Algemene Kringraad Vergadering

Transcriptie

1 Algemene Kringraad Vergadering Vergadering van 4 oktober 2010 Scienticalokaal, Celestijnenlaan 200L om 21u30 Aanwezig: Ruben (voorzitter), Mathias (ondervoorzitter), Peter (web), Lore (beheer), Wouter (secretaris), Karel (bestuur), Vinnie (Wina), Hanne (Wina), Pieter (Wina), Kim (bestuur), Laurens (bestuur), Marijn (bestuur), Japser (merkator), Jeroen (merkator), Laurens (bios), Sara (bios), Bart (chemika), Wout (chemika), Merel (bios) Verontschuldigd: Jana (Geos), Maarten (bestuur) Algemene opmerking: voor activiteiten, financiën enz: mail nu en dan een update naar pressesen@scientica.be. Zorg altijd dat Lore duidelijke facturen krijgt! We proberen dit jaar de exploitatie echt goed te maken. 1 Goedkeuring agenda De agenda wordt goedgekeurd na toevoeging van puntjes Lore (3-5) en enkele varia. 2 Goedkeuring verslag AKV 27 juni 2010 Praesesoverleg 3 augustus 2010 Beide verslagen worden goedgekeurd zonder opmerkingen. 3 Financiën vorig jaar De exploitatie van vorig jaar is niet helemaal volledig. Lore heeft deze nog maar net van Didier gekregen en probeert de gaten op te vullen. De definitieve exploitatie wordt zo snel mogelijk opgesteld en doorgestuurd. Wat nog moet binnenkomen: 3000 (groot deel van bedrijvendag, 400 bakken bier, 500 loko). Het is niet zo zeker dat dit nog gaat binnenkomen (bier is een probleem). Vinnie: indien het jaar negatief gedraaid heeft, moet het tekortkomende geld van de kringen komen. De andere kringen hebben daar geen problemen mee. Lore schat dit bedrag voorlopig op euro in totaal. Jaarrekening moet nog neergelegd bij de griffie. 4 Color Image Er zijn nog problemen met kringen die zelf ter plaatse moesten betalen. Lore zegt dat dit alleen in het begin was, nu is het in orde. Je krijgt een bestelformulier, alles komt op de maandelijkse factuur. Lore heeft nog geen factuuradressen doorgegeven, die moeten naar haar g d worden. Bij problemen, vraag naar Peter bij Color Image. Leden mogen goedkoop afdrukken/kopiëren: 2,5 cent op vertoon lidkaart. Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 1

2 We hebben recht op 500 euro textielkorting. Dat bedrag wordt gestort bij Wina, zij storten door naar de andere kringen. 5 Cudi Er zijn wat probleempjes geweest met Color Image (drukpers plat, dus minder geleverd in eerste week dan verwacht). Bij acco gaat alles heel vlot, de leveringen zijn goed. Cudi is zeer tevreden over het nieuwe kassasysteem. Er is veel meer controle op financiën. Het nieuwe lokaal is open, maar moet nog eens opgeruimd. Cudi gaat horen voor kasten en gordijnen bij de technische dienst. Eventueel worden die aangekocht. Financiële details gevraagd door de pressesen. Nieuwe lidkaarten systeem: lidkaart koppelen enz ging algemeen vlot. Opmerking chemika: heel laat pas doorgegeven hoe alles werkte. Chemika doet het liever zelf, maar dat werkt nu niet meer. Cudi vindt het zo handiger dan vroeger, nu zijn er veel minder fouten met verkeerde s-nummers en namen. Nu is het systeem voor iedereen bekend, dus zou het minder moeilijk moeten zijn. Men vraagt een print-screen van het inlog-scherm. Het gebruik van de bancontact is serieus toegenomen. Steeds meer mensen betalen met kaart. 6 Evaluatie 6.1 Weekend Financiën: zie bundel. Enkele wijzigen nog: Zware bieren -12 Cantus 5 euro/pp - 25 Burgers en broodjes naar plansjarel 0 De streepjeslijst wordt nog gestuurd. Is er nog iets van de schade gekomen? Ruben heeft nog een baar telefoontjes gehad met de Chiro. Die gingen er niet moeilijk over doen. Er komt nog een brief van de politie voor Francis. Er heeft weer redelijk wat volk afgezegd vlak voor het weeekend. Dit is in de toekomst te vermijden door een andere datum te zoeken. Week 2/3 is veel beter dan week 1. Wel rekening houden met de AV s van Loko. Alternatieve ideetjes: dag + s avonds cantus, eventueel zelfs gewoon in leuven. Het is echter gezelliger allemaal samen te slapen. Bart wil het weekend wel houden. Het is een meevaller dat de locatie zo goedkoop was, want anders was het financieel slecht uitgedraaid. 7 Opvolging 7.1 Plan Sjarel: zo 17 oktober De shiftenlijst is gemaakt, vergelijkbaar met vorig jaar. Iedere kring heeft een DJ-shift van 2 uur. Wat doen we met het thema? Loko heeft al oktoberfest gedaan. Een concreet voorstel is oostblok (vodka, vettige hapjes...). Vodka is niet te duur, maar we moeten wel eens navragen wat dat aan stopselgeld gaat kosten bij Albatros. (na te vragen bij Oker, die doen vaak cocktails op hun plansjarel). Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 2

3 Communicatie: richten we nog een werkgroepje op? mail over de concrete beslissingen is OK. Gaan we nog voort met de interne plansjarel? Die zou dan 2 uur vroeger beginnen. De kringen vinden dit OK, er komt een aparte uitnodiging naar de praesidia. De opbouw zal dan vanaf zondagmiddag ergens zijn. 7.2 LOKOmotion: do 18 november Zaal ligt volledig vast. Financiële details: Bands: Collect the Leaves (120 euro) + Johny Berlin (500 euro) DJ: afsluiter (Lucas van Chemika: 150 euro) PA: 800 euro. Budget: 500 PA artiesten. De shiftenlijst komt er later nog aan. Dat zal vergelijkbaar zijn met twee jaar geleden in de Blauwe Kater 7.3 Aperitiefconcert: di 23 november Het aperitiefconcert gaat gewoon door (beslissing zomeroverleg). Wat er al gedaan is: Bandje zonder naam: meisje zingt, jongen speelt muziek. Thema: meditteraans (drankje limoncello, sangria...) Koelisse is OK. Aankleding? Kunst ofzo. Kringen gaan eens horen of er evt iemand wil tentoonstellen. Vorig jaar zijn er foto s geprojecteerd. Hanne stelt voor eens te kijken bij artists in residence en Sint-Lucas. We proberen meer mensen te lokken: meer reclame + deftig uitleggen wat een aperitiefconcert is (bv in mails). De internationale studenten worden expliciet uitgenodigd (zie puntje internationaal). Begroting: Hapjes: 130 euro. 1/3 van de hapjes van vorig jaar. Bandje: euro. Subsidies: vragen (van vorig jaar zijn nog niet binnen?) Inkom: 2 euro. Schatting volk: 50 man. 8 Internationaal 8.1 Evaluatie International Orientation Days Volgende activiteiten werden georganiseerd: woensdag (week voor academiejaar): social activity in klokhuys (30 tot 40) man, drankje per man getrakteerd, faculteit Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 3

4 donderdag: infodag, international party vrijdag: na infosessie in alma 2 - naar heverlee, uitleg faculteit en rondleiding op campus groot succes, goed geweest, wouter heeft vooral de contacten gelegd. vrijdag 1 okt: infofair. daar was geen volk, maar we hebben er wel moeite voor doen. Dit concept zal dus negatief geevalueerd worden op de werkvergadering. Heel wat internationale studenten zijn ondertussen lid geworden van hun kring. Wouter heeft daar sterk de nadruk op gelegd bij zijn presentatie. Er komen ook nu en dan internationale studenten naar een activiteit. 8.2 Communicatie met internationale studenten Wouter heeft een mail gestuurd naar de internationale studenten, met onder andere de belangrijke activiteiten per kring. Wouter probeert elke week een te versturen, de kringen vinden dit een goed idee. Wouter vraagt ook om affiches bv. door te geven. De presessen vragen om op de mailinglijst te komen. 8.3 Activiteiten Wouter vraagt of we geen activiteit voor de internationale studenten moeten organiseren. Waarschijnlijk krijgen we er zelfs subsidies door. We vinden het aperitiefconcert een passend concept om de internationale studenten te lokken. Als we expliciet vermelden dat de activiteit voor de internationale studenten wordt georganiseerd, komen zij ook af. We besluiten dat we dit doen. 9 Jobfair Mattia: oproep zo snel mogelijk werk te maken van de bedrijven. Aansporen mensen van praesidium. Er zijn een aantal bedrijven die al in orde zijn. Mattia moet een overzichtje sturen. De telefoon vanuit het chemika-lokaal gebruiken is geen optie meer want het departement ziet het niet meer zitten. Er staat een telefoon in de cudi-annex, we weten nog niet of die naar behoren werkt. 10 Mededeling Vinnie Wina gaat in samenwerking met VTK een informaticabeurs organiseren voor heel CW. Dit staat volledig los van de bedrijvendag. De beurs zal doorgaan op 29 maart, in de 200A. 11 Varia Keuze ontwerp banner: Na wat discussie volgt er een stemming. Opmerking over 4: zonder logo + scientica naar rechts verplaatsen. Stemming: neutraal 1, 3: 1, 4: 2. We kiezen banner 4. Pasmoment polo s. Labojassen: Mededeling Sciwi. Er is gesproken over de aankoop van labojassen. Via Acco is daar eigenlijk geen voordeel aan, want de prijs ging hetzelfde blijven. De sciwi stelde voor dat mensen van kringen met labojassen gingen checken. Bart: Codices: grote aantallen maakt niks uit van prijs. Sciwi-mensen wouden het dan niet regelen. Op cudi leggen? Nadien kan dat gemakkelijk zijn. Buiten Wina verkoopt al de rest liever op cantus zelf. Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 4

5 Sciwi: visietekst schrijven over toekomst van scientica. Letter na opvolgen later is echt moeilijk. Vage basisprincipes gaan ook. Is neer te schrijven wat haalbaar is, wat er nodig is enz. Kringen schrijven als ze willen. Mensen uit zomerverslag gaan daar eens aan werken. Coucke en Wout staan nog niet op de mailinglijst. Aan hen wordt gevraagd kring, s-nummer voor+achternaam naar te mailen. Bloemstuk + lint voor Walter Lauriks is gekocht. Dit komt in begroting bij kringraad - onvoorziene kost. De vergadering wordt gesloten om 23h30. Wouter Proost (secretaris) Algemene Kringraad Vergadering Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 5