Handleiding voor kwaliteitskringen

Transcriptie

1 Handleiding voor kwaliteitskringen NVLF, mei

2 Inhoudsopgave Inleiding Kwaliteitskringen Wat is een kwaliteitskring De organisatie van een kwaliteitskring Wat komt in een kwaliteitskring aan bod Jaarverslag Kwaliteitskringbegeleider Rol en verantwoordelijkheid van de kwaliteitskringbegeleider (KKB-er) Uitgangspunten voor de kwaliteitskringbegeleider De training voor kwaliteitskringbegeleiders Ondersteuning KKB-ers door de NVLF Beheer en registratie van kwaliteitskringen door de NVLF Voorwaarden voor inschrijving van de kring Procedure aanmeldingen Procedure afmeldingen Financiën Vergoeding aan de KKB-er Kosten deelname kring Instrumenten en methodieken Kwaliteitsinstrumenten Korte verbetercyclus (KVC) Bijlagen

3 Inleiding Bij de uitvoering van het kwaliteitsbeleid nemen kwaliteitskringen een belangrijke plaats in. Zij hebben een centrale functie bij de implementatie van het kwaliteitsbeleid van de NVLF. Kwaliteitsbeleid is essentieel voor het beroep. Kwaliteit is een middel waarmee logopedisten zich kunnen onderscheiden. Wanneer logopedisten reflecteren op het eigen handelen, systematisch werken aan verbetering, wordt de zorg beter. Wanneer zij deze aanpak ook nog goed weten over te brengen aan derden, zijn zijzelf, patiënten, verwijzers en financiers hierbij gebaat. Kwaliteitskringen maken intercollegiaal overleg mogelijk: intervisie, vakinhoudelijke verdieping en toepassing van kwaliteitsinstrumenten. Allemaal factoren die voorwaarden zijn voor verbetering van de logopedische zorg.. De NVLF wil zoveel mogelijk logopedisten de gelegenheid geven met collega s te werken aan kwaliteitszorg door in kwaliteitskringen actief te zijn. Deze handleiding voor kwaliteitskringen is bedoeld om alle uitgangspunten, definities en regels op een rijtje te hebben en is te gebruiken door kwaliteitskringbegeleiders (KKB-ers) en kringdeelnemers. 3

4 1. Kwaliteitskringen 1.1 Wat is een kwaliteitskring Kwaliteitskringen vormen de kern van de implementatie van het kwaliteitsbeleid. Zij maken niet alleen intercollegiaal overleg mogelijk, maar ook vakinhoudelijke verdieping en toepassing van kwaliteitsinstrumenten. De kwaliteitskring schept voorwaarden voor logopedisten om te reflecteren op het eigen handelen. Hieruit voortvloeiende inzichten (evaluatie) kunnen leiden tot veranderingen (verbeteringen) in de geboden zorg. 1.2 De organisatie van een kwaliteitskring Aantal deelnemers De kwaliteitskring bestaat uit ongeveer 8-16 logopedisten. Wanneer het aantal van 16 deelnemers ruimschoots wordt overschreden, is splitsing van de kring noodzakelijk. Ook kan het zijn dat de kring om uiteenlopende redenen het getal van 16 deelnemers niet haalt. Om erkend te blijven, bestaat een kring uit minimaal 8 deelnemers. Bij een structurele onderbezetting (< 8 deelnemers) overlegt de kring met de NVLF. In uitzonderingsgevallen kunnen kringen met minder dan 8 deelnemers blijven bestaan. Kringbegeleiding De NVLF erkent een kring wanneer deze wordt begeleid door een opgeleide KKB-er (zie hoofdstuk 2). Kringen zijn zelf verantwoordelijk voor de vervulling van deze functie door een van de deelnemers van de kring. Wanneer de KKB-er voornemens is de functie te beëindigen, meldt de kwaliteitskring dit aan de NVLF. Wanneer een half jaar na het aftreden van de KKB-er geen opvolger bekend is, blijft de kring niet langer geregistreerd. Wanneer er een kandidaat KKB-er is, die ingeschreven is voor de eerstvolgende training voor KKB-ers, blijft de kring geregistreerd.in een overgangsperiode kan de kandidaat KKB-er ondersteund en gecoacht worden door een beleidsmedewerker van de NVLF. Deelname, aantal bijeenkomsten, punten Een kwaliteitskring komt tenminste 12 uur per jaar bijeen. Dit aantal uren wordt over minimaal 4 en maximaal 6 bijeenkomsten verdeeld. Ieder kringuur levert aanwezige deelnemers 1 punt op voor registratie in het Kwaliteitsregister Paramedici. Om betrokkenheid en continuïteit van kringleden te stimuleren, adviseert de NVLF een aanwezigheid van minimaal 75% aan te houden. De KKB-er houdt de aanwezigheid van deelnemers aan de kring bij (zie document presentielijst voor kwaliteitskring op > kwaliteit > kwaliteitskringen). Dit overzicht wordt toegevoegd aan het jaarverslag en wordt jaarlijks naar alle kringleden en naar de NVLF verzonden. Dit afschrift wordt door de KKB-er geparafeerd en geldt voor de leden als bewijs voor het Kwaliteitsregister Paramedici. Om afspraken en consequenties van het niet nakomen van deze afspraken vast te leggen, is het aan te raden in een huishoudelijk reglement op te stellen. Een voorbeeld is te vinden op nl > kwaliteit > kwaliteitskringen. 4

5 Tip Het kan voorkomen dat een kringlid door omstandigheden een kringbijeenkomst niet kan bijwonen. Door als kwaliteitskring zeven keer per jaar bij elkaar te komen bouw je een marge in om eenmalig afwezig te zijn. Accreditatie kwaliteitskring Kwaliteitskring kunnen accrediatie aanvragen via Een stappenplan voor het aanvragen van accreditatie voor de kwaliteitskring is te vinden op > kwaliteit > kwaliteitskringen. Samenstelling kwaliteitskring Een kwaliteitskring bestaat uit logopedisten werkzaam in hetzelfde of verschillende werkvelden. Kringen kunnen in subgroepen werken en ook kunnen dwarsverbanden met andere kwaliteitskringen ontstaan. Voor de meeste werkvormen binnen de kring is gelijkwaardigheid een voorwaarde. Hiërarchische verhoudingen tussen kringdeelnemers (werkgever werknemer) werken belemmerend voor werkvormen als intervisie. Het komt steeds vaker voor dat kringen worden opgezet binnen logopediepraktijken of binnen instellingen. De NVLF adviseert deze kringen zeer sterk aan duidelijke afspraken te maken met de werkgever hierover. Bijvoorbeeld over de rol en positie van de werkgever in de kring, afspraken over deelname aan de kring indien de logopedist bij een andere werkgever gaat werken. Taakverdeling binnen een kring De KKB-er houdt zich bezig met uitvoering van het kwaliteitsbeleid en is eindverantwoordelijk voor het leerproces van de kring. Alle deelnemers zijn verantwoordelijk voor het functioneren van de kwaliteitskring en het is belangrijk dat de leden zich committeren aan door de kring vastgestelde doelen en jaarplannen. Andere deelnemers dan de KKB-er kunnen taken als voorzitter en notulist of kartrekker van een project op zich nemen. Het is de taak van de NVLF randvoorwaarden te scheppen en KKB-ers en kringen de mogelijkheid te bieden met behulp van kwaliteitsinstrumenten hun handelen te toetsen aan logopedische normen en criteria. 1.3 Wat komt in een kwaliteitskring aan bod Een kring richt zich op een doelgerichte, methodische wijze met een groep collega s op de verschillende aspecten van het uitoefenen van het beroep. Kernbegrippen zijn hierbij: reflectie, het inventariseren en analyseren van knelpunten, het maken van keuzes en resultaatgerichtheid. De kwaliteitscyclus of verbetercyclus neemt een belangrijke plaats in. Dit houdt in dat aan het bespreken van een onderwerp bij voorkeur een vervolgactie (verbeteractie) wordt gekoppeld. De NVLF vraagt aan kringen om doelstellingen te formuleren, deze na afloop van het jaar te evalueren en de uitkomsten van de evaluatie in de plannen voor het volgende jaar mee te nemen. Naast de eigen keuzes en inbreng van de kringdeelnemers, levert de NVLF de KKB-ers input voor wat er in de kwaliteitskringen aan de orde kan komen. Dit gebeurt voornamelijk via na- en bijscholing voor KKB-ers. Binnen het kader van de kring is er ruimte voor allerlei werkvormen zoals intervisie, vakinhoudelijke of vakoverstijgende verdieping, casuïstiek of gebruik van kwaliteitsinstrumenten. 5

6 De NVLF vindt het wenselijk dat kwaliteitskringen Een maal per jaar een kwaliteitsinstrument bespreekt en/of gebruikt. z Jaarlijks een verbetercyclus doorloopt. Dit is een korte cyclus (KVC) onder leiding van de KKB-er. Wat hoort niet in de kring thuis Besprekingen in het kader van declaraties bij zorgverzekeraars, het maken van afspraken over en bespreken van het verspreidings- en vestigingsbeleid, het delen van concurrentiegevoelige informatie, CAO s, relatie met de werkgever en afdelingsoverleg, horen in principe niet op de agenda van de kwaliteitskring thuis. Hoewel dit onder bijzondere omstandigheden niet altijd te vermijden zal zijn, is de kring niet bedoeld voor sociaal economische vraagstukken. De kringen zijn uitsluitend gericht op het gezamenlijk werken aan kwaliteit. 1.4 Jaarverslag Jaarlijks schrijven kwaliteitskringen een jaarverslag. Dit verslag geeft de kwaliteitskringen zelf, maar ook de NVLF inzicht in het functioneren van de kring en wat er in de kring aan de orde is geweest. Het jaarverslag is daarnaast ook te gebruiken als middel ter profilering van de kring in de richting van derden. Opzet jaarverslag Algemene gegevens Naam van de kwaliteitskring Registratienummer Naam KKB-er Oprichtingsdatum Doelstellingen afgelopen cyclus Wat waren de doelstellingen voor het afgelopen jaar? Welke motivatie lag aan deze doelstellingen ten grondslag? Middelen/activiteiten Beschrijving van de activiteiten en de wijze waarop de verschillende methodieken en kwaliteitsinstrumenten bij deze activiteiten zijn gebruikt. Evaluatie Zijn de activiteiten volgens plan uitgevoerd? Zo niet, waarom niet. Zijn de gestelde doelen gehaald (resultaat)? Zo niet, waarom zijn de doelen gedeeltelijk / niet gehaald. Contacten Zijn er contacten geweest met anderen? Wat was het doel van deze contacten? 6

7 Conclusie kwaliteitskring afgelopen jaar Wat zijn concrete resultaten van de bijeenkomsten? Wat hebben de deelnemers geleerd van de bijeenkomsten? Wat waren succesfactoren van de bijeenkomsten? Wat waren knelpunten van de bijeenkomsten? Planning voor het volgende jaar (is basis voor het jaarplan voor het komende jaar) Wat zijn de doelstellingen voor het komende jaar? (concreet en evalueerbaar) Wat zijn de plannen voor het komende jaar? Bijlagen Presentielijst Producten van de kring Anders Een uitwerking van deze opzet is te vinden op de website van de NVLF. ( > kwaliteitskringen). Dit verslag kan door de KKB-er maar ook door een ander kringlid geschreven worden. Het jaarverslag en de presentielijst wordt jaarlijks naar de beleidsondersteuner kwaliteit en deskundigheidsbevordering van de NVLFverzonden. Wanneer de kring behoefte heeft aan feedback op dit verslag, is het wenselijk dit te vermelden en zonodig bij het verslag gerichte vragen toe te voegen. DeNVLF neemt ieder jaar een steekproef uit de ingezonden jaarverslagen. Er worden 25 jaarverslagen gelezen en hierover wordt door de NVLF een evaluatie geschreven. In deze evaluatie komen de opvallendste punten uit de jaarverslagen naar voren en worden algemene tips en adviezen gegeven aan alle kwaliteitskringen. Deze evaluatie wordt jaarlijks naar alle KKB-ers gestuurd en op de website van de NVLF geplaatst. Tip Stel aan het einde van het kringjaar een jaarplan op voor het komende kringjaar met SMART-doelen. Evalueer na elke bijeenkomst in welke mate het doel behaald is. Als dit direct wordt vastgelegd in de notulen, ontstaat zo vanzelf de input voor het jaarverslag. De overige onderdelen kunnen in de laatste bijeenkomst van het kringjaar besproken worden. Als er dan meteen iemand mee typt op een computer kost het schrijven van een jaarverslag relatief weinig tijd. Een andere optie is dat de KKB-er de vragen uit het format jaarverslag voorlegt aan de kringleden via mail en zo input vergaart. 7

8 2. Kwaliteitskringbegeleider 2.1 Rol en verantwoordelijkheid van de kwaliteitskringbegeleider (KKB-er) De KKB-er is zelf deelnemer aan de kwaliteitskring. De KKB-er is gekozen en opgeleid (c.q. in opleiding) om richting te geven aan de activiteiten van de kwaliteitskring. Een belangrijk deel hiervan bestaat uit het coachen en managen van de processen in de kring. Dit houdt ook in dat taken aan andere kringleden gedelegeerd kunnen worden. De KKB-er is intermediair tussen de NVLF en de kringleden en is medeverantwoordelijk voor het uitvoeren van het kwaliteitsbeleid van de NVLF. De kwaliteitskringbegeleider heeft de volgende verantwoordelijkheden Begeleiden en bewaken van de continuïteit van de kwaliteitskring. Inventariseren van wensen en behoeften van de kringleden. Introduceren en implementeren van kwaliteitsbevorderende methoden en (nieuwe) kwaliteitsinstrumenten in de kwaliteitskring. Informeren van de kring over (nieuwe) criteria en procedures, die voor kringen, kringleden en KKB-ers gelden. Registreren van de deelname aan bijeenkomsten van de kring mede met het oog op de verantwoording ten behoeve van de registratie in het Kwaliteitsregister Paramedici. Opstellen van een jaarverslag en het verzenden ervan aan de NVLF. Onderhouden van contacten met de NVLF. Leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van het kwaliteitsbeleid. Onderhouden van contacten met andere KKB-ers en kwaliteitskringen. 2.2 Uitgangspunten voor de kwaliteitskringbegeleider Uitgangspunten voor uitoefening van de functie van kwaliteitskringbegeleider. De KKB-er is lid van de NVLF. De KKB-er wordt door de kringleden gekozen op basis van consensus. De KKB-er schrijft zich bij de NVLF in voor de training. Deelname aan de training voor KKB-ers is mogelijk als de (toekomstige) kring minimaal 8 leden bevat. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk in overleg met de NVLF. De KKB-er committeert zich aan het volgen van de volledige training en overlegt bij afwijkingen van deze regel met de NVLF. De KKB-er verbindt zich in principe voor tenminste 4 jaar aan de functie van KKB-er. 2.3 De training voor kwaliteitskringbegeleiders De training voor kwaliteitskringbegeleiders vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de NVLF. 8

9 Doel van de training Het doel van de training is kwaliteitskringbegeleiders te helpen de benodigde competenties te ontwikkelen. Een overzicht van competenties van kwaliteitskringbegeleiders, staat op > kwaliteit > kwaliteitskringen. In de training wordt enerzijds aandacht besteed aan kwaliteitsbeleid in het algemeen en dat van de NVLF in het bijzonder, kwaliteitswetgeving, kwaliteitsinstrumenten, het werken met doelen en verbetercycli. Anderzijds gaat het om kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het structureren en begeleiden van de kringbijeenkomsten, zoals vergadertechnieken, groepsdynamica, het omgaan met kernkwaliteiten. Duur van de training De training omvat in totaal 2 aaneengesloten dagen inclusief avondprogramma en wordt minimaal één keer per jaar aangeboden. Inhoud van het trainingsprogramma In de training worden de volgende onderwerpen behandeld: Kwaliteitszorg in Nederland Kwaliteitsbeleid NVLF Kwaliteitsinstrumenten NVLF Het stellen van doelen in de kwaliteitskring Cyclisch verbeteren Kwaliteitsinstrumenten in relatie tot doelstellingen en verbetertechnieken Intervisie Inzicht in kernkwaliteiten en groepsprocessen Gespreks- en vergadertechnieken. Studiebelastingsuren Aan het volgen van alle onderdelen van de training voor kwaliteitskringbegeleiders worden 30 studiebelastingsuren (SBU s) toegekend. Deze SBU s tellen mee voor registratie in het Kwaliteitsregister Paramedici. Eventueel niet gevolgde onderdelen worden op dit aantal SBU s in mindering gebracht. Voor de training wordt jaarlijks accreditatie aangevraagd. Kosten training De training en de daaraan verbonden reiskosten worden door de NVLF bekostigd. 2.4 Ondersteuning KKB-ers door de NVLF De NVLF informeert haar leden over zaken die voor kwaliteitskringen relevant zijn. KKB-ers en andere kringleden wordt daarom geadviseerd publicaties via de nieuwsbrief voor kwaliteitskringen en informatie op de website te lezen.vier maal per jaar ontvangen KKB-ers een nieuwsbrief van de NVLF. Tevens worden KKB-ers geadviseerd lid te worden van de LinkedIn-groep Platform Kwaliteitskringbegeleiders Logopedie. Dit platform is bedoeld om kennis en ervaringen uit te wisselen. Aanmelden kan via com. Zodra u bent ingelogd bij Linkedin ziet u in uw beeldscherm een zoekbalk staan. Deze zoekbalk staat standaard op People, maar kan u ook omzetten naar Groups. Dan kunt u zoeken naar de groep Platform Kwaliteitskringbegeleiders logopedie en kunt u zich aanmelden voor deze groep. 9

10 Na- en bijscholing De kwaliteitskringbegeleider neemt na de basistraining deel aan bijeenkomsten waarin na- en bijscholing en uitwisseling van ervaringen centraal staan. Deze bijeenkomsten worden minimaal één maal per jaar aangeboden. Thema s zijn naast de toepassing van kwaliteitsinstrumenten en methoden, actuele onderwerpen binnen kwaliteitsbeleid of kwaliteitszorg en het omgaan met knelpunten die KKB-ers ervaren. De NVLF beveelt KKB-ers sterk aan om jaarlijks aan de na- en bijscholing deel te nemen. Coaching KKB-er In de overgangsperiode waarin de kwaliteitskring zonder KKB-er wordt voortgezet, kan de kandidaat KKBer ondersteund en gecoacht worden door een beleidsmedewerker van de NVLF. De ondersteuning en coaching is tijdelijk en gericht op het zelfstandig voortzetten van het kwaliteitsbeleid zoals is uitgezet in het jaarplan. 10

11 3. Beheer en registratie van kwaliteitskringen door de NVLF 3.1 Voorwaarden voor inschrijving van de kring Er heeft tenminste 1 bijeenkomst van de kwaliteitskring plaatsgevonden. Tijdens deze oprichtingsbijeenkomst is een naam voor de kwaliteitskring gekozen en zijn de data van de bijeenkomsten voor het eerste jaar vastgelegd. Eén van de deelnemers heeft de rol van KKB-er op zich genomen met instem ming van de meerderheid van de deelnemers. Hij/zij heeft de training tot KKB-er gevolgd of staat op de wachtlijst om de training te volgen. Wanneer de KKB-er zijn/haar taken neerlegt, kan een kring zonder gevolgen een half jaar zonder KKB-er functioneren. Wanneer na die periode bij de NVLF geen opvolger bekend is, of er geen kringlid is ingeschreven voor de training, zal de NVLF met de kring contact opnemen. Wanneer geen oplossing gevonden wordt, zal de kring niet meer als kwaliteitskring geregistreerd blijven. Vanaf dat moment kunnen er ook geen punten voor het kwaliteitsregister aan kringdeelname ontleend worden. 3.2 Procedure aanmeldingen De KKB-er meldt de oprichting van de kwaliteitskring door middel van het zenden van een ingevuld formulier ter registratie van de kring aan de NVLF. Dit registratieformulier is te downloaden van de website van de NVLF ( > Kwaliteit > Kwaliteitskringen). De NVLF kent de kring een nummer toe en zendt dit ter bevestiging van de aanmelding aan de KKB-er. (Kandidaat-) deelnemers melden zich persoonlijk aan bij de NVLF en de KKB-er. Aanmelding bij de NVLF vindt plaats middels het aanmeldformulier op de website van de NVLF ( > Kwaliteit > Kwaliteitskringen). Het nieuwe lid is zelf verantwoordelijk voor de verzending van het aanmeldformulier. De NVLF zendt vervolgens een bevestiging van aanmelding (met daarbij de vermelding van de startdatum) aan de betreffende persoon en de KKB-er van de betreffende kring. Deelname aan de kring is alleen mogelijk indien de deelnemer lid is van de NVLF Elke deelnemer krijgt een aantekening van deelname aan de kwaliteitskring in de ledenadministratie. van de NVLF. KKB-ers krijgen een aparte aantekening. Persoonlijke mutaties (adres, werkkring) van kringleden worden door de betreffende deelnemer zelf via het ledenportaal doorgevoerd.. Logopedisten die een passende kwaliteitskring zoeken wordt aangeraden informatie in te winnen bij collega s in de eigen omgeving. Ook is het mogelijk om de kwaliteitskringoverzichten op de website hierover te raadplegen. Wel moeten zij er rekening mee houden dat de NVLF niet exact op de hoogte is van de inhoud en werkwijze van de kringen. 3.3 Procedure afmeldingen Kringleden melden zich schriftelijk af bij zowel de NVLF als de KKB-er. 11

12 4. Financiën 4.1 Vergoeding aan de KKB-er KKB-ers krijgen uitsluitend reiskosten vergoed die samenhangen met de training voor kwaliteitskringbegeleiders en de na- en bijscholing KKB-ers. Er gelden jaarlijks vastgestelde maxima voor openbaar vervoer en eigen vervoer. 4.2 Kosten deelname kring NVLF-leden kunnen kosteloos deelnemen aan een of meer kwaliteitskringen 12

13 5. Instrumenten en methodieken 5.1 Kwaliteitsinstrumenten De NVLF heeft de afgelopen jaren, veelal in samenwerking met externe instituten als het Kwaliteitsinstituut CBO en NPi (Nederlands Paramedisch Instituut) een aantal kwaliteitsinstrumenten ontwikkeld. Maatschappelijke tendensen en vraagstukken, ontwikkelingen in de gezondheidszorg, de (markt)positie van de logopedist, de betaalbaarheid van de zorg en de contracten met zorgverzekeraars stellen steeds nieuwe eisen aan het logopedisch handelen. Hierdoor zijn logopedisten in toenemende mate genoodzaakt hun handelen te expliciteren en inzichtelijk te maken. Ook leggen logopedisten verantwoording af voor gemaakte keuzes. Wie de term kwaliteitsinstrument hanteert, stuit al gauw op de begrippen richtlijnen, standaarden en protocollen. De overeenkomst tussen deze drie begrippen is dat zij als doel hebben m.b.v. het formuleren van aanbevelingen de zorg voor patiënten te verbeteren. Elke beroepsgroep geeft andere nuances en interpretaties aan de gebruikte termen. De NVLF heeft voor een aantal kwaliteitsinstrumenten (bijv. richtlijnen, standaarden en protocollen) definities opgesteld. Deze staan op > kwaliteit > kwaliteitsinstrumenten. Normen en criteria die voor logopedisten relevant zijn, bestaan uit kwaliteitsinstrumenten, maar ook uit wetgeving, beroepsspecifieke normen, methodieken en voorwaardenscheppende instrumenten. In het document Methodieken, instrumenten en werkvormen voor kwaliteitskringen is een overzicht gegeven. Dit document is te vinden op > kwaliteit > kwaliteitskringen. Hieronder volgt een korte toelichting op de methodiek Korte verbetercyclus. 5.2 Korte verbetercyclus (KVC) De korte verbetercyclus (KVC) biedt de leden van een kwaliteitskring de mogelijkheid om te praten over de toepassing van normen en criteria in hun logopedisch handelen. De inzichten worden omgezet in een daadwerkelijke verandering in de dagelijkse praktijk. De criteria van goede zorg zijn vooraf bekend. Tijdens de eerste bijeenkomst wordt gekeken naar de verschillen tussen het eigen handelen en de criteria en vervolgens naar wat nodig is om de verandering (verbetering) door te voeren. Een plan wordt gemaakt (Plan). Na deze bijeenkomst worden de plannen uitgewerkt en individueel uitgevoerd (Do) en gemeten (Study/Check). In de tweede bijeenkomst wordt geëvalueerd en worden vervolgstappen afgesproken (Act). 13

14 6. Bijlagen Voorbeeld huishoudelijk reglement Presentielijst voor kwaliteitskring Competenties kwaliteitskringbegeleiders Werkvormen in de kring Opzet jaarverslag kwaliteitskring Stappenplan aanvragen accreditatie voor de kwaliteitskring 14

15 Bijlage a Voorbeeld huishoudelijk reglement I. Algemeen Dit voorbeeld is bedoeld om het maken van afspraken binnen de kring te ondersteunen. De kring kan dit huishoudelijk reglement naar eigen inzicht gebruiken en aanpassen. Afspraken zijn per thema geordend. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de Handleiding voor kwaliteitskringen (NVLF 2013). Het huishoudelijk reglement kwaliteitskring NVLF kan worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze, uitbreiding van de activiteiten of anderszins relevante herzieningen in het beleid en/of activiteiten van de kwaliteitskring als geheel. De wijziging moet voorgelegd worden aan de leden, zodat zij daarover hun mening kunnen vormen en geven. Elk jaar wordt het huishoudelijk reglement geëvalueerd door de kring en zo nodig aangepast of herzien. Doelstelling De kring formuleert doel/motto/missie (waarom komt deze kring bij elkaar en waar gaat het dan over). II. Organisatie Leden De kring bestaat uit minimaal 8 leden en maximaal 16 leden. Leden dienen lid van de NVLF te zijn. Bij een structurele overschrijding wordt de kring opgesplitst in twee kringen. Bij een structurele onderbezetting wordt overlegd met de NVLF. De ledenlijst is in bezit van alle leden. De ledenlijst wordt bijgehouden door de KKB-er. Nieuwe leden Nieuwe leden melden zich zowel bij de NVLF als bij de KKB-er van een kwaliteitskring aan. z Aanmelding bij de NVLF vindt plaats middels het aanmeldformulier op de website van de NVLF ( www. ikbenlogopedist > kwaliteit > kwaliteitskringen). Het nieuwe lid is zelf verantwoordelijk voor de verzending van het aanmeldformulier. NVLF-leden nemen kosteloos deel aan een of meer kwaliteitskringen. Wanneer zich nieuwe leden aanmelden en het maximum aantal kringleden is bereikt, wordt besproken wat de mogelijkheden zijn. Voorbeelden zijn: splitsen van de kring of het aanleggen van een wachtlijst. Weigering leden De kwaliteitskring heeft het recht nieuwe leden te weigeren, alleen met schriftelijke motivatie en gebaseerd op duidelijke regels. Weigering is toegestaan, indien het maximale aantal leden reeds is bereikt en/of de betrokkene eerder het lidmaatschap is opgezegd door de kwaliteitskring. 15

16 Beëindiging deelname kwaliteitskring Kringleden melden zich schriftelijk af bij zowel de NVLF als de KKB er. Bijeenkomsten Datum, tijdstip en locatie van vergaderingen worden jaarlijks vastgesteld. De minimale duur van de totaalsom van de bijeenkomsten is 12 uur. In overleg wordt vastgesteld of dit in 4, 5 of 6 bijeenkomsten wordt bereikt. Afmelding voor een kringbijeenkomst dient uiterlijk 24 uur van te voren bij de KKB-er of voorzitter gemeld te worden. Indien meer dan 25 % van de leden zich heeft afgemeld, dient overlegd te worden of de kringbijeenkomst doorgaat of opnieuw wordt gepland. Indien meer dan 50 % van de leden zich heeft afgemeld, wordt een nieuwe bijeenkomst gepland. Een alternatieve datum wordt vastgesteld door de KKB-er. De aanwezigheid van kringleden op de kringbijeenkomsten wordt door de KKB-er genoteerd op een presentielijst. Elk bijgewoond uur levert één studiebelastingsuur (punt) op voor het Kwaliteitsregister Paramedici met een maximum van 12 punten per jaar. Kringleden ontvangen jaarlijks van de KKB-er een afschrift van de presentielijst ten behoeve van hun dossier. Het afschrift van de presentielijst dient door de KKB-er te zijn geparafeerd. De kring maakt afspraken over de minimale aanwezigheid van leden op de bijeenkomsten en wat de kring doet wanneer kringleden deze afspraken niet na (kunnen) komen. De kring maakt afspraken over de kosten m.b.t. de organisatie van de bijeenkomsten. Indien een kring bestaat uit logopedisten die tevens in een andere setting met elkaar overleg hebben (bijvoorbeeld als afdeling in de intramurale zorg) of wanneer zij gezamenlijke andere belangen hebben (eerstelijnslogopedisten die allen een contract met dezelfde zorgverzekeraar hebben), maakt de kring afspraken over de wijze waarop de verschillende overlegvormen gescheiden worden. Besluitvorming Bij besluitvorming binnen de kwaliteitskring dient een meerderheid van de leden akkoord te gaan. Accreditatie aanvraag De kwaliteitskring maakt afspraken over het wel dan niet aanvragen van accreditatie. Als besloten wordt accreditatie aan te vragen, worden afspraken gemaakt over de verdeling van de kosten die een aanvraag met zich meebrengt en wie de aanvraag verzorgt. III. Verslaglegging Jaarplan De kring formuleert jaarlijks kringdoelstellingen en de wijze waarop zij deze doelstellingen wil behalen en beschrijft dit in het jaarplan. Het verbeteren van het paramedisch handelen staat hierbij centraal. De kring maakt afspraken over de flexibiliteit van het jaarplan. Op welke gronden kan de agenda van de kring aangepast worden? Het jaarplan wordt minimaal 5 jaar bewaard vanaf 1 januari volgend op de datum waarop het plan is opgesteld. 16

17 Jaarverslag De kring evalueert jaarlijks de mate waarin en de wijze waarop de doelstellingen behaald zijn en beschrijft dit in het jaarverslag. De kring maakt afspraken over wie het jaarverslag schrijft. Dit verslag geeft de kwaliteitskringen zelf, maar ook de NVLF inzicht in het functioneren van de kwaliteitskring en wat er in de kring aan de orde is geweest. De KKB-er is verantwoordelijk voor het verzenden van het jaarverslag naar de NVLF. Aan het jaarverslag wordt een kopie van de presentielijst van het afgelopen kringjaar toegevoegd. Het jaarverslag wordt door de kwaliteitskring minimaal 5 jaar bewaard vanaf 1 januari volgend op de datum waarop het verslag is opgesteld. IV. Structuur KKB-er De kring wordt begeleid door de KKB-er. Dit is een kringlid dat de NVLF training voor KKB-ers heeft gevolgd (of volgt). De KKB-er blijft minimaal 4 jaar aan. Het opvolgen van de KKB-er is een verantwoordelijkheid van de kring. De KKB-er is verantwoordelijk voor de contacten met de NVLF. De KKB-er bewaakt de procedure omtrent de aan- en afmelding van (nieuwe) leden. De KKB-er bewaakt het gebruik van de door de NVLF vooropgestelde formulieren: formulier ter registratie van kwaliteitskring, aanmeldingsformulier, presentielijst, mutatieformulier en bewijs van deelname t.b.v. de registratie Kwaliteitsregister Paramedici. De KKB-er draagt zorg voor de archivering van alle documenten die van belang zijn voor de kwaliteitskring. Presentielijsten, notulen, agenda s, producten en formulieren die onderdeel uitmaken van de kwaliteitskring worden minimaal 1 jaar bewaard vanaf 1 januari volgend op de datum waarop het is opgesteld. Tenzij de stukken onderdeel uitmaken van een nog niet afgesloten proces. Hierbij worden de stukken minimaal 1 jaar bewaard vanaf 1 januari volgend op het afronden van het proces. De KKB-er houdt zich actief op de hoogte van de ontwikkelingen op het terrein van kwaliteitsbeleid van de NVLF en bezoekt bij voorkeur de jaarlijkse bijeenkomst voor na- en bijscholing, georganiseerd door de NVLF. Kringleden De kring is ervoor verantwoordelijk dat deze wordt begeleid door een KKB-er. Bij aftreden van de KKBer heeft de kring een half jaar de tijd om een nieuw kringlid als KKB-er aan te melden bij de NVLF. Wanneer een half jaar na aftreden van de KKB-er niemand is aangemeld, betekent dit dat de kring geen aanspraak kan maken op registratie als officiële kwaliteitskring. Vanaf dat moment kunnen kringdeelnemers geen punten voor het Kwaliteitsregister Paramedici ontlenen aan kringdeelname. Kringleden zijn zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van ontwikkelingen in kwaliteitszorg en kwaliteitskringen, bijvoorbeeld via de website en de nieuwsbrief van de NVLF. Voor de beantwoording van vragen die individuele kringleden hebben, is de KKB-er niet verantwoordelijk. De kring maakt afspraken over de betrokkenheid van de kringleden bij de inhoud. Bijvoorbeeld over het nakomen van afspraken en wat te doen wanneer een lid regelmatig de gemaakte afspraken niet nakomt. 17

18 Voorzitter De bijeenkomsten worden voorgezeten door een door de kring aan te wijzen voorzitter. De voorzitter blijft minimaal 1 jaar aan. Hierbij kunnen er afspraken gemaakt worden over de taken van de voorzitter en de frequentie waarin er van voorzitter gewisseld wordt. De kring maakt afspraken over de wijze waarop de KKB-er en de voorzitter met elkaar samenwerken. De kring maakt afspraken over de wijze waarop de agenda tot stand komt en over de verzending van deze agenda aan de kringleden en het vervangen van de voorzitter bij afwezigheid. Notulist De kring maakt afspraken over wie de rol vervult als notulist van de kwaliteitskring. De notulist blijft minimaal 1 jaar aan. De kring maakt afspraken over het verzenden en het bewaren van de notulen en het vervangen van de notulist bij afwezigheid. Penningmeester De kring maakt afspraken over wie de financiën beheert. De kring maakt afspraken over budget, het omslaan van kosten etc. 18

19 Bijlage b PRESENTIELIJST VOOR KWALITEITSKRING Naam kwaliteitskring Nummer Kwaliteitskringbegeleider District Jaar Data bijeenkomsten Naam deelnemer Paraaf deelnemer per bijeenkomst Bijzonderheden 19

20 Bijlage c Competenties van kwaliteitskringbegeleiders Competentiegebied: Groepsdynamiek Rollen Taken Competenties manager voorzitter coach faciliteren van de samenwerking binnen de kring (teambuilding) kringleden medeverantwoordelijkheid geven, taken formuleren leiding geven aan resultaatgericht proces binnen de kring begeleiden van de intrinsieke en extrinsieke veranderingen waarmee logopedisten te maken krijgen voldoende (luister- en gespreks)vaardigheden en voldoende overtuiging om gestructureerd sturing te kunnen geven aan de kring kennis en vaardigheden op het gebied van veranderprocessen Competentiegebied: Organisatie Rollen Taken Competenties manager voorzitter opstellen huishoudelijk reglement of kringregels en bewaken criteria kring, verdeling taken kring jaarplanning jaarverslag registratie presentie i.v.m. Kwaliteitsregister verwerking mutaties e.d. van de kring financiële administratie communicatie met de NVLF leiding kunnen geven aan de dagelijkse organisatie van de kring zorg dragen voor de planning, uitvoering en verantwoording van kringactiviteiten Competentiegebied: Kwaliteitsinstrumenten/Kwaliteitsbeleid Rollen Taken Competenties manager voorzitter coach trainer uitvoering van het kwaliteitsbeleid van de NVLF communiceren van kwaliteitsbeleid met de kring onderhouden van adequaat contact met NVLF volgen na- en bijscholingsactiviteiten voor kkb-ers introductie kwaliteitsinstrumenten implementatie kwaliteitsinstrumenten kennis van kwaliteitsbeleid van de NVLF en deze uitdragen kennis kwaliteitsinstrumenten en deze kunnen overdragen kennis van kwaliteitscirkel en deze kunnen toepassen op kwaliteitsinstrumenten kennis van principes van implementatie en deze toepassen op kwaliteitsinstrumenten 20