Verslag Algemene Kringraad Vergadering

Transcriptie

1 Verslag Algemene Kringraad Vergadering Vergadering van 9 maart 2010 Scienticalokaal, Celestijnenlaan 200L om 19u Aanwezig: Wouter P. (voorzitter), Mathias D., Bart V.D.B., Griet D, Jef S., Sander T., Ruben M., Koen D.M., Mattia W., Jorien V.d.B, Vincent V., Vincent V.E., Karel, Dominique J., Ruben C. Verontschuldigd: Bart S., Daniel M., Tom H., Koen T. 1 Goedkeuring agenda Puntje 6 op de agenda (skireis) wordt naar voor geschoven op de agenda. Verder wordt de agenda goedgekeurd. 2 Goedkeuring verslag - In het vorige verslag moet faculty of science vervangen worden door science at Leuven. - De maffe experimenten zijn geen lezingen. - Verder wordt het verslag van de vorige vergadering goedgekeurd. 3 Skireis Laurens (Bios) wordt bekrachtigd door de AKV als skireisverantwoordelijke voor het volgende jaar. Laurenz (Bios) en Vinnie (Wina) zijn al bezig geweest met de skireis voor het volgende academiejaar. Er zijn zowel onderhandelingen geweest met sportura als met skikot. Over het algemeen waren de voorwaarden van beide organisaties gelijkaardig, toch waren er nog enkele interessante voorwaarden bij skikot (meteen terugbetalen van de waarborgen, je kan op voorhand je kamerindeling vastleggen, je kan je busplaats ook op voorhand reserveren...). Voor het volgende jaar is er een overeenkomst in samenwerking met VSSF gesloten, we gaan op skivakantie naar Valmorel (vlakbij de plaats waar we 2 jaar geleden ook waren). Deze organisatie (VSSF) is een tussenpersoon tussen enerzijds de reisorganisatie (skikot) en de studentenverenigingen. Ook al wil deze tussenpersoon zelf iets verdienen aan het werk, toch kan het VSSF nog extra voordelen geven die voor ons interessant zijn. De voordelen die VSSF ons aanbiedt zijn enerzijds een sponsoring van 10 euro per persoon, bovendien mag de 20ste deelnemer helemaal gratis mee op skireis. Rekening houdend met het feit dat bij scientica ongeveer een 100 studenten mee op skireis gaan, betekent dit dat er een hele hoop geld als extra inkomsten zal binnenkomen. Aan de AKV wordt gevraagd wat met deze extra inkomsten zal gebeuren. Gaan we de skireis gewoon goedkoper maken en dus het geld uit de sponsoring meteen aftrekken van de prijs van de skireis, of toch niet? Sander stelt voor om de reis goedkoper aan te bieden. Bart V.D.B. deelt de mening van Sander, aangezien het toch de studenten zelf zijn die de skireis betalen, en niet alle leden van de wetenschapskringen. Griet zou deze beslissing doorschuiven naar het volgende jaar. Vincent V. is van mening dat Scientica deze extra bron van inkomsten niet echt nodig heeft. Tenslotte wordt er aan de AKV gevraagd of er al dan niet g d moet worden naar de toekomstige praesessen. Vinnie wordt de nieuwe praeses van Wina, Bart V.D.B. de nieuwe praeses van Chemika, Laurenz of Sarah de nieuwe praeses bij Bios, Jasper en Jeroen de nieuwe praesessen bij Merkator. Enkel bij Geos is de opvolging nog onbekend. Bart V.D.B. stelt zich de vraag of het wel degelijk gaat om een 7-daagse skipas. Vinnie bevestigt dit. Verslag Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 1

2 4 Cudi en Acco Koen De Munter licht dit puntje toe. 4.1 Uitkeringen kringen We wachten op facturen van Acco en Standaard om het eerste semester definitief af te sluiten. De cudi zal eerst een factuur ontvangen en daarna de individuele kringen. Alle facturen worden verwacht voor het einde van de volgende week (lees einde week 6). Op dat moment kunnen we ook de uitkeringen van de kringen in orde brengen. Willen de kringen al een voorschot? Volgens Jef heeft Bios niet gerekend op een eventueel voorschot, daarom vindt hij het ook niet meteen een vereiste. Koen De Munter deelt mee dat het ook beter en eenvoudiger is om geen voorschotten uit te keren. Wouter vraagt of het mogelijk zou zijn om Scientica een individueel factuur op te sturen. Vincent V. doet een algemene oproep om zeker na te kijken of de facturen kloppen, zodat er geen extra kosten aangerekend zouden worden aan de kringen. Koen D.M. bevestigt dit, enkel indien er een teveel aangerekend wordt is er recht van klagen. 4.2 Stand van zaken team volgend jaar Het team voor het volgende jaar krijgt ook stilaan vorm. Sander (Merkator) wordt meer dan waarschijnlijk verantwoordelijke van de cursussen, Karel (Wina) wordt meer dan waarschijnlijk verantwoordelijke van de boeken en Jef (bios) wordt meer dan waarschijnlijk de financiële verantwoordelijke. Het nieuwe team heeft ondertussen ook al een keer samengezeten. Onze drie kandidaten zullen ook allemaal kringverantwoordelijke worden? Voor chemika wordt Wouter de nieuwe verantwoordelijke en voor Geos wordt Nele Vandersmisse de nieuwe verantwoordelijke. 4.3 Evaluatie Acco Algemeen heerst er een negatieve sfeer omtrent de samenwerking met Acco. Koen De Munter deelt mee dat het aantal klachten s in zijn mailbox nog meevalt. Mattia (Wina) haalt het voorval aan van de meest recente Winagenda s. Acco heeft zonder toestemming te vragen een volledige bladzijde (A5-formaat) reclame toegevoegd aan de winagenda, waardoor een extra blad papier (met 3 lege bladzijden A5-formaat) vereist was. Tot slot wil Koen nog meedelen dat ook voor de cudi niet altijd alles even vlot verloopt met Acco. Koen stelt voor om op de volgende AKV, wanneer de onderhandelingen verder gevorderd zijn, een definitieve beslissing te nemen. 4.4 Drukker en Boekhandel volgend jaar Er worden afspraken gemaakt bij Alpha Copy, Standaard (boeken en cursussen) en Acco (boeken). Geert informeert nog bij een drukker waar proffen bij zitten. Op de LOKO-AV van vrijdag 5 maart is ook een presentatie teruggekomen van fracco. Algemeen heerst er een tevredenheid over de samenwerking met Standaard boekhandel, enkel Mattia wacht nog op een boek van het eerste semester. 4.5 Campagnedrukwerk Koen Torremans en Benji hebben in het verleden een document gemaakt om bij de kringen na te vragen wat de kringen vereisen van drukwerk, maar deze manier van werken is niet langer toepasbaar. Koen De Munter vraagt aan de kringen om bij de voorgangers een keer na te polsen wat de kringen ongeveer nodig hebben. Hij voegt er meteen aan toe dat het niet eenvoudig zal zijn dit jaar om het campagnedrukwerk te regelen. De cudi kan dit jaar enkel het totaalpakket dat vereist is doorgeven, de onderlinge verdeling dient door de kringen zelf te gebeuren. 4.6 Voorinschrijvingen Dit puntje is zeer belangrijk en dient ook meegenomen en doorgecommuniceerd te worden naar de ploegen van het volgende jaar. Peter licht toe dat het systeem dat dit jaar toegepast wordt nogal vrij inefficiënt werkt. Vaak Verslag Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 2

3 gebeuren er menselijke fouten (vaak foutief overgeschreven gegevens) waardoor dus foute gegevens in de databank opgenomen worden en problemen optreden. Tot in het tweede semester toe zijn er s met problemen binnengekomen. Daarom wordt er voorgesteld aan de AKV om naar het volgende jaar toe te werken met een systeem van voorinschrijvingen, waarbij achteraf het lidmaatschapsnummer gekoppeld kan worden aan de voorinschrijving. Wina werkt al met dit systeem. Het voordeel hiervan is dat wanneer de studenten zelf hun gegevens dienen in te vullen, er veel minder fouten opduiken. Een nadeel hiermee verbonden is dat de studenten hiertoe moeten aangespoord worden. Jef is niet helemaal zeker of dit bij Bios vlot zou verlopen, dit jaar wisten de studenten vaak niet wat ze precies moesten doen. De meeste kringen verzamelen de nodige gegevens in de eerste week van het academiejaar bij de verkoop van de lidkaarten, chemika heeft op toledo een community waar ze de nodige gegevens kunnen opvragen. Peter benadrukt na een korte discussie nogmaals dat de kleine problemen kunnen opgelost worden door te werken met het systeem van voorinschrijvingen. Hierbij zou het centrale inlogsysteem van de KUL eventueel gebruikt kunnen worden, aangezien daarmee voldoende gegevens opgevraagd kunnen worden. Vincent V. polst na of iedereen zich kan vinden in dit systeem. 4.7 Kringraad zaken Koen Torremans heeft de presentatie doorgestuurd die ook op de laatste AV aangehaald werd. Koen De Munter is hiervan niet op de hoogte. Het komt erop neer om met de cursusdienst een certificaat te halen, een bewijs dat je voldoet aan een aantal voorwaarden (verdere info in presentatie). Voor onze cursusdienst is het daarom belangrijk om te voldoen aan de voorwaarden. Het certificaat is een soort van kwaliteitslabel. Als het kwaliteitslabel niet op de voorpagina staat, kan een cudi aanschouwd worden als een vuile, kapitalistische organisatie. Aan de AKV wordt gevraagd of er nog puntjes zijn die we eventueel graag zouden willen toevoegen aan dit certificaat. Algemeen zijn er nog 2 dingen die we graag zouden willen toevoegen: enerzijds de mededeling dat de cursusdienst draait op volledig vrijwilligerswerk (en dus geen van de cudi-medewerkers vergoed worden), en anderzijds informatie omtrent de openingstijden (het aantal uren per week (of nog beter het aantal dagen per week), het aantal weken per jaar). Koen vraagt om naar de toekomst toe niet zomaar alle cursusdocumenten die op toledo staan zomaar binnen te brengen op de cursusdient om te laten afdrukken. Het is veel beter om eerst bij de docenten na te vragen of de bestanden correct zijn en eveneens of het wel nodig is om alle documenten af te drukken. Als ecologisch bewuste persoon voegt Jef hieraan toe om propaganda te maken om zo weinig mogelijk af te drukken. Bart VDB vraagt ook om aan de professoren te vragen om mee te delen aan de studenten welke documenten ze effectief moeten afdrukken. Griet vraagt om dit puntje mee te nemen naar de POC s en OOR. 5 Evaluatie 5.1 Maffe Experimenten De Maffe Experimenten werden eerder al uitgebreid geëvalueerd. Op 8 maart zaten Mattia en Wouter samen met de mensen van Faculteit Wetenschappen en Dienst Communicatie. Verdere vragen en opmerkingen zijn welkom in de box van Wouter. Er is een draaiboek in de maak (Wouter). Algemene opmerking: zorg ervoor dat het een plezante bedoeling blijft (ook al is het voor alle richtingen niet even eenvoudig om een maf experiment aan te bieden), en niet louter een informatiemoment. 5.2 Lezingenreeks De lezingenreeks is ondertussen achter de rug: - De eerste lezing door Lieven Scheire was een groot succes. Er was een grote opkomst, de lezing was aangenaam om naar te luisteren en het publiek was achteraf tevreden. Volgens Mattia vonden de proffen van theoretische fysica het zelfs een goed idee. - De tweede lezing door Filip Meersman kende een lage opkomst, wellicht door een minder interessant onderwerp. De lezing was ook veel te technisch. Volgens Griet is het niet meteen een goed idee om 2 lezingen in dezelfde week te laten doorgaan. Misschien is het beter om de lezingen meer te spreiden (over 3 weken met telkens 1 lezing per week). Het spreiden van de lezingen over een langere periode lijkt niet meteen een goede optie, omdat er dan steeds nieuwe affiches zouden moeten gedrukt worden. - De derde lezing door Patrick Degryse was aangenaam, wouter is best tevreden van de opkomst. Verslag Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 3

4 Financieel: de faculteit geeft Scientica 300 euro budget voor de organisatie, waarvan een klein deel niet uitbesteed wordt. Sander doet het voorstel om misschien naar het volgende jaar betere schuimwijn te voorzien, maar dit lijkt echter niet mogelijk daar deze activiteit nu al op een break-even gebudgetteerd werd. Wouter is achteraf gezien content van deze activiteit. Vincent merkt op dat je duidelijk blijkt dat wanneer een lezing verzorgd wordt door een BV, de opkomst echt wel groter is. Namen zoals Frank De Boosere en Dirk Draulans worden opgehaald, maar deze laatste zou redelijk veel geld vragen om een lezing te verzorgen. Tot slot wil Mattia nog opmerken dat de faculteit ook niet altijd al te blij is wanneer de lezingen door niet-experts (lees BV s) verzorgd worden. 6 Activiteiten 6.1 Bedrijvendag Het is bijna zo ver, volgende week zal de bedrijvendag plaatsvinden. Op dit moment moeten er enkel nog plannetjes gemaakt worden waar de bedrijven precies komen te staan. Geos gaat naamkaartjes maken waarop telkens de naam van de vertegenwoordiger en het betreffende bedrijf vermeld staan. De totale omzet van de bedrijvendag ondertussen bedraagt 8300 euro, maar in dit bedrag zijn een aantal kosten nog niet meegerekend. Op dit ogenblik staan er nog maar 45 personen in het CV-boek, hopelijk gaat daar nog volk bijkomen tot we minstens 100 man hebben. Het CV-boek zal worden doorgestuurd naar KBC volgende week woensdag. Vincent vraagt zich af wat we gaan doen met de bedrijven die nu nog toezeggen. Gaan we aan hen ook de volle pot vragen, aangezien zij niet vermeld staan op de affiche en in het boekje, of geven we ze een korting op de normale prijs van 300 euro (goed voor een stand, reclame op de affiche en in het advertentieboek). Na een eerste mening omtrent het geven van een korting van 50 euro wil Bart V.D.B erop wijzen dat geen enkel bedrijf wakker ligt van 50 euro en dat in een bedrijvendag een bedrijf perfect uitgemolken kan worden. De bedrijven die zich te laat hebben aangemeld hoeven niet te klagen, aangezien zij zelf te laat zijn. Tot slot wordt nog gevraagd om de shiften tijdig te laten invullen. Ook voor de opbouw van 10.00h tot 12.00h (die niet vermeld staat op de shiftenlijst) is nog redelijk wat volk vereist. Er wordt ook een prijs afgesproken voor de broodjes die verkocht zullen worden. De inkoopprijs van de broodjes bedraagt 2,25 euro. De AKV beslist om de broodjes te verkopen tegen de prijs van 2,50 euro. Ook al zijn de broodjes in Alma en de Moete dan misschien goedkoper, toch lijkt 2,5 euro de AKV een schappelijke prijs. Mattia doet ook nog een oproep om zoveel mogelijk volk van alle kringen en praesidia te overtuigen om af te komen, zodat de bedrijven toch veel volk zien passeren. Bart heeft nog geen drank besteld, Vanbel brengt dit in orde. 6.2 Galabal Voorlopig is alles geregeld. De affiches hangen omhoog, de kaarten zijn verdeeld onder de kringen. Voor onze eigen leden zal er niet zo veel voorbereidingswerk zijn. Politiika zal bij ons komen werken op de avond zelf, en wij zullen dan met 6 personen (waaronder al zeker Wouter) op hun galabal gaan helpen. Het Galabal van Politika gaat door op vrijdag 23 april in feestzalen De Vlaschaard te Hulshout. Probleem is dat het galabal samenvalt met een AV van LOKO waar de meeste praesessen toch aanwezig willen zijn. Wouter gaat nog en naar de praesessen met de vraag om hun verantwoordelijken door te geven. 6.3 Scienticup Op woensdag 12 mei (de dag voor O.H. Hemelvaart) zal de scienticup doorgaan op het grasveldje voor alma 3. Op de AKV wordt gezocht naar een geschikte sport. Chemika stelt trefbal voor en de AKV stemt daarmee in. Deze sport is zowel voor jongens als meisjes geschikt. Trefbal was bovendien een succes op de fasecup van Chemika. Daniel regelt ook nog de barbecue. Verslag Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 4

5 7 Tett n Tijd voor een variarondje 7.1 Bakken bier De bakken mogen voorlopig in de winakelder blijven staan, omdat het scienticalokaal zeker niet beter is. Wouter doet een oproep om het bier alsnog verkocht te krijgen. 7.2 Infodag der Wetenschappen Er is weer een studentencafé waar de kringen ook 2 shiften gaan invullen. Wouter is nog naar een vrijwilliger die samen met hem om 9.00h wil komen opbouwen. Het gaat best om iemand die weet hoe een vat aangestoken kan worden. We zijn uiteraard ook op zoek naar studenten die een uitleg en informatie over hun opleiding willen voorbrengen. Merkator zal de eerstejaars een infosessie geven op vrijdagavond voor de infodag waarin duidelijk weergegeven zal worden wat er wel en niet gezegd mag worden (niet de nadruk leggen op feestjes, cantussen, td s etc) en ook kort en bondig de belangrijkste vaktermen rond onderwijs een keer uitgelegd worden (leerkrediet, studiefase, etc.). De faculteit geeft ook nog een gratis vat voor alle inspanningen omtrent de infodag weg. Op de AKV wordt beslist om dit vat samen leeg te drinken samen met de mensen van OOR en de helpers van de infodag. Er zal verder gezocht worden naar een geschikt moment. Cindy Beelen heeft gevraagd of wij wat tegen elkaar op willen rubix-cube-en. Voor cursussen/mensen op infodag worden we gecontacteerd door een prof van uw departement/richting. 7.3 Datum Kies AKV De KiesAKV zal doorgaan op maandag 10 mei om 18.00h. De locatie wordt nog meegedeeld. 7.4 Naaktkalender Wina brengt weldra een naaktkalender uit ten voordele van een goed doel. Wil je zelf zo een exemplaar, bestel jouw exemplaar dan op Verjaardag Mattia Mattia is weldra jarig en trakteert daarom met een gratis vat in de Winabar op woensdag 17 maart. 7.6 Don Quichot Op woensdag 12 mei, de dag van de scienticup, gaat Bios naar Brussel voor een operabezoek. Cultuurgeïntresseerden kunnen steeds meegaan. Verslag Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 5