DIGITALE HANDTEKENING IN PDF VIA PDFEN. In samenwerking met Mozard en QuoVadis PDF/A PDFEN

Transcriptie

1 TXT XLS DOC PST DIGITALE HANDTEKENING IN PDF VIA PDFEN In samenwerking met Mozard en QuoVadis PDF/A TXT PPT DOC PST PPT PDF PDFEN JPG JPG

2 PDFen maakt het mogelijk, in samenwerking met Mozard en QuoVadis, om uw documenten digitaal te laten ondertekenen. In dit document geven we uitleg over de digitale handtekening en de service die PDFen kan bieden in samenwerking met Mozard en QuoVadis. Waarom digitaal ondertekenen? In zakelijke transacties wordt steeds meer gebruik gemaakt van digitale documenten in plaats van papieren, maar helaas wordt er vaak nog op dezelfde manier mee omgegaan als met papieren documenten. De papieren documenten worden vaak voorzien van handgeschreven handtekeningen, om de documenten een bepaalde bewijskracht en geldigheid te geven in de rechtspraak. De digitale ondertekening zorgt ervoor dat dezelfde bewijskracht op een simpele manier aan elektronische documenten kan worden toegevoegd, zonder dat het nodig is om het stuk te printen, handmatig te ondertekenen en weer in te scannen. De voordelen van elektronische handtekeningen in de documentatieprocessen zijn duidelijk: Verbeterde processen Het wordt mogelijk documenten automatisch te laten ondertekenen. Het is dus niet meer nodig om een document eerst uit te printen, handmatig te ondertekenen en het vervolgens weer in te scannen. Dit kan een enorme versnelling zijn van het administratieve proces. Geen kwaliteitsverlies Er gaat geen kwaliteit verloren van het document, waar wel kans op is bij het printen en inscannen. Rechtszekerheid Het zorgt voor een verbetering van de bewijskracht, met name de onweerlegbaarheid van de gegevens, zonder dat er met het document geknoeid kan worden. 2

3 Wat voor digitale handtekeningen zijn er? Er zijn 2 soorten digitale handtekeningen: 1. Geavanceerde digitale handtekening Integriteitsbescherming en identificatie van de handtekening. Deze handtekening kan gebruikt worden voor natuurlijke maar ook legale personen, en wordt toegewezen aan een eigenaar. Het is geen vervanging voor een handgeschreven handtekening en is alleen toepasbaar op digitale documenten waar geen wettelijke formaliteiten op van toepassing zijn. 2. Gekwalificeerde digitale handtekening Dit is een handtekening welke is gebaseerd op: 2.1. Een beveiligd handtekening zet apparaat 2.2. Een geldig certificaat op het moment van creatie 2.3. Direct gekoppeld aan een natuurlijk persoon In dit document zullen we alleen nog maar praten over punt 2: Gekwalificeerde digitale handtekening. Is de gekwalificeerde digitale handtekening veilig? Jazeker. Met alle digitale bestanden bestaat er een kans dat er onrechtmatig mee gesjoemeld wordt, omdat dit niet op het eerste gezicht te zien is. Zo is bijvoorbeeld niet meteen aan een foto te zien of er aan gephotoshopt is of niet. Bij onze digitale ondertekening bestaat dat probleem niet, en weet men altijd zeker dat er niet mee geknoeid is. Elke wijziging (hoe klein ook) aan het document dat is ondertekend met een certificaat, zorgt ervoor dat de digitale handtekening ongeldig wordt. Zo ziet men het meteen als er iets mis is. De handtekening garandeert dus de autenticiteit en integriteit van het document. 3

4 Wat zijn de voordelen voor Mozard klanten? Het zetten van een digitale handtekening is inmiddels geen rocket science meer en er zijn daarom ook meerdere partijen die deze dienstverlening leveren in Nederland. Echter er zijn een aantal grote voordelen voor de Mozard klanten om dit te integreren in de bestaande services van PDFen. Minimale aanpassing nodig bij de klant aan Mozard U kunt bij uw zaaktype aangeven of een document ondertekend moet worden en vervolgens regelt de bestaande koppeling met PDFen dat het document geconverteerd wordt en ondertekend. Technisch en procedureel zal er dus nauwelijks iets veranderen. Mogelijkheid tot een collectieve afname Hierdoor kunnen PDFen en QuoVadis bij meerdere klanten en meer afnames een zeer lage prijs per document aanbieden. 4

5 Hoe werkt de service? Één digitale handtekening (certificaat) per klant! De dienst die wij aanbieden is het zetten van een digitale handtekening namens een klant. Deze handtekening staat op naam van bijvoorbeeld de burgemeester of gemeentesecretaris. Voor elke digitale handtekening is één certificaat nodig. Er zijn strenge eisen gesteld aan het beheer en toepassen van certificaten. QuoVadis is een partij die hier gespecialiseerd in is en zal deze taak voor ons op zich nemen. PDFen zal functioneren als een tussenpersoon tussen Mozard en QuoVadis. De documenten blijven binnen de infrastructuur van PDFen, er wordt alleen een hash naar QuoVadis gestuurd die het certificaat opvraagt. Zie hieronder een schematische weergave van de werking: NB. Om te kunnen voldoen aan lange termijn validatie (Long-Term Validation (LTV)) zal de certificaat ketting (en tijdstip) ook toegevoegd moeten worden aan het document om later te kunnen valideren, dat het certificaat op het moment van het zetten van de handtekening geldig was. 5

6 Wat ziet de PDF-lezer? Werken met of zonder pseudoniem Standaard wordt in de Common Name (CN) van het certificaat (gekwalificeerd en geavanceerd) de persoonsnamen opgenomen van de aanvrager. In onderstaande voorbeelden is gebruik gemaakt van een certificaat uitgegeven aan Patrick A. Beckman Lapré van QuoVadis Trustlink B.V. Het eerste voorbeeld is de weergave in de blauwe balk van Adobe Reader (11.x) waarbij geen gebruik is gemaakt van een pseudoniem. Het tweede voorbeeld is de weergave in de blauwe balk van Adobe Reader (11.x) waarbij er wel gebruik is gemaakt van een pseudoniem zijnde QuoVadis Trustlink B.V. Indien men wil voldoen aan PKI Overheid, dan is alleen optie/voorbeeld 1 mogelijk. Voorbeeld 1 (zonder pseudoniem) CN = Patrick A. Beckman Lapré Voorbeeld 2 (met pseudoniem) CN = QuoVadis Trustlink B.V. sn = Beckman Lapré givenname = Patrick A. 6

7 Afbeelding van handtekening Binnen de signing oplossing is het mogelijk om in de configuratie te definiëren of het document al dan niet een visuele (re)presentatie van het certificaat toont. De visuele (re)presentatie is standaard de inhoud van het certificaat, als alternatief kan de (re)presentatie ook de weergave zijn van een plaatje. Bijvoorbeeld een ingescande handtekening of logo. Het eerste voorbeeld is de weergave van een getekende PDF waarbij er geen visuele representatie is gebruikt. Het tweede voorbeeld is de weergave van een getekende PDF waarbij er wel een visuele representatie (i.e. logo) is gebruikt. Aangezien het gebruik van visuele representaties het nodige beheer vraagt van de organisatie geniet het de voorkeur om geen gebruik te gaan maken van een visuele (re)presentatie van het certificaat. Voorbeeld 1 (zonder logo / niet zichtbaar) Inhoud en validatie van het certificaat kan worden getoond via het Handtekeningvenster. Het handtekeningvenster toont alle beschikbare informatie omtrent de handtekening en de status van het PDF document. 7

8 De handtekeningdetails tonen o.a. de informatie van het certificaat (Certificaatdetails) Voorbeeld 2 (met logo / zichtbaar) Indien er op het logo geklikt wordt zal de inhoud van het certificaat worden getoond. 8

9 Wat zijn de kosten? De maandelijkse kosten bestaan uit een vast bedrag en een variabel bedrag per document. De kosten voor de klant zullen afhankelijk zijn van het aantal documenten dat ondertekend wordt. Hoe meer documenten er in totaal door alle deelnemende klanten ondertekend worden, hoe lager de prijs per document. In ons kostenmodel hieronder zijn we uitgegaan van 5 aangesloten klanten die ieder minimaal 500 documenten per maand afnemen. Uitgaande van de vaste kosten van 65,- en een prijs van 0,30 per document komen de maandelijkse kosten hier op 215,-. Echter, omdat er gerekend wordt vanuit een collectief kostenmodel, wordt het gebruik goedkoper naarmate er meer klanten meedoen en er meer documenten ondertekend worden. Uiteraard is het ook mogelijk om met minder klanten te starten. Met gelijk (2500) aantal documenten stijgen de vaste kosten, indien ook het aantal documenten lager is zullen ook de variabele kosten stijgen. Eenmalige aansluitkosten: PDFen : ± 250* (per gemeente/ondertekenaar**) QuoVadis : ± 250,-* (per gemeente/ondertekenaar**) Aantal documenten per maand (totaal van alle deelnemende klanten) Kosten per document PDFen Kosten per document Quovadis Vaste kosten per maand (per klant) PDFen tot ,06 0,24 25,- 40,- tot ,06 0,20 25,- 40,- tot ,06 0,16 25,- 40,- tot ,06 0,12 25,- 40,- Vaste kosten per maand (per klant) QuoVadis * De kosten zijn afhankelijk van het aantal ondertekenaars per gemeente. ** Er is een uitbreiding mogelijk om meerdere ondertekenaars per gemeente te ondersteunen. Technische aanpassingen zijn nodig aan de Mozard en PDFen zijde om dit mogelijk te maken. 9

10 Hoe kunt u aan de slag gaan? Deze dienst (en collectieve benadering) bieden wij op dit moment alleen aan voor de Mozard klanten die een koppeling hebben met de conversieservice van PDFen. Als uw Mozard omgeving nog geen koppeling heeft, dan kunt u deze aanvragen via contact@pdfen.nl. Deze koppeling kan over het algemeen binnen 1 of 2 weken gerealiseerd worden. Als u wilt starten met de digitale onderteken service of heeft u vragen, dan kunt u een te sturen naar info.nl@quovadisglobal.com. 10