Beste werkwijze: Gebruik MemoMelder (MemoScan)

Transcriptie

1 Beste werkwijze: Gebruik MemoMelder (MemoScan) Men dient ten alle tijden gebruik te maken van de memomelder. Op deze manier worden alle telefoongesprekken/ berichten/aanvraag offertes/prijsafspraken/bezoekrapportages, klachten, uit te voeren opdrachten etc vastgelegd en kan men alles terugvinden in het systeem. Tevens dient het ook als planning voor nog uit te voeren opdrachten/activiteiten, of wederom uit te voeren opdrachten en activiteiten. Gebruik de memomelder bij: - Bezoekrapportages - Aanvraag offertes - In en uitgaande berichten - Telefoongesprekken - Telefoonnotities - Klachten van en aan Schwartzmans (klachten van de klant komen hier rechtstreeks in te staan vanuit de internet bestelpagina) - Opslaan van de voicememo s - Wederkerende activiteiten te plannen -Open de memomelder op je bureaublad. -Selecteer de desbetreffende debiteur of crediteur. -Klik daarna op memo.

2 -Bij melder gegevens voer je je naam in. Indien je een bezoekrapport van een vertegenwoordiger invoert, dien je de naam van de vertegenwoordiger als melder aan te geven. -Bij ontvanger gegevens voer je de naam in van degene waarvoor de memo bestemd is. Bij bezoekrapporten geven de vertegenwoordigers aan wie de ontvanger gegevens is. - Tijd in en Tijd uit voer je in bij een bezoekrapport als de vertegenwoordiger dit aangeeft. -Klik op 24 uurs memo als het om een memo/offerte gaat die binnen 24 uur afgehandeld dient te worden. -Bij contactpersoon voer je de naam in van de contactpersoon van de debiteur of crediteur. -Bij relatietype selecteer je of het om een debiteur of crediteur gaat. -Bij categorie selecteer je waar de memo over gaat. Bijv: klacht op service of interne communicatie etc. -Bij onderwerp geef je een korte uitleg van waar de memo over gaat. -Bij omschrijving geef je aan wat er besproken is. -Bij to do voer je in wat er gedaan moet worden. -Bij een bezoekrapport kan de vertegenwoordiger vragen of de ingevoerde memo naar hem g d kan worden. Voer bij mail memo naar het adres in van diegene. Bijv: kobus@schwartzmans.nl. -Klik daarna op mail. De mail wordt nu verzonden. -Indien men bij to do iets ingevuld heeft klik men nu op OK. -Indien er bij to do niks ingevuld is kan men de memo afsluiten. Klik hiervoor eerst op de dropdown box bij new en klik op closed. -Men kan nu ook de memo sms-en. Voer het mobiele nummer in bij SMS memo naar en klik daarna op de knop SMS.

3 Memo s kunnen door klanten of interne medewerkers ook via de Schwartzmans webshop ingevuld worden. Telefonisch kun je ook een voicebericht inspreken. Openstaande memo s bekijken: -Klik op memo s. -Volgend overzicht verschijnt in beeld. -Rode memo s dienen door iedereen behandeld te worden of afgewerkt of we dienen de ontvanger er op te attenderen. -Aan het eind van de dag dienen alle rode memo s afgewerkt te zijn of doorgezet te zijn naar een andere datum. Let wel op dat je evt de relatie ook informeert. -Zorg ervoor dat als je een memo in behandeling neemt, je de memo op pending zet. -Zet bij oplossing altijd even de datum, naam, tel/mail, korte omschrijving en evt. termijn datum van verder zetten zodat iedereen kan zien dat de memo in behandeling is.

4 -Als de memo afgewerkt is geef dit dan ook,met datum en naam, aan bij oplossing. -Zet de memo op closed. -Klik op OK memo verdwijnt nu uit de openstaande memo s,wordt opgeslagen in het systeem. Om memo s terug te zoeken ga je naar de memomelder. -Selecteer de debiteur of crediteur. -Klik op web. - Bovenstaand overzicht verschijnt nu in beeld. -Klik op Kies memotype. -Selecteer alle memo s

5 -Je krijgt nu een overzicht met alle memo;s die gemaakt zijn voor deze debiteur of crediteur. -De memo s zijn gerangschikt op datum. -Hier kun je dus een memo terug gaan zoeken. -Indien er veel memo s instaan kun je ook op naam van de melder zoeken. -Klik op de naam. Bijv: Kobus. Je krijgt nu alle memo s te zien die door Kobus gemaakt zijn. -Je kan ook op type memo zoeken. -Je selecteert dan bijv incasso. -Je krijgt nu alle memo s die onder incasso erin gezet zijn. -Indien je adresgegevens of telefoonnummers wilt weten klik je op NAW.

6 -Je krijgt nu bovenstaand overzicht in beeld. -Indien je de debiteur of crediteur wilt gaan bellen, selecteer je het telefoonnummer met je muis. -Het telefoonnummer wordt blauw en is geselecteerd. Druk nu op je toetsenbord op F11 -Het telefoonprogramma gaat nu automatisch bellen voor je. Belangrijke opslaan in de memoscan; -In geval van een naar een debiteur of crediteur, waar nog een afhandeling/antwoord op dient te komen, met belangrijke gegevens, zoals bijv prijzen, leverafspraak, etc etc dien je de mail op te slaan in

7 de memomelder. Type bij BCC memomelder in. De wordt nu automatisch doorg d naar de memomelder. Ga na verzenden naar de memomelder en selecteer de desbetreffende memo. (deze memo wordt in groen aangegeven). Open de memo en pas bovenaan bij meldingsgegevens de naam van debiteur of crediteur aan. -Indien het om een mail gaat waar geen antwoord op komt maar wel belangrijk is (dus al de mail die je vroeger voor het gemak in je mail box liet staan!!) kun je de mail op de volgende twee manieren opslaan: 1 e mogelijkheid -Sla deze mail op -Klik op CRM save and process -Klik op ja

8 -Je komt nu in bovenstaand overzicht. -Geef bij relatienaam de naam van leverancier of klant aan. -Klik nu de desbetreffende naam aan

9 -Geef nu bij opmerking een omschrijving aan van waar de over gaat. -Klik daarna op eerste blad -De is nu opgeslagen. -Ga terug naar je mailbox -Als de mail klaar is klik je op verzenden. 2e mogelijkheid: Om mail snel op te slaan die activiteit/tijd heeft gekost en daardoor een reden is voor een Schwartzmans medewerker om op te slaan. Hebben we een eenvoudig proces in Microsoft Outlook gebouwd. Per versie kunnen onderstaande screenshots afwijken. Elke medewerker kan zelf voor hem belangrijke hoofdgroepen binnen de MemoMelder selecteren en er een mapje voor aanmaken in Outlook met # teken voor de mapnaam. Sleep vervolgens een ingekomen mail in het juiste #-mapje en klik op de knop Het volgende pop-up scherm komt inbeeld

10 De mail is nu verplaatst naar verwijderde items in Outlook. Door de mail terug te slepen naar je inbox kun je de mail eventueel nog bewerken of beantwoorden. Opgeslagen mails terug vinden: -Ga naar de memomelder op je bureaublad. - Klik op zoek scans -Type bij relatie de naam van de leverancier of klant in.

11 -Klik op de desbetreffende naam. -Bij zoekjaar kun je nog het desbetreffende jaar selecteren. -Bij vrije zoekterm kun je nog invullen of het een faktuur is of correspondentie. Let wel op als je factuur met een c intikt geeft hij resultaat nul. Dus je moet echt faktuur intikken. -Klik daarna op zoek. -Je krijgt nu het overzicht te zien - Door op het vergrootglas te klikken kun je de opgeslagen memo openen en inkijken. Memo melder klacht Als je een klacht hebt, vermeld dit dan goed en duidelijk om een snelle en correcte afhandeling mogelijk te maken. Vermeld duidelijk de gegevens van degene waar de klacht vanaf komt. Naam Telefoonnummer Eventueel To Do (wat nu verder) Naam van wie de klacht heeft aangenomen