1 Intersectorale toegangspoort voor volwassenen en minderjarigen

Transcriptie

1 Nota D&I conceptcel ODB Oktober 2011 Diagnose- en Indicatiestelling: Projectplan van de simulatie van het vernieuwde organisatiemodel voor volwassenen in PA West-Vlaanderen 1 Intersectorale toegangspoort voor volwassenen en minderjarigen Het is de ambitie van de Minister om op termijn één intersectorale toegangspoort voor alle hulpvragers uit te bouwen, ongeacht hun leeftijd. Deze toegangspoort regelt de toegang tot nietrechtstreeks toegankelijke hulp en waakt erover dat hulp met een grote impact, lange duur en hoge intensiteit slechts wordt ingezet indien het echt nodig is. Wie er in aanmerking komt voor nietrechtstreeks toegankelijke ondersteuning is onderwerp van maatschappelijk debat, maar de gelijke behandeling van iedere aanvrager moet door de toegangspoort worden gewaarborgd. Daarbij dient het instrumentarium dat wordt gebruikt bij de diagnose- en indicatiestelling voortdurend te worden geëvalueerd en bijgestuurd. De intersectorale toegangspoort betreft een autonome, afzonderlijke entiteit. Er zullen zes toegangspoorten worden geïnstalleerd: één in elke provincie en één in Brussel-Hoofdstad. Elke toegangspoort zal bestaan uit een indicatiestellingsteam en een toewijzingsteam met elk een verschillend takenpakket. 1.1 Afstemming tussen de toegangspoorten voor meerder- en minderjarigen Het VAPH zal net als Integrale Jeugdhulp (IJH) deel uitmaken van deze intersectorale toegangspoort. De afstemming tussen de toegangspoort van het VAPH en deze van IJH is van essentieel belang om te kunnen garanderen dat de zorg aan een jongere die meerderjarig wordt, naadloos kan voortvloeien. Het overeenstemmen van de poorten biedt als bijkomend voordeel dat de aansturende en ondersteunende instanties voor beide toegangspoorten kunnen worden ingezet. Deze instanties worden dan overkoepelend. Deze ambities op termijn hebben nu al een impact op wat er binnen het VAPH staat te gebeuren. Om de gemeenschappelijke uitbouw en overeenstemming tussen de toegangspoorten te bereiken, moet het VAPH de ontwikkelingen binnen IJH op de voet opvolgen. Werken met één intersectorale toegangspoort betekent dat de werking van de toegangspoort voor meerderjarigen en die van de toegangspoort IJH nu al zoveel mogelijk moeten samenvallen, dan wel gelijklopend moeten zijn. In de ontwikkelingsfase van beide poorten is er al veel onderlinge uitwisseling geweest tussen de beide agentschappen die vandaag beschikken over een toegangspoort, nl. het Agentschap Jongerenwelzijn en het VAPH. Hierdoor is er bijna volledige overeenstemming tussen de poorten, wat niet wegneemt dat er nog een aantal verschilpunten moeten worden weggewerkt. Deze verschilpunten zullen worden behandeld in de implementatieprojecten van de toegangspoort van IJH. D&I Projectplan simulatie 1

2 1.2 Structuren van de intersectorale toegangspoort De intersectorale toegangspoort zal worden ingebed in min of meer dezelfde structuren als de, in opbouw zijnde, intersectorale toegangspoort voor minderjarigen. Hieronder volgt een beknopte bespreking van deze structuren, hun taken en de structuren die in afwachting hiervan binnen de vernieuwde toegangspoort van het VAPH actief zijn Vlaamse instantie De intersectorale toegangspoort wordt aangestuurd door een intersectoraal samengestelde Vlaamse instantie. Deze Vlaamse instantie valt onder de bevoegdheid van de Minister van Welzijn en bestaat uit vertegenwoordigers van verwijzers, zorgaanbieders, overheid en academici. De Vlaamse instantie kan worden beschouwd als de bovenstructuur van de intersectorale toegangspoort. Volgende taken behoren onder meer tot het takenpakket van deze instantie: het geven van sturing aan de toegangspoort de erkenning van de multidisciplinaire teams (MDT s) het geven van opdrachten aan de ondersteunende instanties (zie verder) onder meer op basis van de signalen die ze krijgen van de MDT s en de indicatiestellingsteams het valideren van de door het intersectoraal expertisecentrum diagnostiek ontwikkelde classificerende diagnostische protocollen (CDP s) Het VAPH zal pas worden ingebed in deze overkoepelende structuur eens er één intersectorale toegangspoort operationeel is. Dit is momenteel en ook in 2014 nog niet aan de orde. In tussentijd blijft het Raadgevend Comité het belangrijkste adviesorgaan van het VAPH dat op vraag van de leidend ambtenaar of op eigen initiatief advies verstrekt over alle thema s die het VAPH aanbelangen. Net als de adviesraad Integrale Jeugdhulp kent het Raadgevend Comité een gemengde samenstelling. In deze commissie zetelen vertegenwoordigers van gebruikers, zorgaanbieders, vakbonden en een aantal onafhankelijke deskundigen. Naast de bovenstructuur zijn er een aantal instanties die ondersteuning bieden aan of opdrachten uitvoeren voor deze Vlaamse instantie Intersectoraal expertisecentrum diagnostiek Het intersectoraal expertisecentrum diagnostiek zal een bepaald budget ter beschikking krijgen waarmee het opdrachten dient uit te voeren voor de Vlaamse instantie. Of dit een centrum of een netwerk zal zijn, moet nog worden bepaald. Mogelijke opdrachten zijn het ontwikkelen en actualiseren van intersectoraal bruikbare CDP s, het bieden van ondersteuning bij het ontwikkelen van sectorspecifieke indicatiestellingsprotocollen, het opvolgen van leemtes in het diagnostisch aanbod, In afwachting van de oprichting van dit centrum of netwerk, is het VAPH alvast gestart met het uitwerken van enkele CDP s. Hiervoor heeft het VAPH een apart budget voorzien en werd een stuurgroep opgericht. Aangezien het de ambitie van het VAPH is om op termijn te evolueren naar intersectoraal bruikbare CDP s, werd bij de samenstelling van de stuurgroep hiermee al rekening gehouden. Andere overheidsinstanties met een gedeelde of gelijkaardige doelgroep maken dus deel uit van deze stuurgroep (bv. onderwijs, integrale jeugdhulp, ). Het VAPH zal ook in de toekomst een trekkersrol opnemen inzake de concretisering van de diagnostiek en de rol van de MDT s binnen de intersectorale toegangspoort. De bestaande intersectorale stuurgroep binnen het VAPH die de ontwikkeling en consolidatie van de CDP s heeft begeleid, dienst als opstap naar het Expertisecentrum Diagnostiek. Deze stuurgroep krijgt het mandaat om voorstellen uit te werken inzake het ijken van het instrumentarium voor diagnostiek en D&I Projectplan simulatie 2

3 indicatiestelling waarmee binnen de intersectorale toegangspoort zal worden gewerkt. Hiermee dient de stuurgroep als aanzet tot het intersectoraal expertisecentrum diagnostiek. In tweede instantie zal de stuurgroep tevens de bouwstenen leggen voor het opstellen van de minimale kwaliteitseisen voor alle MDT s. Concreet heeft deze intersectoraal uitgebreide stuurgroep Diagnostiek en Indicatiestelling tot taak: de CDP s intersectoraal te consolideren. De stuurgroep beslist welke protocollen worden ontwikkeld, beoordeelt de protocollen en geeft aan welke experten moeten worden geconsulteerd; de consolidatie van de zorgzwaarteinstrumenten; de verdere explicitering van de minimale kwaliteitseisen inzake diagnostiek; het ontwikkelen van indicatiestellingsprotocollen. De stuurgroep zal hiertoe alle beschikbare bronnen ter zake, ook het werkveld, raadplegen. De samenstelling van de huidige stuurgroep diende als basis voor de vernieuwde samenstelling. Er wordt geopteerd voor een evenwichtige samenstelling met zowel een vertegenwoordiging vanuit de verschillende administraties en departementen als vanuit de koepels, steunpunten en cliëntvertegenwoordigers. De stuurgroep wordt voorgezeten door de leidend ambtenaar van het VAPH en is steeds in de mogelijkheid om experten terzake uit te nodigen. Van zodra het intersectoraal expertisecentrum diagnostiek operationeel is, kunnen de taken van deze stuurgroep volledig worden overgeheveld naar dit expertisecentrum Beroepscommissie In het kader van de intersectorale toegangspoort zal ook een beroepscommissie worden opgericht die principiële casussen zal beslechten met het oog op een objectievere en voor de hulpvragers (meer) rechtszekere doelgroepbewaking. Mogelijks zal de huidige adviserende beroepscommissie inzake gezins- en welzijnsaangelegenheden deze taak opnemen. Deze piste moet echter nog grondig worden onderzocht, aangezien dit een verruiming van de huidige bevoegdheden impliceert. Deze beroepscommissie mag niet worden verward met de beroepsprocedures waarop men zich kan beroepen voor individuele dossiers. Hiervoor zal men zich moeten wenden tot de Raad van State of de Arbeidsrechtbank. Op dit ogenblik ligt nog niet vast tot welk rechtscollege men zich zal moeten richten. In de schoot van het VAPH brengt momenteel de permanente werkgroep Inschrijvingen & Evaluatie (PWG I&E) advies uit aan het Raadgevend Comité over de modaliteiten van de inschrijving bij het VAPH. Deze commissie bestaat onder meer uit vertegenwoordigers van de gebruikers, zorgaanbieders, verwijzers, deskundigen en het VAPH. De taak van deze werkgroep is dus zeer gelijkaardig aan de taak van de beroepscommissie inzake objectievere doelgroepbewaking. De verschillende PA s sturen de dossiers van aanvragers waarvan niet duidelijk is of deze een beroep kunnen doen op handicapspecifieke ondersteuning door naar deze commissie. Op basis van een aantal gelijkaardige dossiers neemt deze commissie dan een standpunt in Zorginspectie Tot slot heeft de zorginspectie tot taak te controleren of de MDT s en de teams werkzaam binnen de toegangspoort de erkenningsvoorwaarden en het vastgelegde kwaliteitsbeleid naleven. De komende jaren zal er worden onderzocht in welke mate het mogelijk en opportuun is om de principes van accreditatie in te bouwen in de werking van de zorginspectie. In afwachting van mogelijke ontwikkelingen binnen de intersectorale toegangspoort waarbij de taak van de zorginspectie eventueel zou veranderen, blijft het VAPH de zorginspectie beschouwen als de controlerende instantie. D&I Projectplan simulatie 3

4 2 Perspectief 2020 In 2010 lanceerde Minister Vandeurzen Perspectief Hierin geeft de Minister zijn langetermijnvisie over het ondersteuningsbeleid van personen met een handicap weer. De twee belangrijkste doelstellingen die de Minister wil bereiken tegen 2020 zijn enerzijds het bieden van zorggarantie aan de personen met een handicap met de grootste ondersteuningsnood en anderzijds het verwezenlijken van vraaggestuurde zorg en assistentie in een inclusieve samenleving. Om deze twee doelstellingen te bereiken, formuleerde de Minister 11 strategische projecten (SP). Eén van de strategische projecten omvat: een vernieuwde toegangspoort in overeenstemming brengen met de toegangspoort voor integrale jeugdhulp (SP 3 van Perspectief 2020). 2.1 SP 3: Een vernieuwde toegangspoort in overeenstemming met de toegangspoort integrale jeugdhulp (IJH) Vandaag zijn zo goed als alle vormen van bijstandsverlening, erkend en gesubsidieerd door het VAPH, niet-rechtstreeks toegankelijk en bevinden zich achter een toegangspoort. Perspectief 2020 stelt dat het nodig is om de toegangspoort van het VAPH aan een grondige revisie te onderwerpen en structurele maatregelen te treffen om de werking aan de behoeften van vandaag en morgen aan te passen. Dit is ook conform aan het Vlaams Regeerakkoord: De aanvraagprocedure bij het VAPH ondergaat een kwalitatieve verbetering en een praktische vereenvoudiging van de diagnostiek en indicatiestelling. Gezien de ambitie van de Minister om op termijn met één toegangspoort te werken voor zowel volwassenen als minderjarigen, dient het VAPH bij het uitwerken van deze nieuwe toegangspoort te streven naar een zo groot mogelijke overeenstemming met de toegangspoort IJH. De fundamentele componenten van de vernieuwde toegangspoort van het VAPH zijn: 1. het gebruik van (classificerende) diagnostische protocollen; 2. het gebruik van indicatiestellingsprotocollen voor individueel materiële bijstand (IMB); 3. het gebruik van indicatiestellingsprotocollen voor zorg; 4. een nieuw organisatiemodel voor inschrijving in het VAPH. Het VAPH werkte component 1, 2 en 4 al conceptueel uit en wenst in november 2011 een simulatie hierover op te starten. De resultaten van deze simulatie zijn tevens van belang in het kader van de implementatie van de toegangspoort IJH en zullen met het projectteam Toegangspoort IJH worden teruggekoppeld. 2.2 SP 2: Het verzekeren van een goed werkend voortraject De simulatie van de diagnose- en indicatiestelling staat tevens in relatie tot de strategische doelstelling: Het verzekeren van een goed werkend voortraject (SP 2 van Perspectief 2020). Op dit ogenblik wordt de persoon met beperkingen te vaak op een min of meer toevallige wijze en (te) snel en uitsluitend in verbinding gesteld met de VAPH-inschrijvingsinstanties en het handicapspecifieke aanbod dat achter de poort zit. Perspectief 2020 wil iedere hulpvrager de mogelijkheid geven om, met de hulp van een zelf gekozen en deskundig opgeleide persoon, een proces van vraagverheldering te doorlopen. Het resultaat van dit proces vindt zijn neerslag in een ondersteuningsplan, dat door de tijd heen kan evolueren, maar ook grondig kan wijzigen. Eén van de vragen die zich stelt binnen het uitwerken van het voortraject is of er vanaf het ogenblik dat iemand een beroep wil doen op het voortraject al dan niet rekening moet worden gehouden met 1 Nota Perspectief 2020: nieuw ondersteuningsbeleid voor personen met een handicap D&I Projectplan simulatie 4

5 het feit dat het VAPH een doelgroepagentschap is. Indien hiermee rekening wordt gehouden, moet er eerst worden vastgesteld dat het gaat om een persoon met een handicap alvorens hij een beroep kan doen op de diensten binnen het voortraject. Zodra deze vraag actief wordt onderzocht, begeven we ons op het niveau van de aanvraagprocedure, onderwerp van diagnose- en indicatiestelling. Om voor personen met beperkingen te bepalen of en in welke mate zij een beroep moeten kunnen doen op niet-rechtstreeks toegankelijke handicapspecifieke ondersteuning voor de volwassen personen met een handicap zal in de toekomst een belangrijke rol zijn weggelegd voor het zorgzwaarte-instrument (ZZI). Dit instrument wordt nog verder ontwikkeld door het VAPH met het oog op de validatie en consolidatie ervan. Het antwoord op de vraag welke plaats het ZZI zal innemen in het proces van vraagverheldering, zal eveneens een directe invloed hebben op de organisatie van de aanvraagprocedure. 3 Het vernieuwde organisatiemodel van het VAPH 3.1 Verbeterinitiatieven Het voorstel van organisatiemodel voor de nieuwe aanvraagprocedure omvat verbeterinitiatieven t.a.v. de huidige procedure. De verbeteringen zijn gericht op een hogere kwaliteit, (een grotere) rechtszekerheid voor personen met een handicap, meer efficiëntie en een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging. Deze verbeteringen zijn congruent aan de ontwikkeling en de uitbouw van de intersectorale toegangspoort jeugdhulp. De verbeterinitiatieven omvatten o.a.: de invoering van werken met Diagnose- en Indicatiestellingsteams (D&I-teams) die onder andere instaan voor de kwaliteitscontrole van de aanvraagdossiers met betrekking tot ondersteuningsaanvragen in de provinciale afdelingen (PA s) van het VAPH de invoering van kwaliteitseisen en een nieuwe financieringsmethode voor de erkende multidisciplinaire teams (MDT s) de invoering van het werken met protocollen bij de diagnose- en de indicatiestelling zoals de hulpmiddelenfiches, classificerende diagnostische protocollen (CDP s) en het zorgzwaarteinstrument (ZZI) voor een meer gestandaardiseerde en kwaliteitsvolle indicatiestelling Verhoging van de kwaliteit van diagnose- en indicatiestelling Het eerst geformuleerde verbeterinitiatief, werken met een D&I-team, is een zeer belangrijk element van de nieuwe aanvraagprocedure. Elke provincie zal beschikken over zo n gespecialiseerd team. Dit team omvat deskundigen op het vlak van diagnose- en indicatiestelling uit het professionele werkveld en uit de administratie. De ambtenaren deskundigen zijn per team het hoogst in aantal. Dit D&I-team zal voor een beperkt deel van de dossiers (zo n 10%) een diepgaande inhoudelijke kwaliteitstoets uitvoeren. Het zal gaan om at random gekozen dossiers evenals bepaalde discussiedossiers. Voor de overige 90% van de dossiers wordt een groter gewicht toegekend aan het advies van de MDT s. De werking van de huidige Provinciale Evaluatie Commissie (PEC) zal hierbij komen te vervallen. Zoals hoger vermeld, gaat de invoering van de D&I-teams hand in hand met een vernieuwde financiering van de MDT s die wordt gekoppeld aan kwaliteitseisen en nieuwe erkenningscriteria voor de MDT s. Eén van de kwaliteitseisen zal onder meer het gebruik van protocollen voor diagnose- en indicatiestelling zijn. Tegen 2020 zullen we eveneens werken met door één en dezelfde overheid erkende MDT s, dus zowel voor minderjarigen als voor volwassenen, die het diagnostisch materiaal verzamelen en o.a. toetsen aan de hiertoe voorgeschreven CDP s. Het resultaat van een onderzoek door een MDT is een diagnose D&I Projectplan simulatie 5

6 en een voorstel van indicatiestelling. De inhoud van de CDP s wordt intersectoraal afgestemd, gevalideerd tussen de beleidsdomeinen Welzijn, Werk en Onderwijs en bekrachtigd door de bevoegde ministers. In perspectief 2020 beschouwt men hulpmiddelen als hefbomen voor inclusieve levenstrajecten. Het bewust kiezen voor een eigen woonsituatie vergt voor personen met beperkingen aanpassingen aan de woning, de auto, het zich verschaffen van diverse hulpmiddelen die noodzakelijk zijn voor een goede integratie in de samenleving, en een goed leef- en wooncomfort. Door het gebruik van hulpmiddelenfiches tracht het VAPH de kwaliteit van de indicering van deze hulpmiddelen en aanpassingen te verhogen. De Minister wenst er absoluut voor te zorgen dat de instroom in het VAPH gebeurt op basis van weldoordachte, gestroomlijnde en goed afgewogen processen die bepalen wie van de nietrechtstreeks toegankelijke VAPH-ondersteuning gebruik kan maken. Het VAPH zal trachten om de kwaliteit van de indicatiestelling en de diagnostiek die wordt aangeleverd door het MDT te verzekeren door het hanteren van minimale kwaliteitseisen, het gebruiken van CDP s en hulpmiddelenfiches, het uitvoeren van kwaliteitssteekproeven, Administratieve vereenvoudiging Naast een hogere kwaliteit van de diagnose- en indicatiestelling beoogt dit model ook administratieve vereenvoudiging. Dit onder meer door het ontwikkelen van een gebruiksvriendelijk elektronisch VAPH-dossier waarin alle nieuwe instrumenten zijn opgenomen en dat afgestemd is op de intersectorale ontwikkelingen, in het bijzonder IJH. Daarnaast zal er in het kader van efficiëntieverhoging ook specifieke aandacht gaan naar het werken met versnelde procedures in vooraf bepaalde gevallen. 3.2 Simulatie in West-Vlaanderen Om een aantal concrete elementen uit het nieuwe organisatiemodel te onderzoeken, zal er gedurende een jaar een simulatie plaatsvinden in de PA West-Vlaanderen. Tijdens deze simulatie zal er reeds in de mate van het mogelijke worden gewerkt volgens het nieuwe organisatiemodel met het D&I-team. Daarnaast is het evalueren van de bruikbaarheid van het instrumentarium dat ter beschikking wordt gesteld aan de adviesverlenende MDT s, namelijk de CDP s en hulpmiddelenfiches een belangrijk element in de simulatie. De ontwikkelingen binnen het voortraject hebben een beperkend effect op de scope van de simulatie. Sommige onderdelen van het vernieuwde organisatiemodel, bijvoorbeeld de plaats van vraagverheldering en het gebruik van het ZZI, zullen pas in een tweede fase van de simulatie kunnen worden onderzocht. Daarnaast is het mogelijk dat de ontwikkelingen binnen het voortraject ertoe zullen leiden dat sommige processen binnen de aanvraagprocedure volledig moeten worden bijgestuurd. Deze simulatie heeft tot algemeen doel om de haalbaarheid van het nieuwe organisatiemodel en het gebruik van CDP s en hulpmiddelenfiches te evalueren en op basis van de evaluatieresultaten de reorganisatie van de aanvraagprocedure voor volwassenen indien nodig bij te stellen alvorens over te gaan tot algemene implementatie. D&I Projectplan simulatie 6

7 4 Projectplan van de simulatie Gedurende één jaar zal binnen PA West-Vlaanderen een dubbele dossierstroom worden opgezet die parallel zal verlopen aan de dossierstroom volgens de normale aanvraagprocedure. Binnen deze parallelle dossierstroom zal worden gewerkt met D&I-team en met de nieuwe instrumenten die op dat moment al beschikbaar zijn, namelijk de hulpmiddelenfiches en een aantal CDP s. Werken volgens een parallelle dossierstroom betekent dat ongeveer een derde van alle dossiers 2 met betrekking op meerderjarigen die tijdens de simulatie worden ingediend in de PA West-Vlaanderen, ook de parallelle dossierstroom zullen doorlopen. Deze parallelle dossierstroom zal proberen om het nieuwe organisatiemodel zo goed mogelijk na te bootsen. Er zal dus worden gewerkt met een cel inschrijvingen, een coördinator, een D&I-team, een cel beslissingen,... Het eindresultaat van deze dossierstroom is een fictieve beslissing. Dit wil zeggen dat deze beslissing juridisch gezien geen enkele waarde heeft. Noch de aanvrager, noch het VAPH kunnen rechten putten uit de resultaten van de fictieve dossierstroom. Zoals eerder vermeld, omvat de steekproef van de simulatie ongeveer een derde van de dossiers met betrekking op meerderjarigen. In het regelgevend kader van de simulatie zullen de criteria van de steekproef worden vastgelegd. Indien een dossier van een aanvrager voldoet aan de steekproefcriteria, zal het MDT de aanvrager informeren over de simulatie en vervolgens de nodige acties ondernemen om het dossier eveneens voor te bereiden in functie van de simulatie. Het VAPH garandeert aan de aanvrager en het MDT dat de lasten die ontstaan ten gevolge van de simulatie maximaal worden beperkt. De deelnemende MDT s zullen worden vergoed voor de extra taken die voortspruiten uit de simulatie. De simulatie heeft een beperkte scope ten aanzien van het totale organisatiemodel en het project Diagnose- en Indicatiestelling van het VAPH. Een aantal praktische en inhoudelijke afwegingen leiden ertoe dat de focus wordt beperkt. Voor de IMB-dossiers ligt de klemtoon in de simulatie op het uittesten van de hulpmiddelenfiches in functie van het evalueren van de praktische bruikbaarheid en het inhoudelijk bijsturen van de hulpmiddelenfiches waar nodig. De noodzaak van bijkomende attesten en verslagen in functie van het beslissen over de tenlasteneming en de definiëring van de doelgroepen van de hulpmiddelenfiches zijn enkele van de belangrijkste onderzoeksvragen. Een gedetailleerd document dat het onderzoek van de IMB-dossiers beschrijft, wordt momenteel uitgewerkt en later als bijlage toegevoegd aan dit projectplan. Dit document vertrekt van de feitelijke hulpmiddelenfiches en de conceptnota nieuw hulpmiddelenbeleid die in 2010 werd uitgewerkt en goedgekeurd 3. Daarnaast wordt eveneens de praktische bruikbaarheid van de al ontwikkelde CDP s en de doelgroepbepaling onderzocht. Voor de ZORG-dossiers 4 zal de simulatie zich toespitsen op de evaluatie van de CDP s en elementen van de doelgroepbepaling. Net als voor het IMB-onderzoek zal later een gedetailleerde beschrijving van het ZORG-onderzoek als bijlage aan dit projectplan wordt toegevoegd. 2 Een aanvrager kan meerdere zorgvragen stellen op hetzelfde moment. Met een dossier wordt dus het volledig pakket aan zorgvragen dat op een bepaald moment door een aanvrager wordt ingediend, bedoeld. 3 De nota toelichting bij het gebruik van de hulpmiddelenfiches (oktober 2010) beschrijft het praktisch gebruik van de hulpmiddelenfiches volgens het nieuwe organisatiemodel. Dit wordt ook wel het nieuw hulpmiddelenbeleid genoemd. De aandachtige lezer van deze nota zal vaststellen dat dit nieuw hulpmiddelenbeleid verder bouwt op het huidige hulpmiddelenbeleid. 4 De ZORG-dossiers omvatten zowel vragen voor zorg in natura (ZIN) als een persoonlijk assistentie budget (PAB). D&I Projectplan simulatie 7

8 Door de ontwikkelingen ten gevolge van Perspectief 2020 kan de afname van het zorgzwaarteinstrument (ZZI) voorlopig niet worden meegenomen tijdens de simulatie. Hiervoor moet eerst het proces van zorgvraagverheldering (het voortraject) grondig uitgewerkt zijn. Perspectief 2020 bevat al een aantal aanzetten, maar deze zijn onvoldoende uitgewerkt om een simulatie rond op te zetten zonder voorafgaand een standpunt in te nemen. Het alternatief spoor om het ZZI reeds beperkt mee te nemen, biedt op dit ogenblik onvoldoende meerwaarde. Het VAPH beschikt al via ander onderzoek over de onderzoeksresultaten die kunnen worden verzameld op basis van een beperkt onderzoeksopzet. Van zodra er meer duidelijkheid bestaat over het proces van zorgvraagverheldering in het voortraject, kan dit meegenomen worden in een tweede fase van de simulatie. Naast een aantal specifieke onderzoeksvragen zullen er in het kader van procesverbetering ook een aantal meer algemene elementen worden onderzocht. Rekening houdend met alle taken eigen aan de specifieke onderzoeksopzetten werden voor alle VAPH-personeelsleden werkzaam in de simulatie tijdsinschattingen gemaakt van hun takenpakketten. Deze verzameling van tijdsinschattingen per discipline noemen we de nulschatting. Sommige van deze taken zijn eigen aan acties die men dient te stellen in het kader van het onderzoek, andere taken zijn eigen aan de werking binnen het organisatiemodel. Op het einde van de simulatie zal worden nagegaan in welke mate de reële tijdsinschattingen van de taken eigen aan het organisatiemodel overeenstemmen met de berekeningen van de nulschatting. Mogelijke flessenhalzen zijn een belangrijk aandachtspunt. Op basis hiervan zullen de toekomstige takenpakketten samen met hun tijdsinschattingen worden vastgelegd. Dit laat toe om per provinciale afdeling het benodigd personeel te berekenen in verhouding tot de gemiddelde dossierstroom en de noodzakelijke personeelsbewegingen in kaart te brengen. Na afloop van de simulatie wordt een evaluatierapport opgemaakt en voorgelegd aan de Minister. Afhankelijk van de beslissing van de Minister wordt er vervolgens al dan niet gestart met het treffen van de voorbereidingen voor een veralgemeende invoer. 4.1 Onderzoeksopzet Algemeen De één jaar durende simulatie zal starten in november 2011 in PA West-Vlaanderen, aangezien deze provincie beschikt over een ruim aanbod aan MDT s en een hoog dossiervolume. Gedurende de simulatie zullen alle dossiers die voldoen aan de steekproefcriteria, zowel de dossierstroom voor de gewone aanvraagprocedure als de parallel opgezette dossierstroom in functie van de simulatie doorlopen. Aangezien we, naast gegevens over de het gebruik van hulpmiddelenfiches en het organisatiemodel, informatie wensen te verzamelen over de meerwaarde van het gebruik van CDP s i.f.v. betrouwbare diagnostiek is het interessant om naast de IMB-dossiers ook ZORG-dossiers mee te nemen. In de IMBdossiers gaat het voornamelijk om eerder puur medische stoornissen die aan de basis liggen van de beperkingen, terwijl er in meer dan 80% van de ZORG-dossiers sprake is van een verstandelijke handicap. Ook autismespectrumstoornissen komen frequent voor. Voor beide stoornissen is er een CDP ontwikkeld. Indien we het onderzoek beperken tot IMB-dossiers, kunnen we over deze twee groepen weinig informatie verzamelen. Ook leiden de ZORG-dossiers het vaakst tot discussies over het al dan niet behoren tot de doelgroep van het VAPH. In de simulatie worden o.w.v. de ontwikkelingen binnen IJH uitsluitend aanvragen van meerderjarigen opgenomen. In een simulatie georganiseerd door IJH zal er de mogelijkheid zijn om de bruikbaarheid van CDP s en hulpmiddelenfiches ook voor minderjarigen te onderzoeken. Om de afstemming tussen de ontwikkelingen binnen D&I Projectplan simulatie 8

9 het VAPH en IJH tijdens de simulatie te bewaken zal een waarnemer vanuit IJH kunnen participeren aan de PWG I&E die de simulatie van het VAPH opvolgt. De steekproefcriteria van de VAPH-simulatie zullen zowel voor IMB als voor ZORG nog nader worden bepaald Dossierstroom volgens de gewone aanvraagprocedure In een notendop kunnen we stellen dat de gewone aanvraagprocedure als volgt verloopt: Een persoon doet een aanvraag bij het VAPH. Deze persoon, de aanvrager, neemt contact op met een MDT dat vervolgens in het kader van deze (aan)vraag een multidisciplinair verslag (MDV) opmaakt. Dit MDV bevat o.a. een beschrijving van het globaal beeld van functioneren van de aanvrager en een voorstel tot indicatie. Afhankelijk van de precieze vraag van de aanvrager levert het MDT ook adviesrapporten (IMB), een PAB-inschalingsverslag en bijkomende attesten aan. Het dossier wordt vervolgens overgemaakt aan het VAPH. De cel Inschrijvingen gaat door middel van een administratief onderzoek na of de vraag ontvankelijk en volledig is. Indien nodig wordt contact opgenomen met de aanvrager of het MDT. Zodra het dossier volledig is, wordt het dossier overgemaakt aan de coördinator. De coördinator voert een inhoudelijk onderzoek uit en controleert of het dossier voldoet aan de minimale kwaliteitseisen (MKE s). In sommige gevallen zal de coördinator hiervoor contact opnemen met het MDT. Vervolgens formuleert de coördinator zijn conclusies en agendeert het dossier op de bijeenkomst van de provinciale evaluatiecommissie (PEC). De PEC bespreekt de geagendeerde dossiers en formuleert de te nemen beslissing. Na goedkeuring van de notulen door de voorzitter van de PEC maakt de cel Beslissingen op grond van het voorstel van de PEC het voornemen tot beslissing op. Na een beperkte controle door het PA-hoofd wordt het voornemen tot beslissing getekend en verstuurd naar de aanvrager. Het MDT ontvangt een kopie van dit voornemen. Indien de aanvrager niet akkoord gaat met het voornemen tot beslissing, kan hij hiervoor binnen een wettelijk vastgelegde termijn een heroverweging vragen. De heroverwegingscommissie bekijkt het dossier vervolgens opnieuw en neemt op basis daarvan een beslissing. Na het verstrijken van deze wettelijke termijn kan de aanvrager enkel nog beroep aantekenen bij de Arbeidsrechtbank Dossierstroom in de simulatie voor IMB-aanvragen Voor het luik IMB worden enkel de dossiers met eerste aanvragen IMB en volgende aanvragen IMB voor een nog niet eerder toegekend hulpmiddel meegenomen in het onderzoek. Bijkomende criteria bepalen of een dossier tot de steekproef behoort of niet. Voor deze dossiers zal het gebruik van de hulpmiddelenfiches, het gebruik van de CDP s en elementen van de doelgroepbepaling worden onderzocht Op het niveau van het MDT Het MDT informeert de aanvragers die voldoen aan de steekproefcriteria over de simulatie en vraagt hun medewerking. In het kader van de gewone aanvraagprocedure levert het MDT voor een IMB-vraag al dan niet een MDV aan 5, de vereiste adviesrapporten en eventueel bepaalde attesten ter ondersteuning van de vraag. Gezien het werken met CDP s een nieuw gegeven is, zijn er op dit ogenblik geen vereisten opgelegd aan de MDT s onder de vorm van bijkomende formulieren of attesten die moeten worden aangeleverd. De minimale kwaliteitseisen (MKE s) die vanaf het najaar van 2011 actief zullen worden gecontroleerd in de PA s, bevatten wel al enkele minimale bepalingen die gelijklopend zijn aan sommige van de bepalingen in de CDP s. Het MDT zal in functie van het onderzoek IMB bijkomend volgende informatie moeten aanleveren: 5 Voor een eerste aanvraag moet er altijd een MDV worden gemaakt, voor een volgende aanvraag hangt dit af van het specifieke dossier. Indien er bijvoorbeeld sprake is van een verouderd MDV, moet het MDT dit oud MDV actualiseren. D&I Projectplan simulatie 9

10 Een overzicht van de geïndiceerde hulpmiddelenfiche(s) en de bijhorende ernsttabel 6 Eventueel bepaalde attesten of verslagen: - In de hulpmiddelenfiches staat vermeld welke attesten en verslagen nodig zijn. - De attesten en verslagen werden vaak al aangeleverd i.f.v. de gewone aanvraagprocedure Tot slot zullen de MDT s ook de mogelijkheid krijgen om feedback op het gebruik van de CDP s en hulpmiddelenfiches te formuleren. Het onderzoek rond de procesverbetering situeert zich op het niveau van de PA en zal bijgevolg weinig tot geen bijkomend werk met zich meebrengen voor de betrokken MDT s Op het niveau van de PA Een dossier wordt pas doorgestuurd naar de parallelle dossierstroom nadat de gewone cel inschrijvingen aan de aanvrager heeft meegedeeld dat zijn vraag ontvankelijk en volledig is. Vervolgens onderzoekt de fictieve cel inschrijvingen of het dossier voldoet aan de steekproefcriteria. Indien het voldoet, gaat de fictieve cel inschrijvingen na of alle vereiste stukken i.f.v. de simulatie werden aangeleverd. Als dit niet het geval is, wordt er contact opgenomen met het MDT om te peilen naar de oorzaak. Een mogelijke oorzaak is dat de aanvrager niet wenst deel te nemen aan de simulatie. Van zodra de fictieve cel inschrijvingen beschikt over alle nodige documenten, wordt het dossier doorgestuurd naar de coördinator. Deze coördinator bekijkt het dossier inhoudelijk en stelt hierbij o.a. de volgende vragen: Zijn de aangeleverde gegevens inhoudelijk consistent? Indien een CDP van toepassing is, vindt de coördinator dan alle vereiste informatie terug? Behoort de aanvrager tot de doelgroep van de hulpmiddelenfiche? Afhankelijk van de antwoorden op deze vragen maakt de coördinator een positieve fictieve beslissing op of synthetiseert hij het probleem en stelt een gerichte vraag aan één of meerdere van zijn collega s van het D&I-team. Indien de coördinator positief beslist, stuurt hij het dossier door naar de fictieve cel beslissingen. De fictieve cel beslissingen maakt het dossier klaar in functie van het verwerken van de onderzoeksresultaten en stuurt het door naar de dienst conceptontwikkeling 7. Als de coördinator bedenkingen heeft bij een dossier, formuleert hij zijn bedenkingen en stelt hij een gerichte vraag aan een collega van het D&I-team. De discipline waartoe de vraag is gericht, onderzoekt het dossier. Indien nodig neemt hij hiervoor contact op met het MDT. Op basis van zijn inhoudelijk onderzoek formuleert hij zijn voorlopige conclusies. Vervolgens wordt het dossier op het eerstvolgend wekelijks D&I-teamoverleg besproken. Het PA-hoofd zit het wekelijks D&I-teamoverleg voor en treedt op als moderator zodat er in consensus wordt beslist binnen het D&I-team. Het PA-hoofd heeft dus geen inhoudelijke functie binnen het D&I-team. Tijdens de simulatie wordt de persoon die de taken opneemt van de fictieve cel beslissingen aangeduid als notulist van het wekelijks D&I-teamoverleg. Indien het D&I-team over voldoende informatie beschikt, kan na bespreking onmiddellijk een fictieve beslissing worden opgemaakt. Als het D&I-team echter van oordeel is dat bijkomend onderzoek noodzakelijk is om een beslissing te nemen, kan men overwegen om een lid van het D&I-team op 6 De ernsttabel is een aanpassing op de huidige ernsttabel die deel uitmaakt van het MDV. 7 Conceptontwikkeling is een dienst binnen de afdeling ODB (hoofdbestuur) en stuurt het project Diagnose- en Indicatiestelling en bijgevolg ook de simulatie aan. Alle i.h.k.v. de simulatie verzamelde gegevens worden daar gecentraliseerd. D&I Projectplan simulatie 10

11 huisbezoek te laten gaan. Het betrokken lid van het D&I-team, meestal de hulpmiddelendeskundige of de maatschappelijk werker, neemt contact op met de aanvrager en gaat zo snel mogelijk op huisbezoek. De conclusies van het huisbezoek worden neergeschreven in een verslag en het dossier wordt opnieuw geagendeerd op het wekelijks D&I-teamoverleg. Het dossier wordt voorbereid door alle leden van het D&I-team en vervolgens besproken. Een fictieve beslissing wordt opgemaakt. Indien bij contactname van de aanvrager blijkt dat hij zich niet wenst/kan vrijmaken voor een huisbezoek, worden de conclusies van het D&I-team enkel geregistreerd. In het nieuwe organisatiemodel is eveneens voorzien dat bijkomend onderzoek door anderen dan leden van het D&I-team kan worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het inschakelen van het KOC of de medische dienst, het inhuren van een expert (uitzonderlijk),... Dit element wordt echter beperkt opgenomen tijdens de simulatie en blijft, met uitzondering van advies door het KOC, beperkt tot registratie van het gewenste bijkomend onderzoek en de reden waarom dit noodzakelijk wordt geacht. Indien het D&I-team niet tot een consensus komt, ook niet na bijkomend onderzoek, wordt dit geregistreerd en wordt het dossier beschouwd als afgehandeld. In de toekomstige procedure zullen dergelijke dossiers worden voorgelegd aan het vliegend D&I-team. Dit team is echter niet beschikbaar tijdens de simulatie. Het D&I-team geeft steeds feedback over het dossier. De fictieve cel beslissingen maakt het dossier klaar in functie van het verwerken van de onderzoeksresultaten en stuurt het door naar de dienst conceptontwikkeling. Tijdens de simulatie zal de verwerking van de dossiers die normaliter na bespreking door het D&Iteam moeten worden voorgelegd aan de BBC, beperkt worden tot een registratie. De steekproef, en bijgevolg het aantal dossiers dat naar de BBC moet, is namelijk te klein om representatieve resultaten te bekomen Dossierstroom in de simulatie voor ZORG Voor deze dossiers zal het gebruik van de CDP s en de doelgroepbepaling worden onderzocht. In de steekproef van de simulatie worden voor het luik ZORG (ZIN en PAB) alleen de dossiers met eerste en volgende aanvragen meegenomen waarbij één van de ontwikkelde CDP s moet worden gebruikt 8. Aangezien de steekproef zich beperkt tot meerderjarigen, wordt het CDP autismespectrumstoornissen voor minderjarigen niet meegenomen. De dossierstroom voor ZORG-dossiers in de simulatie zal enigszins anders verlopen dan de dossierstroom voor IMB-dossiers zoals besproken in het vorig deel. Hieronder volgt een korte beschrijving van het dossierverloop van ZORG-vragen in het MDT en de PA Op het niveau van het MDT In het kader van de gewone aanvraagprocedure levert het MDT een MDV aan. Indien het gaat om een PAB-vraag, wordt eveneens een PAB-inschalingsverslag (PAB-IV) opgemaakt. I.f.v. het onderzoeken van de CDP s, dient het MDT in principe geen bijkomende informatie aan te leveren. Van de meeste informatie die wordt gevraagd i.h.k.v. de CDP s, wordt nu al verwacht dat deze in het MDV aanwezig is. Bijkomend zijn een aantal bepalingen ervan al opgenomen in de MKE s die vanaf het najaar van 2011 actief zullen worden gecontroleerd. Daarnaast zal aan de MDT s feedback over het werken met CDP s worden gevraagd 9. 8 verstandelijke handicap, autismespectrumstoornissen, COPD, CVA, dementie, epilepsie, visuele stoornissen, incontinentie, multiple sclerose, NAH, reumatische aandoeningen, CVS/fibromyalgie en auditieve stoornissen 9 De feedback zal kunnen gegeven worden via een afgesloten forum dat zal worden opgezet en op het focusmoment halverwege de simulatie. D&I Projectplan simulatie 11

12 Op het niveau van de PA Gezien de dossierstroom op het niveau van de PA voor de ZORG-dossiers zeer gelijkaardig verloopt aan die van de IMB-dossiers, wordt deze dossierstroom voor de ZORG-dossiers slechts beperkt besproken. Een dossier wordt pas doorgestuurd naar de parallelle dossierstroom nadat de gewone cel inschrijvingen aan de aanvrager heeft meegedeeld dat zijn vraag ontvankelijk en volledig is. Op basis van nog te bepalen criteria worden de geselecteerde dossiers voorgelegd aan de coördinator in de simulatie. De coördinator bekijkt het dossier inhoudelijk en formuleert een antwoord op o.a. onderstaande vragen: Zijn de aangeleverde gegevens inhoudelijk consistent? Vindt de coördinator in het MDV alle vereiste informatie volgens het CDP terug? De coördinator neemt indien nodig contact op met het MDT en probeert alsnog de nodige informatie te bekomen. Indien de coördinator geen twijfels heeft over het dossier, formuleert hij zijn conclusies en vult hij het feedbackformulier in. Hij stuurt het dossier door naar de fictieve cel beslissingen die het dossier klaarmaakt en overmaakt aan de dienst conceptontwikkeling. Indien de coördinator sterke twijfels heeft, stuurt hij het dossier met een gerichte vraag door naar één of meerdere leden van het D&I-team. Deze onderzoekt het dossier inhoudelijk. Indien nodig neemt hij contact op met het MDT. Op basis van zijn inhoudelijk onderzoek formuleert hij zijn voorlopige conclusies. Vervolgens wordt het dossier op het eerstvolgend wekelijks D&I-teamoverleg besproken. Voor ZORG-vragen kan worden overwogen om een lid van het D&I-team op huisbezoek te laten gaan. In de simulatie wordt de noodzaak van een huisbezoek i.f.v. een medisch onderzoek of een IQ-testing echter enkel geregistreerd en niet effectief uitgevoerd. Wel is het mogelijk dat een lid van het D&Iteam op huisbezoek gaat ter toetsing van de overeenstemming tussen de (sociale) context en de gevraagde zorg. De conclusies van het huisbezoek worden neergeschreven in een verslag en het dossier wordt opnieuw geagendeerd op het wekelijks D&I-teamoverleg. Indien de aanvrager zich niet wenst/kan vrijmaken voor een huisbezoek, worden de conclusies van het D&I-team enkel geregistreerd. Indien het D&I-team tot een consensus komt, wordt de fictieve beslissing opgemaakt door de cel beslissingen en worden de onderzoeksgegevens doorgestuurd naar de dienst conceptontwikkeling. Wanneer het D&I niet tot een unanieme beslissing komt, wordt dit geregistreerd en wordt het dossier beschouwd als afgehandeld Interne organisatie binnen het VAPH met betrekking tot de simulatie De algemene coördinatie en aansturing van de simulatie wordt opgenomen door de dienst conceptontwikkeling. Om de PA West-Vlaanderen maximaal te ontlasten, zullen alle binnenkomende telefoongesprekken die betrekking hebben op de simulatie worden doorgeschakeld naar de conceptcel. Dit zal meestal de kortste weg zijn om een gestelde vraag correct te beantwoorden of om een telefoon gericht door te verwijzen. Hierdoor blijft het personeel in de simulatie maximaal afgeschermd waardoor ze zich maximaal kunnen focussen op hun taken binnen de simulatie. Met uitzondering van binnenkomende telefoontjes afkomstig van MDT s die voordien al gecontacteerd werden door het D&I-team, zouden er normaalgezien geen telefoons mogen binnenkomen in de PA met specifieke vragen over de simulatie die direct gerelateerd zijn aan de inhoud van individuele dossiers. Het centraal afhandelen en dispatchen van binnenkomende telefoons heeft als bijkomend voordeel dat de communicatie over de simulatie zo uniform mogelijk gebeurt. D&I Projectplan simulatie 12

13 Alle binnenkomende vragen worden geregistreerd op het niveau van de dienst conceptontwikkeling en gedispatcht indien nodig. Binnen de dienst conceptontwikkeling worden afspraken gemaakt over hoe er wordt gedispatcht en hoe de telefoonpermanentie wordt geregeld. Naast het omleiden van de binnenkomende telefoons wordt er tijdens de simulatie ook een wekelijks overleg voorzien in PA West-Vlaanderen. Iedereen die een actieve taak opneemt in de parallelle dossierstroom, het PA-hoofd en de algemene projectaansturing zijn hierop aanwezig. Dit overleg dient om mogelijke knelpunten en onduidelijkheden te bespreken en om meer algemene informatie gerelateerd aan de simulatie uit te wisselen. Zowel het centraal afhandelen en dispatchen van telefoons als het wekelijks overleg in de PA stelt de algemene projectaansturing in staat om problemen zo snel mogelijk op te lossen. Het projectteam en de stuurgroep D&I bieden hierbij ondersteuning en laten toe om op korte termijn acties te ondernemen. Voorafgaand aan de start van de simulatie zal er naast een meer publieke communicatie ook gecommuniceerd worden via het intra- en internet. De simulatie zal een plaats krijgen op de VAPHwebsite (onder nieuwe zorgprojecten 10 ) met een bijhorende FAQ ( veelgestelde vragen ). Alle noodzakelijke documenten en formulieren zullen hierop terug te vinden zijn. 10 link: D&I Projectplan simulatie 13

14 4.1.6 Schematische voorstelling van de gewone aanvraagprocedure en de simulatie PA West-Vlaanderen Hoofdbestuur VAPH Gewone aanvraagprocedure Simulatie (parallelle dossierstroom) MDT Cel inschrijvingen COR PEC Cel beslissingen fictieve cel inschrijvingen fictieve COR fictieve cel beslissingen fictief D&I-team Conceptcel - algemene projectaansturing + aansturing simulatie - dispatchen binnenkomende telefoons - knelpunten, problemen oplossen - verwerking resultaten i.s.m. onderzoekers stuurgroep D&I projectteam D&I KOC beslissing fictieve beslissing Eindresultaat: EVALUATIE- RAPPORT ICT-ondersteuning medische cel D&I Projectplan simulatie 14

15 4.2 Planning van de simulatie Overzicht van de belangrijkste mijlpalen VOLTOOID Projectplan is goedgekeurd Eind juni 2011 Het eerste communicatiemoment heeft plaatsgevonden September 2011 Regelgevend kader van de simulatie is goedgekeurd Begin oktober 2011 Het tweede communicatiemoment (beperkt) heeft Midden oktober 2011 plaatsgevonden De tijdelijke personeelsleden zijn gestart in hun September 2011 nieuwe functies. Onderzoek IMB staat op punt Juli 2011 Onderzoeksopzet procesverbetering staat op punt Juli 2011 Onderzoeksopzet CDP s staat op punt Juli 2011 Opleidingen MDT s zijn klaar Augustus 2011 De MDT s zijn opgeleid Eind oktober 2011 De MDT s zijn gestart met het aanleveren van dossiers 1 november 2011 Opleidingen eigen personeel zijn klaar Eind oktober 2011 Het eigen personeel is opgeleid November - december 2011 Het parallelle verwerken van dossiers volgens het nieuwe organisatiemodel is gestart De MDT s zijn gestopt met het aanleveren van dossiers Het parallelle verwerken van dossiers volgens het nieuwe organisatiemodel is gestopt Het evaluatierapport is af en wordt ingediend bij de Minister D&I wordt goedgekeurd/afgekeurd, de algemene invoer gaat al dan niet van start Het derde communicatiemoment heeft plaatsgevonden 1 januari november januari 2013 Begin april 2013 Eind juni begin juli 2013 zomer 2013 D&I Projectplan simulatie 15

16 4.2.2 Beschrijving van de mijlpalen Opmaken projectplan Eind december 2010 werd door het kabinet groen licht gegeven om te starten met de voorbereidingen in het kader van de simulatie in de PA West-Vlaanderen als onderdeel van het project Diagnose- en Indicatiestelling. Vervolgens werd onmiddellijk gestart met het opmaken van het projectplan dat onder meer de scope, de doelstellingen, het onderzoeksopzet en de planning van de simulatie omvat. Dit projectplan moet goedgekeurd worden door de Minister alvorens het regelgevend kader kan worden geschreven. Het projectplan is goedgekeurd door de Minister (eind juni 2011) Communicatiemoment 1 Zodra de Minister het projectplan goedkeurt, wordt er een eerste communicatiemoment georganiseerd. Deze communicatie richt zich tot de eigen personeelsleden alsook tot het werkveld en de gebruikers. Het communicatiemoment heeft plaatsgevonden (september 2011) Regelgevend kader Het projectplan bevat de noodzakelijke elementen om het regelgevend kader te scheppen. Zodra het projectplan is goedgekeurd, kan gestart worden met het schrijven van het regelgevend kader. Dit is een Besluit van de Vlaamse Regering en bevat de wijze waarop de MDT s die deelnemen aan de simulatie zullen worden vergoed. Dit neemt ongeveer twee werkweken in beslag. Indien het BVR niet tijdig is goedgekeurd (voor 1 november 2011) zal dit werken met terugwerkende kracht. Het regelgevend kader is goedgekeurd door de Vlaamse Regering (oktober 2011) Aanwerving tijdelijk personeel Tijdens de simulatie zal er naast de gewone dossierstroom ook een parallelle dossierstroom worden opgezet in PA West-Vlaanderen. Het personeel dat zal werken in deze parallelle dossierstroom wordt geput uit het eigen personeel en een gedetacheerde uit het werkveld (lid van het D&I-team). Dit personeel zal vooral afkomstig zijn uit PA West-Vlaanderen zelf. Om de doorlooptijden te respecteren, zal dit personeel worden vervangen door tijdelijk personeel. De aanwervingen van het tijdelijk personeel zullen starten nadat de Minister akkoord gaat met het projectplan. Dit personeel moet ingewerkt zijn tegen het moment dat het vaste personeel start met zijn nieuwe taken in het kader van de simulatie (januari 2011). Dit betekent dat de tijdelijk personeelsleden rond september 2011 moeten starten in hun nieuwe functies in het kader van de gewone aanvraagprocedure. Hun contracten lopen af in november D&I Projectplan simulatie 16

17 De tijdelijke personeelsleden zijn gestart in hun nieuwe functies (september 2011) Voorbereiden onderzoek IMB Alle gewenste onderzoeksvragen in functie van de inhoudelijke evaluatie van de hulpmiddelenfiches en het praktisch gebruik ervan zullen worden opgelijst. Vervolgens wordt in kaart gebracht hoe deze onderzoeksvragen zullen worden onderzocht en welke instrumenten en ondersteuning nodig is om dit te kunnen realiseren (feedbackformulieren, registratiesystemen, beschikbaarheid van bepaalde gegevens in de gewone dossierstroom,...). Dit alles wordt gebundeld in een document dat later als bijlage wordt toegevoegd aan dit projectplan. De volgende stap die wordt gezet, is het concreet ontwikkelen van deze werkdocumenten en registratiemiddelen (formulieren uitwerken, registratiesysteem opzetten, handleidingen uitschrijven, ). Het IMB-onderzoek staat dus volledig op punt van zodra alle elementen noodzakelijk voor het onderzoeken van de onderzoeksvragen, beschikbaar zijn. Het onderzoek IMB staat volledig op punt (juli 2011) Voorbereiden onderzoek procesverbetering De simulatie vertrekt van een hypothetisch model. De vraag is of dit hypothetisch model de praktijktoets doorstaat. Tijdens de simulatie zal o.a. worden onderzocht welke processen stroef lopen of overbodig zijn en in welke situaties het onduidelijk is wie wat moet doen zodat de processen na afloop van de simulatie kunnen worden bijgestuurd en verbeterd. Er zal ook worden onderzocht of de tijdsinschattingen die gebruikt werden ter voorbereiding van de simulatie een correct beeld geven van de nodige personeelscapaciteit. Waar nodig zullen deze worden bijgestuurd en dienen als basis voor het berekenen van de feitelijke personeelscapaciteit bij het invoeren van het organisatiemodel in alle provincies. De personeelscapaciteit dient voor elke PA te worden afgezet tegen de dossieraanvoer van de betreffende PA. Op basis hiervan kunnen personeelsbewegingen in kaart worden gebracht die de invoer teweeg zal brengen. Hoe dit concreet wordt onderzocht, zal worden beschreven in een document dat later wordt toegevoegd aan dit projectplan. Het onderzoek rond de procesverbetering staat volledig op punt (juli 2011) Voorbereiden onderzoek CDP s Activiteiten Net zoals voor het onderzoek van de hulpmiddelenfiches zal er een gedetailleerd onderzoeksopzet worden uitgewerkt toegespitst op het gebruik van de CDP s. Het onderzoek van de CDP s staat volledig op punt (juli 2011). D&I Projectplan simulatie 17