*** KWALITEITSDOCUMENT KINDEROPVANG SNOOPY ***

Transcriptie

1 Titel: Werving & selectie *** KWALITEITSDOCUMENT KINDEROPVANG SNOOPY *** Document code: 5.2 Soort document: Protocol Aantal pagina s: 13 (incl. bijlagen van 9 pag.) Aantal bijlagen: 6 Status: Vastgesteld Actie: Vervang vorige versie Datum: Oktober 2014 Eigenaar PZ Evaluatie & actualisatie datum: Oktober 2017 Samenvatting Kwaliteitsdocument Werving en selectie is een document dat de stappen in het werving- en selectieproces beschrijft. Het bevat een groot aantal administratieve handelingen. Deze samenvatting is bedoeld voor medewerkers die geen sollicitatiegesprekken voeren en medewerkers die niet betrokken zijn bij de administratie rondom het proces. De volledige tekst begint op bladzijde 2. Belangrijke punten: Wanneer een medewerker uit dienst gaat wordt bekeken of de vrijgekomen vacatureruimte ingevuld wordt door een nieuwe medewerker in dezelfde functie of dat een andere functie nodig/mogelijk is. De vacature wordt eerst intern geplaatst, voordat extern wordt geworven. Bij BSO-vacatures wordt het eerste gesprek gevoerd door de teamleider en het hoofd BSO. Bij KDV-vacatures door het locatiehoofd. Het tweede gesprek wordt door de directie en de personeelsadviseur gevoerd. Sollicitanten draaien een dagdeel mee, tenzij zij al bekend zijn op de groep. Na het meedraaien volgt een tweede gesprek. Standaard worden na het tweede gesprek referenties opgevraagd. In de bijlagen zijn diverse formulieren te vinden die tijdens het proces worden gebruikt. Zowel het formulier eerste sollicitatiegesprek als het meedraaiverslag zijn inhoudelijk gewijzigd. Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 1

2 Interne procedure 1. De directie, het locatiehoofd/hoofd BSO en de personeelsadviseur bekijken hoe de vrijgekomen formatieruimte ingevuld dient te worden. Bekeken wordt welke functie, kennis en ervaring er nodig is binnen het team. 2. De vacature wordt door de personeelsadviseur eerst intern geplaatst in de note. Hierbij wordt vermeld voor welke functie, op welke locatie en voor hoeveel uur de vacature ontstaat. Daarnaast wordt indien nodig specifieke kennis en ervaring vermeld. 3. De sollicitant kan, binnen twee weken na plaatsing, schriftelijk een sollicitatiebrief sturen naar het secretariaat. 4. De ontvangst van de sollicitatiebrief wordt bevestigd door de secretaresse, die de sollicitatie ook registreert. 5. Na de sluiting van de vacature wordt door het locatiehoofd/hoofd BSO samen met de personeelsadviseur een brievenselectie gemaakt. Hierbij wordt gekeken naar gewenste opleiding, ervaring en motivatie. 6. De directie wordt door de personeelsadviseur op hoogte gesteld van de sollicitanten. 7. De personeelsadviseur geeft aan de secretaresse door welke kandidaten worden uitgenodigd. 8. Geschikte kandidaten worden, bij voorkeur telefonisch, door de secretaresse uitgenodigd voor een eerste gesprek met voor het KDV het locatiehoofd en voor de BSO het hoofd BSO en de teamleider. In dit gesprek komt onder andere aan de orde: - Motivatie: waarom wordt gekozen voor deze functie, specifieke groep of locatie. - Relevante kennis en werkervaring. - Welke (extra) taken worden in de huidige functie gedaan (bijv. het van verzorgen van feesten of bestellingen). - Welke aanvulling de sollicitant op het team heeft. - Verdere procedure. 9. Kandidaten die niet geschikt zijn worden telefonisch afgewezen door de personeelsadviseur. 10. Na het sollicitatiegesprek zal bij een positieve bevinding van beide partijen een meedraaidag(deel) worden afgesproken. Dit geldt niet voor medewerkers die al als vaste invalkracht op de betreffende groep werkzaam zijn. Op de meedraaidag wordt door de leidinggevende een affiche met de naam van meedraaiende kandidaat op groepsdeur/locatie gehangen (bijlage 6). Aan het einde van de dag bespreekt de leidinggevende kort de dag met de kandidaat. Het locatiehoofd of het hoofd BSO en teamleider bespreken bevindingen, waarna het meedraaiverslag (bijlage 4) wordt ingevuld. 11. De directie en de personeelsadviseur worden op hoogte gesteld van de bevindingen uit de meedraaidag. 12. Kandidaten die na de meedraaidag niet geschikt worden bevonden, worden telefonisch door de locatiehoofd/hoofd BSO op de hoogte gesteld. 13. Kandidaten waarbij de meedraaidag positief is verlopen worden, bij voorkeur telefonisch, door de secretaresse uitgenodigd voor een tweede gesprek met de directie en de personeelsadviseur. In dit tweede gesprek komt het volgende aan de orde: - Bevindingen van het meedraaidag(deel), vanuit de sollicitant en vanuit de organisatie. - Zijn de beide partijen nog steeds even positief? 14. Kandidaten krijgen van de personeelsadviseur. telefonisch bericht over de uiteindelijke beslissing van de organisatie. 15. De personeelsadviseur vult een mutatieformulier in (kwaliteitsdocument 5.3) en verwerkt de wijzigingen op dit mutatieformulier. Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 2

3 Externe procedure 1. Indien er geen interne werknemers reageren wordt de vacature extern gesteld. 2. De personeelsadviseur stelt een advertentie op (zie voorbeelden op de PZ schijf) en plaatst de tekst op externe vacaturesites en indien nodig in een weekblad. 3. De advertentie wordt door de secretaresse geplaatst op de site van de organisatie. 4. De sollicitant stuurt een sollicitatiebrief met CV naar het secretariaat. Op aanvraag kan het sollicitatieformulier worden toegestuurd. 5. De ontvangst van de sollicitatiebrief wordt bevestigd door de secretaresse, die de sollicitatie ook registreert. 6. Na de sluiting van de vacature wordt door het locatiehoofd/hoofd BSO samen met de personeelsadviseur een brievenselectie gemaakt. Hierbij wordt gekeken naar gewenste opleiding, ervaring en motivatie. 7. De directie wordt op hoogte gesteld van de sollicitanten door de personeelsadviseur. 8. De personeelsadviseur geeft aan de secretaresse door welke kandidaten worden uitgenodigd en afgewezen. 9. Geschikte kandidaten worden, bij voorkeur telefonisch, door de secretaresse uitgenodigd voor een eerste gesprek met voor het KDV het locatiehoofd en voor de BSO het hoofd BSO en de teamleider. Tijdens dit gesprek wordt het formulier '1 e sollicitatiegesprek' gebruikt (bijlage 2) en het formulier 'Gespreksconclusie' (bijlage 3) 10. Kandidaten die niet geschikt zijn worden schriftelijk afgewezen door de secretaresse. 11. Na het sollicitatiegesprek zal bij een positieve bevinding van beide partijen een meedraaidag(deel) worden afgesproken. Op de meedraaidag wordt door de leidinggevende een affiche met de naam van meedraaiende kandidaat op groepsdeur/locatie gehangen (bijlage 6). Aan het einde van de dag bespreekt de leidinggevende kort de dag met de kandidaat. Het locatiehoofd of het hoofd BSO en teamleider bespreken bevindingen, waarna het meedraaiverslag (bijlage 4) wordt ingevuld. 12. De directie en de personeelsadviseur worden op hoogte gesteld van de bevindingen uit de meedraaidag. 13. Kandidaten die na de meedraaidag niet geschikt worden bevonden, worden telefonisch door het locatiehoofd/hoofd BSO op de hoogte gesteld. 14. Kandidaten waarbij de meedraaidag positief is verlopen worden door de secretaresse uitgenodigd voor een tweede gesprek met de directie en de personeelsadviseur. Het formulier '2e sollicitatiegesprek' wordt tijdens dit gesprek gebruikt (bijlage 5). 15. De personeelsadviseur controleert en kopieert na het gesprek diploma s en identificatiebewijs. 16. Bij de laatste werkgever worden door de personeelsadviseur referenties opgevraagd. 17. De directie neemt, na overleg met de personeelsadviseur, het besluit of de kandidaat wel of niet wordt aangenomen. 18. Kandidaten krijgen telefonisch bericht over de uiteindelijke beslissing van de organisatie van de personeelsadviseur. 19. De personeelsadviseur maakt een afspraak voor een aannamegesprek, vult het mutatieformulier in en stuurt deze ter verdere verwerking naar het secretariaat. 20. De bevestiging van aanname en de uitnodiging voor het aannamegesprek worden schriftelijk door de secretaresse verstuurd. 21. De personeelsadviseur opent op een lege checklist nieuwe medewerkers en slaat deze op onder de naam van de nieuwe medewerker. De checklist is te vinden op Z:\P&O\checklist. 22. De acties op de checklist worden verwerkt door de betreffende verantwoordelijke tot accorderen arbeidsovereenkomst. Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 3

4 23. Tijdens het aannamegesprek komt het volgende aan de orde: - Inleveren van diverse formulieren; - Doornemen van de arbeidsovereenkomst; - Uitreiken en globaal doornemen van het inwerk- en introductiepakket; - Doornemen van enkele van belang zijnde interne regelingen (bijv. de collectieve ziektekostenregeling, spaarloon/levensloop, sporten van de zaak etc.); - Verzoek een stukje te schrijven voor de note en de nieuwsbrief, indien mogelijk met digitale foto. 24. De personeelsadviseur draagt zorg voor verdere verwerking van de acties op de checklist. Open sollicitaties 1. De secretaresse bevestigt de ontvangst van de open sollicitatie en registreert de sollicitatie. 2. De secretaresse stuurt de sollicitatie door naar de personeelsadviseur. 3. De personeelsadviseur bekijkt of er een vacature is die aansluit bij de open sollicitatie en geeft de acties die genomen moeten worden door aan de secretaresse. 4. Vacature open en geschikte kandidaat: de secretaresse attendeert de sollicitant op de openstaande vacature, tenzij de interne rondes nog niet afgerond zijn. 5. Geen geschikte kandidaat: de secretaresse stuurt een afwijzing met daarin de motivatie van de afwijzing. 6. Geschikte kandidaat maar geen openstaande vacature: de secretaresse bericht dat er geen vacature open staat en de brief in portefeuille wordt opgenomen. Algemeen Tijdens het werving- en selectieproces wordt gebruikt gemaakt van standaard sjablonen, waarvan de personeelsadviseur de eigenaar is. Correspondentie verloopt bij voorkeur per . Bijlagen 1. Sollicitatieformulier 2. Formulier 1 e sollicitatiegesprek 3. Gespreksconclusie 4. Meedraaiverslag 5. Formulier 2 e sollicitatiegesprek 6. Affiche meedraaien sollicitant(e) Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 4

5 Sollicitatieformulier Kinderopvang Snoopy Bijlage 1 Achternaam + Meisjesnaam: Voornamen: Adres: Postcode + Woonplaats: Telefoonnummer: Mobiele telefoonnummer: adres: Geboortedatum: Nationaliteit: Burgerservicenummer: In bezit van rijbewijs? In bezit van auto? Burgerlijke staat: Voornaam echtgenoot: Datum huwelijk: Heb je kinderen? Zo ja, welke leeftijd? Sollicitatie voor de functie: Op welke dagen ben je beschikbaar? Aantal uur beschikbaar: Inzetbaar op: Ja / Nee* Ja / Nee* Ma / Di / Wo / Do / Vr* Kinderdagverblijf en/of buitenschoolse opvang* Huidige bruto fulltime salaris (bij een -urige werkweek) Welke diploma s heb je? Reden van sollicitatie? Stage-ervaring: Werkervaring: Referenties: Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 5

6 Bijlage 1, blz. 2 Hobby s: Kwaliteiten: Karaktereigenschappen: Is er nog iets dat wij moeten weten? * Doorhalen of laten staan wat van toepassing is N.B. Wij willen je erop wijzen dat je verplicht bent ons te informeren over medische klachten die een belemmering kunnen zijn bij de uitoefening van de functie waarvoor je solliciteert. Handtekening kandidaat: S.v.p. opsturen aan: Kinderopvang Snoopy, t.a.v. sollicitatiecommissie, Dr. Stapenséastraat 34, 2451 AD Leimuiden. Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 6

7 1 e sollicitatiegesprek met d.d. Aanwezig van de organisatie: Bijlage 2 1. Informatie geven aan de sollicitant over: Geschiedenis van Snoopy / huidige organisatiestructuur, -cultuur en -beleid / personeelsbeleid (bijvoorbeeld het volgen van de Cao Kinderopvang). 2. Beschrijven van de sollicitatieprocedure: 1 e sollicitatiegesprek / meedraaien bij positief 1 e gesprek / telefonische afwijzing of uitnodiging voor 2 e gesprek / opvragen referenties / aanname of afwijzing. 3. Informatie geven over de vacature. 4. Motivatie /ervaring Wat spreekt je het meeste aan in deze functie? Waarom wil je bij onze organisatie komen werken? Heb je voorkeur voor bepaalde leeftijden / groepen? Waarom denk je de meest geschikte kandidaat te zijn? Hoe onderhoud je je vakkennis? 5. Samenwerking / assertiviteit Geef een voorbeeld van een opdracht waarin je hebt samengewerkt met anderen. Hoe verliep de samenwerking? Wat was jouw rol? Ben je ooit in de situatie geweest dat je het niet eens was met de aanpak van een collega? Wat deed je? Heb je wel eens een taak moeten doen die je niet zag zitten? Wat heb je toen gedaan? Waaruit bestaat collegialiteit voor jou? Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 7

8 Bijlage 2, blz.2 6. Communicatie Heb je ooit gemerkt dat een collega een opdracht die je mondeling had gegeven, niet had begrepen? Waaruit bleek dat de ander de opdracht niet had begrepen? Wat was volgen jou de oorzaak? Kun je een voorbeeld geven van een recente ervaring waarbij de communicatie niet goed verliep? Wat was de situatie? Wat was je doel? Wat ging er precies mis? Hoe kwam dat volgens jou? 7. Initiatief Wat heb je gedaan om je eigen werk beter te laten verlopen? Heb je in de afgelopen periode een nieuw idee bij je leidinggevende aangekaart? Welke? Waarom? Wat was het resultaat? Op welke prestatie ben je het meest trots? 8. Diverse Wanneer ben je beschikbaar? Heb je zichtbare tatoeages of piercings? Andere vragen / opmerkingen die aan de orde zijn gekomen: N.B. Melden: verplichting van de sollicitant de werkgever te informeren over medische klachten die een belemmering kunnen zijn bij de uitoefening van de functie. 9. Afspraken: Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 8

9 Gespreksconclusie Bijlage 3 Beschrijf kort en bondig de belangrijkste punten uit het gesprek: Advies van de sollicitatiecommissie: Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 9

10 Meedraaiverslag (dit wordt ingevuld door diegene die er het meest over kan vertellen) Bijlage 4 Het doel van deze meedraaidag is aan de ene kant de sollicitant een indruk van de organisatie te geven en aan de andere kant krijgen wij een indruk van de sollicitant. De sollicitant is niet bekend in de organisatie en met de werkwijzen in de organisatie. Daarom kan niet worden verwacht dat de sollicitant een grote mate van initiatief kan laten zien. Laat de sollicitant daarom weten welke taken hij/zij kan doen. De sollicitant wordt beoordeeld op de diverse communicatieve vaardigheden en de manier waarop de sollicitant de taken heeft uitgevoerd. Naam sollicitant(e) : Meegedraaid op d.d. : Op groep : Met: Deze lijst ingevuld door : 1. Hoe was het contact naar de kinderen? (manier van aanspreken / begeleiden / spontaan contact met de kinderen?) 2. Hoe was het contact naar de collega s? (kennismaking / houding / opstelling) 3. Heeft sollicitant geïnformeerd naar inhoudelijke zaken, zo ja naar wat? 4. Hoe is zijn/haar houding? Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 10

11 5. Hoe is haar/zijn uitdrukkingsvaardigheid? 6. Hoe was de houding van de sollicitant(e) de gehele dag door? (bleef ze zitten / stapte ze op dingen af / zag ze werk) 7. BSO: lijkt de sollicitant voldoende overwicht te hebben? Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 11

12 2 e sollicitatiegesprek met d.d. Aanwezig van Snoopy: Bijlage 5 1. Terugblik op het eerste contact met de organisatie (Hoe was het gevoel? Het verliep het gesprek? Wat viel op?) 2. Bevindingen van de sollicitant n.a.v. het meedraaien: 3. Bevindingen van de organisatie n.a.v. het meedraaien: 4. Andere zaken die besproken zijn: 5. Afspraken over salaris, datum eventuele indiensttreding en overige afspraken: 6. Conclusie: Eén of beide partijen negatief? Partijen gaan uit elkaar (bij afwijzing vanuit de organisatie: adviespunten meegeven) Beide partijen positief? Referenties opvragen 7. Afspraken Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 12

13 Bijlage 6 Geachte ouders, Wij hebben een vacature voor een pedagogisch medewerker. U zult daarom vandaag een onbekend gezicht op de groep zien, namelijk de sollicitant(e) Zij/hij zal een dagje meedraaien. Kwaliteitsdocument 5.2 Werving en selectie 13