Facturen. Haal meer uit uw factuur.

Transcriptie

1 Facturen Haal meer uit uw factuur. 1

2 Vandaag hebben consumenten een uitgesproken voorkeur voor papieren facturen. Onze experts vertellen u graag hoe uw facturen sneller betaald worden en hoe ze zorgen voor extra omzet en lagere overheadkosten. Maar als ondernemer kijkt u verder dan vandaag. Net zoals De Post. Daarom zijn we ook uw klankbord als u de stap zet naar een elektronische facturatie, met al haar juridische vereisten en operationele uitdagingen. Haal meer uit uw facturen: neem contact op met het van De Post voor een verkennend gesprek of een professionele screening van uw uitgaande facturen. Johnny Thijs CEO van De Post Haal meer uit uw factuur Acht uitdagingen voor uw papieren en elektronische facturatie. 1 Lagere overheadkosten 2 Kortere Days Sales Outstanding 3 Procesvereenvoudiging 4 Verkorte facturatietijd 5 Optimale beveiliging van e-facturatie 6 Efficiënte e-implementatie 7 Extra omzet via facturen 8 Verhoogde klantentevredenheid 9 10 Case: de nieuwe facturen van De Post Ervaringen: Q8, Laboratoire Dr. Collard en Speos 3

3 1 Lagere overheadkosten Dhr. Clerens M Dorpsstraat Leuven EnergyL Uitbesteding zorgt voor minder fouten, kortere doorlooptijd en optimale beschikbaarheid Bij correspondentie vermelden Klantnummer: Factuurnummer: Volgens een onderzoek in het Nederlandse vakblad ITC weet de helft van de ondernemers niet welke administratieve kosten gepaard gaan met de facturatie. In realiteit liggen die rond 14 aan interne kosten. Door de factuuradministratie uit te besteden, kunt u winnen aan efficiëntie. Kosten worden zichtbaar en processen verlopen doorgaans efficiënter door externe expertise in te roepen. Verbruiksfactuur van 15 november 2009 Verbruiksadres: M Clerens, DORPSSTRAAT 55, 3000 LEUVEN : één concept ondersteund door specialisten op diverse terreinen excl. BTW BTW incl. BTW Elektriciteit: Detail in bijlage 887,10 EUR 21% 1073,40 EUR EAN Verbruikstotaal 887,10 EUR 1073,40 EUR Reeds gefactureerde tussentijdse bedragen -810,00 EUR Factuurbedrag 263,40 EUR De Post biedt via het een complete waaier aan diensten. De knowhow van onze gespecialiseerde filialen exbo, Speos en Certipost helpt u uw kosten voor uw papieren en elektronische facturatie terug te dringen. Van hybride mailroom- en scanningsoplossingen tot digitaal printen en postklaar maken. Van het verwerken, het printen en het beheren van facturen tot het beveiligd uitwisselen van digitale documenten, conform de fiscale en economische regelgeving op nationaal en Europees niveau. Gelieve het bedrag van 263,40 EUR te betalen voor 30 november Op IBAN rekening BE (BIC = BPTTBP1) van EnergyL n.v. - Onder vermelding van nummer /85522/ BTW-informatie Basis BTW 21% 217,80 EUR 45,60 EUR TOTAAL 217,80 EUR 45,60 EUR Bewezen kostenbesparing in elk type onderneming Gegarandeerde kwaliteit en 100% betrouwbaar Feilloze integratie in elk automatiseringssysteem (SAP, Baan, Microsoft Dynamic, ) EnergyL n.v. - Keizerstraat 2, 1000 Brussel RPR Brussel BTW BE IBAN BE BIC: BPTTBP1 4 5

4 BelRing n.v. Koningstraat Brussel tel (gratis via PayTel) M. T Janssens Heidebosstraat Leuven datum klant nr factuur nr pagina nr 15/11/ van 6 BELRing Your Telecom Partner Zo krijgen uw facturen en de verzending ervan meer impact Volgens de European Payment Index betalen ondernemingen in ons land gemiddeld 22 dagen te laat hun facturen. Op basis van berekeningen van professor Theunissen (UA Managementschool) kost een betalingsachterstand aan bedrijven een flink stuk van hun marge: 3%. Laattijdige betalingen zorgen niet alleen voor minder cashflow maar ook voor extra kosten, bijvoorbeeld voor aanmaningen en incasso. Als uw bedrijf erin slaagt om binnen de wettelijke termijn van 30 dagen betaald te worden, levert dat extra winst op. 2 Kortere DSO Uw saldo incl. BTW Gelieve het openstaand saldo voor 15 december 2009 te betalen 15,32 euro Het gebruik van kleur en Click & Post: twee manieren om uw klanten sneller te doen betalen Abonnementskosten Periode Bedrag in euro Paytel 3 14 okt - 15 nov 28,80 Data standaard 14 okt - 15 nov 12,64 Totaalbedrag excl. BTW 31,44 BTW (21%) 6,60 Totaalbedrag incl. BTW 38,04 Gebruikskosten (buiten tegoed) Periode Bedrag in euro Wist u dat het gebruik van kleur en een aangepaste layout de leesbaarheid van de factuur verhogen? Met als resultaat dat klanten sneller betalen, wat zorgt voor tastbare commerciële voordelen zoals een kortere DSO (Days Sales Outstanding), zelfs tot 20 dagen. Daarnaast is er Click & Post: een hybride oplossing waarmee u dagelijks factureert en zo de betalingstermijnen verkort. U ontdekt ze op de volgende pagina s. Tot 30% meer betalingen binnen de wettelijk overeengekomen betalingstermijn Betere cashflow door verbeterd betalingsgedrag Minder administratieve opvolging voor laattijdige betalingen Gesprekskosten 14 okt - 15 nov 48,20 Data roaming 14 okt - 15 nov 132,54 Totaalbedrag excl. BTW 180,74 BTW (21%) 37,95 Totaalbedrag incl. BTW 218,69 Deze factuur is incl. BTW 256,73 Click & Post is een oplossing van exbo, filiaal van De Post 6 7

5 Workforce Interim Werkt. Altijd en overal. FACTUUR (Blz 1/1) NV Loyalty Prio Dansaertstraat 154 B-1060 Brussel Documentnr Datum Verv. dat. Klant nr. BTW nr uw ref. VK /11/ /12/2009 PST023 BE Uitbesteding verlaagt de kostprijs van uw facturatieproces met 53% Wie kritisch naar de kosten kijkt, weet dat het printen van facturen, het verzendklaar maken en het afleveren een arbeidsintensief proces is. Toch is de uitbesteding ervan door het vertrouwelijk karakter niet steeds evident. Bovendien worden facturen doorgaans gegroepeerd ( einde maand ) uitgestuurd waardoor de facturatietijd onnodig verlengd wordt. Click & Post biedt uw onderneming een concept dat uw financiële administratie een nieuwe impuls geeft. 3 Procesoptimalisatie Referentie Omschrijving Prijs/u Aantal uren Bedrag BTW CC-0265 Call-center operator 45, ,00 21,00 Niveau 02 - algemeen Periode 04/11/ /11/2009 CC-0265 Call-center operator 45, ,00 21,00 Niveau 02 - algemeen Periode 04/11/ /11/2009 Met Click & Post liggen uw papieren facturen binnen 24 uur bij uw klanten DA-0689 Data-analyst 60, ,00 21,00 Niveau 06 - specialisatie Periode 03/11/ /11/2009 Via een beveiligd e-platform stuurt u uw data met facturen (en aangetekende zendingen) door. exbo, het gespecialiseerde filiaal van De Post, verzorgt binnen 24 uur het drukwerk, de frankering en de verzending. Resultaat: uw administratie blijft tot een minimum beperkt, uw facturen bereiken binnen de kortst mogelijke termijn uw klanten én de praktijk leert dat ze daardoor sneller betaald worden. Snellere inning van facturen door het drukken en het verzenden binnen 24 uur 100% flexibel, van 1 tot stuks, in zwart-wit en kleur U kunt bij Click & Post zeven dagen per week, 24 uur per dag terecht Belastbaar BTW % BTW Totaal ,00 21, , , ,00 21, , ,80 Te betalen ,80 Click & Post is een oplossing van exbo, filiaal van De Post 8 9

6 BELease NV Loyalty Prio Dansaertstraat 154 B-1060 Brussel Facturatie uitbesteden met complete ERP-integratie: hoeveel winst levert dat uw bedrijf op? NV Loyalty Prio Dansaertstraat 154 B-1060 Brussel Factureer zonder administratieve rompslomp en maak uw vaste kosten variabel Operationeel lijkt het uitbesteden van factuuradministratie niet evident. Toch vertrouwen toonaangevende ondernemingen dit proces naar volle tevredenheid toe aan De Post. Zodat administratieve medewerkers zich op andere taken kunnen concentreren en u uw kosten beter beheert. En dit perfect geïntegreerd in uw bestaande ERP-systeem. 4 Verkorte facturatietijd Ons kenmerk: / Antwerpen, 19/11/2009 FACTUUR LEASING Click & Post automatiseert uw facturatieproces en verkort de inningstermijn Geachte Mevrouw, Geachte Heer, Betreft: Leasing tijdelijke wagen - BMW 3-reeks 2.0D Wagen: BMW 3-reeks 2.0D - bouwjaar 2008 Risico s: Full-omnium pakket Periode: 3 maanden Index Van 19/08/2009 T'2010 Vorige: Nieuwe: Premie excl. taksen 1973,10 Personalisatiegraad Te betalen 2294,40 BM: De eventuele wettelijke attesten zullen u toegestuurd worden meteen na ontvangst van uw betaling. Te betalen uiterlijk voor 15/12/2009. Te betalen 2294,40 Met de applicatie Click & Post worden uw documenten automatisch verstuurd via uw software naar een verwerkingscentrum waar uw zendingen worden gedrukt, onder omslag gestoken, gefrankeerd en afgeleverd bij De Post. Click & Post zorgt ervoor dat uw factuuradministratie geen kostbare tijd vergt. Integendeel: doordat u continu kunt factureren, beperkt u de tijd tussen levering en factuurmoment waardoor u betalingen eerder ontvangt. Flexibeler en sneller factureren, binnen 24 uur geleverd Veilig en bewezen efficiënt in bedrijven van diverse omvang Kostenbesparend, mede door integratie in bestaande ERP-omgeving Eenvoudig: geen extra software nodig, snelle implementatie Click & Post is een oplossing van exbo, filiaal van De Post 10 11

7 Geeft uw klant de voorkeur aan een elektronische factuur? Dan is een veilige bezorging een vereiste. NetSpeed Uw factuur Met elektronisch factureren rationaliseert u uw kosten Al sinds 1 januari 2004 is elektronische facturatie wettelijk toegelaten in ons land. Met de elektronische factuur kunt u besparen op uw operationele kosten en het risico op fouten verminderen. Een bijkomend voordeel is dat de doorlooptijd van de e-factuur korter is, waardoor uw klant zijn facturen eerder ontvangt - en dus ook eerder kan betalen. Elektronische facturatie is aan specifieke regels onderworpen. Zo moet de verzending beveiligd zijn, zodat er geen discussie ontstaat over de tijdige aflevering, de inhoud en de herkomst van de factuur. Met de e-invoicing oplossing van Certipost voldoet u aan alle nationale en Europese wetgevingen ter zake. Geachte Mevrouw, Geachte Heer, Abonnement Periode Aantal Prijs excl. BTW Netspeed Ultra 15/10/ /11/ EUR Volume package 15/10/ /11/ EUR Totaal 60 EUR Totaal exl. BTW 60,00 EUR BTW 21% 12,60 EUR Totaal te betalen 72,60 EUR Betaal nu Gelieve dit bedrag uiterlijk voor 27/11/2003 te betalen. Nieuw rekeningnummer: CertiONE: een platform voor elektronische documentuitwisseling dat uw factuurdata optimaal beveiligt Via CertiONE, het communicatieplatform van Certipost, wisselen handelspartners elektro nische facturen uit. Facturen in verschillende formaattypes vormen geen probleem: CertiONE zorgt voor de vertaling tussen de verzender en de ontvanger. Integratie in bestaande ERP- en boekhoudpakketten is perfect mogelijk, zodat elke partij, zonder manuele tussenkomst, de facturen kan verwerken in het bestaande systeem. Alle facturen worden online gearchiveerd gedurende de volledige bewaartermijn. CertiONE is dé oplossing voor elke facturatiebehoefte, ook als uw bedrijf zeer grote aantallen facturen verstuurt. 5 Optimale beveiliging Klantvriendelijke oplossing voor e-facturatie Veilige aflevering via een gecertificeerd platform Volledig in overeenstemming met de BTW-reglementering CertiONE is een oplossing van Certipost, filiaal van De Post 12 13

8 Zorg voor een professionele roll-out van uw e-communicatieoplossing Het starten met elektronische facturatie heeft op twee vlakken een grote impact. Technologisch moet u een oplossing hebben die feilloos werkt. Daarnaast moet u deze nieuwe service professioneel aan uw klanten communiceren. Als u uw oplossing voor e-facturatie succesvol uitrolt, kunt u al op korte termijn besparen en uw investering terugverdienen. Met het ConnectONE-programma van ons filiaal Certipost geniet u de voordelen van jarenlange ervaring in elektronische gegevensuitwisseling en de roll-out naar uw doelpubliek. ConnectONE begeleidt u bij de vlotte invoering van e-facturatie ConnectONE helpt u op een gestructureerde manier zo veel mogelijk van uw klanten en leveranciers aan te sluiten op het CertiONE-platform (B2B) of op het mycertipost-platform (B2C). We stemmen het begeleidingstraject af op uw specifieke wensen en behoeften en nemen u zo veel mogelijk werk uit handen, zodat u zich kunt blijven focussen op uw corebusiness. De ConnectONE-methode bestaat uit vier stappen: het analyseren van uw business community, het ontwikkelen van een Go To Market -strategie, het ondersteunen van uw informatiecampagne (Change Management) en het meten van resultaten aan de hand van KPI s. 6 Efficiënte e-implementatie Maximale ROI door snelle aansluiting van een kritische gebruikersmassa Dienstverlening op maat van uw bedrijf en uw budget Deskundige begeleiding en hands-on ondersteuning ConnectONE is een dienst van Certipost, filiaal van De Post 14 15

9 HospitalCare Z i e k e n f o n d s HospitalCare Blauwstraat Brussel tel fax info@hospitalcare.be Maak van elke factuur een nieuw verkoopmoment Een factuur heeft een hoge promotiewaarde. Daar kunt u voordeel uit halen door klanten een extra promotie te bieden of door een informatieve of educatieve boodschap over te brengen zoals een speciale aanbieding of een uitnodiging. Zo wordt een factuur een krachtig communicatiemiddel. Factuur Datum: 16/11/2009 Ref. klant: BDAE65421 Klantnummer: TransPromo laat u toe uw factuur te personaliseren volgens het profiel van uw klant Omschrijving Periode Totaal Standaard hospitalisatie 25/11/ /11/ ,00 Standaard tandheelkunde 25/11/ /11/ ,00 Extra tandheelkunde 25/11/ /11/ ,00 Totaal factuur 250,00 De eventuele wettelijke attesten zullen u meteen na ontvangst van uw betaling toegestuurd worden. Te betalen uiterlijk voor 25/11/2009. HospitalCare Z i e k e n f o n d s TANDHEELKUNDe NU GRATIS IN HET BASISPAKKET TransPromo is de combinatie van gepersonaliseerde promotionele boodschappen en transactionele communicatie, zoals facturen. Door kleurgebruik, grafische elementen en personalisatie van klantengegevens verhoogt u de impact en het verkoopeffect. Zo kunt u aanbiedingen, gebaseerd op het aankoopgedrag van de klant of zijn consumptiepatroon, op uw factuur printen. TransPromo is zeer geschikt wanneer u door het gebruik van gepersonaliseerde boodschappen op uw factuur aan cross- en upselling wenst te doen. Resultaat: uw communicatie wordt echt maatwerk. Uw sterk gesegmenteerde database, IT-ondersteuning en respons beheer komen perfect samen. Voor elk aspect is De Post graag uw klankbord. Extra omzet door een extra klantencontact via de factuur Betere ROI door lagere communicatiekosten Meer trouwe klanten door een gepersonaliseerde aanpak 7 Extra omzet HospitalCare -30 Z i e k e n f o n d s % Bij reservatie voor 31/12/2010 van onze Oostenrijk verkenning TransPromo is een oplossing van Speos, filiaal van De Post 16 17

10 Surrica n.v. Koningstraat Brussel tel fax Surrica Hoe beter klanten uw facturen begrijpen, des te minder ze uw callcenter bellen. En hoe hoger hun tevredenheid Beste heer, Surrica zorgt steeds voor de beste prijs/kwaliteit. Op de achterzijde van deze factuur vindt u de details van uw polis terug. Wilt u onderstaand bedrag overschrijven voor 12 december 2009? Bedankt voor uw vertrouwen in Surrica. Wist u dat de helft van alle vragen aan een callcenter over de facturatie gaat? Onduidelijkheid zorgt voor ongewenste respons: ontevreden klanten bellen uw callcenter voor een toelichting. Kleur verbetert de layout van een factuur. Kleur leidt het oog naar informatie die belangrijk is. Met als resultaat dat uw facturen minder vragen oproepen, minder ontevreden klanten u opbellen en u bespaart op uw callcenter. FACTUUR Motorrijtuig OPEL Astra 1700 POLIS 256/ klant ASS05487 Jaar Te betalen bedrag 246,45 EUR voor 12/12/09 Mededeling: / / IBAN: BE BIC: ASSIBEBB De hoogste klantentevredenheid Surrica blijft de beste. Surrica kreeg dit jaar de award voor beste klantentevredenheid. De meest transparante. Bij Surrica zorgen we dat alle verzekeringen voor iedereen begrijpbaar zijn. De goedkoopste verzekeraar. Bij Surrica zorgen we ervoor dat u altijd de beste prijs betaald. Vraag extra info aan uw Surrica-makelaar Nog een vraag? Bel ons op Kleur zorgt voor duidelijkheid Uit onderzoek blijkt dat het gebruik van kleur factuurgegevens tot 73% begrijpelijker maakt. bijvoorbeeld: de leesbaarheid stijgt met 14% wanneer belangrijke onderdelen in kleur worden geprint in plaats van vet. De expertise van Speos in grote printvolumes en de knowhow rond kleurgebruik helpen bij een vlotte implementatie. Niet voor niets heeft Speos als eerste in de Benelux geïnvesteerd in een technologie waarmee grote volumes transactionele documenten in kleur geprint kunnen worden. Cijfers en belangrijke informatie zijn beter leesbaar in kleur Beter begrip van facturen zorgt voor minder klachten Facturen in kleur worden sneller betaald: tot 30% 8 Klantentevredenheid TransPromo is een oplossing van Speos, een filiaal van De Post

11 Case: voor & na De nieuwe facturen van De Post De Post peilt regelmatig naar de tevredenheid bij zijn klanten. Wat vindt u van onze facturen? was de vraag die we in een tevredenheidsenquête hebben gesteld aan verschillende directeuren. Hieruit bleek dat onze facturen aan herziening toe waren. Een betere layout van facturen zorgt voor 73% meer duidelijkheid Hier is het eerste resultaat, als antwoord op uw reacties. Maatschappelijke zetel XXXXXX NV Yyyyyyyystraat Zzzzzzz BE De Post N.V. van publiek recht Muntcentrum BE-1000 Brussel Datum : Factuur Pagina 1/1 XXXXXX NV Yyyyyyyystraat Zzzzzzz BTWcode Overeenkomst : 30/2009/12345 BTW ref. : BE Dienst : NEW GENT X Klant nr. : (PRS 01234) Prestatiedatum Omschrijving Aantal Eenheidsprijs excl. BTW - EUR Totaalbedrag excl. BTW - EUR BTWcode Brieven Small Format (conventie) , ,00 11 GEWICHT : 40,0 gr AFG/DATUM KAAI : 21/09/ :28: Discount containers-brieven onder conventie-small format 1-18,13-18,13 11 GEWICHT : 40,0 gr AFG/DATUM KAAI : 21/09/ :28: Drop size Discount-Brieven onder conventie-small format 1-137,75-137,75 11 GEWICHT : 40,0 gr AFG/DATUM KAAI : 21/09/ :28:23 Totaal O/REF : LVD 7001/ U/REF : 7.094,12 Reclamecampagne Brieven Small Format (conventie) , ,00 11 GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 22/09/ :54: E-MassPost Discount-Brieven onder conventie-small format 1-6,65-6,65 11 GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 22/09/ :54: Discount containers-brieven onder conventie-small format 1-6,65-6,65 11 GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 22/09/ :54:09 Totaal O/REF : LVD 7506/ U/REF : Bill herinnering 2.646, Brieven Small Format (conventie) , ,00 11 GEWICHT : 50,0 gr AFG/DATUM KAAI : 23/09/ :07: Discount containers-brieven onder conventie-small format 1-15,50-15,50 11 GEWICHT : 50,0 gr AFG/DATUM KAAI : 23/09/ :07: Drop size Discount-Brieven onder conventie-small format 1-117,80-117,80 11 GEWICHT : 50,0 gr AFG/DATUM KAAI : 23/09/ :07:50 Totaal O/REF : LVD 7001/ U/REF : Promotie , Brieven Small Format (conventie) , ,00 11 GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 24/09/2009 9:22: E-MassPost Discount-Brieven onder conventie-small format 1-16,88-16,88 11 GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 24/09/2009 9:22: Discount containers-brieven onder conventie-small format 1-16,88-16,88 11 GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 24/09/2009 9:22: Drop size Discount-Brieven onder conventie-small format 1-128,25-128,25 11 GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 24/09/2009 9:22:12 Totaal O/REF : LVD 7001/ U/REF : Invitatie evenement Vrijstelling BTW - Artikel 44 Belgisch WBTW 6.588,00 SPECIMEN Oude factuur Maatschappelijke zetel XXXXXX NV Yyyyyyyystraat Zzzzzzz BE De Post N.V. van publiek recht Muntcentrum BE-1000 Brussel XXXXXX NV 2 Yyyyyyyystraat Zzzzzzz Brieven Small Format (conventie) 40,0 gr , ,00 11 Discount containers 1-18,13-18,13 11 Drop size Discount 1-137,75-137,75 11 Totaal afgifte nr. 7001/128731, op 21/09/09 om 10:28 Uw ref. : Reclamecampagne 7.094, Brieven Small Format (conventie) 30,0 gr , ,00 11 E-MassPost Discount 1-6,65-6,65 11 Discount containers 1-6,65-6,65 11 Totaal afgifte nr. 7506/216988, op 22/09/09 om 11:54 Uw ref. : Bill herinnering 2.646, Brieven Small Format (conventie) 50,0 gr , ,00 11 Discount containers 1-15,50-15,50 11 Drop size Discount ,80-117,80 11 Totaal afgifte nr. 7001/128737, op 23/09/09 om 13:07 Uw ref. : Promotie 27 2, Brieven Small Format (conventie) 30,0 gr , ,00 11 E-MassPost Discount 1-16,88-16,88 11 Discount containers 1-16,88-16,88 11 Drop size Discoun 1-128,25-128,25 11 Totaal afgifte nr. 7001/128568, op 24/09/09 om 9:22 Uw ref. : Invitatie evenement , Vrijstelling BTW - Artikel 44 Belgisch WBTW Factuur /5 1/ Datum : Pagina 1/1 Saldo : ,52 EUR Totaal excl BTW ,52 Betaling via domiciliëring op : Totaal BTW 0,00 Factuurtotaal ,52 Betaling via domiciliëring 5 3 Overeenkomst : 30/2009/12345 BTW ref. : BE Dienst : NEW GENT X Klant nr. : (PRS 01234) Klant ref. : Marketing 4 Prestatiedatum excl. BTW - EUR excl. BTW - Omschrijving 7 Aantal Eenheidsprijs Totaalbedrag EUR SPECIMEN 9 Nieuwe factuur Uw wettelijke en identificatie gegevens Personalisatie van uw referenties 6 Een specifieke referentie voor elke afgifte. 7 Een referentie (een afdeling van uw onderneming, een cost center, enz.) die verschillende afgiftes op een specifieke factuur groepeert. Uw afgiftes in detail 8 Elke afgifte is duidelijk gedateerd en wordt gescheiden door een lijn. De betaling van uw factuur 9 Bedrag en termijn. 10 Modaliteiten. Saldo : ,52 EUR Totaal excl BTW ,52 Betaling via domiciliëring op : Totaal BTW 0,00 Factuurtotaal ,52 Onze klanten hadden vooral opmerkingen over de herhaling van informatie op onze factuur en over de duidelijkheid van de gegevens. De vraag was vooral om de leesbaarheid van de facturen te verbeteren omdat dit het verloop van interne distributie/controle/betaling bij de klanten vergemakkelijkt. Meer toepassingsmogelijkheden voor interne referenties en meer duidelijkheid: dat was onze uitdaging. Het resultaat is een nieuwe generatie facturen die makkelijk te lezen is en probleemloos verwerkt kan worden. De kracht van de nieuwe facturen is dat ze op uw input en reacties gebaseerd zijn. 9 Case van De Post 20 21

12 We hebben onze facturatietijd terug gebracht van twee weken naar twee dagen. Dankzij Click & Post. Pierre-Henri Delaval Laboratoire Dr. Collard Speos, filiaal van De Post, biedt in de Benelux voor grote volumes facturen het grootste machinepark aan voor het toepassen van het TransPromo-concept het toevoegen van promotionele boodschappen en kleur. Laboratoire Dr. Collard is een gereputeerd instituut voor klinische biologie. De heer Delaval koos voor het verzorgen van de patiëntenfacturen voor Click & Post. Na het elektronisch doorsturen van de data verzorgt exbo, filiaal van De Post, het printen, het onder omslag steken en het verzenden. Waarom hebt u zoals de meeste bedrijven een voorkeur voor papieren facturen? Dat komt omdat de ontvangers van de facturen er de voorkeur aan geven! Het is ook wel logisch omdat een factuur ontvangen heel gemakkelijk is. Als ontvanger hoef je verder niets te doen. Dat verklaart de keuze. U hebt gekozen voor Click & Post om uw facturen te versturen. Waarom? Het belangrijkste voordeel is tijd. Het versturen van de facturen gaat nu veel sneller waardoor patiënten eerder betalen. Daarbij komt een tweede voordeel en dat is de interne organisatie. Onze medewerkers hoeven de handling van de grote volumes facturen niet meer te doen. Welke verschillen zijn er vergeleken met vroeger? Naast de snellere verwerking en betaling zijn er twee voordelen. De facturen hebben nu een betere layout. Tegelijkertijd hebben we een systeem ingevoerd om adressen te controleren waardoor we de helft minder retours hebben! Waarom viel de keuze op exbo? De combinatie van een perfecte technische support en de kostprijs. De ondersteuning is zeer persoonlijk. We krijgen snel antwoord op specifieke vragen. De oplossing is volledig afgestemd op onze sector, wat niet evident is. Dankzij TransPromo en kleur op de factuur wordt de factuur een profit center in plaats van een kostenpost. Stephan Raymakers Speos Is het gebruik van kleur en promotionele boodschappen op facturen rendabel? Klanten begrijpen de factuur daardoor beter. Dat heeft een dubbel positief effect. Duidelijke facturen worden sneller betaald en zorgen voor minder telefonische klachten. Bovendien straalt het ook af op het imago van een bedrijf. Welke hulp biedt Speos? Als specialist in TransPromo en kleurenprint kunnen we bedrijven professioneel begeleiden. In de praktijk betekent het voor hen verschillende fases van verandering. Zo schakelen ze over van voorbedrukt naar blanco papier en kunnen grafieken en diagrammen in kleur toegevoegd worden. Bij het implementeren van TransPromo worden gerichte boodschappen op de factuur geprint, waardoor de klant zich persoonlijk aangesproken voelt. Zijn kleur en TransPromo de toekomst voor facturen? Absoluut. In Europa is het nog relatief nieuw maar in de Verenigde Staten en in Japan hebben promotionele boodschappen het gezicht en de impact van de klassieke factuur al definitief veranderd. - Het automatiseren van de invoice flow is op termijn een kostenbesparing. Geert Haecx Q8 Q8 is een trendsetter in elektronische facturatie. Al sinds 2006 verzendt het via het internet zijn facturen. Wat zijn de ervaringen en lessen uit de praktijk van Q8? Wat waren in het begin de belangrijkste drempels? Elke manier van werken vergt een aanpassing. Elektronisch factureren was voor de meeste klanten anders omdat de back office moest worden aangepast. De werkingsprocedure is verschillend, de e-invoice moet automatisch aan het boekhoudpakket gekoppeld worden. Het resultaat oogt eenvoudig en leidt tot kostenbesparingen maar in het begin oogt het complex. Wat was uiteindelijk de grootste challenge? Dat was de communicatie over het feit dat de facturen voortaan elektronisch waren. Gezien de legale aspecten was er bij sommige B2B- en B2C-klanten onduidelijkheid en dat vraagt dus om een heldere toelichting. Wat is volgens u de toegevoegde waarde van De Post in het proces? Wij zochten een oplossing die eenvoudig was. Dus wilden we de nodige knowhow en een persoonlijke ondersteuning. Certipost overtuigde daarnaast met zijn Europees platform dat sluitend is voor alle belastingtechnische aspecten Ervaringen

13 V.u.: DE POST, naamloze vennootschap van publiek recht, Baudouin Meunier, Muntcentrum, 1000 Brussel. BTW BE RPM Brussel. CCP IBAN BE BIC PCHQBEBB. - De bronnen die in dit document worden aangehaald zijn op schriftelijke aanvraag verkrijgbaar, te richten naar: De Post, Group Marketing Communication, 1 ste verdieping, Muntcentrum, 1000 Brussel. De namen, gegevens en facturen die in dit document worden afgebeeld zijn fictief en dienen louter ter illustratie. Enige gelijkenis met bestaande facturen en/of natuurlijke of rechtspersonen berust op toeval.