samenwerken met een Virtueel Assistent

Transcriptie

1 P voor samenwerken met een Virtueel Assistent Creëer tijdwinst met de OM7-methode voor solide bedrijfsgroei Petra Fehring

2 voor samenwerken met een Virtueel Assistent P Creëer tijdwinst met de OM7 -methode voor solide bedrijfsgroei Petra Fehring

3 Met Petra s methode reken je systematisch af met terugkerende taken die voelen als een blok aan het been. Zo krijg je weer ruimte om te groeien! Karen van iel Outdo Niet meer aanmodderen en zelf alles uitzoeken met een VA, nu weet ik precies hoe ik mijn bedrijf kan managen. Met de juiste VA, heldere stappen en de beste systemen kan ik het grootste resultaat bereiken en mijn bedrijf naar een hoger plan tillen. Naomi Dessaur Dessaur rainingen De 50 tips van Petra Fehring omvatten alle belangrijke elementen voor een goede, constructieve én planmatige samenwerking met een VA. Dankzij haar tips heb ik in korte tijd een vloeiende samenwerking met een VA op kunnen zetten. Hierdoor heb ik tijd over gehouden om mijn plannen waar te kunnen maken, zonder dat het ten koste ging van mezelf en mijn privéleven. Mandy oppen Onderneemster met ucces

4 nhoudsopgave Voorwoord nleiding De OM7-methode...17 WAA A M OW BDF? ip 1. Waar ligt de urgentie? ip 2. De fase waarin jouw bedrijf zich bevindt ip 3. Welke rollen wil jij vervullen? ip 4. tel een jaardoel voor je bedrijf ip 5. en omzetdoel houd je op de rit ip 6. Welke systemen heb je al ingericht? ip 7. Kies wat je als eerste uitbesteedt ip 8. Wat houdt jou tegen om te delegeren? AN M N VL AN ip 9. Het begint met leiderschap ip 10. De kwaliteiten van de VA ip 11. Kies de juiste VA ip 12. De investering in een VA ip 13. Hoeveel werkzaamheden besteed je uit? ip 14. Overeenkomst van Opdracht ip 15. tart van de samenwerking ip 16. Het belang van een planning ip 17. Blijf aangehaakt ip 18. ijdig input aanleveren ip 19. Bouwen aan vertrouwen

5 ip 20. Heldere werkafspraken ip 21. Perfectionisme belemmert groei ip 22. Voorkom mislukken van de samenwerking ip 23. Het voordeel van virtueel werken ip 24. Waarom geen VA uit de Filipijnen of ndia? YMAN N OPMALN ip 25. n of aan je bedrijf werken ip 26. top met brandjes blussen ip 27. Het proces uitwerken ip 28. Lang leve online tools ip 29. Wie behoort tot het team? ip 30. ijdmanagementmatrix voor prioritering ip 31. ysteem 1 Dagelijks Management ip 32. ysteem 2 Financiën ip 33. ysteem 3 (Online) Marketing ip 34. ysteem 4 tatistieken ip 35. ysteem 5 Communicatie ip 36. ysteem 6 ales ip 37. ysteem 7 Diensten/Producten Leveren ip 38. Kosten versus omzet ip 39. Gerealiseerde groei door systematiseren OPCHALN ip 40. Wanneer start je met een tweede VA? ip 41. Wat is een Virtueel Manager? ip 42. Wanneer zet je een VM in? ip 43. s inzet van externen lucratief? ip 44. Kloppen je prijzen nog? ip 45. Bedrijfsgroei door meer klanten te bedienen ip 46. n samenwerking ontwikkelen

6 ip 47. ip 48. ip 49. ip 50. Wie is jouw sparringpartner? De gewenste balans werk/privé en verkoopbaar bedrijf Focus op strategisch werk Nawoord Over de auteur Hoe nu verder?

7 Voorwoord Het boek dat je nu in handen hebt, komt uit de xperttips boekenserie, speciaal voor ondernemers. Met in elk boek vijftig praktische tips, plus een unieke methode of stappenplan. Ben jij ondernemer, groeit je bedrijf gestaag, maar wil je meer? Dan biedt het samenwerken met een Virtueel Assistent veel mogelijkheden. Wil je dat op een slimme manier aanpakken en tegelijkertijd zorgen dat het betaalbaar blijft? Dan is dit boek voor jou de juiste keuze! Petra heeft vijftig praktische tips voor je uitgewerkt waarmee je meteen aan de slag kunt. Met de door haar bedachte OM7 -methode creëer je tijdwinst en bereik je bovendien een solide bedrijfsgroei. Wil je als ondernemer ook op andere gebieden van het ondernemerschap aan de slag? Kijk dan eens welke boeken nog meer verschenen zijn in deze serie. Op vind je een overzicht van alle beschikbare xperttips boeken. tuk voor stuk staan ze vol met tips die je meteen kunt toepassen in jouw bedrijf. Wil je zelf een xperttips boek uitgeven? Neem dan gerust contact met me op via zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken. k wens je heel veel leesplezier met dit boek. ucces met de samenwerking met jouw Virtueel Assistent. Met de tips uit dit boek moet dat zeker gaan lukken! Hartelijke groet, Daisy Goddijn nitiatiefneemster xperttips boekenserie 11

8 nleiding e bent een ambitieuze ondernemer met een doel voor ogen. e bent gestart met het ondernemerschap omdat je kansen en mogelijkheden zag. e koestert de vrijheid van het ondernemer zijn. e wilt creatief bezig zijn en doen waar je werkelijk gelukkig van wordt. ouw diensten slaan aan, je hebt enthousiaste, tevreden klanten en draait een goede omzet. Alleen verlies je steeds meer vrijheid omdat je volledig opgeslokt wordt door heel veel taken binnen je bedrijf. aken die je helemaal niet leuk vindt en je steeds meer gaan tegenstaan. e bent 24/7 aan het werk en weet niet hoe je uit deze vicieuze cirkel kunt ontsnappen. Hoezo minder werken wanneer je een succesvol ondernemer bent? Het wordt alleen maar meer! Het probleem is tijdgebrek, waardoor je bedrijfsgroei stagneert. e begrijpt dat je moet optimaliseren om rust en ruimte te creëren voor die volgende stap. Optimaliseren is niet iets waar jouw hart sneller van gaat kloppen. Het moet anders, maar hoe? Dé manier om tijd te besparen en efficiënter te werken, is het bouwen van een solide fundering zodat je klaar bent om te kunnen groeien. Dat hoef je niet alleen te doen, hiervoor vraag je hulp aan een Virtueel Assistent (VA). en VA is een zelfstandig ondernemer met haar eigen expertise. Zij werkt virtueel vanuit haar eigen kantoor en ondersteunt diverse ondernemers. De focus van de VA ligt op de uitvoering van alledaagse, terugkerende taken of specifieke projecten. De VA is degene die het werk daadwerkelijk doet. e kunt een VA heel gericht voor specifieke werkzaamheden inhuren, vanaf een paar uur per week. 13

9 Hoe zorg je dat je én optimaliseert én de inzet van een VA betaalbaar houdt? Door te werken met de OM7 -methode. Met deze methode kun je alle terugkerende taken in jouw bedrijf éénmalig systematiseren, zodat je hier zo min mogelijk tijd aan hoeft te besteden. Waar mogelijk ga je zelfs automatiseren en zet je online tools in. Bijna al jouw taken zijn terugkerend! Door OM7 bespaar je enorm veel tijd, energie en geld. OM7 -methode n dit boek wil ik je graag laten zien hoe je dit aanpakt. Allereerst leg ik de OM7 -methode uit en vertel ik wat een Virtueel Assistent kan en doet. Alle stappen en tips uit mijn OM7 -methode heb ik geïmplementeerd in mijn eigen bedrijven. k laat niets aan het toeval over, maar toets alles in de praktijk. Daardoor weet ik wat werkt en wat niet. Doordat ik zelf VA s opleid, weet ik wat een VA kan betekenen voor jouw bedrijf. Zelf heb ik meerdere VA s ingehuurd en werk ik met andere externen virtueel samen. Door het hele boek heen laat ik praktijkvoorbeelden zien uit mijn eigen bedrijf, van opdrachtgevers die via mij een VA werven en vanuit mijn werkervaring. Waar sta je met jouw bedrijf? ips 1 tot en met 8 helpen jou om vast te stellen waar je met jouw bedrijf staat. Dit is een nulmeting om te zien wat je al hebt ingericht en waar je naartoe wilt. Het biedt je een goed startpunt om te bepalen wat je nodig hebt en wat de meeste urgentie heeft. e wilt tenslotte zo snel mogelijk resultaat behalen en weer meer lucht krijgen. tarten met een Virtueel Assistent ips 9 tot en met 24 gaan over het kiezen van de juiste VA, welke investering nodig is en hoe je de samenwerking begint. e geeft informatie over jouw bedrijf uit handen en wilt er natuurlijk op kunnen vertrouwen dat je met de 14

10 juiste persoon in zee gaat. Doordat jullie niet op dezelfde werkplek zitten, zal je het een en ander online moeten faciliteren. Denk ook aan de manier waarop je elkaar informeert, zodat jullie als een team gaan samenwerken en beiden op de hoogte blijven. Overigens is het niet zo dat je elkaar nooit ziet. preek regelmatig live af en smeed plannen over hoe jullie je verder kunnen ontwikkelen. ystematiseren en optimaliseren n de tips 25 tot en met 39 vertel ik uitgebreid over systematiseren en hoe je de OM7 -methode optimaal inzet. Alle onderdelen in jouw bedrijf komen aan bod. Bovendien laat ik je zien wat het systematiseren van werkzaamheden in mijn bedrijven oplevert. Opschalen ips 40 tot en met 50 gaan over de volgende fase. Wanneer je de OM7 methode optimaal ingezet hebt, systemen goed lopen en je tijdwinst gecreëerd hebt, kom je door de groei van je bedrijf vanzelf in deze fase. k laat je zien welke mogelijkheden je nog meer hebt om jouw bedrijf te kunnen opschalen. en praktische checklist Aan het einde van iedere tip stel ik je een korte vraag, zodat je voor jezelf kunt bepalen wat deze tip voor jou en jouw bedrijf betekent. De tips zijn bedoeld om jou te inspireren om de fundering onder jouw bedrijf zodanig te construeren, dat je klaar bent voor bedrijfsgroei. De checklist helpt je om dit nader uit te werken en hiermee aan de slag te gaan. 15

11 De checklist kan je online opvragen via Mijn informatie is altijd praktisch toepasbaar. evens zit het voorbeeld organigram van mijn bedrijf, zoals uitgelegd in tip 50, bij deze checklist. ot slot: in het gehele boek heb ik de ondernemer vanuit de hij-vorm beschreven. Het kan natuurlijk net zo goed een zij zijn. De VA heb ik vanuit de zij-vorm beschreven. De VA kan echter ook een man zijn. k wens je heel veel inspiratie en leesplezier! Hartelijke groet, Petra 16

12 De OM7 -methode Wat betekent OM7 OM staat voor ysteem Operationeel Management. OM bestaat uit zeven systemen, de onderdelen die samen de fundering onder jouw bedrijf vormen. De OM7 -methode helpt jou om een solide fundering onder jouw bedrijf te bouwen zodat je klaar bent om werkelijk te groeien. Groei betekent voor de een meer taken overdragen aan derden, zodat hij zelf minder uren hoeft te werken. Voor de ander geldt dat hij grootse plannen heeft en veel meer impact wil hebben met zijn bedrijf. Wat jouw doel ook is, de fundering helpt jou om los te komen van alle operationele taken in je bedrijf. e gaat tijd creëren voor die zaken waarmee je echt bezig wilt zijn. Doen wat je werkelijk leuk vindt. Dat betekent dat anderen operationele taken overnemen. Om dit betaalbaar te maken, ontwikkel je systemen. Deze systemen zorgen ervoor dat je niet langer het wiel hoeft uit te vinden. De meeste taken in jouw bedrijf zijn terugkerend en kunnen veel slimmer uitgevoerd en vaak ook geautomatiseerd worden. Waardoor jij jezelf kunt vrijspelen. Daarnaast verdien je niet op de operationele taken. e verdient op het leveren van je diensten. Dus je wilt zoveel mogelijk tijd besteden aan je klanten. De operationele taken zijn feitelijk overheadkosten. Hoe minder tijd hieraan besteed wordt, door jou of derden, des te meer winst kun je maken. 17

13 Wanneer is een fundering belangrijk? Heb jij écht een doel voor ogen? en visie waar je naartoe wilt? Wat je wilt bereiken voor je klanten. Maar ook wat je zelf als mens wilt bereiken met je bedrijf. Dan kan je niet anders dan een solide fundering neerzetten, zodat je klaar bent om dit doel te bereiken. De impact van een goede fundering wordt enorm onderschat. terker nog, we leren niet eens hoe we dat moeten aanpakken. Maar ergens gedurende het proces van je bedrijf starten naar succesvol worden, gaat een gebrek aan een goede fundering je opbreken: je hebt te veel werk; je hebt te weinig tijd; je bent 24/7 aan het werk; dit gaat ten koste van je privéleven; en ten koste van de kwaliteit van je diensten; want je hebt geen energie meer; je laat kansen liggen; je werkt onvoldoende aan marketing; daardoor heb je onvoldoende klanten; dus geen continue inkomstenstroom; en je bent je creativiteit volledig kwijt. enzij je gaat werken aan die fundering, zul je volledig door je bedrijf worden opgeslokt. e zit in een vicieuze cirkel waar je niet uitkomt. e vindt ondernemen niet meer leuk... Wat is een systeem? Voordat ik de zeven systemen ga toelichten, wil ik eerst uitleggen wat een systeem is. en systeem is de wijze waarop je taken/activiteiten keer op keer uitvoert. Met als doel het behalen van een consistent resultaat zonder tijdverspilling. Waarbij je niet steeds opnieuw hoeft te bedenken wat het beste werkt. 18

14 Waardoor je zo min mogelijk tijd aan dit soort taken hoeft te besteden. n jij je kunt focussen op je strategie, nieuwe klanten werven en je diensten/ producten leveren. en systeem bestaat uit drie onderdelen: 1. Hoe je taken uitvoert: het proces. 2. Wat je hiervoor gebruikt: de tools. 3. Wie welke taken uitvoert: het team. tools proces team Betekent dit dat je altijd mensen moet inhuren/in dienst nemen? Nee, zeker niet. e kan ervoor kiezen om alles zelf te doen. Dan is het juist meer dan noodzakelijk om goede systemen in te voeren. r zit tenslotte maar 24 uur in een dag. n volgens mij heb je ook een privéleven, toch? Zeker in de startfase van jouw bedrijf ben jij het team. Maar er zijn nog meer teamleden. Denk aan je boekhouder, vaak het eerste teamlid met wie je samenwerkt. Of misschien je websitebouwer, de grafisch vormgever, enzovoort. Mijn advies is om te gaan werken met een Virtueel Assistent (VA) die je enorm gaat helpen bij het inrichten van systemen en werk uit handen gaat nemen. De VA gaat jou letterlijk tijd opleveren. Doordat je systemen inricht, weet de VA heel goed wat zij kan overnemen. Vaak zonder jouw bemoeienis. Dit gaat je enorm helpen bij je bedrijfsgroei: je kan het tenslotte niet alleen! Waarom zijn systemen belangrijk? eder bedrijf heeft systemen nodig om het bedrijf goed te runnen, managen en laten groeien: het kost minder tijd; er worden minder fouten gemaakt; je bespaart geld; jij kunt je focussen op je strategie, klanten werven en het leveren (en ontwikkelen) van je diensten/producten. 19

15 Wanneer creëer je een systeem? e hoeft niet voor alle werkzaamheden een systeem te creëren: alleen bij steeds terugkerende taken! Doe je iets eenmalig, dan spreken we over een project. Denk bijvoorbeeld aan het bouwen van je website. De zeven systemen van OM7 Om helder te krijgen welke onderdelen bij de fundering van je bedrijf horen, heb ik het onderverdeeld in zeven systemen: 1. Dagelijks Management: hoe je alledaagse operationele taken en je tijd managet. 2. Financiën: hoe je je bedrijf financieel runt. 3. (Online) Marketing: hoe potentiële klanten jou in de markt vinden. 4. tatistieken: hoe je weet wat werkt in jouw bedrijf (de cijfers). 5. Communicatie: hoe je relaties met leads, prospects, klanten, teamleden, leveranciers onderhoudt. 6. ales: hoe je diensten/producten aanbiedt en verkoopt. 7. Diensten/Producten leveren: hoe je diensten/producten aan je klanten levert. Als je naar het bedrijfsleven kijkt, hebben zij voor ieder systeem een afdeling opgericht. Personeel wordt aangenomen met expertise op een van deze onderdelen. xperts die op hun vakgebied werkzaam zijn binnen een structuur - een systeem - in het bedrijf. Als ondernemer heb je vanaf dag één al deze onderdelen in jouw eigen beheer. neens moet je over expertise op al deze onderdelen beschikken. Moet je van alle markten thuis zijn en dit zelf oppakken en uitvoeren. Daarnaast ben je de CO die de strategie bedenkt, manage je het gehele bedrijf, bewaak je de planning, etc. etc. Wacht even. Waarom ben je ook al weer ondernemer geworden? Ging dat niet om jouw eigen visie? ouw eigen wijze waarop jij jouw diensten wilt 20

16 leveren? De vrijheid om alles zelf in te delen? ouw expertise, dat wat je écht leuk vindt om te doen, is toch het leveren van jouw diensten? Denk na over waar je je geld mee verdient. s dat niet het leveren van jouw diensten? Werken met klanten? Hoe zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk tijd beschikbaar hebt om echt te werken met klanten en je diensten te kunnen leveren? Door te systematiseren! Dat betekent dat je elk van deze zeven onderdelen, bij alles wat je in je bedrijf doet, gaat systematiseren. n nogmaals: alleen voor terugkerende taken. Heel concreet: ga vastleggen hoe je werkt, welke tools je inzet en wie wat doet! Doordat ik de verschillende taken in een bedrijf in zeven systemen heb onderverdeeld, krijg je overzicht waaraan je allemaal moet denken. We clusteren de werkzaamheden. Dit geeft je inzicht waar te beginnen. Wat doet de Virtueel Assistent? en van de drie onderdelen van een systeem is het team. ij bent een teamlid. Maar is dat voldoende? We hebben al geconstateerd dat: er heel veel werk is; er te weinig uren in een dag zitten; jij je het liefst wilt richten op die zaken waarvan jij blij wordt; jij zeker niet de expertise voor alle taken in jouw bedrijf bezit. en grote valkuil voor ondernemers is dat ze denken dat ze alles zelf moeten kunnen! 21

17 e kunt echter niet alles. Dat moet je ook niet willen. Natuurlijk, enige basiskennis van alle processen binnen je bedrijf is onontbeerlijk. e wilt weten aan welke touwtjes je moet trekken om de juiste stappen te zetten. ij bepaalt immers de strategie en de koers. Maar je hoeft niet in detail te weten hoe alles precies werkt. Of hoe je een online tool inricht. Op welke knoppen je daarvoor moet drukken. Betekent dit dat je personeel in dienst moet nemen? Nee, dat hoeft niet. emand in loondienst nemen, is pas interessant wanneer je voldoende werk hebt om veel uren te kunnen vullen. Bovendien moet het aannemen van personeel passen in je strategie. Wanneer je personeel hebt, krijg je andersoortige taken en verplichtingen erbij. Dat is prima, maar past dit in jouw visie en waar je naartoe wilt? Hoe kun je dan toch werkzaamheden uitbesteden en experts inzetten? Door te werken met een Virtueel Assistent (VA). en VA is een zelfstandig professional die op virtuele basis (vanuit haar eigen kantoor) ondernemers ondersteunt. De focus van de VA ligt op de uitvoering van alledaagse, terugkerende taken of specifieke projecten en de VA is degene die het werk daadwerkelijk uitvoert. edere VA heeft een eigen expertise, is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar eigen werk en zorgt dat taken en projecten tijdig en op een goede wijze worden uitgevoerd. Het doel van een VA is om jou te ontzorgen, zodat je niet langer bezig bent met allerlei taken waar je eigenlijk helemaal geen tijd voor hebt. n die de VA vaak veel beter kan. Wat is het voordeel van het werken met een VA? De VA is ook zelfstandig ondernemer. en goede (!) VA weet exact wat er allemaal bij het ondernemerschap komt kijken. Zij begrijpt waarmee jij worstelt. De expertise van een VA ligt bij het uitvoeren en systematiseren van 22

18 werkzaamheden. Organiseren, structureren, processen inrichten, een goed lopend systeem opzetten, technisch beheer van tools, videobewerking/ DP/grafisch vormgeving, communicatie en klantcontact, allemaal zaken waar VA s heel blij van worden! nkele voorbeelden van expertises van VA s zijn: persoonlijk assistent; technisch assistent; boekhoudkundig assistent; pr & marketing assistent; klantrelaties assistent; sales assistent; grafisch assistent. en ander voordeel is dat je een VA voor een aantal uren per week/maand kunt inhuren. e kiest welke taken je exact wilt uitbesteden en zoekt daar een passende, geschikte VA voor. Zowel het werken op afstand (virtueel), als het kiezen voor een bepaalde expertise én het gericht aantal uren inhuren, maakt het samenwerken enorm flexibel. Omdat jij exact inkoopt wat je nodig hebt. Wat is het voordeel van virtueel werken? Virtueel werken betekent op afstand online werken. Vandaag de dag kunnen we bijna alle taken online uitvoeren. We kunnen via de cloud gegevens beschikbaar stellen, tools zijn online toegankelijk. Communicatiemiddelen als en kype zijn perfect om elkaar te informeren en kosten bovendien vrijwel geen geld. Daarnaast zijn de voordelen voor jou: geen extra kosten voor werkplek, computer, apparatuur, woonwerkverkeer; de VA heeft geen instructies over de uitvoering nodig en kan op eigen gelegenheid aan de slag; 23

19 eenvoudig informatie zenden en taken overdragen, onafhankelijk van de aanwezigheid van de VA; de VA zorgt zelf voor haar scholing; je hebt geen kosten voor verplichte premies, bijdragen, verzekeringen, vakantiegeld, en alle overige kosten die je bij personeel wel hebt; je kunt diverse VA s naast elkaar inhuren, wanneer je verschillende expertises nodig hebt. De Virtueel Assistent is daardoor de perfecte schakel in het geheel om je bedrijf te systematiseren! Het ontstaan van de OM7 -methode Als ik mij ergens over verwonderd heb toen ik in 2008 zelfstandig ondernemer werd, dan is het wel dat je nergens leert hoe je moet ondernemen. Wat er werkelijk allemaal bij komt kijken. k zeg altijd tegen de Virtuele Assistenten die ik opleid: je bedrijf oprichten is het meest makkelijke onderdeel. e gaat naar de Kamer van Koophandel en je schrijft je in. Klaar! Maar dan, dan begint het pas. Wat ga je precies aanbieden? Hoe pak je dat aan? Hoe vind je klanten? Wat is de prijs die je voor je diensten vraagt? n zo kan ik nog wel even doorgaan. r zijn gelukkig heel veel trainingen en programma s waarin je je in allerlei aspecten van het ondernemerschap kunt bekwamen. Ook ik heb dit soort programma s gevolgd. Vooral online marketing is hot! edereen wil online zichtbaar zijn en diensten kunnen verkopen. n heel eerlijk gezegd, het zou dom zijn om dat niet te doen, want het hele online gebeuren wordt steeds meer onderdeel van alles wat we doen. Wat mij opviel tijdens al deze programma s is dat je bijvoorbeeld leert: wat online marketing inhoudt; dat het gaat om kennis en waarde delen; wat je allemaal moet doen om een lijst op te bouwen ; wat social media daarin kan betekenen; 24

20 hoe je door middel van lanceringen klanten kunt werven; dat je online tools kunt inzetten; etc. Wat je echter niet leert, is hoeveel werk dit allemaal is. Dat je niet even een blog start en een nieuwsbrief stuurt. Dat een online tool inrichten een vak op zich is. Dat je steeds weer nieuwe teksten moet schrijven voor dat volgende blog. Dat je eerst weloverwogen een keuze moet maken of je dit wel wilt gaan doen. n zo ja, hoe je er dan voor zorgt dat je dit blijft volhouden. Gevolg: heel veel ondernemers starten met online marketing maar houden het niet vol. Ze komen er gewoonweg niet aan toe. Ze worden overspoeld door de hoeveelheid taken die je in je bedrijf hebt. n dan is even een blog schrijven, voor velen niet prioriteit nummer één. Laat dit nou een van de vele voorbeelden zijn! Dit was mijn trigger. k zag het fout gaan. terker nog, ik zag velen niet eens starten. erwijl online marketing toch echt een heel belangrijk, zelfs wezenlijk onderdeel voor je bedrijf is. Zonder marketing geen klanten. Zonder klanten geen inkomsten. Zonder inkomsten geen bedrijf. Zo werd online marketing een van de zeven systemen die ik ontwikkelde. Aan de slag! Graag wil ik je laten zien hoe je samen met een VA aan de slag kunt met de OM7 -methode. k heb 50 experttips geschreven die je hierin meenemen. De focus ligt op het samenwerken met een VA, omdat dit jou helpt om snel stappen te zetten, zodat je echt tijdwinst creëert en werkt aan een solide fundering voor je bedrijfsgroei! 25

21 ips Waar sta je met jouw bedrijf? ip 1 Waar ligt de urgentie? Als ik over de zeven systemen spreek, heb ik het ook vaak over zeven bordjes die je allemaal in de lucht moet houden. Al die verschillende onderdelen in je bedrijf, al die bordjes, die je nooit maar dan ook nooit, allemaal tegelijk hoog kan houden. n toch is elk onderdeel wezenlijk! Die bordjes symboliseren precies dat het veel te veel is om alleen te doen. e kunt je niet op alles tegelijk focussen. e moet altijd kiezen waaraan je je tijd besteedt. Maar hoe bepaal je wat het meest urgent is? Als je wilt starten met het uitbesteden van werkzaamheden aan een Virtueel Assistent, ga je eerst de urgentie bepalen. Dan bedoel ik bepalen wat nu de hoogste prioriteit binnen jouw bedrijf is. k begrijp heel goed dat jij graag van bepaalde taken verlost wilt zijn. Maar kijk eerst wat voor jouw bedrijf het meest belangrijk is. De meest belangrijke onderdelen in jouw bedrijf zijn: marketing: zonder marketing geen klanten; klanten: zonder klanten geen inkomsten; financiën: zonder inkomsten geen bedrijf. O W B D F 27

22 iteindelijk zal je geld op je rekening moeten hebben om de facturen te kunnen betalen. Zo simpel is het. Als je naar deze drie onderdelen kijkt, beantwoord dan de volgende vragen voor jezelf. Welk onderdeel: stagneert nu; kost jou heel veel tijd; heb je nog geen goed lopend systeem voor; kom je helemaal niet aan toe; heb je geen feeling mee. n daarop gebaseerd, welk onderdeeel: wil jij N jouw kostbare tijd aan besteden; hoef je niet per se (alles) zelf te doen; kun je automatiseren zodat je tijd bespaart. O W B D F Daar ligt jouw urgentie! n daardoor bepaal je ook wat alleen jij kan doen, en wat je kunt uitbesteden aan een VA. e kunt kiezen om taken uit handen te geven waar jij niet mee bezig wilt zijn, waardoor je vrijgespeeld wordt. e kunt ook kiezen om samen met de VA op het meest urgente te focussen. Zodat je sneller slagen maakt. Voorbeeld: e bent onvoldoende zichtbaar in de markt. e wilt heel graag bloggen en een nieuwbrief versturen, maar je komt er niet aan toe. De laatste blog die je op je website hebt geplaatst was het gelukkig nieuwjaar bericht in januari! Hmmm, dus je online marketing loopt niet. e weet dat dit belangrijk is. Dat je regelmatig kennis, tips en expertise van jezelf moet delen, zodat jouw doelgroep zich in het verhaal herkent. Dat ze weten dat ze bij jou moeten zijn, om hun probleem op te lossen. De doelgroep zal eerst met jou nader kennis willen maken, voordat ze iets bij jou kopen. en blog is een goede 28

23 manier om een vertrouwensrelatie op te bouwen. e begrijpt dus dat regelmatig een blog plaatsen een must is. Prioriteit is om te focussen op het meer zichtbaar worden in de markt en zo een lijst met warme relaties - prospects - op te bouwen, die mogelijk klant van jou worden. Als je naar de werkzaamheden kijkt, dan is dit behoorlijk arbeidsintensief. Wat moet er allemaal gebeuren: blogtekst schrijven; plaatje bij zoeken; blog op de website plaatsen; teksten redigeren/spelling check; zoekwoorden blog instellen; blog delen in de socialmedia-kanalen; nieuwsbrieftekst schrijven; nieuwsbriefsjabloon vullen met teksten; nieuwsbrief verzenden. Wat kan alleen door jou gedaan worden? De teksten schrijven! Dat is jouw expertise. De rest kan je allemaal aan een VA uitbesteden. Hoeveel tijd scheelt het als jij niet in de techniek hoeft te duiken? Als opmaak en vormgeving door de VA gedaan worden? Bovendien is de VA de stok achter de deur om te zorgen dat het werkelijk gebeurt.? Wat is nu het meest urgent binnen jouw bedrijf? 1 O W B D F 29

24 ip 2 De fase waarin jouw bedrijf zich bevindt Vanaf de eerste dag dat je ondernemer bent, ontwikkel je al systemen. Vaak ben je het niet eens bewust. Alles wat je doet in jouw bedrijf, verloopt via een bepaalde werkwijze. en eigen aanpak. Ook al is die nog in de ontwikkelfase. ij weet wat je aanbiedt. Hoe je dat doet. Wat de investering is. e onderhoudt via en telefoon contact. e maakt afspraken, stuurt offertes en verkoopt je dienst. Op het moment dat je een klant hebt, zorg jij dat de diensten uitgevoerd worden. O W B D F Allemaal systemen. Dat is ook het probleem wanneer je je bedrijf verder wilt ontwikkelen en laten groeien. Alle kennis en stappen zitten in jouw hoofd. Door te systematiseren, ga je de informatie en kennis uit je hoofd halen en zodanig presenteren dat een ander zaken van jou kan overnemen. Voordat je start met systematiseren, bepaal je in welke fase jouw bedrijf zich bevindt. Dit geeft je focus. e maakt het voor jezelf behapbaar. De zeven systemen zijn zo uitgebreid dat je snel te veel tijd in de verkeerde zaken steekt. r zijn drie fases: 1. tarten: de focus ligt op het vinden van klanten en zichtbaar zijn. 2. Optimaliseren: de focus ligt op systemen inrichten waardoor je een stevige fundering bouwt. 30

25 3. Opschalen: de focus ligt op uitbreiding van het aantal klanten, diensten en teamleden. 2 Fase 1: tarten Als je net start met je bedrijf, is klanten vinden het allerbelangrijkste. e wilt jouw dienst verkopen en omzet maken. cht een fase waarin je nog heel veel onderzoek doet. Waar worstelen je potentiële klanten exact mee en hoe kan jij hen helpen het probleem op te lossen? Wanneer je snel een goede basis wilt leggen waardoor je weet dat je steeds nieuwe klanten gaat aantrekken, adviseer ik je maximaal één of twee diensten te ontwikkelen. Ga niet allerlei nieuwe creatieve ideeën uitwerken. Focus op die ene dienst en perfectioneer die. Bij iedere nieuwe klant leer je wat goed werkt en hoe je je dienst kunt verbeteren. iteindelijk heb je de perfecte dienst ontwikkeld, waarmee je naam in de markt vestigt. Kies daarnaast voor maximaal drie manieren waarop je je (online) marketing voert. Wederom; focus op een paar dingen. Doe die goed en continu. e wilt zichtbaar zijn, online gevonden worden, een netwerk of lijst met prospects opbouwen. Betrouwbaarheid is hierbij belangrijk. Wanneer je slechts af en toe iets doet, bouw je niet aan een vertrouwensrelatie. Dat is echt een gemiste kans. r komen steeds nieuwe marketingmogelijkheden bij. Zeker online. Het gevaar is dat je overal induikt en alles een beetje doet. Niet doen! iteindelijk doe je niets echt goed. Gemiste kans. Bovendien kan je niet alles doen en dat moet je ook niet willen. Zeker niet in fase één. Fase 2: Optimaliseren De basis staat, je biedt je diensten aan, je hebt klanten en dus omzet. r is vraag genoeg uit de markt waardoor je weet dat je je bedrijf verder kunt O W B D F 31

26 uitbouwen. Dit is hét moment om de zeven systemen in je bedrijf verder te ontwikkelen, waardoor je een solide fundering neerzet. Doordat je gewerkt hebt aan die perfecte dienst, kan je alles rondom deze dienst systematiseren. Hierdoor trek je niet alleen continu klanten aan (door naamsbekendheid), maar je gaat alle organisatorische zaken rondom je dienst slim structureren, waar mogelijk automatiseren, en taken uitbesteden. Dit gaat jou enorm veel lucht geven! Hierdoor ga je jezelf voorbereiden op echte bedrijfsgroei. Dat is waar je uiteindelijk naartoe wilt. Op deze wijze zet je enorme stappen om dit daadwerkelijk te realiseren. O W B D F Fase 3: Opschalen De fundering staat door alles wat je reeds opgebouwd hebt. De systemen zijn zoveel mogelijk ingericht en opgezet, je hebt teamleden die uitvoerende, terugkerende taken van jou overnemen. Nu ben je klaar om op te schalen. Deze fase kan je op een paar manieren insteken, zoals: je ontwikkelt een nieuwe dienst waardoor je huidige klanten verder kunt helpen; je hebt meerdere VA s ingehuurd die ieder een eigen expertise hebben en zet nu een Virtueel Manager (VM) in, die de hele operationele kant van jouw bedrijf en je team managet; je breidt je team uit met derden die (onderdelen van) de diensten gaan leveren waardoor je niet alles zelf hoeft te doen; je gaat meer onderdelen systematiseren, waardoor je op een nog hoger level komt met je bedrijf; je gaat grotere groepen vormen of je diensten vaker aanbieden; je gaat nieuwe marketingtools inzetten zoals het schrijven van een boek, als spreker optreden, de media benaderen, waardoor je je expertstatus verhoogt; je gaat je internationaal oriënteren om global je diensten te leveren. 32

27 e ziet, nog genoeg uitdagingen en mogelijkheden om werkelijk te kunnen groeien met je bedrijf. n dat lukt pas wanneer de fundering zodanig staat, dat je deze met een gerust hart aan anderen kunt overlaten. ij hebt een leeg hoofd en focus nodig voor die volgende stap. Om weer creatief te kunnen zijn. 2? n welke fase bevindt jouw bedrijf zich? O W B D F 33

28 ip 3 Welke rollen wil jij vervullen? Gedurende de startfase is het heel eenvoudig. ij vult alle rollen in jouw bedrijf in. Maar dat is niet wat je uiteindelijk wilt. r zijn zoveel rollen waarvan jij helemaal niet blij wordt. Die niet bij jou passen. Waar je geen kennis van hebt of wilt hebben. Als je naar een organigram van jouw bedrijf kijkt, staat bij elke rol jouw naam in het vak. De vraag is: wil je dit zo houden? Wil je alles blijven doen? Of zie je het liever anders? O W Operationeel (online) Marketing CO ales Diensten leveren Diensten ontwikkelen B D F Dit is wat we vaak onderschatten. We zien helemaal niet dat het zoveel is. Dat merken we pas in de praktijk. Maar ieder bedrijf, groot of klein, kent al deze verschillende rollen. De hoeveelheid werk is bij een klein of zelfstandig bedrijf natuurlijk veel minder, maar dat betekent niet dat het minder intensief is om alles zelf te moeten doen. 34

29 3 Heb jij al eens op deze wijze naar jouw bedrijf gekeken? Welke onderdelen blijven in jouw bedrijf liggen? Waar kom jij niet aan toe? Wat stagneert er binnen jouw bedrijf? Als we hierop nog een stap dieper ingaan, zie je ook dat er verschillende verantwoordelijkheden zijn. Michael. Gerber, auteur van het boek de Ondernemersmythe, legt uit dat je de rollen in een bedrijf kunt onderverdelen in: de ondernemer (eigenaar/ CO), de manager en de uitvoerder. Deze rollen zijn verantwoordelijk voor de werkzaamheden op strategisch en op tactisch vlak. Wat bedoelt hij daarmee? trategisch werk gaat over het definiëren van de resultaten die je wilt behalen. actisch werk gaat over het produceren van deze resultaten. Als CO ben jij natuurlijk verantwoordelijk voor de visie en strategie voor jouw bedrijf. Maar management en uitvoerende rollen kan je prima uitbesteden. e start met iemand aantrekken voor het uitvoeren van werkzaamheden, je zoekt dus een uitvoerder. n onderstaande tabel zie je de verdeling van rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden conform Michael. Gerber. trategisch werk Ondernemerschap trategisch werk Management actisch werk itvoerend/ technisch Positie/rol Visie Getting it done Doen igenaar / CO 80% 20% - enior Manager 20% 80% - Manager - 80% 20% VA/teamleden % O W B D F 35

30 Als we nu teruggrijpen op de zeven systemen vanuit de OM7 -methode, dan is het slim om met één (sub)systeem te beginnen. Dit werk je helemaal uit, zodat helder is wat het proces is, welke tools ingezet worden en wie wat doet. Vervolgens kan je op zoek naar iemand die deze taken letterlijk gaat uitvoeren! en Virtueel Assistent is een perfecte uitvoerder, die jou heel eenvoudig met exact deze werkzaamheden, kan ontlasten. Welke rol wil jij als eerste uitbesteden? Voorbeeld uit mijn bedrijf O W B D F Voor Manage je Bedrijfsgroei heb ik de rollen en taken van het systeem Online Marketing geheel verdeeld over een Virtueel Manager en twee Virtueel Assistenten. Zelf ben ik verantwoordelijk voor het aanleveren van content. e ziet dat de managementrol in dit voorbeeld niet door mij ingevuld wordt maar door een Virtueel Manager. Dat hoeft ook niet, het organigram toont de rollen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het gaat niet over hiërarchie. Planning echniek (online) Marketing VM VA VM Content Videofilms PF VA 36

31 ip 4 4 tel een jaardoel voor je bedrijf Aan het begin van een kalenderjaar bepaal je wat jouw doel voor dit jaar wordt. Waarop ga je je focussen? Wat wil je dit jaar realiseren of bereiken? Mijn ervaring is dat je maar een paar doelen daadwerkelijk kunt realiseren. e hebt daarnaast immers zoveel lopende zaken onderhanden. Zeker als je je bedrijf alleen runt. Dus jouw jaardoel geeft richting. Begin met het einde: waar sta je op 31 december? Vervolgens ga je het jaardoel opknippen in kwartaaldoelen. Vaak zit er een logische volgorde in. Wat wil je aan het einde van een kwartaal gehaald hebben? Waar sta je dan? Welk project moet afgerond zijn? Hoeveel tijd heb je hiervoor nodig? s dit haalbaar, naast alle andere zaken? Dit helpt om te focussen en om taken waaraan je niet toekomt, te parkeren. Om keuzes te maken in wat het meest urgent is om jouw doel te halen. Op vragen uit de markt die niet op een juist moment komen of andere uitdagingen op jouw pad, zeg je nee. Anders haal je jouw doelen niet. Kwartaaldoelen splits je vervolgens op in maanddoelen en zelfs weekdoelen, als dat lukt. Hierdoor wordt heel duidelijk waar jij je de komende tijd op moet focussen. De doelen die je gesteld hebt, hebben vaak consequenties voor je fundering en het ontwikkelen van de systemen. tel je wilt meer klanten binnenhalen, dan weet je dat de systemen Marketing en ales hiervoor belangrijk zijn. O W B D F 37

32 Wil je een nieuwe dienst ontwikkelen? Dan is het vaak zinvol om eerst te zorgen dat de huidige diensten zoveel mogelijk gesystematiseerd worden. Want hierdoor heb je tijd voor jezelf gecreëerd zodat je je verder kunt ontwikkelen. Zolang je te veel vastzit in het hele proces van huidige diensten vermarkten, verkopen, leveren etc., heb je echt geen tijd over om iets nieuws te ontwikkelen. Bepaal wat jij dit jaar wilt bereiken en wat je daarvoor moet doen. Maak een keuze die voor jou werkt. Vervolgens ga je kijken welk systeem hieraan kan bijdragen.? Wat zijn jouw jaardoelen? O W B D F Voorbeeld uit mijn bedrijf n het eerste jaar van mijn bedrijf was het mijn doel om zichtbaar worden. k besloot vanaf dag één om iedere week een videoblog te sturen. Doel was om een lijst met prospects op te bouwen. De markt moest mij leren kennen. Linksom of rechtsom: dat blog moest er altijd uit! e wilt niet weten wat voor uitdaging het is om iedere week een nieuwe blog te schrijven én een filmpje op te nemen. Maar ik heb doorgezet, vastgehouden aan mijn doel en iedere week geblogd. esultaat: binnen drie maanden stond ik op de eerste pagina van Google! Puur omdat ik mij focuste op mijn videoblog, de juiste zoekwoorden gebruikte en mijn aanpak uniek was. Wat liet ik liggen? ocial media. Natuurlijk deelde ik mijn videoblog wel op de diverse kanalen, maar ik had me nooit gefocust op facebook ads, dagelijks berichten plaatsen/sturen, zorgen dat ik meer likes op mijn pagina s kreeg. 38

33 4 Niets van dit alles. Alles wat ontstond, kwam door het versturen van mijn videoblog. Dat kostte meer dan genoeg tijd. n een lijst opbouwen is waardevoller dan veel social media volgers hebben. k koos voor het meest waardevolle. Pas een jaar later heb ik een strategie ontwikkeld voor mijn social media. n eerlijk gezegd: nog steeds is dit niet het meest urgente, qua online marketing van mijn bedrijf. k kies voor een paar dingen en doe die goed, in plaats van een heleboel dingen half. n daar houd ik aan vast. O W B D F 39

34 ip 5 en omzetdoel houdt je op de rit Als je een ambitieuze ondernemer bent, heb je ook een omzetdoel voor ogen. Het gaat er mij niet zozeer om of je een ton of een miljoen wilt verdienen. Belangrijk is dat je het zakelijke aspect niet uit het oog verliest. Zonder omzet geen bedrijf. O W B D F Wat ik vaak merk, is dat veel ondernemers heel goed weten wat ze allemaal graag willen doen en waarvan ze gelukkig worden. Maar het financiële plaatje blijft vaak onderbelicht. n doordat er geen omzetdoel gesteld wordt, heb je ook niet helder wat er nodig is om voldoende omzet te genereren. Als je bedrijfsgroei voor ogen hebt of als je bepaalde taken uit handen wilt geven, zodat jij je kunt richten op dat wat je echt belangrijk en leuk vindt, zul je genoeg moeten verdienen om dit te realiseren. Net als bij het jaardoel, stel je aan het begin van een kalenderjaar een omzetdoel. Dit moet een realistisch, maar wel uitdagend doel zijn. Als je te laag inschat, wordt je onvoldoende uitgedaagd om het doel te realiseren. Aan de andere kant, een onrealistisch doel kan frustreren omdat het niet haalbaar is. Zelf verhoog ik ieder jaar mijn omzetdoel. Gebaseerd op het resultaat van het vorig kalenderjaar, stel ik een nieuw doel voor het komende jaar. Hierdoor zie je ook of het groeien van je bedrijf lukt. Of het systematiseren van de werkzaamheden in je bedrijf helpt om die groei te realiseren. k kan je vertellen dat dit bij mij werkelijk zo is! 40

35 5 Bedrijfskosten: tel een financieel overzicht op van alle kosten in jouw bedrijf. Benoem alles wat je standaard uitgeeft. Daarnaast is een potje voor onvoorzien belangrijk. Ga je bepaalde projecten uitrollen dit jaar, dan hangt daaraan ook een prijskaartje. Dit bedrag moet je reserveren. Bepaal je omzetdoel aan de hand van onderstaande toelichting. eserveer een bedrag voor de omzetbelasting. n vergeet niet het bedrag te bepalen dat je iedere maand aan jezelf betaalt. Omzet diensten: De hoogte van je bedrijfskosten is de basis voor je omzetdoel. e zult minimaal dit bedrag moeten verdienen om je bedrijf te kunnen runnen en om van te kunnen leven. Als je kijkt naar de diensten die je levert met de bijbehorende investering, kun je nu bepalen hoeveel klanten je nodig hebt om dit doel te bereiken. Lever je diensten aan groepen? Hoeveel deelnemers heb je dan nodig? Hoe vaak draai je zo n groep? s dit haalbaar qua planning? Of moet je iets aanpassen waardoor je dit doel wel kunt realiseren? Lever je een-op-een diensten? Dan weet je precies hoeveel klanten je nodig hebt. n hoeveel tijd je in je agenda moet reserveren om al deze klanten te kunnen helpen. Hoe ga je je omzetdoel realiseren? Om jouw doel te halen, weet je welke acties je moet oppakken. Waarop je je tijd, energie en focus op moet richten. Dat is belangrijk voor de invulling van jouw agenda. n dat betekent ook iets voor de bijbehorende systemen die je daarbij gaan helpen. Wanneer je niet genoeg tijd beschikbaar hebt om jouw doel te halen, kijk dan wat je kunt veranderen. Waar kan je tijd besparen, welke zaken kan je O W B D F 41

36 uitstellen? Welke hulp kan je inschakelen om te kunnen knallen? n de loop van het jaar wordt duidelijk of je je omzetdoel gaat halen. Zo niet, dan kun je tijdig bijsturen door bijvoorbeeld een extra marketingactie uit te zetten om klanten te werven. Of om een extra groepsprogramma in te plannen.? Wat is jouw omzetdoel voor dit jaar? O W B D F 42

37 ip 6 6 Welke systemen heb je al ingericht? k weet zeker dat je al enkele systemen ingericht hebt. Zodra je start met je bedrijf, ga je vanzelf al systemen bedenken. Alleen doe je dat meestal onbewust. Dat betekent dat je mogelijk al een aantal onderdelen goed hebt opgezet. Of de basis staat, maar je weet dat een verbeterslag wenselijk is. Het kan ook zijn dat je vindt dat het systeem je nog heel veel tijd kost. Dan is het ook zinvol om te bekijken wat beter, anders, efficiënter kan. Vervolgens is het slim om te kijken wat de meest zinvolle volgende stap voor jouw bedrijf is. Als we naar de zeven systemen kijken en de drie fases, kan je per fase vaak kiezen om je te focussen op bepaalde systemen, omdat die in die fase het meest urgent zijn. ystemen Dagelijks Management Financiën (Online) Marketing tatistieken Communicatie ales Fase tarten X X Fase Optimaliseren X X Fase Opschalen Diensten leveren X X (door derden) X X O W B D F 43

38 Fase 1: tarten Klanten werven is het meest belangrijke. Mijn advies is om in deze fase te starten met het systematiseren van de (online) marketing. Aan de ene kant wil je continu zichtbaar zijn voor je markt. Dat kan online door inzet van een nieuwsbrief, blog en social media. Offline kan je bijvoorbeeld naar netwerkbijeenkomsten gaan, presentaties verzorgen of interviews geven. De andere kant bestaat natuurlijk uit het echt werven van klanten. Denk aan een lancering voor een dienst die men online kan kopen. Of het aanbieden van intake- of strategiegesprekken om met prospects in gesprek te komen. O W B D F Communicatie met prospects is ook een belangrijk onderdeel. Denk aan snel reageren op s. elefoontjes beantwoorden. De meest gestelde vragen beantwoorden. eageren op gerichte vragen die via social media zijn gesteld. Fase 2: Optimaliseren n deze fase is het belangrijk om het dagelijks management te systematiseren. De taken die iedere dag terugkomen zoals beheer, agendabeheer, de planning en prioritering bewaken. Aangezien je het steeds drukker krijgt, omdat je meer klanten moet bedienen, slokt dit veel tijd op. De financiën zijn ook megabelangrijk. Wanneer wil je betaald krijgen, staan er facturen open, heb je voldoende cashflow op je rekening? e kunt kijken of het facturatie- en betalingsproces geautomatiseerd kan worden om hieraan zo min mogelijk tijd te hoeven besteden. Het leveren van je diensten is zo enorm belangrijk. evreden klanten zijn van wezenlijk belang. Ze worden immers jouw ambassadeurs. Ze kunnen zelfs een volgende dienst bij je afnemen. Klanten hebben en klanten houden. Alle aspecten rondom jouw diensten kun je systematiseren. Dit levert enorm veel tijdwinst op, geeft je een professionele uitstraling en vertrouwen. 44

39 Fase 3: Opschalen n de beginfase van jouw bedrijf ben jij degene die alle salesgesprekken voert. Op het moment dat jij gaat opschalen, is dit een onderdeel dat je meer kunt systematiseren en waarop je zelfs een ander teamlid kan inzetten. Door de statistieken bij te houden en te analyseren, ontdek je wat goed werkt in jouw bedrijf. Voor de opschalingsfase is dat belangrijk, omdat je hierdoor nog meer verbeterslagen kunt maken. Denk bijvoorbeeld aan het stoppen met activiteiten die te weinig opleveren. Wil je opschalen door derden in te zetten die jouw diensten gaan leveren? Dan geldt dat ook hiervoor systematisering cruciaal is, om te zorgen dat derden jouw werkwijze en aanpak kunnen overnemen. 6 e ziet, mogelijkheden genoeg. Bepaal welk systeem/onderdeel voor jou het meest belangrijk is om goed in te richten.? Welk systeem heb jij al ingericht of waarop ga je je richten? O W Voorbeeld uit de praktijk k vergeet nooit dat een opdrachtgever mij vertelde dat ze er gewoonweg niet aan toe was gekomen om haar klanten nader te informeren over hoe het proces verder zou lopen, nadat ze klant waren geworden. Ze had haar workshop verkocht aan zes deelnemers. Vervolgens liet ze niets meer horen en haar klanten gingen haar uiteindelijk een mail sturen om te vragen hoe het nu verder ging. Ze kon wel door de grond zakken van schaamte. Ze had er niet bij stilgestaan! B D F 45

40 ip 7 Kies wat je als eerste uitbesteedt Als we kijken naar het inzetten van een Virtueel Assistent, dan is het belangrijk dat je bepaalt welk onderdeel je als eerste wilt uitbesteden. r zijn twee mogelijkheden: 1. e hebt al een systeem ingericht, dus de VA kan het werk zo overnemen. 2. e hebt behoefte aan het optimaal inrichten van een systeem en je wilt de VA inzetten om je daarbij te helpen. O W B D F erugkijkend naar alle eerdere tips maak je de keuze aan de hand van: de fase waarin jouw bedrijf zich bevindt; wat jouw jaardoel is; wat jouw omzetdoel is; het systeem; welk is het meest urgent? e kunt er natuurlijk voor kiezen om meerdere onderdelen uit te besteden, mits je daar het budget voor hebt. Waak er echter voor dat je te veel tegelijk uitbesteedt. De meest gemaakte fout bij het uitbesteden van werk aan een VA, is dat er geen systeem voor opgezet is of wordt. r worden losse taken overgedragen. Kleine klusjes die makkelijk door een ander te doen zijn. Hapsnap werkzaamheden. r zit geen structuur of idee achter. Geloof me: dit werkt niet. Het kost je alleen maar geld en gaat enorm frustreren! 46

41 De reden waarom klusjes overgedragen worden, is vaak een gebrek aan vertrouwen. Hierover meer bij ip 8. Het probleem met het overdragen van losse werkzaamheden, is dat er niet aan de fundering gebouwd wordt. Het kost vaak meer tijd om losse taken over te dragen dan om ze zelf uit te voeren. n eenmalig een klusje oppakken, levert op de lange termijn niets op. erlijk gezegd is een VA ook te duur voor dergelijke klusjes. Wil jij echt groeien met jouw bedrijf? Dan is het slimmer om een afgebakend takenpakket over te dragen en dit volledig te systematiseren. Het systematiseren brengt eenvoud in het werkproces. n daardoor kost het minder tijd en dus minder geld. Het levert je uiteindelijk alleen maar winst op. De klusjes doe je voorlopig gewoon zelf. Omdat jij exact weet wat dat klusje omvat. n omdat het vaak eenmalig is. De VA kan haar tijd maar aan één ding tegelijk besteden. Wanneer zij zich focust op het éénmalig opzetten van een goedlopend systeem, is zij van enorme waarde voor jouw bedrijf. Want zodra het systeem staat, hoeft zij alleen de uitvoering op zich te nemen en heeft ze weer tijd beschikbaar om een volgend onderdeel op te pakken. en andere optie is dat jij het werkproces systematiseert en daarna aan de VA overdraagt. Na een korte inwerkperiode neemt zij de uitvoering op zich en ondertussen werk jij aan het volgende systeem. e begrijpt dat je bij het kiezen van de VA heel goed moet weten, dat zij kwaliteiten heeft die aansluiten op het werk, dat je al dan niet gesystematiseerd, wilt uitbesteden. O W B D F 47

42 Hierdoor werk je heel planmatig aan het slim inrichten van de operationele kant van jouw bedrijf.? Wat besteed jij als eerste uit? O W B D F 48

43 ip 8 8 Wat houdt jou tegen om te delegeren? Bewust of onbewust, we zien vaak dat ondernemers het heel lastig vinden om taken uit te besteden. Het heeft eigenlijk altijd met een gebrek aan vertrouwen te maken. Daarvoor kunnen diverse redenen zijn. Zeker als je nooit eerder met een assistent hebt samengewerkt, is het logisch dat je dit niet zomaar doet. e bedrijf is je kindje. e werkt enorm hard om er een succes van te maken. e koestert jouw klanten. Alles wat hierbij komt kijken, raakt je persoonlijk. Hoe spannend is het dan om gewoon zaken uit jouw bedrijf uit handen te geven. Aan iemand die je nog niet kent. Die ook nog eens virtueel - dus op afstand - werkt. Hoe weet je dat het goed gaat? Hoe voorkom je dat er fouten gemaakt worden? Hoe houd je een vinger aan de pols? Wat zijn de consequenties voor jouw bedrijf wanneer er iets fout gaat? s het nog te repareren? a, een fout is altijd te herstellen. Bedenk ook wat de consequenties zijn wanneer je niets uitbesteedt. Dan zal je altijd alles zelf moeten blijven doen. Geen probleem, dat is een keuze. amenwerken, delegeren, vertrouwen op een ander, allemaal zaken die je samen moet leren. Of je nu met een VA gaat werken of een ander teamlid of derde partij die je wilt inschakelen. De systemen zijn daarvoor de basis, waarop iedereen kan terugvallen. k stel voor dat je eerst inzichtelijk maakt wat jou nu tegenhoudt. Dat verheldert veel. Bij een kennismakingsgesprek met een VA, kan je dit benoemen, zodat ze weet waarmee ze rekening moet houden. O W B D F 49