Procedure overbrenging archieven van gemeenten naar de archiefbewaarplaats van Archief Eemland

Transcriptie

1 Procedure overbrenging archieven van gemeenten naar de archiefbewaarplaats van Archief Eemland Deze procedure betstaat uit de volgende onderdelen: 1. Voorwaarden te stellen aan overbrenging a. wettelijke regels b. normen goede, geordende en toegankelijke staat 2. Stappenplan overbrenging naar archiefbewaarplaats 3. Model archiefbewerkingsplan 4. Bijlage bij het model archiefbewerkingsplan In deze notitie staat informatie over de procedure die Archief Eemland hanteert om ervoor te zorgen dat archieven van gemeenten op de juiste wijze worden overgedragen. 1a. wettelijke regels waaraan voldaan moet worden. Gemeenten (en andere overheden) zijn verplicht archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Voor de gemeenten in de regio Eemland is dat de archiefbewaarplaats van Archief Eemland te Amersfoort. Overbrenging moet plaatsvinden voordat de archiefbescheiden dertig jaar oud zijn. Overbrenging vindt (zo mogelijk) plaats in blokken die een periode van tien jaar beslaan. Overgebrachte archiefbescheiden zijn in principe openbaar tenzij de archiefvormer voorwaarden stelt aan gedeeltelijke beperking van deze openbaarheid. Een besluit hierover moet genomen worden door de zorgdrager vóór overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Beperking van de openbaarheid kan alleen tijdelijk zijn. 1b. Normen goede, geordende en toegankelijke staat De over te brengen archiefbescheiden moeten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Dit houdt het volgende in: - goede staat: - de archiefbescheiden zijn vrij van stof en vuil; vrij van insecten en schimmel - metalen en kunststof hechtmechanismen (nietjes, paperclips, elastiek etc.) zijn verwijderd - chemisch instabiele materialen (zoals CD s,foto s, diskettes) zijn voorzien van een afzonderlijke omslag of envelop als ze in een archiefomslag worden geborgen, maar zo mogelijk worden ze apart geborgen - toegankelijke staat: - de archiefbescheiden zijn per inventarisnummer verpakt in zuurvrije omslagen of dossiermappen en deze weer in zuurvrije archiefdozen. - De archiefdozen zijn zoveel mogelijk op maat van de betreffende archiefbescheiden.

2 - Tussen de zijwand van de dozen en de zich daarin bevindende archiefbescheiden zit een handbreedte (1,5 cm) tussenruimte. - Dozen en omslagen zijn geëtiketteerd. De etiketten vermelden: de naam van de archiefvormer, begin- en eindjaar van het archief en de volgnummers van de bestanddelen conform de bij het archief behorende inventaris. - Alle gebruikte archiefmaterialen moeten voldoen aan de ICN-eisen zoals gesteld in de Archiefregeling. - Geordende staat: - Het archief is voorzien van een beschrijvende inventaris die voldoet aan de eisen zoals gesteld in het model archiefbewerkingsplan. 2. Stappenplan overbrengen naar archiefbewaarplaats Vóór de overbrenging neemt de betreffende gemeente (zorgdrager) contact op met de relatiebeheerder van Archief Eemland. De over te brengen archiefbescheiden worden getoetst aan de punten genoemd onder 1b. Normen goede, geordende en toegankelijke staat. Hiervoor brengt de relatiebeheerder een bezoek aan de betreffende gemeente. Na goedkeuring door de relatiebeheerder verzorgt de zorgdrager, in overleg met Archief Eemland, de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van Archief Eemland te Amersfoort. De overbrenging gebeurt op kosten van de zorgdrager. Van de overbrenging wordt een verklaring opgesteld. De verklaring bevat een specificatie van de archiefbescheiden, datum van overbrenging en ondertekening door de zorgdrager en de archivaris van Archief Eemland. De meegeleverde inventaris wordt geconverteerd naar het beheersysteem van Archief Eemland op kosten van de zorgdrager. 3. Model archiefbewerkingsplan Voor de indeling van een beschrijvende inventaris zijn internationaal regels opgesteld. Deze zijn terug te vinden als: ISAD(G): Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven. Deze regels heeft Archief Eemland vertaald naar een uitgewerkt rubriekenoverzicht voor de archieven van gemeentebesturen. Daarbij is voor de rubricering en de volgorde van de rubrieken uitgegaan van de BAC. Globaal gezien is de inventaris in twee delen gesplitst. Het eerste deel met de titel Beschrijving van het archief is gevuld met gegevens betreffende het beschreven archief, de archiefvormer en de gevolgde methode bij het inventariseren. Het tweede deel van de inventaris met de titel Beschrijving van de series en archiefbestanddelen bevat de eigenlijke beschrijving van de archiefstukken. Verdere eisen waaraan de inventaris voldoet: - Alle bestanddelen zijn voorzien van een uniek (opvolgend) volgnummer. - Per bestanddeel wordt een beknopte inhoudsbeschijving gegeven die bestaat uit een redactionele vorm, handeling, datering (in jaartallen), uiterlijke vorm en zonodig het ontwikke-

3 lingsstadium. Een voorbeeld: Raadsbesluit tot het bouwen van een cultureel centrum aan de Dorpsstraat, (met bijbehorende stukken),1985, 1 omslag (concept). - Series, reeksen en bij elkaar horende dossiers worden in de inventaris opeenvolgend bijeengebracht in verzamelbeschrijvingen. - De beschrijvingen worden ingedeeld in rubrieken (bijvoorbeeld zoals genoemd in de bijlage). - De dossiers/omslagen worden in archiefdozen op volgnummer geborgen; de volgorde in de dozen behoeft niet te corresponderen met de volgorde van de inventaris. Omnummeren is dus niet nodig. - De inventaris wordt bij voorkeur opgemaakt in Mais Flexis. Als over deze software niet beschikt kan worden, kan de inventaris in Word of Excel opgemaakt worden. De inventaris zal dan op kosten van de zorgdrager geconverteerd worden naar Mais Flexis. Kosten ca. 420,- excl. Btw (prijspeil jan. 2014)

4 Bijlage bij het archiefbewerkingsplan Beschrijving van het archief 1. Archiefvorming 1a geschiedenis van de archiefvormer 1b geschiedenis van het archiefbeheer 1c de verwerving van het archief 2. Inhoud en structuur van het archief 2a Inhoud 2b Selectie en vernietiging 2c aanvullingen 2d Verantwoording van de bewerking 2 e ordening van het archief 3. Aanwijzingen voor de gebruiker 3a Openbaarheidsbeperkingen 3b Beperkingen aan het gebruik 3c Materiele beperkingen 3d Andere toegangen 3 e Aanvraaginstructie 3f Citeerinstructie 4. Verwant materiaal 4a Bewaarplaats van originelen 4b Beschikbaarheid van kopieen 4c Afgescheiden archiefmateriaal 4d Verwante archieven 4 e Publicaties 5. Bijlagen 5a Ordeningsplan 5b Index 5c Overige aantekeningen Beschrijving van de series en archiefbestanddelen 1. STUKKEN VAN ALGEMENE AARD 1.1. Notulen en bijbehorende stukken Gemeenteraad Burgemeester en wethouders 1.2. Jaarverslagen 2. GEMEENTELIJKE HUISHOUDING 2.1. Grondgebied en wapen 2.2. Samenstelling bestuur, gemeentelijk apparaat en benodigde hulpmiddelen Verkiezingen Bestuursorganen College van burgemeester en wethouders Gemeenteraad

5 Raadscommissies Gemeentelijk apparaat Secretarie Politie Brandweer Gemeentelijke Sociale Dienst Dienst Gemeentewerken Huisvesting Archief Voorlichting en communicatie Samenwerking met andere overheidsinstellingen 2.3. Personeel Dienstbetrekking en rechtspositie Begin, vervulling en beëindiging van de dienstbetrekking Plichten en verplichtingen Rechten van het personeel Bezoldiging Tegemoetkomingen Andere personeelsaangelegenheden 2.4. Vermogen Onroerende en roerende goederen; Algemeen Aankopen Verkopen Ruilingen Beheer eigendommen Zakelijke rechten, erfdienstbaarheden Huur, verhuur, (erf)verpachting en ingebruikgeving Leningen 2.5. Gemeentelijke belastingen Leges Onroerend goed belasting Reinigingsrechten Belastingen op diensten uitgevoerd door de gemeente Drank- en horecabelasting Hondenbelasting 2.6. Financiële verantwoording Begrotingen Rekeningen 2.7. Financieel beheer 3. UITVOERING VAN DE TAAK 3.1. Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Ruimtelijke ordening Planning en ontwikkeling Uitbreidings- en bestemmingsplannen Bouwrijp en woonrijp maken Volkshuisvesting Woningbehoefte en verdeling van woonruimte Bouwvoorschriften

6 Toezicht op woningbouwverenigingen Woningverbetering Onbewoonbaarverklaring en sloop van panden Stichten van woningen 3.2. Openbare werken Bouw en onderhoud van gebouwen in eigendom en gebruik bij de gemeente Gemeentehuis Politie Gemeentewerken Brandweer Gasbedrijf Dienstwoningen Aanleg en onderhoud van wegen, bruggen en vaarwegen Aanleg, herinrichting en onderhoud van plantsoenen, parken en bossen Aanleg en onderhoud van gemeentelijke begraafplaatsen 3.3. Openbare orde en veiligheid Reglementen en verordeningen Handhaving openbare orde Bevolkingsregistratie Uitvoering Drank- en Horecawet Brandpreventie en -bestrijding Openbare veiligheid 3.4. Volksgezondheid Geneeskundige hulp Toezicht op producten Bestrijding besmettelijke ziekten Lijkbezorging Milieu Milieubeleid Uitvoering Hinderwet Vuilverwerking Riolering Milieuvervuiling 3.5. Verkeer en vervoer Verkeer en vervoer over wegen en bruggen Vervoer per taxi Vervoer per bus Posterijen en telecommunicatie (ook: centrale antenne-inrichting) 3.6. Waterhuishouding 3.7. Economische aangelegenheden Handel, markten en kermissen Landbouw en veeteelt Industrie en bedrijven 3.8. Energie- en drinkwatervoorziening Gas Electriciteit Drinkwater 3.9. Sociale en maatschappelijke zorg

7 Club- en buurthuiswerk Sociale voorzieningen ten behoeve van kinderen en jongeren Sociale voorzieningen ten behoeve van vrouwen Sociale voorzieningen ten behoeve van ouderen Sociale voorzieningen ten behoeve van allochtonen Sociale voorzieningen ten behoeve van werklozen Sociale voorzieningen ten behoeve van gehandicapten Sociale voorzieningen ten behoeve van andere groepen Onderwijs Algemeen Organisatie van het onderwijs Personeel Gebouwen en terreinen Kleuteronderwijs Openbaar kleuteronderwijs Bijzonder kleuteronderwijs Lager onderwijs Openbaar lager onderwijs Bijzonder lager onderwijs Buitengewoon lager onderwijs Middelbaar onderwijs Beroepsonderwijs Cultuur Kunst Bibliotheken, archieven, historie, archeologie Monumenten Stedelijk en landschappelijk schoon Feesten en herdenkingen Eretekens Sport en recreatie Sport algemeen Sportaccomodaties en -terreinen Kampeerterreinen Toerisme en recreatie Landsverdediging