Jaarverslag Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole

Transcriptie

1 Jaarverslag 2015 Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole

2 Inhoudstafel Opdrachten... 3 Inleidend woord door de voorzitter van het Directiecomité... 4 Organisatie en opdrachten... 6 Organogram... 6 Opdrachten... 7 De dienst van de Voorzitter... 7 De dienst Begeleiding Begroting... 9 De dienst Federale Accountant De Macrobudgettaire dienst De Beheerscontrole Activiteiten De dienst van de Voorzitter De afdeling Strategie en Communicatie De afdeling Personeel en Organisatie Afdeling Taal en Welzijn Afdeling ICT De dienst Begeleiding Begroting Begroting en Controle Controle van de vastleggingen De dienst Federale Accountant De Macrobudgettaire dienst De Beheerscontrole BIJLAGE 1 : het personeel in cijfers BIJLAGE 2 : De departementen Colofon

3 Opdrachten De taak van de FOD B&B als horizontale FOD bestaat erin een bevoorrechte gesprekspartner te zijn voor de andere Federale Overheidsdiensten (FOD's), Programmatorische Overheidsdiensten (POD's) en federale overheidsinstellingen, met inbegrip van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid (OISZ), om zo de regering te ondersteunen bij de opstelling en de opvolging van de begroting. In dat opzicht stelt de FOD B&B inzake begroting en de bijhorende controle een kader en instrumenten ter beschikking waarmee de Minister en de regering - maar ook de overheidsdiensten - een doeltreffend en efficient begrotingsbeheer kunnen voeren. Voor de boekhouding stelt de FOD B&B een systeem ter beschikking van de FOD s waarmee de hele financiële cyclus kan worden beheerd en die de juistheid en volledigheid van de financiële rapportering van de federale overheid nastreeft. De FOD B&B stelt zijn competenties ten dienste van de FOD's, POD's, overheidsinstellingen en OISZ om deze zo goed mogelijk te ondersteunen. Inzake deontologie en management support wenst de FOD B&B zijn bevoorrechte relatie te bestendigen met de grote groep ambtenaren en overheidsinstellingen. Daartoe stelt hij instrumenten ter beschikking, biedt hij methodologische steun en legt hij concreet uit welk beleid er moet worden gevoerd inzake beheerscontrole en deontologie. Met deze aanpak wil de FOD de beheerscontrole verbeteren en het imago en de werking van de overheid versterken. Om in zijn opdracht te slagen ondersteunt de FOD B&B in zijn bevoegdheidsdomeinen netwerken. Deze netwerken vormen de basis voor kennis- en ervaringsdeling onder meer door informatie en best practices via het internet vlot toegankelijk te maken. De FOD B&B werkt in een "shared services" omgeving voor zijn ondersteunende diensten. Zo gebruikt hij zijn middelen optimaal en deelt hij zijn competenties met de andere horizontale FOD's. 3

4 Inleidend woord door de voorzitter van het Directiecomité Alfons Boon Van 2015 zullen we onthouden dat het een jaar was met bijzonder veel gedenkwaardige gebeurtenissen waarbij de gevolgen van sommige zich pas de volgende jaren zullen laten voelen. Vanaf 1 april 2015 werd ik aangesteld om de uitdaging aan te gaan en bovenop mijn voorzitterschap van de FOD Budget en Beheerscontrole ook verantwoordelijk te zijn voor de FOD P&O als voorzitter ad interim. Vanuit de invalshoek van de opstart van de uitwerking van het Optimalisatieproject voor de federale overheid, voorzien in de nota van de Ministerraad van 3 juli 2015, gaat het om een aanzienlijke uitdaging om in de komende jaren tot een goed einde te brengen. In het regeerakkoord werden zes optimalisatietrajecten gedefinieerd om "meer te doen met minder". Sinds deze beslissing span ik mij als Voorzitter van de FOD B&B en de FOD P&O in om, met de waardevolle hulp van mijn medewerkers, te zorgen voor de vlotte invoering van traject 6 dat bestaat uit de integratie van de dienstverleningsprocessen binnen de verticale FOD's en de andere federale overheidsdiensten (horizontale integratie), d.w.z. de oprichting van een nieuwe overkoepelende entiteit voor de FOD P&O, de FOD B&B, Fedict en de Kanselarij. Begin 2016 vond de effectieve opstart van het project plaats en op 1 januari 2017 zou die ene federale entiteit een feit moeten zijn. In mei 2015, na een participatief proces onder de medewerkers en overleg met de vakbonden, heeft de FOD zijn reglement met betrekking tot de werktijdregeling aangepast om beter aan te sluiten bij de nieuwe cultuur die binnen verschillende FOD's ingang vindt, d.w.z. een cultuur gebaseerd op het realiseren van doelstellingen vanuit een wederzijds vertrouwen en uitgaand van een grotere flexibiliteit. De medewerkers kregen de keuze of ze de prikklok wilden blijven gebruiken of niet en de overgrote meerderheid heeft ervoor gekozen om niet langer te prikken. Zodoende werd de doeltreffendheid van ons werk gericht op concrete resultaten en niet langer louter op gepresteerde uren. Deze verandering heeft in grote mate bijgedragen tot een verbetering van de samenwerking en het vertrouwen tussen de medewerkers en het middle management. In september 2015 hebben wij een nieuwe minister van Begroting mogen begroeten, mevrouw Sophie Wilmès, met wie we snel een aangename en doeltreffende werkrelatie hebben kunnen opbouwen. Het einde van 2015 werd dan weer gekenmerkt door de tragische gebeurtenissen die Parijs in rouw hebben gedompeld en die gevolgen hadden op het vlak van het terrorismealarm in België en meer bepaald in Brussel. In die context heeft de FOD voor de nodige middelen gezorgd om alle medewerkers regelmatig en doeltreffend te informeren over de maatregelen die werden genomen voor hun veiligheid. 4

5 Op het einde van dit bewogen jaar wil ik al mijn medewerkers feliciteren voor de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen dat zij aan de dag hebben gelegd om hun opdrachten tot een goed einde te brengen. Ondanks de vele veranderingen en grote onrust die 2015 heeft gebracht werden de activiteiten van de FOD Budget en Beheerscontrole immers volbracht binnen de gestelde termijnen en met dezelfde nauwkeurigheid als de voorgaande jaren. Alfons Boon, Voorzitter van de Directiecomité 5

6 Organisatie en opdrachten Organogram Minister van Begroting Sophie Wilmès Voorzitter Alfons Boon Inspectie van Financiën Pierre Reynders P&O Luc Wintmolders Katrien Brysse Budget & Logistiek Rika Denduyver Strategie & Communicatie Elke Blommaert ICT Bart Versmissen Taal & Welzijn Catherine Brant Macrobudgetaire dienst Federale Accountant Begeleiding Begroting Gert De Smet Marc De Spiegeleire Ludo Waterschoot Ethique & Management Déontologi Support e Peter De Roeck Centrale cel Cel begroting A Cel begroting B Transversale cel Marc Evrard Philippe Smets W. Eerdekens Patrick Robert Normen en autorisaties Rapportering Functioneel systeembeheer Software ontwikkeling Veranderingsbeheer, Management Kwaliteitscontrole Bus. Proc. Integratie Sandra Pas Patricia De Cleen Anja Moliteur Isabelle Arickx Dirk Jacobs Patrick Asselberghs 6

7 Opdrachten De dienst van de Voorzitter De dienst van de Voorzitter werd in 2015 gereorganiseerd in het kader van de nietverlenging van de mandaten van de stafdirecteuren Budget en Beheerscontrole, en ICT. De opdrachten van deze diensten werden geïntegreerd in de Dienst van de Voorzitter en opgedeeld in afdelingen. De Dienst van de Voorzitter bestaat dus uit een secretariaat en 5 afdelingen (Strategie en Communicatie, Begroting en Logistiek, P&O, Taal en Welzijn en ICT). Het secretariaat beheert de agenda van de Voorzitter en zijn briefwisseling. De afdeling Strategie en Communicatie is belast met: - de interne coördinatie van de FOD; - de ondersteuning van de Voorzitter; - het secretariaat en de opvolging van de vergaderingen van het directiecomité - de ontwikkeling, opvolging (o.a. via de BSC) en aanpassing van het managementplan; - de aanpassing, de validering en de opvolging van de resultaten van de Balanced Score Card; - de opvolging en de communicatie van interne projecten; - het beheer van de interne controle; - het beheer van de sociale dienst via de vertegenwoordiging in de raad van bestuur en de algemene vergadering; - de voorbereiding van het strategisch forum van de stafdirecteuren Budget en Beheerscontrole, de opmaak van het verslag van deze vergaderingen en de opvolging ervan; - het beheer van de vertegenwoordigers van de Minister en de FOD (bv. regeringscommissarissen). Inzake communicatie coördineert deze afdeling de interne en externe communicatie van de FOD B&B (informatieaanvragen, website en intranet, communicatienetwerk, etc.). De afdeling Begroting en Logistiek zorgt voor: - het financieel beheer van de FOD B&B, de opmaak van de begroting en het toezicht op de uitvoering ervan door de betalingen op te volgen en de boekhouding bij te houden. Om het Directiecomité te informeren, stelt ze maandelijks overzichten op waarmee de FOD en de beleidscel de evolutie van de uitgaven kunnen volgen. - de logistiek van de FOD B&B, alsook voor de praktische organisatie van evenementen. Deze afdeling verzorgt eveneens het secretariaat van het Comité voor veiligheid en gezondheid op het werk; De afdeling onderhoudt regelmatige contacten met de andere diensten van de FOD B&B, in het bijzonder met de diensten Begeleiding Begroting en Federal Accountant, alsook met de Inspectie van Financiën, het Rekenhof en de controleurs van de vastleggingen. 7

8 Op basis van de grondige kennis van het FEDCOM-systeem slaagt de dienst er in om de ontvangsten beter op te volgen, overzichten op te maken, aangepaste rapporten te leveren aan de verschillende dienstenen informatie te verstrekken over de openstaande facturen. Dit maakt het mogelijk steeds volledigere en preciezere gegevens te leveren, de verschillende diensten beter te ondersteunen en zo op financieel vlak een doelmatiger interne controle te verzorgen. De afdeling P&O staat in voor het human ressources-beleid van de FOD B&B en voor het administratieve beheer van de loopbaan van zijn ambtenaren. Om zijn opdrachten te vervullen, is deze dienst samengesteld uit twee teams met een verschillende taakinvulling: De Personeelsadministratie staat in voor het administratief en geldelijk personeelsbeheer, de loonadministratie (in samenwerking met de CDVU/PersoPoint) en het tijdsregistratiesysteem. De personeelsadministratie telt 3 medewerkers. Het team Human Ressources staat in voor de coördinatie van het human ressources-beleid in de FOD B&B. Het HR-team ondersteunt de organisatie via het aantrekken en integreren van competente personeelsleden. Daarnaast zijn de acties van dit team gericht op de creatie van een werkcontext die het bereiken van de organisatiedoelstellingen faciliteert en die elk personeelslid gepaste ontwikkelings- en doorgroeikansen biedt in lijn met de persoonlijke, professionele en organisatiedoelstellingen. Het HR-team ondersteunt de personeelsleden en het management in de uitvoering van HR-gerelateerde processen waaronder competentie-ontwikkeling, evaluatiecyclus, selectie en promotieprocedures, teamontwikkeling, coaching van leidinggevenden en diversiteitsbeheer. Dit team telt 2 medewerkers die beiden als aanspreekpunt fungeren voor alle vragen van de medewerkers en hun leidinggevenden op het vlak van personeelsbeheer. De afdeling Taal en Welzijn staat enerzijds in voor de vertalingen en werkt anderzijds het beleid inzake welzijn uit van de FOD B&B. De afdeling ICT heeft als voornaamste doel de ondersteuning van zijn gebruikers binnen en buiten de eigen organisatie in hun werkzaamheden door hen te voorzien van moderne en performante ICT-middelen. Binnen deze context heeft de afdeling ICT daardoor ook bepaalde verantwoordelijkheden bij projecten met een impact op die ICT-omgeving. De afdeling ICT werkt binnen ICT Shared Services samen met de andere horizontale FOD s wat er voor zorgt dat voor de backend-infrastructuur en de zgn. commodities (mail, internet, filestorage, e.d.) de nodige schaalvoordelen gerealiseerd kunnen worden. Daarbij wordt er binnen dit samenwerkingsverband zo maximaal mogelijk gestreefd naar het behoud van de noodzakelijke controle op die ICT-middelen of informatiesystemen die eigen zijn aan de FOD B&B. De FEDCOM-applicatie is hiervan het meest zichtbare voorbeeld. 8

9 De dienst Begeleiding Begroting De afdeling Begroting en Controle van de dienst Begeleiding Begroting staat in voor de ondersteuning en het advies bij de opmaak en de aanpassing van de federale begroting. De organisatie van de dienst werd geherstructureerd in De dienst telt vier "cellen" die onder de leiding werden geplaatst van een celhoofd: - een centrale cel; - 2 cellen die de begrotingen van de FOD s/pod's/departementen en instellingen van openbaar nut coördineren; - een transversale cel die belast is met de coördinatie van de begrotingen van de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ), de dossiers met betrekking tot de terugbetaling van geneesmiddelen en de controle van de vastleggingen. Binnen de afdeling Begroting en Controle werkt de centrale cel transversaal om de draaiboeken te bepalen waarmee het door de regering uitgetekende begrotingspad kan worden nageleefd en de begrotingswerkzaamheden kunnen worden gecoördineerd. Zo heeft deze cel een globale kijk op de niet-fiscale ontvangsten en uitgaven van de federale overheidsdiensten en kan zij samenwerken met de Macrobudgettaire dienst om de gegevens te consolideren. Haar voornaamste taken bestaan erin de Minister van Begroting te ondersteunen bij de opmaak en de uitvoering van de begroting. Net als andere jaren was de cel werkzaam in sterk uiteenlopende domeinen, waaronder: - de opstelling van de omzendbrieven met betrekking tot de begrotingsbehoedzaamheid en de afsluiting van het begrotingsjaar en andere ad hoc begrotingsomzendbrieven; - de opmaak van rapporten en samenvattende tabellen na de technische bilaterale vergaderingen; - de opvolging van de organieke fondsen; - het beleid inzake personeelskredieten en personeelsplannen; - de opvolging van de uitvoering van de begroting en van de blokkeringen; - het beheer van het investeringsprogramma; - het beheer van de interdepartementale provisie; - de coördinatie van de begrotingswerkzaamheden; - de aanlevering van rapporten voor de dienst; - het beheer van het programma exl-budget ter ondersteuning van de begrotingswerkzaamheden; - de coördinatie van de schriftelijke parlementaire vragen; - het opvragen en analyseren van de ontvangsten om de Middelenbegroting uit te werken; - het beheer van de juridische aspecten van begrotingsaangelegenheden in verband met de FOD B&B: de opvolging van de dossiers inzake juridische en administratieve geschillen (Grondwettelijk Hof, Raad van State, gewone rechtspraak); de opvolging van de omzetting naar Belgisch recht van de Europese richtlijnen in begrotingsaangelegenheden; de voorbereiding van de koninklijke besluiten tot verdeling van de interdepartementale provisie; de opmaak van de ontwerpen van begrotingswetten. 9

10 In het kader van de opmaak van de begroting bestaat de eerste stap uit de opstelling van de begrotingsomzendbrief (op basis van de vooruitzichten van het Federaal Planbureau) waarmee aan de instellingen de technische parameters en de principes voor de opmaak van de begroting worden verduidelijkt. Deze omzendbrief beoogt een homogeen en samenhangend begrotingsbeleid te voeren en de nodige technische en juridische ondersteuning te bieden aan de medewerkers die de begrotingen coördineren. De invoering van exl-budget, dat in een recordtempo en zonder bijkomende middelen intern werd ontwikkeld, heeft het werk van de medewerkers die instaan voor de begrotingen van de departementen vergemakkelijkt. Dankzij dit programma gaat de rapportering sneller, beter en veiliger: de departementen krijgen begrotingstabellen waarvan het formaat vooraf is vastgelegd, waardoor ze sneller verwerkt worden met minder gevaar op fouten. Vervolgens krijgen alle spelers van de begrotingscyclus rapporten die ze dan grondig kunnen analyseren. Naast haar kennis en deskundigheid inzake begrotingsrecht, moet de centrale cel ook lineaire maatregelen voor verschillende soorten kredieten invoeren: personeel, instellingen van openbaar nut, werkingskredieten, beleidscellen, facultatieve toelagen, enz. Dit vraagt om een rapporteringssysteem waarmee op zeer korte tijd, met een gestandaardiseerde en onpartijdige methodologie en met nauwkeurige cijfers, beslissingen kunnen worden uitgevoerd. Twee cellen staan in voor de opvolging en de coördinatie van de begrotingen van de FOD s/pod's/departementen en instellingen van openbaar nut; de medewerkers van deze cellen zijn bevoorrechte gesprekspartners voor bilateraal werk waarbij de ontwikkeling van de uitgaven wordt opgevolgd gedurende de hele begrotingscyclus: - analyse van de dossiers voorgelegd aan de Minister van Begroting in het kader van de administratieve en begrotingscontrole; - deelname aan technische werkgroepen; - analyse van de begrotingsvoorstellen van de departementen; - voorbereiding, opvolging en opstelling van de notulen van de technische bilaterale vergaderingen met de FOD's/POD's/departementen en de Minister van Begroting; - opvolging van de beleidsbeslissingen en omzetting van de beslissingen van het conclaaf in definitieve begrotingsvoorstellen voor de departementen; - opvolging van de parlementaire fase, waaronder een analyse van de opmerkingen van het Rekenhof en de ondersteuning van de Minister van Begroting in het parlementair debat; - aanrekening van de blokkeringen in FEDCOM naar aanleiding van de beslissingen die in 2015 genomen werden op het vlak van begrotingsbehoedzaamheid. Wat de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid (OISZ) betreft zorgt de transversale cel voor de voorbereiding, uitwerking en onderhandeling, volgens de verwachtingen van de Minister van Begroting, van de bestuursovereenkomsten van de OISZ in samenwerking met de beleidscel van de Minister van Begroting. Samen met de FOD Sociale Zekerheid bereidt ze de bilaterale en trilaterale vergaderingen voor die nodig zijn voor de onderhandelingen en volgt zij deze op; ook bepaalt ze de beheersbegrotingen (de norm) voor de duur van de overeenkomsten (meestal 3 jaar) volgens de laatste gekende hypotheses. Bij de afwerking van de onderhandelingen zorgt deze cel ervoor dat de bestuursovereenkomsten in overeenstemming zijn met de resultaten van de onderhandelingen met het oog op hun voorlegging aan de Ministerraad en hun aansluitende publicatie in het Belgisch Staatsblad. 10

11 De cel OISZ staat ook in voor de opvolging op begrotingsvlak (kredietoverdrachten,...) van de bestuursovereenkomsten en voor de verwezenlijking van de doelstellingen uit de contracten om eenvormige beslissingen te garanderen, aangezien deze opdrachten door de wetgeving aan de regeringscommissarissen toegewezen werden. Zij bepaalt de inter- OISZ provisie voor de achterstallen inzake gecertifieerde opleidingen en de verdeling ervan tussen de OISZ. Ze maakt ook de gelijkvormig verklaarde uitvoeringsrekeningen van de OISZ over aan het Rekenhof. De cel OISZ neemt deel aan de werkzaamheden van de Commissie voor de Normalisatie van de Openbare Boekhouding van de OISZ die het boekhoudplan van de OISZ moet opstellen en richtlijnen opstelt om de registratie en de aanrekening van de uitgaven van de OISZ te verduidelijken. De opdracht van de transversale cel betreffende de geneesmiddelen bestaat erin dossiers met aanvragen van farmaceutische bedrijven voor terugbetaling van geneesmiddelen, meer bepaald de farmaceutische specialiteiten, ten laste van de begroting geneeskundige verzorging te behandelen ten behoeve van de Minister van Begroting. Het reglementair kader is vervat in het koninklijk besluit van 21 december 2001 tot vaststelling van de procedures, termijnen en voorwaarden inzake de tegemoetkoming van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen in de kosten van farmaceutische specialiteiten. Leden van deze cel zetelen in de Commissie voor terugbetaling van geneesmiddelen bij het RIZIV als waarnemer van de Minister van Begroting. Deelname aan deze vergaderingen laat toe om een eerste zicht te hebben op de voorstellen tot wijziging van de terugbetaalde specialiteiten die in deze commissie worden besproken en na goedkeuring in het kader van de administratieve controle aan de Minister van Begroting zullen worden voorgelegd. Gelet op de beperkte tijd waarin de Minister van Begroting zich moet uitspreken, namelijk 10 dagen, is deelname aangewezen teneinde te kunnen anticiperen op eventuele problemen. Bovendien schept de aanwezigheid mogelijkheden om duurzame contacten te leggen met de actoren die in deze commissie zetelen teneinde deze technische en complexe materie beter te begrijpen. De opdracht van de controleur van de vastleggingen wordt geregeld door de artikels 9 tot 15 van de programmawet van 22 december 2008, het koninklijk besluit van 31 mei 1966 en het ministerieel besluit van 7 juli De controleur van de vastleggingen wordt aangeduid als boekhouder van de vastleggingen, waardoor hij verantwoordelijk is voor de opvolging van de begrotingsboekhouding van de diensten van het Algemeen Bestuur (FOD/POD). De controleur van de vastleggingen kan ook belast worden met de controle van de instellingen van openbaar nut van categorie A. Ook al zijn ze hiërarchisch ondergebracht bij de dienst Begeleiding Begroting, toch genieten de controleurs van de vastleggingen een zekere autonomie en hangen ze rechtstreeks af van de Minister van Begroting (rekenplichtigen voor het Rekenhof). Naast het houden van de boekhoudkundige en begrotingsboekhouding van de Staat (nazicht van de correcte aanrekening van de uitgaven) is de Controle van de vastleggingen verantwoordelijk voor de opvolging en de wettelijkheid/invorderbaarheid van de uitgaven, om te garanderen dat de toegekende kredieten voor een bepaald boekjaar niet overschreden worden. 11

12 Deze controle biedt de Minister van Begroting bij de afsluiting van de rekeningen van het Algemeen Bestuur de zekerheid dat deze correct zijn en ter controle voorgelegd kunnen worden aan het Rekenhof en het Parlement. De controle van de vastleggingen onderzoekt ook alle contracten en opdrachten afgesloten door de diensten van het Algemeen Bestuur op hun reglementaire correctheid vooraleer hij zijn visum verleent (raming van de opdracht, oproep tot kandidatuurstelling, naleving van de administratieve drempels, bekendmaking,...). De controle van de vastleggingen moet ook de vereffeningen van de openbare uitgaven controleren, dit wil zeggen dat hij moet nakijken of wat besteld werd ook effectief gepresteerd/uitgevoerd werd. De controle van de vastleggingen treedt op als raadgever voor de boekhoudkundige en financiële diensten en de diensten voor interne controle van de FOD's/POD's. De dienst Federale Accountant De opdrachten van de dienst Federale Accountant kunnen als volgt worden samengevat: - Het functionele onderhoud van de FEDCOM toepassing : onderhoud en ondersteuning van de functionaliteiten van de toepassing; beheer van de basisgegevens; beheer van de machtigingsprofielen; helpdesk; configuratie, ontwikkeling en implementatie van nieuwe functionaliteiten; gecontroleerde migratie van de toepassing naar de nieuwe SAPtechnologieën. - De boekhoudkundige rapportering voor de diensten van Algemeen Bestuur en de consolidatie van de boekhouding op het niveau van de federale Staat: ondersteuning van de FOD's inzake algemene boekhouding en opmaak van de wettelijke verslagen; boekhoudkundige instructies, procedures en gidsen opstellen en opvolgen; rapportering aan het Rekenhof en het Parlement; rapportering over de uitvoering van de begroting. - De monitoring van het reglementair kader: het wettelijk kader en de uitvoeringsbesluiten opvolgen en bijwerken; de richtlijnen met betrekking tot de procedures voor de toekenning en het beheer van de rollen in FEDCOM opstellen, beheren en verspreiden. - De communicatie en opleiding: bijwerken, ontwikkelen en ter beschikking stellen van opleidingen met betrekking tot de toepassing FEDCOM; de richtlijnen met betrekking tot de procedures voor de uitvoering van de begroting opstellen, beheren en verspreiden. De dienst Federale Accountant telt momenteel zeven teams: 1. Het team "Machtigingen, normering en wetgeving" waakt over de uitwerking van het wettelijk kader, werkt voortdurend de wetgeving bij en geeft advies over begrotings- en boekhoudnormen. Het staat in voor het beheer van de machtigingen en van het boekhoudplan in het FEDCOM-systeem. 12

13 2. Het team "Functioneel beheer" heeft als opdracht het systeem te onderhouden en te ondersteunen. Een helpdesk ontvangt meldingen van de gebruikers betreffende functionele problemen van het systeem en lost deze op. Het team staat ook in voor de invoering en het beheer van de master data (klanten, leveranciers). Het analyseert en ondersteunt ook nieuwe projecten. Het biedt technische ondersteuning bij de invoering van begrotingsverrichtingen zoals het opladen van de begroting, het beheer van de organieke en virtuele fondsen, kredietblokkeringen, herverdelingen, enz. 3. Het team "Softwareontwikkeling" voert de aanpassingen uit aan de FEDCOMprogrammatuur en komt zo tegemoet aan de vragen van onze klanten (FOD's/POD's) en ontwikkelt in BI/BW/BO om rapporten over de boekhouding en de begroting te kunnen maken. 4. Het team "PMO, Veranderingsbeheer en Managementondersteuning" heeft als taak het management van de dienst Federal Accountant bij te staan. Het coördineert ook de portfolio van projecten van de dienst en beheert de veranderingen die verband houden met de toepassing FEDCOM. 5. Het team "Kwaliteitscontrole" voert tests uit op alle configuraties en ontwikkelingen vooraleer die in productie worden genomen in het systeem. Het ziet erop toe dat de documentatie en de procedures opgesteld en bijgewerkt worden. Dit team coördineert de registratie in FEDCOM van de historiek van de vaste activa van de FOD's/POD's. Het verzorgt ook de rapportering over bepaalde KPI's. 6. Het team "Rapportering" staat in voor de opvolging van de boekhoudverrichtingen van de FOD's/POD's, de maandelijkse en jaarlijkse afsluiting van de boekhouding en de opmaak en verzending via de Minister van Begroting van de wettelijke boekhoudkundige rapporten naar het Rekenhof. Het gaat om de algemene rekening van het Algemeen Bestuur, die de jaarrekening en de uitvoeringsrekening van de begroting omvat. De jaarrekening bestaat uit de balans, de resultatenrekening, de samenvattende rekening van de begrotingsverrichtingen, in overeenstemming met de economische classificatie, en de toelichting. Dit team bereidt eveneens het wetsontwerp ter goedkeuring van de algemene rekening van het Algemeen bestuur voor, dat bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers wordt ingediend door de Minister van Begroting. 7. Het team "Business Process Integration" staat in voor de implementatie en opvolging van nieuwe projecten, zoals bijvoorbeeld de configuratie van nieuwe SAPmodules of interfaces en de uitbreiding van FEDCOM naar andere organisaties. Naast deze teams beschikt de dienst Federale Accountant ook over drie experts die verschillende projecten ondersteunen in hun respectieve expertisedomeinen. 13

14 De Macrobudgettaire dienst De Macrobudgettaire dienst heeft een dubbele opdracht. Deze dienst verzorgt de economische en functionele hergroepering van de verrichtingen van de federale overheid. Hij staat in voor de methodologie van deze twee hergroeperingen en voor zijn eenvormige toepassing door de federale overheid, de Gemeenschappen en Gewesten. In deze context neemt hij het secretariaat waar van de Algemene Gegevensbank die tot stand kwam via een samenwerkingsakkoord tussen de federale overheid en de Gemeenschappen en Gewesten. De Algemene Gegevensbank verzamelt op uniforme wijze de begrotingsinformatie van de betrokken overheden; op basis van die informatie maakt het Instituut voor de Nationale Rekeningen de rekeningen van de overheden op. Naast deze statistische opdracht ondersteunt de dienst ook de beleidscel van de Minister van Begroting bij de voorbereiding en uitvoering van het begrotingsbeleid, wat onder meer inhoudt dat hij de cijfers van de federale overheid en van de sociale zekerheid verzamelt en evalueert. In dezelfde context volgt de dienst de uitvoering op van de begrotingen van de subsectoren van de overheid, maakt hij de meerjarenramingen op en bereidt hij sommige officiële teksten voor, zoals de algemene toelichting, het stabiliteitsprogramma en de nota over de vergrijzing. Naast deze tweeledige opdracht vervult de Macrobudgettaire dienst ook een informatieopdracht. De Beheerscontrole De Beheerscontrole bestaat uit het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie (BAED) en het Management support. Het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie (BAED) heeft als opdracht toe te zien op de implementatie van integriteit in het federaal administratief openbaar ambt. Het treedt op als expertisecentrum op het vlak van integriteitsbeheer en ondersteunt als consultant de instellingen van het federaal administratief openbaar ambt. Het BAED volgt eveneens de werkzaamheden op van de internationale organisaties waarin integriteitsbeleid een onderdeel is van de strijd tegen corruptie (Verenigde Naties, Europese Unie, Raad van Europa (GRECO) en OESO). Om een referentiekader voor zijn opdracht te ontwikkelen, heeft het BAED een aantal integriteitsinstrumenten ontwikkeld waaronder het deontologisch kader voor de ambtenaren van het federaal administratief openbaar ambt, de handleiding voor het beheer van belangenconflicten en verscheidene omzendbrieven betreffende overheidsopdrachten. Het Bureau heeft ook een vooraanstaande rol gespeeld bij de opmaak van de wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden. Die wetgeving voorziet dat veronderstelde integriteitsschendingen in de federale administratieve overheden gemeld kunnen worden door een personeelslid bij een externe component - de federale ombudsman - of bij een interne component de vertrouwenspersoon integriteit (VPI). De rol, de opdracht en de selectie van de 14

15 vertrouwenspersoon integriteit worden bepaald in het KB van 9 oktober In 2015 heeft het BAED zich toegelegd op de uitvoering van dit koninklijk besluit. Het Bureau coördineert ook de aanpak inzake belangenconflicten en de cumulatie van functies in het federaal administratief openbaar ambt.. Management Support is een expertisecentrum op het vlak van interne controle en interne audit. Hij treedt op als intern consultant en referentiepartner voor de federale overheidssector inzake uitwerking, optimalisatie en harmonisering van de interne controlesystemen.. Om zijn opdracht uit te voeren, ontwikkelt de dienst in overleg met de betrokken organisaties een reeks instrumenten en methodologieën die op grote schaal ter beschikking worden gesteld. De dienst Management Support baseert zich daarbij op de internationaal erkende methodes en standaarden (COSO, INTOSAI, IIA) inzake interne controle en interne audit. Hij onderhoudt en promoot netwerken opgericht met derden die aandacht besteden aan interne controle en interne audit 15

16 Activiteiten De dienst van de Voorzitter Dit jaar werd voornamelijk gekenmerkt door de aanstelling van de Voorzitter van de FOD B&B, de heer Alfons Boon, als voorzitter ad interim van de FOD P&O, en dit sinds 1 april De afdeling Strategie en Communicatie Naast de voortzetting van het project Document Management System 1, heeft de afdeling Strategie en Communicatie in 2015 de Voorzitter actief ondersteund bij de voorbereiding van de opstart van het optimalisatieproject van de federale overheid en in het bijzonder van traject 6 dat bestaat uit de integratie van de dienstverlenende processen binnen de verticale FOD's en andere federale overheden (horizontale integratie). Dit project werd opgestart op initiatief van de regering en werd goedgekeurd door de Ministerraad van 3 juli Het project werd opgestart in januari Traject 6 bestaat uit vier fases: visie, ontwikkeling, organisatie en invoering. De eerste drie zullen tegen 2017 klaar moeten zijn. De laatste fase, de invoering, zal meerdere maanden of zelfs jaren in beslag nemen. De afdeling Strategie en Communicatie heeft ook de opmaak van de bestuursovereenkomst tot een goed einde gebracht. Die werd eind 2015 ter ondertekening voorgelegd aan de Minister. Deze bestuursovereenkomst zal alleen over het jaar 2016 gaan omwille van het optimalisatieproject van de federale overheid. De interne en externe communicatie vormt een belangrijk onderdeel in het kader van de managementcultuur en de ontwikkeling van de FOD B&B. Om informele uitwisselingen tussen de medewerkers van verschillende diensten te stimuleren werden er in 2015 meerdere teambuildingactiviteiten georganiseerd, waaronder een culturele uitstap en culinaire samenkomsten. Elke maand presenteren één of meerdere medewerkers een Newscafé om de collega's te informeren over uiteenlopende thema's die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de werking van de organisatie. Deze infosessies hebben tot doel informatieuitwisseling, kennisdeling en dialoog te stimuleren. De afdeling Strategie en Communicatie verspreidt en actualiseert dagelijks praktische informatie over de FOD via het intranet. Deze mededelingen garanderen aan de medewerkers een inzicht in de verschillende facetten van de de FOD. Om zichtbaar te zijn voor de burgers en zijn partners verstrekt de internetsite van de FOD B&B alle nuttige informatie met betrekking tot de aan de FOD toevertrouwde taken. De burgers kunnen ook online informatie opvragen via de informatieambtenaar. In 2015 werden per mail 64 vragen gesteld en meer dan 75% daarvan werden in minder dan 10 dagen beantwoord. Tot slot draagt ook de publicatie van een jaarverslag dat de activiteiten van de FOD tijdens het afgelopen jaar beschrijft bij tot de transparantie die het directiecomité nastreeft. 1 Systeem om binnenkomende elektronische post op te halen en te verwerken volgens een workflow 16

17 De afdeling Begroting en Logistiek Het grootste gedeelte van de begroting van de FOD B&B bestaat uit wat men "de provisie" noemt. Deze provisionele kredieten zijn bestemd om voorzienbare bijkomende uitgaven te dekken waarvan het precieze bedrag en/of de juiste verdeling over de diverse departementen nog niet kan gebeuren bij de opmaak van de begroting. De in 2015 ingeschreven provisie was bestemd voor : de financiering van de nieuwe NAVO-zetel, bijkomende kosten die verband houden met de wijziging van het indexcijfer van de consumptieprijzen, etc. Op de provisie van keur hebben de departementen middelen getrokken van de algemene provisie via de koninklijke herverdelingsbesluiten te belopen van keur aan vastleggingskredieten en keur aan vereffeningskredieten. Bovendien werd in 2015 een speciale provisie aangelegd om niet-structurele uitgaven die verband houden met veiligheid te dekken. Op een provisie van 200 miljoen EUR hebben de departementen duizend EUR aan vastleggingskredieten en duizend EUR aan vereffeningskredieten gevraagd. De begroting 2015 van de FOD B&B (buiten provisies) bedraagt duizend EUR. Dit bedrag is als volgt verdeeld: Aandeel van de kredieten per afdeling 25% 8% Beleidscel FOD B&B IF 67% Aandeel van de kredieten per uitgavecategorie 0,2% Personeel 21,4% Specifieke personeel 0,2% 9,4% 8,3% 60,5% Fonct. & Invest. Sociale dienst FEDCOM Loonmotor 17

18 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de evolutie van de activiteiten van de dienst sinds Deze gegevens betreffen de FOD B&B en de eraan verbonden beleidscellen: Jaar Bestelbonnen Facturen Kas Gemiddelde betalingstermijn (dagen) Ontvangsten , , , , , , , De bestelbonnen betreffen de algemene werkingskosten maar ook belangrijke overheidsopdrachten. - De facturen omvatten de facturen en kredietnota's met betrekking tot de leveranciers alsook de onkostennota's van de personeelsleden. - De kasverrichtingen omvatten ook de kasuitgaven van de Inspectie van Financiën. - De gemiddelde betaaltermijn wordt berekend op basis van de ontvangstdatum van de factuur. - De ontvangsten betreffen de vastgestelde rechten van de FOD maar ook van de Inspectie van Financiën. Het aantal uitgavenactiviteiten is gedaald omdat we sinds 2013 van het boekhoudkundig beheer van 3 beleidscellen zijn terug gevallen op één enkele beleidscel. Daarentegen zijn de activiteiten die verband houden met de ontvangsten vrij stabiel net zoals de gemiddelde betaaltermijnen. Het Rekenhof en de controleurs van de vastleggingen maken regelmatig technische opmerkingen en de afdeling Begroting en Logistiek heeft, in de mate van het mogelijke, altijd haar werking aangepast aan de geformuleerde opmerkingen. Bovenop deze activiteiten impliceert de dubbele boekhouding de opmaak van de maandelijkse en jaarlijkse afsluitingen. Ze maakt het ook mogelijk een analyse te maken van de resultatenrekening en de balans. In 2015 werd een deel van de opmaak van de overheidsopdrachten beheerd door de afdeling Begroting en Logistiek, die ook ondersteunend werkt voor de andere diensten. De dienst maakte ook deel uit van de pilootgroep voor het project "e-invoicing". De dienst zal blijven bijdragen tot de ondersteuning van dit project dat nog volop in uitbreiding is. De activiteiten inzake duurzame ontwikkeling en de coördinator voor het archiefbeheer van de FOD B&B behoren ook tot deze afdeling. De voornaamste taken van de cel duurzame ontwikkeling zijn: - de vertegenwoordiging van de FOD B&B bij de Interdepartementale Commissie Duurzame ontwikkeling; - de sensibilisering voor duurzame ontwikkeling: via dienstmededelingen worden de personeelsleden op de hoogte gebracht van nuttige informatie omtrent duurzame ontwikkeling. 18

19 Het duurzaam ontwikkelingsbeleid van de FOD B&B bestond uit volgende punten: 1- Milieubeheer - Om de personeelsleden in contact te brengen met eerlijke handel werd naar jaarlijkse gewoonte op de dag van de duurzame ontwikkeling een ontbijt met fairtradeproducten aangeboden. - Er is aandacht voor duurzame criteria bij de aankoop van producten en de levering van uitrustingen. - De sensibilisering van het personeel ging vooral uit naar de volgende aandachtspunten: enkel documenten te printen als het noodzakelijk is; lichten doven bij het verlaten van kantoren en vergaderzalen; de computerschermen zo instellen dat ze na één minuut automatisch uitgeschakeld worden; de computers (inclusief scherm) s avonds uitzetten; voor verplaatsing zo veel mogelijk gebruik maken van het openbaar vervoer. 2 - Milieuprestaties voor het gebouw Eind 2015 werd de informatie die nodig is voor de vernieuwing van het energieprestatiecertificaat voor het gebouw bijeengebracht. 3 - Mobiliteit Het bedrijfsvervoersplan werd opgesteld zoals gevraagd door het Brussels Hoofdstedelijk gewest. Dit plan is ook de basis voor de federale diagnostiek i. v. m. het woon-werkverkeer zoals opgesteld door de FOD Mobiliteit. Door de opstelling van dit bedrijfsvervoersplan heeft de FOD dus voldaan aan haar verplichtingen voor de komende 4 jaar. De afdeling Personeel en Organisatie Een resultaatsgerichte organisatie ondersteunt ook haar personeel. De belangrijkste opdracht van de afdeling P&O bestaat er dus in ervoor te zorgen dat alle medewerkers van de FOD B&B zichzelf kunnen ontplooien in een professionele omgeving die optimaal het midden houdt tussen hun noden en de noden van de organisatie. In deze context zorgt de afdeling P&O, en het team Personeelsadministratie in het bijzonder, ervoor dat de voortdurend wijzigende administratieve en geldelijke reglementen correct toegepast worden zodat de medewerkers zich kunnen toeleggen op het behalen van hun doelstellingen. Parallel hiermee streeft het team Human Ressources ernaar een beleid te voeren waardoor de medewerkers over de nodige middelen kunnen beschikken om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken, met respect voor diversiteit en oog voor rechtvaardigheid, vooral in de volgende materies: Personeelsplan en aanwervingen Het personeelsplan is een strategisch instrument dat de organisatie ondersteunt bij het behalen van deze objectieven. Het doel bestaat erin om tijdig en binnen het budget voldoende competente medewerkers aan te werven om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. 19

20 Dankzij personeelsplanning kan het management van een organisatie: - toekomstige personeelsnoden inschatten om de organisatiedoelstellingen te verwezenlijken; - gepaste acties bepalen en ondernemen om tegemoet te komen aan de personeelsbehoeften. Het personeelsplan 2015 bevatte 19 acties (aanwerving, promotie, toegang,...). Eind 2015 waren er 3 van de goedgekeurde acties verwezenlijkt. Het betreft i.c. 3 nieuwe statutaire aanwervingen op universitair niveau. De relatief lage realisatiegraad van de geplande acties is o.a. gerelateerd aan het ontbreken van een goedgekeurd personeelsplan 2015 in de eerste helft van het jaar. Evaluatiecyclus De afdeling P&O ondersteunt de evaluatiecyclus binnen de FOD B&B. Verdeling van de vermeldingen van de cyclus van 2015 Vermeldingen Aantal % Uitzonderlijk 7 14 Voldoet aan de verwachtingen Te verbeteren 0 0 Onvoldoende 0 0 In 2015 zijn de nodige voorbereidingen getroffen om in 2016 de Crescendo applicatie in gebruik te nemen. Deze toepassing ondersteunt de administratie en rapportage over de gesprekken van de evaluatiecyclus. Vormingsinspanning Ook 2015 kenmerkte zich door een investering in de ontwikkeling van personeelsleden. Per VTE werden in 2015 gemiddeld 6 dagen opleiding gevolgd, zowel bij het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid, als in opleidingen georganiseerd buiten de federale overheid. De gemiddelde kost voor opleiding per VTE bedroeg 800 euro in Hierbij ging het voornamelijk om de volgende ontwikkeldoelstellingen: - communicatie en talen; - MS Office; - projectbeheer; - core-business: boekhouding, SAP, begroting en interne audit; 20

21 - leidinggevende vaardigheden. Traject voor teamontwikkeling In 2015 heeft de afdeling P&O verder geïnvesteerd in de ondersteuning van de leidinggevenden en hun teams via een traject voor teamontwikkeling, in samenwerking met externe consultants. Dit traject was gericht op verankering van de vaardigheden die leidinggevenden sinds 2011 hebben ontwikkeld in een intern ontwikkelingstraject voor leidinggevenden. Nieuw reglement m.b.t. de werktijdregeling In 2014 heeft de afdeling P&O het ontwerp van een nieuwe werktijdregeling gecoördineerd, die op 1 mei 2015 in werking is getreden. De voorgestelde principes gaan uit van een arbeidsrelatie waarin personeelsleden en leidinggevenden een gedeelde verantwoordelijkheid dragen voor de resultaten van de organisatie. Zo ondersteunt de organisatie van de arbeidstijd een resultaatgerichte organisatiecultuur waarin het accent wordt gelegd op meer verantwoordelijkheid en vertrouwen bij het behalen van de doelstellingen van de organisatie, in overeenstemming met de visie op leidinggeven en de waarden van de FOD B&B. Diversiteitsbeleid Het diversiteitsbeleid wil de diversiteit bevorderen en strijden tegen elke vorm van discriminatie, zowel in het raam van het personeelsbeleid als in dat van de relaties met de burger. Als werkgever wil de FOD B&B zijn vaardigheden optimaliseren en een voorbeeld zijn op het vlak van diversiteit. De afdeling P&O neemt deel aan het netwerk federale diversiteit voor de doelgroepen die door het federale diversiteitsnetwerk worden vooropgesteld, onder andere personen met een handicap, personen met een migratieachtergrond en gendergelijkwaardigheid. Op 19 november 2015 vond voor de derde keer op rij de Federale Dag van de Diversiteit plaats. Dit jaar stond het in het teken van holebi s. De FOD B&B heeft zich daarbij aangesloten bij de diverse acties die werden georganiseerd via het netwerk federale diversiteit. Sinds eind 2013 is de FOD B&B tevens vertegenwoordigd in de stuurgroep van Felink, het netwerk binnen de Federale overheid met een focus op vrouwen. 21

22 Basisoverlegcomité De afdeling P&O staat in voor de organisatie en het secretariaat van het basisoverlegcomité en het comité voor preventie en bescherming op het werk. In 2015 vonden 8 vergaderingen van het basisoverlegcomité plaats. De belangrijkste agendapunten waren : - de nieuwe arbeidstijdregeling; - de aanpassing van de arbeidsreglementering aan de welzijnswetgeving; - de invoer van een ICT acceptable use policy; - het personeelsplan 2015; - het traject 6 in het kader van de optimalisatie van de federale overheidsdiensten; - het leiderschapstraject; - de Crescendo implementatie. PersoPoint Vanaf 2016 worden de loon- en personeelsadministratie beheerd door het federale sociaal secretariaat PersoPoint. In 2015 volgde de afdeling P&O het transitieplan op met het oog op een vlotte overgang van de huidige centrale personeelsadministratie naar PersoPoint. Afdeling Taal en Welzijn Als vertaaldienst heeft hij de opdracht allerlei soorten teksten te vertalen - ontwerpen van wetteksten, antwoorden op parlementaire vragen, verslagen van vergaderingen, gebruikshandleidingen voor informaticatools, presentaties, jaarverslagen, formulieren, teksten voor het intranet, enz. - hoofdzakelijk van en naar het Nederlands en het Frans, en in mindere mate van en naar het Engels. Alle diensten van de FOD B&B behoren tot de klanten van de vertaaldienst. In 2015 ontving de vertaaldienst ongeveer 300 vertaalaanvragen. In oktober 2015 kwam een nieuwe vertaler de dienst versterken, ter vervanging van de medewerker die in maart 2015 met pensioen ging. Inzake welzijn werd in 2015 de eerste aanzet tot een globaal preventieplan voor de periode opgesteld. In deze context werd een participatieve en globale risicoanalyse opgezet. In september 2015 werd een bijkomende preventieadviseur aangesteld. 22

23 Afdeling ICT Behalve de inspanningen die binnen de afdeling ICT geleverd worden om op het vlak van ICT Shared Services door gezamenlijke investeringen de modernisering en het beheer van de centrale IT-bouwstenen te realiseren, ligt de focus van onze dienst in hoofdzaak op de volgende domeinen of platformen : - Sharepoint; - FEDCOM-infrastructuur; - lokale helpdesk voor het beheer van de IT-werkplekken; - exl-budget en eoip. Het beheer van deze functies of platformen vormt aldus het belangrijkste takenpakket van de verschillende specialisten binnen ICT. Daarnaast ging een aanzienlijk deel van de inspanningen in 2015 richting vernieuwingen en uitbreidingen. Op het vlak van Sharepoint werden de eerste stappen gezet richting een bredere samenwerking binnen de horizontale FOD s. Zo stelden we een aantal van onze ontwikkelingen open naar de FOD P&O en creëerden we een aantal sites voor enkele van hun entiteiten. De realisaties op het vlak van onze intranetomgeving en het document management systeem werden verder bestendigd. Een ander initiatief was het uitgebreide gebruik van de functionaliteiten die Sharepoint te bieden heeft. Op die manier voerden we het algemeen gebruik van MySite en OneDrive in om de samenwerking tussen de medewerkers van de FOD B&B en daar buiten te faciliteren. Binnen ICT werd voor wat betreft FEDCOM voornamelijk werk gemaakt van de voorbereidingen van het BW on HANA project. Dit moet beschouwd worden als de eerste stap in een grondige vernieuwing van onze SAP installed base d.m.v. de HANA technologie. Door in deze fase te opteren voor een Tailored Datacenter Integration aanpak, kon met een uitbreiding van de infrastructuur op basis van de gebruikte standaardcomponenten binnen ICT Shared Services gewerkt worden. Deze aanpak zal geëvalueerd worden voor de verdere implementatie van HANA voor FEDCOM in de loop van Teneinde de beschikbaarheid van de huidige FEDCOM-infrastructuur te optimaliseren, investeerde de FOD B&B in een vernieuwing van de loadbalancer infrastructuur in de datacenters van ICT Shared Services. Binnen de afdeling ICT van de FOD B&B werd er eveneens meegewerkt aan de implementatie van SAP BPC; in een eerste fase voor de verzameling van de budgettaire en boekhoudkundige gegevens van de te consolideren instellingen in een latere fase de vervanging van de bestaande e-xl Budget applicatie. De lokale IT-helpdesk staat in voor het beheer van het informaticapark van onze FOD en was vanuit die rol bij een groot gedeelte van de hierboven beschreven vernieuwingen betrokken daar waar deze ook een impact hadden op de gebruikers en het pc-park. De vernieuwing van het pc-park werd verdergezet en bijkomend was er extra aandacht voor de centrale componenten waarop het centrale beheer van het desktop- en laptoppark 23

24 steunt. De centrale Active Directory en het centrale mailplatform werden i.s.m. Microsoft onderworpen aan een analyse met als uitkomst een aantal verbeterpunten op het vlak van performantie en beschikbaarheid. Dezelfde analyse gebeurde voor de configuratie van de pc-installaties. De FOD B&B is een kleine, maar hoogst beweeglijke organisatie. De afdeling IT dient hierop afgestemd te zijn. Door binnen de context van ICT Shared Services en met een externe partner samen te werken op het vlak van beheer en vernieuwing, lukken we er vandaag in de noodzakelijke ICT-middelen ter beschikking te stellen. Met de voorziene reorganisatie van de vier horizontale FOD s in het kader van de redesign, tracht onze afdeling ICT ook vandaag al de andere betrokken ICT-diensten beter te leren kennen en een onderlinge samenwerking op te starten wanneer dit voor efficiëntiewinsten zorgt. De kennisoverdracht die langs deze weg ook plaatsvindt, zal ons helpen om sneller in te kunnen spelen op de behoeften van deze nieuwe organisatie. 24

25 De dienst Begeleiding Begroting Begroting en Controle Omwille van de grotere strengheid verbonden aan de moeilijke economische context moesten er besparingen doorgevoerd worden, waardoor de werklast van de verschillende cellen in 2015 aanzienlijk steeg. In 2015 heeft de dienst dossiers behandeld in het kader van de administratieve en begrotingscontrole. Dit is een stijging in vergelijking met Wat de opmaak van de begroting betreft, konden er dankzij de ontwikkeling van exl- Budget drie aanpassingsbladen van de begroting opgesteld worden De dienst Begroting en Controle stond ook op de eerste lijn voor de opmaak van de begroting 2015 en heeft een simulator ontwikkeld om de begrotingsonderhandelingen te ondersteunen. Dankzij deze vernieuwing: - kunnen we nagaan of de notificaties van het conclaaf overeenkomen met de cijfers van de simulator; - kunnen we in exl-budget alle lineaire en andere maatregelen importeren (facultatieve overdrachten, dotaties, ontwikkelingssamenwerking, NMBS, defensie, beleidscel, personeel, werking, investering, ION en specifieke maatregelen); - kunnen we de berekeningen uitleggen aan de actoren van de begrotingscyclus, onder meer het Monitoringcomité en het Rekenhof; - kunnen we de maatregelen ramen in de meerjarenramingen; - kunnen we de berekeningen automatiseren en manuele fouten of interpretatieproblemen vermijden; - kunnen we de facultatieve subsidies identificeren in het systeem; - kunnen we de tijd, nodig om de begroting te publiceren, verkorten. 25

26 Om haar Europese afspraken na te komen heeft de regering in 2015 ook talrijke maatregelen genomen inzake begrotingsbehoedzaamheid. De dienst Begeleiding Begroting kreeg tot taak deze beslissingen ten uitvoer te leggen: - Opstelling van omzendbrieven inzake begrotingsbehoedzaamheid en uitvoering ervan: de omzendbrief die de uitgaven beperkt tot de verplichte en onvermijdelijke uitgaven; de omzendbrief met betrekking tot de afsluiting van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar 2015 van het algemeen bestuur; de omzendbrief houdende maatregelen inzake de monitoring van het federale personeel. - Ontwikkeling van het FEDCOM-instrument voor de begrotingsbehoedzaamheid. De voornoemde omzendbrieven noodzaakten een performant beheer van de blokkeringen in het FEDCOM-systeem. Er moest immers een onderscheid kunnen worden gemaakt tussen tijdelijke blokkeringen (vrijgave in schijven) en meer definitieve blokkeringen (blokkeringen ter garantie van de onderbenuttingsdoelstelling). - Maandelijkse monitoring van de uitvoering van de begroting. Vanaf april 2015 verzekerde de centrale cel een analyse van de onderbenuttingsdoelstelling door middel van een maandelijkse bevraging van de departementen. Maandelijks werd een rapport opgemaakt waarbij er rekening werd gehouden met de rapporten van het Monitoringcomité, de bestaande blokkeringen, de realisaties van de departementen en de vooruitzichten (projecties) van deze laatste. Vanaf november 2015 werd dit rapport vervangen door een intensievere controle door de controleurs van de vastleggingen en een monitoring door de Directeur- Generaal, het hoofd van de controleurs van de vastleggingen en de beleidscel Begroting. Naar aanleiding van de samenwerking met de dienst Federale Accountant heeft de dienst ook verslagen aangemaakt waarmee de gegevens van FEDCOM benut kunnen worden voor de opvolging van de begrotingsuitvoering: - verslag over de benutting van de kredieten; - verslag over de vorming van de kredieten; - verslag over de maandelijkse vereffening van de kredieten; - verslag over het detail van de analytische kosten van het openbaar ambt (grootboekrekeningen). 26

27 Samen met de Macrobudgettaire Dienst werd ook een module voor de verslaggeving van de begroting van de ION en gelijkgestelde instellingen (sector S1311 van de NBB) ontwikkeld. Hiermee kunnen de verslagen die door de entiteiten overgemaakt worden aan de Macrobudgettaire Dienst gebruikt worden om hun begrotingsvoorstellen in bilaterale vergadering te bespreken op basis van een gemeenschappelijk stramien. Daarnaast werd intern door de centrale cel van de Dienst Begeleiding Begroting een rapportering ontwikkeld van de begrotingsfondsen. Dit rapport werd maandelijks bijgewerkt. De centrale cel neemt actief deel aan het transversale e-bmc-project dat door de FOD opgestart werd met de volgende doelstellingen: - de uitvoering van een legistieke analyse om de manier te bepalen waarop de wijzigingen van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de comptabiliteit van de federale Staat en sommige van zijn uitvoeringsbesluiten best opgesteld worden, in overleg met de Inspectie van Financiën en het Rekenhof; - de implementatie van een nieuwe beheerstool «e-bmc» (Budget Monitoring Consolidatie) ter ondersteuning van de processen voor de opmaak en de opvolging van de begroting en de economische en boekhoudkundige consolidatie voor alle diensten en andere entiteiten bedoeld in artikel 2, zoals bepaald in de wet van 22 mei 2003, om zich aan te passen aan de Europese normen. Dit nieuwe instrument is gebaseerd op een SAP-BPC (Business Planning Consolidation)- module en kadert in de optimalisatie van de FEDCOM-toepassing die door de FOD B&B beheerd wordt. In 2014 werd het boekhoudplan van de OISZ goedgekeurd en gepubliceerd in de koninklijke besluiten van 26 januari Dankzij deze besluiten kunnen de uitgaven ten laste van de opdrachtenbegroting en de beheersbegroting beter geïdentificeerd worden. Naast de opvolging van de begroting heeft de OISZ-cel een monitoring uitgevoerd van de uitgaven van de OISZ, zodat de Regering de verzekering gegeven kon worden dat de onderbenutting die het College van de OISZ opgelegd werd voor 2015 wel degelijk gehaald zou worden. Door de daling van het aantal VTE s in de cel Geneesmiddelen moest de verdeling van de diensten/taken herbekeken worden. Oplossingen die de efficiëntie verhogen, zijn onder andere de opstelling van beknopte nota s, standaard antwoordbrieven, de verlening van stilzwijgende begrotingsakkoorden, de schrapping van de verplichting een register van de behandelde dossiers bij te houden. 27

28 Onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal dossiers: In 2015 zijn er in totaal 414 dossiers voor begrotingsakkoord voorgelegd,. Controle van de vastleggingen 2015 is een atypisch jaar op het vlak van de overheidsopdrachten en -uitgaven. Naast een vermindering met 20% van de werkingskredieten en een vermindering met 25% van de investeringskredieten met het oog op een nieuw begrotingsevenwicht in 2018 werd 2015 onderworpen aan de begrotingsbehoedzaamheid en aan een vroegtijdige afsluiting van de uitgaven (op 4 december 2015). De vermindering van de kredieten vertaalde zich in een vermindering van de nieuwe uitgaven en een vertraging van de investeringsdossiers voor bijna alle departementen. De begrotingsbehoedzaamheid leidde tot vertraging en een grotere complexiteit bij de behandeling van de dossiers. Vastleggingen In 2015 werden dossiers gecontroleerd, als volgt gespreid over het jaar: 28

29 In vergelijking met 2014 dat onderworpen was aan begrotingsbehoedzaamheid en vrijmaking van de kredieten per trimestriële schijf, steeg het aantal dossiers met nagenoeg 50% in De uitgevoerde controles zijn tweeërlei: - de controles voorafgaand aan de uitgave (uitgaven van meer dan 500 EUR exclusief BTW) - de controles ex post (gelijktijdige visa) Slechts 20% van de dossiers worden voorafgaandelijk vastgelegd, toch goed voor +/- 95% van de vastgelegde bedragen. Dit verschilt echter sterk van een FOD tot een andere, voor sommige FOD s (Defensie, Politie,...) wordt 100% van de dossiers voorafgaandelijk vastgelegd, terwijl voor andere de gelijktijdige visa tot 50% van de werkings- en investeringsuitgaven van de FOD vertegenwoordigen. 29

30 Het feit dat een dossier voorgelegd wordt aan de controle van de vastleggingen, sluit niet uit dat deze departementen zich op een gelijktijdig visum beroepen via de provisionele vastleggingen. Ook al bepaalt de controleur de aard en de budgettaire en boekhoudkundige aanrekening van de uitgave, toch behelzen de uitgaven uitgevoerd op deze provisionele vastleggingen geen overheidsopdracht. Vereffening In 2015 werden facturen of schuldvorderingen gecontroleerd, een stijging met bijna 60% ten opzichte van Januari werd gekenmerkt door de vereffening ten laste van de kredieten 2014 van de facturen die in december 2014 toekwamen. De stijging van het aantal facturen in maart 2015 is te wijten aan de vereffening van de achterstallige facturen van de FOD Justitie voor de gerechtskosten; de aanzuivering van de overige achterstallen startte pas in september. Bij de begrotingscontrole 2015 kende het Parlement een bedrag van 102 miljoen EUR toe; de regering kende vanuit de verschillende provisies een bijkomend krediet van 50 miljoen EUR toe om meer dan facturen bij de FOD Justitie te vereffenen. 30

31 Facturen per departement Bijna 30% van de facturen heeft betrekking op de FOD Justitie. De FOD Justitie en Defensie vertegenwoordigen samen bijna 50% van de te controleren facturen. De 4 grootste departementen (Justitie, Defensie, Politie en Volksgezondheid) zijn goed voor meer dan 2/3 van de facturen. Samen met de FOD Financiën staan deze 5 departementen voor meer dan 3/4 van de facturen. 31

32 De dienst Federale Accountant Afgewerkte projecten Het project e-invoicing werd opgestart in 2013 en werd voortgezet. De doelstelling bestaat erin een elektronisch systeem voor te stellen voor binnenkomende facturen voor alle FOD's, met inbegrip van het in ontvangst nemen en verwerken van facturen die binnenkomen op papier, als PDF (via ) of XML (in FEDCOM). De organisaties die deel uitmaken van het pilootproject kunnen het luik Custom Workflow gebruiken sinds juli 2014 (FOD B&B, FEDICT en Kanselarij van de Eerste Minister). In 2015 zijn alle andere organisaties live gegaan en zo kunnen ook zij XMLfacturen van leveranciers verwerken die deel uitmaken van het pilootproject. Het project e-bmc kwam in 2014 tot stand op basis van het project e-budget, waarvan de doelstelling erin bestaat de begroting op elektronische wijze op te maken. In dat jaar werd het aangevuld met twee bijkomende processen: - de monitoring van de begroting en van de uitvoering van de begroting; - de consolidatie van de jaarrekening van de instellingen die onder het toepassingsveld vallen van de wet van 22 mei Het project Rapportering BI-BO-BW werd opgestart in 2012 en werd voortgezet. De invoering van SAP BI zal het mogelijk maken efficiënt, correct en proactief te rapporteren ten aanzien van de federale regering voor wat betreft de relevante strategische indicatoren met betrekking tot de uitvoering van de begroting van de entiteiten die reeds in FEDCOM zitten. De modules voor begroting en algemene boekhouding zijn geïntegreerd in het rapporteringsplatform sinds In datzelfde jaar heeft het team gewerkt aan de voorbereiding van de integratie van de modules ontvangsten en logistiek, die beschikbaar zouden moeten zijn tegen eind De nieuwe projecten Het luik e-invoicing - VIM OCR, dat deel uitmaakt van het programma "e-invoicing", heeft de analysefase ingezet eind De doelstelling ervan bestaat erin een professionele en gestandaardiseerde oplossing voor elektronische facturatie in te voeren, die volledig geïntegreerd is in FEDCOM, en die gebaseerd is op de bestaande goede praktijken. Het luik Custom Workflow is niet volledig geautomatiseerd en laat slechts toe de facturen te beheren in XML-formaat. Dit project zal een uniforme verwerking van de binnenkomende facturen mogelijk maken, ongeacht het kanaal waarlangs ze binnenkomen ( , XML, papier, PDF). De go-live voor de eerste golf van het project wordt voorzien tijdens het 4 de trimester van 2016 en zal de 4 horizontale FOD's betreffen, de FOD Volksgezondheid en de Federale Politie. De implementatie van FEDCOM bij de FOD Justitie (Fase 2). Tijdens een eerste fase (afgewerkt in 2012) werd een interfacescenario met de beheersoftware CGAB van de FOD Justitie tot stand gebracht. Dankzij dit scenario werd het eenvormig begrotingsbeheer van de verschillende entiteiten waaruit de FOD Justitie bestaat, mogelijk. Fase 2 voorziet de complete integratie van de FOD Justitie in FEDCOM. De voorbereiding van deze fase ging van start in 2015 met de samenstelling van het projectteam, de opstelling van het projectplan en de beschrijving van de processen. 32

33 Op het einde van het project zal de FOD Justitie de standaard processen van FEDCOM kunnen gebruiken voor zijn algemene boekhouding, begrotingsboekhouding en analytische boekhouding, met inbegrip van de uitgaven, de ontvangsten en de processen voor vaste activa. Het beheer van de stocks en e-invoicing kunnen ook worden toegevoegd. De golive is voorzien tegen 1 januari De migratie van de huidige Oracle-database naar een SAP HANA-platform zal de database sneller maken, in het bijzonder bij het verwerken van de rapporten die een belangrijke hoeveelheid informatie samenbrengen. Deze migratie is in het bijzonder nuttig in het kader van het project e-bmc want dit betreft de rapporteringmodule BW (Business Warehouse). De migratie voor de module BW is van start gegaan in 2015, met de voorbereiding van een testomgeving, en zal worden afgewerkt in In datzelfde jaar zal de voorbereiding beginnen van de migratie voor de modules ECC, SOLMAN en PI/PO. Andere verwezenlijkingen Doordat de FOD Financiën de achterstand betreffende de neerlegging 2008 heeft overgemaakt en geregulariseerd kon de achterstand in het neerleggen van wetten betreffende de jaarrekeningen worden weggewerkt. De gezamenlijke wetsontwerpen werden dus neergelegd bij het Parlement in de loop van Enkele betekenisvolle cijfers voor 2015 Op dit ogenblik telt FEDCOM: gebruikers, verspreid over 50 rollen voor 23 verschillende organisaties; geconfigureerde transacties (+43 ten opzichte van 2014); interfaces; klantgegevens; leveranciersgegevens. In 2015 werden ongeveer 57 miljoen transacties uitgevoerd in de productieomgeving SAP RP1, wat overeenkomt met een maandelijks gemiddelde van 4,75 miljoen. Er werden, in 2014, zowat 58 miljoen transacties gedaan. Dat waren er 66 miljoen in 2013 en 69 miljoen in

34 Aantal gerealiseerde transacties per jaar, in miljoenen In 2015 hebben de organisaties die hun gegevens in het systeem hebben ingebracht, het volgende geproduceerd: bestelbonnen; leveranciersfacturen; vastgestelde rechten. 600 Aantal open/gesloten tickets per maand (behalve master data) Jan Feb Mrt Apr Mei Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Geopend Gesloten 34

35 Aantal master data die maandelijks behandeld worden Jan Feb Mrt Apr Mei Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Type verwerking van master data Jan Feb Mrt Apr Mei Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Andere : wijziging, uitbreiding, verwijdering, blokkering, wijziging bank Creatie master data 35

36 De Macrobudgettaire dienst Algemene Gegevensbank De Macrobudgettaire dienst is belast met het secretariaat van de Algemene Gegevensbank. In het kader van deze opdracht zamelt deze dienst de begrotingsgegevens van de federale overheid, de Gemeenschappen en Gewesten in. Hij waakt ook over de uniforme toepassing van de economische en functionele hergroepering door de verschillende overheidsniveaus. De dienst stelt de ingezamelde informatie ter beschikking van het Instituut voor de Nationale Rekeningen dat deze gebruikt als basismateriaal voor de opmaak van de overheidsrekeningen. De dienst maakt deze gegevens ook over aan de Hoge Raad van Financiën (Afdeling Financieringsbehoeften), het Federaal Planbureau, enz. Het secretariaat staat in voor de publicatie van het Jaarverslag. Het Jaarverslag 2013 bevat begrotingsgegevens van de verschillende fasen van de uitvoering van de begroting (verwezenlijkingen 2013, afsluiting 2014 en initiële begroting 2015). Net als de laatste jaren heeft de dienst bijzondere aandacht besteed aan de overgang van het saldo volgens de economische hergroepering van de ontvangsten en uitgaven van de overheden naar het ESR-vorderingensaldo. U kan de gegevens van het Jaarverslag ook raadplegen op de website van de FOD B&B De Algemene Gegevensbank beheert ook de actualisering van de economische classificatie (de economische classificatie van maart 2009 gebaseerd op het ESR 95 werd gehanteerd tot de begroting 2014). De classificatie van maart 2009 werd hoofdzakelijk bijgewerkt om rekening te houden met de implicaties van de overgang van het ESR 95 naar het ESR De nieuwe versie van de economische classificatie is beschikbaar sinds juni Economische en functionele hergroepering De economische en functionele hergroepering vormen belangrijke basisstatistieken waarmee het Instituut voor de Nationale Rekeningen de overheidsrekeningen opmaakt. De Macrobudgettaire dienst staat in voor deze hergroeperingen voor de federale overheid. De economische en functionele hergroepering en de kruistabellen kwamen tot stand in 2015 voor de volgende jaren: 2013 : verwezenlijkingen 2014 : afsluiting 2015 : initieel Monitoringcomité Sinds de invoering van het Monitoringcomité in 2010 verzorgt de Macrobudgettaire dienst het secretariaat. De nota s van het monitoringcomité vormen het startpunt voor de begrotingsconclaven van de regering. 36

37 Het Monitoringcomité heeft in 2015, 3 nota's opgesteld: - ramingen begrotingscontrole 2015 in maart; - actualisering 2015 en raming 2016 in juli; - actualisering in september. Voorbereiding van de Algemene Toelichting Zowel voor de initiële begroting als voor de begrotingscontrole wordt in overeenstemming met artikel 46 van de wet van 2003 een Algemene Toelichting ingediend bij het Parlement. De voorbereiding van dit document vormt een belangrijke opdracht van de Macrobudgettaire dienst. De teksten die in dit document worden opgenomen, worden voor een deel voorbereid door de Macrobudgettaire dienst zelf, voor een deel door andere (externe) diensten. De belangrijkste taken in dit kader zijn: - zorgen voor een sluitende vertaling van de conclaafbeslissingen; - zorgen dat andere diensten die teksten moeten voorbereiden, over de nodige gegevens beschikken; - opstellen van de teksten waarvoor de Macrobudgettaire dienst bevoegd is; - toetsen van teksten die andere diensten voorbereid hebben op hun conformiteit met de conclaafbeslissingen; - waken over de homogeniteit van het globaal document; - organiseren van de zogenaamde leescomité s waar de teksten gefinaliseerd worden met de beleidscellen; - instaan voor de praktische organisatie (contacten met de drukkerij, ). Het Europees begrotingskader Het stabiliteitsprogramma De dienst stond samen met de Studiedienst van de FOD Financiën in voor de voorbereiding en de opmaak van het stabiliteitsprogramma Dit tekent het begrotingstraject uit dat de regering voorziet voor de komende 3 jaar. Dankzij het geschetste traject zal België in 2018 een begrotingsevenwicht halen. Het ontwerpbegrotingsplan België heeft voor de derde keer een ontwerpbegrotingsplan voorgelegd aan de Europese Commissie. Dit document wordt door de Macrobudgettaire dienst opgemaakt. Deze opdracht vereist een nauwe samenwerking met de Gemeenschappen en Gewesten om tijdig informatie in te winnen over hun ontwerpbegrotingen en deze informatie te verwerken. Overeenkomstig de Europese verplichting werd het document op 15 oktober 2016 overgemaakt. In haar advies van 16 november 2015 beschouwde de Europese Commissie dat het ontwerpbegrotingsplan globaal conform was met de bepalingen van het stabiliteits- en groeipact. 37

38 Rapportering Richtlijn 2011/85 («six pack») verplicht de Lidstaten vanaf 2014 regelmatig gegevens te publiceren met betrekking tot de ontvangsten en uitgaven uitgevoerd door alle subsectoren van de overheid. De hogere overheden (federale overheid, Gemeenschappen, Gewesten en gemeenschappelijke commissies) en de sociale zekerheid moeten deze gegevens maandelijks publiceren, de lokale overheden (gemeenten, OCMW's, provincies, politiezones) driemaandelijks. Voor België werd de Macrobudgettaire dienst belast met de uitvoering, de coördinatie en de publicatie van deze periodieke rapportering. U kan de gepubliceerde gegevens raadplegen op de internetsite De cel Begrotingscoördinatie van Europese dossiers De Macrobudgettaire dienst coördineert ook de verdediging van de budgettaire en financiële belangen van België ten opzichte van de internationale organisaties en in het bijzonder de Europese Unie. Hiertoe verzamelt en verspreidt deze dienst op alle overheidsniveaus de informatie die nuttig of noodzakelijk is met het oog op de situering van België in reglementeringsprojecten; hij onderzoekt de impact van deze reglementering op de overheidsfinanciën en brengt er verslag over uit; hij waakt over de manier waarop de (Europese) reglementering in het Belgisch recht geïntegreerd en toegepast wordt door de nationale instanties: op deze manier neemt hij deel aan de strijd tegen economische en financiële fraude. Andere beleidsvoorbereidende en ondersteunende opdrachten In de loop van 2015 werden ook volgende taken uitgevoerd: - voorbereiding van het bezoek van delegaties van officiële of private internationale organisaties op vraag van de beleidscel (IMF, OESO, Standard and Poor's, Moody s, Fitch) of op vraag van de instanties zelf (een delegatie van het ministerie van Financiën en het agentschap Interne Audit van Indonesië); - beantwoorden van mondelinge en schriftelijke parlementaire vragen in verband met het begrotingsbeleid en de Europese vereisten dienaangaande op vraag van de beleidscel; - raming van het saldo van de instellingen van openbaar nut, in elke fase van de begrotingscyclus en op het einde van het jaar. 38

39 De Beheerscontrole De netwerken Het Bureau hecht een groot belang aan de opbouw van kennis en uitwisseling van goede praktijken inzake integriteitsbeheer. Het Bureau stuurt twee netwerken aan met name het Netwerk Integriteit Federale Overheid (NIFO) en het Netwerk van de Vertrouwenspersonen Integriteit. Dit laatste netwerk is opgericht in uitvoering van de meldingswet van 2013 en het daarbij horend koninklijk besluit van Dit netwerk is voor de eerste maal bijeengekomen in december Het is de bedoeling dat minimum drie sessies per jaar zullen worden georganiseerd ten behoeve van de vertrouwenspersonen integriteit. Management Support zorgt voor de ondersteuning van het Internal Control and Audit Network (ICAN). Het netwerk NIFO Het Netwerk Integriteit Federale Overheid (NIFO) werd opgericht in 2011, en is operationeel sinds Dit netwerk heeft tot doel praktische ontwikkelingen, onderwerpen en goede voorbeelden uit te wisselen waarmee de organisaties vorm en inhoud kunnen geven aan hun integriteitsbeleid. Het vormt ook het uitgelezen kanaal voor informatiedoorstroming en dient als discussieplatform. Alle organisaties van het federaal administratief openbaar ambt (federale en programmatorische overheidsdiensten, wetenschappelijke instellingen, instellingen van openbaar nut en openbare instellingen van sociale zekerheid) werden uitgenodigd een integriteitscoördinator aan te stellen met het oog op deelname aan dit Netwerk Integriteit. Het netwerk NIFO telt zo n 60-tal leden. Het netwerk heeft in 2015 met name het Rekenhof ontvangen voor een sessie over de conclusies van audits rond integriteit bij sommige federale organisaties. Het netwerk ICAN Het Interne Control en Audit Netwerk (ICAN) is het contactnetwerk van Management Support. Sinds 2010 brengt het de verantwoordelijken voor de ontwikkeling en de ondersteuning van het interne controlesysteem van de federale overheidsinstellingen samen. Zijn opdracht bestaat erin de invoering van de interne controle binnen deze instellingen te vergemakkelijken, te harmoniseren en te ondersteunen doorheen de uitwisseling van ideeën en goede praktijken. In het kader van de toekomstige gemeenschappelijke interne audit dienst (FIA Federale Interne Audit Dienst), worden ook de interne auditoren van de huidige interne auditdiensten uitgenodigd. Het ICAN is uitgegroeid tot een netwerk van een 100-tal leden en vergaderde in 2015 tien maal. Jaarlijks wordt een gezamenlijk evenement georganiseerd samen met het NIFO. Dit jaar was het thema de rol van HR inzake interne controle en integriteit. Op deze manier worden synergiën gecreëerd tussen interne controle en het integriteitsbeleid. 39

40 Consultancy en ondersteunende opdrachten Het Bureau heeft in de loop van 2015 op het vlak van consultancy belangrijke inspanningen geleverd bij de ondersteuning van FOD s in de bepaling en implementatie van hun integriteitsbeleid. Het betreft de FOD Financiën, de FOD Justitie en de FOD Buitenlandse Zaken. Ook aan het Rijksarchief en het BIPT werd advies verstrekt omtrent het voeren van een passend integriteitsbeleid. Voor alle voormelde organisaties werd voornamelijk advies, ondersteuning en feedback geleverd bij de concrete implementatie van hun integriteitsbeleid. Management Support heeft in 2015 voornamelijk ondersteuning geboden in het kader van de opmaak van de bestuursovereenkomsten. Ook het project rond het opzetten van de federale interne audit dienst wordt actief getrokken vanuit de FOD B&B. Het project wordt aangestuurd door een stuurgroep met vertegenwoordigers van de 3 bevoegde beleidscellen en wordt voorgezeten door de Voorzitter van de FOD B&B. De dienst Management Support is vertegenwoordigd in de projectgroep en speelt hierin een belangrijke trekkersrol. In deze projectgroep worden zowel de formele aspecten zoals het oprichtingsbesluit als de meer praktische zaken zoals de huisvesting voorbereid. Andere activiteiten in de loop van het jaar 2015 Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie Aanstelling van de vertrouwenspersonen integriteit: implementatie van het KB van 9 oktober 2014 De wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden is in werking getreden op 5 april Deze voorziet in de inrichting van een interne component de vertrouwenspersoon integriteit - en een externe component het integriteitscentrum bij de federale ombudsman waarbij de medewerkers van de federale organisaties een veronderstelde integriteitsschending kunnen melden. De praktische modaliteiten m.b.t. de vertrouwenspersoon integriteit (rol, taken, selectieprocedure, basisopleiding ) zijn vastgelegd in het koninklijk besluit van 9 oktober De opdracht van de vertrouwenspersoon integriteit, met een looptijd van 6 jaar, komt bovenop de bestaande functie van de medewerker. Het management van de organisatie verbindt er zich toe de vertrouwenspersoon integriteit de nodige tijd en middelen te geven om zijn rol in de beste omstandigheden te verzekeren. Het BAED heeft een belangrijke rol gespeeld bij de opmaak van het koninklijk besluit van 9 oktober 2014 en er werd dus veel beroep gedaan op de resources van het BAED om dit omvangrijke project tot een goed einde te brengen. Tijdens de volledige uitwerking ervan heeft het BAED gezorgd voor transparantie en professionele procedures. Vanuit die doelstelling werd gezorgd voor een veelheid aan expertise, met name omtrent selectie en opleiding. De opleiding van de VPI's werd georganiseerd overeenkomstig de bepalingen van het KB van 9 oktober 2014, binnen de zes maanden na hun aanstelling. 40

41 Doel van de opleiding - ze bestaat uit 5 modules - was de VPI's een gemeenschappelijke kennisbasis te geven (initiatie integriteit, wetgevende aspecten, interviewtechnieken) waarop ze kunnen terugvallen om hun rol op te nemen. Naar het voorbeeld van de twee bestaande andere netwerken (NIFO en ICAN) werd een VPI-netwerk uitgewerkt, dat voor het eerst bijeenkwam in december Er worden jaarlijks vier ontmoetingen voorzien onder leiding van het BAED. Het gaat om een "lerend" netwerk waarbinnen de vertrouwenspersonen integriteit onder gelijken en in alle vertrouwen de gevoelige kwesties kunnen aankaarten en collectief kunnen nadenken over de goede praktijken die men wenst in te voeren, over de uit te werken initiatieven en de steun die nodig is om hun opdracht tot een goed einde te brengen. De Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken hebben tijdens het evenement na afloop van hun opleiding in december 2015 de inzet van de vertrouwenspersonen integriteit breedvoerig geëerd. Het resultaat van de aanstellingsprocedure van de VPI's is voor het BAED de concretisering van een werk van lange adem en is een aanzienlijke vooruitgang voor de verankering van de politieke integriteit binnen de organisaties. U vindt details over de wetgeving inzake meldingen op: e_visie_waarden/beleid_federale_integriteit/melding_van_een_integriteitsschending Reglementering inzake lobbying Het BAED streeft ernaar expertise te ontwikkelen in het domein van de lobbying en heeft in deze context een stand van zaken opgemaakt met betrekking tot de wereldwijde reglementering ervan. Bovendien werkt het BAED samen met de FOD Justitie in het raam van de werkzaamheden van de Raad van Europa om een aanbeveling ter zake uit te werken. Management Support Coördinatie van de opmaak van het verslag art. 7 Management Support heeft het verslag volgens art. 7 van de FOD B&B opgemaakt over de werking van het internecontrolesysteem en de verbeteringen die worden overwogen. De leidend ambtenaar van de FOD stelt dit verslag elk jaar op en Management Support werkt mee aan de opstelling ervan. Hierbij heeft deze dienst een ad hoc werkwijze bepaald. Deelname aan het netwerk PIC (Public Internal Control Network) Management Support neemt deel aan het netwerk PIC, een initiatief van de Europese Commissie om deskundigen in interne controle in de lidstaten van de EU 27 samen te brengen, en aan de werkgroep opgericht door dit netwerk. Deze werkgroep bestaat uit zeven vrijwillige landen (België, Frankrijk, Nederland, Portugal, Hongarije, Tsjechië en Estland) en bereidt de PIC conferenties mee voor, die ertoe strekken best practices op het vlak van interne controle en interne audit tussen de lidstaten te communiceren en uit te wisselen. Deze activiteiten hebben bijgedragen tot de keuze van topics voor de PIC conferentie van Parijs in november

42 Deelname aan opleidingen, evenementen, colloquia en aanwezigheid op internationaal niveau Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie Om zijn rol als expertisecentrum zo goed mogelijk uit te oefenen, zorgt het BAED voor de permanente ontwikkeling en opleiding van zijn medewerkers en stimuleert het hun actieve deelname aan seminaries, conferenties en nationale en internationale colloquia. Het BAED vertegenwoordigt België internationaal bij het Public sector Integrity Network (PIN) van de OESO. Binnen diezelfde context heeft het BAED meerdere raadplegingen beantwoord van de OESO omtrent integriteit (vermogensaangifte, cumulatie van functies, klokkenluiders ) Het BAED vertegenwoordigt ook België bij de werkzaamheden van de Europese Commissie met het oog op de voorbereiding van het tweede verslag over het anticorruptiebeleid in de lidstaten. Als gesprekspartner van de Verenigde Naties in het kader van het Verdrag tegen corruptie participeert het Bureau elk jaar aan de werkgroep "Preventie van corruptie" in Wenen. Tot slot heeft het Bureau de voorbereiding aangevat van de peer review van België door de UNO. Deze zou moeten plaatsvinden in de periode en dient om na te gaan in welke mate België de verplichtingen van het Verdrag nakomt. Management support De dienst Management support is vertegenwoordigd op diverse nationale en internationale fora. Hiermee wordt actief meegewerkt aan de verspreidingn en uitwisselingn van ervaringen en goede praktijken in het domein van beheerscontrole. Een medewerker van de dienst was lid van het Steering Committee IIA voor de ondersteuning van de organisatie van de jaarlijkse conferentie interne audit in de publieke sector. Er wordt ook deelgenomen aan internationale ondersteuningsprojecten inzake beheerscontrole o.a. in Albanië, Marokko en Tunesië. In zijn rol als promotor heeft men vanuit de dienst ook een aantal artikels gepubliceerd in vakliteratuur. Samen met het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie werd een Braziliaanse delegatie ontvangen. 42

43 BIJLAGE 1 : het personeel in cijfers Algemeen overzicht Verdeling personeel FOD B&B 31/12/2015 Aantal Fysieke eenheden 148 VTE 126, Niv A 98 Niv B 30 Niv C 10 Niv D 10 Contractuelen 13 Statutairen 135 FR 77 NL 71 Man 82 Vrouw 66 Telewerkers 73 43

44 Grafieken 44

45 45

46 46