Handleiding iqpublisher

Transcriptie

1 Handleiding iqpublisher versie 1.1 Nederlands

2 iqbase, Amersfoort Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopiëren, opname of enige andere manier, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van iqbase, met uitzondering van kopieën of prints voor intern eigen gebruik van legale gebruikers van iqpublisher. IQPublisher is een handelsmerk van iqbase Adobe, InDesign, Acrobat Photoshop, Illustrator, PostScript en Portable Document Format (pdf) zijn handelsmerken van Adobe Systems Inc. Apple, Mac OS, os x AppleScript, imac, emac en Macintosh zijn handelsmerken van Apple Computer Inc. FileMaker Pro is een handelsmerk van FileMaker Inc. Suitcase is een handelsmerk van Extensis Inc.

3 Inhoudsopgave Inleiding Over deze handleiding Wat is iqpublisher Wat is er nodig Globale functionaliteit Installatie Demoversie AppleScript, hoe en waarom Interface Schrijfwijze Snel op weg Installatie en registratie Voorkeuren Adobe InDesign Finder Bestanden; sjablonen en koppelingen Lettertypen Regels maken Publicatie aanmaken Velden selecteren Sjabloon kiezen Webformulier uploaden Export instellingen Mail instellingen Samenvatting Voordat u begint Hardware en netwerk Mail account Adobe InDesign Installatie Inhoudsopgave III

4 Download of CD Registratie en demoversie Overige zaken Logbestand Sjablonen en output bestanden Lettertypen Backup Voorkeuren Programma voorkeuren AppleScript voorkeuren Voorkeuren voor paden Instellingen voor binnenkomende post (POP) Instellingen voor uitgaande post (SMTP) Instellingen voor webformulieren (FTP) Klantnummer en registratiecode Update Postbussen Binnenkomende post UItgaande post Demo mail Regels Algemene instellingen Publicatiegegevens Tags Selecteer velden Velden selecteren Veld eigenschappen Tekst adres Lijst Geformatteerde reeks Telefoonnummers (NL) Getal Laag iqpublisher 1.1 Handleiding IV

5 Sjabloon instellingen Sjabloon selecteren Een kader selecteren Een tekstkader instellen Formulieren Export instellingen PDF exporteren Afdrukken Zichtbare lagen Een inslagschema maken Mail instellingen AppleScript Een AppleScript aanpassen Een sjabloon maken Eisen Stramienpagina s Een label geven aan een kader Eigenschappen van kaders Alinea- en tekenstijlen Lagen Benamingen veranderen Webformulieren maken Automatisch een formulier maken Problemen oplossen Logbestand Problemen met AppleScript En verder Beperkingen Andere toepassingen Toetscombinaties Internationale tekst ISO , Latin Inhoudsopgave V

6 ISO , Latin ISO , Latin ISO , Cyrillisch ISO , Grieks iqpublisher 1.1 Handleiding VI

7 Inleiding Over deze handleiding Deze handleiding is bedoeld om u snel op weg te helpen met iqpublisher. Daarom vindt U voorin een hoofdstuk Snel op weg, zodat u binnen 30 minuten uw eerste formulier beschikbaar kunt hebben. Wij raden u aan in ieder geval dit hoofdstuk door te lezen. iqpublisher beschikt over een ingebouwde Help-functie door middel van zogenaamde tool-tips. Deze worden weergegeven zodra u met de muis over een invoerveld of knop wacht (ongeveer 1 seconde). Daarmee heeft u samen met het eerste hoofdstuk naar alle waarschijnlijkheid voldoende informatie om ook daadwerkelijk aan de slag te kunnen. De overige hoofdstukken van deze handleiding bevatten gedetailleerde informatie over de werkwijze waarop iqpublisher kan worden ingezet. Voor gevorderd gebruik beschikt iqpublisher over een AppleScripteditor. Hiervoor is een aparte handleiding beschikbaar. Wat is iqpublisher iqpublisher is eigenlijk een -programma waarmee elektronische post kan worden opgehaald en verzonden (een zogenaamde mail-client). Het bijzondere hiervan is, dat de berichten automatisch kunnen worden gelezen, waarna de verkregen informatie kan worden gebruikt om met behulp van Adobe InDesign gepersonaliseerde PDF-bestanden te maken. Deze bestanden kunnen dan vervolgens weer automatisch worden doorgezonden of klaargezet op een aartoe aangewezen plek. iqpublisher is dus geen server, ten behoeve waarvan allerlei zaken geregeld moeten worden (vast IP-adres, Firewall ect.); Een eenvoudig -account bij een willekeurige provider is reeds voldoende. Net als bij andere -programma s kunnen er zogenaamde regels worden gedefinieerd die bepalen hoe binnenkomede post moet worden behandeld. Deze regels bevatten ook instellingen voor vormgeving en typografie voor de pdf-bestanden. Het is mogelijk om met behulp van iqpublisher (op basis van de hierboven genoemde regels) elektronische formulieren te genereren die kunnen worden opgenomen in een (willekeurige) website. Voor het gebruik van de webformulieren (al dan niet gegenereerd door iqpublisher is een webserver (met php ondersteuning) nodig. Voor het maken van formulieren is het dus niet echt noodzakelijk kennis te hebben van html of php, hoewel enige ervaring op dit gebied wel praktisch is. Wat is er nodig Voor het werken met iqpublisher is niet veel nodig. Ten eerste een Apple Macintosh computer met os x (vanaf versie 10.3). Dat mag een relatief eenvoudige machine zijn (imac, Mac mini) met voldoende geheugen om Adobe InDesign te kunnen draaien (wij adviseren minimaal 512 Mb). Deze Apple Macintosh kan afhankelijk van uw eigen wensen met betrek- Inleiding

8 king tot snelheid en beschikbaarheid ook gebruikt worden voor andere taken. Verder nodig zijn een -account (bij uw provider) speciaal voor dit doel, Adobe InDesign (vanaf versie 2.0) en tenslotte iqpublisher zelf. Samengevat heeft u dus nodig: Apple Macintosh met os x (>10.3) en >512 Mb Ram Adobe InDesign (2.0, CS of hoger) iqpublisher -account (pop) [Website (met ftp account)] Globale functionaliteit In het onderstaande schema ziet u voorbeelden van toepassingen met iqpublisher. U kunt deze toepassingen door elkaar gebruiken. Het is dus niet zo dat u beperkt bent tot één werkwijze. U kunt ook, door methodes te combineren, zelf nieuwe werkwijzen samenstellen. Een voorbeeld van de opties met een sterretje (*) vindt u op PDF formulier*/ XML bestand* intranet formulier (bestel)site formulier FTP iqpublisher formulier generatie regels inbox mailbox AppleScript outbox Sjabloon (InDesign document) Adobe InDesign / ftp Print PDF Productie Inslag PDF Proef / Productie iqpublisher 1.1 Handleiding

9 Globaal komt het op het volgende neer: U maakt een Adobe InDesign document dat fungeert als model (sjabloon), U stelt de regels vast waaraan de inhoud en de vormgeving van de informatie voor het sjabloon moeten voldoen, U stelt vast welke vormen van output u nodig heeft, waar die terecht moeten komen en wie deze moeten ontvangen, U maakt het webformulier aan op basis van de regels en plaatst dit op een via het internet bereikbare plaats (meestal als onderdeel van een bestaande website, In feite bent u nu klaar voor productie. Gebruikers kunnen nu via het internet (het formulier) informatie sturen naar u (of eigenlijk iqpublisher) die wordt omgezet middels een AppleScript naar pdfbestanden (of print) door Adobe InDesign en die vervolgens kunnen worden gedistribueerd via uitgaande . Installatie Voot iqpublisher is geen aparte installatieprocedure noodzakelijk. U sleept eenvoudig het programma naar de juiste plek op uw harde schijf (geadviseerd wordt de programma-map van os x). Om te kunnen functioneren heeft u daarna eerst een registratiecode nodig. Deze kunt u aanvragen via de iqpublisher-website ( Uw activatiecode vindt u onder»voorkeuren«wanneer u iqpublisher opstart. U ontvangt dan via een registratiecode terug. Uw licentie Is verbonden aan de Apple Macintosh waar iqpublisher op draait. Installeert u iqpublisher op een andere machine, dan heeft u ook een nieuwe registratiecode nodig. Demoversie Wanneer u niet beschikt over een klantnummer dan wordt de licentiecode automatisch verstrekt voor een demoversie. Deze is 30 dagen geldig en kent slechts twee beperkingen: het interval voor het ophalen van nieuwe mail is 30 minuten (de standaardversie heeft als minimum interval 1 minuut) en u u kunt geen wijzigingen doorvoeren in de AppleScript editor. Verder kent de demoversie geen beperkingen. Na 30 dagen kunt u alleen nog bij de voorkeuren (om eventueel een nieuwe licentiecode in te voeren). AppleScript, hoe en waarom Om de informatie uit de binnenkomende mails te kunnen omzetten naar PDF documenten wordt AppleScript gebruikt. Dat betekent dat iqpublisher alleen kan functioneren op een Apple Macintosh. Toch is er voor gekozen om AppleScript te gebruiken als bindend middel tussen iqpublisher en Adobe InDesign. Dat heeft alles te maken met het feit dat AppleScript zeer krachtig is (zeker in combinatie met Adobe InDesign) maar tegelijkertijd relatief eenvoudig te leren en te begrijpen. Het is nu eenmaal zo dat er in publicaties veel voorwaarden voor kunnen komen; als dit het geval is dan moet er dat gebeuren. Veel van deze als/dan constructies kunt u direct laten uitvoeren door de juiste keuzes te maken in iqpublisher, bijvoorbeeld de schrijfwijze van telefoonnummers of getallen, het maximum aantal tekens enzovoort. Toch blijft er dan nog heel veel over dat niet met een grafische gebruikersinterface is op te lossen. Inleiding

10 Dit zou bijvoorbeeld kunnen zijn het passend maken van tekst door óf de typografie aan te passen óf door de tekst over meerdere regels te verdelen afhankelijk van de lengte. Dat zijn zaken die snel en eenvoudig zijn op te lossen met AppleScript. Uitgebreide documentatie over AppleScript in combinatie met iqpublisher is in een apart document opgenomen dat wordt onder andere verstrekt tijdens support-tainingen. Interface iqpublisher is voorzien van een zogenaamde grafische gebruikersinterface (of kortweg gui). U kunt dus alle handelingen verrichten door gebruik te maken van de dialoogvensters. U hoeft geen gebruik te maken van de menu s in de menubalk. Deze zijn ondersteunend ontworpen aan de grafische gebruikersinterface en veelal voorzien van toetsenbordafkortingen. De gebruikersinterface heeft een duidelijke structuur gekregen, onderverdeeld in de functies van het programma. Onderin ziet u drie tabbladen met de basisfunctionaliteit (postbussen, regels en voorkeuren) terwijl u bovenin de verschillende onderverdelingen ziet. Schematisch ziet het programma er als volgt uit: Postbussen Regels Voorkeuren Postbus in Selecteer publicatie Postbus uit Publicatie instellingen Selecteer velden Sjabloon instellingen Webformulier instellingen Export instellingen (uitgaande) Mail instellingen AppleScript Selecteer veld Selecteer kader PDF export instellingen Inslag instellingen Veld eigenschappen Opties Tekstkader instellingen Beeldkader instellingen Schrijfwijze In deze handleiding wordt naar keuzes in de grafische gebruikersinterface (gui) als volgt verwezen: Klik op»regels, sjablooninstellingen, selecteer sjabloon«betekent voluit klik op de knop selecteer sjabloon in het venster sjablooninstellingen dat u vindt onder regels. Regels die schreefloos gezet zijn (bijvoorbeeld tell application InDesign zijn bedoeld als AppleScript en dienen letterlijk te worden gebruikt in een script. iqpublisher 1.1 Handleiding

11 Snel op weg U wilt natuurlijk snel aan de slag; het liefst zonder hele handleidingen te hoeven doorlezen. Dat kan. iqpublisher is gebruiksvriendelijk en met slecht enkele essentiële handelingen kunt u aan het werk. Voor gedetailleerde informatie per onderwerp verwijzen wij naar de desbetreffende hoofdstukken. Voorkeuren Voordat u met iqpublisher aan de gang kunt moet u een aantal essentiële instellingen bij de voorkeuren ingeven. Uiteraard de licentiecode. Op basis hiervan wordt ook de taalversie gekozen (iqpublisher ondersteunt momenteel Nederlands en Engels). Verder dient u de versie van Adobe InDesign op de geven waar u mee denkt te gaan werken (standaard staad deze op versie CS2, maar u kunt ook met oudere versies werken.) Bij het opstarten wordt tevens Adobe InDesign opgestart en worden pdf-export en print-instellingen uitgelezen. Wanneer Adobe InDesign (nog) niet is geïnstalleerd, dan is dit het moment om dat alsnog te doen. Tenslotte geeft u het interval op waarop de mail opgehaald moet worden (voor de Demoversie staat dit vast op 30 minuten). Verder geeft u in ieder geval het mailaccount op voor ontvangende s, de instellingen voor de smtp-server (uitgaande post) met de afzender die gebruikt moet gaan worden en eventueel ftp-instellingen voor het kunnen uploaden van formulieren naar een website/webserver. Samengevat: invoeren licentiecode, (installeren) en kiezen van Adobe InDesign, instellingen voor binnenkomende mail (pop) instellingen voor uitgaande mail (smtp) Instellingen voor het uploaden van webformulier (ftp) Interval instellen. Adobe InDesign iqpublisher kan geen pdf-bestanden maken zonder een InDesign bestand als sjabloon. Om een bestand goed te kunnen vullen moet het beschikken over voldoende stijlen, gelabelde kaders, lagen enzovoort. Deze documenten moeten altijd kunnen beschikken over de gebruikte lettertypen (fonts) en gekoppelde bestanden (afbeeldingen). Hoe u het beste een sjabloon kunt maken leest u elders in deze handleiding maar in het kort komt het hier op neer: Stramien(en) maken; niet-variabele zaken/kaders op een stamien pagina zetten, Snel op weg

12 Variabele kaders van een label voorzien (Scriptlabel-palet), Variabele afbeeldingen (logo s) op een eigen laag zetten (indien van toepassing), Teken- en alineastijlen aanmaken (eventueel met geneste stijlen), InDesign-document bewaren. Van hetindesign-document kan eventueel met de optie»bestand, Pakket «een export gemaakt worden, waarbij direct ook de gebruikte fonts en koppelingen in aparte mappen worden bewaard. Deze kunnen dan worden bewaard op een logische plek (zie onder). Finder Bestanden; sjablonen en koppelingen Om zowel de door iqpublisher aangemaakte pdf-bestanden (en Adobe InDesign-bestanden) als de te gebruiken sjablonen een logische plek te geven, is het raadzaam om van tevoren na te denken over de lokatie en indeling hiervan. Een voor de hand liggende plek is de zogenaamde root van de harddisk of de gebruiker. Hier zou bijvoorbeeld een map kunnen staan waarin de bestanden van iqpublisher-gebruikers kunnen staan, een voorbeeld: 4Macintosh HD / Gebuikersmap (Thuis) 4iQPublisher gebruikers / Klanten 4Gebruiker A / Klant A 4InDesign 4InDesign Sjablonen 4Links (gekoppelde afbeeldingen) 4InDesign Documenten (output) 4PDF 4LR PDF 4HR PDF 4PR PDF 4Gebruiker B / Klant B 4InDesign 4InDesign Sjablonen 4Links 4InDesign Documenten 4PDF 4LR PDF 4HR PDF 4PR PDF enzovoort. Lettertypen Lettertypen (fonts) die door de sjablonen gebruikt worden kunnen het beste gewoon in de desbetreffende map van het systeem worden geplaatst. Het heeft eigenlijk geen zin om fontmanagement toe te passen (zoals bijvoorbeeld Suitcase), omdat alle gebruikte fonts altijd beschikbaar moeten zijn. iqpublisher 1.1 Handleiding

13 Regels maken Publicatie aanmaken U klikt op»regels, nieuw«. U kunt in dit veld naar eigen goeddunken een artikelnummer, naam en klant/gebruiker voor deze regel invullen. Tenzij u met eigen formulieren werkt kunt u de velden begin tag, Einde tag en scheidingsteken ongemoeid laten. Velden selecteren Een veld kan variabele gegevens bevatten die in uw publicatie gebruikt moeten woren, bijvoorbeeld een naam of een functie, adres of telefoonnummer. De volgorde waarin u ze plaatst is de volgorde zoals ze later in het webformulier zichtbaar zullen zijn. U klikt op het bovenste veld (01). U Kunt dit veld nu een naam geven; bijvoorbeeld Voornaam. iqpublisher vult nu automatisch het formulier label en de naam van de AppleScript variabele. Deze laat u ongewijzigd. Vervolgens kiest u het type veld. In dit geval kiezen u voor»tekst. IQPublisher kent verschillende typen velden: Tekst Getal adres Lijst Laag Geformatteerde reeks Telefoonnummers Voor ieder veld zijn opties beschikbaar onder de desbetreffende knop. Deze zijn afhankelijjk van het type veld. Voor een tekstveld kunt u bijvoorbeeld de maximum lengte opgeven en de schrijfwijze (hoofd- kleine letters) Bovendien kunt u kiezen voor de vormgeving van dit veld in het webformulier (aankruisvakje, pulldown etc.). Wanneer u tevreden bent over de instellingen klikt u twemaal achter elkaar op pas toe. U kunt nu de volgende velden definiëren met een maximum van 32. U maakt nog een tweede tekst-veld aan met de veldnaam Achternaam en een derde; een -veld, met de veldnaam . Bij deze laatste kunt u onder andere een domeinnaam afdwingen. Sjabloon kiezen Onder de derde tab (»regels, sjabloon instellingen«) klikt u op selecteer sjabloon en kiest u het Adobe InDesign-bestand dat u voorheen had klaargezet. Vervolgens kunt u 16 verschillende tekst- en afbeeldingskaders vullen. U klikt op de eerste. U kiest inder kaderlabel het kader waarin u de variabele data wilt plaatsen. Vervolgens kiest u in de derde kolom Voornaam, in de vierde een spatie (weergegeven als ) en een stijl. In de tweede rij doet u hetzelfde voor Achternaam, alleen nu afgesloten met een return in plaats van een spatie.dat laatste doet u in de derde rij nof een keer voor , alleen nu zet u in de eerste kolom E: en in de tweede een tab. Deze instelling heeft de volgende uitwerking in het InDesign sjabloon: Snel op weg

14 Voornaam Achternaam E: Webformulier uploaden U kunt op basis van de keuzes die u gemaakt heeft voor de velden een webformulier genereren en uploaden. De vormgeving hiervan kunt u later nog wijzigen. Bij het definiëren van de velden kunt u dit deels al doen door velden bijvoorbeeld weer te geven als pulldown, tekstblok of aankruisvakje. Het formulier bevat tevens functionalieit voor het afhandelen van invoer-fouten op basis van php. Wanneer u deze functionaliteit wilt gebruiken, dan moet de webserver hiertoe in staat zijn. Export instellingen Hier geeft u aan welke vormen van output u wenst. Na het vullen van de sjabloon kunnen er verschillende pdf-bestanden gemaakt worden (op basis van export-instellingen van Adobe InDesign), kan het InDesign document bewaard worden en kunnen er prints gemaakt worden. Tevens kan er per soort lagen aangezet worden. Deze lagen kunnen vaste informatie bevatten (bijvoorbeeld voordrukken) maar ook variabele (bijvoorbeeld wisselende logo s). Een variabele laag wordt aangegeven met een ~, een vaste met een -. Mail instellingen Hier geeft u aan welke personen (mailadressen) mails moeten ontvangen. Deze mails kunnen wisselende teksten bevatten en voorzien worden van pdf-bestanden als bijlage. Ook geadresseerden kunnen vast zijn (u voert ze in bij Other of variabel (afkomstig uit het webformulier). Dat betekent dat u een kunt laten sturen naar iemand die daar via het formulier opdracht toe gegeven heeft. Samenvatting U heeft dus om een formulier en publicatie on-line te zetten de volgende handelingen verricht: Voorkeuren ingesteld, Sjabloon gemaakt, Mappenstructuur aangemaakt, Publicatie gemaakt, Velden gedefinieerd, De sjabloon gevuld met variabelen (velden), Een webformulier geëxporteerd, Export instellingen geselecteerd, Ouput (mail) instellingen geselecteerd. iqpublisher heeft voor al deze handelingen uitgebreidere opties en mogelijkheden dan hier beschreven. Meer informatie hierover vindt u in de desbetreffende hoofdstukken. iqpublisher 1.1 Handleiding

15 Installatie en registratie Voordat u begint Hardware en netwerk iqpublisher is alleen beschikbaar voor Apple Macintosh. Omdat er geen direct contact is tussen gebruikers via het internet en iqpublisher zoals dat bij een server het geval is zijn de harware eisen zeer bescheiden. Een Mac mini, emac of imac is voldoende. Wel moet deze beschikken voor voldoende werkgeheugen (ram) om soepem met Adobe InDesign te kunnen werken (minimaal 512 Mb, beter 1 Gb of meer). De systeemsoftware van de Apple Macintosh moet os x zijn, vanaf versie 10.3 (Panther). Deze Apple Macintosh moet verbinding hebben met het internet om post te kunnen ophalen en verzenden. De machine kan echter gewoon in uw netwerk staan, omdat er geen rechtstreeks contact is met gebruikers. Er is dus geen noodzaak voor een vast ip-adres of zwaardere beveiliging als die u normaal heeft (Firewall). De machine hoeft dus ook niet, zoals dat meestal met webservers gebeurt, in een zogenaamde dmz te worden geplaatst. Een spam-filter (bij uw provider) dat alles afvangt wat niet voor iqpublisher bestemd is, kan wel handig zijn. Dit kunt u ook vaak (soms gratis) bij uw provider activeren en configureren. Mail account iqpublisher kijkt, net als andere mail-programma s, of er elektronische post is op de daartoe aangewezen plaats (postbus). Een elektronische postbus wordt ook wel mail account genoemd. Bij een standaard abonnement bij een internet-provider krijgt u meestal al een aantal accounts meegeleverd. Extra accounts kosten meestal hooguit enkele Euro s per jaar. Hoewel het niet absoluut noodzakelijk is, is een apart account voor iqpublisher raadzaam. Voor een dergelijk account krijgt u tenminste de naam van de (pop-)server van uw provider. Gebruikersnaam (login) en wachtwoord (password) kunt u meestal zelf kiezen. Deze gegevens kunt u later ingeven in de voorkeuren van iqpublisher (zie desbetreffende hoofdstuk). Adobe InDesign Het is handig om van tevoren ook Adobe InDesign te installeren (of de gehele Creative Suite) voordat u met iqpublisher aan de slag gaat. U mag legaal single-user versies gebruiken vanaf versie 2.0 installeren, zolang u iqpublisher gebruikt als mail-client, zoals iqpublisher gedacht is. Voor het gebruik van Adobe InDesign in combinatie met andere programma s verwijzen wij u naar de licentie-overeenkomst van Adobe. Een deel van de functionaliteit van de recentere versies van Adobe InDesign (onder andere geneste stijlen) maakt het werken met vrij complexe typografische vormgeving met iqpublisher een stuk eenvoudiger. Het gebruik van Cs of cs2 is dan ook aan te raden. Installatie en registratie

16 Installatie Download of CD U kunt iqpublisher zowel kopiëren van de installatie cd als downloaden van de website ( In beide gevallen is installatie erg eenvoudig. U sleept simpelweg de map met de naam iqpublisher 1.0 naar de map met de naam Programma s. Deze vindt u meestal direct na het openen van de harde schijf van de Apple Macintosh (dubbelklikken). Voor uw eigen gemak kunt u het programma-icoon binnen de iqpublisher-map naar de Dock slepen, zodat u voortaan iqpublisher van daar kunt opstarten. Door installatie gaat u automatisch akkoord met de licentievoorwaarden die u vindt op de installatie cd en op onze website. Registratie en demoversie Om met iqpublisher te kunnen werken heeft u altijd een registratiecode nodig. Deze kunt u aanvragen via de website; Hier kunt u het formulier invullen, waarna u per de registratiecode ontvangt. Hiervoor heeft u een activatiecode nodig. Door uw activatiecode te versturen gaat u akkoord met het bewaren van uw gegevens; uitsluitend voor registratiedoeleinden. Wanneer u iqpublisher voor het eerste opstart dan wordt direct het voorkeuren-venster getoond. Wanneer u klikt op de knop activatiecode dan wordt de code indien u verbonden bent met het Internet geplaatst in de registratie-pagina en getoond in uw browser (om tikfouten te voorkomen). Door een code aan te vragen geeft u te kenne accoord te gaan met de licentievoorwaarden en het registreren van uw persoonlijke gegegvens voor licentiedoeleinden. Na betaling ontvangt u tevens een klantcode, die het onbeperkt gebruik mogelijk maakt. Deze vult u in in het desbetreffende veld. Heeft u deze niet of is het geen geldige klantcode, dan is automatisch uw klantcode voor een demoversie; Een demoversie is maximaal 30 dagen geldig en kent slechts twee beperkingen. Het interval waarop mail wordt gecontroleerd is vastgezet op 30 of 60 minuten. Voor de volledige versie is dit vrij met een minimum van 1 minuut. Ten tweede is het veld voor het aanpassen van AppleScript s afgeschermd. U kunt dus alleen gebruik maken van, de toch al zeer uitgebreide, standaard functionaliteit van iqpublisher. U kunt AppleScripts wel aanmaken (door het aanklikken van de tab AppleScript ) De registratiecode kunt u in de 8 velden van het voorkeuren-venster invoeren (8 groepjes van 4 cijfers). Deze registratiecode is afhankelijk van de Apple Macintosh waar u iqpublisher op installeert. Wanneer u iqpublisher wilt gebruiken op een andere Apple Macintosh, dan zult u een nieuwe registratiecode moeten aanvragen. U kunt nu controleren of u de registratiecode goed heeft ingevuld door op het vraagteken te klikken naast de klantcode knop (zie afbeelding). U ziet hier de status van uw licentie, bijvoorbeeld het aantal geldige dagen (bij een demoversie). Een onjuist ingevoerde registratiecode zal er voor zorgen dat u niet met iqpublisher kunt werken. Het enige venster dat beschikbaar is, is het voorkeuren venster. Het kan ook voorkomen dat een onjuist ingevoerde registratiecode niet geschikt is voor uw Apple iqpublisher 1.1 Handleiding

17 Macintosh. Controleert u daarom dus goed of u de registratiecode juist heeft ingevuld. Bij blijvende problemen kunt u verder contact opnemen met onze support-afdeling (support@iqpublisher.nl). Wanneer u een update doet van een oudere versie, dan worden de registratiegegevens van de vorige versie automatisch overgezet naar de nieuwe versie met de knop update (zie Voorkeuren ). Overige zaken Logbestand Om mogelijke problemen met de installatie, de instellingen en de verbinding met het Internet te kunnen opsporen maakt iqpublisher een logbestand aan van de laatste 72 uur. Hier worden alle succesvolle en niet succesvolle handelingen getoond. U kunt het logbestand bekijken door gebruik te maken van»archief, Log«of cl. Bovendien kunt u eens per 24 uur een mail laten sturen met een overzicht van de voorgekomen problemen. Sjablonen en output bestanden Bij het inrichten van iqpublisher zijn andere bestanden noodzakelijk. Zo heeft u bijvoorbeeld Adobe InDesign-documenten nodig die als voorbeeld (sjabloon) gaan dienen voor uw publicaties. Deze sjablonen kunnen zelf ook weer gekoppelde bestanden (links; afbeeldingen) bevatten. Op basis van deze sjablonen gaat iqpublisher straks onder andere pdf-bestanden voor u maken; misschien wel meerdere per binnen gekomen mail. Wellicht is het ook handig om, wanneer u een keer hele ingewikkelde AppleScript s gemaakt heeft, ook deze te bewaren als bestand. Om het overzicht over het geheel niet te verliezen en het maken van reservekopieën (backup) te vergemakkelijken is het verstandig om een mappenstructuur te bedenken die overzichtelijk is en zich bevindt op een logische plek. Een voor de hand liggende plek is de zogenaamde root van de harddisk of die van de gebruiker; de zogenaamde Home-folder (Thuis). Op één van deze twee plaatsen zou bijvoorbeeld de map kunnen staan waarin de bestanden van iqpublisher-gebruikers kunnen zich kunnen bevinden, een voorbeeld Vindt u op de volgende pagina. Installatie en registratie 11

18 4Macintosh HD / Gebuikersmap (Thuis) 4iQPublisher gebruikers / Klanten 4Gebruiker A / Klant A 4InDesign 4InDesign Sjablonen 4Links (gekoppelde afbeeldingen) 4InDesign Documenten (output) 4PDF 4LR PDF 4HR PDF 4PR PDF 4Scripts 4Beelden 4Gebruiker B / Klant B 4InDesign 4InDesign Sjablonen 4Links 4InDesign Documenten 4PDF 4LR PDF 4HR PDF 4PR PDF 4Scripts 4Beelden enzovoort. Een deel van deze structuur krijgt u min of meer automatisch wanneer u van een InDesign-document een zogenaamd pakket maakt (»Bestand, Pakket «. Hier wordt dan automatisch een map Links gemaakt, één niveau dieper dan het document. Een InDesign document dat op deze manier is bewaard, behoudt altijd de koppeling met bestanden in de map Links. Lettertypen Wat geldt voor de bestanden geldt ook voor de gebruikte lettertypen (fonts). Deze kunnen het beste gewoon in de desbetreffende map van het systeem worden geplaatst, omdat alle gebruikte fonts altijd beschikbaar moeten zijn. Het heeft dus eigenlijk geen zin om fontmanagement toe te passen (zoals bijvoorbeeld Suitcase). De meest logische plek is de Fonts map in de Bibliotheek van de Gebruiker (Thuis), zodat u lettertypen die noodzakelijk zijn voor het systeem kunt scheiden van lettertypen die alleen voor u als gebruiker (en daarmee dus iqpublisher) van belang zijn. Het verdient aanbeveling om gebruikte fonts eerst met de hand te testen. Helaas is de combinatie van os x met Adobe InDesign enigszins kritisch als het gaat om het gebruik van, met name oudere, fonts. Soms laten dergelijk fonts zich niet insluiten in een pdf-bestand en in een enkel geval zijn ze zelfs in staat Adobe InDesign volledig te laten crashen. Het is dan ook raadzaam om van een sjabloon eerst met de hand pdf-bestanden iqpublisher 1.1 Handleiding

19 te maken om te zien of alles goed gaat. Wanneer Adobe InDesign instabiel wordt na installatie van nieuwe fonts, dan kunt u het beste deze weer verwijderen en proberen recentere versies van deze fonts te installeren. Her wordt aangeraden om in ieder geval het systeemfont Verdana permanent in de Fonts map van de Bibliotheek van het systeem te laten staan omdat dit font gebruikt wordt voor de interface van iqpublisher. Backup Een verstandig computergebruiker maakt regelmatig reservekopieën en dat geldt dus ook bij het gebruik van iqpublisher. Wanneer u uw mappenstructuur ongeveer zo heeft ingericht als hiervoor beschreven, dan is het maken van een kopie van deze map eigenlijk het meest belangrijk. Omdat alle regels en bijbehorende scripts worden opgeslagen binnen iqpublisher, is het ook verstandig om tegelijkertijd een kopie te maken van de map van iqpublisher in de map Programma s. U kunt deze het best kopiëren wanneer het programma (tijdelijk) is afgesloten, zodat er geen informatie verloren kan gaan. Een ander voordeel van het kopiëren van een complete mappenstructuur is dat, wanneer het dan werkelijk voor komt dat de Apple Macintosh helemaal niet meer werkt, deze structuur op een vergelijkbare plek (root van harddisk of gebruiker) op een andere computer teruggezet kan worden. In de voorkeuren van iqpublisher kan worden aangegeven dat alle paden dan vanaf deze nieuwe lokatie berekend moeten worden (ook al heeft de harddisk en/of gebruiker een andere naam) zodat iqpublisher alle sjablonen en output mappen weer kan vinden. U hoeft dan slechts een nieuwe registratiecode aan te vragen en u kunt weer verder. Maak regelmatig kopieën van het iqpublisher bestand! Alle gegevens omtrent instellingen, scripts en ontvangen en verzonden mail staan allemaal in het bestand met de extensie.iqp. Wanneer dit bestand verloren gaat of corrupt raakt, dan gaan daarmee ook al deze gegevens verloren! Het beste kunt u dagelijks een reservekopie maken of direct na het moment waarop u grote wijzigingen heeft aangebracht. Installatie en registratie 13

20 iqpublisher 1.1 Handleiding