Handboek machtiging vervanging niet-elektronische aanmeldingen CAO s bij SZW

Transcriptie

1 DEZE BIJLAGE BEHOORT BIJ DE TOELICHTING OP DE REGELING VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID VAN 22 APRIL 2009, FZ/BO/2009/8540 TOT VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Handboek machtiging vervanging niet-elektronische aanmeldingen CAO s bij SZW

2 INHOUD 1 Inleiding 3 2 Procesmatige- en technische inrichting Reikwijdte van het vervangingsproces Betrokken organisatie-onderdelen Wet- en regelgeving Categorieën archiefbescheiden waarop de machtiging van toepassing is Verantwoordelijk- en bevoegdheden Inrichting van het vervangingsproces Postbehandeling Hardware Software Selectieproces Archiefbescheiden Criteria keuze tussen scanning in zwartwit en in kleur Omgang met papieren archiefbescheiden die niet direct na ontvangst worden gescand Scanproces Onderscheid tussen inkomende en uitgaande post Fysieke voorbereiding archiefbescheiden voor vervanging Registratie van alle relevante metadata voorafgaand aan scanning Wijze van scheiding van archiefbescheiden Wijze van kwaliteitscontrole Kleurmodel Scannen van uitgaande post Proces van vernietiging Kwaliteitsprocedures 16 3 Minimale technische specificaties bij digitale vervanging Parameters Bestandsformaat 18 4 Toepassing Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 19 2

3 1 Inleiding De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is voornemens zijn - op papier - aangemelde CAO s te laten vervangen door digitale reproducties. Omdat het hier gaat om archiefbescheiden in de zin der Archiefwet 1995 is daarvoor apart toestemming vereist in de vorm van een aanvraag voor een machtiging tot vervanging. In het kader daarvan is dit Handboek opgesteld. Hierin vindt u een beschrijving van de processen en de maatregelen die zijn genomen om kwaliteitsborging te garanderen. De bevoegdheid van de minister van SZW voor vervanging is geregeld in: de Archiefwet 1995, artikel 7 en 9, eerste lid het Archiefbesluit 1995, artikel 2, 6 en 8. Bij het maken van het Handboek is gebruik gemaakt van de bijlage behorende bij de beleidsregel Digitale vervanging archiefbescheiden van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Stcrt. nr. 21 d.d. 30 januari 2008). Deze bijlage behoort bij artikel 3, eerste lid, en geeft een opsomming van de minimale elementen die in een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging dienen te worden opgenomen. In hoofdstuk 2 van dit handboek wordt een beschrijving gegeven van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging. Vervolgens zijn in hoofdstuk 3 de technische specificaties opgenomen. Ten slotte wordt in hoofdstuk 4 ingegaan op de toepassing van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 3

4 2 Procesmatige en technische inrichting 2.1 Reikwijdte van het vervangingsproces Betrokken organisatie-onderdelen bij het vervangingsproces Bij het vervangingsproces van de op papier aangemelde CAO s zijn de volgende organisatieonderdelen betrokken: De postkamer van de directie Facilitaire Zaken (FZ). Een klantgroep DIV van de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering (GOB/DIV). De directie Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving (UAW), afdeling Registratie, Beheer en Informatie (RBI) Wet- en regelgeving Voor het aanmelden van CAO s geldt de volgende wet- en regelgeving. Werkgevers of werknemers zijn verplicht een mededeling te doen aan de Minister van SZW over het sluiten, wijzigen of opzeggen van een CAO. Daarvoor geldt de volgende regelgeving: Wet op de loonvorming, 12 februari Artikel 14 maakt delegatie mogelijk naar het hierna genoemde Besluit. Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring, 2 december Wijziging Besluit aanmelding collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeenverbindendverklaring, 23 oktober Wet op de loonvorming uit 1970: Op grond van artikel 4, lid 1, doen partijen van het sluiten, wijzigen of opzeggen van een CAO schriftelijk mededeling aan de Minister van SZW. Daarbij wordt de tekst van de gesloten overeenkomst, gewijzigde bepalingen en een toelichting daarop overlegd. De Minister van SZW stelt zo spoedig mogelijk na ontvangst van de mededeling en CAO s hiervan schriftelijk in kennis (artikel 4, lid 2). Een CAO of wijziging daarvan kan eerst in werking treden met ingang van de dag volgende op die waarop de minister van SZW de kennisgeving heeft verzonden (artikel 4, lid 3) Op grond van artikel 14 kan de Minister van SZW regelen stellen op welke wijze een mededeling van het sluiten, wijzigen of opzeggen van een CAO moet worden ingediend en welke gegevens daarbij moeten worden verstrekt. De regelen zijn uitgewerkt in een Besluit uit

5 Besluit aanmelden cao en aanvragen avv uit 1998: Volgens het Besluit uit 1998 dienen CAO s te worden aangemeld bij SZW en te voldoen aan een aantal vereisten. Zo dient de inhoud van de mededeling de volgende metadata te bevatten: 1) De partijen die een CAO afgesloten of gewijzigd hebben en de adressen van partijen. 2) Het tijdvak waarvoor de CAO als geheel is gesloten. 3) De afloopdata van de meerderheid van CAO-bepalingen, indien de CAO bepalingen kent met verschillende afloopdata. Sinds 1 april 2004 is het mogelijk voor werkgevers en andere partijen om een CAO elektronisch aan te melden. Daarvoor gelden de volgende specifieke bepalingen: Artikel 1 : 2, lid 1, uit het hierboven genoemde Besluit: Bijlagen bij de mededeling Bij de mededeling van het sluiten van een eerste CAO met een werkingssfeer waarvoor nog geen CAO bestond, wordt gevoegd: o de digitale tekst van de integrale CAO, met inbegrip van alle daarbij behorende bijlagen, waaronder de rechtens geldende statuten en reglementen van fondsen, waarbij gebruik is gemaakt van algemeen gebruikte programmatuur ( ). o de letterlijke tekst van de integrale collectieve arbeidsovereenkomst ; o een toelichting op de collectieve arbeidsovereenkomst; o een overzicht van de geschatte loonkosten van de collectieve arbeidsovereenkomst, tenzij een schatting niet mogelijk is door gebrek aan kennis van de loonkosten voorafgaand aan deze collectieve arbeidsovereenkomst. Artikel 1 : 2, lid 2, uit het genoemde Besluit Bijlagen bij de mededeling Indien de mededeling betrekking heeft op een CAO welke in vergelijking met daaraan voorafgaande CAO s wijzigingen heeft ondergaan, wordt: bij de mededeling eveneens de digitale tekst en bijlagen gevoegd, waarbij gebruik is gemaakt van algemeen gebruikte programmatuur ( ). de letterlijke tekst van de in de collectieve arbeidsovereenkomst aangebrachte wijzigingen in de vorm van een nota van wijzigingen dan wel de letterlijke tekst van de integrale collectieve arbeidsovereenkomst waarbij de wijzigingen door middel van markeringen zijn aangegeven; een toelichting op de bedoelde wijzigingen; een overzicht van de geschatte loonkosten van de wijzigingen. Artikel 3 : 1 uit het genoemde Besluit Elektronische aanmelding o o Indien de [inhoudelijke] mededeling elektronisch wordt verzonden, wordt daarbij gebruik gemaakt van de daarvoor door de Minister ter beschikking gestelde elektronische formulieren en een door hem erkende elektronische handtekening. Indien de mededeling van het sluiten van een collectieve arbeidsovereenkomst 5

6 elektronisch is verzonden ( ) worden mededelingen van het wijzigen of opzeggen daarvan eveneens elektronisch verzonden. o De Minister draagt zorg voor de voor elektronische mededelingen noodzakelijke elektronische infrastructuur met behulp waarvan die mededelingen betrouwbaar en vertrouwelijk kunnen worden verzonden Categorieën archiefbescheiden waarop de machtiging van toepassing is Aan de hand van de neerslag uit bovengenoemde wet- en regelgeving en aan de hand van de procesbeschrijvingen is vastgesteld dat het voorgenomen besluit tot vervanging van toepassing is op de volgende categorieën documenten: Papieren CAO-aanmeldingen. Papieren correspondentie die aan SZW wordt aangeboden door werkgevers of werknemers, te weten: o Een papieren aanbiedingsbrief. o Een papieren nota van wijziging of gemarkeerde wijzigingen in de papieren CAO-tekst zelf. o Vervolgcorrespondentie op papier: Kennisgeving van ontvangst (KVO). Procedure-onderbrekingsbrief (PO). Rappelbrief. Vervolgcorrespondentie op papier na verzending KVO. 2.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De verantwoordelijkheden binnen de organisatie-onderdelen over het proces van vervanging zijn op grond van artikel 3 van de Kaderregeling DIV SZW als volgt geregeld: De directie UAW is als archiefvormend orgaan verantwoordelijk voor het dynamische archiefbeheer van haar onderdeel. De directie UAW heeft een dienstverleningsafspraak gesloten met de directie GOB voor de uitvoering van het dynamisch archiefbeheer waarvoor zij wel verantwoordelijk blijft (delegatie). De directie GOB is verantwoordelijk voor het semi-statisch archiefbeheer van het ministerie en het opstellen van de selectielijsten. De directie FZ is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van DIV en het houden van toezicht op de archieven van de archiefvormende organen. Elke medewerker dient er zorg voor te dragen dat door hem behandelde ingekomen en uitgaande archiefbescheiden ter archivering wordt aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief. De verantwoordelijkheden binnen de organisatie-onderdelen over het proces van vervanging ten aanzien van CAO-aanmeldingen zijn op uitvoeringsniveau als volgt geregeld: De medewerkers van de postkamer zijn verantwoordelijk voor het openen van de enveloppen en doorsturen van de fysieke CAO-documenten. De medewerkers van een klantgroep DIV zijn verantwoordelijk voor het selecteren, registreren van de fysieke CAO-documenten. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor 6

7 de dossiervorming en het doorzenden van het dossier met de fysieke CAOdocumenten ter behandeling naar de medewerkers van de afdeling RBI van de directie UAW. De medewerkers van de afdeling RBI van de directie UAW zijn verantwoordelijk voor het scannen van de inkomende papieren CAO s en het automatisch laten wegschrijven op de T:/schijf. Ook zijn zij verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging van het scanningsproces. De senior medewerker bedrijfsvoering van de directie UAW is verantwoordelijk voor de ontvankelijkheids- en inhoudelijke toets van de CAO-documenten. De senior medewerker bedrijfsvoering van de directie UAW is verantwoordelijk voor de aanmaak, registratie, verzending en digitale en fysieke archivering van de PObrief en de KVO. De medewerkers van een klantgroep DIV zijn verantwoordelijk voor de registratie van aanvullende informatie van CAO-partijen naar aanleiding van een SZW-verzoek om aanvullende gegevens. 7

8 2.3 Inrichting van het vervangingsproces Postbehandeling In het huidige postbehandelingproces worden de poststukken vanuit de postkamer geleverd aan het GOB/DIV. Het GOB/DIV sorteert de stukken uit naar klantgroepen en registreert de archiefwaardige post in DocMan. Daarna wordt de scanwaardige post aangeboden aan de medewerkers van de afdeling RBI van de directie UAW. Het gehele proces van postbehandeling- en opname van gescande documenten in het elektronisch systeem CAO Aanmelding Online vindt als volgt plaats: Start proces 1) Ontvangen enveloppen 2) Enveloppen afgeven aan medewerkers GOB/DIV Ga naar 3 8

9 Vervolg van 2 3) Selecteren CAO s 4) Registreren in DocMan 4.1 Registreren metagegevens 5) Aanbieden aan afdeling RBI 6) Toevoegen begeleidingsformulier Ga naar 7 9

10 Vervolg van 6 7) Voorbewerken en scannen 8) Kwaliteitsmomenten In orde? 9) Automatisch wegschrijven op T:/schijf Scanmedewerker afdeling RBI heeft leesrechten 10) Plaatsen stempel gescand Medewerker UAW heeft verwijderingsrechten Behandeling document in PrimAV. Einde Proces 10

11 Stap: Actie: Wat?: Wie?: 1 Ontvangen enveloppen Enveloppen worden geopend Medewerker postkamer 2 Enveloppen afgeven aan Enveloppen worden afgegeven aan de Medewerker postkamer medewerkers GOB/DIV medewerkers GOB/ DIV die op de postkamer registratiewerkzaamheden verrichten. 3 Selecteren CAO s De CAO s worden geselecteerd voor DIV Medewerker registratie. 4 Registreren in DocMan Aanbiedingsbrief en aan te melden CAOdocumenten DIV Medewerker worden geregistreerd. 4.1 Registratie metagegevens De volgende metagegevens worden bij de registratie van CAO s vastgelegd in het systeem DocMan: DIV Medewerker Tabblad algemeen Directie/afdeling Registratiedatum Datum document Referentiekenmerk CAO nummer Omschrijving Tabblad NAW NAW code Naam Afz./Geadr. Adres Plaats Tabblad inhoud Trefwoord Kader Betrokkene Verk. Inhoud Eerste behandelstap 5 Aanbieding aan afdeling RBI De geregistreerde aanbiedingsbrief en CAO worden aangeboden aan de directie UAW afdeling RBI 6 Toevoegen begeleidingsformulier Op de aanmeldingsbrief en de CAO wordt een begeleidingsformulier ingevuld en toegevoegd met de titel: UAW Document 7 Voorbewerken en scannen 1) Is het CAO-document vrij van nietjes en andere bindmiddelen? 2) Is de samengestelde batch voorzien van een begeleidingsformulier? 3) Bevat het document unieke documentkenmerken? 4) Is het CAO-document gekleurd? 5) Staat de scanner in de juiste positie afgesteld. DIV Medewerker Scanmedewerker afdeling RBI Scanmedewerker afdeling RBI 8 Kwaliteitsmomenten 6) Komt het aantal pagina s van het originele document overeen met het gescande document? 7) Zijn er blanco pagina s? 8) Is het gescande document leesbaar, volledig en correct? 9) Alle documenten worden per batch gecontroleerd op leesbaarheid, volledigheid en correctheid. Bij fouten worden ze opnieuw gescand en doorlopen ze de kwaliteitsmomenten opnieuw. 9 Automatisch wegschrijven op T:/schijf Scanmedewerker afdeling RBI De scans zijn vanaf nu niet meer te verwijderen door de scanmedewerker Scanmedewerker afdeling RBI 11

12 10 Plaatsen stempel gescand Na het scannen wordt een stempel op het origineel gezet. Scanmedewerker afdeling RBI De CAO-aanmeldingen worden verwerkt in het elektronische systeem CAO Aanmelding Online, waarbij een stuksgewijze scanningsmethode voor de invoer van documenten is gebruikt. De scanning vindt met behulp van een scanner plaats bij de afdeling RBI en wordt uitgevoerd door medewerkers bij de afdeling. 2.4 Hardware De volgende gegevens technische gegevens zijn beschikbaar over de scanner. Er wordt gescand met de scanner Canon DR 9080 C. Canon DR 9080 C Scan pagina per minuut 50 Welk formaat (A0 A4, portret en landschap) A3,A4/PL Welke soort documenten worden verwerkt (rapport, Meervoudig document enz.) Kleur scanning Imprinting Optie Barcode herkenning Optie Enkel of tweezijdig scannen Duplex Interface SCSI, USB 2.0 ISIS/TWAIN ISIS/TWAIN Manuele / feeder invoer 500 stuks feeder 2.5 Software De afdeling RBI gebruikt Kofax software voor het scannen van analoge documenten. Van deze software zijn de volgende gegevens bekend: Naam software: Kofax Ascent Capture Versie: Releasedatum: 30 juni 2006 Leverancier: Canon Geïnstalleerde service packs of patches: Selectieproces Archiefbescheiden Hieronder wordt beschreven of ingekomen stukken wel of geen archiefbescheiden zijn in de zin van de Archiefwet 1995 en welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging. De hiervoor beschreven CAO-aanmeldingen zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet De aanmeldingen behoren bij een werkproces van het ministerie van SZW. Dit proces bestaat uit de verplichting van werkgevers of werknemers om mededeling te doen aan de Minister van SZW over het sluiten, wijzigen of opzeggen van een CAO. Hiervoor geldt de volgende regelgeving: 12

13 Wet op de loonvorming, 12 februari Artikel 14 maakt delegatie mogelijk naar het hierna genoemde Besluit. Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring, 2 december Wijziging Besluit aanmelding collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindendverklaring, 23 oktober Op grond van de selectielijst Inkomens- en arbeidsvoorwaardenbeleid d.d. 14 maart 2006 zijn deze documenten gekwalificeerd als blijvend te bewaren archiefbescheiden (handeling 60). Voor alleen elektronisch verzonden CAO-aanmeldingen is geen vervanging noodzakelijk. Het formele Besluit aanmelding van CAO-en en algemeen verbindend verklaring van 2 december 1988 voorziet in de mogelijkheid om aanmeldingen reeds elektronisch te laten plaatsvinden Criteria keuze tussen scanning in zwartwit en in kleur Bij de afdeling RBI van de directie UAW is het mogelijk om zowel in zwart/wit als in kleuren te scannen. Gekleurde CAO-documenten worden altijd in kleur gescand Omgang met papieren archiefbescheiden die niet direct na ontvangst worden gescand CAO-aanmeldingen worden in een electronische vorm (bijv. floppy met CAO-tekst in PDF-formaat) en soms ook in papieren vorm door CAO partijen aangeboden aan SZW. De originele papieren CAO-documenten worden gescand door de medewerkers van de afdeling RBI en op de T:/schijf weggeschreven. De medewerkers van de directie UAW kunnen daarna de CAO-aanmeldingen gaan behandelen aan de hand van hun electronische formulieren. Alle originele papieren CAO-documenten worden door een klantgroep DIV aangeboden aan de directie UAW. Na het behandelingsproces gaan de originele papieren CAO-documenten terug naar een klantgroep DIV om daar tijdelijk, totdat door de afdeling RBI gecontroleerd is of de zaak is afgedaan en de back-upprocedure goed is uitgevoerd, te worden opgeslagen. Er vindt een controle op volledigheid plaats door de medewerkers van de directie UAW. Aan de hand van een digitaal formulier bestaande uit zeven stappen vindt een ontvankelijkheids- en een inhoudelijke toets plaats. De controle op volledigheid kan leiden tot het aanspreken van de aanmelder/indiener op onvolledigheden, waardoor de aanvraag niet in behandeling kan worden genomen. Indien de indiener de CAO-aanmelding op een onjuiste wijze elektronisch verricht, dan wordt zij via een telefonische waarschuwingsronde of per e- mail hierover aangesproken. De aanmelder/indiener kan dan vervolgens elektronisch haar aanmelding op een juiste wijze aanpassen en aanvullen, zodat de aanmelding alsnog kan worden ingediend. 13

14 Indien de aanmelder/indiener de aanmelding op een onjuiste wijze fysiek (op papier) verricht, dan wordt zij middels een fysieke brief hierover aangesproken. Een onjuiste aanmelding blijkt bijvoorbeeld uit een verkeerd ingevulde looptijd van een CAO. De aanmelder/indiener kan dan vervolgens zowel op papier als electronisch haar aanmelding op een juiste wijze aanpassen. De ondertekende fysieke brief wordt teruggescand en opgeslagen in het systeem. De fysieke brief wordt daarna verzonden. 2.7 Scanproces Onderscheid tussen inkomende en uitgaande post Bij het proces van CAO-aanmeldingen wordt onderscheid gemaakt in de volgende documenten: Inkomende post: Papieren aanbiedingsbrief; Papieren CAO-tekst (bron-document) Papieren nota van wijziging of gemarkeerde wijzigingen in de papieren CAO-tekst zelf. Vervolgcorrespondentie van CAO-partijen Vervolgcorrespondentie na verzending KVO. Deze poststukken worden ontvangen via de interne postkamer. Uitgaande post: Papieren Kennisgeving van Ontvangst (KVO). Papieren Eerste procedure-onderbrekingsbrief (PO) Papieren Tweede procedure-onderbrekingsbrief. Papieren Rappelbrief Vervolgcorrespondentie na verzending KVO. Deze documenten worden in het systeem aangemaakt door de medewerkers van de directie UAW Fysieke voorbereiding inkomende archiefbescheiden voor vervanging De medewerkers van de afdeling RBI van de directie UAW hanteren de volgende voorbewerkingsprocedure: De te scannen documenten worden vrij van nietjes en andere bindmiddelen gemaakt. De samengestelde batch wordt voorzien van een begeleidingsformulier. Het document wordt gecheckt op unieke documentkenmerken en kleur. De scanner wordt gecheckt op de juiste positie Registratie van alle relevante metadata voorafgaand aan scanning Voorafgaande aan de scanning door de afdeling RBI worden de CAO-documenten geregistreerd door de medewerkers van DIV Team 2. Daarbij worden de volgende metagegevens in het systeem DocMan geregistreerd: Tabblad algemeen: Directie/afdeling 14

15 Registratiedatum Datum document Referentiekenmerk CAO nummer Omschrijving Tabblad NAW NAW code Naam Afz./Geadr. Adres Plaats Tabblad Inhoud Trefwoord Kader Betrokkene Verkorte inhoud Eerste behandelstap Wijze van scheiding van archiefbescheiden De CAO-documenten worden gescheiden met behulp van een begeleidingsformulier waarop staat aangeven UAW Document Wijze van kwaliteitscontrole Ten aanzien van de CAO-documenten wordt een volgende check uitgevoerd door de medewerkers van de afdeling RBI: Gecheckt wordt of het aantal pagina s van het originele document overeenkomt met het gescande document. Gecheckt wordt of er blanco pagina s aanwezig zijn. Gecheckt wordt of het document leesbaar, volledig en correct is gescand. Een aantal gescande documenten wordt steeksproefsgewijs nogmaals geheel handmatig bekeken op leesbaarheid, volledigheid en correctheid. Bij fouten worden opnieuw gescand en doorlopen ze opnieuw de kwaliteitscontrole Kleurmodel De CAO-documenten worden, indien van toepassing, in kleur gescand Scannen van uitgaande post In het geval dat de CAO-aanmelding in digitale vorm wordt ontvangen, worden de uitgaande documenten digitaal aangemaakt, ondertekend met behulp van PKI en digitaal verzonden. De metadata van de uitgaande documenten worden door de medewerkers van de afdeling RBI geregistreerd. In het geval dat de CAO-aanmelding in papieren vorm wordt ontvangen, worden de uitgaande documenten eveneens digitaal aangemaakt en vervolgens in papieren vorm uitgedraaid. De brief wordt ondertekend. Het papieren ondertekende document wordt weer teruggescand en in het systeem gearchiveerd. De originele getekende brief wordt daarna naar de geadresseerde gestuurd. 15

16 2.7.8 Proces van vernietiging De CAO-documenten worden op grond van de selectielijst Inkomens- en arbeidsvoorwaardenbeleid blijvend bewaard. Er is in casu geen sprake van vernietiging van documenten. De bevoegdheid tot vernietiging is op grond van artikel 3 van de Kaderregeling DIV SZW 1 als volgt geregeld: De directie UAW is als archiefvormend orgaan verantwoordelijk voor het eigen dynamisch archiefbeheer van haar onderdeel, te weten postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdrachten aan andere organen, alsmede voor het opstellen, vaststellen en onderhouden van het documentair structuurplan van het archiefvormend orgaan overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. De directie UAW heeft door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het dynamisch archiefbeheer, of een deel daarvan, overgedragen aan de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering. De directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het semi-statische archiefbeheer (waaronder ook eventuele vernietiging na het verstrijken van de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn) van het ministerie en het opstellen van selectielijsten. Nadat de papieren documenten zijn gescand en zijn opgeslagen in het systeem, komen de papieren documenten voor vernietiging in aanmerking. Als grondslag wordt hiervoor wordt de machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gebruikt (kenmerk C/S&A/08/3031, d.d. 9 december 2008). De papieren documenten worden, na afloop van de beroepstermijn, vernietigd. Van de vernietiging wordt, conform het Archiefbesluit 1995, artikel 8, een verklaring opgemaakt. De verklaring van vernietiging wordt door de directeur van de directie UAW ondertekend. De verklaring wordt gearchiveerd in het archief van de directie UAW. 2.8 Kwaliteitsprocedures In de Kaderregeling DIV SZW is in artikel 26 het toezicht geregeld. Artikel 26 Toezicht 1. De beheerder is namens het archiefvormend orgaan orgaan belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het dynamisch archiefbeheer. 2. De directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering is belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het semi-statisch archiefbeheer. 3. De directie Facilitaire Zaken houdt intern toezicht op de naleving van de regels op het gebied van documentaire informatievoorziening. 4. De beheerder verstrekt namens het archiefvormende orgaan op verzoek aan de directie Facilitaire Zaken juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem 1 De Kaderregeling DIV SZW bestaat uit de beheersregels voor het ministerie van SZW conform artikel 14 van het Archiefbesluit. 16

17 beheerde archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze archiefbescheiden vorm wordt gegeven. De beleidsmedewerkers DIV van de directie Facilitaire Zaken houden 1 x per jaar een kwaliteitsmeting met betrekking tot het scanproces, waarbij de volgende vragen worden gesteld: Vraagnr: Vraagnr. 1 Vraagnr. 2 Vraagnr. 3 Vraagnr. 4 Vraagnr. 5 Vraagnr. 6 Vraagnr. 7 Vraagnr. 8 Vraagnr. 9 Vraagnr. 10 Vraagnr. 11 Vraagnr. 12 Vraagnr. 13 Vraagnr. 14 Vraagnr. 15 Vragen Is het CAO-document vrij van nietjes en andere bindmiddelen? Is de samengestelde batch voorzien van een begeleidingsformulier? Bevatten de documenten unieke documentkenmerken? Is het CAO-document gekleurd? Zo ja, dan wordt de CAO in kleur gescand? Staat de scanner in de juiste positie afgesteld en hoe wordt dat gecontroleerd? Welke procedure wordt gehanteerd als de scanner niet behoorlijk werkt? Komt het aantal pagina s van het originele document overeen met het gescande document? Zo niet wordt er dan opnieuw gescand? Zijn er blanco pagina s. Hoe wordt daar mee omgegaan? Is het gescande document leesbaar, volledig en correct? Wordt dat gemeten en wanneer en hoe wordt dat gemeten? Worden de gescande documenten ook steeksproefsgewijs gemeten op digitale leesbaarheid, volledigheid en correctheid? Hoe wordt er omgegaan met verkeerd gescande documenten Waar en wordt het gescande document opgeslagen? In welk bestandformaat worden documenten opgeslagen? Welke medewerkers hebben hierbij raadpleegrechten? Welke medewerkers hebben hierbij verwijderrechten? 17

18 3 Minimale technische specificaties bij digitale vervanging 3.1 Parameters Voor gedrukte tekst worden de volgende parameters gebruikt: De CAO-documenten worden in kleur gescand volgens 300 dpi met een bitdiepte van Bestandsformaat De CAO-documenten worden eerst gedigitaliseerd in TIFF (tussenformaat) en daarna opgeslagen in PDF/A-1. 18

19 4 Toepassing Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden In dit hoofdstuk wordt, met behulp van een checklist, ingegaan op de toepassing van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002, 43) voor de vervanging van niet-elektronische aanmeldingen CAO s. 19

20 Art. 2. Kan te allen tijde voor archiefbescheiden worden vastgesteld: 1) De inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, een en ander voor zover de inhoud, structuur en vorm kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces. Inhoud: In geval van vervanging worden alle relevante gegevens uit de papieren CAO-aanmelding intern opgevoerd in het elektronisch formulier voor CAOaanmelding. Structuur: De structuur van de brief blijft niet in tact bij vervanging. Het elektronisch formulier heeft zijn eigen structuur. Dit is echter irrelevant voor de uitvoering van het werkproces. Er bestaan geen structuureisen voor de aanmeldingsbrief. Vorm: Vorm van aanmelding is bekend, namelijk de papieren briefvorm.. 2) Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het door de directie werd ontvangen of opgemaakt. Tijdstip: is bekend, ook na vervanging. De ontvangstdatum wordt opgevoerd in het elektronisch formulier. Taak: is bekend, ook na vervanging. Elke aanmelding wordt ontvangen uit hoofde van de uitvoering van het Besluit Aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en aanvragen van algemeen verbindend verklaring. Dit blijkt duidelijk uit de titel van de elektronische formulieren waarin de aanmeldingsgegevens worden opgevoerd.. 3) de samenhang met de andere door de directie ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. Samenhang: Alle samenhangende archiefbescheiden worden elektronisch gearchiveerd. Het elektronisch archief bestaat uit voor elke CAO een apart dossier. Binnen zo n CAO-dossier worden de archiefbescheiden weer onderscheiden naar procedure. Alle archiefbescheiden m.b.t. een bepaalde procedure zijn op het procedure-niveau eenvoudig raadpleegbaar. De samenhang volgt dus eenvoudig uit de dossierstructuur. Artikel 3. Is bij het dienstonderdeel 1) De bij die directie berustende Er is een actueel en compleet overzicht aanwezig met een actueel, compleet en logisch archiefbescheiden. per CAO aangegeven voor welke procedures en vanaf samenhangend overzicht aanwezig, wanneer, er een papieren dossier respectievelijk geordend, overeenkomstig het ten elektronische dossier bestaat. In dit overzicht is ook de tijde van de vorming van het archief (elektronische) vindplaats aangegeven

21 daarvoor geldende documentaire structuurplan van: Het elektronische systeem voor online aanmelding voorziet in de mogelijkheid samenhangende en combinaties van overzichten van de elektronische archiefbescheiden (waaronder de gesubstitueerde bestanden) op maat uit te draaien. Daarbij is het mogelijk te sorteren op verschillende kenmerken, zoals het sorteren op een bepaalde verzameling van CAO s een periode of een soort procedure. 2) De bestanden waarin deze bewaard worden, met daarin tenminste de hieronder bedoelde gegevens, te weten: 2.1) De benaming van de toepassingsprogrammatuur waarmee de digitale archiefbescheiden zijn ontvangen en opgemaakt, inclusief het versienummer. Wat betreft de toepassingsprogrammatuur: De applicatie is ontwikkeld voor Internet Explorer versie 6.0. Correspondentie en notities worden aangemaakt in Word 2002 en opgeslagen in PDF. Documenten die worden ontvangen bij een elektronische aanmelding, worden ontvangen in Word 2002 of PDF en opgeslagen in PDF. Wat betreft de ontwikkelprogrammatuur: De gebruikte technologie voor de applicatie voor het elektronisch indienen van CAO-aanmeldingen is ColdFusion. Geïnstalleerd is ColdFusion Studie4.5 Deze omgeving is de standaard ontwikkelomgeving binnen het Ministerie. MS SQL server (SQL*Server 7) is de database omgeving. 2.2) De beschrijving van het platform, met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en met naam en type van de apparatuur. De applicatie is ontwikkeld voor internet Explorer versie 6.0 op een Windows platform (Windows 2000 Professional, versie ). De applicatie

22 is afgestemd op twee resoluties, te weten: 1024 x 768 en 800 x 600. Voor een juiste werking van de applicatie dient vascript te kunnen worden gedraaid in de browser (optie vascript aan bij browseropties). 2.3) De documentatie die aangeeft hoe de toepassingsprogrammatuur heeft gewerkt met inbegrip van de nieuwe versies. SZW heeft in het verleden geen problemen ondervonden met Internet Explorer. Alle problemen met de browser in het verleden worden gelogd en zijn dus indien gewenst traceerbaar. 2.4) Een beschrijving van de opgeslagen bestanden, omvattende tenminste de volgende gegevens: 2.4.1) De naam van het dienstonderdeel: Directie Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving 2.4.2) De benaming en omvang van elk opgeslagen bestand: Een overzicht met de benaming en omvang van de elektronische bestanden kan eenvoudig uit het elektronisch systeem uitgedraaid worden ) Een specificatie van de digitale archiefbescheiden met begin- en einddatum Het elektronisch dossier is zo opgebouwd dat elk archiefbescheid wordt gespecificeerd naar alle mogelijke types (type correspondentie of type aanmelding of type notitie) en de verzenddatum van c.q. opslagdatum aan het 22

23 elektronisch dossier vermeld worden (aparte velden in het dossier) ) De relatie met andere bestanden. Alle elektronische (en dus ook de gesubstitueerde) bestanden worden gestructureerd op CAO-niveau en op procedure-niveau. Aan elkaar gerelateerde bestanden m.b.t. een bepaalde CAO en bepaalde procedure kunnen eenvoudig worden ontsloten en geraadpleegd ) Het opslagformaat PDF 2.4.6) in voorkomende gevallen de toegepaste compressie-methode Nvt ) De datum en het tijdstip van de opslag van het bestand op de gegevensdrager ) in geval van een database: de documentatie over de structuur, tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten Datum en tijdstip worden per archiefbescheid getoond in het dossier (aparte velden). Datamodel staat uitgebreid beschreven in het functioneel ontwerp van het systeem. Het functioneel ontwerp wordt beheerd door de DG Werk, directie UAW. De vindplaats van het functioneel ontwerp wordt vermeld op het overzicht waarin wordt getoond voor welke CAO s een elektronisch archief en voor welke CAO s een papieren archief wordt aangehouden (zie vraag Art. 23

24 3. sub 1.) 3) De verblijfplaats van de archiefbescheiden. Er is een actueel en compleet overzicht aanwezig met per CAO aangegeven voor welke procedures er een papieren dossier bestaat en voor welke procedures er een elektronisch dossier bestaat (vraag Art. 3 sub 1). In dit overzicht is ook de (elektronische) verblijfplaats aangegeven. Art. 4. Borgt het archiefbeheerssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat: 1) van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn worden gevonden aan de hand van: 1.1) Een onderwerp dat in het stuk is behandeld. er kan gesorteerd worden op onderwerp (dwz type procedure). 1.2) Het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt. Er kan gesorteerd worden op type procedure 1.3) De afzender, dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven. Voor elke afzender wordt een aparte dossier aangehouden, waarin alle relevante stukken van en voor deze afzender staan. Het is dus heel gemakkelijk om te zoeken op afzender. Het is ook mogelijk op datum en nummer te zoeken omdat dit aparte velden zijn in de database. 1.4) Het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregistreerd. Dit is mogelijk, het nummer is een apart veld in de database.. 2) dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of elk archiefbescheid is onmiddellijk leesbaar door naar het dossier te gaan en. 24

25 waarneembaar is te maken. het betreffende bestand te selecteren. Art. 5, lid 1. Bestaat de kans dat, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur, niet meer kan worden voldaan aan de art. 2, 3 en 4. Nee. De dossierstructuur kan gewoon in stand blijven, dit is onafhankelijk van de programmatuur. De archiefbescheiden zijn in PDF opgeslagen. Dit blijft gewoon leesbaar wanneer de programmatuur of andere apparatuur veranderd. Nee. Art. 5, lid 2. Geschiedt de conversie of migratie van digitale archiefgescheiden met inachtneming van de artt. 2, 3 en 4. Er heeft geen conversie plaats gevonden bij in productie gaan van het systeem. Alle gegevens zijn handmatig ingevoerd en gecontroleerd.. Art. 5, lid 3. Is van de conversie of de migratie een verklaring opgemaakt die tenminste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat. N.V.T., Nee Art. 5, lid 3. Is in deze verklaring aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de artt. 2, 3 of 4 is of kan worden voldaan. N.V.T. Nee. Art. 6. Zijn digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief opgeslagen volgens standaarden voor: 1) Character sets: ASCII (ISO/IEC ) of Unicode (ISO/IEC ) In ASCII 2) In tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML In PDF 25

26 dan wel XML vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper. 3) CAD/CAM bestanden: Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standard (ISO 10303) N.v.t., Nee 4) Images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en, indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6 n.v.t., Nee 5) databases: het oorspronkelijke opslagformaat of ASCII (flatfile, met veldscheidingstekens), vergezeld van documentatie bij voorkeur in XML-DTD over de structuur van de database, tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten; queries dienen in de vraagtaal SQL (SQL 2) te worden vastgelegd. ASCII Art. 8, lid 1. Zijn de functionele eisen ten aanzien van de inhoud, structuur en vorm vastgelegd. Voor alle bestanden dat zijn de elektronische formulieren, brieven en notities ligt de structuur en de vorm vast. De functionele eisen ten aanzien van de inhoud van brieven en notities volgen heel duidelijk uit de structuur. Deze eisen zijn vastgelegd in het functioneel ontwerp van het systeem

27 Art. 8, lid 2. Wordt de toepassingsprogrammatuur, met inbegrip van de nieuwere versies, voor zover dat nodig is om aan de artt. 2, 3 of 4 te voldoen, bewaard. n.v.t. Art. 8, lid 3. Zijn de nodige licenties m.b.t. de toepassingsprogrammatuur aanwezig. Voor de toepassingsprogrammatuur Internet Explorer 6.0 hebben we geen licenties, omdat dat niet nodig is. Licenties i.v.m. beveiligde correspondentie (SSL-cerificaat) zijn aanwezig

28 Den Haag, 22 april 2009 De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, de plaatsvervangend Secretaris-Generaal, (drs. P. Hennephof)