Aan alle externe relaties van Gilde Amersfoort

Transcriptie

1 Jaarverslag 2015

2 Voorwoord Aan alle externe relaties van Gilde Amersfoort Voor u ligt het jaarverslag 2015 van de Stichting Gilde Amersfoort. Wij wensen u veel leesplezier! Met vriendelijke groet, Aloys Michielsen secretaris Stichting Gilde Amersfoort 2

3 Bestuur Het bestuur van de Stichting Gilde Amersfoort bestond per 31 december 2015 uit de volgende medewerkers. Achter hun namen staan ook de eventueel extra toegekende taakgebieden vermeld. Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Lid: Annelies Roozen Aloys Michielsen Bert Dijkman Harriët Schutter Lid: vacature externe contacten kantoor + inzet gidsen + ICT sociale zaken + werkgroep opleiding en kwaliteit + Productontwikkeling P.R. Financiën Secretariaat De Stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel voor Gooi, Eem en Flevoland onder nummer Het bestuur heeft in 2015 maandelijks vergaderd. Iedere maand verstuurt de secretaris de bestuursberichten waarmee de gildemedewerkers geïnformeerd worden over alle ontwikkelingen binnen het Gilde. Per 31 december waren er 58 gidsen en 15 kantoormedewerkers actief. De uitgaven in het afgelopen boekjaar bleven binnen de begroting, in combinatie met de inkomsten resulteert de jaarrekening in een batig saldo. Uit de balans per blijkt dat Gilde Amersfoort financieel gezond is en dat het financiële beleid geen bijstelling behoeft. 3

4 Public Relations In 2015 vergaderde de pr commissie zes keer en hield bovendien drie keer een brainstorm. De pr commissie heeft zich voortdurend afgevraagd op welke wijze vernieuwingen kunnen bijdragen aan de naamsbekendheid van Gilde Amersfoort. Zo werd en wordt nog gewerkt aan de productie van zogenaamde één minuut filmpjes voor op de website. De nieuwsbrief, die twee keer per jaar werd verstuurd lijkt weinig effect te sorteren, hoewel het niet echt te meten is. De nieuwsbrief is in het najaar niet verstuurd. Dit jaar kwam Gilde Amersfoort nauwelijks met berichten, nieuws en informatie in de krant, ondanks herhaalde pogingen. Het is o.a. afhankelijk van de willekeur van de redacties of berichten de papieren editie van de krant halen. Positieve uitzondering was het paginagrote artikel in het voorjaar, toen het Gilde bijna zeshonderd leden van een heemkundevereniging rondleidde. Contacten met collega organisaties en VVV zijn zondermeer zeer goed en worden zorgvuldig onderhouden. Leden van de commissie nemen deel aan het tweemaandelijks Toeristisch Overleg met de VVV, Citymarketing en de andere toeristische ondernemers in de stad. Er is gewerkt aan een marketingplan. De focus lag daarbij op de pr. Voor de verdere ontwikkeling van een goed marketingplan wordt de nieuwe beleidsnota en bestuursvisie afgewacht. Onderdeel van een goede publiciteit is ook verzorgde kleding voor de vrijwilligers. Er is een kledingcommissie in het leven geroepen die onderzoek doet zodat te zijner tijd een goede multifunctionele jas kan worden aangeschaft. Folders zijn weer selectief, maar toch behoorlijk breed verspreid. De commissie besloot dat de nieuwe zomerfolder voor 2016 voor een deel ook in het Engels zal worden uitgevoerd. 4

5 ICT Externe website ( Onze provider (NedLinux) biedt niet meer de mogelijkheid om bezoekersstatistieken op te vragen. Dus over het aantal bezoekers in 2015 kan niets worden vermeld. Er wordt gekeken naar een andere mogelijkheid. Via de website zijn 172 rondleidingen aangevraagd. 436 gasten hebben na hun rondleiding of torenbeklimming een uitnodiging gekregen om een enquête in te vullen. 231 (=53%) heeft dat ook gedaan. Interne website (gilde.gildeamersfoort.nl) De interne website trekt gemiddeld 12 bezoekers per dag. 14 medewerkers hebben de interne website in 2015 meer dan 100 keer bezocht met als topper één medewerker met 480 bezoeken. Populaire items zijn: aantallen wandelaars eigen wandelingen van gidsen gegevens Gilde medewerkers documenten (beschrijvingen wandelingen e.d.) handleiding ten behoeve van kantoormedewerkers wegwijs in de binnenstad Elektronisch aankondigingsbord Werkt nog steeds naar tevredenheid. Boekingssysteem Aan het boekingssysteem is in 2015 weinig gebeurd. Het systeem is blijkbaar redelijk uitontwikkeld. 5

6 Sociale zaken en binding medewerkers Overzicht lezingen en bijeenkomsten: 9 januari 11 februari Nieuwjaarsbijeenkomst Lezing door Bert Rouwhorst: De Onze Lieve Vrouwe Toren met zijn 100 klokken 16 maart Voorjaarsbijeenkomst 22 april Lezing door Francien Snieder: Ruimtelijke ontwikkeling van Amersfoort van de 11e tot in de 16e eeuw. 7 oktober Lezing door Wim Sweers: Magie en Hekserij. 3 november Lezing door Prof. D. de Vries: Torenbouw in de Late Middeleeuwen. 25 november Najaarsbijeenkomst. Alle bijeenkomsten zijn afgesloten met een borrel in t Filmhuys. In de zomer is er tweemaal alleen een borrel geweest. Jaarlijks uitje Dit vond plaats op 20 mei in Elburg. In Elburg is een stadswandeling gemaakt en er kon gevaren worden op het Drontermeer. Werkgroep Vonk: Er is een nieuwe werkgroep samengesteld (Vonk: visionair onvervaard naar kwaliteit), een werkgroep die zich bezig gaat houden met het lezingenprogramma. 6

7 Werving, opleiding en kwaliteit Opleiding: Er is dit jaar een opleiding gestart met 12 deelnemers. Na een informatiebijeenkomst op 17 september, waarbij alle mensen die op de wachtlijst stonden zijn uitgenodigd, zijn er door de opleiders individuele gesprekken gevoerd met de kandidaten. De opdracht van het bestuur was 12 mensen op te leiden. Er waren meer aanmeldingen, zodat een keuze gemaakt moest worden. De opleiding is gestart op 15 oktober en duurt tot eind februari Er is nu nog een wachtlijst van aspirant gidsen. Vier mensen zijn opgeleid voor kantoormedewerker Nascholing: De opleiders hebben voorgesteld om tussen april en september 2015 met iedere gids een keer mee te lopen. Het meelopen gebeurt tijdens aanloopwandelingen omdat de deelnemers niet tot een vaste groep behoren. De opleider loopt incognito mee, hij/zij is een deelnemer aan de wandeling. Na afloop wordt geëvalueerd.. Training Engels: Op een drietal dagen in maart en april 2016 is een training Engels gegeven. De docente, Alison Petersen, heeft een aantal jaren geleden ook zo n training gegeven. Aangeschreven zijn die gidsen die volgens hun opgave een rondleiding in het Engels kunnen geven en die de vorige keer niet mee hebben gedaan. Het was een kleine groep (wens van de docente) die de training als zeer zinvol heeft ervaren. Er bestond al een lijst met relevante uitdrukkingen en woorden die n.a.v. deze bijeenkomst is uitgebreid. Die lijst kan steeds geraadpleegd worden. 7

8 Productvernieuwing Inzet gidsen Themawandelingen(licentiewandelingen): Omdat de belangstelling voor de themawandelingen terugloopt, is er een bijeenkomst geweest met alle licentiecoördinatoren. Suggesties ter verbetering zijn gedaan, en deels nu al uitgevoerd. Besloten is de wandeling door Kattenbroek te schrappen. Er is te weinig belangstelling voor. De afspraak is dat de verantwoordelijkheid voor de themawandeling bij de coördinator ligt en dat er van hem/haar initiatief verwacht wordt Inzet gidsen Alle gidsen hebben opgegeven hoeveel wandelingen ze zouden willen lopen. De gerealiseerde aantallen wandelingen leiden tot een gemiddelde score van 108% van het aantal gewenste wandelingen voor ieder. Wandelen op aanloop Het hele jaar is er een stadswandeling op aanloop geweest om uur. Van 1 maart tot 31 oktober is er ook gewandeld op aanloop om uur. In die periode op de zaterdagen was er ook een extra aanloopwandeling om uur vanaf de toren. Totaal zijn dat 648 stadswandelingen op aanloop, inclusief de avondwandelingen in december. We hebben met deze wandelingen 3579 wandelaars rondgeleid. Dat zijn er gemiddeld 5,5 per keer. Ook op de toren zijn we actief geweest, 162 torenbeklimmingen (inclusief de Beiaardbeklimmingen) met totaal 1571 gasten, een gemiddelde van meer dan 9 gasten per keer. De wandeling op aanloop in en rond de St. Joriskerk was weinig succesvol: 8 wandelaars bij 7 wandelingen. Ook Gezicht op Amersfoort was geen succes, 1 keer 20 deelnemers en 11 keer 0 deelnemers. Vooral de stadswandelingen op aanloop en de torenbeklimmingen zijn weer succesvol geweest. De intensieve samenwerking met de VVV en de Stichting Onze Lieve Vrouweplein is hierbij van belang. 8

9 Realisatie wandelingen Samenspraak Kantoor In 2015 zijn er gasten rondgeleid. Het merendeel daarvan heeft een stadswandeling gemaakt: gasten hebben de toren beklommen. Ook de Koppelpoort is populair: 1543 gasten kwamen speciaal daarvoor. Kwaliteit Er is vier maal medewerkersoverleg geweest. Een belangrijk aandachtspunt bij dit overleg blijft de communicatie tussen alle medewerkers. Handboek Er is veel aandacht besteed aan het goed beschrijven van alle procedures om boekingen in te voeren en alle belanghebbenden van de goede informatie te voorzien. In 2015 hebben Friek Herfst en Liesbeth Oosterom Samenspraak geleid met laatstgenoemde als aanspreekpunt. In de loop van 2015 zijn ongeveer 46 buitenlandstaligen bereikt. De voornaamste herkomstlanden waren nog steeds Turkije, Iran en Afhanistan. Een klein overzicht : Midden Oosten :15 mensen Oost Europa : 10 mensen Afrika : 8 mensen Turkije : 5 mensen Verre Oosten : 4 mensen Overigen : 4 mensen ( Jamaica, Brazilië, Peru en Albanië ). Op dit ogenblik hebben we 64 vrijwilligers, die in wisselende perioden actief zijn. De stroom nieuwe vluchtelingen uit Syrië en Afrika zit nog in de procedure. We verwachten hiervan hulpvragers te krijgen in de loop van Het is gebruikelijk dat er overleg is tussen bestuursleden van het Gilde en de coördinatoren van Samenspraak over de stand van zaken. 9

10 Financiële bijlage bij jaarverslag 2015 Het boekjaar 2015 wordt afgesloten met een positief resultaat van ,- en een vermogen van ,-. Ten opzichte van 2014 is het vermogen toegenomen met ± 19%. In tegenstelling tot 2014 zijn de boekingen t.l.v. en de toevoegingen aan de voorzieningen via de resultatenrekening gelopen en niet, zoals in 2014, direct op het vermogen gemuteerd. Om de voorzieningen op het gewenste niveau te houden is een bedrag van ,- vanuit het exploitatiesaldo aan de voorzieningen toegevoegd. Het exploitatiesaldo, de opbrengsten minus de kosten, sluit met een positief saldo van ,-. Dit is een toename t.o.v van ruim 33%. Deze ontwikkeling wordt veroorzaakt door een minimale stijging van de opbrengsten met 0,47% en een forse daling van de kosten met 12%. De details van de opbrengsten en kosten van 2015 (en de vergelijkende cijfers van het voorgaande boekjaar 2014) staan vermeld op de resultatenrekening. De indeling van de kostensoorten wordt per 1 januari 2016 zodanig aangepast dat dit beter aansluit bij de budgetten van de verschillende portefeuillehouders. Verder is het is wenselijk om in 2016 het boekingssysteem zodanig aan te passen dat een effectieve controle op contant ontvangen wandelgelden mogelijk wordt.

11 Balans per Activa Passiva ING kwartaalrekenin g Vermogen ING spaarrekening Voorzieningen ING betaalrekening Te betalen facturen Kas Te betalen btw Te ontvangen facturen Te ontvangen rente Overige vorderingen Resultatenrekening Opbrengsten Kosten Exploitatieresultaat Toevoegingen voorzieningen Resultaat