange zijde, vervoerd worden op hekkenwagens en passen zo in de lift. Bij het vouwen van de affiche mappen kan je gebruik maken van de randen van een tafel, zo komen er scherpe vouwen in het bord en ontstaat er een deugdelijke stevige map, die ook daadwerkelijk 10 mm dik is. Het vraagt even wat inzicht en handigheid maar dan komt er ook een fraaie map te voorschijn. Kaarten kleiner dan 91 x 58 cm Affiche map: type 350: 944 x 604 x 8 mm (binnenformaat) Papieren omslag: 175 g/m2 : 1188 x 934 mm (gevouwen: 934 x 594mm) Kaarten groter dan 91 x 58 (maar kleiner dan 119 x 92 cm) Affiche map: type 351: 1224 x 944 x 8 mm (binnenformaat) Papieren omslag: 175 g/m2 : 1868 x 1214 mm (gevouwen: 1214 x 934 mm) Kaarten groter dan 119 x 92 cm (maar kleiner dan 281 x 131 cm) Deze kaarten moeten voor transport op een rol worden aangeleverd. Er mogen wel meerdere kaarten om één rol aangeleverd worden. De kaarten kleiner dan 281 x 131cm kunnen bij het Nationaal Archief nog (in groot formaat) ladekasten Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 19 van 20

20 worden geborgen, dit is wel het maximumformaat (zie voor transport verdere info hieronder). Kaarten groter dan 281 x 131 cm Deze kaarten dienen per kaart op een rol aangeleverd te worden. De rollen moet een diameter van minimaal 20 cm hebben en worden op de breedtemaat van de kaart gemaakt. De rol wordt eerst bekleed met zuurvrij papier, waarna de kaart met de beeldzijde naar buiten om de rol wordt gedraaid. Dit geheel wordt omwikkeld met ongebleekt katoen en vastgezet met stukken keperband. Normblad materiële staat versie 2.0 vastgesteld 19 augustus 2014 Pagina 20 van 20