Inhoud. Deelnemers. Administrators. Aan de slag 3. Projecten starten 12. Het grote geheel zien 6. Resourceplanning 13.

Transcriptie

1 Zo werkt het

2 Inhoud Deelnemers Aan de slag 3 Een gebruikersaccount creëren 3 Inloggen 3 Uw Projectplace aanpassen 3 Het grote geheel zien 6 Controle hebben over uw projecten 6 Wat is er gebeurd in het project? 6 De belangrijkste informatie vinden 6 Samen plannen 4 Controle hebben 4 Uw werk structureren 4 Wie doet wat? 4 Het werk visualiseren 5 Actie ondernemen 5 Delen & communiceren 8 Uw bestanden delen 8 Discussies binnen het team 9 Zo werkt Discussies 9 Uw vergaderingen organiseren 10 Uw collega s online ontmoeten 10 Administrators Projecten starten 12 Een nieuw project starten 12 Inhoud geven aan het project 12 Het projectoverzicht updaten 12 Projectdeelnemers uitnodigen 12 Resourceplanning 13 Resources efficiënt inplannen 13 Wat is BlueAnt? 13 Wat doet BlueAnt voor u? 13 Uw projecten sturen 14 De administratie 14 Projecttemplates gebruiken 14 Collega s inlichten 14 Alles onder controle 14 Organisatorisch overzicht 15 De voordelen van gebundelde kennis 15 Een overzicht over alle projecten 15 Vereenvoudigen 11 Op pad 11 Efficiënt werken 11 2

3 Aan de slag Een gebruikersaccount creëren Om deelnemer in een project op Projectplace te worden, moet u uitgenodigd worden voor het project. Zodra u uw uitnodiging heeft gekregen, kunt u een gebruikersaccount aanmaken door te klikken op de link in de . Als u met een PC werkt kunt u later onze plug-in installeren. Dit programmaatje maakt het mogelijk snel in te loggen op Projectplace en vereenvoudigd het beheer van uw documenten aanzienlijk. Inloggen U kunt inloggen op Projectplace via: onze homepage een link in een , bijvoorbeeld een Vergaderverzoek, Geboekte vergadering of een Documentenreview. Uw Projectplace aanpassen In Instellingen beheert u alles wat met uw gebruikersaccount te maken heeft. De informatie en instellingen zijn persoonlijk en hebben geen invloed op anderen in het project. U kunt: uw contactinformatie up-to-date houden een profielfoto uploaden de taal in de interface aanpassen uw adres en wachtwoord veranderen snelkoppelingen weghalen van Mijn overzicht de instellingen voor rode vlaggen aanpassen de instellingen voor Activiteitsrapporten aanpassen aangeven welke projecten u wilt zien in uw projectmenu aangeven welke applicaties toegang kunnen krijgen tot uw account. U vindt Instellingen in de navigatiebar bovenaan uw beeldscherm. Klik op het persoonsymbool in de rechterbovenhoek van uw beeldscherm en kies Instellingen om uw instellingen te wijzigen. Er wordt een nieuw venster geopend waar u de volgende tabbladen vindt: Instellingen Persoonlijke details Gebruikersaccount Berichtgeving Verbindingen 3

4 Het grote geheel zien 4 Controle hebben over uw projecten Op Mijn Projectplace vindt u Mijn overzicht en Tijdrapportage terug. Mijn overzicht is een samenstelling van informatie van al uw projecten. Hier ziet u al uw snelkoppelingen, links naar documenten waaraan u het laatst heeft gewerkt en snelkoppelingen naar verschillende tools in uw projecten. U ziet hier ook een lijst met uw opdrachten zoals uitnodigingen voor vergaderingen, komende vergaderingen, taken, issues, documentenreviews en komende mijlpalen. Handig, want zo mist u deze belangrijke opdrachten niet. U kunt van hieruit ook online vergaderingen starten of eraan deelnemen. In het tabblad Tijdrapportage kunt u voor elke taak waar u verantwoording voor draagt tijd rapporteren. Waar u zich ook bevindt in Projectplace, u kunt altijd terugkeren naar Mijn Projectplace. U hoeft hiervoor alleen maar op het huissymbool in de navigatielijst te klikken. vergaderingen taken mijlpalen issues Wat is er gebeurd in het project? Wat is er gebeurd in uw project? En wie heeft er veranderingen aangebracht in het document? De volgende functionaliteiten helpen u uw project te volgen: Activiteitenrapporten dagelijkse en/of wekelijkse automatische rapporten van projectactiviteiten. Rode vlaggen wijzen op een verandering in het project, bijvoorbeeld in de afgelopen zeven dagen of sinds u de vlaggen voor het laatst gewist hebt. Versiemanagement een document wordt automatisch met een nieuw versienummer opgeslagen zodra het gewijzigd wordt. De belangrijkste informatie vinden Het Projectoverzicht toont de belangrijkste informatie m.b.t. het project. De projectdeelnemers kunnen informeren, vragen, discussiëren en de volgende onderwerpen zien: de projectdoelstellingen Documentgeschiedenis laat zien wat er met het document gebeurd is. de tijdlijn met alle projectstappen de projectbeschrijving belangrijke documenten belangrijke data gepland werk discussies

5 Projectoverzicht 1. Navigatiebar 6. Deelnemers 2. Tijdlijn 7. Gepland werk 3. Tools 8. Discussies 4. Toolbar 9. Instellingen 5. Link naar Projectbeschrijving 5

6 Samen plannen Controle hebben De tool Taken helpt u en uw team het werk te plannen. In Taken kunt u: de structuur en planning van het projectwerk terugvinden resources met toegewezen taken bekijken een overzicht over de voortgang krijgen en zien of er een risicio op vertraging is de voortgang rond taken waarvoor u verantwoordelijk bent updaten. Uw werk structureren In het Werkplan kunt u al uw taken en mijlpalen structureren in combinatie met informatie over de toegewezen resources en de geschatte tijd. Er zijn drie verschillende views: Planningsview Voortgangsoverzicht Gantt-grafiek Wie doet wat? In het tabblad Resources ziet u wie welke taak moet uitvoeren en hoeveel uur elke persoon beschikbaar is voor het project. 6 Werkplan in Taken

7 Het werk visualiseren Met Activiteiten kan iedere deelnemer in uw team taken creëren voor zijn/haar eigen werk of werk dat door iemand anders uit het team uitgevoerd moet worden. De activiteiten kunnen ook getoond worden op planningsborden. Planningsborden maken het werk zichtbaar voor het hele team. Iedereen kan zien wat er moet gebeuren en welke status de activiteiten hebben. Bovendien kunnen alle projectdeelnemers werk oppakken waar nog niemand mee begonnen is. U kunt: Actie ondernemen Met de tool Issues is er geen apart systeem of Excel-document meer nodig om verbetervoorstellen, foutrapporten en vragen te behandelen. Issues worden op één plek verzameld en dat geeft een goed overzicht over wat er loopt in het project en wie waar verantwoordelijk voor is. Het project heeft een eigen adres waardoor alle issues, verstuurd naar dit adres, gegarandeerd op de juiste plek terechtkomen. activiteiten drag-and-droppen en daarmee de voortgang laten zien nieuwe activiteiten creëren activiteiten verzetten Activiteitenbord in Activiteiten 7

8 Delen & communiceren Uw bestanden delen U en uw team kunnen in het tabblad Documenten gezamenlijk werken aan documenten, berekeningen, plannen en beelden. Documenten heeft veel handige functionaliteiten die u helpen uw dagelijkse werk te verlichten, zoals: versiemanagement documentgeschiedenis documenten reviewen toegangsrechten comprimeren van bestanden opmerkingen. De tool Documenten maakt het iedereen mogelijk om de laatste versie van een document te lezen of te bewerken. Als u feedback van projectdeelnemers, derden of anderen op een bewerkt document wilt hebben, kunt u het ter review opsturen. U kunt bestanden ook direct vanuit Documenten naar projectdeelnemers of stakeholders buiten het project sturen Map- en documentstructuur 3. Rode vlaggen 8 2. Snelmenu

9 3 Discussies binnen het team Op het discussieforum op het Projectoverzicht kan iedereen in het project: met elkaar communiceren documenten, foto s, filmpjes en links delen om hulp vragen of hulp bieden de teamcommunicatie verbeteren. Het doel hiervan is om het de projectdeelnemers makkelijker te maken om te discussiëren en om informatie te delen die voor iedereen van belang is. Zo werkt Discussies Op het Discussieforum kunt u: berichten toevoegen Discussies op het Projectoverzicht bestanden toevoegen aan uw berichten opmerkingen plaatsen bij andermans berichten belangrijke woorden gebruiken voor individuele deelnemers en groepen om mensen op de hoogte te brengen van een nieuw bericht dat gelezen moet worden berichten een vind ik leuk -status geven belangrijke gebeurtenissen in het project zien, bijvoorbeeld wanneer er een projectstap afgerond is. 1. Een nieuw bericht toevoegen 2. Een opmerking plaatsen bij een bericht 3. Alle opmerkingen op een bericht bekijken 9

10 Uw vergaderingen organiseren Vindt u het moeilijk om een passende vergadertijd te vinden? Via de tool Vergaderingen kunt u een vergaderverzoek versturen en een vergadering boeken op de dag die voor de meeste deelnemers uitkomt. U kunt uw vergaderingen voorbereiden en opvolgen door er documenten en issues aan toe te voegen. De vergadering heeft een eigen lijst met documenten die tijdens de vergadering zijn toegevoegd. De issues die tijdens de vergadering toegevoegd worden, zijn ook aan Issues in het project gekoppeld. De tool Vergaderingen kan met de gebruikelijke agenda s geïntegreerd worden. Als u een vergadering in Projectplace boekt, kunnen de vergaderdeelnemers deze vergadering in hun kalenders in bijvoorbeeld Microsoft Outlook importeren. Eventuele updates of veranderingen in de boeking worden ook getoond in het andere systeem. Uw collega s online ontmoeten Gooi reistijd, reiskosten en een onnodige belasting op het milieu overboord en gebruik onze Online vergader-tool. Hiermee kunt u uw beldscherm met 100 deelnemers tegelijk delen. U kunt naar een presentatie of een document kijken, in een programma werken en tegelijkertijd via de telefoon of VoIP discussiëren. U kunt een online vergadering starten via: Mijn overzicht de Navigatiebar de PowerTab Als u een online vergadering start, duikt er een sessienummer op voor deze vergadering. Dit nummer deelt u mee aan de deelnemers die op hun beurt kunnen aansluiten. Dit kunt u bijvoorbeeld doen via het discussieforum op het Projectoverzicht of via een als u deelnemers heeft uitgenodigd die geen projectdeelnemer zijn. De ingebouwde VoIP-functionaliteit werkt over het algemeen goed, maar is afhankelijk van een goede internetverbinding. Als alternatief kunt u ook gebruikmaken van een telefoonconferentiesysteem indien u geen goede internetverbinding heeft of als u een groter aantal vergaderdeelnemers heeft. 10

11 Vereenvoudigen Op pad Projectplace heeft mobiele applicaties voor uw iphone, ipad of android-telefoon. Met deze apps kunt u up-to-date blijven wanneer u op pad bent. U kunt: zien met welke documenten uw medewerkers hebben gewerkt opmerkingen plaatsen bij uw eigen of andermans documenten documenten opslaan in uw project op uw mobiel of ipad om ze later offline te kunnen lezen makkelijk uw documenten waar u het laatst aan werkte terugvinden Efficiënt werken Projectplace heeft add-ons voor zowel PC als Mac. Deze maken het makkelijker om met documenten te werken. Als u met Internet Explorer werkt op een PC kunt u ook gebruikmaken van de PowerTab. Met de PowerTab-links heeft u vanaf uw bureaublad toegang tot de gangbare functionaliteiten. Met de Projectplace Plug-in en de Document Manager kunt u: bestanden slepen van en naar Projectplace (alleen Internet Explorer) bestanden vergrendelen tijdens het wijzigen bestanden automatisch openen in het juiste programma eraan herinnerd worden om bestanden weer op te slaan op Projectplace als ze afgesloten worden De PowerTab geeft u de mogelijkheid: Projectplace in uw mobiel vlot in te loggen bij uw snelkoppelingen te komen uw opdrachten te bekijken uw laatst bewerkte documenten te bekijken een online vergadering te starten of eraan deel te nemen via sms of te communiceren met projectdeelnemers 11

12 Projecten starten Een nieuw project starten 1. Ga naar Mijn Projectplace. 2. Klik op Nieuw project. U vindt deze keuze in het projectmenu in de navigatiebar. 3. Kies een naam en een projecttemplate (optie). 4. Klik op Creëer project. Via het Projectoverzicht informeert u de projectdeelnemers over het doel van het project. U kunt ook een tijdlijn maken waarin belangrijke data en gepland werk zijn opgenomen. U kunt hier bovendien beslissen welke widgets zichtbaar moeten zijn voor de projectdeelnemers. Inhoud geven aan het project Het project kunt u opbouwen met bijvoorbeeld een projectbeschrijving een mapstructuur projectdocumenten projectplannen taken groepen voor communicatie en bevoegdheden een begrippenlijst voor tags op het Discussieforum Het projectoverzicht updaten Nodig uw projectdeelnemers niet uit in een leeg project. Beschrijf het project, zodat de deelnemers zodra ze inloggen meer informatie krijgen en het project als zinvol ervaren. Projectdeelnemers uitnodigen Om aan de slag te kunnen gaan en samen te werken met anderen, zult u projectdeelnemers moeten uitnodigen. 1. Ga naar uw project. 2. Klik op het tabblad Personen. 3. Bij Deelnemers klikt u op Deelnemers toevoegen. 4. Vul de gegevens in en klik op Toevoegen. De mensen die u wilt uitnodigen hoeven niet per se gebruikers in Projectplace te zijn. Maak ook zeker gebruik van de mogelijkheid om een informatief bericht te schrijven over het project in uw uitnodiging. 12 Het Projectoverzicht en de projectbeschrijving kunt u levend en up-to-date houden met veranderingen.

13 Resourceplanning Resources efficiënt inplannen Gebruik resourceplanning (optie) om de juiste persoon op de juiste plek binnen het project te zetten. Een goede resourceplanning geeft uw organisatie: controle over welke personen in welke projecten werken controle over wie hoelang in welk project werkt controle over welke projecten geprioriteerd moeten worden zicht op beschikbare competenties die van belang zijn voor komende projecten controle over wie wat doet in een project Resourcemanagers krijgen een betere controle over hun resources en de inplanning ervan en kunnen op deze manier hun andere opdrachten naast lopende en komende projecten uitvoeren. Projectmanagers zien dat hun resources inzetbaar zijn en dat het mogelijk is hun projectdoelen te bereiken. Wat is BlueAnt? BlueAnt is een geïntegreerde extra module in Projectplace. Via BlueAnt krijgt u steun bij het beheren en inplannen van al uw resources in de verschillende projecten. In BlueAnt kunt u zoeken naar resources en een strategische planning nabootsen. BlueAnt helpt u uw project door te voeren door de juiste resources te vinden. Op het moment dat u uw resources heeft gevonden, voegt u ze toe aan uw project op Projectplace waar u ook een werkplan maakt. Wat doet BlueAnt voor u? Het maakt niet uit welke rol u binnen de organisatie vervult: met BlueAnt krijgt u de informatie die u over de resources nodig heeft. U kunt: zicht krijgen op de bezettingsgraad van de resources om over- of onderbezetting te beheren en conflicten te voorkomen als projectleider resources voor lopende en komende projecten inplannen resources vinden met de juiste competenties voor uw project als resourcemanager resources aan geprioriteerde projecten toewijzen potentiële projecten simuleren om te beslissen welk project op welk tijdstip uitgevoerd zou kunnen worden 13

14 Uw projecten sturen De administratie De tool Administratie in het Projectoverzicht is toegangelijk voor administrators in een project. Hier kunt u instellingen voor een project aanpassen, zoals: de projectnaam betalingsgegevens (bepaalde abonnementen) wachtwoordeisen bevoegdheden voor tools Collega s inlichten U kunt vanuit Administratie informatie publiceren: op de Projectsite in de Catalogus (bepaalde abonnementen) in de Portfolio s (bepaalde abonnementen) Alles onder controle In de tool Taken zijn drie tabs beschikbaar voor de administrators: Projecttemplates gebruiken In Templates in het Projectkantoor kunt u projecttemplates opbouwen via een voorgedefinieerde structuur en werkmethode zodat u deze voor komende projecten kunt gebruiken. Overzicht voor een snel overzicht over de voortgang, afwijkingen en het resterende werk Tijdrapportage om de gerapporteerde tijd in het project in de gaten te houden Kosten bekijk of wijzig gegevens van alle resources, verander de beschikbare tijd of kosten per uur 14

15 Organisatorisch overzicht Met het Projectkantoor (extra module) kunt u een overzicht krijgen over alle projecten in uw organisatie. Hier heeft u ook toegang tot de tools Catalogus en Portfolio s. De voordelen van gebundelde kennis In de Catalogus vindt u alle informatie terug rond projecten die de organisatie runt, zowel de lopende als gearchiveerde projecten. Een overzicht over alle projecten Via Portfolio s krijgen sleutelfiguren een overzicht over alle projecten binnen hun gebied. Wilt u een overzicht over meerdere projecten? Maak dan een portfolio aan voor ieder gebied, bijvoorbeeld per afdeling, klant en/of regio. Relevante informatie wordt verzameld in een rapport met parameters zoals tijd, kosten en kwaliteit. Elke parameter wordt weergegeven in groen, geel of rood en is afhankelijk van hoe goed de huidige status correspondeert met de planning. Het is mogelijk meer parameters toe te voegen. Projectstatus in een portfolio 15

16 Wilt u meer informatie hebben? Help/handleidingen/demofilms: Laatste nieuws: Blog: Geef ons feedback! Projectplace Ideas: ideas.projectplace.com Heeft u hulp nodig? Contact: support@projectplace.nl of Heeft u training nodig? Contact: edu@projectplace.com of Interesse? Contact: sales@projectplace.nl of Over Projectplace Projectplace International is Europees leider in online projectsamenwerking. Sinds 1998 ontwikkeld Projectplace online projecttools, geïnspireerd op Social Project Management. Inmiddels is Projectplace beschikbaar in zeven talen en maken al gebruikers gebruik van de tool om de communicatie en samenwerking in projecten te verbeteren. Het bedrijf telt 150 medewerkers verdeeld over het hoofdkantoor in Stockholm en lokale kantoren in Oslo, Kopenhagen, Frankfurt en Amsterdam. Lees meer over ons op: