1 van 14. NVRD Keurmerk Beeldschoon

Transcriptie

1 1 van 14 NVRD Keurmerk Beeldschoon Certificatieschema bij de eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem voor beeldgericht werken bij het beheer van de buitenruimte Versie 3.1 Arnhem, 10 februari 2016 NVRD Postbus BE Arnhem

2 2 van 14 Inhoud 0 Inleiding 1 Onderwerp en toepassingsgebied 1.1 Titel en 1.2 Scope van de certificatie 1.3 Actieve partijen 1.4 Normatieve verwijzing 2 Algemene bepalingen 2.1 Overeenkomst met een certificerende instelling 2.2 Aanvraag van de certificatie 2.3 Informatie over de certificatieprocedure 2.4 Interpretatievragen 2.5 Certificaatregister Algemeen Inhoud van het register Doorgeven van gegevens en wijzigingen Uitsluiting van aansprakelijkheid Openbaarheid en vertrouwelijkheid 3 Eisen aan de certificerende instelling 3.1 Accreditatievereiste 3.2 Interpretatie van de accreditatienorm Kwalificaties van de auditors Vermeldingen op het certificaat Gebruik van het certificatiemerk Communicatie van wijzigingen Aanvraag en certificatie Toezicht op certificaathouders Werkwijze bij de beoordeling 4 Beoordelingseisen 4.1 Algemeen 5 Beoordelingsmethodiek 5.1 Algemeen

3 3 van Audittijd Algemeen Bepaling van de totale audittijd Bepaling van de audittijd bij meerdere vestigingen Vermindering van de audittijd wegens andere certificaten 5.3 Initiële audit: vooronderzoek (fase 1 audit) 5.4 Initiële audit: certificatie-audit (fase 2 audit) 5.5 Controle-activiteiten 5.6 Hercertificatie

4 4 van 14 0 Inleiding Dit is het document NVRD Keurmerk Beeldschoon. Certificatieschema bij de eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem voor beeldgericht werken bij het beheer van de buitenruimte. Het certificatieschema is tot stand gekomen in overleg binnen de branche en beschrijft de eisen voor het certificeren van beeldgericht werken. Bij het opstellen van het document zijn betrokken geweest: a. gemeenten als beheerder en opdrachtgever; b. gemeentelijke uitvoeringsorganisaties; c. publieke zelfstandige uitvoeringsorganisaties; d. aannemers als commerciële uitvoerder; e. NVRD als brancheorganisatie.

5 5 van 14 Keurmerk Beelschoon. Certificatieschema bij de eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem voor beeldgericht werken bij het beheer van de buitenruimte 1 Onderwerp en toepassingsgebied 1.1 Titel en Dit certificatieschema wordt voluit aangehaald als NVRD Certificatieschema bij de eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem voor beeldgericht werken bij het beheer van de buitenruimte. De NVRD is eigenaar en beheerder van het certificatieschema. Op- en aanmerkingen over het certificatieschema kunnen ter attentie van het de Beeldgericht werken worden ingediend bij de. 1.2 Scope van de certificatie Dit certificatieschema beschrijft de certificatie van de uitvoering van het beeldgericht werken bij beheer en onderhoud van de buitenruimte. De bepaling van de scope moet ten minste de elementen zoals beschreven in paragraaf 1.1 tot en met 1.4 van de beoordelingseisen bevatten. De certificatie worden verleend door certificerende instellingen die voor de toepassing van dit certificatieschema een overeenkomst met de zijn aangegaan. 1.3 Actieve partijen Binnen het kader van dit certificatieschema zijn actief: a. NVRD als ; b. Beeldgericht werken ; c. gecontracteerde certificerende instellingen. 1.4 Normatieve verwijzing Dit document verwijst enige keren naar de ISO zonder vermelding van het publicatiejaar. De bedoeling is dat dit document toepasbaar blijft bij het verschijnen van een nieuwere versie van de norm. De beheerder van dit document wordt geacht om dit document te evalueren en eventueel aan te passen bij het verschijnen van een nieuwe versie van de norm. De verwijzing naar de ISO impliceert in dit document een verwijzing naar de bijbehorende mandatory documents. NEN-EN-ISO/IEC 17021:2011en

6 6 van 14 2 Algemene bepalingen 2.1 Overeenkomst met een certificerende instelling De certificerende instelling moet een overeenkomst sluiten met de om met certificatieschema te mogen certificeren. Voor het opstellen van de overeenkomst moet gebruik worden gemaakt van de modelovereenkomst van de. 2.2 Aanvraag van de certificatie De certificatie op grond van dit certificatieschema moet worden aangevraagd bij een certificerende instelling die op grond van een overeenkomst met de gerechtigd is tot het gebruik van dit certificatieschema en het beeldmerk behorend bij het certificaat. 2.3 Informatie over de certificatieprocedure Onverminderd de bepalingen van paragraaf van ISO/IEC moet de certificerende instelling de aanvrager informeren over de certificatieprocedure en voorwaarden verbonden aan de certificatie op grond van dit certificatieschema. De certificerende instelling moet aan deze verplichting dusdanig invulling geven dat de aanvrager zich niet tot de hoeft te wenden. 2.4 Interpretatievragen Vragen omtrent de interpretatie van het certificatieschema kunnen door belanghebbenden worden ingediend bij de ter attentie van de Beeldgericht werken. De moet de ontvangst van de interpretatievraag aan de indiener bevestigen en de indiener informeren over de verdere procedure. De indiener van de interpretatievraag moet in staat worden gesteld om gehoord te worden. De Beeldgericht werken moet binnen 3 maanden na de ontvangst van de interpretatievraag een gemotiveerd en schriftelijk besluit nemen. 2.5 Certificaatregister Algemeen Onverminderd de verplichtingen van de certificerende instelling op grond van de bepalingen van paragraaf 9.9 van ISO/IEC moet de alle

7 7 van 14 certificaten die op grond van dit certificatieschema verstrekt zijn, registeren in een openbaar register Inhoud van het register Het register moet ten minste de volgende gegevens vermelden: a. naam van de certificaathouder; b. naam van de certificerende instelling; c. scope van de certificatie blijkend uit een aangehecht afschrift van het certificaat; d. datum van de certificatie; e. datum van het einde van de geldigheidsduur van het certificaat; f. status van het certificaat door het vermelden van schorsing, intrekking of het vervallen zijn van het certificaat; g. uitdrukkelijke vermelding van het feit of het certificaat onder accreditatie of zonder accreditatie is afgegeven Doorgeven van gegevens en wijzigingen De certificerende instelling moet, ten minste zo vaak als zich mutaties voordoen, aan de informatie verstrekken over de afgifte van certificaten en veranderingen in status van reeds afgegeven certificaten, zodat de deze informatie kan opnemen in een openbaar register Uitsluiting van aansprakelijkheid De moet het beheer van het register verzorgen, maar mag niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele onvolkomenheden aangezien de slechts passief de gegevens verwerkt die door de certificerende instellingen worden aangeleverd Openbaarheid en vertrouwelijkheid Het openbare certificatieregister moet worden opgezet in overeenstemming met wettelijke bepalingen en moet voor belanghebbenden toegankelijk worden gemaakt. 3 Eisen aan de certificerende instelling 3.1 Accreditatievereiste De certificerende instelling moet zijn geaccrediteerd tegen de eisen van de ISO/IEC en de relevante mandatory documents voor de toepassing van dit certificatieschema. De certificerende instelling kan aantonen te voldoen aan dit

8 8 van 14 vereiste door het overleggen van een accreditatiecertificaat van een IAF/MRApartner. Met een certificerende instelling die nog niet geaccrediteerd is, mag de een overeenkomst aangaan op voorwaarde dat de documenten en het beeldmerk uitsluitend gebruikt worden binnen het proces om de accreditatie te verkrijgen. In de overgangsperiode vanaf het moment waarop de licentieovereenkomst is aangegaan, mag de desbetreffende certificerende instelling certificaten op grond van dit certificatieschema afgeven. Een certificaat dat tijdens deze overgangsperiode wordt afgeven mag het bij het certificaat behorende beeldmerk bevatten. In het register moet worden opgenomen dat het certificaat wel of niet onder accreditatie is afgegeven Een certificerende instelling die niet is geaccrediteerd, moet zorgen voor een accreditatie voor de toepassing van dit certificatieschema binnen 12 maanden na het afgeven van 3 certificaten zonder accreditatie en tijdens deze overgangstermijn mag zij ten hoogste 10 certificaten zonder accreditatie afgeven. 3.2 Interpretatie van de accreditatienorm Kwalificaties van de auditors Onverminderd de bepalingen van paragraaf 7.2 van ISO/IEC moet de certificerende instelling beschikken over voldoende gekwalificeerd personeel. Hieraan wordt op het werkveld van dit document voldaan, indien de personen in het team van auditors gezamenlijk ten minste voldoen aan de volgende eisen: a. kunnen werken en denken op HBO-niveau; b. schikken over ervaring met het beoordelen van kwaliteitsmanagementsystemen blijkens relevante werkervaring van tenminste één jaar; c. in staat zijn om kennis van en ervaring met het uitvoeren van audits toe te passen, hetgeen aangetoond kan worden door het gevolgd hebben en succesvol met een examen afgesloten hebben van een lead auditor training volgens de eisen van IRCA; d. in staat zijn om kennis van beeldgericht werken in de beoordeling toe te passen, hetgeen aangetoond kan worden door het gevolgd hebben en succesvol met een examen afgesloten hebben van een cursus met betrekking

9 9 van 14 tot beeldgericht werken bij een door de goedgekeurde instelling, waarin ten minste aan de orde is gekomen: 1. ambitiebepaling; 2. gebruik van een beeldmeetlat; 3. communicatie met gebruikers; 4. monitoring; 5. contractvorming. 6. details van het de eisen van het Keurmerk Beeldschoon. Noot: De heeft bij vergaderbesluit op 9 juli 2015 goedkeuring gegeven aan de met een examen afgesloten cursussen ten aanzien van beeldgericht werken van de volgende organisaties: Antea Group, CROW, Cyber Adviseurs en SPA Groep Vermeldingen op het certificaat Onverminderd de bepalingen van paragraaf 8.2 van ISO/IEC moet op het certificaat worden vermeld: a. volledige bedrijfsnaam en vestigingsplaats van de certificaathouder; b. gegevens ter identificatie van de certificerende instelling; c. geldigheidsduur en scope van de certificatie; d. tekst dat de certificerende instelling verklaart dat de betreffende organisatie voldoet aan de eisen van dit certificatieschema waaraan wordt gerefereerd met de volledige aanduiding en het jaar van publicatie; e. handtekening van de bevoegde persoon van de certificerende instelling; f. het beeldmerk in een volledige weergave in kleur. De moet een modelcertificaat opstellen Gebruik van het certificatiemerk In aanvulling op de bepalingen van paragraaf 8.4 van ISO/IEC moet de certificerende instelling in relatie tot de certificatie op grond van dit certificatieschema het certificaatmerk Keurmerk Beeldschoon in volledige weergave en in kleur gebruiken. In relatie tot het gebruik van het beeldmerk Keurmerk Beeldschoon gelden de volgende regels: a. Het certificatiemerk bestaat uit het woordmerk Keurmerk Beeldschoon en het onderstaande beeldmerk:

10 10 van 14 b. De certificerende instelling is met inachtneming van de overeenkomst met de bevoegd het certificatiemerk als zodanig in haar voorlichtingsmateriaal te gebruiken. Bij het einde van de overeenkomst met de schemabeheer vervalt ieder recht op het voeren van het certificatiemerk; c. De gecertificeerde organisatie is gelet op de certificatie-overeenkomst met de certificerende instelling bevoegd om het certificatiemerk met inachtneming van de scope van het certificaat als zodanig op haar website, briefpapier en foldermateriaal te gebruiken. Bij het einde van de certificatieperiode vervalt ieder recht op het voeren van het certificatiemerk. d. Het certificatiemerk mag door de certificerende instelling of door de gecertificeerde organisatie niet als eigen merk noch als onderdeel daarvan worden gebruikt. e. Het is niet toegestaan enige wijziging in het certificatiemerk aan te brengen. f. De certificerende instelling moet misbruik van het certificatiemerk van de voorkomen en eventueel geconstateerd misbruik melden aan de. g. De moet toezicht houden op het gebruik van het certificatiemerk en optreden tegen eventueel geconstateerd misbruik. h. De kan het recht tot het voeren van het certificatiemerk intrekken, indien deze door de certificerende instelling of de gecertificeerde organisatie wordt misbruikt, waaronder het in zijn optreden naar buiten geven van een onjuiste, misleidende of onvolledige voorstelling van zaken Communicatie van wijzigingen In afwijking van de bepalingen van paragraaf van ISO/IEC mag de certificerende instelling geen elementen uit het certificatieschema wijzigen. De eventuele wijzigingsvoorstellen kunnen door de certificerende instelling worden voorgelegd aan de Beeldgericht werken die het certificatieschema, met inachtneming van zijn reglement mag wijzigen Aanvraag en certificatie In aanvulling op de bepalingen van paragraaf 9.2 van ISO/IEC moet de certificerende instelling bij de aanvraagprocedure en certificatieprocedure rekening

11 11 van 14 houden met de bepalingen van hoofdstuk 3 van het certificatieschema en moet de certificerende instelling bij de certificatie de beoordelingsmethodiek zoals beschreven in hoofdstuk 5 toepassen Toezicht op certificaathouders In aanvulling op de bepalingen van paragraaf van ISO/IEC moet de certificerende instelling bij het toezicht op de certificaathouders de beoordelingsmethodiek zoals beschreven in hoofdstuk 5 van het certificatieschema toepassen Werkwijze bij de beoordeling In aanvulling op de overige paragrafen van hoofdstuk 9 van ISO/IEC moet de certificerende instelling bij het uitvoeren van de beoordeling de werkwijze volgen zoals die is uitgewerkt in hoofdstuk 5 van het certificatieschema. 4 Beoordelingseisen 4.1 Algemeen De certificerende instelling moet beoordelen tegen de eisen zoals beschreven in het document NVRD Keurmerk Beeldschoon. Eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem voor beeldgericht werken bij beheer en onderhoud van de buitenruimte. 5 Beoordelingsmethodiek 5.1 Algemeen De werkwijze van de certificerende instelling moet voldoen aan de bepalingen van hoofdstuk 9 van ISO/IEC Bij de interpretatie van hoofdstuk 9 van ISO/IEC gelden de in de volgende paragrafen van dit hoofdstuk beschreven vereisten specifiek voor de toepassing van dit certificatieschema en de bijbehorende beoordelingseisen. 5.2 Audittijd Algemeen Onverminderd de bepalingen van paragraaf en van ISO/IEC moet de certificerende instelling een gedocumenteerde procedure hebben voor de bepaling van de audittijd. De certificerende instelling moet de audittijd die voor iedere

12 12 van 14 aanvrager individueel moet worden bepaald, inclusief een verantwoording voor de bepaling vastleggen Bepaling van de totale audittijd De bepaling van de audittijd moet gebaseerd zijn op de relevante bepalingen en tabellen van IAF MD 5 Duration of QMS and EMS Audits. De certificerende instelling moet het beeldgericht werken bij beheer en onderhoud van de buitenruimte beschouwen als een eenvoudig proces waarvan het kwaliteitssysteem bij meerdere vestigingen eenvormig kan worden toegepast Bepaling van de audittijd bij meerdere vestigingen Indien de organisatie meerdere vestigingen heeft, moet de bepaling van de audittijd, de steekproeftrekking en het aantal te bezoeken vestigingen tevens voldoen aan de relevante bepalingen van IAF MD 1 Certification of Multiple Sites Based on Sampling Vermindering van de audittijd wegens andere certificaten De certificerende instelling moet voorafgaand aan de audit bepalen of de audittijd verminderd kan worden om reden dat het managementsysteem van de organisatie aantoonbaar aan vergelijkbare eisen voldoet. De organisatie moet in dit geval kunnen aantonen dat zijn managementsysteem aan vergelijkbare eisen voldoet door het overleggen van een certificaat dat is afgegeven door een certificerende instelling die is geaccrediteerd door een IAF/MRA-partner. De certificerende instelling moet de vermindering van de audittijd altijd onderbouwen. 5.3 Initiële audit: vooronderzoek (fase 1 audit) Onverminderd de bepalingen van paragraaf van ISO/IEC moet de certificerende instelling in het vooronderzoek voor iedere afzonderlijke paragraaf van beoordelingseisen nagaan of de relevante documentatie voldoende is uitgewerkt en of de interne audits effectief zijn uitgevoerd. Het vooronderzoek moet voor zover mogelijk worden uitgevoerd op de hoofdvestiging van de organisatie en omvat ten minste: a. een rondgang op de vestiging; b. een evaluatie van de interne audits; c. een evaluatie van de directiebeoordeling. 5.4 Initiële audit : certificatie-audit (fase 2 audit) Algemeen

13 13 van 14 Onverminderd de bepalingen van paragraaf van ISO/IEC moet de certificerende instelling bij de uitvoering van de initiële certificatie-audit de beoordelingseisen volgen Onderzoeksmethode Het onderzoek in het kader van de initiële certificatie-audit bestaat ten minste uit: a. verdieping van het documentenonderzoek, waarbij de aanwezigheid van de documentatie en registraties die in de beoordelingseisen verlangd worden, wordt vastgesteld en de effectiviteit van de bijbehorende processen en procedures aan de hand van deze documentatie en registraties wordt beoordeeld; b. interviews ter verdieping en completering van het beeld op grond van het documentenonderzoek, waaronder: 1. voor een scope met regisserend beheer ten minste één met de beleidsverantwoordelijke waarbij de relatie met de uitvoering van het proces aan de orde komt; 2. voor een scope met uitvoerend beheer ten minste één met de hoofdverantwoordelijke, ten minste één met een uitvoerder van de aansturing en tenminste twee met uitvoerende medewerkers die belast zijn met het beeldgericht optreden; c. feitelijke waarneming en een veldbezoek op minimaal één en maximaal drie uitvoeringslocaties. Onverminderd het vereiste dat maximaal drie uitvoeringslocaties worden gezocht, moet de omvang van het veldbezoek zodanig worden bepaald dat inzicht wordt gekregen in de werkzaamheden ten aanzien van alle relevante ambitiethema s en binnen de gebiedsonderdelen waar tenminste de helft van de uitvoerend medewerkers actief is Omgang met specifieke beoordelingspunten De certificerende instelling moet in de ten aanzien van de onderstaande beoordelingseisen de daarbij voorgeschreven werkwijze volgen en hiervan een weergave geven in het auditverslag: a. de certificerende instelling moet de bepaling van de scope van de audit zoals bedoeld in paragraaf 1.1 tot en met 1.4 van de beoordelingseisen, in het auditverslag onderbouwen en relateren aan de afspraken hierover met de organisatie; b. indien de organisatie geen gebruik maakt van de NVRD Functie- en beroepscompetentieprofielen zoals bedoeld in paragraaf 6.1 van de beoordelingseisen, dan moet de certificerende instelling beoordelen of de gebruikte profielen voor de uitvoerende medewerkers, verantwoordelijk

14 14 van 14 leidinggevenden en overige betrokkenen bij de uitvoering van de werkzaamheden een vergelijkbaar doel kunnen dienen en deze beoordeling onderbouwen in het auditverslag; c. in het kader van eisen bij werving en instroom zoals bedoeld in paragraaf van de beoordelingseisen, moet de certificerende instelling beoordelen of de organisatie de criteria op enige wijze heeft geformuleerd en vervolgens dienovereenkomstig gebruikt; d. in het kader van het ontwikkelen van activiteiten ter bevordering van het bewustzijn, cultuur en werkhouding zoals bedoeld in paragraaf 6.4 van de beoordelingseisen, moet de certificerende instelling beoordelen of de organisatie op enige wijze invulling heeft gegeven aan dit vereiste en vervolgens dienovereenkomstig uitvoert; e. indien het normeringssysteem van de organisatie zoals bedoeld in paragraaf 7.4 van de beoordelingseisen, afwijkt van de CROW-Publicatie 323 Kwaliteitscatalogus openbare ruimte 2013, dan moet de certificerende instelling het normeringssysteem beoordelen aan de eisen a tot en met e van paragraaf 7.4 van de beoordelingseisen en deze beoordeling onderbouwen in het auditverslag; f. ten aanzien van het meten van de verwachtingen van gebruikers zoals bedoeld in paragraaf van de beoordelingseisen, moet de certificerende instelling beoordelen of de organisatie op enige wijze uitwerking heeft gegeven aan het meten van de verwachtingen van gebruikers en of is bepaald op welke wijze de uitkomsten worden meegewogen bij de vaststelling van de beeldkwaliteit. De hierboven onder a tot en met f genoemde beoordelingseisen en hun weergave in het auditverslag zijn, tezamen met alle andere relevante observaties, input voor het periodieke operationeel vakoverleg tussen de certificerende instellingen en de verbetervoorstellen van dit overleg aan de. 5.5 Controle-activiteiten Onverminderd de bepalingen van paragraaf van ISO/IEC moet de certificerende instelling minimaal jaarlijks een controle-audit plannen en uitvoeren. De omvang van het veldbezoek bij de controle bestaat uit maximaal één uitvoeringslocatie. 5.6 Hercertificatie Onverminderd de bepalingen van paragraaf 9.4 van ISO/IEC moet de certificerende instelling iedere drie jaar een audit voor hercertificatie plannen en uitvoeren. De omvang van het veldbezoek bij hercertificatie moet worden bepaald overeenkomstig de bepalingen dienaangaande bij de initiële beoordeling.