Appreciative Auditing

Transcriptie

1 AMSTERDAM BUSINESS SCHOOL UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Appreciative Auditing Waarderend auditen Anthoon Haagsma Referaat EMIA/PDOOA Amsterdam Business School Universiteit van Amsterdam Begeleider: Drs. E.A.C.M. van Hecke RA RO CIA

2 We can easily forgive a child who is afraid of the dark. The real tragedy of life is when men are afraid of the light. - Plato Bij mijn weten heeft namelijk nog nooit iemand een wedstrijd gewonnen op zijn of haar zwakke punten. -Marc Lammers (coach van het Nederlands dames hockey team)

3 Voorwoord Het schrijven van dit referaat is voor mij een openbaring geweest. Het onderwerp ligt heel dicht bij mezelf en is een onderwerp wat ik ook zeer belangrijk vind om binnen de auditwereld te introduceren. Het schrijven en onderzoeken is voor mij een vertaalslag geweest van mijn overtuiging naar papier. Deze vertaalslag ging niet zonder slag of stoot. Ik ben geen theoreticus maar meer een praktisch ingesteld persoon. Ik omarm dan ook het motto van professor Strikwerda. Zijn motto is waar is wat werkt. Dat geldt ook voor dit referaat. Het is gebaseerd op mijn overtuiging die getoetst is aan een aantal theorieën. Na dit referaat zal de praktijk bevestigen dat het echt werkt. Dat is mijn overtuiging. In de bewoordingen van dit referaat is dat mijn Dream. Nu wil ik toch een aantal mensen bedanken die mij ondersteund hebben bij het opschrijven van de droom. Allereerst wil ik mijn vrouw, Richtje, en mijn kinderen, Anouk, Fenna en Sander, bedanken. Zij hebben het elke keer maar weer getolereerd dat ik mij weer terugtrok naar de zolder en een paar uurtjes niet aanspreekbaar was. De volgende namen die in mij opkomen zijn de namen van het intervisieclubje vanuit de EMIA-opleiding. Dit zijn Peter, Sam en Esther. Zij hebben mij van dichtbij en op afstand gemotiveerd. Daarnaast wil ik mijn collega s en mijn managers van UWV bedanken. Mijn managers (4 in de afgelopen drie jaren) hebben mij, zonder uitzondering, altijd ondersteund. Ook mijn collega s hebben een wezenlijke actieve bijdrage geleverd aan het toetsen en ondersteunen van mijn referaat. Met name wil ik toch Frits Engel en Adriaan Bouwdewijn noemen die mijn thema vanuit hun overtuiging ondersteund hebben en van hieruit een bijdrage hebben geleverd. Ook wil ik Jan Groenewold(Atradius), Frank van Galen(UWV) en Klaas Kieft(NS) bedanken voor de openhartige interviews die ik met hun heb gehad. Zij hebben bijgedragen aan het nog sterker maken van dit referaat. En als last but not least wil ik Ed van Hecke, mijn begeleider, bedanken voor zijn bijdrage. Dit varieert van interviews, ondersteunen, bijna knock outs tot het weer motiveren. Dit is van essentieel belang geweest voor het vervolmaken van dit referaat. Sneek 24 Augustus 2008

4 Inhoudsopgave Voorwoord... 4 Inhoudsopgave... 5 Samenvatting Inleiding Context van het onderzoek Probleemstelling Onderzoeksaanpak Appreciative Inquiry en auditing Inleiding Appreciative Inquiry Auditing Appreciative Inquiry en Auditing Samenvatting en conclusies Effectiviteit van de IAF met AI-kenmerken Inleiding Effectiviteit van de IAF met Appreciative kenmerken Randvoorwaarden effectieve toepassing Samenvatting en conclusies Appreciative Auditing Inleiding Reacties vanuit de praktijk Conclusies en aanbevelingen Inleiding Analyse en beantwoording onderzoeksvragen Conclusie Aanbevelingen Literatuurlijst Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

5 Samenvatting Inspiratie voor het onderwerp van dit referaat heb ik gekregen vanuit mijn ervaring als kwaliteitsmanager en later als auditor. Ik maakte kennis met zowel auditing als ook instrumenten en methodieken vanuit kwaliteits- en verandermanagement. Dit naast mijn persoonlijke overtuiging, dat het positieve bekrachtigen meer bezieling en motivatie geeft dan het negatieve, heeft geleid tot dit referaat. Een methodiek die ik als kwaliteitsmanager met succes toegepast heb is Appreciative Inquiry (hierna AI). Dit betekent in het Nederlands waarderend onderzoeken. AI gaat op een systematische manier (doormiddel van 5 stappen) op zoek naar het beste in mensen en naar datgene wat mensen energie geeft. Op basis van positieve ervaringen wordt gekeken hoe in de toekomst de organisatie kan verbeteren. In bijlage 1 is een uitgebreide beschrijving te vinden van een voorbeeld uit de praktijk waarbij ik zelf direct betrokken was. Aangezien de Internal Audit Functie (hierna IAF) en AI beiden gericht zijn op het verbeteren van de bedrijfsvoering van een organisatie, was ik van mening dat een combinatie tussen beide mogelijk moest zijn. De vraag die in het referaat beantwoord wordt is, of het toepassen van principes vanuit AI de effectiviteit van auditing verhoogt en of het mogelijk is om aanbevelingen te formuleren om generieke methodieken te ontwikkelen? Dit is dan ook de probleemstelling van het referaat. In het referaat wordt aangetoond dat effectiviteit inderdaad verhoogd wordt met het integreren van kenmerken vanuit AI. Op basis van drie onderzoeksvragen wordt gefaseerd toegewerkt naar deze conclusie. In eerste instantie wordt aangetoond dat AI kenmerken gebruikt kunnen worden binnen auditing. Dit is met name getoetst aan de hand van literatuur vanuit IIA en overige literatuur betreffende de taak en functie van de IAF. Nadat gebleken is dat AI kenmerken binnen de IAF ingepast kunnen worden, heb ik de 5 stappen van AI ingepast binnen de 6 stappen van het auditproces. (Molenkamp & Driessen, 2004) In onderstaande tabel zijn de eerste twee stappen weergegeven. Verder in dit referaat worden alle stappen uitgewerkt. 5 D s AI 6 stappen model Molenkamp/Driessen Conclusie AI elementen binnen IAF Definition Onderwerp wordt geformuleerd Discovery Men gaat op zoek naar het beste wat er is Planning + vooronderzoek inplannen audit Vooronderzoek + Veldwerk Uitvoeren vooronderzoek en houden interviews Tabel 1 eerste twee stappen procesmatig samenvoegen AI en IAF Bij beide is er sprake van een planning. Bij keuze onderwerpen bestaat de ruimte om ook waarderende onderwerpen te kiezen Vooronderzoek en veldwerk bieden mogelijkheden om waarderende vragen te stellen en op zoek te gaan naar zaken die goed gaan

6 De volgende vraag binnen de probleemstelling is de vraag, wat we nu precies onder de effectiviteit binnen de IAF moeten verstaan? Centraal binnen de effectiviteit van de IAF staat de term acceptatie van de uitkomsten. In dit referaat toon ik aan dat door het inpassen van AI kenmerken de effectiviteit van de IAF verhoogd wordt. De punten vanuit AI die dit bewerkstelligen zijn de volgende: Kijken naar successen; Kijken naar kansen; Interviews, afstemming en overige gesprekken in de vorm van dialoog; Stellen van positief geformuleerde vragen tijdens interviews; Creëren van positieve sfeer tijdens gehele audit. Op basis van de antwoorden van de onderzoeksvragen volgt dat invoegen van AI kenmerken binnen de IAF toegestaan is, mogelijk is en tevens de effectiviteit verhoogd. Op basis van deze conclusie sluit ik het referaat af met een praktisch toepasbare methodiek waarin een aantal elementen vanuit AI binnen het audit proces ingepast worden. De methodiek noem ik Appreciative Auditing. In onderstaande is de eerste stap van Appreciative auditing weergegeven. De hele methodiek wordt in het referaat verder uitgewerkt. Stappen Audit AI Appreciative Auditing methodiek Planning Jaarplan organisatie Risico s Successen Kansen Bewegen in richting van verandering Tabel 2 eerste stap methodiek Appreciative Auditing Auditjaarplan Gezamenlijk met het management op zoek gaan naar de kansen en successen. Ook dat wordt input voor een jaarplan. Dus niet alleen op zoek naar risico s maar ook naar de kansen binnen een organisatie. Het blijft echter de verantwoordelijkheid van IAF om een jaarplan te maken (onafhankelijkheid) Interviews Inventarisatie risico s en kansen Om een beeld te krijgen over de toepasbaarheid van dit referaat in de praktijk is er aan een aantal audit managers gevraagd wat hun reactie op de strekking van dit referaat is. Dit leverde een aantal zeer interessante gesprekken en conclusies op. Strekking is dat men zeker een praktische invulling ziet, maar dat appreciative uitvinding eerst in de praktijk uitgeprobeerd moet worden. Ik merkte tijdens de gesprekken dat managers de invalshoek een zeer interessante benadering vinden en ook bereid zijn om Appreciative Auditing in de praktijk te gaan uitvoeren. Overigens is de term Appreciative Auditing een nu nog niet bestaande term (geen enkele hit binnen Google). Dit gaat echter op korte termijn, mede dankzij dit referaat, veranderen. Nu al zijn er aanzetten om met de methodiek aan de slag te gaan. Een eerste C(R)SA met Appreciative Auditing is inmiddels gepland.

7 1. Inleiding 1.1 Context van het onderzoek Het auditvak is in beweging. In dit referaat wordt het auditvak aangeduid als Internal Audit Functie (IAF). Vanuit de puur financiële, accountant georiënteerde werkzaamheden is de IAF nu steeds breder georiënteerd. De moderne IAF bestaat uit onderzoek en beoordeling van controls, performance, risico s en governance voor zowel publieke als private organisaties (Sawyer, 2005). Naast het puur geven van assurance wordt de Internal Audit Functie tegenwoordig steeds meer gezien als een adviseur op het gebied van interne beheersing in brede zin. (IIA Nederland, 2008, blz 12) De term toegevoegde waarde van de IAF staat ook nu nog steeds centraal. Aangezien de rol van de IAF gewijzigd is, is ook de interpretatie van de toegevoegde waarde van auditing veranderd. Wil auditing zijn positie behouden dan zal zij ook scherp moeten blijven op alle ontwikkelingen en veranderingen (binnen en buiten de IAF). Effectiviteit van de IAF is belangrijk en is een factor binnen de toegevoegde waarde. Wat leveren al die audit rapportages op? Een mooie stapel papier of een daadwerkelijke verbetering van de bedrijfsvoering. Scherp en alert blijven dat de IAF daadwerkelijk bijdraagt aan de verbetering is naar mijn gevoel vereist. Dit referaat wil een bijdrage leveren aan de effectiviteit van de IAF. Dit doe ik door te onderzoeken of het mogelijk is gebruik te maken van een methodiek vanuit kwaliteitsmanagement en verandermanagement. Ook daar speelt toegevoegde waarde een belangrijke rol. Aangezien ik in mijn vorige functie als kwaliteitsmanager heb kennis gemaakt met zowel auditing als kwaliteitsinstrumenten en hun theorieën heb ik ervaring opgedaan met aspecten vanuit beide vakgebieden. De basis van veel kwaliteitsinstrumenten en theorieën is dat mensen op een positieve manier benaderd moeten worden om meer en beter met veranderingen, managen en verbeteringen om te kunnen gaan. Niet alleen kijken wat fout gaat maar juist ook kijken naar dat wat goed gaat. Juist om datgene wat niet goed gaat te verbeteren. Niemand heeft ooit een wedstrijd gewonnen op zijn zwakke punten (Lammers, 2007) is een uitspraak van Marc Lammers (Coach Nederlands dames hockeyteam). Een methodiek die mij aanspreekt is Appreciative Inquiry (hierna AI). In het Nederlands betekent dit waarderend onderzoeken. Deze methodiek heeft procesmatig raakvlakken met auditing en is gericht op het verbeteren vanuit een positieve invalshoek. Hiermee wordt binnen veel organisaties wereldwijd gewerkt. Veranderen kan met veel bezieling en vitaliteit indien we het positieve bekrachtigen. (Ahaus, 2006) Al dit heeft geleid tot dit onderzoek. De titel van dit referaat (Appreciative Auditing) is een nog niet bestaande term binnen auditing. Het is een samentrekking van operational auditing en Appreciative Inquiry (AI) en kan auditing vernieuwende inzichten bieden. Als we de titel van dit referaat vertalen betekent dit waarderend auditen

8 In dit referaat wordt antwoord gegeven op de vraag of het mogelijk is om bepaalde elementen vanuit AI toe te voegen aan auditing. Dit met als doel om de effectiviteit van auditing te vergroten. Mijn overtuiging is dat we binnen de IAF nog veel kunnen leren van deze methodieken en technieken. Er ligt nog een terrein braak. De term Appreciative Auditing komt in deze samenstelling nog niet voor en geeft geen enkele hit met Google. Dit referaat geeft een eerste aanzet voor het toepassen van Appreciative Auditing en wil de term introduceren binnen auditing. 1.2 Probleemstelling Kijkend naar de context van dit referaat is er de volgende probleemstelling met bijbehorende onderzoeksvragen. Iedere onderzoeksvraag wordt in één van de hoofdstukken beantwoord. De probleemstelling voor dit referaat is: Verhoogt het toepassen van AI principes en kenmerken binnen auditing de effectiviteit van auditing en is het mogelijk om hiervoor aanbevelingen te formuleren om generieke methodieken te ontwikkelen? De bijbehorende onderzoeksvragen zijn als volgt geformuleerd: Kunnen AI-kenmerken binnen auditing gebruikt worden en is dit conform de IIA richtlijnen? Wordt door het toepassen van AI-kenmerken (5 principes) de effectiviteit van auditing vergroot? Is er een methodiek (werkwijze) te ontwikkelen die invulling geeft aan Appreciative Auditing (auditing met AI-kenmerken)? In het laatste hoofdstuk (hoofdstuk 6) wordt het antwoord op de probleemstelling gegeven. 1.3 Onderzoeksaanpak Theoretisch onderzoek Het antwoord op de onderzoeksvragen heb ik veelal verkregen door literatuuronderzoek op basis van de 3 onderzoeksvragen. Per onderzoeksvraag is er specifiek literatuuronderzoek gedaan. Per hoofdstuk wordt er een antwoord gegeven op de onderzoeksvraag. Voor onderzoek naar auditing is gebruik gemaakt van boeken van Driessen/Molenkamp, Sawyer, The Professional Practices Framework en artikelen

9 vanuit Audit Magazine en Internal Auditor. Literatuuronderwerpen en trefwoorden waren hierbij onder andere Audit, IIA en effectiviteit. Voor AI en haar achtergronden heb ik vooral gebruik gemaakt van artikelen en boeken over AI. Vanuit deze artikelen heb ik verder gezocht naar onafhankelijk bewijs voor pluspunten van AI. Literatuuronderwerpen en trefwoorden waren hierbij onder andere motivatie, change management en draagkracht Praktijkonderzoek Het uitgangspunt van dit referaat is in beperkte mate in de praktijk getoetst bij het management van auditafdelingen van verschillende organisaties. Interviews hebben plaatsgevonden bij NS, Atradius, UWV en Fortis. Dit betreffen vier verschillende type organisaties (spoorwegbedrijf, kredietverzekeraar, ZBO en een financiële dienstverlener). Daarnaast is dit referaat getoetst bij diverse auditoren binnen UWV en collega studenten van de EMIA-opleiding Beperking, uitgangspunten en randvoorwaarden Dit referaat beperkt zich binnen IAF tot de operational audits. IT, Financial en Compliance worden hier buiten beschouwing gelaten. Dit referaat is een eerste aanzet tot de verdere ontwikkeling van een nieuwe methodiek Leeswijzer Hoofdstuk 2 geeft antwoord op de vraag of kenmerken vanuit AI gebruikt kunnen worden binnen de IAF. Eerst wordt aangegeven wat AI precies inhoudt en daarna wordt nader uitgewerkt wat de IAF is. Als laatste wordt bekeken of AI kenmerken binnen de IAF geïntegreerd kunnen worden. Hoofdstuk 3 geeft antwoord op de onderzoeksvraag of door het toepassen van AI kenmerken de effectiviteit van de IAF verhoogd wordt. Eerst wordt een uitleg gegeven wat er onder effectiviteit verstaan moet worden. Daarna wordt gekeken wat het effect hierop is van het toepassen van AI. In Hoofdstuk 4 wordt een methodiek toegelicht om Appreciative Auditing in de praktijk toe te passen. Ook wordt aandacht besteed aan de mogelijkheid om doormiddel van een C(R)SA AI toe te passen. Hoofdstuk 5 geeft een weergave van de interviews met 4 managers van auditafdelingen. Hoofdstuk 6 bevat de overall conclusie en geeft een aantal punten welke mogelijk in een vervolgonderzoek aan de orde kunnen komen. De bijlage bevat een praktijkcasus AI, wetenschappelijke onderbouwing AI, positieve vragen en een methodiek om AI binnen C(R)SA toe te passen.

10 2. Appreciative Inquiry en auditing 2.1 Inleiding De essentie van dit hoofdstuk is het onderzoek of het mogelijk is om een methodiek, welke gebruikt wordt om veranderingen beter te laten verlopen, te integreren binnen het huidige auditing. Dit hoofdstuk is een stap op weg naar de vraag of de effectiviteit van auditing verhoogd wordt door toepassing van elementen vanuit AI. Om dit te kunnen doen wordt er eerst vastgesteld of de combinatie tussen AI en auditing wel mogelijk is. De onderzoeksvraag van dit hoofdstuk is; Kunnen AI-kenmerken binnen auditing gebruikt worden en is dit conform de IIA richtlijnen? Eerst wordt nader uitgelegd wat nu precies AI inhoudt en hoe het in de praktijk wordt toegepast. Daarna wordt er nader uitgelegd wat auditing is in het kader van dit referaat. Als laatste volgt de conclusie of de combinatie tussen AI en auditing mogelijk is en volgt het antwoord op de onderzoeksvraag. Voor velen is AI de grote onbekende binnen dit hoofdstuk. Vandaar dat uitgebreid wordt uitgelegd wat nu precies AI inhoudt en hoe het in de praktijk wordt toegepast. Dit doe ik aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk, waarbij ik zelf een belangrijke rol heb vervuld. Ook wordt onderzocht of we AI een volwaardige en een algemeen geaccepteerde theorie kunnen noemen. 2.2 Appreciative Inquiry Ontstaan van Appreciative Inquiry Appreciative Inquiry is ontwikkeld door David Cooperrider en Suresh Srivastva. In 1986 verscheen de term Appreciative Inquiry voor het eerst in een artikel van David Cooperrider en Suresh Srivastva genaamd Appreciative Inquiry in Organizational Life. David Cooperrider werd als jonge doctoraal student aan de Case Western Reserve University (Cleveland Ohio, USA) gevraagd om mee te werken aan een studie naar leiderschap bij artsen in de internationaal bekende Cleveland Clinic. Aan artsen in leiderschap posities werd gevraagd naar hun grootste missers en hun grootste successen. Toen Cooperrider naderhand de gegevens analyseerde besefte hij dat hij alleen maar werd aangetrokken door de succesverhalen. De verhalen over sterk en daadkrachtig leiderschap, gelijkwaardigheid, samenwerking en vernieuwing verbaasden hem. Hij kreeg toestemming om onderzoek te doen naar de oorzaken van de positieve energie, levenskunst en de power die aanwezig was bij de leidinggevende artsen. Op basis van veel interviews kwam hij erachter dat de energie voortkwam uit een positieve houding waarmee de artsen te werk gingen. Op basis van deze ontdekking ontwikkelde Cooperrider een methode waarbij hij uitging van het systematisch en opzettelijk waarderen van alles wat waarde had. Deze waardering vanuit de positieve analyse was dan de basis voor de potentie en mogelijkheden in de toekomst.

11 Cooperrider noemde deze methode de Appreciative Inquiry en gebruikte de aanpak voor zijn onderzoek. Naar aanleiding van de uitkomsten vroeg de Cleveland Clinic de methode toe te passen op alle 8000 medewerkers binnen de organisatie om de veranderingen te vergemakkelijken. Hij schreef zijn dissertatie over dit gehele proces en bouwde een academische logica rondom deze vorm van actie onderzoek Theorie van Appreciative Inquiry In het Nederlands wordt vaak waarderend exploreren of onderzoeken als betekenis aan AI gegeven. AI is een andere manier van denken voor het oplossen van problemen en veranderen van organisaties. Deze nieuwe manier van verandermanagement wint snel terrein binnen het veld van verandermanagement. Op het internet zijn vele succesvolle toepassingen te vinden. Wil je verbeteren (veranderen = verbeteren) met meer bezieling en energie dan is het bekrachtigen van het positieve volgens AI een effectieve manier. David Cooperrider (Cooperrider D. L., 2000) geeft de relatie aan tussen positieve beelden en positieve actie en op de implicaties daarvan voor het management. In het artikel A positive revolution in change (Cooperrider & Whitney, 2003) worden de 5 uitgangspunten van AI benoemd. Deze kunnen worden gezien als de basis van de gehele methodiek. Sociaal constructivisme (maakbaarheid organisatie) Het vermogen van medewerkers en de organisatie om de toekomst vorm te geven. De kracht van sociaal constructivisme en het geloof in de maakbaarheid van de organisatie. Gelijktijdigheid Onderzoeken en veranderen zijn geen twee verschillende dingen. Het stellen van vragen en de verandering lopen simultaan. Op het moment dat een vraag gesteld wordt, is ook de eerste stap op weg naar de beoogde verandering gezet. Men denkt na en is niet meer hetzelfde. Vragen zijn een krachtig middel om mensen te veranderen. Co-creatie (poëtisch) Organisaties kunnen gezien worden als een open boek waarvan alle medewerkers co auteur zijn. Het verhaal wordt continu gevormd door zowel de medewerkers als de actoren uit de omgeving die met de organisatie te maken hebben. Dit kan leiden tot een cultuur waarin leren, interpreteren en herinterpreteren belangrijk zijn. Anticipatie op de toekomst De belangrijkste hulpmiddelen voor een constructieve organisatieverandering zijn de collectieve verbeeldingskracht en de dialoog over de toekomst. Positivisme Om een verandering in gang te zetten zijn positieve beïnvloeding en sociale binding nodig. Belangrijk zijn daarbij hoop, inspiratie, plezier en de energie van het met elkaar creëren. Tabel 3 basis principes AI (Cooperrider & Whitney, 2003) Sue Annis Hammond schrijft in haar boek The thin book of appreciative Inquiry (Hammond, 1998, blz 20) de 8 aannames die binnen AI gelden. Deze zijn ook weer afgeleid van bovenstaande basis principes: 1. In elke maatschappij, organisatie of groep werkt iets; 2. Waar we ons op focussen wordt realiteit; 3. Realiteit wordt gemaakt op dat moment en er zijn verschillende waarheden; 4. Het stellen van vragen aan een organisatie of groep beïnvloedt de groep;

12 5. Mensen hebben meer vertrouwen in de reis naar de toekomst (onzekerheid) wanneer men gedeeltes uit het verleden mee kan nemen (zekerheid); 6. Als we gedeeltes van het verleden meenemen moet het in ieder geval het mooiste zijn uit het verleden; 7. Het is belangrijk om verschillen te waarderen; 8. De taal die we spreken maakt onze realiteit. Deze wat filosofische aannames geven toch goed weer op welke manier AI tegen mensen, organisaties en groepen aankijkt. De 5 basisprincipes en de aannames van Sue Hammond staan weer aan de basis van de praktische uitvoer van AI. Doormiddel van het toepassen van de 4-D cycle (ook wel 5 D s met Definition in plaats van topic choice) geven Whitney en Trosten-Bloom (Whitney & Trosten - Bloom, 2003) een praktische invulling aan AI door het stap voor stap op zoek te gaan naar de energie binnen organisaties en deze te vertalen naar de toekomst. Dit is het basismodel wat in alle literatuur genoemd wordt. In Bijlage 1 wordt dit uitgewerkt aan de hand van een praktijkcasus. Figuur 1 (Whitney & Trosten - Bloom, 2003) Bovenstaand figuur wordt op onderstaande manier in de praktijk uitgewerkt. 5 D s Actie Definition (affirmative topic choice) Bepaal gezamenlijk wat het te veranderen Bepaal onderwerp onderwerp is. In de praktijk gebeurt dit veelal door een vertegenwoordiging van de organisatie. Onderwerp moet gedragen zijn en positief geformuleerd. Discovery Waardeer wat er is Dream Verbeeld wat het mogelijk kan zijn Doormiddel van interviews in tweetallen onderzoeken waar de successen in het verleden zijn ervaren. Dit zet mensen aan tot nadenken. Na het interview de rode draad uit interviews herleiden in grotere groep. Daarin formuleren de betrokkenen hun droombeeld, hun toekomstplaatje, hun ideaalbeeld. Hiervoor wordt op een constructieve manier gebruikgemaakt van de ervaringen en verworven inzichten uit de Discovery fase. Het resultaat van deze Dream fase is een uitdagende visie waarin de toekomst wordt verwoord.

13 Design Bepaal wat het zou moeten worden Destiny Creëer wat het gaat worden Tabel 4 praktijkinvulling 5 D s Hier wordt uitgewerkt hoe de uitdagende visie vanuit de Dream fase gerealiseerd worden. Dit wordt weergegeven in een plan van aanpak. Hier wordt het hoe weergegeven. De kracht van AI is dat door dialoog de visie vertaald wordt naar een aanpak Volgens Ahaus, bijzonder hoogleraar kwaliteitsmanagement aan de faculteit aan de Rijksuniversiteit Groningen (Ahaus, 2006), is er bij AI sprake van een nieuw paradigma. Het nieuwe hieraan is het feit dat op een positieve, opbouwende manier wordt gekeken naar mensen, organisaties en situaties. Dit is een duidelijk verschil met het Problem Solving-paradigma waarin het formuleren van het probleem (verbeterpunt) altijd het vertrekpunt is. Problem solving is altijd een dominante manier van leren geweest en zal dat ook wel blijven. Maar volgens Kees Ahaus wordt het nu eens tijd voor een frisse kijk en verandering van paradigma. Grafisch zien de paradigma s er als volgt uit. Problem Solving 1. Identificeer het probleem 2. Analyseer de oorzaken 3. Plan acties om het probleem te behandelen De organisatie is metaforisch een probleem dat moet worden opgelost Tabel 5 (Whitney C. D., 1999) Appreciative Inquiry 1. Waardeer het beste van wat is (wat hebben we) 2. Verbeeld wat zou kunnen zijn 3. Voer een dialoog over hoe het eruit zal zien De organisatie is metaforisch een mysterie dat moet worden omarmd Appreciative Inquiry (AI) is de organische zoektocht naar het beste in mensen, organisaties en hun omgeving. In de breedste zin van het woord betreft het een systematische ontdekking van datgene wat energie geeft om te veranderen en te verbeteren. AI gaat op zoek naar de positieve ervaringen van mensen. Op basis van deze ervaringen wordt gekeken hoe in de toekomst de organisatie kan verbeteren. AI gaat op zoek naar de positieve energie binnen de mens en hun organisatie. Samenvattend kunnen we concluderen dat AI vanuit zijn vijf basis principes een praktische methodiek (4 D cycle) heeft ontwikkeld waar een aantal aannames voor gelden. Dit alles geeft vorm aan AI en is gericht om de organisatie en zijn mensen te verbeteren voorbeelden van toepassing Appreciative Inquiry AI is een bekend fenomeen in Amerika en Groot Brittannië en wordt daar veel toegepast. Bekende organisaties die reeds met AI kennis hebben gemaakt zijn: British Airways, Mc Donalds, BP, John Deere en ABC Express. Op internet zijn verder nog tientallen voorbeelden te vinden. Hierna een gedeelte uit de brief die de secretaris generaal van de VN, Kofi Annan stuurde aan David Cooperrider.

14 I would like to commend you more particularly for your methodology of Appreciative Inquiry and to thank you for introducing it to the United Nations. Without this, it would have been very difficult, perhaps even impossible, to constructively engage so many leaders of business, civil society, and government (United Nations Secretary General Kofi Annan, June 21, 2004 ). Ook in Nederland wint AI terrein en er worden door diverse organisaties en consultants workshops, cursussen en ondersteuning bij implementatie van AI aangeboden. Voorbeelden hiervan zijn TNO management consultants, Society for Organisational learning Nederland, Lectoraat lerende politieorganisatie en AIC- Nederland BV. Voorbeelden van bedrijven die met AI bezig zijn, zijn: Zaans Medisch Centrum, UWV, vele onderwijsinstellingen en thuiszorgorganisaties. Allen zijn in hun reactie heel positief over datgene wat AI bereikt heeft voor hun organisatie. 2.3 Auditing Inhoudelijk Wil je auditing kunnen beschrijven dan is de definitie van IIA de basis. De definitie luidt als volgt; Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes (IIA, 1999). Centraal in deze definitie staan de drie woorden independent, objective Assurance en consulting activity. In deze paragraaf wordt nader toegelicht wat auditing is in de context van dit referaat. Centraal staat hierbij de huidige rol van audit binnen organisaties. Volgens de position paper van 2005 heeft IAF de volgende taak en functie: De functie van de IAF bestaat uit het geven van aanvullende zekerheid aan de bestuurder en het management van een organisatie over de effectiviteit en de beheersing van de bedrijfsvoering; De taak van de IAF is het evalueren van de beheersing van de bedrijfsvoering door het uitvoeren van audits, het rapporteren en adviseren hierover aan het verantwoordelijke management en de Auditcommissie, en het afleggen van verantwoording aan de bestuurder. Volgens Sawyer (Sawyer, 2005, blz 31) kunnen we binnen de huidige IAF twee benaderingen herleiden. Namelijk de assurance(aanvullende zekerheid) en consulting benadering(advies). Audits kunnen elementen van beide bevatten. Door aanbevelingen te formuleren ter verbetering wordt volgens Sawyer al invulling gegeven aan de adviesrol.

15 Ook speelt The professional Practices Framework een belangrijke rol als kader waarbinnen een auditor moet opereren. Deze bevestigt dat assurance en consulting geen strikt gescheiden gebieden zijn. Ik citeer: (IIA, 2007, blz. 37) Internal audit consulting enriches value-adding internal auditing. While consulting is often the direct result of assurance services, it should also be recognized that assurance could also be generated from consulting engagements. Uit deze vier bronnen (IIA, Position Paper, professional practices framework en Sawyer) is te herleiden dat auditing onafhankelijk aanvullende zekerheid geeft en adviseert over het verbeteren van de bedrijfsvoering. Recent is de Position Paper update 2008 verschenen. Voor dit referaat levert dat vele raakvlakken op. De Position Paper geeft aan dat de rol van IAF verandert en dat deze proactiever wordt. Er wordt meer gekeken naar (het managen van) risico s en er is meer oog voor de soft controls van de organisaties. Ook de scope van audit verschuift. Was deze jaren geleden nog vooral gericht op financiële en operationele processen, nu wordt de kennis van de IAF steeds meer gebruikt voor tactische en strategische processen. (IIA Nederland, 2008, blz. 4) In de Position Paper 2008 wordt de positie van audit gekoppeld aan de huidige veranderingen binnen organisaties. Met name de termen evaluate and improve zijn van belang voor dit referaat. Vooral als de IAF ook een bijdrage levert aan het verbeteren van de organisatie. Dat is vaak meer dan het alleen geven van assurance. Ook aanbevelingen tot verbetering horen daarbij. De definitie biedt ruimte om invulling te geven aan de rollen die binnen de IAF kunnen worden uitgevoerd. Veel voorkomende voorbeelden hiervan zijn het uitvoeren van C(R)SA, het opzetten van een risicomanagementsysteem, het faciliteren van risicoworkshops en begeleiding bij het uitwerken van beheersmaatregelen in een proces. Uit bovenstaande blijkt dat auditing tegenwoordig veel meer is dan de traditionele Assurance rol. Figuur 2 (IIA, 2001, blz 65)

16 Dit vraagt nogal wat van de IAF. In het Competency Framework for Auditing (IIA, 2001, blz 65) wordt dat in figuur 2 manier grafisch uitgewerkt. Wat opvalt in figuur 2 is dat de IAF met zijn benodigde (betrokkenheid, proactief etc.) competenties als eindproduct positiviteit inbrengt bij het geven van zekerheid. Dit is de lijn van AI zoals dat in de vorige paragraaf beschreven is. Dit geeft de auditor ruimte om met dit begrip om te gaan maar dan wel binnen de kaders van objectief, aanvullende zekerheid en advies. The Professional Practices framework (IIA, 2007) is het kader waarbinnen de auditor moet opereren. Ook daar staan deze begrippen centraal. Bij al zijn werkzaamheden zal objectiviteit gewaarborgd moeten zijn. In het kader van dit referaat is de vraag belangrijk of technisch gezien elementen vanuit andere methodieken (bijvoorbeeld AI) binnen auditing kunnen worden verwerkt. Uit alle literatuur rondom auditing blijkt dat dit toegestaan is als IAF onafhankelijk aanvullende zekerheid geeft en adviseert over het verbeteren van de bedrijfsvoering Auditproces Tot nu toe hebben we gesproken over de taak en functie. Wat echter ook van belang is, is hoe het auditproces is vorm gegeven. Hiervoor zoek ik aansluiting bij Driessen en Molenkamp. Deze hebben in hun boek (Molenkamp & Driessen, 2004 blz ) een 6 stappen model voor auditing benoemd. Dat model hanteer ik in dit referaat. Wel laat ik evaluatie en follow up een paar keer buiten beschouwing omdat evaluatie meer intern gericht is en follow up in veel gevallen weer het proces herhalen is. Tabel 6 (Molenkamp & Driessen, 2004) 2.4 Appreciative Inquiry en Auditing In vorige paragrafen heb ik aangegeven wat de taken, functies en processen inhouden van zowel AI als de IAF. In deze paragraaf wordt onderzocht of het mogelijk is deze twee te combineren. Uit de vorige hoofdstukken is de definitie van AI en van de IAF gegeven. Beiden hebben hun eigen doel en invalshoek. Procesmatig hebben ze echter wel raakvlakken. De vraag is echter of beide te combineren zijn. Dit vanuit de procesmatige en inhoudelijke benadering. Hiervoor heb ik een inhoudelijke toetsing gedaan aan de hand van een aantal kenmerken. Op basis van de inhoud van vorige paragrafen wordt

17 doormiddel van een kruisje aangegeven of het desbetreffende kenmerk binnen AI of de IAF aanwezig is. Daarna wordt op basis van de aanwezigheid een conclusie aangegeven. In tabel 7 is dit verder uitgewerkt. Kenmerk Appreciative IAF Inquiry Objectief X X Beide hebben een objectieve kijk. Bij de IAF is dat echter formeel vastgelegd. Assurance X De IAF geeft aanvullende zekerheid. Dit is niet de insteek van AI. Advies X X Beiden leveren een advies. AI vanuit hoe de dream fase in te voeren. Audit om kwaliteit van de beheersing te verbeteren. Probleem X Audit is vaak vanuit risico s en problemen en bevat problemsolving paradigma van tabel 5. Risk based X Audiingt vindt vaak basis vanuit risico s. AI kijkt meer naar mogelijkheden. Verbeteren X X Beide zijn bedoeld om te verbeteren. Kijkt naar kansen x AI kijkt naar mogelijkheden en kansen. Formeel (IIA) X Auditing kent een formele basis. AI is vormvrij. Waarderend X AI kijkt vanuit een waarderende invalshoek. Auditing vanuit tekortkomingen. AI kijkt wat gaat goed. Audit kijkt wat gaat fout Aanbevelingen X X Beide formuleren aanbevelingen die gericht zijn op het verbeteren. Monitoren X X Beide monitoren de uitvoering van de aanbeveling. Follow up X X Follow up vindt bij beide plaats. Governance X AI kijkt niet naar de inrichting en betrouwbaarheid van de governance. Auditing heeft hier wel een duidelijke rol in. Control X X Beide kijken wel naar de beheersing. Tabel 7 raakvlakken van de IAF en AI Ook na een door mij uitgevoerde toetsing 1 aan the professional practices framework van IIA (IIA, 2007) zijn er geen belemmeringen te vinden. Het toepassen van AIkenmerken is derhalve een aanvulling op auditing te noemen en komt er niet voor in de plaats. Om het toepassen te toetsen is het zinvol om beide processen naast elkaar te zetten. Voor audit wordt aansluiting gezocht bij het al genoemde 6 stappen model (Molenkamp & Driessen, 2004, blz ). Bij AI wordt aansluiting gezocht bij de 5 D s. In de navolgende tabel zijn de raakvlakken verwerkt. In hoofdstuk 4 wordt 1 Toetsing aan attribute 1000.A1, 1000.C1, geheel 1130, geheel 2010, geheel 2110 tot en met 2600

18 verder uitgewerkt op welke manier elementen kunnen worden ingebouwd. Hier wordt gekeken of het procesmatig mogelijk is. 5 D s AI 6 stappen model Molenkamp/Driessen Definition Onderwerp wordt geformuleerd Discovery Men gaat op zoek naar het beste wat er is Dream Formuleren droombeeld Design Hoe realiseer ik de visie (dream) Destiny Hoe ga ik de design fase vorm geven Planning + vooronderzoek inplannen audit Vooronderzoek + Veldwerk Uitvoeren vooronderzoek en houden interviews Veldwerk en rapportage Interviews en resultaten verwerken in rapportage Rapportage Beschrijven op welke manier de kwaliteit van de beheersmaatregelen verbeterd kan worden Rapportage Evaluatie en follow up Tabel 8 procesmatige koppeling stappen en 5 D s Conclusie AI elementen binnen IAF Bij beide is er sprake van een planning. Bij keuze onderwerpen bestaat de ruimte om ook waarderende onderwerpen te kiezen Vooronderzoek en veldwerk biedt mogelijkheden om waarderende vragen te stellen en op zoek te gaan naar zaken die goed gaan Naast waarderend veldwerk is het ook mogelijk om waarderende elementen binnen een rapportage in te bouwen. Ook mogelijk doormiddel van rapportage waaruit naast verbeterpunten ook waarderende elementen verwerkt worden Overbrengen positieve beelden is mogelijk Is voor beide van toepassing. Procesmatig zitten de raakvlakken in de onderdelen definition, discovery en dream en planning en veldwerk. Bij het bepalen van de te auditen onderwerpen en bij het voorbereiden en veldwerk(interviews), kan worden onderzocht waar mogelijk onderwerpen zijn die een positieve bijdrage kunnen leveren aan de bedrijfsvoering. Bij het vooronderzoek en interviews kunnen positieve vragen geformuleerd en gesteld worden. Bij de rapportage kunnen ook AI onderdelen toegepast worden. Dit door met name ook duidelijk de positieve punten te benoemen en te beschrijven. Nu wordt veelal volstaan met het benoemen van de verbeterpunten.

19 2.5 Samenvatting en conclusies Het antwoord op de onderzoeksvraag Kunnen AI-kenmerken binnen auditing gebruikt worden en is dit conform de IIA richtlijnen? is ja. Zoals uit tabel 7 en 8 blijkt is het mogelijk om inhoudelijke en proces kenmerken van AI in passen. In dit hoofdstuk zijn de beschrijvingen opgenomen van AI en de IAF en wat daar volgens de IIA en uit praktijkvoorbeelden onder verstaan wordt. Uit deze definities blijkt dat beide procesmatig te combineren zijn. Binnen de IAF zijn de elementen van AI toe te passen. De 5 D s zijn te integreren binnen het 6 stappen model van Driessen/ Molenkamp. De definitie van auditing geeft de ruimte om AI-kenmerken binnen de IAF te integreren. Dit wordt ook bevestigd na bestudering van The Professional practices framework.

20 3. Effectiviteit van de IAF met AI-kenmerken 3.1 Inleiding Het antwoord op de eerste onderzoeksvraag Kunnen AI-kenmerken binnen auditing gebruikt worden en is dit conform de IIA richtlijnen? is ja. De volgende onderzoeksvraag is er op gericht of deze AI kenmerken ook de effectiviteit van audit verbeteren. Deze vraag wordt in dit hoofdstuk beantwoord. Als kenmerken vanuit AI zijn de 5 basis principes 2 gedefinieerd. Uit het vorige hoofdstuk is gebleken dat AI en auditing procesmatig te combineren zijn. De onderzoeksvraag voor dit hoofdstuk is: Wordt door het toepassen van AI-kenmerken (5 basisprincipes) de effectiviteit van auditing vergroot? Belangrijke vraag is dus of het toepassen van AI-kenmerken, binnen de IAF, ook een positief effect heeft op de effectiviteit van IAF. Cruciaal hierbij is de vraag wat is effectiviteit van auditing?. 3.2 Effectiviteit van de IAF met Appreciative kenmerken Eerst wordt gekeken wat nu precies effectiviteit is en daarna wordt onderzocht wat AI voor effect heeft binnen de IAF Effectiviteit Een lastig te definiëren begrip, en toch zo cruciaal voor het succes van auditing, is de effectiviteit van auditing. Hoe meet je dat? Driessen en Molenkamp geven in hun boek een indicatie aan voor het succes van de operational audit functie. In eerste instantie wordt aangegeven dat het effect van auditing zichtbaar zal moeten zijn in horizontale, verticale en organisatiebrede verbeterpunten. In het algemeen zal deze toegevoegde waarde beperkt manifest en zichtbaar zijn. Verder wordt aangegeven dat vaak niet te herleiden is of verbeteringen toe te schrijven zijn aan de werking van de IAF. Driessen/Molenkamp (Molenkamp & Driessen, 2004, blz 109)noemen in boek 5 indicatoren die het succes van operational audit zichtbaar en meetbaar maken. Dit zijn: 1. Het aantal malen dat de auditafdeling door management wordt gevraagd om een audit uit te voeren; 2. De mate waarin uitgebrachte aanbevelingen worden uitgewerkt en geïmplementeerd; 3. De wijze waarop het topmanagement de auditafdeling inzet voor het uitvoeren van speciale onderzoeken; 4. De mate waarin vruchtbaar wordt samengewerkt met andere toetsende functies uit de managementcyclus; 5. De mate waarin de auditafdeling zijn eigen doelstellingen realiseert. 2 sociaal constructivisme (maakbaarheid organisatie), gelijktijdigheid (onderzoeken en vragen vallen samen), Co creatie (poëtisch, organisatie is open boek), anticipatie op de toekomst en positivisme.