VBR WEST-VLAANDEREN. Oostkamp, 18 oktober PROVINCIAAL BESTUUR. Betreft: Vergadering Provinciaal Bestuur VBR W-VL te Tielt op 6 oktober 2015.

Transcriptie

1 VBR WEST-VLAANDEREN. Oostkamp, 18 oktober PROVINCIAAL BESTUUR. Aan: West-Vlaamse VBR Clubs. Provinciale Bestuursleden. Verslaggevers Kranten. Betreft: Vergadering Provinciaal Bestuur VBR W-VL te Tielt op 6 oktober Aanwezig: Joel Claeys, Johnny Deburggraeve,, Freddy Deven, Gabriel Dewaelsche, Johan Geurs, Johan Ghekiere, Roland Huys, Jean-Pierre Lavaert, Luc Messelis, Daniel Vander Meiren, Eddy Vaneenoo, Gino Werbrouck, Herman Van Leeuwe. Verontschuldigd: Julien Prinsier en Jean Thelinge. AGENDA: - Opening vergadering. - Ontslag Wouter Declercq en stopzetting WTC De Hertogtrappers. - Scannen van ID kaarten ipv VBR lidkaart. - ANB moeilijkheden tot toelating inrichten van MTB. - Respecteren van de vooropgestelde ingave datums bij opstelling kalender. - Opstellen handleiding ter ingave van alle uitslagen. - Verzekering niet-aangeslotenen. - Aanvraag West-Vlaamse en Federale medailles Pechdienst bij ons lidmaatschap. - Stand Kalender 2017: weg, VTT, permanente. - VBR Pijlen + verdeling.. - Voorbereiding Provinciale Sluitingsrit te Ardooie op 29/30 oktober Wintersterritten: "Off-day" ritten Algemene Vergadering van vrijdag 15 december Varia en vragenstelling. 1. Opening vergadering. - Onze provinciale voorzitter is met verlof en door de dringendheid van enkel agendapunten heeft hij me terug gevraagd of ik de vergadering wilde leiden, wat ik aangenomen heb. 2. Ontslag Wouter Declerck. In een mail heeft Wouter zijn ontslag ingediend bij de voorzitter. Tevens vernamen we van de clubleden der Hertogtrappers Koekelare, dat ze hun ontslag brief ontvangen hadden en dat de club opgedoekt werd! Na Wilfried vorig jaar is nu ook Wouter weg en is het gedaan met de Hertogtrappers! Normaal krijgt iedereen die in het provinciaal bestuurslid zat, na 15 jaar de titel van ere-bestuurlid. Wouter was slechts enkele jaren bestuurslid en krijgt die titel dus niet! 3. - Scannen van ID kaarten ipv VBR lidkaart. VWB is reeds een ganse tijd bezig om hun scanprogramma aan te passen om te scannen met de identiteitskaart en rijksregisternummer. Ze hopen er mee klaar te zijn begin Aan de clubverantwoordelijken de taak hun leden te sensibiliseren hun rijksregister door te geven zodat ze die op de site kunnen toevoegen. Wij proberen ons scanprogramma ook aan te passen tegen dan. Maar we zullen wel steeds een lidkaart nodig hebben, voor de leden die ritten in het buitenland willen fietsen, daar werkt het systeem der ID-kaart niet! Voor alle zekerheid houdt je best steeds je lidkaart bij.

2 4. ANB moeilijkheden tot toelating inrichten van MTB. 2. ANB ( Agentschap Natuur en Bos ) geeft dit jaar veel moeilijker de toelating tot eenmalige doorgang voor MTB in hun bossen. Dit hebben de mountainbikers enkel aan zichzelf te wijten! Na een gesprek met enkele mensen en boswachters van ANB kwam volgende naar voor: - Bij georganiseerde VTT's met éénmalige doorgang, nemen ze met hun GSM het parcours op een rijden dit later nog meermaals of rijden zelfs gewoon door het bos! - Respecteren geen wandelaars en ruiters die op de hun eigen toegewezen padden wandelen of rijden!- In november zou ANB de MTB clubs eens uitnodigen om alles uit te leggen. 5. Respecteren van de vooropgestelde ingave datums bij opstelling kalender. We benadrukken nog eens dat alle clubs de kalender ingave termijnen moeten respecteren! Van augustus tot nu komen nog steeds veranderingen en aanpassingen binnen. - Net zoals vorig jaar stel ik terug vast bij het opstellen en bewerken van de ingaven in de kalender 2017, dat veel clubs laat of beter gezegd te laat en slechts na herhaalde vraag van mij, hun organisaties hebben ingegeven! 6. Opstellen handleiding ter ingave van alle uitslagen. Op de website van staat uitgelegd wat de clubs moeten doen met hun uitslagen. Niettegenstaande dit hebben sommige clubs nog moeilijkheden met het ingeven van hun uitslag. We zullen nu een handleiding opstellen waar stap per stap uitgelegd wordt wat er moet gebeuren en hopen dat zo iedereen op een correcte methode zijn uitslagen ingeeft! Die handleiding zal zodra ze klaar is op de website verschijnen. Er zijn nog steeds enkele clubs die hun ritten in de week niet scannen. Dit scanprogramma is juist gemaakt om voor het de clubs de inschrijving gemakkelijk te maken! Natuurlijk weten ze bij een ongeval dan niet, of dit lid wel ingeschreven was of niet? Bovendien kan ook iedereen om een stempel komen en zeggen dat hij ingeschreven was! Vanaf volgend jaar moeten voor de veiligheid alle ritten gescand worden en de uitslag doorgegeven worden aan het provinciaal bestuur en ingegeven op de website! 7. Verzekering niet-aangeslotenen. Meer en meer krijg ik vanwege de VWB de vraag om de uitslagen van bepaalde clubs na te gaan! Als slechtste leerlingen der klas worden WTC Peugeot Team, WTC Eureka 2000 en WTC De Bevernaar naar voor geschoven. Wat de reden bij WTC De Bevernaar is weet ik niet, maar bij de beide andere heeft het te maken met de deelname van de aangeslotenen bij Leiedal! De VBR en VWB clubs die ook aangesloten zijn bij Leiedal, beschouwen die ook als verzekerd! Wat niet altijd het geval is, bij Leiedal heb je 3 soorten leden: - Gewoon lid die niet verzekerd is! - Lid met enkel BA verzekering. - Lid met Ba + LO verzekering. Maar allen hebben ze geen decretale erkende verzekering door de Vlaamse regering. Wij moeten ze dus beschouwen als onverzekerd en ze een dagverzekering geven! Die clubs worden door VWB zelfs verdacht dat ze bij ongeval snel onze dagverzekering uitschrijven, zodat het slachtoffer toch gedekt is! Dit kan grote financiele gevolgen voor die clubs en vooral de bestuursleden! In bijage de lijst met erkende Vlaamse Sportfederaties en het Vlaams Sportdecreet.

3 8. Aanvraag West-Vlaamse en Federale medailles Provinciale Medailles: Het reglement voor de aanvraag van de West-Vlaamse medailles staat op de website: Vul het formulier "VBR Trofee en Interclub West-Vlaanderen 2016" volledig in van al de leden en bezorg voor woensdag 9 november 2016 aan de provinciale voorzitter Julien Prinsier. - Federale Medailles: Haal het formulier "Bestelling Bondsmedailles 2016" en ook de "Elektronisch Vademecum, af van de website: www. vbr.vlaanderen.be Vul het in voor al de leden en verstuur het voor woensdag 9 november 2016 aan de provinciale voorzitter Julien Prinsier. 9. Pechdienst bij ons lidmaatschap. Vanaf 1 september heeft ieder lid recht op fietsbijstand in Belgie en tot 30 km over de grens! Binnen 30 min. komt er iemand naar je om te herstellen! Deze pechdienst geldt niet tijdens georganiseerde kalenderritten. Bel bij pech het gratis noodnummer: Belgie: Buitenland: Vergeet je lidkaartnummer niet! 10. Stand Kalender 2017: weg, VTT, permanente. - Wielertoeristen kalender De afstemming VBR en VWB der kalender "Semi-klassiekers" was op 19 september 2016, op uitzondering der Peugeot Classic, zijn alle West-Vlaamse aanvragen goedgekeurd. De afstemming VBR en VWB van de kalender voor gewone wegritten was op 3 oktober 2016, daar is bijna alles in orde, maar er waren moeilijkheden en twijfels vanwege de VWB. Enkele Leiedalclubs moeten niet goed onderling afgesproken hebben want: - De Bondtrappers en Nieuwenhovespurters Waregem zitten samen op 10/11 juni 2017, wat dit jaar ook het geval was en dus nemen ze het ook aan - Eureka 2000 Wevelgem en Gli Amici Wevelgem zitten ook samen op 19/20 augustus Normaal is die datum in Leiedal voor WTC Eureka 2000 Wevelgem, maar de VWB vindt na een woordje uitleg, ook dat Leiedal zijn eigen problemen maar moet oplossen! Daarop zijn alle ritten "goedgekeurd" op uitzondering van WTC De Bevernaar, die eerst als ze bevestigen dat ze de regels zullen volgen goedgekeurd worden!. De W-VL. kalender 2017 wordt vrijgegeven op onze "Algemene W-Vl Vergadering" van vrijdag 16 december Het is wel spijtig dat niet alle clubs de hun toegewezen aantal organisaties gebruikten. Ieder club heeft recht op 2 week-end en 2 weekdagen! Dan zouden we een perfect volledige kalender hebben. - Nu moeten er, om toch een volle kalender te hebben, enkele clubs echt veel organiseren. - St Trudotappers: 27 x. - Frans-Vlaamse: 22 x. - Astrid: 15x. - West-Rand; 13 x. Parasol: 12 x. -Vrije Cyclo's Zedelgem: 11 x. Niettegenstaande dat hebben we toch al 13 vrije zaterdagen en zondagen! Wordt het geen tijd om de West-Vlaamse kalender gelijklopend te maken met de rest der VBR? Einde wegseizoen in september en in de oktober organiseren de VTT clubs een MTB samen met een wegrit zodat de niet-mountainbikers ook nog kunnen fietsen! - VTT. De afstemming VBR en VWB der kalender MTB was op 12 september 2016, en alle aanvragen zijn aangenomen en intussen door me "goedgekeurd".

4 4. - VTT Zomer Oproep aan VTT clubs, die niet in de zomer organiseren, denk er eens aan voor volgend jaar, in de zomerkalender is er nog plaats genoeg.en we zien hier het aantal deelnemers lopend stijgen wegens de betere weersomstandigheden. Ook clubs die reeds organiseren kunnen een tweede datum krijgen. - VTT Winter Er zijn dit jaar ook in onze winter kalender nog enkele mooie vrije datums! - Permanente Zie lijst der permanente in bijlage. 11. VBR Pijlen en verdeling. We hebben nu ook onze eigen uitleendienst voor "VBR-VWB pijlen" met 4000 stuks. Alle clubs zullen die kunnen gebruiken mits betaling van een waarborg van 50. Na terugbrengen worden ze geteld en de verdwenen vergoed aan 1 per stuk! Vooraf wordt er een afspraak gemaakt voor het halen en brengen! Verdeelpunten: - Regio Brugge: Hubert Diasson Bloso, ingang Matestraat. GSM 0488/ Kust: Julien Prinsier, Luchthavenstraat 33, 8400 Oostende. GSM. 0474/ Midden provincie: Jean-Pierre Lavaert, Orkaanstraat 17, 8800 Rumbeke. GSM. 0484/ Zuiden provincie; Johnny Deburggraeve, Kleine Wervikstraat 46, 8940 Geluwe. T. 056/ Voorbereiding Provinciale Sluitingsrit te Ardooie op 29/30 oktober Onze schatbewaarder Luc Messelis zorgt terug voor het op punt zetten op de ganse organisatie met een volledig draaiboek en toewijzing van de diverse taken voor alle medewerkers. Clubs verzamelt de VBR homologatiekaarten van je leden, die niet zelf naar Ardooie kunnen komen, zodat er volgende zaken kunnen in aangebracht worden: 1. De gehomologeerde wintersterritten km s, voor degenen waar dit nog niet gebeurd is. 2. De gereden km s voor de boekjes Heen en terug. 3. De gereden km s van de zomer VTT. 4. De gereden km's van de "Off-day" boekjes. Boekjes der Wintersterritten en Heen en terug en "Off-day" zijn hier te koop aan 3 stuk. De homologatieformulieren voor de provinciale medailles zijn hier ook af te halen. Gebruikte boekjes van Heen en terug alsook Off-day boekjes mogen na controle verder gebruikt worden. 13. Wintersterritten: "Off-day" ritten Als VBR W-Vl sloten we terug een overeenkomst met de uitbaters van diverse controleplaatsen. De meeste uitbaters vragen zelf om opgenomen te worden in het wintersterrittenboekje en "Off-day" boekje en storten een vrijwillige bijdrage aan de VBR W-Vl ter ondersteuning van onze werking. Daar we zo voldoende controleplaatsen hebben, worden degenen die sponsoren voorgenomen! De boekjes zijn reeds bij de drukker en zullen zeker te koop zijn op de"sluitingsrit" We stellen ook minimum vereisten aan de lokalen, om opgenomen te worden in onze wintersterritten kalender. - Dagen open : minstens 4 en halve dag per week. - Openingsuren: ten laatste van tot sluiting ten vroegste om16.00 h. - Dat ze de regels der wintersterrittenboekjes goed volgen en enkel voor fietsers stempelen. Het wintersterrittenseizoen start op maandag en sluit op vrijdag

5 5. Volgende bekers en trofeeën zijn te verdienen: - 1 Voor de man met de meeste gefietste wintersterritten km s. - 1 Voor de vrouw met de meeste gefietste wintersterritten km s. - Er zijn ook speciale trofees voor degenen die alle controleplaatsen bezoeken. Algemene richtlijnen: - Er mag slechts één wintersterrit per dag gereden worden! - Slechts één lokaalstempel plus datum en uur per dag, op één blad in het boekje. - Die controle moet genomen worden op het verste punt der rit! - Een stempel van het eigen clublokaal telt niet, ook al staat hij op de lijst! - Enkel de controleplaatsen vermeld op de lijst, van lokaalhouders die een overeenkomst onderschreven met het provinciale VBR-Bestuur W-Vl. komen in aanmerking! - Is er een lokaal gesloten, ga dan naar het dichtstbijzijnde lokaal op de lijst. Uitzonderlijk kan als de afstand te groot is een handelszaak uit hetzelfde dorp gekozen worden, mits opgave op het blad in het boekje, van een gegronde reden voor die afwijking. - De controleboekjes zijn te koop aan de prijs van 3 op de Sluitingsrit van 29 en te Ardooie en later bij de Hr. Johnny Deburgraeve en enkele bestuursleden. Bij de controleboekjes wordt een wintersterrittenreglement en een lijst met alle controleplaatsen bijgevoegd. 14. Algemene Vergadering van vrijdag 15 december Die gaat door in de Mythe te Ardooie op vrijdag 15 december 2016 om h. Daar heeft dan de voorstelling en goedkeuring West-Vlaamse kalender 2017 plaats, plus het uitdelen van alle gewonnen trofeeën en bekers van Varia en vragen. - De trekking van de VBR West-Vlaanderen zomer VTT en VBR-KW Flanders off road cup: gebeurd samen op vrijdag 31 maart 2017 te Ardooie in de "Mythe". -De provinciale kalenders met alle organisaties in West-Vlaanderen zijn te verkrijgen op alle volgende mountainbike ritten. - Op vraag van enkele leden zal er terug een mogelijk geboden worden een (foto) boekje aan te kopen om een Gehomologeerde reis of "Gehomologeerd verblijf" te maken.. Sportieve groeten. Ere Provinciale Afgevaardigde W-Vl. Herman VAN LEEUWE. Provinciale Secretaris W-Vl. Jean-Pierre LAVAERT.