Handleiding accountants

Transcriptie

1 Handleiding accountants Online certificeringsprocedure voor jaarcijfers 2012 In overleg met het NBA is deze online certificeringsprocedure voor accountants op ontwikkeld. 1 januari 2013 Contactgegevens: HOI, Instituut voor Media Auditing Tel: erik@hoi-online.nl WWW:

2 Workflow accountants online certificeringsprocedure 2012 Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

3 Handleiding online certificeringprocedure voor accountants Bijgaand treft u een handleiding voor het online certificeren van oplagecijfers Het online certificeren van de oplagecijfers is verplicht en dient in een afgeschermd menu op de website plaats te vinden. Elektronische handtekening NIVRA en NOvAA (NBA) hebben medio 2009 besloten de elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat aan te wijzen als elektronische variant van de handgeschreven handtekening voor het ondertekenen van verklaringen en assurance-rapporten in elektronische vorm. HOI heeft er voor gekozen de elektronische handtekening voor de online certificering verplicht te stellen. Een beroepscertificaat is een elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat, waarin ook de kantoornaam en de inschrijving in het accountantsregister zijn opgenomen. Door het gebruik van het beroepscertificaat kan de gebruiker onomstotelijk vaststellen wie de handtekening heeft gezet en of deze persoon als RA of AA staat ingeschreven. Beroepscertificaat aanvragen bij 'Certificate Service Providers' De beroepscertificaten zijn aan te vragen bij Certificate Service Providers (CSP s). De CSP s zijn verplicht ingeschreven bij de OPTA. De NBA heeft de volgende partijen gemachtigd om beroepscertificaten uit te reiken: CreAim (dealer van KPN certificaten) Digidentity BV ESG de elektronische signatuur BV KPN Corporate Market BV Quo Vadis Trustlink BV Zie ook de website menu Accountants. Indien u voor de ondertekening van 2012 jaarcijfers nog niet beschikt over een elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat dan kunt u deze bij een van bovenstaande partijen aanschaffen. Indien u reeds over een elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat beschikt kunt u onderstaande checklist controleren en de rest van de handleiding volgen. Checklist gebruik elektronische handtekening met beroepscertificaat Hieronder een korte checklist voor het gebruik van elektronische handtekening. Controleer de onderstaande punten met uw systeembeheerder en/of certificaat leverancier. - Voer de ondertekening bij voorkeur uit op een vaste pc of laptop. Geen thin client of zero client. - Bezoek de HOI applicatie alleen met een Internet Explorer of Firefox browser. - Controleer of de driver software voor de USB/Smartcardlezer is geïnstalleerd. - Om de elektronische handtekening in PDF documenten te plaatsen is middleware software noodzakelijk. Controleer of deze middleware op de pc aanwezig is. Voor vragen over deze software kunt u contact opnemen met uw leverancier. - Controleer of Java is geïnstalleerd en geüpdate naar versie Java 7 - Controleer of Adobe Reader is geïnstalleerd? Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

4 - Controleer met de software Token beheer / Token management of het certificaat de status Operationeel heeft. - Is er maar 1 elektronische handtekening USB/Smartcard aangesloten op de pc en operationeel? (Zie status in middleware software) In deze handleiding wordt de certificeringsprocedure beschreven vanaf het moment dat u als controlerend accountant per een uitnodiging voor online certificeren ontvangt. Stap 1. verzoek voor online certificeren. Wanneer uw client (de uitgever) op HOI-online de jaarcijfers heeft ingevoerd en een formeel verzoek voor online certificeren heeft gedaan ontvangt u een met een uitnodiging om op de betreffende oplagecijfers te certificeren. De is voorzien van een gebruikersnaam. Let op!!! Het wachtwoord zal na validatie van uw gegevens door HOI jaarlijks via een separate aan u verstrekt worden. HOI kan als onderdeel van de validatieprocedure de accountant om legitimatie en/of NBA lidnummer vragen. Inloggen en profiel controleren/bewerken Op de HOI homepage vindt u rechtsboven in het scherm een blauw vlak met een link Login (zie figuur 1 pijl 1.). Hier vindt u de inlog- en uitlogpagina voor de online certificeringsmodule. Na inloggen verschijnt het extra hoofdmenu Mijn HOI (zie figuur 1 pijl 2.). In dit menu bevinden zich alle applicaties voor het online certificeren van oplagecijfers. Voor documentatie zoals HOI Definities, LOR, Controleprotocol en aanbieders van elektronische handtekeningen kunt u het hoofdmenu Accountants raadplegen. Figuur 1 'Mijn HOI' menu voor Accountants U wordt geadviseerd om na het inloggen via menu Mijn HOI => Wachtwoord wijzigen allereerst het automatisch gegenereerde wachtwoord te wijzigen en in het submenu Contactgegevens uw accountantsprofiel te controleren en eventueel aan te passen. Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

5 Figuur 2 Wachtwoord wijzigen In het submenu Contactgegevens vindt u het profiel van de accountant zoals deze bij HOI geregistreerd is. U dient de velden van de certificerend accountant in te vullen indien dit een ander persoon betreft. Controleer onder het tabblad Bedrijfsgegevens het adres en overige bedrijfsgegevens van uw accountantskantoor. In het online Assurance-rapport zullen de voornaam, tussenvoegsels, achternaam, accountantskantoor en plaatsnaam worden opgenomen. Figuur 3 Contactgegevens contactpersoon accountant en certificerend accountant Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

6 Online certificeren in menu Te accorderen titels Onder het submenu Te accorderen titels staan de titels van de uitgever waarvan u een verzoek tot online certificeren heeft ontvangen. Om de jaarcijfers van een titel te controleren klikt u op de naam van een titel (zie figuur 4 pijl 1.). Indien de lijst met titels groter is dan tien titels kunt u met de blauwe knop >> de overige titels tonen (zie figuur 4 pijl 2.). Figuur 4 Overzicht Te accorderen titels Stap 1/2: Controleer de oplagecijfers van de titel. Wanneer u een titel heeft aangeklikt verschijnt het jaarformulier met de door de uitgever geformaliseerde gewogen gemiddelde jaar oplagecijfers. Controleer hier of de gegevens van de titel en de opgave van de gewogen gemiddelde jaarcijfers in overeenstemming met de voorwaarden in de HOI Handleiding en definities versie juist zijn. Stap 3: Selecteer één van de vier assurance-rapporten Na de controle van de oplagecijfers selecteert u onder de jaarcijfers één van de vier assurancerapporten door middel van het aanvinken van de selectiebox links naast het betreffende assurance-rapport (zie onderstaande afbeelding). De modelteksten 2012 van de Assurancerapporten zijn door NIVRA/COPRO goedgekeurd. Figuur 5 Jaarformulier met assurance-rapporten Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

7 Situatie 1 Accountant selecteert Goedkeurend assurance-rapport : Accountant selecteert Goedkeurend assurance-rapport. Wanneer u aan de hand van de HOI Definities EN het Controleprotocol vaststelt dat de gewogen gemiddelde jaarcijfers juist zijn, selecteert u de optie Goedkeurend assurancerapport. De modeltekst van het goedkeurend assurance-rapport 2012 wordt vervolgens getoond. Zie onderstaand voorbeeld van het standaard asssurance-rapport. Ga naar pagina 10 van deze handleiding indien u geen goedkeurend Assurance-rapport kunt afgeven. Figuur 6 Voorbeeld goedkeurend Assurance-rapport Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

8 Stap 4/5: Selecteer datum en conclusie omtrent het HOI keurmerk gebruik Selecteer in de paragraaf Werkzaamheden met het icoontje de datum wanneer door de controlerend accountant het HOI keurmerkgebruik op de tariefkaart 2012 is onderzocht. Default wordt de systeemdatum weergegeven. Let op het format van de datum DD-MM-JJJJ. Geef vervolgens in de paragraaf Conclusie betreffende het gebruik van het HOI keurmerk een conclusie omtrent het HOI keurmerkgebruik op de tariefkaart Dit doet u door in de selectiebox één van de conclusie opties Juist, Onjuist of Geen te selecteren. Figuur 7 Datum onderzoek keurmerkgebruik op tariefkaart Figuur 8 Conclusie omtrent het keurmerkgebruik op tariefkaart Stap 6: (Optioneel) Geef een toelichting op het Goedkeurend assurance-rapport U kunt bij het goedkeurend assurance-rapport een toelichting geven. Hiervoor is het tekstveld Toelichting onder de conclusie beschikbaar gesteld. Figuur 9 Optioneel toelichtingveld Stap 7: Certificeer de jaarcijfers en het assurance-rapport met elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat Indien in het accountantsprofiel (zie submenu Contactgegevens ) de Certificerend accountant is ingevuld, zal onder de standaardtekst van het assurance-rapport de naam van deze accountant worden getoond. Indien in submenu Contactgegevens de velden onder certificerend accountant leeg zijn gelaten zullen de gegevens van de contactpersoon accountant worden weergegeven. Laad de Applet voor ondertekenen met elektronische handtekening: Zorg dat uw USB/Smartcard met elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat op uw PC/laptop operationeel is. Zie hiervoor de software (middleware) die u bij de elektronische handtekening heeft gekregen. Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

9 Na het klikken van de knop Elektronisch ondertekenen in de HOI applicatie zal in een nieuwe pagina een Java Applet van Blueridge worden geladen. (Klik op Run of Uitvoeren als de Java Applet niet automatisch wordt geladen.) In de Applet zal een PDF met de oplagecijfers en het Assurance-rapport worden geladen. Figuur 10 Applet voor Elektronisch ondertekenen. Kies een certificaat Als de USB/Smartcard en de juiste middleware en drivers zijn geïnstalleerd zal automatisch de certificaten van de elektronische handtekening onder de pdf worden geladen. Zie het selectieveld Kies een certificaat onder de PDF. Controleer de checklist op pagina 3 van deze handleiding als er in dit veld geen certificaten worden getoond. Elektronisch ondertekenen Na het selecteren van het juiste certificaat klikt u op de knop Elektronisch ondertekenen. Er zal vervolgens een pop-up verschijnen waarmee u het ondertekenen met de pincode/password kunt bevestigen. Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

10 Hieronder ziet u voorbeelden van de pop-up voor de pincode/password. Figuur 11 Pop-up voor pincode. Figuur 12 Pop-up bij gebruik van Quovadis certificaat en middleware. Stap 9: Bevestigings Na afronding van de online certificering ontvangt u, de uitgever en HOI een definitieve bevestigings . De is voorzien van een PDF bijlage met gecertificeerde jaarcijfers, assurancerapport en de elektronische handtekening. Geen schriftelijk assurance-raport naar HOI verzenden bij gebruik elektronische handtekening Let op! Voor 2012 is bij certificering met een elektronische handtekening met PKI beroepscertificaat NIET noodzakelijk om een schriftelijke versie van de gecertificeerde oplagecijfers en assurancerapport naar HOI te verzenden. Indien online wordt gecertificeerd volgens de oude methodiek (gebruikersnaam en wachtwoord ) dan dient HOI een schriftelijk exemplaar/scan van het online gecertificeerde oplageformulier met Assurance-rapport en hashtotaal voorzien van handtekening van de certificerend accountant te ontvangen. Situatie 2 Een NIET Goedkeurend assurance-rapport : Wanneer u aan de hand van de HOI Definities EN het Controleprotocol vaststelt dat u geen goedkeurend assurance-rapport kunt afgeven kunt u de keuze maken uit twee opties: 1. U of de uitgever neemt contact op met HOI (Tel: // info@hoi-online.nl ) om het jaarrecord met oplagecijfers van de betreffende titel voor de uitgever open te stellen voor mutaties waarna een nieuw formeel verzoek tot certificering gedaan kan worden. Het online certificeringsproces begint hiermee opnieuw (Zie stap 1. op pagina 4). 2. U besluit na overleg met de uitgever een niet goedkeurend Assurance-rapport af te geven, U selecteert Assurance-rapport met beperking, Assurance-rapport met onthouding van een conclusie of Afkeurend assurance-rapport. Volg in dit geval onderstaande stappen. Handleiding accountants online certificering oplagecijfers

11 Concept niet goedkeurend Assurance-rapport Selecteer één van de drie mogelijkheden van een niet goedkeurend assurance-rapport, er wordt vervolgens een concept van het geselecteerde assurance-rapport weergegeven. Invullen concept NIET goedkeurend assurance-rapport. Vul in de modeltekst in de paragraaf Werkzaamheden de datum in wanneer door de controlerend accountant het HOI keurmerkgebruik op de tariefkaart is onderzocht. Geef in de paragraaf Conclusie betreffende het gebruik van het HOI keurmerk een conclusie omtrent het HOI keurmerkgebruik op de tariefkaart. Selecteer één van de conclusie opties Juist, Onjuist of Geen. Daarnaast vult u in het toelichtingveld de vereiste toelichting in. Dit NIET goedkeurend assurance-rapport wordt met toelichting per aan de uitgever voorgelegd. Concept assurance-rapport verzenden U dient de concepttekst eerst voor akkoord naar de uitgever te verzenden met de knop Concept verzenden. Bij het verzenden van het concept assurance-rapport ontvangt de uitgever een met de toelichting op het concept-rapport. In de wordt de uitgever verzocht op HOI-online op dit concept te reageren. Figuur 13 Concept verzenden Uitgever heeft vervolgens twee opties: A) Uitgever accordeert het concept assurance-rapport bij de oplagecijfers Indien de uitgever op HOI-online het concept met uw bevindingen accordeert krijgt u hiervan per een bevestiging. U wordt vervolgens verzocht op de website het concept assurance-rapport om te zetten naar een definitieve (NIET goedkeurend) assurance-rapport en deze te certificeren. Zie hiervoor onder in het online jaarformulier van de titel de knop Certificeren Jaarcijfers met een NIET goedkeurend Assurance-rapport worden door HOI niet gepubliceerd. B) Uitgever gaat NIET akkoord met het concept assurance-rapport Indien de uitgever op HOI-online NIET akkoord gaat met het concept assurance-rapport, krijgt de uitgever rechten om de oplagecijfers te muteren. De uitgever kan vervolgens de aangepaste jaarcijfers en een nieuw formeel verzoek tot online certificeren naar u verzenden (zie stap 1 op pagina 4). Contactgegevens HOI Indien u vragen en/of opmerkingen heeft kunt u contact opnemen met: HOI, Instituut voor Media Auditing Contactpersoon: Erik Bijlsma Postbus 314 // 1180 AH Amstelveen Tel: erik@hoi-online.nl Handleiding accountants online certificering oplagecijfers