HANDLEIDING beoordelaars HAG Erasmus MC Desiderius School, september 2013

Transcriptie

1 HANDLEIDING beoordelaars HAG Erasmus MC Desiderius School, september Deze handleiding is geschreven voor huisartsen die coassistenten beoordelen. 1. Introductie epass epass (elektronisch Portfolio Assessment Support System) is ontwikkeld door de Universiteit Maastricht en is oorspronkelijk gebruikt voor het beoordelen van en feedback geven aan AIOS. Het wordt nu in verschillende medische opleidingen gebruikt. Sinds 2010 wordt epass gebruikt in de bachelor geneeskunde op het Erasmus MC, voor de beoordeling van professioneel gedrag. Vanaf 2012 wordt het gebruikt in de coschappen van de master geneeskunde. Doel van de invoering van epass is een meer uniforme en transparante beoordeling, door het centraal vastleggen van beoordelingen en het aanbieden van uniforme regels voor de bepaling van een eindbeoordeling uit deelbeoordelingen. Geef me de 5 Een eindbeoordeling in een coschap komt tot stand op basis van verschillende (minstens 5) deelbeoordelingen, vandaar de naam Geef me de 5. De verschillende beoordelingen zijn: - 1. Masterkennistoets (MAK-toets: het digitaal afgenomen kennisexamen; dit gebeurt op het Erasmus MC) - 2. Observatie 1 (Observatie van een patiëntcontact) - 3. Observatie 2 (Observatie van een patiëntcontact) - 4. Algemeen (algemeen functioneren tijdens het coschap) - 5. Feedback (wordt ingevuld door een staflid Huisartsgeneeskunde) - Inzet terugkomdagen (wordt ingevuld door een staflid Huisartsgeneeskunde) - PICO-presentatie (wordt ingevuld door een staflid Huisartsgeneeskunde) - Eindbeoordeling (door de examinator, op basis van bovenstaande deelbeoordelingen) Alle bovengenoemde beoordelingen zijn terug te vinden als formulieren in epass. De deelbeoordelingen kunnen onafhankelijk van elkaar worden ingevuld, het eindbeoordelingsformulier wordt gevuld met gegevens uit de deelbeoordelingsformulieren, zodat de examinator zijn eindoordeel kan onderbouwen. Klaarzetten formulieren epass is gebaseerd op het systeem dat degene die beoordeeld wordt (de student/coassistent) het formulier vooraf klaarzet voor de beoordelaar. Als beoordelaar ziet u dan meteen bij het inloggen welke formulieren u kunt invullen. In hoofdstuk 3 wordt beschreven hoe u een klaargezet formulier kunt invullen. Hoofdstuk 4 beschrijft hoe u zelf een formulier kunt klaarzetten en invullen, mocht dit onverhoopt niet zijn gebeurd. epass handleiding

2 2. Inloggen Ga direct naar epass via om in te loggen. Uw inlognaam is altijd uw adres. Het specifieke epass-wachtwoord hebt u per mail ontvangen. Bent u dit vergeten, dan kunt u op de epass-inlogpagina een nieuw wachtwoord opvragen per mail ( Wachtwoord vergeten ). Eenmaal ingelogd kunt u uw epass-wachtwoord aanpassen via de knop PROFIEL. Heeft u al wel een epass-account voor een andere opleiding, maar kunt u geen coassistenten van het Erasmus MC beoordelen, log dan in met uw bestaande epass-account en gebruik de optie Nieuw account aanmaken. U komt dan op de aanvraagpagina voor een nieuw account (zie verder hieronder). Account bestaat nog niet Voor u als huisartsen is in de regel al een epass-account aangemaakt. Kunt u uw wachtwoord niet opvragen via wachtwoord vergeten (u krijgt een melding dat de gebruikersnaam niet bekend is), dan bestaat uw account nog niet en kunt u een account aanvragen. Klik hiervoor op de optie Account aanvragen. Op de volgende pagina vult u uw gegevens in. Kies bij Portfolio voor Basisopleiding Erasmus en klik onderaan de pagina op de knop 'Account aanvragen'. Op het adres dat u ingevuld hebt, ontvangt u een met daarin een link waarmee u uw accountaanvraag dient te bevestigen. Klik op deze link. Uw accountaanvraag wordt door het systeem naar de beheerders doorgestuurd. Binnen één werkdag (de aanvraag wordt in het BIG-register gecontroleerd) ontvangt u via hetzelfde adres een bevestiging dat uw accountaanvraag door ons is afgehandeld. In deze staan uw inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord), waarmee kunt inloggen op epass. Knoppen epass Met de knoppen aan de bovenkant van het scherm heeft u toegang tot de belangrijkste functies van epass: - Dashboard: Startscherm en klaarstaande beoordelingen - Invoer: zelf klaarzetten van beoordelingen (dit hoeft u in principe niet te doen) - Voortgang: hier kunt u alle eerder ingevoerde formulieren terugvinden - Profiel: Inzien van uw gegevens, wijzigen van uw wachtwoord. - Managementinfo: Sommige gebruikers hebben hiermee toegang tot overzichten van ingevulde formulieren. Vraag deze toegang aan via portfolio.gnk@erasmusmc.nl - My epass: als u meerdere epass-accounts hebt (voor andere opleidingen), kunt u deze hier beheren. epass handleiding

3 3. Stappenplan formulieren invullen Log in via met uw gegevens. Als u meerdere epass-acounts heeft, kies dan in het volgende scherm voor het account van het portfolio Basisopleiding Erasmus. Klik op Inloggen. Het welkomstscherm toont direct of er openstaande beoordelingen zijn, die u moet invullen ( valideren ). Klik op bekijken om naar de openstaande formulieren te gaan. U kunt hier ook naartoe via het menu VOORTGANG Coschappenformulieren. Op dit scherm ziet u alle beoordelingen, ook degene die u eerder hebt ingevuld (gevalideerd). U ziet het type formulier, de datum waarop een formulier is klaargezet en de naam van de student. Klik in de eerste kolom om een formulier te openen en in te vullen. De type formulieren zijn zoals eerder genoemd: observatie1/2 en algemeen. Geef per rol een beoordeling (boven niveau/op niveau/beneden niveau), en een beoordeling voor het Totaalbeeld Toelichting: geef een tekstuele toelichting op uw beoordeling. Opslaan (en valideren): u kunt formulieren opslaan en later verder gaan óf direct valideren. Let op: eenmaal gevalideerde formulieren kunt u niet meer wijzigen! Valideren Het valideren van formulieren betekent dat uw beoordeling definitief wordt opgeslagen en gereed gemaakt voor verzending naar OSIRIS, de studenten- en cijferadministratie van het Erasmus MC. epass handleiding

4 4. Formulieren aanmaken 4.1 Formulier zelf aanmaken Heeft uw coassistent het formulier niet klaargezet, dan kunt u dit alsnog doen door boven te klikken op INVOER. Kies vervolgens het gewenste formulier. Selecteer daarna de student uit de lijst door de naam van de student in te typen. Klik op Formulier aanmaken en u kunt beginnen met invullen. 4.2 Formulier invullen samen met student U kunt ook het formulier samen met de student klaarzetten. De student logt zelf in op epass, zet het formulier voor u klaar, u vult het in en bevestigt met u eigen epass-wachtwoord in het gele vak (dit is het wachtwoord waarmee u direct inlogt op epass, zie hoofdstuk 1). U hoeft dan zelf niet meer in te loggen op epass. epass handleiding

5 5. Knoppen en Veelgestelde vragen Knop INVOER Met de knop Nieuw kunt u zelf een formulier klaarzetten voor een student. In eerste instantie is het echter de bedoeling dat studenten het initiatief nemen. Knop VOORTGANG Hier kunt u al uw reeds ingevulde beoordelingen terug vinden. Knop PROFIEL Hier kunt u via Wijzig gegevens uw wachtwoord aanpassen. U kunt hier ook aangeven of u alle door u gevalideerde formulieren als wilt ontvangen. Knop MY epass Heeft u meerdere epass-accounts, dan kunt u hier wisselen van account om bij een andere opleiding beoordelingen in te voeren. Heeft u technische problemen, of zijn gegevens niet goed opgenomen in het portfolio, stuur dan een mail naar de applicatiebeheerder portfolio.gnk@erasmusmc.nl. Veelgestelde vragen Ik ben mijn wachtwoord / gebruikersnaam vergeten. Uw gebruikersnaam is uw mailadres. Bent u uw wachtwoord vergeten? U kunt een wachtwoord toesturen vanaf de inlogpagina van epass, door te klikken op Wachtwoord vergeten en uw gebruikersnaam in te vullen. Ik heb geen account / mijn gebruikersnaam bestaat niet. Gebruik de optie Account aanvragen om een account aan te vragen (zie hoofdstuk 1 van deze handleiding). Vul uw gegevens in (naam, BIG-nummer, werk adres, ziekenhuis), kies bij Portfolio voor Basisopleiding Erasmus en u ontvangt binnen een werkdag uw inloggegevens. Er staat geen formulier klaar van mijn student. Mogelijk heeft de student het formulier niet klaargezet of klaargezet voor de verkeerde beoordelaar. Spreek in eerste instantie de student aan. De student kan alsnog een formulier klaarzetten. Komt u er niet uit, neem dan contact op met de applicatiebeheerder portfolio.gnk@erasmusmc.nl. Een formulier kan niet bewerkt worden, maar is nog niet gevalideerd Klik op het symbool (bewerk antwoorden) bovenaan het formulier. Nu kan het formulier wel bewerkt worden. Opmerkingen / suggesties / technische problemen? Meer informatie over het systeem vindt u op Stuur opmerkingen naar het mailadres portfolio.gnk@erasmusmc.nl of neem telefonisch contact op met de centrale epass helpdesk epass handleiding