Samenwerken met BuzzMaster

Transcriptie

1 Samenwerken met BuzzMaster

2 Samenwerken met BuzzMaster Technische en organisatorische details Wat verzorgt BuzzMaster? Wat kan het systeem? Waar moet ik technisch rekening mee houden? Waar moet ik organisatorisch rekening mee houden?

3 Algemeen Hoe werkt BuzzMaster? Werkt het op iedere telefoon? BuzzMaster = Sidekick Technische Vereisten Aansluiting BuzzMaster Mogelijke verstoring door andere zenders Technische begeleiding Wifi & Mobiele dekking Twitteren , Facebook en overige Vormgeving (Inhoud en beeld) Welke grafische input hebben we van te voren nodig? Welke inhoudelijke input hebben we van te voren nodig? Kan ik tijdens het evenement nog dingen veranderen? Data Achteraf gegevens inzien Hoe lang bewaren wij de data? Afhandeling Facturen en betalingstermijn Ten slotte

4 Je hebt interesse in het gebruik van BuzzMaster voor je evenement. Wat leuk! BuzzMaster is een revolutie in de evenementen wereld. Wij zoeken échte interactie tussen publiek en sprekers, door het gebruik van de smartphone van de bezoekers. Het publiek verandert van passieve toehoorder, naar actieve co-creator van je evenement. In deze bijlage schetsen wij de mogelijkheden van het product en onze werkwijze. Om verrassingen te voorkomen lees zit document goed door. Laat ook de mensen die verantwoordelijk zijn voor de techniek dit document zien, zodat zij ook weten welke technische eisen er gesteld worden om BuzzMaster optimaal te laten presteren. Algemeen Hoe werkt BuzzMaster? Heel simpel. Iedereen met een smartphone kan meedoen. Er hoeft geen app gedownload te worden en je hoeft je ook geen zorgen te maken over mobiele dekking of werkende wifi op de locatie. Wij nemen alles mee. Werkt het op iedere telefoon? BuzzMaster werkt op bijna iedere telefoon met een webbrowser. Of het nu Blackberry, Samsung, HTC, Huawei of Iphone is, alles met een standaard browser kan aangesloten worden. Ook mensen met een tablet (Galaxy of Ipad) kunnen gewoon meedoen. Voor de technici: Apple ios 5 en hoger, Google Android 3 en hoger, RIM Blackberry 10 en hoger & Microsoft Windows Phone 7 en hoger worden ondersteund. Gezamenlijk vertegenwoordigen deze systemen meer dan 95% van de smartphone markt.

5 BuzzMaster = Sidekick BuzzMaster is meer dan een technisch systeem om de stem van het publiek te vangen. Het is ook een persoon: de BuzzMaster. Onze BuzzMasters zijn allemaal HBO/WO geschoold en ervaren in de journalistiek of event-wereld. Onze BuzzMasters zijn allemaal hoog opgeleide journalisten en eventmanagers. Zij denken voorafgaand en tijdens het evenement mee over de vragen en stellingen en pikken de meest interessante antwoorden eruit. Zij bedienen de BuzzMaster-computer, en fungeren daarnaast als een sidekick voor de dagvoorzitter. In principe hoeft de dagvoorzitter niets technisch te doen. Alles kan gedaan worden door de BuzzMaster begeleiding. Wel is het mogelijk voor de presentator om mee te kijken naar alle resultaten op een Ipad of tablet. Het verdient de sterke voorkeur om je BuzzMaster ook als sidekick in te zetten, naast je interne presentator of externe dagvoorzitter. Om dit goed te kunnen doen, stellen wij de volgende podium opstelling & technische inrichting voor: Podium waar presentaties plaats vinden. Dagvoorzitter kan oogcontact houden met BuzzMaster Statafel / BuzzMaster BuzzMaster staat aan een aparte statafel. Benodigd: 1x VGA of HDMI kabel, 2x 220 volt. 1x DPA microfoon, geen handheld. Voldoende licht, zodat de zaal de BuzzMaster ook kan zien.

6 Technische Vereisten Wij brengen ons eigen wifi systeem mee. We hoeven dus geen gebruik te maken van de wifi installatie op de locatie. BuzzMaster neemt geen scherm mee. We sluiten aan op de aanwezige apparatuur. Dit kunnen beamers of TV s zijn die zijn aangesloten aan een computer. Voor de technici: We werken standard met HDMI, inclusief audio (BuzzMaster heeft een male HDMI type-a uitgang die direct op beeldschermen (female) kan aansluiten). Daarnaast heeft BuzzMaster ook VGA + mini-jack audio (BuzzMaster heeft een DE-15 male uitgang die direct op beeldschermen (female) kan aansluiten). Voor een optimale beeldkwaliteit verdient HDMI de absolute voorkeur. Indien je tussen meerdere beeldbronnen wilt wisselen, bijvoorbeeld tussen je eigen Powerpoint en BuzzMaster, vraag dan aan de AV leverancier of ze een beeld switch willen meenemen. Mogelijke verstoring door andere zenders. We hebben een plek nodig waar de BuzzMaster set kan worden aangesloten op de schermapparatuur. Het verdient de voorkeur om een tafel naast het podium neer te zetten, zodat het publiek de BuzzMaster ook kan zien. Op deze plek hebben we 2x 220 volt aansluitingen nodig. Let op; dit dient een stabiele stroomvoorziening te zijn. Op deze plek dient ook een aansluitingskabel op de beamer / beeldswitch te liggen. Voorkeur is een HDMI kabel + Switch, omdat dit de beste beeldkwaliteit geeft. VGA kan ook, maar de kwaliteit is minder goed en de beeldverhoudingen staan dan vast op 4:3. Het is uw verantwoordelijkheid om een goede kabel aan te leveren om de apparatuur aan te sluiten op het scherm. Possible disruption by other transmitters. BuzzMaster zendt alleen uit op de onderstaande standaard wifi frequenties: 2.4 tot GHz 5.15 tot 5.85 GHz Het is niet mogelijk om op andere frequenties dan bovenstaande uit te zenden of deze frequenties te wijzigen of uit te zetten. Je dient er rekening mee te houden wanneer er andere apparatuur aanwezig is die ook via deze standaard wifi frequenties uitzenden, er mogelijke storingen kunnen optreden. Als je andere apparatuur laat uitzenden op de standaard wifi-frequenties, neem dan contact met ons op.

7 Dat is bijvoorbeeld als je: extra wifi spots gaat aanleggen microfoons op wifi kanalen laat uitzenden webcasts via wifi gaat uitzenden audio guides aanwezig laat zijn Als wij niet van te voren weten dat er andere apparatuur aanwezig is, dan kunnen er storingen optreden. Wij kunnen daar dan niet aansprakelijk voor gesteld worden. Eventuele aanpassingen kunnen extra kosten met zich meebrengen. Technische begeleiding Onze BuzzMaster zet het systeem op, sluit het aan bij de AV-leverancier, instrueert de dagvoorzitter en wijzigt eventueel nog de laatste inhoudelijke zaken. We hebben ongeveer 15 minuten nodig om het systeem op te zetten en te testen. Daarom is onze BuzzMaster 2 uur van te voren aanwezig. Mocht je de BuzzMaster eerder op de lokatie aanwezig willen hebben, geef dat dan van te voren aan, dan houden we daar rekening mee in de offerte. Mocht je na de het bevestigen van de offerte de aanwezigheidstijden wijzigen, passen we dat later aan in de factuur. Omdat de BuzzMaster set nogal zwaar is, is een parkeerplaats bij de deur prettig. Mocht er betaald parkeren zijn op de locatie, heb je dan voor ons een uitrijkaart? Wifi & Mobiele dekking BuzzMaster legt als het ware een lokaal internet aan. De telefoons denken dat ze op het internet zitten, maar dat zijn ze niet. De gasten kunnen tijdens dat ze verbonden zijn met BuzzMaster nog wel twitteren. Dat ligt aan de ontvangst van het 4G netwerk (KPN). Dat kan op bepaalde locaties buiten de Randstad moeilijker zijn, dus we kunnen het niet garanderen. Twitteren Door onze 4G verbinding kan er dus getwitterd worden, maar dit is niet gegarandeerd. Wil je er verzekerd van zijn dat je gasten kunnen doortwitteren als ze op BuzzMaster zitten, dan moet de apparatuur van BuzzMaster worden aangesloten op de aanwezige vaste internetverbinding. Om dit zo eenvoudig mogelijk te maken kan BuzzMaster aangesloten worden op een normaal bekabeld aansluitpunt voor een wifi-accesspoint of PC.

8 Technische gegevens voor de lokale systeembeheerder als je gegarandeerd wil kunnen Twitteren. BuzzMaster kan worden aangesloten op uw ethernetnetwerk via een UTP-ethernetkabel (RJ-45). De apparatuur kan op het publieke LAN worden aangesloten en dient automatisch geconfigureerd te worden via DHCP. Alle toestellen op het BuzzMaster netwerk zullen via een eigen gateway worden geprovisioneerd, derhalve dient uw DHCP-server slechts 1 client te configureren. Onze apparatuur kan geen gebruik maken van aanmeldprocedures of captive portals. De aangeleverde verbinding dient dus vrij beschikbaar te zijn. Daarnaast is het niet mogelijk om via Proxyservers of VPN aan te sluiten. BuzzMaster throttled het datagebruik om eventuele overbelasting tegen te gaan. Indien firewalls dit niet toestaan of NAT blokkeringen zijn ingesteld is het verstandig om ruim vantevoren contact op te nemen. Wij gaan er vanuit dat de aansluitkabel aangeleverd wordt op de opstellocatie van de BuzzMaster apparatuur. , Facebook en Overige Wanneer je tijdens de BuzzMaster-sessie wilt en, je facebook wilt checken of een website wilt bezoeken, zul je moeten switchen tussen het BuzzMaster netwerk en je eigen of aanwezige lokale wifi verbinding. Het is dus niet mogelijk om via het BuzzMaster netwerk te surfen op het internet!

9 Vormgeving (Inhoud en beeld) Welke grafische input hebben we van te voren nodig? Wij ontvangen graag vooraf de volgende grafische bestanden: Een logo van het congres of de organisatie in hoge resolutie. 1 logo, bij voorkeur PNG-formaat met transparantie, minimaal 250*50px. Een achtergrond beeld, dat we op het grote scherm kunnen gebruiken. Vaak heeft dit betrekking op het thema van het congres. Minimale afmetingen: 1200*800px, bij voorkeur PNG-formaat. Als de geleverde achtergrondbeelden niet geschikt zijn kunnen we eigen sjablonen gebruiken. Achtergrondbeelden met tekst kunnen niet gebruikt worden. Mocht je bewegende beelden op de achtergrond willen hebben, kan dat ook tegen een kleine meerprijs. Eventueel een achtergrondbeeld wat op de smartphone getoond kan worden. Minimale afmetingen: 960*960, bij voorkeur PNG-formaat Gebruiken jullie speciale kleuren op het congres? Heeft jullie bedrijf een kleuren-stijlkaart? Die ontvangen we graag, zodat we de kleuren van de achtergronden en de meerkeuzebalken in de gewenste kleurstelling kunnen opmaken. De indeling van de grafieken kan helaas niet worden aangepast. We werken bijvoorbeeld met staafgrafieken, en niet met cirkeldiagrammen. Ook is het niet mogelijk om een balk weg te halen. Welke inhoudelijke input hebben we van te voren nodig? U Voorafgaand aan het evenement heeft de BuzzMaster altijd een inhoudelijke voorbespreking. Bij voorkeur met de dagvoorzitter erbij. Zo kunnen wij uitleggen hoe het systeem werkt en wat de mogelijkheden zijn. Daarnaast adviseren we graag over wat voor een vragen je het beste kunt stellen en hoe je het meeste uit het publiek kunt halen. Uiterlijk drie dagen van te voren ontvangen we graag het definitieve draaiboek van de dag. Wil je daarin aangeven: De definitieve vragen die we gaan stellen aan het publiek. De andere mogelijkheden van BuzzMaster die je wil gebruiken De volgorde waarin we deze aan inzetten.

10 Kan ik tijdens het evenement nog dingen veranderen? Jazeker. BuzzMaster is zeer flexibel. Zelfs tijdens het evenement kunnen er nog vragen gewijzigd worden. Data Achteraf gegevens inzien Aan het einde van het evenement krijg je van ons een bericht met daarin een Excelsheet met alle vragen en resultaten van het evenement. Ook krijg je een screendump van alle schermen die tijdens het evenement getoond zijn. Je kunt de resultaten eenvoudig bewerken en voor andere doeleinden gebruiken. Ook is het mogelijk om de gasten het evenement te laten beoordelen (of de sprekers afzonderlijk). Ook deze gegevens krijgt u via dit excel sheet. Hoe lang bewaren wij de data? De data wordt in principe 3 maanden bewaard. Deze data kan alleen door ons en door de klant worden ingezien. Deze wordt niet voor andere doeleinden gebruikt.

11 Afhandeling Facturen en betalingstermijn Bij BuzzMaster hanteren we een betalingstermijn van 30 dagen. Mocht je een langere betalingstermijn hanteren, is dat uiteraard mogelijk, tegen een meerprijs van 2%. Annulering Als je BuzzMaster bevestigd op je evenement, reserveren we capaciteit voor je. Late opzeggingen betekenen dus dat andere evenementen niet kunnen buzzen. Als je vier weken of langer van te voren annuleert, dan kan dat kosteloos. Annuleer je tussen de twee en vier weken van te voren, kost dat 35% van het offertebedrag. Tussen de één en twee weken van te voren kost 75%. Als je binnen een week voor het evenement moet annuleren, rekenen we 100% van het offertebedrag. Ten slotte BuzzMaster is opgezet om een echte connectie aan te gaan met je publiek. Door onze ervaring bij diverse klanten weten wij dat ons systeem zo laagdrempelig en betrouwbaar is, dat er een echte Buzz ontstaat tijdens een evenement. Wij hopen dat dat binnenkort ook op jouw evenement kan gebeuren! Amsterdam, oktober Het team van BuzzMaster

12