MODELCERTIFICATIESCHEMA VOOR SYSTEMEN

Transcriptie

1 MODELCERTIFICATIESCHEMA VOOR SYSTEMEN Versie 02 Datum Pagina 0 van 26

2 INHOUD Blz. HET MODELCERTIFICATIESCHEMA VOOR SYSTEMEN... 3 PROCES VAN SYSTEEMCERTIFICATIE... 3 VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR DE BETROKKEN PARTIJEN... 4 DOEL EN GEBRUIK VAN DIT DOCUMENT... 6 DEEL I: ALGEMENE BEPALINGEN INLEIDING DEFINITIES WERKVELDSPECIFIEKE KENMERKEN BESCHRIJVING SCHEMA ACTIEVE PARTIJEN RISICOANALYSE EN AFBREUKCRITERIA CERTIFICATIEREGLEMENT DOELSTELLING CERTIFICATIEPROCEDURE CERTIFICATIEBESLISSING GELDIGHEIDSDUUR VAN HET CERTIFICAAT GEGEVENS OP HET CERTIFICAAT KLACHTEN PROCEDURE VERZOEK OM HERZIENING REGISTER VOOR SYSTEEM-/PROCESCERTIFICATIE NORMINTERPRETATIE TOEZICHT TOEGANG FREQUENTIE VAN HET TOEZICHT DE WIJZE VAN UITVOERING VAN HET TOEZICHT VERSLAG VAN BEVINDINGEN MAATREGELEN (ARTIKEL 1.5E ARBOBESLUIT) CRITERIA Versie 02 Datum Pagina 1 van 26

3 DEEL II: NORMEN EISEN EISEN BEOORDELINGSMETHODIEK Versie 02 Datum Pagina 2 van 26

4 HET MODELCERTIFICATIESCHEMA VOOR SYSTEMEN Gebruik van dit document In het vervolg van dit document is aan het begin van ieder hoofdstuk een kader zoals dit opgenomen. In dat kader is voor iedere paragraaf in dat hoofdstuk aangegeven hoe door het Centrale College van Deskundigen (CCvD) omgegaan dient te worden met de tekst in de paragraaf voor het maken van het werkveldspecifieke certificatieschema. Beschreven wordt wat door het CCvD dient te worden overgenomen uit dit modelcertificatieschema en waar aanvullingen nodig zijn. Dit hoofdstuk is een inleiding op het modelcertificatieschema. Het hoeft daarom niet te worden overgenomen in het werkveldspecifieke certificatieschema. Dit modelcertificatieschema dient als leidraad voor Centrale Colleges van Deskundigen (CCvD s) bij het opstellen van werkveldspecifieke certificatieschema s. In een werkveldspecifiek certificatieschema worden enerzijds de normen vastgelegd waaraan systemen dienen te voldoen om een systeemcertificaat te kunnen ontvangen en wordt daarin anderzijds beschreven binnen welke voorwaarden de afgifte van certificaten dient te gebeuren. De werkveldspecifieke schema s worden op basis van dit modelcertificatieschema opgesteld door de CCvD s. Pas na vaststelling van een werkveldspecifiek schema door de minister van SZW mogen de certificatieschema s door de door SZW aangewezen certificerende en keurende instellingen (CKI s) worden toegepast. Een CKI kan het recht verkrijgen om certificaten te verlenen, wanneer SZW de daartoe vereiste aanwijzing heeft afgegeven aan de CKI (conform de gestelde eisen in het document voor Aanwijzing en Toezicht) en door de CKI met de Beheerstichting (BHST) een contract is gesloten over het gebruik van het desbetreffende certificatieschema, logo e.d. In dit inleidende hoofdstuk wordt de context waarin dit modeldocument functioneert beschreven. PROCES VAN SYSTEEMCERTIFICATIE In deze paragraaf worden de rollen beschreven van partijen die bij certificatie inzake de Arbeidsomstandighedenwet betrokken zijn. Daarvoor wordt een aantal zaken onderscheiden. We gaan daarbij in op de rollen van partijen in de verschillende fasen van het certificatieproces. Het algemene wettelijke kader is geregeld in artikel 1.5e Arbobesluit. Aanvraag voor certificatie Om aan te tonen dat de systemen voldoen aan de eisen, dienen deze onderzocht en/of beproefd te worden op grond van de Arbeidsomstandighedenwetgeving of de Warenwetgeving. Iedere organisatie dient hiertoe een aanvraag in met het verzoek tot systeemcertificatie. Beoordeling De CKI beoordeelt of de aanvrager van het systeemcertificaat aan de eisen voldoet, zoals vastgelegd in het werkveldspecifieke schema. Men onderscheidt de volgende onderdelen binnen de beoordelingsprocedure. - Documentenbeoordeling Versie 02 Datum Pagina 3 van 26

5 Allereerst vindt een oriënterend bezoek aan de bedrijfslocatie van de aanvrager en een documentenbeoordeling plaats. De auditor toetst de benodigde documenten van de aanvrager aan de eisen in het werkveldspecifieke certificatieschema. De CKI zal de aanvrager formeel informeren over haar bevindingen op basis van het aangeleverde materiaal. - Toetsing implementatie De tweede stap behelst het beoordelen van de feitelijke werking van het systeem in de praktijk middels een audit. Voorafgaand aan de audit zijn de aandachtsgebieden bekend (de scope of de reikwijdte van het systeem) waarop het systeem wordt ge-audit. Omdat de organisatie, de systemen en processen niet stil staan, kunnen de aandachtsgebieden bij sommige systeemcertificaten per audit wijzigen. Deze komen dan overeen met wat de betreffende organisatie op dat moment zelf ruim tevoren als de belangrijkste aspecten heeft aangeduid. De toetsing moet altijd plaatsvinden aan de hand van het werkveldspecifieke schema. Ook voor de toetsing van de implementatie geldt dat de CKI een rapport opstelt op basis van haar bevindingen. - Certificatie Op grond van de documentbeoordeling en de toetsing van de implementatie van het systeem, neemt de CKI een besluit tot het al dan niet certificeren van het systeem en onderbouwt dit besluit in een rapport. - Verzoek om herziening Tegen het beoordelingsbesluit van de CKI kan de aanvrager van het systeemcertificaat een verzoek om herziening indienen volgens de procedure die is beschreven in paragraaf 4.7. Toezicht op de certificaathouder Zodra een systeem gecertificeerd is, oefent de CKI toezicht 1 uit op het systeem conform de eisen zoals opgenomen in het werkveldspecifieke certificatieschema. In het geval van systeemcertificatie, wordt toezicht gehouden middels tussentijdse audits en indien wenselijk geacht steekproeven, zoals voorgeschreven in het werkveldspecifieke certificatieschema. Mochten zich non-conformities voordoen bij de certificaathouder, dan dient de CKI dit te melden aan de organisatie en termijnen voor herstel te bieden conform de regels in het werkveldspecifieke certificatieschema, dan wel de algemene regels volgens ISO 9000:2000. De meeste stringente regels zijn bepalend. Hercertificatie Indien de certificaathouder het certificaat na de certificatieperiode wil behouden dan moet het gehele certificatieonderzoek opnieuw worden uitgevoerd door de CKI conform de eisen in het desbetreffende werkveldspecifieke certificatieschema. Dit houdt dan dus een volledige vernieuwing van het certificaat in. VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR DE BETROKKEN PARTIJEN CKI 1 De definitie van toezicht is opgenomen in de definitielijst in hoofdstuk 1. Versie 02 Datum Pagina 4 van 26

6 Het beoordelen van systemen conform het werkveldspecifieke certificatieschema en de daarin opgenomen normen. Het certificeren van systemen conform het werkveldspecifieke certificatieschema. Toezicht houden of het gecertificeerde systeem blijvend functioneert conform de gestelde eisen. Het schorsen of intrekken van het certificaat bij geconstateerde afwijkingen, volgens een sanctieregeling opgesteld door het CCvD. Het behandelen van klachten en bezwaar tegen haar beslissingen. CCvD Het opstellen, uitwerken, motiveren, onderhouden en (periodiek) evalueren van werkveldspecifieke certificatieschema s. Het opstellen en onderhouden van de risicoanalyse teneinde de afbreukcriteria up to date te houden Het beoordelen van en adviseren over interpretaties van werkveldspecifieke certificatieschema s bij verschil van inzicht. BHST Het faciliteren van partijen om deel te nemen aan het CCvD en het verzorgen dat de harmoniserende functie van het CCvD niet wordt belemmerd. Het coördineren en faciliteren van werkveld overleg tussen CKI s. Het ter beschikking stellen van werkveldspecifieke certificatieschema s. Het afsluiten van een overeenkomst met elke CKI die voor aanwijzing door SZW in aanmerking komt. Het bijhouden van een openbaar register van relevante informatie over certificaathouders en van de aangewezen instellingen. Het afsluiten van een convenant met het ministerie van SZW. Certificaathouder Dient zich te houden aan de gestelde eisen in het kader van het werkveldspecifieke certificatieschema. Dient mee te werken aan alle vormen van toezicht in het kader van het werkveldspecifieke certificatieschema. Dient de door de CKI in rekening gebrachte kosten te voldoen. Versie 02 Datum Pagina 5 van 26

7 DOEL EN GEBRUIK VAN DIT DOCUMENT Bij het opstellen van een werkveldspecifiek certificatieschema dienen partijen zich aan dit document te houden. Dit modelcertificatieschema bevat verplichtingen, die op adequate wijze overgenomen dan wel vertaald moeten worden in de werkveldspecifieke schema s. Een van de verplichtingen is dat de hoofdstukopbouw van dit modelcertificatieschema wordt overgenomen. Daarnaast is in ieder hoofdstuk in het begin aangegeven hoe het CCvD om dient te gaan met de paragrafen. De hierin gemaakte keuzes dienen, naar het oordeel van de minister van SZW, afdoende onderbouwd te worden door het CCvD. Dit gebeurt in een toelichtende notitie op het werkveldspecifieke schema. Deze toelichting beslaat het gehele werkveldspecifieke document. In de hoofdstukken is bij sommige punten nog eens benadrukt dat deze toelichting gegeven moet worden. Geldigheidsduur werkveldspecifiek document Een werkveldspecifiek certificatieschema wordt vastgesteld voor onbepaalde duur. Wel is er de verplichting om periodiek een evaluatie door het CCvD van de werking uit te voeren. Het CCvD kan een voorstel doen aan de minister van SZW om het werkveldspecifieke schema te herzien. Ten slotte is het mogelijk dat de minister van SZW wijzigingen wenst aan te brengen in een werkveldspecifiek certificatieschema. Een voorstel daartoe legt de minister voor aan het CCvD met het verzoek dit nader uit te werken t.b.v. het schema. Versie 02 Datum Pagina 6 van 26

8 DEEL I: ALGEMENE BEPALINGEN Deel 1 van dit certificatieschema bevat algemene uitgangspunten en bepalingen voor certificatie door CKI s en voorwaarden waar onder de afgifte van certificaten dient te gebeuren. Beschreven wordt achtereenvolgens: het werkveld waarop dit certificatieschema betrekking heeft (1), definities (2), een beschrijving van de specifieke kenmerken van het werkveld waar onder een risicoanalyse (3), de certificatiereglement (4), en controle op naleving/handhaving (5). Versie 02 Datum Pagina 7 van 26

9 1. INLEIDING Gebruik van dit hoofdstuk Dit hoofdstuk bevat de inleiding ten behoeve van het werkveldspecifieke certificatieschema. Hier start het CCvD met de onderstaande inleidende tekst, waarin de werkveldspecifieke elementen worden ingevuld. Dit werkveldspecifieke certificatieschema is door BHST XXX opgesteld. Het betreft systeemcertificatie op het gebied van XXX. Door het Ministerie van SZW is het schema op {datum} inclusief eventuele aanpassingen- vastgesteld middels een statische verwijzing in het Arbobesluit of Arboregeling. Dit vastgestelde schema vervangt daarmee eerdere versies. Het te certificeren systeem betreft (beschrijving van het te certificeren systeem, zoals beschreven in een handboek, met behulp van procedures, werkvoorschriften, protocollen en allerlei ondersteunende documenten of op andere wijze). Versie 02 Datum Pagina 8 van 26

10 2. DEFINITIES Gebruik van dit hoofdstuk Dit hoofdstuk bevat de definities ten behoeve van het werkveldspecifieke certificatieschema. De hier genoemde definities dienen te worden overgenomen in het werkveldspecifieke certificatieschema. Daar waar ze niet relevant zijn voor het vakgebied kunnen ze beargumenteerd worden weggelaten. Het CCvD kan er voor kiezen om eventueel extra definities toe te voegen aan dit hoofdstuk. Begrip of afkorting : Betekenis Aanvrager van een certificaat Aanwijzing Beoordeling : De (rechts-)persoon die bij de certificatie-instelling een aanvraag doet voor het afgeven van een certificaat. : Aanwijzing van een instelling bij of krachtens wettelijk voorschrift door de minister van SZW. : Beoordeling (initiële, of her-) door de nationale accreditatieinstantie van instellingen op basis van het door de minister van SZW vastgestelde WDA&T, op grond waarvan de nationale accreditatie-instantie schriftelijk rapporteert of de instelling competent is om wettelijk verplichte certificaten af te geven. Bij het vaststellen van het WDA&T door de minister van SZW wordt zoveel mogelijk aangesloten bij internationale systematiek en normen. BHST Centraal College van Deskundigen (CCvD) : Stichting die een wettelijke certificatieregeling beheert. : Het college, onderdeel van en/gefaciliteerd door BHST, dat belanghebbende partijen in een bepaalde sector of branche de mogelijkheid biedt tot deelname bij het opstellen en onderhouden van werkveldspecifieke documenten op zodanige wijze dat sprake is van een evenwichtige en representatieve vertegenwoordiging van deze partijen. Certificaat : Een certificaat in de zin van artikel 20 Arbowet en artikel 27 Warenwet. Daarnaast moet een certificaat beschouwd worden als een verklaring van overeenstemming (conformiteitsverklaring) zoals bedoeld in relevante ISO en EN normen. Certificaathouder Certificatieproces : (rechts) Persoon die in het bezit is van een geldig wettelijk verplicht certificaat. : Alle activiteiten via welke een CKI beoordeelt en besluit of een persoon, product of systeem voldoet en blijft voldoen aan de normen, zoals opgenomen in het werkveldspecifieke certificatieschema. Versie 02 Datum Pagina 9 van 26

11 Begrip of afkorting : Betekenis Certificatiereglement Certificatiesysteem Certificerings en Keurings-instelling (CKI) Controle Risicoanalyse Toezicht : Bepalingen voor de uitvoering van het certificatieproces en de relaties tussen kandidaat en CKI. : Set van procedures en middelen benodigd om het certificatieproces uit te voeren per certificatieschema, dat leidt tot de uitgifte van een certificaat van vakbekwaamheid, inclusief onderhoud. : Kalibratie- of conformiteitsbeoordelingsinstellingen zoals certificatie-instellingen, keuringsdiensten van gebruikers, laboratoria, inspectie-instellingen en testinstituten. : Periodieke beoordeling door de nationale accreditatie-instantie van CKI s tegen de voor beoordeling geldende regels van de minister (WDA&T). : Analyse waaruit motivatie, voor te maken keuzes in werkveldspecifiek probleemgebied, blijkt, op te nemen in het beoogde certificatieschema. : Het verzamelen van de informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen, het zich daarna vormen van een oordeel daarover en het eventueel naar aanleiding daarvan interveniëren. 2 Verklaring : De EG-verklaring van typeonderzoek of EG-verklaring overeenstemming als bedoeld in het bij of krachtens de Machinerichlijn of enige andere EU-produkt-richtlijn bepaalde. Werkveldspecifiek certificatieschema : Term gebruikt door SZW voor een certificatieschema dat door de minister van SZW is geaccepteerd te gebruiken binnen een specifieke aanwijzing als CKI voor personen, producten of systemen. 2 Ministerie van BZK, De Kaderstellende visie op toezicht Versie 02 Datum Pagina 10 van 26

12 3. WERKVELDSPECIFIEKE KENMERKEN Gebruik van dit hoofdstuk Dit hoofdstuk bevat de elementen zoals deze gelden bij toepassing van het werkveldspecifieke certificatieschema. Het CCvD van de branche XXX gebruikt dit deel van het document om normen en procedures uit te werken, welke de betreffende CKI s hanteren in het beoordelen van organisaties en het verstrekken van certificaten. Ten behoeve van het werkveldspecifieke certificatieschema dient het CCvD op de volgende wijze om te gaan met dit modelcertificatieschema. Inleiding: overnemen en op punten werkveldspecifieke informatie invoegen (plaatsen XXX). Paragraaf 3.1: overnemen en op punten werkveldspecifieke informatie invoegen (naam schema, data en adresgegevens BHST). Paragraaf 3.2: benoemen welke soorten partijen in dit werkveld actief zijn. Paragraaf 3.3: hier voegt het CCvD haar eigen risicoanalyse -aangaande arbeidsrisico s in het werkveld in. Deze biedt voldoende aanknopingspunten voor het gebruik in het vervolg van het werkveldspecifieke schema. De risicoanalyse en de wijze waarop deze is uitgevoerd worden in deze paragraaf opgenomen. Om het maatschappelijk belang veiligheid en gezondheid van en rondom de arbeid te waarborgen, is door de overheid gekozen voor een wettelijk verplichte certificatieregeling voor de borging van de kwaliteit/veiligheid van systeem XXX-X. 3.1 BESCHRIJVING SCHEMA Het werkveldspecifieke certificatieschema BHST/XXX-X {datum} is op {datum} door de BHST voorgesteld en door het Ministerie van SZW inclusief eventuele aanpassingen- vastgesteld middels een statische verwijzing in het Arbobesluit of Arboregeling. De minister van SZW kan ook op eigen initiatief wijzigingen aanbrengen in de vastgestelde documenten. Dit vastgestelde schema vervangt daarmee eerdere versies. Op- en of aanmerkingen over het certificatieschema kunnen worden ingediend bij het CCvD, p/a Stichting BHST {adresgegevens}. Het te certificeren systeem betreft (beschrijving van het te certificeren systeem, zoals beschreven in een handboek, met behulp van procedures, werkvoorschriften, protocollen en allerlei ondersteunende documenten of op andere wijze). 3.2 ACTIEVE PARTIJEN Binnen het kader van dit certificatieschema zijn de volgende soorten partijen actief: BHST CCvD Certificaathouder / organisatie met managementsysteem Versie 02 Datum Pagina 11 van 26

13 3.3 RISICOANALYSE EN AFBREUKCRITERIA Onder verantwoordelijkheid van het CCvD dient een risicoanalyse opgesteld te worden van de gevaren en de risico s in het werkveld. Deze beoordeling wordt op deze plaats in het document opgenomen. Het doel van deze analyse is te komen tot een set van afbreukcriteria die later de basis vormen voor de uitgewerkte normen in het specifieke certificatieschema. Met andere woorden, de risicoanalyse en de hieruit naar voor gekomen afbreukcriteria gelden als basis voor het uitwerken van werkveldspecifieke eisen. Versie 02 Datum Pagina 12 van 26

14 4. CERTIFICATIEREGLEMENT Gebruik van dit hoofdstuk Het certificatiereglement is opgesteld door het CCvD en regelt de werkwijze van de CKI s. In het certificatiereglement zijn de procedures en reglementen opgenomen zoals de CKI deze intern dient te hanteren. De CKI dient dit reglement op te volgen in de uitoefening van haar taken. Dit hoofdstuk bevat de procedures zoals deze gelden bij toepassing van het werkveldspecifieke certificatieschema. Ten behoeve van het werkveldspecifieke certificatieschema dient het CCvD op de volgende wijze om te gaan met dit modelcertificatieschema. Paragraaf 4.1: letterlijk overnemen in werkveldspecifiek certificatieschema. Paragraaf 4.2: overnemen en werkveldspecifiek de procedure uitwerken Paragraaf 4.3: letterlijk overnemen. Paragraaf 4.4: overnemen en invullen hoeveel jaar certificaat geldig is (toelichting opnemen in toelichtende notitie). Paragraaf 4.5: klachtenregeling voor het werkveldspecifieke certificatieschema opstellen en hier opnemen. Paragraaf 4.6: letterlijk overnemen. Paragraaf 4.7: overnemen en op punten werkveldspecifieke informatie invoegen. Paragraaf 4.8: letterlijk overnemen. Paragraaf 4.9: letterlijk overnemen. 4.1 DOELSTELLING Dit deel van het schema omschrijft de procedures die relevant zijn voor het juist toepassen van het specifieke schema. Hierbij moet onder meer gedacht worden aan: - Initiële audits; - Afgifte van certificaten; - Tussentijdse audits; - Verlenging/vernieuwing van certificaten; - Schorsen of intrekken van certificaat. 4.2 CERTIFICATIEPROCEDURE De opdrachtgever XXX-X dient bij een CKI (zie in overeenstemming met de certificatieprocedure, een aanvraag in voor het BHST systeemcertificaat. De certificatieprocedure (inclusief in ieder geval een beschrijving van de wijze van aanvragen, toetsing, bekendmaking van de uitslag) dient door het CCvD uitgewerkt te worden en hier ingevoegd te worden. Versie 02 Datum Pagina 13 van 26

15 Als onderdeel daarvan verstrekt de CKI informatie over de gang van zaken bij de afhandeling van de aanvraag. 4.3 CERTIFICATIEBESLISSING De certificatiebeslissing wordt genomen in overeenstemming met de eisen uit het certificatieschema door een functionaris van de certificatie-instelling die is gekwalificeerd en aangesteld conform het kwaliteitssysteem van de CKI en die volgens de procedure onder 4.2 niet betrokken is geweest bij de beoordeling van het systeem. 4.4 GELDIGHEIDSDUUR VAN HET CERTIFICAAT De maximale geldigheidsduur van een systeemcertificaat is 5 jaar en de exacte geldigheidsduur wordt door de CCvD voorgesteld). 4.5 GEGEVENS OP HET CERTIFICAAT Het systeemcertificaat dient minimaal de navolgende gegevens te bevatten: - Gegevens van het gecertificeerde bedrijf: - Gegevens van de CKI: Volledige bedrijfsnaam; Vestigingsplaats; Scope van het certificaat. Naam; Vestigingsplaats; Logo Kenmerk van de aanwijzing. - Overige gegevens certificaat: Geldigheidsduur; Tekst: Op het certificaat dient vermeld te worden, dat de instelling verklaart dat het betreffende systeem voldoet aan de eisen uit het werkveldspecifieke certificatieschema Handtekening bevoegd persoon CKI; Beeldmerk en logo BHST 4.6 KLACHTEN Klachten over de CKI Een adequate behandeling van klachten is belangrijk voor het creëren van vertrouwen in certificatie en belangrijk voor de bescherming van zowel de certificaathouders als de gebruikers van certificaten. Versie 02 Datum Pagina 14 van 26

16 Aan een CKI worden onder meer de volgende eisen gesteld: Een openbaar toegankelijke klachtenprocedure dient aanwezig te zijn. De klachtenprocedure bevat minimaal het volgende: een beschrijving van het proces van ontvangen, onderzoeken en beoordelen van de klacht; de wijze van volgen van de klacht en acties als vervolg daarop; en de wijze waarop wordt verzekerd dat correctieve acties worden uitgevoerd. Het besluit over de reactie op de klacht dient te worden genomen door personen(en) die niet betrokken zijn bij het onderwerp van de klacht. Indieners van klachten dienen, indien mogelijk, op de hoogte te worden gehouden van de ontvangst van de klacht, de voortgang van behandeling en de uitkomst Klachten over het bedrijf of de persoon Indien de CKI klachten van derden, zoals een opdrachtgever, ontvangt over het voldoen aan dit schema door het bedrijf of de persoon die een aanvraag voor het certificaat heeft ingediend of certificaathouder is, dient de CKI de klager te verwijzen naar het bedrijf of de persoon. De CKI dient de klacht te betrekken bij de eerstvolgende beoordeling bij het betreffende bedrijf of de betreffende persoon. Echter, indien het naar de mening van de CKI een ernstige klacht betreft, dient de CKI, naast de behandeling door het bedrijf of de persoon, zelf ook direct te beoordelen of de klacht gevolgen dient te hebben voor de beslissing m.b.t. certificatie. In dat geval dient de CKI af te wegen of het gewenst is een extra beoordeling uit te voeren Klachtenregeling Inleiding In deze werkinstructie wordt de afhandeling van een klacht besproken Werkwijze Wanneer iemand probeert een klacht telefonisch of mondeling te melden, wordt aan hem/haar gevraagd deze schriftelijk te verwoorden. Als een klacht schriftelijk binnenkomt wordt deze meteen naar de kwaliteitsmanager gebracht en indien de klachtafhandelaar duidelijk is krijgt hij/zij meteen een kopie van de klacht. De kwaliteitsmanager registreert de klacht op een klachtenformulier en stelt de directeur CI op de hoogte van de klacht. De directeur van de CKI wijst de klachtafhandelaar aan. De kwaliteitsmanager vermeldt de klachtafhandelaar op het klachtenformulier en brengt de klachtafhandelaar schriftelijk op de hoogte van de klacht. De klachtafhandelaar informeert de indiener van de klacht schriftelijk over de ontvangst van de klacht. Versie 02 Datum Pagina 15 van 26

17 Eenvoudige zaken Klachtafhandelaar stuurt klacht door naar betrokken bedrijf/persoon; stelt indiener op de hoogte legt dossier aan tbv voortgangsbewaking en meenemen afhandeling klacht door bedrijf/persoon bij eerstvolgende beoordeling Ernstige klachten Klachtafhandelaar beoordeelt de klacht en stelt vast of de klacht een incident betreft of dat de klacht moet leiden tot een aanpassing in de werkwijze. Indien het een incident betreft, wordt de indiener daarvan op de hoogte gesteld. De klachtafhandelaar bedenkt samen met de indiener binnen drie weken na het indienen van de klacht een oplossing voor de afhandeling en betrekt bedrijf/persoon hierbij. De oplossing zoals die met de indiener is besproken wordt vastgelegd op het klachtenformulier. Hier wordt tevens vermeld dat het gaat om een incident. Indien de klacht een aanpassing van de werkwijze vergt bedenkt de klachtafhandelaar binnen 10 dagen een verbetervoorstel en bespreekt dit met de kwaliteitsmanager en betrekt bedrijf/persoon hierbij. Het verbetervoorstel moet een structurele verbetering inhouden van de werkwijze. Het verbetervoorstel wordt ingevuld op het klachtenformulier. De klachtafhandelaar stelt de indiener op de hoogte van de afhandeling van de klacht. De kwaliteitsmanager maakt de gewijzigde werkwijze bekend. De kwaliteitsmanager start, indien nodig, een vervolgonderzoek naar de invoering van het verbetervoorstel. De bevindingen worden vastgelegd op het klachtenformulier. 4.7 PROCEDURE VERZOEK OM HERZIENING Inleiding Onderstaand worden de stappen beschreven die nodig zijn voor het afhandelen van een verzoek om herziening. Een dergelijk verzoek kan uitsluitend ingediend worden tegen beslissingen van de CKI inzake het niet (opnieuw) verlenen, schorsen of intrekken van een certificaat Werkwijze Algemeen Een door of namens de CKI genomen beslissing, dat is een definitieve uitslag of eindoordeel, wordt schriftelijk ter kennis van de belanghebbende gebracht. Onder beslissing wordt tevens verstaan het weigeren te beslissen of het niet tijdig nemen van een beslissing. De CKI stelt de belanghebbende in kennis van de mogelijkheid van een verzoek om herziening in haar correspondentie door middel van de volgende clausule: Versie 02 Datum Pagina 16 van 26

18 Ingevolge de CKI procedure Verzoek om herziening kan door een belanghebbende met betrekking tot deze beslissing om herziening worden gevraagd. Daartoe moet binnen zes weken na de datum van verzending van de beslissing een verzoek worden ingediend bij de CKI. In het verzoek moet gemotiveerd worden aangegeven waarom de gegeven beslissing niet juist gevonden wordt. Verzocht wordt bij het verzoek een kopie van die bestreden beslissing toe te voegen. Het verzoek om herziening dient in ieder geval de volgende elementen te bevatten: o o o o naam en adres indiener dagtekening een omschrijving van de bestreden beslissing de gronden van het verzoek. Het verzoek om herziening wordt niet-ontvankelijk verklaard: o o indien niet aan de gestelde termijn van indienen wordt voldaan. Dit geldt niet als de indiener aantoont dat hij redelijkerwijs niet in verzuim is geweest; in andere gevallen dan genoemd onder a, als geen gebruik gemaakt wordt van de door de CKI geboden gelegenheid tot verzuimherstel. Het verzoek om herziening wordt verder niet-ontvankelijk verklaard als het, bij het niet van toepassing zijn van een termijn, onredelijk laat wordt ingediend. Dit geldt uitsluitend wanneer het bezwaar betrekking heeft op het niet tijdig nemen van een beslissing. Het verzoek om herziening schorst niet de werking van de beslissing. Het verzoek leidt tot heroverweging van de beslissing waartegen het is gericht Procedure De CKI neemt kennis van het verzoek om herziening en bevestigt binnen twee weken de ontvangst. De CKI biedt gelegenheid tot het horen van de indiener. Het verzoek om herziening wordt gemeld bij de kwaliteitsmanager die het verzoek registreert. Het horen betreft met name de vakinhoudelijke aspecten die geleid hebben tot de beslissing en dient binnen zes weken na het vaststellen dat een hoorprocedure aan de orde is, plaats te vinden. Het horen kan geschieden door de CKI of door een of meer door de CKI benoemde ter zake kundigen. Het horen geschiedt door een persoon of personen die niet betrokken is/zijn geweest bij de voorbereiding van de beslissing, en geen binding hebben met de belanghebbende. Het horen geschiedt op een door de CKI te bepalen tijdstip binnen de gangbare kantooruren. Relevante stukken kunnen tot 10 dagen voor de hoorzitting worden ingediend en liggen gedurende een week voor de zitting ter inzage. Versie 02 Datum Pagina 17 van 26

19 Van het horen wordt afgezien indien het verzoek om herziening kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is, inmiddels aan het verzoek is tegemoetgekomen, of indien belanghebbende verklaart hiervan geen gebruik te maken. Van het horen wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt bij de beslissing op het verzoek om herziening gevoegd. De hoorcommissie brengt tevens advies aan de CKI Beslissing op het verzoek om herziening De CKI beslist aan de hand van de haar ter beschikking staande gegevens binnen zes weken na ontvangst van het verzoek om herziening over het verzoek indien geen sprake is geweest van een hoorzitting. Indien er wel sprake is geweest van het horen van de belanghebbende beslist de CKI binnen een termijn van tien weken. De termijnen genoemd onder en kunnen eenmaal met ten hoogste 4 weken worden verlengd. Van haar beslissing zal de CKI de onderbouwing en motivering aan belanghebbende meedelen Burgerlijke rechter De belanghebbende wordt binnen 1 week na het nemen van een beslissing schriftelijk over het standpunt van de CKI ingelicht. Indien de inhoud of strekking van de nieuwe beslissing de belanghebbende hiertoe aanleiding geeft, dient hij zich in voorkomend geval te wenden tot de burgerlijke rechter open. De CKI zal de belanghebbende in haar beslissing op het verzoek om herziening wijzen op deze mogelijkheid. 4.8 REGISTER VOOR SYSTEEM-/PROCESCERTIFICATIE De CKI registreert maandelijks de actuele gegevens in het systeemcertificaat. Conform de overeenkomst met BHST worden de gegevens elektronisch verzonden aan Bureau BHST ten behoeve van het BHST Certificaatregister. Weigeren, opschorten of intrekken van certificaten dienen door de CKI onmiddellijk te worden doorgegeven aan de BHST en de andere CKI s. Dit register wordt via internet toegankelijk gemaakt, binnen de wettelijke kaders. 4.9 NORMINTERPRETATIE Het CCvD dient te zorgen voor eenduidige norminterpretatie van de eisen in het werkveldspecifieke certificatieschema. Toch kan het voorkomen dat er in de operationele fase verschillende interpretaties bestaan van één of meerdere in werkveldspecifieke certificatieschema s gehanteerde begrippen. Versie 02 Datum Pagina 18 van 26

20 Mocht het gebeuren dat certificaathouders, aanvragers van diensten en CKI s uiteenlopende definities hanteren en hierover meningsverschillen bestaan, dan dienen afwijkende interpretaties te worden voorgelegd aan het CCvD. Versie 02 Datum Pagina 19 van 26

21 5. TOEZICHT Gebruik van dit hoofdstuk Dit hoofdstuk bevat de elementen die samenhangen met controle op de naleving. Ten behoeve van het werkveldspecifieke certificatieschema dient het CCvD op de volgende wijze om te gaan met dit modelcertificatieschema. Paragraaf 5.1: in deze paragraaf beschrijft het CCvD de verplichtingen die gelden voor de certificaathouder aangaande de toegang verlenen tot informatie. Paragraaf 5.2: overnemen en invullen met de benodigde informatie. Paragraaf 5.3: overnemen en invullen met de benodigde informatie. Paragraaf 5.4: overnemen en invullen van de procedures die CKI dient te volgen. Paragraaf 5.5: overnemen en invullen van de procedures die CKI dient te volgen. Daarnaast dient er een overzicht te komen van de maatregelen die een CKI in dient te stellen bij geconstateerde overtredingen. Toelichting hierop wordt gegeven in de toelichtende notitie. De CKI is verplicht de certificaathouder blijvend te toetsen aan de eisen in het werkveldspecifieke certificatieschema. Het CCvD bepaalt in dit hoofdstuk van het certificatieschema hoe het toezicht door de CKI dient te worden ingericht 5.1 TOEGANG Indien het voor het toezicht noodzakelijk is dat de CKI, de nationale accreditatie-instantie en IWI-SZW zich toegang verschaffen tot gegevens van de certificaathouders, dan wordt in deze paragraaf de toegang hiertoe geregeld. Gespecificeerd wordt om welke informatie het gaat en op welke wijze de certificaathouder hier toegang toe dient te verlenen, via de certificatieovereenkomst. 5.2 FREQUENTIE VAN HET TOEZICHT In deze paragraaf wordt aangegeven hoe vaak de CKI controles of (tussentijdse) audits houdt. Dit dient genormeerd te worden door het CCvD. De frequentie van het toezicht wordt aantoonbaar afgeleid van en onderbouwd door de opgestelde risicoanalyse. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten: Een certificatieperiode van drie jaar is de maximale periode waarbinnen afgezien mag worden van tussentijdse controles. Voor een maximale certificatieperiode van vijf jaar kan alleen dan gekozen worden indien minimaal eenmaal een onaangekondigde tussentijdse controle bij alle certificaathouders plaatsvindt. In alle gevallen kan besloten worden tot onaangekondigde steekproefsgewijze controles. In een werkveldspecifieke verplichting wordt aangegeven uit welk percentage de steekproef dient te bestaan en met welke frequentie de controles worden uitgevoerd. Versie 02 Datum Pagina 20 van 26

22 5.3 DE WIJZE VAN UITVOERING VAN HET TOEZICHT In deze paragraaf wordt aangegeven op welke wijze de CKI verwacht wordt audits in te vullen. De wijze waarop wordt aantoonbaar afgeleid van de opgestelde risicoanalyse 5.4 VERSLAG VAN BEVINDINGEN De CKI stelt een verslag op van haar bevindingen tijdens de tussentijdse audit. Dit verslag wordt ter beschikking gesteld aan de certificaathouder. Deze kan hiertegen bezwaar aantekenen, zie hiervoor paragraaf 4.7. In deze paragraaf wordt gespecificeerd op welke wijze de CKI invulling dient te geven aan de verslaglegging en aan de opvolging van eventueel geconstateerde afwijkingen. 5.5 MAATREGELEN (ARTIKEL 1.5E ARBOBESLUIT) Indien blijkt dat een certificaathouder niet of niet meer voldoet aan de eisen of normen in het werkveldspecifieke certificatieschema heeft dit maatregelen door de CKI tot gevolg. De maatregelen strekken ertoe dat op zo kort mogelijke termijn voldaan wordt aan genoemde eisen of normen. Mogelijke maatregelen zijn het weigeren, schorsen of intrekken van het certificaat. In deze paragraaf dient het CCvD de criteria daarvoor op te stellen ten behoeve van de CKI. Het daadwerkelijk nemen van maatregelen in situaties die daarom vragen is de verantwoordelijkheid van de CKI, die daarop wordt gecontroleerd door IWI. Er dient door de CKI informatie-uitwisseling met de arbeidsinspectie (AI) plaats te vinden over geconstateerde gevaarlijke situaties bij werkzaamheden die door een afgegeven of nog af te geven certificaat worden gereguleerd en waardoor de veiligheid of de gezondheid van werknemers of derden in gevaar kan worden gebracht. Indien er sprake is van een maatregel wordt dit aan de certificaathouder kenbaar gemaakt. Relevante informatie over de maatregel dient door de CKI ingebracht te worden in een centraal registratiesysteem. Tevens dient de AI hiervan in kennis gesteld te worden. Deze meldingsplicht dient nauwkeurig uitgewerkt te worden, in verband met de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en de contractuele relatie tussen CKI en klant. Indien een certificaathouder na een intrekking opnieuw gecertificeerd wil worden dient dezelfde procedure doorlopen te worden als bij initiële certificatie. De termijn tussen intrekken en het verstrekken van het nieuwe certificaat is minimaal 12 maanden. Bij het opleggen van een maatregel dient de CKI aan te geven (en te registreren) na welke periode certificatie weer is toegestaan. 5.6 CRITERIA Criteria op basis waarvan de CKI maatregelen moet treffen zijn de volgende. Schorsen van het certificaat vindt plaats indien sprake is van:... Versie 02 Datum Pagina 21 van 26

23 Intrekken van het certificaat vindt plaats indien sprake is van: Weigeren van het certificaat vindt plaats indien sprake is van:... Versie 02 Datum Pagina 22 van 26

24 DEEL II: NORMEN Deel 2 van dit certificatieschema bevat de normen die gelden voor een certificaat in een werkveld. Beschreven wordt achtereenvolgens: eisen voor certificatie (hoofdstuk 6); de wijze waarop het voldoen aan de toelatingseisen wordt beoordeeld en gerapporteerd (hoofdstuk 7). Versie 02 Datum Pagina 23 van 26

25 6. EISEN Gebruik van dit hoofdstuk Dit hoofdstuk bevat eisen zoals deze van toepassing zijn op het werkveldspecifieke certificatieschema. Ten behoeve van het werkveldspecifieke certificatieschema dient het CCvD op de volgende wijze om te gaan met dit modelcertificatieschema. Paragraaf 6.1: overnemen en de eisen voor het specifieke werkveld invullen. De hierbij gemaakte keuzes worden besproken in de toelichtende notitie. Daaruit blijkt op welke wijze ze aansluiten bij de risicoanalyse voor dit werkveld. Dit hoofdstuk bevat de werkveldspecifieke normen waaraan een te certificeren systeem moet voldoen, alsmede de wijze waarop de toetsing daarvan plaatsvindt. 6.1 EISEN De CCvD dient eisen op te stellen voor certificatie 3. Deze dienen aantoonbaar afgeleid te zijn van de risicoanalyse specifiek voor het betreffende werkveld opgesteld en vormen daarmee het substantiële deel van het totaal aan eisen. Hierbij moet voortdurend het achterliggende doel voor ogen gehouden worden, te weten het verzekeren dat er (management) systemen zijn die zorgen dat alle risico s gekend zijn en met adequate middelen beheerst worden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om: - Eisen m.b.t. management van de organisatie; - Eisen m.b.t. management van middelen - Eisen m.b.t. management van personen; - Eisen m.b.t. procedures, werkwijzen/methoden. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het CCvD bevoegd is en kan besluiten tot lichtere eisen voor een korte periode, indien nieuwe certificaathouders op de markt komen. 3 Hierbij wordt er vanuit gegaan dat in ieder geval wordt voldaan aan de eisen volgens ISO/IEC 9001: 2000 en haar toelichting in ISO/IEC 9004 Versie 02 Datum Pagina 24 van 26

26 7. BEOORDELINGSMETHODIEK De wijze waarop de CKI haar beoordelingen en controles 4 uitvoert dient aan specifieke eisen voor het betreffende werkveld te voldoen en zullen door het CCvD in het certificatieschema worden vastgelegd. Indien de CKI besluit om op onderdelen van de ISO 9001 een nadere interpretatie of uitwerking toe te voegen, dient dat in deze paragraaf verder uitgewerkt te worden. Het betreft werkveldspecifieke eisen aan: - De initiële audit ten behoeve van systeemcertificatie: - De tussentijdse audits ten behoeve van toezicht op certificaat; - De audit ten behoeve van hercertificatie. 4 De auditmethode kan worden gebaseerd op ISO Versie 02 Datum Pagina 25 van 26