Aanlevervoorwaarden PostNL Billing & Document Solutions

Transcriptie

1 Aanlevervoorwaarden PostNL Billing & Document Solutions m.b.t. de levering van (Brief)papier Formulieren/Etiketten Enveloppen Bijsluiters 1. Algemeen Aanleveringen dienen te voldoen aan de eisen zoals deze zijn opgesteld in deze Algemene Aanlevervoorwaarden. Leveringen dienen plaats te vinden op de datum die door PostNL BDS is gevraagd of in overleg is vastgesteld binnen de vermelde openingstijden. Afwijkende tijden zijn alleen mogelijk in overleg met uw contactpersoon. Openingstijden magazijnen: Den Haag: Maandag tot en met vrijdag tussen en uur. Utrecht: Maandag tot en met vrijdag tussen en uur. Heerlen: Maandag tot en met vrijdag tussen en uur. Een levering dient altijd vooraf te zijn afgestemd met uw contactpersoon. Bij herhaaldelijk onaangekondigd leveren kan een levering geweigerd worden. Indien een leverancier of een klant direct of, onder zijn verantwoordelijkheid, indirect (door derden) productiematerialen levert, dient de klant de contactpersoon tijdig te informeren over - het type materiaal - het type verpakking - het aantal per verpakkingseenheid - het totaal aantal - de leverdatum De klant zal, indien hij deze informatie niet zelf kan verstrekken, zijn leverancier opdracht geven deze informatie te verstrekken aan de contactpersoon bij BDS. Leveringen dienen altijd vergezeld te gaan van een volledig ingevulde pak/begeleidingsbon (vrachtbrief). Wanneer materialen in verschillende uitvoeringen worden aangeleverd (zoals een Nederlandseen Duitse versie), dan moeten deze op verschillende pallets worden aangeleverd, voorzien van een unieke artikelcode. Bij nieuw materiaal en wijzigingen in het bestaande materiaal kan BDS vragen in de gelegenheid te worden gesteld de materialen (opnieuw) op verwerkbaarheid te testen. Leveringen die niet voldoen aan deze aanlevervoorwaarden kunnen worden geweigerd. Bij onduidelijkheden over deze aanlevervoorwaarden is het van belang dat de klant tijdig BDS raadpleegt! file: ov002 aanlevervoorwaarden en materiaalspecificaties bds versie 1.3.doc Pagina 1 van 7

2 2. Verpakking 2.1 Verpakking formulieren/etiketten Leveringen van etiketten, ketting- en losbladformulieren behoren te zijn verpakt in stevige vouwdozen. Elke doos moet zijn voorzien van een etiket (zie hoofdstuk 2.4) op de korte zijde van de doos. Aantallen per doos: Bij 12 inch formulieren 2-up: (1.500 vouwslagen) Bij 12 inch formulieren: Bij 16 inch formulieren: (1.000 vouwslagen) Voor losblad geldt een maximum van formulieren. De dozen moeten voldoen aan de volgende afmetingen (binnenmaten): Breedte/lengte doos = breedte/lengte formulier + max. 3 mm Hoogte doos = afhankelijk van papierdikte /gramsgewicht, echter er mag nagenoeg geen ruimte overblijven boven in de doos. Bij levering aan de rol dient het etiket bovenop de rol, zichtbaar onder de folie, bevestigd te worden en een tweede kleine sticker aan de binnenzijde van de kern, welke refereert naar de productie waaruit de rol voortkomt. De maximale diameter van de rol bedraagt 100 cm. Alleen in overleg is een diameter van 120 cm mogelijk. De begin splice heeft een afstand tot de kern van maximaal 10 cm. Rollen met baanbreuken worden niet geaccepteerd. De standaard rolwikkeling is volgens het principe kop aan de spil, tekst aan de buitenzijde. Afwijkingen hierop zijn mogelijk, maar worden dan expliciet aangegeven. 2.2 Verpakking enveloppen Leveringen van enveloppen behoren te zijn verpakt in stansdozen met klep. Elke doos moet zijn voorzien van een etiket (zie hoofdstuk 2.4) op de korte zijde van de doos. Aantallen per doos: Voor C5/6 enveloppen geldt een doosinhoud van stuks Voor C5 enveloppen geldt een doosinhoud van 500 stuks Voor C4 enveloppen geldt een doosinhoud van 250 stuks. Deze dozen moeten voldoen aan de volgende maximale afmetingen (binnenmaten): Breedte doos = breedte envelop + 3 mm Hoogte doos = hoogte envelop + 8 mm 2.3 Verpakking bijsluiters De kwaliteit van de bijsluiter kan enorm beïnvloed worden door het gebruikte verpakkingsmateriaal. De verpakking van de bijsluiter moet minimaal voldoen aan de volgende eisen. Bijsluiters dienen verpakt te worden in stevige vouwdozen met onderstaande (binnen)afmetingen: Breedte doos = breedte bijsluiter + 3 mm Hoogte doos = hoogte bijsluiter + 8 mm Bijsluiters in alle formaten dienen gebundeld op een pallet of in een doos te zijn verpakt. In geen geval mogen bijsluiters verpakt worden in (krimp)folie. file: ov002 aanlevervoorwaarden en materiaalspecificaties bds versie 1.3.doc Pagina 2 van 7

3 Elke doos moet voorzien zijn van een etiket (zie hoofdstuk 2.4) op de korte zijde van de doos. De dozen mogen, in verband met de gezondheid van onze medewerkers zoals ook vastgelegd in ARBOwetgeving, het gewicht van 15 kg niet overschrijden. BDS is NIET aansprakelijk voor schade veroorzaakt door ondeugdelijke verpakking. 2.4 Gegevens etiketten verpakking: Minimaal onderstaande gegevens opnemen op etiket - Leveranciersnaam/Klantnaam - Ordernummer - Bestelnummer - Artikelcode (zoals aangegeven op bestelformulier) - Formaat (formulier/etiket/envelop) - Aantallen (enkele formulieren (dus geen vouwslagen)/ etiketten per doos of per rol / enveloppen / bijsluiters) - Datum/tijd fabricage (aanmaakdatum) - Rolnummer, indien van toepassing 3. Pallets 3.1 Vestiging Den Haag Formaat van de pallet: 80 x 100 cm. Insteekzijde moet aan de korte zijde, zonder onderlat. De maximale hoogte van de belading bedraagt, inclusief pallet, 125 cm. 3.2 Vestiging Utrecht Formaat van de pallet minimaal 80 x 100 cm en maximaal 80 x 120 cm. De maximale hoogte van de belading bedraagt, inclusief pallet, 125 cm. 3.3 Vestiging Heerlen Formaat van de pallet minimaal 80 x 100 cm en maximaal 80 x 120 cm. In verband met de magazijnstellingen hebben pallets van 80 x 100 cm de voorkeur. De maximale hoogte van de belading bedraagt, inclusief pallet, 160 cm. Auto s zonder laadklep kunnen in Heerlen niet door de reachtruck worden gelost, alleen handmatig door de chauffeur zelf. file: ov002 aanlevervoorwaarden en materiaalspecificaties bds versie 1.3.doc Pagina 3 van 7

4 3.4 Overige palletvoorwaarden Op één pallet mogen géén verschillende artikelen worden geleverd. Tevens moet duidelijk zijn aangegeven via een palletetiket, welk artikel op de pallet staat. Zie hoofdstuk 2.4 voor de gegevens die op het etiket moeten staan. Pallets dienen een inrijdopening te hebben met een hoogte van minimaal 10 cm. Dozen dienen zodanig gestapeld te worden (karton tussen de lagen) dat inzakken van de dozen wordt voorkomen. De goederen mogen niet buiten de pallet steken. De pallet moet binnen zijn afmetingen optimaal gevuld zijn met een gelijk aantal dozen per laag. Voor rollen geldt dat deze zó worden vastgezet, dat het onmogelijk is dat de rollen gaan schuiven of rollen. Voor het eventueel noodzakelijke omsnoeren van pallets dient gebruik gemaakt te worden van een kunststof snoerband. Vanuit veiligheidsoverwegingen zijn metalen snoerbanden niet toegestaan. De toegestane massa per pallet bedraagt 600 kg, terwijl de pallet ca. 750 kg moet kunnen dragen. Tijdens het transport dient er voor gezorgd te worden dat de goederen niet worden blootgesteld aan weersinvloeden van buitenaf, die gevolgen kunnen hebben voor de relatieve vochtigheid en de temperatuur. E.e.a. is te realiseren door de pallet te voorzien van doorzichtig folie. 4. (Brief)papier 4.1 Papierspecificaties Bij bedrukking dient standaard de code van het artikel meegedrukt te zijn in de pinfeedrand bij kettingfomulieren of geroteerd aan de linker- of rechterzijkant onderaan bij losblad formulieren. Tevens dienen er, bij bedrukking, in de pinfeedranden (links en rechts) instelhokjes gedrukt te worden van 2 mm breed en 3 mm hoog. Positie is 14 mm van boven en direct tegen de snijlijn aan, welke de breedte van het formulier aangeeft. De ingedrukte snijlijnen (zowel horizontaal als verticaal) moeten het formaat van de te printen formulier aangeven. Normaal is 15 mm pinfeed aan beide zijde. Bij 2 up ook een snijlijn in het midden meedrukken. In geval van uitvoeringen die afwijken van de eisen zoals gesteld in deze aanlevervoorwaarden, dient contact te worden opgenomen met BDS. Losbladig: - Looprichting bij A4 evenwijdig aan de lange zijde papier en bij A3 evenwijdig aan de korte zijde - Minimum gewicht 70 gram per m² - Maximum gewicht 200 gram per m² * - Minimum formaat: 140 x 203 mm (5,5 x 8 inch) - Maximum formaat: 356 x 432 mm file: ov002 aanlevervoorwaarden en materiaalspecificaties bds versie 1.3.doc Pagina 4 van 7

5 Kettingformulieren: - Minimum gewicht 70 gram per m² - Maximum gewicht 160 gram per m² * - Breedte maximaal 450 mm, inclusief pinfeed * Het is mogelijk boven het maximum gewicht te printen. Hiervoor kunnen wij echter geen garantie geven zonder eerst een test te hebben gedaan met minimaal 750 vel. Dit geldt tevens voor de MC kwaliteiten. 4.2 Inkten & Bedrukking Het laserprinten gaat onder invloed van hoge temperaturen (> 200º C). Het fixeren van de tijdens het proces opgebrachte toner gebeurt door middel van het extreem verhitten van deze toner. Papier en inkt t.o.v. hitte verdragen elkaar in principe niet. Inkten bevatten bestanddelen die bij verhitting smelten. Verhitten maakt de inkt als het ware vloeibaar. Vloeibare inkt in een laserprinter veroorzaakt smetten (vlekken) van de inkt op papier en overzetten van inkt op de fuser (fixeer) rol. Uiteindelijk kan dit leiden tot schade aan de apparatuur. Het smelten van de inkt wordt voorkomen door (geforceerde) droging te realiseren. Dit geschiedt voornamelijk door speciale droogmiddelen aan de inkt toe te voegen. 4.3 Perforatie (indien van toepassing) De trekkracht van een bursterperforatie moet minstens 4 N/cm hoger liggen dan de trekkracht van de vouwperforatie. De trekkracht van een horizontale scheurperforatie moet minstens 5 N/cm hoger liggen dan de die van de bursterperforatie (intern). Perforaties, zoals bursterperforatie en handscheurperforatie, moeten minimaal 5 mm vanaf de rand beginnen. Dit, om scheuren en verkeerd afleggen door de printers te voorkomen. Perforaties op de vouwslag moeten links en rechts 20 mm ingevijld zijn (met een dam(dicht) beginnen). Indien er onduidelijkheden zijn over de sterkte van de perforaties, dient er overleg met BDS plaats te vinden. Voor OLA-formulieren geldt dat deze aan de specificaties van Acceptgiro B.V./ Currence moeten voldoen. 4.4 Vochtigheidsgraad Papier bevat per definitie vocht. Het verdampen van dit vocht (door warmte!) levert deformatie op. Deformatie van papier geeft storing in apparatuur en/of rimpelen/plooien van het papier. Om dit te voorkomen wordt voor xerografische producties uitsluitend papier met een lage vochtigheidsgraad bedrukt. Papierfabrieken leveren dit papier als lasergeschikt óf als lasergegarandeerd, voor losbladprinters geldt Xerografisch papier. 1. Gebruik snel drogende inkten, voorkeur gaat uit naar U.V.-inkten/droging. 2. Gebruik droogstoffen opdat de inkten hittebestendig zijn, 207º C. 3. Niet teveel inkt (vet drukken) i.v.m. transport- en fuserrollen. 4. De te beprinten gedeeltes mogen niet bedrukt zijn i.v.m. hechting van de toner. 5. Het vochtgehalte (RV) van papier 30% - 40% (absolute waarde van max. 5,3%) 6. De zuurgraad (Ph-waarde) moet liggen tussen de 5 en 5,5. 7. Ongestreken papiersoorten kunnen probleemloos verwerkt worden behoudens MC (halfmat en gesatineerd) soorten i.v.m. met de gladheid van het papier en dient vooraf te worden getest. 8. Lever het drukwerk af los in dozen, dus de inhoud niet sealen. file: ov002 aanlevervoorwaarden en materiaalspecificaties bds versie 1.3.doc Pagina 5 van 7

6 4.5 Richtlijnen voor bedrukken van xerografisch papier in offset 1. Druk op de zeefzijde van het papier bij éénzijdige bedrukking (pijl op verpakking naar boven = zeefzijde boven). 2. Laat het papier in de verpakking goed acclimatiseren. 3. De verpakking kort voor het bedrukken verwijderen. 4. Druk met zo min mogelijk hoeveelheid vochtwater. 5. Met gewoon leidingwater valt niet te drukken omdat de oppervlaktespanning te hoog is en daardoor de inkt gaat emulgeren, bijv. synthetische alcohol verlaagt de oppervlaktespanning van het water waardoor o.a. minder vocht gebruikt hoeft te worden. 6. Druk in een ruimte met een relatieve vochtigheid tussen 50 en 60 procent, bij een temperatuur van 20º C. 7. Gebruik hittebestendige inkt, die een temperatuur van 207º C kan verdragen. 8. Volg de instructies van de inktleverancier. 9. Gebruik geen anti-smetmiddel (poeder). 10. Bescherm het bedrukte papier gedurende de interval tussen eerste en laatste kleurendruk door het te verpakken in vochtwerend papier (bitumen) of folie, om opname van vocht zoveel mogelijk te vermijden. Wanneer het bedrukte papier op een gewone pallet wordt geplaatst, leg dan bitumen of folie tussen het papier en pallet. Het is aan te bevelen dat de stapels papier na het bedrukken niet meer dan vellen bedragen. 11. Gebruik vochtwerende dozen (aan de binnenzijde voorzien van plastic of vochtwerende folie) en doe de inhoud los in de doos. 12. Zorg ervoor dat de inkt goed droog is. Laat het bedrukte papier daarom minimaal 120 uren drogen vóór gebruik op een losblad laserprinter. 5 Bijsluiters BDS maakt gebruik van machinale couverteersystemen. BDS kan daarom eisen een bijsluiter voor gebruik te testen op verwerkbaarheid op haar apparatuur. Het testmateriaal (750 stuks) moet 2 weken voorafgaande aan de eerste productie worden aangeleverd. Deze test is nodig om de impact op de doorloopsnelheid van de productie te bepalen. Het testen wordt in de productieomgeving uitgevoerd. De testresultaten worden met de klant besproken. Bij negatieve uitslag van de test zal de klant een schriftelijke verklaring ontvangen, waarin details worden gegeven van de te ondernemen acties om tot een positief resultaat te komen. Op de bijsluiter dient de code van het artikel meegedrukt te zijn. 5.1 Bijsluiterspecificaties voor C5/6, C5 en C4 verwerking De minimale en maximale hoogte en breedte is afhankelijk van de te gebruiken envelop. Het minimale gewicht bedraagt 80 gr/m 2 In verband met de grote diversiteit verwijzen wij naar uw contactpersoon voor het bepalen van de maximale dikte van mailpacks. Uitvoering De bijsluiter is: - vrij van oneffenheden - plat, strak en onbeschadigd (geen ezelsoren, e.d.), ook na verwijdering van verpakkingsmateriaal - niet plakkend - perforatie moet voorzien zijn van handscheur (micro) perforatie en een zgn. dammetje van 1 cm - boekjes met nietjes dienen in de rug altijd in verstek geniet te zijn file: ov002 aanlevervoorwaarden en materiaalspecificaties bds versie 1.3.doc Pagina 6 van 7

7 Vouw-mogelijkheden In geval van een vouw in de bijsluiter dient een vouw door de tekst vermeden te worden. De bijsluiter moet gevouwen zijn naar het formaat (- 10 mm in de breedte) van de verzendenvelop. Indien de bijsluiter in drieën gevouwen moet worden, dan moet er 1 gesloten kant aanwezig zijn, dus een zogenaamde wikkelvouw (geen Z-vouw). Enkele pagina Enkelvouw Wikkelvouw 6.0 Enveloppen Enveloppen dienen machinaal verwerkbaar te zijn. Specificaties: - Minimum gewicht C5/6 envelop 80 gram per m² - Minimum gewicht C4 envelop 100 gram per m² In overleg met BDS dient de code van het artikel, afhankelijk van de bedrukking en bedrukkingswijze, op de achterzijde links onderaan meegedrukt te worden. Opmerking: De inhoud van een envelop mag nooit breder zijn dan de breedte van de verzendenvelop 10 mm. Het smalste document mag niet smaller zijn dan de halve breedte van de envelop + 38 mm. X mm > = ½X + 38 mm mm file: ov002 aanlevervoorwaarden en materiaalspecificaties bds versie 1.3.doc Pagina 7 van 7