Migratie van Instant PDF

Transcriptie

1 Migratie van Instant PDF

2 Inhoud 1. Introductie Overzicht Enfocus Connect Queues van Instant PDF vs. Connectors van Connect YOU Goed om te weten Een Connector voor PDF-creatie aanmaken en activeren Werken met Adobe PDF-presets PDF-instellingen zoals markeringen, afloop en afdrukspreads aanpassen PDF-instellingsaanpassingen Bestandsnamen aanpassen Een Connector verwijderen De Connector verwijderen Een virtuele printer verwijderen Een Connector verwijderen uit de invoegtoepassing Instant PDF - Connect YOU-functiematrix...11 ii

3 1. Introductie Dit document is ontworpen om Enfocus Instant PDF-klanten te helpen met de migratie naar het nieuwe Connect YOU-product. Dit document is geen uiteenzetting van alle details van de functies, maar bevat specifieke informatie die nuttig is voor Instant PDF-klanten om eenvoudig te kunnen migreren naar Connect YOU. Raadpleeg de Enfocus Connect-gebruikershandleiding voor meer informatie over individuele functies. Verdere hulp Naast dit document vindt u meer informatie over de migratie naar Connect YOU (onder meer informatieve video's) op de Enfocus-website op de productpagina van Connect YOU. 3

4 2. Overzicht Enfocus Connect 12 Connect YOU 12 biedt nagenoeg dezelfde functies als Instant PDF. Connect YOU gebruikt echter een andere metafoor dan Instant PDF voor het aanmaken, preflighten en leveren van Certified PDF's. Als u dit verschil kent, zal de overgang van Instant PDF naar Connect YOU voor u eenvoudiger en productiever verlopen. 2.1 Queues van Instant PDF vs. Connectors van Connect YOU Het grootste verschil tussen Connect YOU en Instant PDF is dat Instant PDF "Queues" gebruikte om de opgegeven taken uit te voeren. Queues werden actief zodra ze gedefinieerd waren, en waren onmiddellijk beschikbaar in toepassingen van derden. Connect YOU gebruikt Connectors. Connectors zijn afzonderlijke toepassingen die aangemaakt zijn door de Connect-hoofdtoepassing en die alle instellingen en functies van de Connector bevatten. Dit betekent dat de Connect-toepassing alleen gebruikt wordt voor het definiëren en aanmaken van Connectors, en dat Connectors gebruikt worden om dagdagelijkse taken te verwerken Goed om te weten 1. Projecten in Connect YOU kunnen pas gebruikt worden als er een Connector aangemaakt is. 2. Als u een Connector aangemaakt hebt, moet u deze één keer openen/starten vooraleer de virtuele printers of ondersteuning voor invoegtoepassingen geactiveerd zijn voor de betreffende Connector. 3. CertifiedPDF.net wordt niet gebruikt door Connect voor het uitvoeren van updates. Connect ALL wordt aanbevolen voor grote groepen die instellingen moeten delen. 4. Queues van Instant PDF kunnen niet geïmporteerd of gebruikt worden in Connect YOU. 5. Standaardprojecten in Connect YOU werken op dezelfde manier als standaardwachtrijen in Instant PDF. 2.2 Een Connector voor PDF-creatie aanmaken en activeren Hieronder vindt u de basisstappen voor het aanmaken en gebruiken van een Connector voor PDF-creatie met behulp van een virtuele printer, of met behulp van de Adobe Creative Suite. 1. Open Connect YOU. 4

5 2. Open de map met vooraf ingestelde projecten in de lijst met Connector-projecten. 3. Selecteer het Connector-project CMYK-PDF for Print. De eigenschappen van dit project worden aan de rechterkant van het scherm getoond, verspreid over verschillende tabbladen. Alleen tabbladen met groene titels zijn geactiveerd. Noot: Vooraf ingestelde projecten zijn standaard "vergrendeld": de tekst in het deelvenster Eigenschappen is uitgegrijsd en kan niet bewerkt worden. Op die manier kunt u vermijden dat gebruikers per ongeluk wijzigingen aanbrengen. U kunt een project ontgrendelen door op het pictogram Connector-projecten. te klikken onder de lijst met 4. Open het tabblad PDF-creatie en controleer of de volgende opties vooraf geselecteerd zijn: PDF-creatie inschakelen is ingeschakeld om ervoor te zorgen dat alle nodige items voor de ondersteuning van de invoegtoepassing voor de Adobe Creative Suite/Cloudproducten geïnstalleerd zijn. Virtuele printer is ingeschakeld zodat gebruikers bestanden vanaf om het even welke toepassing rechtstreeks kunnen afdrukken naar de Connector. Melding van downloaden invoegtoepassing zorgt ervoor dat gebruikers van de Connector een melding ontvangen voor het downloaden en installeren van de Connectinvoegtoepassingen. Bestand lokaal opslaan zorgt ervoor dat gebruikers van de Connector een lokale kopie kunnen opslaan van de bestanden die verwerkt worden door de Connector. 5. Selecteer Bestand > Connector maken of klik op de knop Connector maken. 6. Selecteer na de validatie van het project een doellocatie voor de Connector en klik op Map selecteren. De Connector wordt aangemaakt. 7. Klik op Sluiten als het proces voltooid is. De Connector wordt automatisch gestart. U kunt er ook voor kiezen (bv. als u de Connector per ongeluk hebt gesloten) om naar de Connector te navigeren en erop te dubbelklikken om deze te openen. 8. Er verschijnt een melding met de vraag het printerstuurprogramma dat inbegrepen is bij de Connector te installeren. Klik op Ja. Wanneer hierom wordt gevraagd, voert u het wachtwoord van uw gebruikersaccount in om de virtuele printer te installeren. U kunt de Connector sluiten als dit gebeurd is. 9. Als Melding van downloaden invoegtoepassing geselecteerd is (zie stap 4) (en als u de Connect-invoegtoepassingen nog niet geïnstalleerd hebt), geeft de Connector een koppeling naar een website met instructies en een lijst met invoegtoepassingen die beschikbaar zijn om te downloaden en te installeren. Klik op Ja en volg de instructies op het scherm. 10. Om de virtuele printer van de Connector te gebruiken, opent u een toepassing en selecteert u Afdrukken. Merk op dat de nieuwe Connector nu weergegeven wordt in de Printerlijst: "CMYK-PDF for Print". 5

6 11. Om de Connect-invoegtoepassing voor Creative Suite of Creative Cloud te gebruiken, opent u een InDesign- of Illustrator-document en selecteert u Bestand > Exporteren naar Connector. Merk op dat de Connector "CMYK-PDF for Print" weergegeven wordt in de lijst. Als u de bovenstaande stappen uitgevoerd hebt, hebt u de Connector aangemaakt, de virtuele printer geïnstalleerd en werd er een melding voor de invoegtoepassingsondersteuning weergegeven, waardoor u de invoegtoepassingen kunt installeren. De Connector kan nu gebruikt worden via de afdrukopdracht of vanaf een Creative Suite-product. Onthoud dat er bij het verwerken van bestanden een pop-up zal verschijnen voor het opslaan van een kopie van de verwerkte bestanden op uw lokale computer (zie de optie Bestand lokaal opslaan in stap 4). 2.3 Werken met Adobe PDF-presets Connect YOU gebruikt de ingebouwde Adobe Normalizer of de ingebouwde PDF-exportopdracht binnen een Creative Suite-product om een PDF aan te maken. De instellingen voor het aanmaken van een PDF zijn afkomstig van de Adobe PDF-preset die geselecteerd is op het tabblad Printer bij het definiëren van een Connectorproject. Belangrijk: Adobe PDF-presets die gebruikt worden voor InDesign kunnen functies en instellingen bevatten die niet ondersteund worden door Distiller. Het is dus mogelijk dat bepaalde met InDesign aangemaakte PDF-presets niet werken met de Virtuele printer in Connect (deze werken echter wel met de InDesign-invoegtoepassing). Test dus zeker alle PDF-presets die aangemaakt werden met InDesign om de compatibiliteit ervan met de Virtuele printer na te gaan. Belangrijke instellingen in de PDF-presets: Instelling Virtuele printer Creative Suiteinvoegtoepassing PDF-standaard X X PDF-compatibiliteit X X Afdrukpagina's/-spreads X Afdrukpaginabereik X* Resolutie X X Compressie-instellingen X X Printermarkeringen X X Afloop X* X * Is mogelijk niet beschikbaar, afhankelijk van de gebruikte toepassing. 6

7 2.4 PDF-instellingen zoals markeringen, afloop en afdrukspreads aanpassen In Instant PDF had u de mogelijkheid om bij het afdrukken de instellingen voor markeringen, afloop en spreads aan te passen binnen de PDF-presets (dit werd geconfigureerd onder Uitvoeropties). In Connect 12 kunt u de instellingen voor markeringen, afloop en spreads aanpassen bij de eigenschappen van de Connector (op het tabblad PDF-creatie). Wanneer de gebruiker van de Connector bestanden afdrukt of exporteert via een van de Adobe Creative Suite/Cloudtoepassingen (bv. InDesign of Illustrator) (dus via de invoegtoepassing), worden de hier doorgevoerde keuzes overschreven door de instellingen in het bestand met PDF-instellingen. Noot: De wijzigingen zullen niet van toepassing zijn voor bestanden die afgedrukt worden via een virtuele printer van een Connector. 1. Selecteer het Connector-project waarvoor u de PDF-instellingen wilt aanpassen. 2. Open het tabblad PDF-creatie. 3. Vink het vakje PDF-creatie aan. 4. Configureer de instellingen in het gedeelte PDF-instellingsaanpassingen. 5. Maak de Connector PDF-instellingsaanpassingen In de onderstaande tabel vindt u een overzicht van de instellingen die via een Connectinvoegtoepassing voor PDF-creatie vooraf gedefinieerd kunnen worden. U kunt deze opties configureren in het gedeelte PDF-instellingsaanpassingen op het tabblad PDF-creatie. Eigenschap Gebruikerscontrole in invoegtoepassing inschakelen Alle printermarkeringen Uitsnijden Afloop Beschrijving Als deze optie ingeschakeld is, kunnen de gebruikers van de Connector vóór het exporteren van de PDF via een Connectinvoegtoepassing de PDF-aanpassingsinstellingen wijzigen, en dit zonder een nieuw bestand met PDF-instellingen te moeten maken. Als deze optie geselecteerd is, worden alle printermarkeringen (inclusief uitsnijdmarkeringen, afloopmarkeringen, registratiemarkeringen, kleurbalken en pagina-informatie) toegevoegd. Als deze optie geselecteerd is, worden er uitsnijdmarkeringen toegevoegd. Uitsnijdmarkeringen (of verkleinmarkeringen) zijn dunne horizontale en verticale lijnen die aangeven waar de pagina bijgesneden moet worden. Als deze optie geselecteerd is, worden er afloopmarkeringen toegevoegd. Afloopmarkeringen zijn dunne lijnen die aangeven hoeveel extra ruimte er buiten het gedefinieerde paginaformaat 7

8 Eigenschap Registratie Kleurbalken Pagina-informatie Dikte Beschrijving toegevoegd moet worden aan de afbeelding. Dit voorkomt ongewenste witte randen rond een gedrukt document. Als deze optie geselecteerd is, worden er registratiemarkeringen toegevoegd. Registratiemarkeringen zijn markeringen (bv. uitsnijdmarkeringen, plaatinformatie) buiten het paginagebied. Hiermee kan de printer de verschillende scheidingen in een kleurendocument uitlijnen. Als deze optie geselecteerd is, worden er kleurbalken toegevoegd. Kleurbalken zijn kleine kleurenvierkantjes die de CMYK-inkten en grijstinten voorstellen (in stappen van 10%). Als deze optie geselecteerd is, worden de bestandsnaam, het paginanummer, de huidige datum en tijd, en de naam van de kleurscheidingen afgedrukt in de linkeronderhoek van elk vel papier. Geeft het geselecteerde gewicht weer voor de afloop- en kleurmarkeringen. Noot: Deze instelling is alleen van toepassing voor InDesign. met offsets van Hiermee kunt u opgeven hoe ver InDesign de printermarkeringen van de paginarand moet tekenen. Noot: Om te vermijden dat er printermarkeringen op een afloop worden getekend, dient u een offsetwaarde in te voeren die groter is dan de afloopwaarde. De standaardmaateenheid wordt bepaald door de regio- en taalinstellingen van uw systeem (onder Extra instellingen - Meetsysteem). Als uw meetsysteem bijvoorbeeld "VS" is, zal de standaardeenheid "in" (= inch) zijn. U kunt de eenheid wijzigen onder Bewerken > Voorkeuren > Algemeen. Afloop en Afloopinstellingen document gebruiken Hier kunt u opgeven of de afloopinstellingen voor het document dan wel een andere afloopwaarde (opgegeven in dit veld) gebruikt moeten worden. De standaardmaateenheid voor afloop wordt bepaald door de regioen taalinstellingen van uw systeem (onder Extra instellingen - Meetsysteem). Als uw meetsysteem bijvoorbeeld "VS" is, zal de standaardeenheid "in" (= inch) zijn. U kunt de eenheid wijzigen onder Bewerken > Voorkeuren > Algemeen. Slug-gebied toevoegen (voor afloop) Afdrukspreads Als deze optie geselecteerd is, worden objecten afgedrukt met het slug-gebied dat gedefinieerd is in de documentinstellingen. Het slug-gebied is een gebied buiten het afdruk- en afloopgebied dat instructies bevat voor de printer- of taaksign-offinformatie. Als deze optie geselecteerd is, worden pagina's samen afgedrukt, net alsof ze gebonden of afgedrukt op hetzelfde vel zouden zijn. Deze optie is alleen van toepassing voor InDesign. 8

9 2.5 Bestandsnamen aanpassen In Connect 12 kunt u nu ook de namen aanpassen van de PDF's die aangemaakt of verwerkt worden door de Connector. U kunt bijvoorbeeld de datum of het klanten-id toevoegen aan de bestandsnaam. 1. Selecteer het betreffende Connector-project. 2. Open het tabblad PDF-creatie. 3. Vink het vakje PDF-creatie aan. 4. Vink het vakje Variabele bestandsnaam aan. 5. Voer de gewenste bestandsnaam in. U kunt kiezen voor een vaste tekenreeks (bv. een voorvoegsel), een variabele tekenreeks (bv. de datum) of een combinatie van beide. 6. Een variabele invoeren: a. Klik op de knop Variabele. b. Selecteer in de pop-up Variabele gebruiken de variabele die u wilt gebruiken in de bestandsnaam. Er zijn een aantal vooraf gedefinieerde variabelen beschikbaar, zoals Bedrijf gebruiker, Huidige documentnaam, Gebruikersnaam, Tijd, Uniek ID, Datum en Connectornaam. U kunt geen eigen variabelen toevoegen. Noot: Connect zal op zoek gaan naar deze informatie in de standaard-pdfmetagegevens die toegevoegd zijn aan het PDF-bestand. c. Klik op Invoegen. d. Om een andere variabele toe te voegen, herhaalt u de vorige stappen. Als het vakje Variabele bestandsnaam uitgevinkt is, blijft de bestandsnaam ongewijzigd (d.w.z. dat het invoer- en het uitvoerbestand dezelfde naam hebben). Voorbeeld van een aangepaste bestandsnaam: Verwerkt%Bedrijf gebruiker%%datum% (de variabelen zijn ingesloten door %-tekens). Na het verwerken levert dit een bestandsnaam als Verwerkt_Enfocus_ pdf op. 7. Maak de Connector. 2.6 Een Connector verwijderen De Connector verwijderen 1. Selecteer de Connector en sleep deze naar de prullenbak. 9

10 2. Leeg de prullenbak Een virtuele printer verwijderen 1. Open het printerconfiguratiescherm. 2. Selecteer de printer die u wilt verwijderen (bijv. "CMYK-PDF for Print"). 3. Selecteer de knop Verwijderen of druk op de toets Delete Een Connector verwijderen uit de invoegtoepassing 1. Open de invoegtoepassing door Bestand > Exporteren naar Connector te selecteren. 2. Selecteer in de lijst de Connector die u wilt verwijderen (bv. "CMYK-PDF for Print"). 3. Houd de toets Option/Alt ingedrukt. De knop OK wordt gewijzigd in Verwijderen. 4. Klik op de knop Verwijderen. 10

11 3. Instant PDF - Connect YOU-functiematrix Hierna volgt een matrix van de belangrijkste functies van Instant PDF en de overeenstemmende functies in Connect YOU. Categorie Algemeen Instant PDF Connect YOU 12 Naam wachtrij Beschrijving Naam project - Tabblad Definitie Beschrijving - Tabblad Definitie Noot: De Beschrijving wordt weergegeven in het hoofdvenster van Connector. U kunt de tekstkleur naar wens aanpassen. Minimale PDF-versie Auteur Kleurbeheer Vergrendelen Gedefinieerd door het bestand met Adobe PDF-instellingen dat gebruikt wordt op het tabblad PDF-creatie, of gedefinieerd door het preflightprofiel op het tabblad Preflight. Niet ondersteund Standaard ingeschakeld en gedefinieerd op het tabblad Preflight U kunt projecten vergrendelen en ontgrendelen door te klikken op het pictogram Vergrendelen / Ontgrendelen onder de lijst met Connector-projecten. Taakinfo Instant PDF Connect YOU 12 Bestandsnaam Namen van bestanden die verwerkt en/of aangemaakt worden door de Connector kunnen aangepast worden op het tabblad PDF-creatie. Zie Bestandsnamen aanpassen op pagina 9. Als een bestand lokaal wordt opgeslagen, heeft de gebruiker de mogelijkheid om de aangepaste naam te gebruiken of de naam en de opslaglocatie te wijzigen. Deze optie is gelijkaardig aan de functie "Iedere keer vragen" van Instant PDF. Merk op dat wijzigingen van bestandsnamen van lokaal opgeslagen bestanden niet zorgen voor een wijziging van de namen van bestanden die geüpload werden met Connect. 11

12 PDF aanmaken Instant PDF Connect YOU 12 PostScript naar PDF Uitvoeropties QuarkXPress-ondersteuning Creative Suite-ondersteuning Virtuele printer Mac OS X Bestaand bestand De functie PDF-creatie vindt u terug op het tabblad PDF-creatie. Er hoeft geen versie van Acrobat Distiller geselecteerd worden. Connect gebruikt ook steeds de Adobe PDF-instellingen voor PDF-creatie. Uitvoeropties (markeringen, afloop, afdrukspreads) worden ook gedefinieerd op het tabblad PDF-creatie. Zie PDF-instellingen zoals markeringen, afloop en afdrukspreads aanpassen op pagina 7. Het aanmaken van een PDF in QuarkXPress verloopt via rechtstreekse export vanaf XPress, of met behulp van de virtuele printer die gedefinieerd is op het tabblad PDFcreatie. PDF-creatie via InDesign of Illustrator gebeurt aan de hand van Connectinvoegtoepassingen. De instellingen voor het exporteren van PDF's zijn gedefinieerd in de geselecteerde Adobe PDF-presets. Gedefinieerd op het tabblad Maker van de PDF Niet ondersteund. Connect YOU 12 gebruikt de interne Adobe Normalizer voor alle creaties van PostScript naar PDF. Op het tabblad Levering kunt u de optie Andere bestanden dan PDF-bestanden toestaan om verwerkt te worden in een Connector selecteren. Postscriptbestanden (.ps) worden standaard omgezet naar PDF als de Virtuele printer ingeschakeld is. Verwerken Instant PDF Connect YOU 12 Correctie en preflight Inspectie U kunt alle instellingen voor Action Lists en preflightprofielen terugvinden op het tabblad Preflight. Met de optie Preflightverificatie uitschakelen op het tabblad Preflight schakelt u de inspectie van het preflightrapport uit wanneer een bestand verwerkt wordt in een Connector. Levering Instant PDF Connect YOU 12 Opslaan Er zijn twee manieren om PDF's die aangemaakt of verwerkt worden door een Connector op te slaan: 12

13 Instant PDF Connect YOU U kunt de functie "Opslaan als" in- of uitschakelen op het tabblad PDF-creatie (vakje Bestand lokaal opslaan). 2. U kunt een lokale map opgeven als Delivery Point. Alle bestanden worden in deze map opgeslagen. FTP Enfocus Switch Levering via kan geselecteerd worden op het tabblad Levering. Levering via FTP kan geselecteerd worden op het tabblad Levering. Levering via Enfocus Switch kan geselecteerd worden op het tabblad Levering. 13