bestandsnaam: MAN8 FPMU NLED 3708.doc revisiedatum: softwareversie: 3.7

Transcriptie

1 FacilityPro Manager Gebruikershandleiding bestandsnaam: MAN8 FPMU NLED 3708.doc revisiedatum: softwareversie: 3.7

2

3 Voordat u dit product mag gebruiken dient u akkoord te gaan met de ingesloten Licensieovereenkomst. Als u niet akkoord gaat met de voorwaarden beschreven in de Licentieovereenkomst dient u dit product te retourneren en zal het aankoopbedrag aan u worden gerestitueerd. Systeemeisen: Om FacilityPro Manager te gebruiken heeft u het volgende nodig: 1) Ondersteunde OS (operating systems): Microsoft Windows XP, Windows 2000, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server. Voor Collector module (als de terminals op de site automatisch moeten worden uitgelezen en geconfigureerd) aanbevolen Windows 2003 Server; 2) Ondersteunde Microsoft SQL Server versies: 2000, 2005, 2008 of 2008 R2. Desgewenst kan de Express editie van 2005, 2008 of 2008 R2 worden gebruikt; 3) Min. 512 MB RAM; 4) Per werkstation, inclusief het werkstation waar de collector service draait, minimaal 50 MB vrije hardeschijfruimte voor het programma, extra schijfruimte vereist als op het werkstation de database of rapporten worden opgeslagen; 5) Cd-romspeler; 6) VGA kaart: minimum VGA 640x480, 64K kleuren; 7) Microsoft muis of vergelijkbaar aanwijsapparaat; 8) Voor CardPro module vrije USB poort om PC kaartlezer aan te sluiten; 9) Voor Chipknip module een aansluiting op een netwerk met een door Currence gecertificeerde IP verbinding voor Pinnen en Chippen of een vrije seriële poort om een modem aan te sluiten voor het afstorten van Chipknip gegevens naar Equens; 10) TCP/IP-netwerk en 100 MB netwerkkaart vereist wanneer u FacilityPro Manager op meerdere werkstations wilt laten draaien met één centrale database of de terminals op de site via een netwerk wilt instellen en uitlezen; 11) Software COMET en HP ipaq PDA vereist wanneer u stand-alone terminals op de site wilt kunnen instellen en uitlezen; Voor verdere informatie: Bezoek de Magna Carta Website Magna Carta Chipcard Solutions. Alle rechten voorbehouden. Magna Carta, FacilityPro, FacilityPro Manager, Comet en het FacilityPro Manager logo zijn wettig gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Magna Carta Chipcard Solutions in Nederland en/of andere landen. Alle andere productnamen zijn handelsmerken of wettig gedeponeerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

4

5 INHOUDSOPGAVE OVER DEZE GEBRUIKERSHANDLEIDING INLEIDING FacilityPro Manager Begrippenlijst BEGINNEN FacilityPro Manager opstarten Navigatie Menubalk en toetscombinaties Navigatieknoppen Hyperlinks Indeling van de gegevensschermen Lijst Invoervlak De functieknoppen Velden wijzigen Actieknoppen FacilityPro Manager afsluiten KAARTEN Kaarten Een kaart aanmaken in de database De tabbladen van het gegevensscherm van kaarten Het tabblad Frames Het tabblad Rechten Het tabblad Toegang Het tabblad Autoload Het tabblad Kaartonderhoud Het kaartsaldo wijzigen met PIM Gebruikersgroep, kostenplaats of geldigheidsperiode wijzigen met PIM De waarde van een tokenteller verhogen met PIM Kaarten op de zwarte lijst zetten met PIM Zwarte lijst kaarten en geblokkeerde kaarten weer bruikbaar maken met PIM De waarde van een frame aanpassen met PIM De actieknoppen van het gegevensscherm van kaarten Het aanmaken van een kaarthouder vanaf het gegevensscherm van kaarten: Nieuw.. 55 FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc 3

6 Meerdere kaarten tegelijk aanmaken: Nieuwe reeks Het inlezen van de kaartgegevens: Lezen Het beschrijven van een kaart: Schrijven Het uitgeven van een kaart: Uitgeven Het innemen van een kaart: Innemen Het beheren van de zwarte lijst: Zwarte lijst Het deblokkeren van een kaart: Deblokkeren Het heruitgeven van een kaart: Heruitgeven Het overboeken van het kaartsaldo van de ene kaart naar een andere kaart: Overboeken Het schrijven van een reeks kaarten met het veld Schrijf reeks Naar Euro Kaarthouders Een kaarthouder aanmaken in de database De actieknoppen van het gegevensscherm van kaarthouders Een nieuwe kaart aanmaken voor een kaarthouder: Nieuw Het verwijderen van een kaart van een kaarthouder: Verwijderen Een bestaande kaart toekennen aan een kaarthouder: Selecteren Een kaart schrijven voor een kaarthouder: Schrijven Kaartservice Het wijzigen van het saldo of de geldigheidsperiode van een kaart Het wijzigen van de tellers van de tokens op een kaart Gebruikersgroepen Een gebruikersgroep aanmaken in de database De tabbladen van het gegevensscherm van gebruikersgroepen Het tabblad Rechten De actieknop Tokens Het tabblad Frames Het tabblad Toegang Kostenplaatsen Een kostenplaats aanmaken in de database TERMINALS Terminals Een terminal aanmaken in de database De tabbladen van het gegevensscherm van terminals Het tabblad Producten Invullen welke Producten verkrijgbaar zijn bij een terminal Invullen welke Producten verkrijgbaar zijn bij een terminal met een terminalprofiel De actieknop Producten kopiëren Het tabblad Toegang Het tabblad Status De actieknop Status De actieknop Diagnose FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc

7 Het tabblad Overige De actieknoppen van het gegevensscherm van terminals De actieknop Configureren De actieknop Data uitlezen De actieknop Alles configureren De actieknop Alle data uitlezen De actieknop Chipknip De actieknop USB: configureren en data uitlezen van USB terminals De actieknop ipaq Terminalgroepen Een terminalgroep aanmaken in de database Machinetypes Een machinetype aanmaken in de database De tabbladen van het gegevensscherm van machinetypes Het tabblad Instellingen bedragen De actieknoppen van het gegevensscherm van machinetypes De actieknop Parameter toevoegen De actieknop USB Locaties Een locatie aanmaken in de database Een sublocatie aanmaken in de database Machineleveranciers Een machineleverancier aanmaken in de database PRODUCTEN Terminalprofielen Een terminalprofiel aanmaken in de database De tabbladen van het gegevensscherm van terminalprofielen Het tabbladen Producten Het tabblad Btw gebruikersgroepen De actieknop Alle gebruikersgroepen toevoegen Producten Een product aanmaken in de database Productgroepen Een productgroep aanmaken in de database Rechten Een recht aanmaken in de database Het aanmaken van een korting recht Het aanmaken van een subsidie recht Het aanmaken van een extra betalen recht Het aanmaken van een reductie recht Het aanmaken van een prijsgroep recht FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc 5

8 Het aanmaken van een autoload recht Het aanmaken van een recht om terminals te gebruiken De tabbladen van het gegevensscherm van rechten Het tabblad Productgroepen Het tabblad Terminals TOEGANG Zones Een zone aanmaken in de database Toegangsgroepen Een toegangsgroep aanmaken in de database RAPPORTEN Rapporten genereren Rapporten genereren vanaf het gegevensscherm van rapporten Rapporten genereren vanaf het rapportdashboard Nieuwe rapportontwerpen maken Een overzicht van de standaardrapportontwerpen De tab Rapportage-instellingen De tab Rapportdashboard CONFIGURATIE Site-instellingen Het invoeren van de kerngegevens van de site De actieknop Database loskoppelen De actieknop Kaartsleutel bestand inlezen De actieknop Descriptors wissen De actieknop Logs opschonen De tabbladen van het gegevensscherm van site-instellingen Het tabblad Datum/valuta notatie Het tabblad Systeemvaluta Het tabblad Beveiliging Het tabblad Overige Het tabblad Terminal-configuratie Beheerders Een beheerder aanmaken in de database Beheerdersgroepen Een beheerdersgroep aanmaken in de database Werkstations FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc

9 8.4.1 De tabbladen van het gegevensscherm van werkstations Het tabblad Instellingen Het tabblad Collector De actieknop Start De actieknop Stop De actieknop Log De actieknoppen Uitlezen en Chipknip Het tabblad PC Kaartlezer Het tabblad Servers De actieknoppen van het gegevensscherm werkstations De actieknop Netscan De actieknop Computernaam Tijdstabellen Een tijdstabel aanmaken in de database Frametypes Een frametype aanmaken in de database HELP Foutmeldingen en problemen oplossen Cardconfig: group or site data not complete Cardinterface: no keys for keyversion Card could not be modified/error opening card reader Aantal frames is incorrect Kaart is niet geïnitialiseerd Foute statische handtekening Foute sitesleutels Foute sitecode HET MENU BESTAND Gegevens in de database importeren Kaarten en kaarthouders importeren Gebruikersgroepen en kostenplaatsen importeren Gegevens vanuit de database exporteren De menuoptie Database script uitvoeren De menuoptie Database upgrade HET OPBOUWEN VAN EEN SITE FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc 7

10 Over deze gebruikershandleiding Dit is een gebruikershandleiding voor FacilityPro Manager of FPM (versie MAN8 FPMU NLED 3708.doc), gebaseerd op FPM versie De gebruikershandleiding kan op verschillende manieren gebruikt worden: als leerboek en als naslagwerk. Ook kunt u het op het scherm raadplegen terwijl u met FacilityPro Manager werkt. Wij raden u aan de gebruikershandleiding bij het in gebruik nemen van FacilityPro Manager van begin tot eind door te nemen. U weet dan wat FacilityPro Manager kan en hoe u met het programma moet werken. U kunt het dan in het vervolg als naslagwerk gebruiken als u wilt weten hoe een bepaalde taak uit te voeren. In de tekst treft u vele verwijzigingen, met het nummer van de paragraaf waar u meer informatie vindt over het betreffende onderwerp. Wanneer u deze handleiding op het scherm raadpleegt vanuit FacilityPro Manager klikt u eenvoudig op de verwijzing (paragraafnummer) om direct naar de betreffende paragraaf te gaan. Enkele hoofdstukken zijn voor u minder interessant als ze niet op het elektronische transactiesysteem in uw organisatie van toepassing zijn. Als het systeem door een dealer voor u wordt geïnstalleerd en onderhouden, zult u sommige taken nooit zelf hoeven uit te voeren. De opbouw van de hoofdstukken en paragrafen loopt zoveel mogelijk parallel aan de menu s en menuopties van FacilityPro Manager. In de regel worden de taken die u het vaakst met FacilityPro Manager zult uitvoeren het eerst besproken, terwijl helemaal achter in het boek de taken staan beschreven die maar zelden uitgevoerd behoeven te worden. Het is echter zo, dat bij het in gebruik nemen van het systeem de taken juist in omgekeerde volgorde uitgevoerd zullen worden, en u het boek haast van achteren naar voren zult moeten lezen en uitvoeren om het systeem operationeel te maken. Vaak zal dit door een dealer worden gedaan. Vanwege deze omkeerbaarheid van het boek zult u bij de instructies soms een waarschuwing tegenkomen dat een andere taak (of taken) normaal gesproken aan de huidige taak vooraf dient te zijn gegaan. Wanneer in de tekst opsommingen voorkomen die geen instructies zijn zullen ze zijn genummerd met haken, als volgt: 1) Eerste punt. 2) Tweede punt, enzovoorts. In elk hoofdstuk, behalve de inleiding, zult u instructies vinden voor het uitvoeren van de diversen taken die FacilityPro Manager ondersteunt. Deze instructies hebben altijd een kop die begint met Zo, bijvoorbeeld Zo start u FacilityPro Manager:. De instructies voor die taak worden vervolgens stapsgewijs gegeven, in de volgorde waarin u ze uitvoert, en genummerd met punten, als volgt: 1. Stap Stap 2. 8 FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc

11 3. Stap 3, enzovoorts. In de instructies wordt verondersteld dat u, de gebruiker van FacilityPro Manager, enige ervaring heeft met het gebruik van computers. Voor de volledigheid leggen we hier kort toe wat bedoeld wordt met enkele in de instructies voorkomende begrippen: 1) Klik [knopnaam] betekent: beweeg uw muis naar de aangegeven knop op het beeldscherm en druk op de linker muisknop. De naam van die knop zal met een grijze achtergrond worden weergegeven, zodat hij in de meeste gevallen lijkt op wat er op het scherm zichtbaar is. Voorbeeld: Klik OK. 2) Klik op betekent: beweeg uw muis naar de aangegeven plek op het beeldscherm en druk op de linker muisknop. Bijvoorbeeld: Klik op de tab Toegang. 3) Dubbelklik op betekent: beweeg uw muis naar de aangegeven plek op het beeldscherm en druk tweemaal snel achter elkaar op de linker muisknop. 4) Klik rechts betekent: beweeg uw muis naar de aangegeven plek op het beeldscherm en en druk op de rechter muisknop. 5) Kies zal alleen gebruikt worden bij het kiezen van een menu of menuoptie, en betekent: klik op het aangegeven menu of de aangegeven menuoptie. Het menu of de menuoptie wordt in vette letters getoond. Bijvoorbeeld: Kies menu Kaarten betekent klik op het menu Kaarten. 6) Selecteer betekent: klik op het aangegeven item. Het item zal een blauwe achtergrond krijgen en is nu geselecteerd. Voorbeeld: Selecteer het record dat u wilt verwijderen. 7) Druk op zal altijd betrekking hebben op de toetsen op het toetsenbord. De toetsen hebben het formaat <Tab>. Voorbeeld: Druk op <Tab>. 8) Type betekent: voer met het toetsenbord gegevens in; de te typen tekst zal tussen aanhalingstekens staan en vet zijn afgedrukt. Voorbeeld: Type de naam van de kaarthouder Jan Jansen. FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc 9

12 1 Inleiding In dit hoofdstuk vindt u een algemene introductie tot het softwareprogramma FacilityPro Manager. 1.1 FacilityPro Manager FacilityPro Manager is een software dat is ontwikkeld door Magna Carta Chipcard Solutions BV te Amsterdam voor het efficiënt beheren van een site. Een site is een locatie, bijvoorbeeld een bedrijf of een school, waar men een elektronisch transactiesysteem hanteert. Mensen kunnen er betalen voor producten of diensten bij een FacilityPro terminal met een FacilityPro kaart, een MiniTix betaalsleutel of een Chipknip. Ze kunnen bijvoorbeeld producten kopen uit een snoep-, frisdrank- of koffieautomaat, kopiëren, of toegang verkrijgen tot een parkeergarage. Met FacilityPro Manager, die een onderdeel is van het totale elektronische transactiesysteem, is het mogelijk de dienstverlening op de site efficiënt te beheren en besturen en bovendien de kwaliteit ervan te verhogen en beter op de gebruikers af te stemmen. FacilityPro Manager heeft een modulaire opbouw. De modules PayPro, AccessPro, CardPro, PowerPro, CardPro Interface, PIM, Autoload, MiniTix, Chipknip en de Collector module worden optioneel geactiveerd bij FacilityPro Manager afhankelijk van de opbouw van de site en de wensen van de systeembeheerder. De meeste modules zijn standaard beschikbaar, de modules CardPro en CardPro Interface moeten apart worden aangeschaft. FacilityPro Manager maakt het ook mogelijk nauwlettend in de gaten te houden wat er gebeurt op de site: elke chipkaarttransactie wordt geregistreerd en kan in rapporten overzichtelijk worden weergegeven. PayPro en AccessPro Één of meerdere van de beschikbare terminalmodules zullen altijd actief zijn binnen FacilityPro Manager: PayPro wanneer er op de site betaalterminals zijn en AccessPro wanneer er toegangsterminals zijn. Met FacilityPro Manager kan de beheerder van de site: 1) producten en prijzen definiëren 2) de terminals instellen (betaalterminals, opwaardeerstations en/of toegangsterminals) 3) zones definiëren (een zone heeft één of meerdere toegangsterminals) en de toegang per zone toekennen aan individuele FacilityPro kaarten of aan alle FacilityPro kaarten op de site 4) de omzetgegevens en andere gegevens over het gebruik van de terminals op de site uitlezen 5) eenvoudige rapporten genereren over het gebruik van de terminals met omzettotalen en transactieoverzichten 6) het laatste bekende saldo van een FacilityPro kaart opvragen, bijvoorbeeld van een defecte, verloren of gestolen kaart 7) verloren/gestolen kaarten toevoegen aan een zwarte lijst zodat zij zullen worden geblokkeerd wanneer zij bij een terminal worden aangeboden 8) verschillende autorisatieniveaus instellen per beheerder 10 FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc

13 CardPro De CardPro module biedt de volgende extra mogelijkheden: 1) FacilityPro kaarten lezen 2) nieuwe FacilityPro kaarten beschrijven 3) bestaande FacilityPro kaarten opnieuw beschrijven 4) het saldo op FacilityPro kaarten wijzigen 5) kaarten die zijn geblokkeerd weer bruikbaar maken PowerPro Met PowerPro kunnen kaarthouders worden onderverdeeld in verschillende gebruikersgroepen waardoor het mogelijk wordt de diensten op de site gedifferentieerd aan te bieden. Gebruikersgroepen krijgen bepaalde privileges (die we rechten noemen) toegewezen, zoals het recht bepaalde producten met korting aan te schaffen, of het recht op toegang bij bepaalde toegangspoorten op bepaalde tijden. In het geval van een school zouden bijvoorbeelde gebruikersgroepen studenten en docenten kunnen bestaan en krijgen de docenten het recht op 5 gratis koffie per dag. De PowerPro module biedt de volgende extra mogelijkheden: 1) gebruikersgroepen definiëren om de producten bij betaalterminals op de site gedifferentieerd aan te bieden: de producten worden aan verschillende groepen van gebruikers aangeboden tegen verschillende prijzen of op verschillende tijden 2) privileges (rechten) definiëren, bijvoorbeeld vrije verkoop van, korting op of budget voor bepaalde producten 3) meerdere privileges (rechten) aan iedere gebruikersgroep toekennen 4) de toegang per zone toekennen per gebruikersgroep 5) de kaarten en kaarthouders onderbrengen in verschillende kostenplaatsen, zodat transacties per kostenplaats kunnen worden doorbelast 6) uitgebreide rapporten genereren over het gebruik van de terminals waardoor het mogelijk is nauwlettend in de gaten te houden wat er gebeurt op de site, zoals bijvoorbeeld rapporten over verstrekte kortingen per kostenplaats die voor doorbelasten kunnen worden gestuurd naar de betreffende afdelingen CardPro Interface De CardPro Interface module is nodig wanneer u Facilitypro Manager wilt koppelen met een gangbare desktop kaartprinter en kaartpersonalisatiesoftware om het aanmaken van de kaarten zelf in handen te nemen. PIM (Post Issuance Management) De PIM module maakt het mogelijk om FacilityPro kaarten te wijzigingen zonder de kaarten fysiek in bezit te hebben. Deze wijzigingen kunnen zijn: 1) het kaartsaldo verhogen 2) de gebruikersgroep of kostenplaats waartoe de kaart behoort wijzigen 3) de teller van een token op de kaart verhogen 4) het weer vrijgeven van een kaart die op de zwarte lijst staat of op de zwarte lijst heeft gestaan en is geblokkeerd De wijzigingen worden opgeslagen in de FPM database en uitgevoerd wanneer een kaart bij een terminal wordt ingestoken. FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc 11

14 Autoload De Autoload Server module (ALS) maakt het mogelijk om FacilityPro kaarten automatisch te laten opwaarderen bij de betaalterminals met tegoeden die op een backoffice PC worden opgeslagen, in een bestand afkomstig uit een extern administratiesysteem. Voor elke kaart kan dit een ander bedrag zijn. MiniTix Als MiniTix betaalsleutels bij de terminals van de site worden geaccpteerd is de MiniTix module nodig vereist. Chipknip Als Chipknip kaarten bij de terminals van de site worden geaccpteerd is de Chipknip module nodig voor de communicatie met Equens, tenzij de Chipknip transacties direct vanaf de terminal naar Equens zullen worden gestuurd. Collector De Collector module is nodig voor het automatisch via een netwerk uitlezen en configureren van de terminals op de site. FacilityPro Manager wordt op een site geïnstalleerd op één of meerdere computers, of werkstations. Het hart van FacilityPro Manager is een verzameling gegevens over de site, de database. Zo is er bijvoorbeeld een tabel van kaarthouders met de namen en adresgegevens van alle kaarthouders, een tabel van kaarten met alle relevante informatie per kaart, een terminaltabel met alle terminals/dispensers waar men de kaart kan gebruiken, en een transactietabel met de gegevens over alle transacties die hebben plaatsgevonden. De gebruikers van facilitypro Manager noemen we de beheerders. De mensen die een chipkaart hebben noemen we kaarthouders. Behalve de apparaten waar de kaarthouders hun chipkaart kunnen gebruiken om te betalen of om toegang te verkrijgen, zijn er ook apparaten waar een chipkaart kan worden opgewaardeerd, een nieuwe chipkaart gekocht kan worden, of een chipkaart kan worden ingeleverd. Al deze apparaten noemen wij de dispensers van de site. Elke dispenser is verbonden aan een zogenaamde terminal, die uit twee onderdelen bestaat: 1) Een Magnabox: deze houdt de gegevens over het gebruik van de dispenser bij. De Magnabox communiceert met FacilityPro Manager, met de dispenser en met de kaartlezer. 2) Een kaartlezer (kaart/gebruiker interface): de chipkaarten worden in de kaartlezer gestoken of er voor gehouden. De kaartlezer kan een Atlas 4 of een andere kaartlezer zijn. De meeste kaartlezers hebben een scherm waarop de kaarthouder de nodige instructies en informatie kan lezen. De kaartlezer communiceert alleen met de Magnabox. Om de hierboven opgesomde taken te kunnen uitvoeren moet FacilityPro Manager kunnen communiceren met de terminals op de site. Dit gebeurt in de meeste gevallen via een TCP/IP netwerk, of via een PSTN of GSM/GPRS modem. De Collector module van FacilityPro Manager 12 FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc

15 leest automatisch de gegevens van de terminals op gezette tijden uit. Deze module wordt op een PC geïnstalleerd (geadviseerd wordt een Windows Server PC), en draait als een service. Met terminals die niet aan een netwerk zijn verbonden (stand-alone terminals) wordt de communicatie tussen FacilityPro Manager en de terminals gerealiseerd via een USB-stick of met een PDA (Personal Digital Assistant) Pocket PC met de door Magna Carta ontwikkelde software COMET voor PDA 1. Bij de Magna Carta terminals kunnen transacties worden gedaan met de Chipknip, de open bancaire chipkaart voor de Nederlandse markt. Ook kan gebruik worden gemaakt van de FacilityPro kaart, een chipkaart van het gesloten elektronische transactiesysteem dat is ontwikkeld door Magna Carta. In het geval er gebruik wordt gemaakt van Chipknip moeten de betalingen worden afgestort naar de bank. Dit kan worden gedaan met de Chipknip module van FacilityPro Manager, of door direct afstorten vanaf de terminals naar de bank door de ingebouwde Chipknip terminalsoftware. FacilityPro Manager software wordt voor elke site geparametriseerd, geconfigureerd en op locatie geïnstalleerd. De database bevat dan alle op de site geïnstalleerde terminals, de juiste producten, prijzen, kaarten, kaarthouders, gebruikersgroepen, kostenplaatsen, rechten enz. FacilityPro Manager kan altijd met elk van de beschreven modules worden uitgebreid. In Figuur 1-1 wordt een site schematisch weergegeven. 1 Deze oplossing is verouderd en niet meer leverbaar, maar nog in gebruik bij sommige klanten FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc 13

16 Figuur 1-1 Opbouw van een site 1.2 Begrippenlijst Deze opsomming van begrippen die u zult tegenkomen bij het beheren van een site kunt u vluchtig doornemen om een indruk te krijgen van de opbouw van een site, maar meer nog zult u hem gebruiken om, wanneer u een begrip tegenkomt in de rest van de gebruikershandleiding waarvan het u niet duidelijk is wat ermee bedoeld wordt, op te zoeken wat dat begrip betekent. 1) Autoload: het automatisch opwaarderen van kaarten wanneer die worden ingestoken bij een terminal. De Autoload Server module (ALS) maakt het mogelijk om FacilityPro kaarten automatisch te laten opwaarderen bij de betaalterminals met tegoeden die op een backoffice PC worden opgeslagen, in een bestand afkomstig uit een extern administratiesysteem. Voor elke kaart kan dit een ander bedrag zijn. 14 FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc

17 2) Beheerder: iemand die gerechtigd is om met FacilityPro Manager te werken. Hij/zij heeft een loginnaam en een wachtwoord om in te kunnen loggen met FacilityPro Manager. 3) Beheerdersgroep: een groep beheerders met hetzelfde autorisatieniveau binnen FacilityPro Manager. 4) Blokkeren: het onbruikbaar maken van een kaart. Dit wordt gedaan door de terminal als een kaart die op de zwarte lijst staat bij een terminal/dispenser wordt gebruikt. 5) Chipknip: een open elektronisch transactiesysteem voor de Nederlandse markt onder beheer van Equens. Als Chipknip kaarten bij de terminals van de site worden geaccpteerd is de Chipknip module nodig voor de communicatie met Equens, tenzij de Chipknip transacties direct vanaf de terminal naar Equens zullen worden gestuurd. Terminals die Chipknip accepteren zijn alleen beschikbare voor de Nederlandse markt. Chipknip zal worden uitgefaseerd en zal na niet meer bruikbaar zijn. 6) Collector: een module van FacilityPro Manager die op gezette tijden, bijvoorbeeld elk uur, via het netwerk verbinding zoekt met de terminals van de site om de gegevens over het gebruik van de site te verzamelen (terminaldata) en om wijzigingen in de configuratie van de terminals door te geven. De collector draait op één van de werkstations van de site. Vaak is dat een werkstation die alleen voor het vervullen van de collectorfunctie wordt gebruikt, en noemen we dat werkstation zelf wel de collector. 7) Configuratie: het geheel aan gegevens die de terminal nodig heeft om goed te functioneren (o.a. prijzen van producten, zwarte lijst, informatie over rechten). 8) Database: een verzameling tabellen met alle gegevens die FacilityPro Manager nodig heeft om te kunnen functioneren. In de database worden ook de transactiegegevens opgeslagen. 9) Deblokkeren: het weer bruikbaar maken van een geblokkeerde kaart. Daartoe wordt de kaart opnieuw beschreven door een PC kaartlezer. 10) Dispenser: een apparaat waar één of meer producten verkregen kunnen worden. Dat wil zeggen: waar producten gekocht kunnen worden (bijv. kopieermachine, kassa, verkoopautomaat), waar toegang verkregen kan worden (bijvoorbeeld deur), of waar een kaart gekocht, opgewaardeerd of ingeleverd kan worden (opwaardeerstation). Elke dispenser is gekoppeld aan een terminal. 11) FacilityPro: een 'gesloten' elektronisch transactiesysteem ontwikkeld door Magna Carta. FacilityPro Manager kan worden gebruikt om sites te beheren waar transacties worden uitgevoerd met FacilityPro kaarten, MiniTix betaalsleutels en/of Chipknip. 12) Frame: een geheugenruimte op een kaart die kan worden gebruikt voor het opslaan van door de beheerder vrij te definiëren gegevens, bijvoorbeeld de gebruikersgroep van de kaarthouder, zijn bloedgroep, het sitenummer van de site, tekst, een lidmaatschapsnummer om de kaart ook aan andere systemen te koppelen (bijvoorbeeld bibliotheek) of andere medische gegevens. Om te bepalen welke informatie in een frame zal worden geschreven, wordt een frametype aan het frame toegekend. 13) Frametype: in een frametype record wordt vastgelegd welk type informatie (tekst, numeriek, enz.) in de frames zal worden geschreven waaraan dat frametype wordt toegekend. Dit kan informatie zijn die uit de database wordt gehaald, of informatie die door de beheerder wordt ingetypt. Een frametype wordt meestal toegekend aan een frame van alle kaarten van een bepaalde gebruikersgroep, maar kan ook worden toegekend aan een frame van een specifieke kaart. 14) Gebruikersgroep: een groep kaarthouders met dezelfde rechten. FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc 15

18 15) Gepersonaliseerd: betekent dat de gegevens van een kaart in de database ook daadwerkelijk op een kaart zijn geschreven. Een gepersonaliseerde kaart bestaat dus niet alleen in de database, maar ook fysiek. 16) Handterminal: een palmtopcomputer (ook wel PDA genoemd: Personal Digital Assistant) die wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen tussen FacilityPro Manager en terminals die niet via een netwerk met FacilityPro Manager kunnen communiceren. 17) Heruitgeven: een aanmaken van een nieuw kaartrecord voor de geselecteerde kaart met hetzelfde kaartnummer en een uitgiftenummer 1 hoger dan het huidige uitgiftenummer. Dit kan nuttig zijn als een kaart verloren of gestolen is of onbruikbaar is geworden en men hetzelfde kaartnummer voor een bepaalde kaarthoduer wil gebruiken. De kaart met het huidige uitgiftenummer wordt op de zwarte lijst geplaatst. 18) Innemen: het uit het systeem halen van een kaart. Dit wordt gedaan door de gegevens op de kaart te wijzigen zodat de kaart onbruikbaar wordt. Ingenomen kaarten kunnen opnieuw worden gebruikt (ze worden dan opnieuw gepersonaliseerd en uitgegeven) of vernietigd. Een ingenomen kaart blijft in de database bestaan (met kaart status no card ) totdat het record uit de tabel van kaarten wordt verwijderd. 19) Kaart: een chipkaart. 20) Kaart/gebruiker interface: het deel van een terminal dat de interface vormt tussen de kaarthouder en de terminal. Wordt meestal kaartlezer genoemd. De kaartlezer is aan de Magnabox gekoppeld en stuurt en ontvangt relevante informatie van en naar de Magnabox. FacilityPro terminals hebben een Atlas 4 kaartlezer. De kaarthouder steekt zijn kaart in de kaartlezer en kan op het scherm van de kaartlezer de nodige instructies en informatie lezen (niet alle kaartlezers hebben een scherm). De kaartlezer leest kaarten, bijvoorbeeld het kaartnummer, het saldo en de tokens op de kaart. De kaartlezer beschrijft ook kaarten, bijvoorbeeld een gewijzigd saldo na een transactie, of om een kaart te blokkeren die op de zwarte lijst staat. 21) Kaarthouder: bezitter van een kaart. 22) Kaartlezer: zie kaart/gebruiker interface. 23) Kaartonderhoud: een tabblad van het gegevensscherm van kaarten dat zichtbaar is als de PIM module actief is, waarop elke PIM wijziging zichtbaar is en ook de status van die wijziging. 24) Kaartstatus: een veld van de tabel van kaarten dat aangeeft of een kaart al dan niet is gepersonaliseerd, is uitgegeven, op de zwarte lijst staat, of is geblokkeerd. Als de kaart alleen in de database bestaat, en niet als fysieke kaart, zal de kaartstatus no card zijn. 25) Kostenplaats: een indeling van de kaarthouders voor budgetdoeleinden die het mogelijk maakt een koppeling te maken met financiële administraties of automatische factureringssystemen van derden. FacilityPro Manager kan rapporten genereren over de transacties per kostenplaats en over de omzet per kostenplaats. 26) Locatie: de plaats op de site waar een terminal en de bijbehorende dispenser staan. 27) Machineleverancier: het bedrijf dat de dispenser heeft geleverd. 28) Machinetype: een type dispenser. Er kunnen op de site meerdere terminals zijn met dispensers van hetzelfde machinetype. 29) MiniTix: MiniTix is een (mobiele) betaalmethode ontwikkeld door de Rabobank die het mogelijk maakt te betalen vanaf een online MiniTix portemonnee. Terminals die MiniTix accepteren zijn alleen beschikbare voor de Nederlandse markt. 30) Opwaardeerstation: een dispenser waar een kaarthouder een kaart kan kopen, inleveren of opwaarderen. 16 FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc

19 31) Opwaarderen: het verhogen van het saldo op een kaart. 32) PC kaartlezer: een hardware dat kan worden gekoppeld aan een werkstation en dat kaarten kan lezen en schrijven. 33) Personaliseren: het schrijven van de kaartgegevens van een record van de tabel van kaarten op een fysieke kaart. Een gepersonaliseerde kaart bestaat dus niet alleen in de database, maar ook fysiek. Wanneer een kaart is gepersonaliseerd is het gekoppeld aan een gebruikersgroep en een kostenplaats, en eventueel ook aan een kaarthouder. Een gepersonaliseerde kaart kan uitgegeven worden, d.w.z. aan een persoon worden uitgereikt. Kaarten kunnen worden gepersonaliseerd met een PC kaartlezer of door de fabrikant van de kaarten. 34) PIM: Post Issuance Management. De PIM module van FacilityPro Manager maakt het mogelijk om FacilityPro kaarten te wijzigingen zonder de kaarten fysiek in bezit te hebben. Deze wijzigingen kunnen zijn: het kaartsaldo verhogen, de gebruikersgroep of kostenplaats waartoe de kaart behoort wijzigen, de teller van een token op de kaart verhogen of het weer vrijgeven van een kaart die op de zwarte lijst staat of op de zwarte lijst heeft gestaan en is geblokkeerd. 35) Pollen/polronde: de collector voert op gezette tijden een polronde uit. De collector zoekt dan verbinding met de terminals die op het netwerk zijn aangesloten (voor de andere terminals wordt het pollen handmatig gedaan met een handterminal) en haalt de transactiegegevens op (en eenmaal per dag ook de tellers met o.a. omzettotalen, zowel de interim- als de cumulatieve tellers). In geval er wijzigingen in de configuratie voor die terminal zijn aangebracht sinds de vorige polronde geeft de collector deze nieuwe configuratie tevens aan de terminals door. 36) Preset periode: een lengte in de tijd waarna een recht steeds opnieuw gegeven wordt. Voorbeeld: In 5 gratis koffie per dag is de preset periode een dag. 37) Product: een dienst of product die bij een terminal/dispenser door een kaarthouder verkregen kan worden, al dan niet tegen betaling. Voorbeelden van een product zijn: een fotokopie, een kop koffie, toegang tot de bibliotheek, enz. Soms kan een product alleen verkregen worden als aan de kaarthouder een recht toegekend is voor de productgroep waartoe die product behoort. Dit recht wordt dan vertegenwoordigd door een token op de kaart. 38) Productgroep: een verzameling producten die bij elkaar horen. Rechten worden toegekend op basis van productgroep, dus men zal bij het bepalen van de productgroepen rekening moeten houden met de rechten die men wil toekennen aan de verschillende gebruikersgroepen. 39) Rapport: een rapport over de gegevens of het gebruik van de site, dat FacilityPro Manager op elk moment kan genereren met de meest recente gegevens uit de database. 40) Rapportdashboard: een gebruikersinterface om het uirdraaien van rapoprten heel eenvoudig te maken voor beheerders die niet bekend zijn met FacilityPro Manager en het programma alleen gebruiken om rapporten uit te draaien. 41) Recht: legt het recht vast om de producten van bepaalde productgroepen met korting (tegen een bepaald percentage van de standaard ingestelde prijs), met een prijsreductie, tegen een andere prijs of op subsidie te verkrijgen of er een toeslag voor te moeten betalen, of om bepaalde terminals te mogen gebruiken, of om kaarten op te waarderen bij een autoload terminal. Een recht kan een tijdstabel bevatten om aan te geven wanneer het recht geldig is en een tijdstabel om een preset periode te definiëren. Een recht wordt toegekend aan een of meerdere gebruikersgroepen. FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc 17

20 42) Record: een informatie-eenheid uit een tabel. Elk record vertegenwoordigt een entiteit en bestaat uit velden waarin de gegevens van die entiteit zijn opgeslagen. Zo is er in de tabel van kaarthouders een record voor elke kaarthouder, in de transactietabel een record voor elke transactie, in de terminaltabel een record voor elke terminal, enz. 43) Site: de organisatie waar het elektronische transactiesysteem wordt gebruikt. 44) Tabel: een verzameling gegevens van dezelfde aard. Een tabel bestaat uit records. Alle tabellen samen vormen de database. Er zijn bijvoorbeeld tabellen van kaarthouders, transacties, rechten, terminals, kaarten, enz. 45) Terminal: een terminal bestaat uit een Magnabox en een kaartlezer, en is verbonden aan een dispenser op de site. Een kaarthouder steekt zijn kaart in de kaartlezer om een product te verkrijgen. De Magnabox leest de informatie op de kaart en laat de dispenser producten verkopen of verlenen aan de kaarthouder volgens de bepalingen op zijn kaart. Verder bewaart de terminal (in de Magnabox) alle relevante informatie over de transacties die plaatsvinden en houdt een groot aantal tellers bij, o.a. de totale omzet in geld en per product. Omdat de geheugenruimte in de Magnabox beperkt is (maximaal 4000 transacties 2 ), wordt de terminal op gezette tijden gepold (zie pollen/polronde), waarbij de gegevens van de terminal worden opgehaald door de collector of met een handterminal en in de database worden opgeslagen. Een terminal ontvangt bij het pollen ook informatie van FacilityPro Manager, zoals gewijzigde prijzen van producten, gewijzigde rechten van gebruikersgroepen, een update van de zwarte lijst, enz. Deze informatie noemen wij de configuratie van de terminal. 46) Terminaldata: de gegevens die uit de terminals gelezen worden, ofwel door de collector via het netwerk, ofwel met behulp van een handterminal. De terminaldata bestaan uit transactiegegevens en de gegevens uit de tellers in de Magnabox (tellerstanden). De tellers bevatten onder andere gegevens over omzettotalen per product, per gebruikersgroep, totaal aantal transacties, enz. De interim tellers houden alle totalen bij vanaf de vorige keer dat de tellers warden uitgelezen. Zij worden bij elke uitlezing op 0 gezet. De cumulatieve tellers houden alle totalen bij vanaf het in gebruik nemen van de Magnabox, of vanaf het het op 0 zetten van deze tellers (dit gebeurt o.a. bij een software-update). De terminaldata wordt op gezette tijden opgehaald van de terminals, bijvoorbeeld elk uur de transactiegegevens en één maal per dag, week of maand ook de tellerstanden. 47) Terminalgroep: een verzameling terminals van dezelfde aard. FacilityPro Manager kan rapporten genereren over het gebruik van de terminals per terminalgroep. Men zou de terminals bijvoorbeeld kunnen indelen naar functionaliteit: kopieermachines, toegangsterminals, opwaardeerstations, enz. 48) Tijdstabel: geeft aan gedurende welke tijd iets geldig is (bijvoorbeeld een recht) of na hoeveel tijd iets gebeuren moet (bijvoorbeeld het opnieuw toekennen van een dynamisch recht). 49) Toegangslijst: een lijst van kaartnummers die wordt gestuurd naar de toegangsterminals als een onderdeel van hun configuratie. Wanneer een kaarthouder zijn kaart invoert, zal de toegangsterminal alleen toegang verlenen als het kaartnummer van die kaart op de toegangslijst van die toegangsterminal staat. 2 Voor terminals met een MBX2 Magnabox met firmwareversie lager dan 3.90 geldt dat er geheugenruimte voor 1000 transacties is en voor Magnaboxen in oudere terminals met een MBX1 Magnabox is de geheugenruimte 500 transacties. 18 FacilityPro Manager gebruikershandleiding, MAN8 FPMU NLED 3708.doc