Meer gemak met online salarisadministratie en HRM

Transcriptie

1 Nieuwsbrief - april nr. 14 Meer gemak met online salarisadministratie en HRM Het voeren van een juiste loonadministratie en personeel - sadministratie is een vak apart. Bovendien is daarbij tegenwoordig ook de keuze van een goed admini - stratiesysteem van groot belang. Om die reden hebben wij, naast Unit4,een tweede pakket. De mogelijkheden van dit pakket sluiten beter aan op de hedendaagse informatie - behoefte. Het pakket heeft bijzonder veel mogelijkheden, die wij bovendien op basis van uw wensen kunnen instellen en inrichten. Gemakshalve krijgt u daarmee alleen die mogelijkheden en informatie in beeld die voor u interessant zijn. Voor meer informatie verzoeken wij u contact op te nemen met uw loonadviseur. Dit pakket is een online toepassing die kwaliteit en functio - naliteiten biedt, welke op uw wens wordt afgestemd. Of u nu 1 werknemer of meer dan 100 werknemers in dienst heeft, binnen één of twee klikken, bent u altijd bij de data die u wilt bekijken of wijzigen. Dit pakket wordt sinds vorig jaar bij een aantal van onze klanten gebruikt. De ervaringen van Sigma, van onze klanten en ook van de werknemers zijn positief. Om die reden rollen wij dit nieuwe systeem nu verder uit binnen ons klantenbestand. Het is goed mogelijk dat u hiervoor al bent benaderd. Zo niet, dan hoort u hier in 2014 ongetwijfeld meer over. De voordelen van het nieuwe systeem zijn: Û overal en altijd toegankelijk Û web-based, dus geen installatie van- of investering in software Û online digitaal dossier Û HRM modules: Ú verlof en verzuim Ú beoordelingen en functionering Ú opleidingen Ú functioneringsgesprekken Ú verstrekkingen Û veilig Û signaleringsmogelijkheden Û Employee Self Service (ESS), ook via app Û koppelingen met andere financiële - of urenpakketten Û managementinformatie Doe de WKR-scan! Scan deze code of ga naar rekenmodule

2 Maak geen kopie ID uitzendkracht Het maken van een kopie van het identiteitsbewijs (ID) van een uitzendkracht is in strijd met de wet. Dit heeft het College bescherming persoonsgegevens (CBP) gemeld. Een en ander werd duidelijk toen de Belastingdienst bekendmaakte dat het opnemen van een kopie van de ID van ingeleend personeel vanaf 1 januari 2014 niet meer nodig is. Als het werknemers van uw eigen onderneming betreft, bent u verplicht om bij indiensttreding de identiteit van de werknemer te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Vervolgens moet u hiervan een kopie maken die u in de administratie bewaart. Voor uitzend - krachten schreef de fiscus altijd dezelfde procedure voor. Inmiddels heeft de Belastingdienst echter aangegeven dat het bewaren van een kopie van identiteitsbewijzen van uitzendkrachten niet langer verplicht is. Identiteit uitzendkracht aantonen U kunt de identiteit van de uitzendkracht voortaan aantonen op basis van de persoonsgegevens die u in de administratie opslaat. Daarbij moet u in elk geval opnemen: Û naam, adres en woonplaatsgegevens; Û geboortedatum; Û BSN; Û nationaliteit; Û soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteits - bewijs; Û een specificatie van de gewerkte uren; Û de eventuele aanwezigheid van een verblijfs- of werk - ver gunning of VAR; Û naam-, adres- en woonplaatsgegevens van het uit - lenende bureau. Nu het beleid van de Belastingdienst is gewijzigd, is het bewaren van een kopie van het ID van ingehuurd personeel volgens het CBP verboden. Het verwerken van persoons - gegevens is volgens de wet namelijk alleen toegestaan als dit noodzakelijk is. Dit is sinds dit jaar dus niet langer het geval. Aangepaste boetes bij niet-geregistreerde uitleners Onlangs zijn de nieuwe boetes bij overtreding van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI) gepubliceerd. Hiermee gaat een gestaffeld maximum gelden voor de boete die u krijgt als u personeel inleent van een niet - of foutief geregistreerd bureau. Sinds 1 juli 2012 geldt een registratieplicht voor alle werk - gevers die tegen een vergoeding personeel ter beschikking stellen aan een andere werkgever. Niet alleen het uitzend-, detacherings- of payrollbureau krijgt een boete als het niet als uitzender geregistreerd staat bij de Kamer van Koop - handel (KvK), ook uw onderneming riskeert een boete als u met een dergelijk bureau in zee gaat. Gestaffelde boetebedragen Tot voor kort was de boete voor het niet voldoen aan de registratieplicht bij de eerste overtreding per uitzendkracht. Die liep op tot bij de tweede en bij de derde overtreding, per uitzendkracht. Deze boete viel in de praktijk onevenredig hoog uit. Door de nieuwe beleidsregel geldt zowel voor de inlener als voor de intermediair een gestaffeld maximum: Aantal ingeleende werknemers Boete Minder dan tot en met of meer Terugwerkende kracht Voor niet-geregistreerde zelfstandigen, die hun activiteiten hebben ondergebracht in een bv en alleen zichzelf uitlenen aan andere ondernemingen, worden helemaal geen boetes meer opgelegd. Daarnaast kan de boete in bepaalde gevallen gehalveerd worden. Hiervan kan sprake zijn als: Û het bureau wel bij de KvK is ingeschreven, maar niet als uitzender; Û de uitlener of inlener door bijzondere omstandigheden verminderd verwijtbaar is; Û de inlener een natuurlijk persoon is. De nieuwe beleidsregel krijgt een terugwerkende kracht tot 1 juli 2012; het moment dat de registratieplicht voor uit - zenders van kracht werd. Boetes die al zijn opgelegd, worden alsnog bijgesteld. 2 - Focus op uw personeel

3 Focus op... De gezelligste winkel van Nederland: Jaak van Wijck Jaak van Wijck is een traditionele ijzerwaren- en gereedschappenwinkel in Breda. Hier wordt de klant nog persoonlijk geholpen. Jaak van Wijck is een echt familiebedrijf; inmiddels staat de derde generatie aan het roer, namelijk Jorg Huizinga, kleinzoon van Jaak van Wijck, en zijn compagnon Ruud Frijters. Jaak van Wijck begon in 1938 met zijn winkel in huis - houdelijke producten en ijzerwaren. Hij startte aan de Ginnekenweg in Breda met een winkel die een vloer - oppervlak had van circa 20 vierkante meter. Door de jaren heen is het assortiment enorm uitgebreid. Momenteel heeft de winkel meer dan artikelen op voorraad, waar onder ijzerwaren, gereedschap, sleutels, deurbeslag, elektra en PVC materiaal. Jaak van Wijck onderscheidt zich van de grootwinkelbedrijven door de combinatie van een uitge - breid assortiment, jarenlange ervaring en deskundig advies. De branche kent veel grootwinkelbedrijven waar het bedrijf al jarenlang succesvol tegenop bokst. Persoonlijk klantcontact Bij Jaak van Wijck staat de klant voorop. Door iedereen steeds één op één te helpen, ontstaat een persoonlijke band. Door deze persoonlijke binding voelen klanten zich thuis; iedereen die met een klus bezig is, gaat dan ook eerst naar Jaap van Wijck. Het persoonlijke contact met de klant is geweldig. Als het goed is, gaat de klant hier tevreden de deur uit; dan hebben wij voldoening. We hebben gelukkig nog tijd voor de mens. Om die reden houden we ook de winkelentourage in stand; onze klanten waarderen deze authentieke sfeer. We nemen ze graag mee door de hele winkel want natuurlijk zijn we daar trots op, vertellen Jorg en Ruud enthousiast. Samenwerking Onze focus ligt volledig op onze winkel. De basisadmini - stratie doen we nog graag zelf, maar alles daaromheen laten we liever over aan specialisten. De samenwerking met de Schipper groep dateert van In dat jaar namen wij de winkel over van de vorige eigenaren. Een nieuwe start vraagt ook om een frisse kijk op de fiscale aspecten. We voelden ons direct thuis bij ORZ. De overgang van ORZ naar de Schipper groep had geen gevolgen voor ons. Onze contactpersonen bleven hetzelfde; dat was voor ons wel belangrijk. Samen met Jurjen Debbink kunnen we de dagelijkse gang van zaken goed doornemen. De personeels - administratie is in prima handen bij Tonny van Tilborg van Sigma Personeelsdiensten. We hoeven ons geen enkele zorg te maken over dat er iets niet zou kloppen; dat is een prettige gedachte. We gaan ervan uit dat we nog vele jaren met elkaar kunnen samenwerken, concluderen de twee compagnons eensgezind. Û Jorg Huizinga en Ruud Frijters Jaak van Wijck Ginnekenweg JK Breda tel Focus op uw personeel - 3

4 Sofinummer wordt burgerservicenummer Wanneer iemand tijdelijk naar Nederland komt om te werken of te studeren, dan heeft hij een burgerservicenummer (BSN) nodig. Dit unieke persoonsnummer wordt afgegeven bij inschrijving in een Nederlandse gemeente. Een BSN is nodig voor de contacten met de Nederlandse overheid, bijvoorbeeld in geval van onderwijs, zorg of belastingen, maar ook bij het aangaan van een arbeidscontract. Voorheen konden werknemers worden ingeschreven via de Belastingdienst. Dit is met ingang van dit jaar niet meer mogelijk. Vanaf 6 januari 2014 kunnen buitenlandse werknemers zich op twee manieren inschrijven. Dit is afhankelijk van de situatie. Verblijf korter dan vier maanden? Voor werknemers die in Nederland werken, maar zich hier niet vestigen, dient een BSN aangevraagd te worden via inschrijving in de RNI (Registratie Niet Ingezetenen). Dit kan bij één van de 18 gemeenten die hiervoor zijn aangewezen, o.a Breda, Den Haag, Eindhoven, Goes, Rotterdam en Terneuzen. Verblijf langer dan 4 maanden? Bij een verblijf van langer dan 4 maanden dient de werk - nemer zich in te schrijven in de woongemeente. Het is verplicht om dit binnen 5 dagen na aankomst in Nederland te doen. Als ook de partner en/of kinderen langer dan 4 maanden in Nederland blijven, dienen zij ook een afspraak te maken om zich te laten inschrijven. Niet betalen loonbelasting is strafbaar Het opzettelijk niet betalen van loonbelasting is met ingang van 1 januari 2014 strafbaar. Tot en met vorig jaar was de maximale straf voor het niet (tijdig) betalen van loonbelasting en/of omzetbelasting als volgt: Û een betaalverzuimboete van 2% (vanaf 2014: 3%) van het niet (tijdig) betaalde bedrag, met een minimum van 50 en een maximum van 4.920; Û mogelijk bij grove schuld of opzet aangevuld met een vergrijpboete van maximaal 100% van het te betalen bedrag. Gevangenisstraf en bestuurlijke boete Vanaf 1 januari 2014 is het, naast bovenstaande straffen, ook mogelijk dat de ondernemer of de bestuurder van de onderneming een gevangenisstraf krijgt opgelegd van maximaal 6 jaar of een bestuurlijke boete van de 5e categorie (met een maximum van ). Wees op tijd Het doel van deze maatregel is het tegengaan van verschillende vormen van fraude, zonder de goedwillende ondernemer te straffen. Dat is de ondernemer die wèl tijdig zijn aanslagen betaalt, of bij betalingsproblemen, tijdig uitstel van betaling aanvraagt of tijdig melding doet van betalingsonmacht. Het is daarom nu extra belangrijk om de aanslagen loonbelasting tijdig te voldoen, of anders tijdig te verzoeken om uitstel van betaling of de betalingsonmacht te melden. Anders riskeert u een gevangenisstraf van maximaal 6 jaar of een sterk verhoogde geldboete. Let wel Het betreft hier uitsluitend de betaling van loonbelasting, waarvoor al aangifte is gedaan. Het boeteregime voor verzuim bij het indienen van aangiften is per 1 januari 2014 niet veranderd. 4 - Focus op uw personeel

5 Wijzigingen in het arbeidsrecht Het wetsvoorstel Werk en Zekerheid is in februari 2014 aangenomen door de Tweede Kamer. Het heeft als doel de rechtspositie van flexwerkers te verbeteren, het ontslagrecht te herzien en een aantal aanpassingen in de WW door te voeren. Het merendeel van de wijzingen wordt naar verwachting per 1 juli 2015 van kracht. Echter, een aantal wijzigingen zal waarschijnlijk al per 1 juli 2014 ingaan. Het wetsvoorstel ligt momenteel ter beoordeling bij de Eerste Kamer. Op heel korte termijn zal duidelijk worden of het wetsvoorstel in zijn huidige vorm kan worden aange - nomen. De verwachting is dat het wetsvoorstel in grote lijnen zal worden aangenomen. Om die reden zetten wij de wijzigingen die waarschijnlijk per 1 juli 2014 ingaan, voor u op een rijtje gezet. Uiteraard met een aantal praktische adviezen erbij. 1. De proeftijd In arbeidsovereenkomsten van 6 maanden of minder, mag vanaf 1 juli 2014 geen proeftijd meer worden afgesproken. Ons advies: Maak bij de tijdelijke arbeidsovereenkomsten die u vanaf 1 juli 2014 aangaat een keuze tussen een overeenkomst voor 6 maanden zónder proeftijd of een overeenkomst voor bijvoorbeeld 7 maanden mét een proeftijd van 1 maand. 2. De ketenregeling Hoewel de wijziging van de ketenregeling naar verwachting pas per 1 juli 2015 ingaat, maken wij u er graag nu al op attent. Immers, het verlengen van een bepaalde tijd overeenkomst rond 1 juli 2014, kan gevolgen hebben in Momenteel geldt de 3x3x3-regel. Dit wil zeggen dat drie elkaar opvolgende overeenkomsten voor bepaalde tijd, overgaan in een overeenkomst voor onbepaalde tijd zodra sprake is van de vierde overeenkomst of als een periode van 3 jaar wordt overschreden. Elkaar opvolgende over - eenkomsten zijn overeenkomsten die elkaar met een tussenpoos van maximaal 3 maanden opvolgen. In het nieuwe wetsvoorstel wordt de ketenregeling zo aangepast dat u maximaal 3 overeenkomsten in 2 jaar mag sluiten. Daarna zal een periode van 6 maanden nodig zijn om de keten te doorbreken. Dit wordt al de 3x2x6-regel genoemd. Ook afwijking van de ketenregeling bij cao wordt aan banden gelegd. Het aantal tijdelijke overeenkomsten wordt gesteld op ten hoogste 6 in een periode van maximaal 4 jaar. De periode die nodig is om de keten te doorbreken wordt ook in dit verband op 6 maanden gesteld. Ons advies: Als u rond 1 juli 2014 voor de keuze staat om een over - eenkomst voor bepaalde tijd voor het eerst te verlengen, kan het zinvol zijn om deze overeenkomst eerder te laten eindigen dan 1 juli Dan geldt de nieuwe ketenregeling namelijk nog niet. Op grond van het overgangsrecht kan dan eventueel nog een derde overeenkomst worden gesloten, waarbij u met de looptijd rekening houdt met de maximale periode van 3 jaar uit de oude (3x3x3-)regeling. 3. De aanzegtermijn Vanaf 1 juli 2014 moeten werkgevers bij tijdelijke over - eenkomsten van 6 maanden of langer, minimaal 1 maand voor de overeenkomst afloopt, bij de werknemer aangeven of de overeenkomst al dan niet wordt verlengd, en zo ja, onder welke voorwaarden. Dit wordt de (verplichte) wettelijke aanzegtermijn genoemd. Deze aanzegtermijn geldt vanaf 1 juli 2014 ook voor al bestaande overeen - komsten voor bepaalde tijd. Tenzij de overeenkomst binnen een maand na 1 juli 2014 eindigt. Ons advies: Neem in de administratie, bij het aangaan van over - eenkomsten voor bepaalde tijd die aflopen na 1 augustus 2014, duidelijk op dat bijvoorbeeld 6 weken voor het verstrijken van de looptijd schriftelijk aan de werknemer wordt bevestigd of de overeenkomst al dan niet wordt verlengd en onder welke voorwaarden. 4. Het concurrentie- en/of relatiebeding Vanaf 1 juli 2014 mag u in beginsel geen concurrentie- en/of relatiebeding meer opnemen in tijdelijke arbeidsovereen - komsten. Een uitzondering hierop is alleen mogelijk als u gemotiveerd in de arbeidsovereenkomst aangeeft welke zwaarwichtige bedrijfs- of dienstbelangen een dergelijk concurrentie- en/of relatiebeding vereisen. Tenslotte Bovenstaande punten zijn een selectie uit de handen zijnde wijzigingen die binnenkort (waarschijnlijk) worden door - gevoerd in het arbeidsrecht. De herziening van het ontslag - recht en de daarmee samenhangende (transitie) ver - goeding en zullen pas ingaan per 1 juli Het kan zinvol zijn daar in de voorkomende gevallen op te anticiperen. Graag denken wij daarover met u mee. Wij houden de ontwikkeling omtrent het wetsvoorstel en de invoering daarvan scherp in de gaten en informeren u als er duidelijkheid is over de definitieve wijzigingen. Heeft u vragen, dan verzoeken wij u contact op te nemen met uw loonadviseur. Focus op uw personeel - 5

6 Extra heffing inkomstenbelasting 2013 Een werknemer die iets meer dan 40 duizend euro per jaar verdient, kan dit jaar onverwacht te maken krijgen met een naheffing inkomstenbelasting over het jaar Arbeidskorting is een vast bedrag dat in mindering kan worden gebracht op de te betalen belasting. De manier waarop deze korting wordt toegepast, is aangepast voor het fiscale jaar Of beter gezegd: is versoberd. Voor inkomens boven de geldt minder arbeids korting dan in voorgaande jaren. Versobering arbeidskorting 2013 De maximale arbeidskorting bedraagt Dat aftrekbare bedrag krijg iemand met een bruto jaarloon tussen de en Op inkomsten boven dit niveau, wordt een korting toegepast van 4 procent van dat extra inkomen. De arbeidskorting 2013 is als volgt opgebouwd: Û Inkomen t/m 8.816: 1,827% van inkomen Û Inkomen tussen en ; 161 euro + 16,115% van dit inkomensdeel Û Inkomen tussen en : Û Inkomen tussen en : euro 4% van dit inkomensdeel Û Inkomen vanaf : 550 Afrekening via aangifte Een probleem bij deze aanpassing van de arbeidskorting is dat deze in eerste instantie via de werkgever op de (maandelijkse) loonstrookjes wordt ingehouden. De uiteindelijke afrekening vindt echter plaats via de aangifte voor de inkomstenbelasting. Vervelend is dat de salaris - verwerkers hier niet altijd rekening mee kunnen houden. De korting is weliswaar verrekend in de belastingtabellen, maar als de werknemer extra beloningen heeft gehad (zoals provisies of een aanvullend inkomen via een andere werkgever), dan kan daarmee bij de loonheffing geen rekening worden gehouden. Voor wie meer dan verdient, kunnen de consequenties fors zijn. Als de jaaropgave voor 2013 op de mat valt, staat daar het totaalbedrag op van de arbeidskorting die de werknemer heeft gekregen via zijn loonstrookjes. Dit bedrag moet worden opgegeven bij de aangifte inkomstenbelasting. Naheffing fiscus Pas nadat de aangifte inkomstenbelasting is gedaan, kijkt de belastingdienst of er al dan niet teveel arbeidskorting is verleend. Is dit het geval, dan kan een werknemer een naheffing verwachten. In het ergste geval loopt dit op tot een bedrag van Wie maakt kans op zo n naheffing? In eerste instantie speelt dit probleem alleen bij inkomens boven de Is een werknemer het hele jaar bij dezelfde werkgever in dienst, dan levert de berekening van de arbeidskorting geen problemen op voor het reguliere maandloon en het vakantiegeld. Krijgt een werknemer echter een dertiende maand, overwerkvergoedingen of provisies, dan mogen de salarisverwerkers daar bij de berekening van de arbeidskorting geen correctie op toepassen. Hoe dit kan uitpakken, maakt het onderstaande rekenvoorbeeld duidelijk: Rekenvoorbeeld bedragen in hele euro s Maandloon 12 x Vakantiegeld 8% Subtotaal e maand Provisie 4 x Heffingsloon Drempel afbouw Naheffing 4% over Te betalen Inkomstenbelasting 204 Voor het vaste inkomen blijft de werknemer hier beneden de afbouwgrens van de arbeidskorting, te weten Maar over de dertiende maand en de provisie-inkomsten is nog eens 4 procent verschuldigd vanwege de lagere arbeidskorting. In het voorbeeld betekent dit een naheffing van 204. In zijn algemeenheid is de mogelijke naheffing vier procent van het inkomen boven de afbouwgrens ( ) tot een inkomen van Bij een totaal inkomen van en hoger is de arbeidskorting maximaal Focus op uw personeel

7 Heeft u BBL-leerlingen in dienst? Op het gebied van de Wet Vermindering Afdracht (WVA) Onderwijs is met ingang van 2014 veel veranderd. Dit geldt met name voor BBL-leerlingen die u in dienst heeft. U krijgt geen maandelijkse korting meer op de afdracht van de loon - belasting. In plaats daarvan kunt u uiterlijk in september van dit jaar een subsidie aanvraag indienen. Verzamel en bewaar hiervoor alle gegevens van de BBLleerlingen die bij u in dienst zijn. Wij komen in onze zomer- Nieuwsbrief uitgebreid op dit onderwerp terug. Budgetcoach werkt aan financiële gezondheid Steeds meer bedrijven raken betrokken bij de financiële problemen van hun medewerkers. Vaak met vergaande gevolgen voor het bedrijf zelf. Sigma Personeelsdiensten en Schipper Accountants bieden uw werknemer begeleiding om financieel gezond te worden. Want ook in dat opzicht neemt de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de werkgever toe. Het aantal werknemers met problemen door schulden groeit. En natuurlijk nemen ze die problemen ook mee naar het werk, bijvoorbeeld in de vorm van concentratie - problemen, verzuim en soms zelfs diefstal en fraude. Vaak wordt een werkgever hier pas mee geconfronteerd als er loonbeslagen binnenkomen of als werknemers om een voorschot of lening vragen. Gerichte aanpak Mogelijk ziet u deze problematiek ook in uw organisatie toenemen en vraagt u zich af wat u hieraan kunt doen? In plaats van te investeren in een training of coaching gericht op het werk kan het in sommige gevallen beter zijn om te investeren in een doeltreffende aanpak van de finan - ciële problemen bij de werknemer. Financiële begeleiding Sigma Personeelsdiensten en Schipper Accountants weten als geen ander wat een gezonde financiële bedrijfsvoering inhoudt. Met die kennis in huis kunnen wij uw mede werkers heel praktisch begeleiden naar een gezonde, persoonlijke, financiële situatie. Ons doel is om de werknemer zo snel mogelijk praktisch inzicht te geven in zijn eigen financiën. Is sprake van een crisis - situatie? Dan is het belangrijk om eerst rust te creëren. Vervolgens werken wij aan een schuldenvrije toekomst, zodat de werknemer zich weer kan concentreren op het werk. Dit proces vraagt om vertrouwen, ander gedrag en veel doorzettings vermogen. Onafhan - kelijke, externe ondersteuning en motivering levert hieraan een waardevolle bijdrage. Meer weten? Wilt u meer weten over onze werkwijze of andere moge lijkheden, zoals een groepsbijeenkomst of workshop? Neem dan contact op met uw loonadviseur van Sigma Perso - neels diensten. Na een vrijblijvende intake bieden wij een u (prijs-)voorstel op maat aan. Focus op uw personeel - 7

8 Geen bijtelling privégebruik auto Als een werknemer van uw onderneming een auto van de zaak tot zijn beschikking heeft, moet u een bedrag bij het loon optellen. Dit omdat de werknemer voordeel heeft van het privégebruik van de auto. Alleen onder specifieke voorwaarden kunt u de bijtelling achterwege laten. Als er niet bijgeteld wordt, moet u de belastingdienst aantonen waarom de bijtelling achterwege blijft. De vorm van bewijs is vrij (zgn. vrije bewijsleer). De meest gunstige manier voor u als ondernemer is dat de werknemer een verklaring geen privégebruik auto bij de belastingdienst aanvraagt. Een kopie van die beschikking kunt u vervolgens bij uw werknemer opvragen en in uw administratie bewaren. Werknemers dienen dan zelf voor bewijs te zorgen dat ze inderdaad niet privé hebben gereden, dan wel in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé hebben gereden. Een vorm van bewijs is een sluitende kilometer - administratie. Mocht de fiscus onrechtmatig gebruik constateren, dan krijgt de werknemer een naheffing. Echter, als u zelf ontdekt dat de werknemer, ondanks de verklaring, teveel privé rijdt, moet u direct weer gaan bijtellen. Anders kan de fiscus de naheffing toch naar uw onderneming sturen. Kentekenregistraties De belastingdienst controleert streng of werknemers met een verklaring niet teveel privé rijden onder andere door kentekenregistraties bij evenementen en grensovergangen. Deze informatie wordt opgenomen in een autodatabase. Zonder verklaring De bijtelling kan ook zonder verklaring achterwege blijven. Dat kan als de werknemer via een sluitende kilometer - administratie aan u bewijst, dat hij niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. In dit geval komen, bij overtreding of onvoldoende bewijs (niet geheel sluitende administratie), de financiële consequenties voor rekening van uw onderneming. Controleer de kilometeradministratie daarom goed en bewaar deze bij uw administratie. Black box Als vervanger van de rittenadministratie kan ook gewerkt worden met een black box. Deze wordt in de auto inge - bouwd. Hiermee kan de werknemer voor elke rit aangeven of het om een zakelijke of privé rit gaat. Het verdere vervolg is geautomatiseerd. Schriftelijk verbod Tenslotte accepteert de belastingdienst het achterweg laten van de bijtelling ook als u een schriftelijk verbod op privégebruik overeenkomt. U moet dan wel zichtbaar het autogebruik controleren en deze bevindingen schriftelijk vastleggen. Vragen? Wanneer u vragen heeft over dit onderwerp of als u de binnen uw onderneming gehanteerde methode wilt toetsen, kunt u uiteraard altijd contact opnemen met uw loonadviseur. 8 - Focus op uw personeel

9 Werkkostenregeling vanaf 2015 écht verplicht De werkkostenregeling zet het regime van vrije vergoeding en verstrekkingen die aan werknemers kunnen worden gegeven, helemaal op zijn kop. De regeling kan zowel financieel voordeel als nadeel opleveren. Tot 2015 (oorspronkelijk 2014) mogen werkgevers ook nog de oude spelregels toepassen. Ongeveer 80% doet dat, maar dat is lang niet altijd verstandig! De werkkostenregeling is vanaf 2015 écht verplicht. Voor die tijd zal ongetwijfeld nog een aantal wijzigingen worden doorgevoerd. Overgangsregeling werkkostenregeling Tot en met 2014 geldt een overgangsregeling. In die periode heeft u jaarlijks de keuze om te vergoeden en verstrekken op basis van de huidige regels of op basis van de nieuwe werkkostenregeling. Vanaf 2015 is de werkkostenregeling verplicht. In de komende maanden wordt bekeken hoe de werkkostenregeling verbeterd kan worden zodat meer werkgevers (willen) overstappen. Een aantal van deze wijzigingen betreft administratieve vereenvoudigingen. Deze zijn eenvoudig in te voeren. Dat ligt wat moeilijker met het loonbegrip. Het Ministerie van Financiën kan twee sporen volgen: enkele kleine aanpassingen zodat de werkkostenregeling voor nog meer werkgevers aantrek - kelijk wordt of een ingrijpende wijziging van het loonbegrip. Start nu al met de voorbereidingen Om tijdig de meest gunstige keuze te kunnen maken, adviseren we werkgevers nu al te starten met de voor - bereidingen, ook zonder dat exact bekend is wat er in 2015 gaat gebeuren. De mogelijke sporen die het Ministerie van Financiën kan volgen, zijn immers wel bekend. In eerste instantie bent u wellicht geneigd te kiezen voor het toepassen van de huidige wettelijke regels. Het kan echter zijn dat de nieuwe werkkostenregeling in uw situatie finan - cieel voordeliger uitpakt, voor u en uw werknemers. Bovendien biedt de werkkostenregeling nieuwe mogelijk - heden wat betreft cafetaria belonen waarbij (een deel van) het personeel belast loon of vakantiedagen kan omzetten in onbelaste vergoedingen. AOW-leeftijd opnieuw verhoogd De AOW-leeftijd is in 2014 weer met 1 maand omhoog gegaan. Dit betekent dat voor medewerkers, die geboren zijn na 30 november 1948 en voor 1 november 1949, de AOWuitkering ingaat als zij de leeftijd van 65 jaar en 2 maanden hebben bereikt. Werkbonus Werknemers in de leeftijd van 60 tot 64 jaar, ontvangen in 2014 een werkbonus van maximaal Dit is een inkomensafhankelijke heffingskorting, die als doel heeft het werken van oudere werknemers aantrekkelijker te maken. Deze heffingskorting wordt verrekend via de in te houden loonheffing op het salaris. Overigens, de werkbonus was in 2013 nog een heffingskorting, die de werknemer zelf in zijn eigen aangifte Inkomstenbelasting moest claimen. Focus op uw personeel - 9

10 Bonus mag soms in de vrije ruimte WKR De werkkostenregeling (WKR) is bedoeld om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onbelast te kunnen uitdelen. Loon in de vorm van een bonus of eindejaarsuitkering is geen vergoeding en past daarom in principe niet in de vrije ruimte van de WKR. Wilt u de bonus toch onbelast aan de werknemer uitkeren en past uw onderneming de werkkostenregeling toe? Dan betekent dit dat u de bonus moet bruteren. Gebruikelijkheidstoets De Belastingdienst heeft echter aangegeven dat werk - nemersbonussen soms wél in de vrije ruimte kunnen. Voorwaarde is dan dat de onderneming de bonussen in het verleden ook al onder de eindheffing liet vallen. Tevens mag de bonus niet ongebruikelijk hoog zijn. Overigens, de bonussen kunnen niet met terugwerkende kracht in de vrije ruimte gestopt worden. Als u de bonus onderbrengt in de vrije ruimte, is deze voor de werknemer hoe dan ook onbelast, en zolang de vrije ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom niet wordt overschreden voor uw onderneming ook. Bij overschrijding van de vrije ruimte, is het waar - schijnlijk nog voordeliger om 80% eindheffing af te dragen dan het was geweest om de bonus te bruteren. Bij toepassing van eindheffing zijn immers geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Verschillende interpretaties De regels voor bonussen onder de WKR zijn nog niet helemaal uitgekristalliseerd. Inspecteurs van de Belasting - dienst gaan hier dan ook niet allemaal op dezelfde manier mee om. Vorig jaar werden bonussen in de vrije ruimte nog vaak afgekeurd. Inmiddels is het ook al gebeurd dat bonussen van rond de werden goedgekeurd, op voorwaarde dat alle werknemers zo n bonus kregen. De laatste tijd hebben meerdere inspecteurs het bij kleine bonussen (tussen 50 en 250) goedgekeurd dat deze in de vrije ruimte werden ondergebracht. Daarbij hanteerden ze vaak een jaarmaximum van aan bonussen in de vrije ruimte. Salaris uitbetalen inclusief vakantiegeld mag Het scheelt u in de loonadministratie een hoop rompslomp als u werknemers met een (oproep of nul-uren) arbeidsovereenkomst maandelijks loon uitbetaalt inclusief vakantiedagen en vakantiebijslag. De kantonrechter in Amsterdam heeft kortgeleden bepaald dat dit niet in strijd is met de wet. In de betreffende zaak stapte een werknemer nadat zijn dienstverband was afgelopen naar de kantonrechter om van zijn ex-werkgever (nogmaals) uitbetaling van vakan tiedagen en vakantiebijslag te eisen. Dit zat al in zijn loon verwerkt, maar volgens de werknemer was dit wettelijk niet toegestaan. Eén keer per jaar De rechter stelde vast dat in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag staat dat de werkgever de vakantiebijslag van de werknemer in principe in de maand juni moet uitbetalen. Wel mag van de cao of arbeids - overeenkomst worden afgeweken. In deze zaak stond in de arbeids overeenkomst dat de werknemer zijn vakantie bijslag maandelijks via zijn salaris zou ontvangen. Om die reden wees de rechter de vordering van de werknemer dus af. Vakantie nemen Ook de uitbetaling van vakantiedagen mag worden meegenomen in het uurloon. Wel moet de werkgever de werknemer in de gelegenheid stellen om vakantie op te nemen. De werknemer moet dus het recht behouden om (dan wel onbetaald) op vakantie te gaan. Daarnaast moet op de loonstrook zichtbaar zijn welk deel van het loon als salaris, vakantiedagen en vakantiebijslag kwalificeert Focus op uw personeel

11 Contract eindigt niet altijd van rechtswege Let op met het sluiten van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd volgend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Een beëindiging van rechtswege is niet vanzelfsprekend. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt van rechtswege na de tijd waarvoor zij is aangegaan. Voor het opzeggen van de arbeidsovereenkomst is geen toestem - ming van het UWV nodig. Maar hoe zit dat bij werknemers die eerst een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hadden en na beëindiging hiervan bij dezelfde werkgever een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd sluiten? Eindigt deze arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd ook van rechtswege, of is hiervoor wél toestemming van het UWV nodig? Praktijkvoorbeeld Deze vraag stond centraal in een zaak over een werknemer die, na 25 jaar in dienst te zijn geweest, zelf afscheid nam van zijn werkgever om bij een andere werkgever in dienst te treden. Kort na deze overstap kreeg de werknemer spijt. De werknemer keerde terug bij zijn vorige werkgever. Dit keer echter op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. De arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd werd eenmaal verlengd, voor de periode van een jaar. Het jaar daarop kreeg de werknemer te horen dat de arbeids - overeenkomst niet werd verlengd en van rechtswege zou eindigen. De werknemer is van mening dat de arbeids - overeenkomst voor bepaalde tijd niet van rechtswege is geëindigd en dat de werkgever deze arbeidsovereenkomst had moeten opzeggen met toestemming van het UWV. Juridisch kader Als een voor onbepaalde tijd aangegane arbeidsovereen - komst, die anders dan rechtsgeldige opzegging of door ontbinding door de rechter is geëindigd, wordt voortgezet door een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is voor de beëindiging van die arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd altijd opzegging nodig. Dit is de zogenaamde Ragetlieregel. De werkgever moet de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd dan alsnog opzeggen en toestemming vragen aan het UWV of laten ontbinden door de rechter. Doet de werkgever dit niet, dan blijft de tijdelijke arbeidsovereen - komst met de werknemer voortduren. De Hoge Raad In de onderhavige zaak had de werknemer zélf zijn arbeidsovereenkomst opgezegd. De vraag voor de Hoge Raad was, of de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd was geëindigd door middel van een rechtsgeldige opzeg - ging. De werknemer was van mening dat onder een rechtsgeldige opzegging enkel de opzegging door de werk - gever valt en niet de opzegging door de werknemer. De kantonrechter en het hof kwamen dan ook tot het oordeel dat de werkgever juist had gehandeld. De Hoge Raad kwam echter tot een ander oordeel en stelt de werknemer in het gelijk. Gezien de ontslagbescherming die de wetgever met de regeling heeft beoogt, kwam de Hoge Raad namelijk tot het oordeel dat onder een rechtsgeldige opzegging alléén de opzegging door de werkgever valt, en niet die door de werknemer. Als de voorafgaande arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd door de werknemer is beëindigd, vindt immers ook geen toetsing van het ontslag plaats door het UWV of door de rechter. In deze zaak was de arbeids - overeenkomst voor bepaalde tijd daarom niet van rechtswege geëindigd. Gevolgen De uitspraak heeft gevolgen voor alle werknemers die vanuit een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij dezelfde werkgever verder gaan als tijdelijke kracht. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan werknemers die voor onbepaalde tijd gedetacheerd zijn bij een bedrijf, of daar als uitzendkracht werken, en kort daarna een tijdelijk contract krijgen. Ook kan gedacht worden aan werknemers die na het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd als tijdelijke kracht in dienst treden bij hun werkgever. In al deze gevallen zal de werkgever ervoor moeten zorgen dat het dienstverband voor onbepaalde tijd op de juiste manier is beëindigd. De arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd zal rechtsgeldig door de werkgever moeten worden opge - zegd na verkrijging van een ontslagvergunning of door de rechter moeten worden ontbonden. Gebeurt dit niet, dan eindigt een daaropvolgende arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet van rechtswege. Deze moet dan alsnog door de werkgever worden opgezegd of door de rechter worden ontbonden. Altijd eerst advies Wij adviseren u om soortgelijke gevallen altijd vooraf met uw adviseur van Sigma Personeelsdiensten te bespreken. Focus op uw personeel - 11

12 Sigma Postbus AA Goes info@sigmapersoneel.nl Even voorstellen... Vestigingen Goes Schermerhornstraat XD Goes tel: Rijen Atalanta MS Rijen tel: Rotterdam Escudostraat XV Barendrecht tel: Mijn naam is Joeri Zoon. Ik ben vanaf 1 januari 2014 in dienst bij Sigma Personeelsdiensten in Terneuzen. Sinds 1999 heb ik veel ervaring opgedaan binnen het vakgebied salarisadministratie, salarisadvies en alle aanverwante zaken. Om mij nog verder te verdiepen in het vak, heb ik daarnaast verschillende studies gevolgd. De eerste jaren werkte ik in Noord-Holland. Sinds 2003 woon ik in Zeeland; mijn vrouw woonde in Goes en ik ben met plezier naar Zeeland verhuisd. Tot eind vorig jaar was ik hoofd salarisadministratie bij een ander Zeeuws accountantskantoor. Hoewel ik daar met veel plezier werkte, vond ik het tijd voor een vervolgstap. De professionele aanpak van Sigma Personeelsdiensten verleidde mij ertoe om te solliciteren naar de functie van vestigingsleider in Terneuzen. Uiteraard was ik bijzonder blij dat de keuze op mij viel. Met het huidige team wil ik onze dienstverlening graag verder professionaliseren. Dit doen wij met onze kern - waarden in het achterhoofd. Daarmee houden wij onze dienstverlening voortdurend onder de loep. Ik heb enthousiast over het nieuwe salaris- en hrm-pakket. Dit pakket biedt alle mogelijkheden voor een online admini - stratie waarin alle facetten van het personeel kunnen worden verwerkt. Met dit systeem kunt u bovendien altijd en overal uw eigen personeelsinformatie online inzien. Terneuzen Willem Alexanderlaan DB Terneuzen tel: Gezien de korte periode dat ik nu bij Sigma Personeels - diensten werk, steek ik nog veel tijd in het kennismaken met onze klanten en mijn collega s. Mijn doel is onze klanten op zo veel mogelijk manieren te ontzorgen. Van het in dienst nemen van personeel, het begeleiden van bestaande medewerkers, het toepassen van arbeidsvoorwaarden tot aan het pensioneren of onverhoopt ontslag van personeel; wij staan u met raad en daad bij. Aangezien wij veel deskundige collega s in huis hebben, kunnen wij altijd de juiste specialist raadplegen. In mijn vrije tijd ben ik actief met mijn vrouw en twee kinderen. Zij vormen een belangrijk deel van mijn leven. Graag sport ik, zoals basketbal of fietsen. Op de vele mooie dagen die wij dit jaar al hebben gehad, ga ik graag met het gezin wandelen op het strand. Heeft u vragen of wilt u meer informatie, neem dan gerust contact met mij op. U kunt mij bereiken op de vestiging Terneuzen, telefoon of per jzoon@sigmapersoneel.nl