Richtlijnen etiketten

Transcriptie

1 Richtlijnen etiketten 1. Materiaal Papier, inkt en hechtmaterialen voldoen aan de eisen die de wet stelt aan duurzame verpakkingsmaterialen. Zie hiervoor de Archiefregeling (Stb. 2010, nr. 70), in het bijzonder de artikelen 4, 5 en Afmetingen Voor dozen en omslagen gelden dezelfde formaten: de afmetingen bedragen ongeveer 7 x 9 cm. Afwijkingen plus of min één centimeter zijn toegestaan, zolang dit niet ten koste gaat van de leesbaarheid en overzichtelijkheid van de informatie. Zo maakt het Nationaal Archief zelf gebruik van etiketten met de afmetingen 6,3 x 9,6 cm. 3. Opmaak en tekst Etiketten worden opgemaakt volgens onderstaand sjabloon: Blok Nr. [bloknummer] [bloknaam/witregel] Inv.Nr. [inventarisnummer] Het etiket biedt voldoende ruimte voor negen (9) regels. De eerste regels zijn opgemaakt in lettertype Times New Roman, lettergrootte 12. Zij bevatten de volgende gegevens: r. 1: de tekst '' (in hoofdletters). r. 2: een witregel. Deze dient om de naam (of logo) van de archiefbewaarplaats te scheiden van de overige gegevens. r. 3: de tekst 'Blok Nr.', gevolgd door een spatie en het bloknummer van het archief. r. 4-7: de volledige bloknaam zoals deze in ABS/Archeion is vastgelegd. In principe zijn hiervoor alle vier regels beschikbaar. Maar als de volledige bloknaam binnen drie regels past, dient de eerste regel onbeschreven te blijven. Deze fungeert dan als witregel waarmee het bloknummer van de bloknaam wordt gescheiden. r. 8: een witregel r. 9: de tekst 'Inv.nr.', gevolgd door een spatie en het inventarisnummer. N.B.: Deze regel is opgemaakt in lettertype Times New Roman, lettergrootte 14. De gegevens gecentreerd opgenomen. Dus niet links uitlijnen. 1

2 Als een bloknaam uit verschillende componenten is opgebouwd, wordt voor elk component een nieuwe regel gebruikt: naam van de hoofdorganisatie; naam van de afdeling (directie, directoraat-generaal) ; aanduiding van het soort bescheiden (bijv. kaarten, stamboeken); vermelding dat het een supplement betreft. (In de praktijk komen geen bloknamen voor die uit meer dan drie componenten bestaan. Zie hiervoor de Richtlijnen Bloknamen, versie 1.1 (februari 2010).) Zie voorts Bijlage A voor enkele voorbeelden. Toegestane afwijkingen Etiketten van tien (10) regels zijn toegestaan. De extra regel wordt dan toegevoegd aan het tekstvak voor de volledige bloknaam, zodat deze over vijf regels kan worden uitgeschreven. Als alternatief voor de koptekst is het logo van het Nationaal Archief op deze plaats (regel 1) toegestaan. Als alternatief voor de witregel onder de koptekst is op deze plaats (regel 2) een streep toegestaan. 4. Bevestiging Bij omslagen wordt het etiket aangebracht in de rechterbovenhoek, op ca. 1 cm. van de randen. Zie foto 1. Bij dozen is de plaats van het etiket is afhankelijk van de manier waarop de doos wordt geborgen. Bij dozen die staand worden geborgen, wordt het etiket op de voorkant ca. 1 cm van de onderrand van de doos geplakt. (De voorkant van de doos is de kant waarbij de klep rechts sluit.) Indien de breedte van de doos daarvoor voldoende ruimte biedt, moet het etiket gecentreerd worden aangebracht. Zie foto 2. Bij dozen die liggend worden geborgen, komt het etiket altijd rechts. Zie foto 3. Foto 1 Foto 2 Foto 3 Zie bijlage B voor meer voorbeelden. 2

3 Bijlage A: Voorbeelden van de vermelding van volledige bloknamen op etiketten Blok Nr. B24063 Voorbeeld 1: Archief van een instelling: Bloknaam bevat alleen de naam van de organisatie Staatscommissie Bioscoopgevaar Inv.Nr. 12 Blok Nr. C57 Voorbeeld 2: Bloknaam bestaat uit de naam van een persoon (persoonsarchief) W.K.N. Schmelzer Inv.Nr. 327 Blok Nr Voorbeeld 3: Bloknaam bestaat uit de naam van een familie (familiearchief) Familie Van Oldenbarnevelt Inv.Nr

4 Blok Nr. W27009 Voorbeeld 4: hoofdorganisatie en van de afdeling Ministerie van Verkeer en Waterstaat, afdeling Voorlichting Inv.Nr. 20 F28065 Voorbeeld 5: hoofdorganisatie, van een afdeling en van een onderdeel van die afdeling Ministerie van Financiën, Generale Thesaurie, directie Binnenlands Geldwezen Inv.Nr. 754 Blok Nr. D23905 Voorbeeld 6: (hoofd)organisatie en de aanduiding van de soort archieven Ministerie van Marine: scheepsjournalen Inv.Nr

5 Blok Nr. S29510 Voorbeeld 7: (hoofd)organisatie Gezondheidsraad Inv.Nr. 644 Blok Nr. B24034 Voorbeeld 8: (hoofd)organisatie, de naam van de afdeling Ministerie van Binnenlandse Zaken, afdeling Binnenlands Bestuur Inv.Nr Blok Nr J.B. Bicker, supplement Voorbeeld 9: archiefvormer (in dit geval een persoon) en de toevoeging 'supplement' Inv.Nr. 7 5

6 Blok Nr. I2616 Voorbeeld 10: Bloknaam, bestaande enkel uit de naam van de (hoofd)organisatie, past niet op één regel Nederlandse Vereniging van Ziekenhuisdirecteuren Inv.Nr. 92 Blok Nr. B6 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, directie Organisatie en Automatisering Voorbeeld 11: (hoofd)organisatie en de naam van de afdeling; de eerste past niet op één regel Inv.Nr Blok Nr. W28516 Ministerie van Verkeer en Waterstaat, bureau Coördinatie Kernenergieaangelegenheden Voorbeeld 12: (hoofd)organisatie en de naam van de afdeling; de laatste past niet op één regel Inv.Nr. 22 6

7 Bloknummer S14 Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, directoraat-generaal voor Algemene Beleidsaangelegenheden Voorbeeld 13: (hoofd)organisatie en de naam van de afdeling; beide onderdelen passen niet op één regel Inv.Nr Blok Nr. [bloknummer] [bloknaam/witregel] Voorbeeld 14: Sjabloon waarin voor de bloknaam vijf regels beschikbaar zijn Inv.Nr. [inventarisnummer] Blok Nr. [bloknummer] [bloknaam/witregel] Voorbeeld 15: Sjabloon met logo en met streep op de plaats van de eerste witregel Inv.Nr. [inventarisnummer] 7

8 Bijlage B Voorbeelden van de plaatsing van etiketten op archiefdozen Staand: Plaats inv.nr(s.) Etiket: gecentreerd of 1 cm van kanten. Tekst liggend. Luchtgat (geen vingers insteken!) Scharnierpunt deksel 8

9 Liggend Rond gat aan achterzijde 9