1. Functies 1.1. VERTICAAL ZOEKEN (VLOOKUP)

Transcriptie

1 1. Functies Bij het maken van de grafieken in de volgende hoofdstukken, zult u verschillende functies moeten gebruiken. Vaak moeten ze ook nog eens worden gecombineerd. Om te voorkomen dat u de grafieken en de functies tegelijk onder de knie moet krijgen, eerst een hoofdstuk met uitleg over de gebruikte functies VERTICAAL ZOEKEN (VLOOKUP) VERT.ZOEKEN is één van de meest gebruikte Excelfuncties. Het is een vrij eenvoudige functie die gemakkelijk met andere functies kan worden gecombineerd. Zoals de naam al prijsgeeft is het een zoekfunctie die wordt gebruikt om informatie uit een tabel of database te halen. De functie VERT.ZOEKEN zoekt in de meest linkse kolom van een matrix, een celbereik, naar een opgegeven waarde en geeft als resultaat een waarde uit de opgegeven kolom. Om de zoekfunctie te kunnen gebruiken moet de tabel aan twee voorwaarden voldoen; De eerste kolom moet de informatie bevatten waarmee de informatie uit de tabel kan worden gehaald. De tabel moet zijn gesorteerd op de eerste kolom. De functie heeft 4 argumenten; Zoekwaarde Verplicht De verwijzing geeft aan in welke cel de zoekterm staat. Tabelmatrix Kolomindex_getal Verplicht Het bereik van de tabel waarin de gegevens staan. Verplicht Het nummer van de kolom aan waarin de informatie wordt gezocht. Benaderen WAAR Zoekt de best mogelijke waarde in de eerste kolom. ONWAAR De gevonden waarde moet exact overeenkomen. Voorbeelden De voorbeelden staan in de werkmap VERT.ZOEKEN. U kunt de functie vinden onder de tab Formules in de functiebibliotheek onder de knop Zoeken en verwijzen. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 1

2 Voorbeeld 1 Maak het werkblad Voorbeeld 1 actief. De formule in cel D11 is; =VERT.ZOEKEN(D9;A2:D7;4;ONWAAR) Zoekwaarde D9 Tabelmatrix A2:D7 Kolomindex_getal 4e kolom Benaderen ONWAAR De gevonden waarde moet exact overeenkomen. Wat doet de functie VERT.ZOEKEN? De functie zoekt in de eerste kolom van de zoektabel naar de zoekwaarde Hacienda. De functie gaat naar de 4 e kolom van de matrix (vanaf de linkerkant) en vindt de waarde Geen van de celadressen is absoluut. Dat mag wel, maar is in dit geval niet nodig. De functie wordt immers niet doorgetrokken. De argumenten zijn van elkaar gescheiden door punt-komma s. Bekijk goed hoe de functie is opgebouwd. Pas de zoekopdracht in cel D9 aan. Voorbeeld 2 De formule in B2 is; =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;2;0) Zoekwaarde $A2 Tabelmatrix $G$2:$K$11 Kolomindex_getal 2e kolom Benaderen 0 Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 2

3 Zoekwaarde De functie moet worden doorgetrokken naar beneden. De zoekwaarde bij de volgende rij staat in cel A3. Daarom is in het celadres, $A2, alleen de kolom absoluut. Tabelmatrix De tabelmatrix, $J$2:$N$11, is volledig absoluut. Dit bereik mag tijdens het doortrekken niet worden aangepast. Benaderen In plaats van Onwaar mag u ook een 0 invoeren. Een 1 staat voor Waar. Bekijk de functies in de tabel goed. Voorbeeld 3 De formule in D16 is; =VERT.ZOEKEN(D13;A2:B11;2;1) Zoekwaarde Tabelmatrix Kolomindex_getal Benaderen C13 A2:B11 2e kolom WAAR Zoekwaarde De functie hoeft niet te worden doorgetrokken. Het celadres, C13, hoeft dus niet absoluut te zijn. Dit geldt ook voor de tabelmatrix, A2:B11. Benaderen In plaats van Waar is een 1 gebruikt. Excel zal er automatisch Waar van maken. Wat doet de functie VERT.ZOEKEN? De functie zoekt in de eerste kolom van de tabel naar de zoekwaarde 8,6. Deze waarde komt niet voor in de kolom. Het argument Benaderen geeft WAAR aan. Elke waarde tot de waarde in de volgende cel, in dit geval 9,4 wordt behandeld als een 8,5. De functie gaat één kolom naar rechts, en vindt de waarde Goed. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 3

4 Voorbeeld 4 De formule in cel B11 is; =VERT.ZOEKEN(A11;$A$2:$G$7;$D$9+1;ONWAAR) Zoekwaarde A11 Tabelmatrix $A$2:$G$7 Kolomindex_getal D9+1 Benaderen ONWAAR Zoekwaarde De functie moet worden doorgetrokken, dus relatief. Tabelmatrix De functie moet worden doorgetrokken, de matrix mag daarbij niet veranderen, dus is absoluut gemaakt. Kolomindex_getal Maand 4 is de maand april. Maar deze waarde staat in kolom 5. Vandaar de verwijzing; D9 + 1, dus kolom 5. Benaderen De gevonden waarde moet exact overeenkomen. Door in cel D9 een variabele in te voeren wordt de functie VERT.ZOEKEN dynamisch. U hoeft alleen de waarde in cel D9 te veranderen en er worden gegevens van een andere maand getoond. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 4

5 1.2. AANTAL.ALS (COUNTIF) De functie AANTAL.ALS telt hoe vaak één bepaalde waarde voorkomt in een lijst. Beschrijving De functie AANTAL.ALS telt het aantal cellen (de frequentie) in een bereik dat voldoet aan een enkel criterium. Syntaxis AANTAL.ALS(bereik, criterium) Bereik Verplicht De matrix waarbinnen wordt geteld. Criterium Verplicht Een woord of getal dat bepaalt welke cellen worden geteld. Voorbeelden De voorbeelden staan in de werkmap AANTAL.ALS. U kunt de functie vinden in de functiebibliotheek onder de knop Meer functies en dan Statistisch. Open het werkblad AANTAL.ALS. U kunt de functies vinden in rij 300 en 301. Voorbeeld 1 Hoe vaak komt de naam Jongsma voor in het bereik G2:G298? Syntaxis AANTAL.ALS(bereik, criterium) AANTAL.ALS(G2:G298, Jongsma) Resultaat 84 Wat doet de functie AANTAL.ALS? De functie zoekt in het bereik G2:G298 naar de tekst Jongsma en telt het aantal resultaten. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 5

6 Voorbeeld 2 Hoe vaak komen de namen Jongsma en Bouwhuis voor in kolom G. Syntaxis AANTAL.ALS(bereik, criterium)+ AANTAL.ALS(bereik, criterium) AANTAL.ALS(G2:G298, Jongsma )+AANTAL.ALS(G2:G298, Bouwhuis ) Resultaat 202 Opmerkingen In het eerste voorbeeld was het nog mogelijk de gegevens voor de functie in te voeren via het functievenster Functieargumenten. In het tweede voorbeeld is dat niet meer mogelijk. U zult de functie dus moeten intypen. Dat lijkt veel werk, maar levert meer begrip van de functie op. In dit geval is het adres van de tabelmatrix absoluut ingetypt, dat hoeft niet, want de functie wordt niet doorgetrokken. Aan de andere kant, mogelijk verplaatst u de functie en kunnen er celadressen gaan verschuiven. Het kan geen kwaad, dus misschien is het een goede gewoonte om celadressen en celbereiken absoluut in te typen. Teksten worden altijd ingetypt met een dubbel aanhalingsteken; Jongsma AANTALLEN.ALS (COUNTIFS) De functie AANTALLEN.ALS telt hoe vaak een bepaalde waarde voorkomt in een lijst. Daarnaast moet er ook worden voldaan aan minimaal één extra criterium. De functie AANTALLEN.ALS combineert de argumenten. Alleen de waarden die voldoen aan alle criteria worden geteld. Voorbeeld 1 U wilt weten hoe vaak de naam Jongsma voorkomt in de tabel in de maand december. Maak het werkblad AANTALLEN.ALS actief. Criterium 1; Hoe vaak komt de naam Jongsma voor in het bereik G2:G298? Criterium 2; Zoek in het bereik C2:C298 naar de waarde december. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 6

7 Syntaxis AANTALLEN.ALS (Criteriumbereik1, Criterium1; Criteriumbereik2, Criterium2) AANTALLEN.ALS (G2:G298;"Jongsma";C2:C298;"December") Resultaat 10 Voorbeeld 4 U wilt weten hoe vaak Jongsma voorkomt in de tabel in de maand december bij de verkoop van El Injerto. Criterium 1; Hoe vaak komt Jongsma voor in het bereik G2:G298? Criterium 2; Zoek in het bereik C2:C298 naar de waarde december. Criterium 3; Zoek in het bereik E2:E298 naar de waarde El Injerto. Syntaxis AANTALLEN.ALS (criteriumbereik1, criterium1, ;criterium_bereik2, criterium2; enz. AANTALLEN.ALS(G2:G298;"Jongsma"; C2:C298;"December"; E2:E298;"El Injerto") Resultaat; 3 Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 7

8 Opmerkingen U mag maximaal 127 paren met een bereik en een criterium gebruiken. U moet de functie dan wel intypen in de formulebalk. (veel succes) Elk extra bereik moet een deel zijn van het eerste bereik. De bereiken hoeven niet aan elkaar te grenzen. Als u teksten rechtstreeks in de formulebalk typt, moet u om de tekst altijd dubbele aanhalingstekens typen. De functiefamilie AANTAL In de functiefamilie AANTAL kunt u nog 3 varianten vinden. AANTAL Telt het aantal cellen in een bereik dat getallen bevat. AANTAL.LEGE.CELLEN Telt het aantal lege cellen in een bereik. AANTAL.ARG Telt het aantal niet lege cellen in een bereik. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 8

9 1.4. VERGELIJKEN (MATCH) De functie VERGELIJKEN geeft als resultaat de positie van een waarde in een bereik, dat overeenkomt met een opgegeven waarde. Deze functie geeft dus alleen de plaats van de zoekwaarde binnen het bereik. Het geeft dus niet de waarde zelf. Het bereik is een kolom of een rij. De functie VERGELIJKEN zoekt naar een vergelijkbare waarde als de zoekwaarde in een bepaalde kolom of rij. De functie VERGELIJKEN heeft op zich zelf niet zoveel nut. Het zoekt een vergelijkbare waarde als de zoekwaarde en geeft aan waar deze staat. Hij wordt daarom vooral gebruikt in samenwerking met andere zoekfuncties, zoals INDEX, VERT.ZOEKEN, HOR.ZOEKEN of VERSCHUIVING. De functie VERGELIJKEN heeft 3 argumenten. Zoekwaarde Verplicht De waarde die wordt gebruikt om een waarde in de matrix (bereik) te zoeken. De waarde kan een getal, tekst zijn. Zoeken_matrix Verplicht Dit is een aaneengesloten celbereik. Criteriumtype_getal Dit is het getal 1, 0 of -1 dat aangeeft welke waarde het resultaat moet hebben. Criteriumtype_getal 1 De eerste waarde gelijk aan of kleiner dan de zoekwaarde. De tabel moet dan wel oplopend zijn gesorteerd. 0 De eerste waarde die gelijk is aan de zoekwaarde. -1 De eerste waarde die gelijk of groter is dan de zoekwaarde. De tabel moet dan wel aflopend zijn gesorteerd. Voorbeelden U kunt de functie vinden in de functiebibliotheek onder de knop Zoeken en verwijzen. Open de werkmap VERGELIJKEN, maak het blad Voorbeeld 1 actief. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 9

10 Voorbeeld 1 Hier wordt de functie Vergelijken gebruikt om de positie van de waarde als in A1 in het bereik C1:C10 te vinden. Het zoekt de eerste keer dat deze waarde voorkomt in het aangegeven bereik. De formule in cel E1 is =VERGELIJKEN(A1;C1:C10;0) Zoekwaarde A1 = 400,00 Zoeken_matrix C1:C10 Criteriumtype_getal 0 De eerste waarde die gelijk is aan de zoekwaarde. De kolom moet oplopend zijn gesorteerd. Resultaat 5 Het getal 400,00 staat op de 5 e positie in het bereik C1:C10. Voorbeeld 2 Zoek naar de positie van een vergelijkbare waarde als in A1 in het bereik C1:C10. Zoek de eerste keer dat deze waarde voorkomt, of anders de eerste waarde die kleiner is dan 450,00. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 10

11 De formule in cel E1 is =VERGELIJKEN(A1;C1:C10;1) Zoekwaarde A1 = 450,00 Zoeken_matrix C1:C10 Criteriumtype_getal 1 De eerste waarde die gelijk is aan, of kleiner is dan de zoekwaarde. De kolom moet oplopend zijn gesorteerd. Resultaat 9 Het getal 450,00 bestaat niet, dus is de eerste kleinere waarde gevonden, 440,00. Deze waarde staat op de 9 e positie in het bereik C1:C10. Voorbeeld 3 Zoek naar de positie van een vergelijkbare waarde als in A1 in het bereik C1:C10. Zoek de eerste keer dat deze waarde voorkomt, of anders de eerste waarde die groter is dan 450,00. De formule in cel E1 is =VERGELIJKEN(A1;C1:C10;-1) Zoekwaarde A1 = 450,00 Zoeken_matrix C1:C10 Criteriumtype_getal -1 De eerste waarde die gelijk is, of groter is dan de zoekwaarde. De kolom moet aflopend zijn gesorteerd. Resultaat 1 Het getal 450,00 bestaat niet, dus is de eerste grotere waarde gevonden, 520,00. Deze waarde staat op de 1 e positie in het bereik C1:C10. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 11

12 1.5. VERT.ZOEKEN en VERGELIJKEN De functie VERT.ZOEKEN werkt uitstekend, totdat er veranderingen optreden in het bereik, de matrix, waarbinnen de functie moet zoeken. Zodra er kolommen worden ingevoegd of van plaats worden gewisseld, ontstaan er foutmeldingen. Bij het invoeren van de argumenten voor de functie VERT.ZOEKEN wordt een kolom-nummer opgegeven. Als de situatie binnen het opgegeven bereik verandert, zal de formule zich niet aanpassen. Het is een statische functie. In samenwerking met de functie VERGELIJKEN wordt de functie dynamisch. De functie kan dan reageren op veranderingen in de tabel. In het hoofdstuk over grafieken zal de term dynamisch nog vaak terugkomen. Open de werkmap VERT.ZOEKEN en VERGELIJKEN en open het werkblad Namen. Voorbeeld 1 In dit voorbeeld is in cel D2 de functie =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;4;0) gebruikt. Er moet naar de naam van de afdeling worden gezocht. In de matrix wordt een extra kolom ingevoerd, Woonplaats. Daardoor wordt kolom D gevuld met de gegevens van de nieuwe kolom, Woonplaats. Kolom E wordt nu gevuld met de gegevens van Afdeling. De fout wordt veroorzaakt door de functie VERT.ZOEKEN. Dit is een statische functie, wat wil zeggen dat de functie zich niet aanpast aan een nieuwe situatie. Het argument Kolomindex_getal is de boosdoener. Het blijft verwijzen naar kolom 4. Door de functie VERT.ZOEKEN te combineren met de functie VERGELIJKEN kan dit probleem worden opgelost en wordt de functie VERT.ZOEKEN dynamisch. De functie VERGELIJKEN geeft als resultaat de positie van een waarde in een bereik, dat overeenkomt met een opgegeven waarde. Deze functie geeft dus de plaats van de zoekwaarde binnen het zoekbereik. Het geeft dus niet de waarde zelf. Dat is precies wat het argument Kolomindex_getal nodig heeft. Een functie die de locatie van een bepaalde kolom opzoekt. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 12

13 De functie samenstellen U moet deze functie met de hand intypen om te begrijpen wat er gebeurt. De punt-komma s en haakjes scheiden de argumenten en functies van elkaar, Kijk goed hoe de haakjes worden gebruikt. Stap 1 Typ in cel B2 de naam van de eerste functie; VERT.ZOEKEN =VERT.ZOEKEN( Stap 2 Typ de Zoekwaarde; $A2 =VERT.ZOEKEN($A2; Stap 3 Typ de Tabelmatrix; $G$2:$K$11 =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11; Stap 4 In plaats van het Kolomindex_getal komt nu de functie VERGELIJKEN Typ de naam van de tweede functie; VERGELIJKEN =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;VERGELIJKEN( Stap 5 Typ de Zoekwaarde; B$1 =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;VERGELIJKEN(B$1; Stap 6 Typ de ZoekMatrix; $G$1:$K$1 =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;VERGELIJKEN(B$1;$G$1:$K$1; Stap 7 Typ het Criteriumtype_getal; 0 en sluit de functie af met een haakje ); =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;VERGELIJKEN(B$1;$G$1:$K$1;0); Nu nog het laatste argument van de functie VERT.ZOEKEN. Stap 8 Typ voor Benaderen; 0 en sluit de functie af met een haakje. =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;VERGELIJKEN(B$1;$G$1:$K$1;0);0) U kunt dit ook doen via het venster Functieargumenten. Vul eerst de argumentvakken Zoekwaarde, Tabelmatrix en Benaderen. Klik in het argumentvak Kolomindex_getal. Klik links in de formulebalk op het pijltje en klik op VERGELIJKEN. Vul de argumenten van deze functie en bevestig. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 13

14 Wat gebeurt er allemaal in deze functie? =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;VERGELIJKEN(B$1;$G$1:$K$1;0);0) Zoekwaarde $A2 De personeelscode Tabelmatrix $G$2:$K$11 De matrix met de personeelsgegevens Kolomindex_getal VERGELIJKEN Zoekwaarde B1 = Achternaam Zoeken_matrix $G$1:$K$1 Criteriumtype_getal 0 De eerste waarde die gelijk aan de zoekwaarde. Het resultaat zal kolom 2 zijn. Benaderen 0 De functie VERGELIJKEN zoekt naar de positie binnen het bereik waarin de waarde Achternaam voorkomt. In dit geval kolom 2. Vergelijk dit nu eens met de functie VERT.ZOEKEN. =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;2;0) =VERT.ZOEKEN($A2;$G$2:$K$11;VERGELIJKEN(B$1;$G$1:$K$1;0);0) Als er nu een kolom wordt ingevoegd zal de functie VERT.ZOEKEN nog steeds de juiste gegevens vertonen. Oftewel een dynamische functie. Bekijk welke delen van de functie absoluut, relatief of een combinatie zijn. Hierdoor wordt het mogelijk dat de diverse functies kunnen worden doorgetrokken. Nadelen van deze combinatie De combinatie met VERGELIJKEN is een duidelijke verbetering. Een nadeel is wel dat de functie van links naar rechts werkt. Het is nu mogelijk om kolommen tussen te voegen binnen de originele matrix, of toe te voegen aan de rechterkant. Maar als er kolommen worden toegevoegd aan de rechterkant van de matrix, wordt dat niet waargenomen. In dat geval is het beter om te werken met de combinatie van de functies INDEX en VERGELIJKEN. Daarover meer in de volgende twee paragrafen. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 14

15 Voorbeeld 2 In dit voorbeeld staat de factuur en de opzoektabel op verschillende werkbladen. In de gele cellen wordt de functie VERT.ZOEKEN gebruikt. Maak het werkblad Factuur actief. De lijst met gegevens staat op het volgende werkblad. In de zoekmatrix wordt een kolom tussengevoegd, Kwaliteit. Dit heeft grote gevolgen voor de gegevens in kolom D en E. Als de functie was uitgebreid met de functie VERGELIJKEN, dan was dit nooit gebeurd. Kijk goed hoe de diverse argumenten van de functies zijn opgebouwd. Het lijkt ingewikkelder dan het is. Het lijkt ingewikkeld omdat de namen van de werkbladen zijn opgenomen in de functie. Dat ontstaat als de celadressen worden geselecteerd. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 15

16 1.6. INDEX (INDEX) De functie INDEX geeft een verwijzing naar een celadres dat een aantal rijen en kolommen verwijderd is van de eerste cel van een bereik. Let op: De functie heeft 2 varianten, gebruik voor de formules de matrix variant. De functie INDEX heeft 3 argumenten; Matrix Verplicht Het bereik waarbinnen wordt gezocht. Rij_getal Verplicht Het aantal rijen vanaf het beginpunt van de matrix waarnaar wordt verwezen. Kolom_getal Het aantal kolommen vanaf het beginpunt van de matrix waarnaar wordt verwezen. De voorbeelden vindt u in de werkmap Index. Voorbeeld 1 Gebruik de functie INDEX om het rapportcijfer te vinden van Rapport 2 van Evert Vermeer. De functie in cel C9 is; =INDEX(A1:F6;4;3) Matrix A1:F6 Het bereik waarbinnen moet worden gezocht. Rij_getal 4 4 regels naar beneden vanaf het beginpunt van de matrix. Kolom_getal 3 3 kolommen naar rechts vanaf het beginpunt van de matrix. Resultaat C4 Cijfer 8,3 Het is belangrijk om te weten dat de verwijzingen in Rij_getal en Kolom_getal gelden voor de matrix. U werkt dus niet vanuit cel A1, maar uit de eerste cel in de matrix! De functie INDEX is nogal beperkt, omdat de gegevens elke keer weer moeten worden ingevoerd. Een samenwerking met een andere functie, bijvoorbeeld de functie VERGELIJKEN is een oplossing. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 16

17 1.7. INDEX en VERGELIJKEN (INDEX & MATCH) De functie INDEX is nogal bewerkelijk. U moet immers altijd de gegevens invoeren voor de matrix en de rij- en kolomverwijzingen; = INDEX(A1:F6;4;3). Door de functie INDEX te combineren met de functie VERGELIJKEN ontstaat een dynamische functie. Ter opfrissing De functie VERGELIJKEN zoekt de positie van een waarde binnen een matrix. Kijk zonodig nog eens in de paragraaf naar informatie over deze functie. Om de argumenten te vinden uit het eerste voorbeeld, moet de functie INDEX éénmaal en de functie VERGELIJKEN twee maal worden gebruikt. Dit wordt een uitgebreide functie, dus ik ga hem eerst uitsplitsen en daarna combineren. Maak het werkblad INDEX VERGELIJKEN actief. De eerste keer dat VERGELIJKEN wordt gebruikt is om de rij met Evert Vermeer te vinden. =VERGELIJKEN("Evert Vermeer";A2:A7;0) In Nederlands; Zoek in het bereik A2:A7 het rijnummer (binnen de matrix) van de cel met de tekst Evert Vermeer. Uitkomst; 4 In het bereik A2:A7 staat de tekst Evert Vermeer in de 4 e rij. De tweede keer dat VERGELIJKEN wordt gebruikt is om de kolom met Rapport 2 te vinden. =VERGELIJKEN("Rapport 2";A2:F2;0) In Nederlands; Zoek in het bereik A2:F2 naar het kolomnummer (binnen de matrix) van de cel waar Rapport 2 in staat. Uitkomst; 3 In het bereik A2:F2 staat Rapport 2 in de 3 e kolom. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 17

18 Nu de gecombineerde functie INDEX, VERGELIJKEN, VERGELIJKEN. =INDEX(A2:A7; VERGELIJKEN("Evert Vermeer";A2:A7;0); VERGELIJKEN("Rapport 2";A2:F2;0)) =INDEX (A2:A7; Rij_getal VERGELIJKEN("Evert Vermeer";A2:A7;0); (4) Kolom_getal VERGELIJKEN("Rapport 2";A2:F2;0)) (3) Uitkomst 8,3 Had u alleen de INDEX-functie gebruikt, dan was deze functie zo ingevuld: =INDEX(A2:F7;4;3) GEGEVENSVALIDATIE Nu is het invoeren van al die gegevens veel meer werk. Ga ervan uit dat een dergelijke tabel vaak wordt gebruikt. Om de invoer te vereenvoudigen kunt u beter gebruik maken van de mogelijkheden van gegevensvalidatie. Open het werkblad Gegevensvalidatie. In cel I2 en I3 zijn twee gegevensvalidatielijsten gemaakt die te openen zijn door op de pijlen rechts naast de cellen te klikken. De twee lijsten die hiervoor zijn gebruikt, staan verdekt opgesteld in het bereik AA2:AB6. De functie in C9 is verbonden met cel I2. De functie in C10 is een eenvoudige =I3 formule. De functie in C11 is verbonden met cel I2 en I3. Gebruik de pijltjestoetsen van I2 en I3 om de gegevens in cel C9 en cel C10 aan te passen. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 18

19 Nog een voorbeeld. Maak het werkblad Index Vergelijken (2) actief. In dit laatste voorbeeld wordt het bereik C2:C5 gebruikt als zoekkolom. In cel B7 wordt een zoekterm ingevoerd. De combinatie van de functies INDEX en VERGELIJKEN zoekt aan de linkerkant van de zoekkolom informatie op. De functie in B8 is; =INDEX($A$2:$A$5;VERGELIJKEN($B$7;$C$2:$C$5;0)) In Nederlands; Zoek in het bereik C2:C5 naar de rij waarin de inhoud van cel B7 in voorkomt. Volg de rij naar links tot je in kolom A bent aangeland. Toon de inhoud van deze cel. In dit geval is dat M654. Cel C7 is gevuld via gegevensvalidatie. Klik op de pijl naast de cel om de namenlijst te zien. Een ander voordeel is dat u bij de functie INDEX een specifieke rij of kolom aangeeft, bijvoorbeeld kolom A, (A2:A5). Bij VERT.ZOEKEN wordt een heel bereik aangegeven. Dit maakt bij een kleine tabel met weinig gegevens en een paar zoekfuncties niets uit. Maar werkt u met een grote tabel met veel zoekfuncties, dan kan dit veel tijd schelen tijden het opzoekproces. GEGEVENSVALIDATIE In het vorige voorbeeld is gegevensvalidatie gebruikt. Even een opfrissing (of nieuwe kennis). Gegevensvalidatie zorgt er voor dat de ingevoerde gegevens volledig en juist zijn. Er zijn veel manieren van gegevensvalidatie. In dit geval wordt een lijst gebruikt voor de validatie. Uit de lijst moet een keus worden gemaakt uit een aantal vaste gegevens. Er zijn twee grote voordelen aan deze manier van werken; Het werkt sneller dan gegevens invoeren De gegevens worden gegarandeerd volledig en correct zijn ingevoerd Bij zoekfuncties vraagt Excel altijd om de juiste informatie. Bij onjuiste invoer, al is het maar een spatie, volgt een foutmelding of de informatie wordt niet gevonden. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 19

20 Een validatielijst maken Typ in cel A20 de tekst Meneer. Typ in cel A21 de tekst Mevrouw. Maak cel D20 actief. Maak het lint Gegevens actief. Klik de knop Gegevensvalidatie aan. Maak de tab Instellingen actief. Selecteer in het vak Toestaan de optie Lijst. Klik het vak Bron aan. Geef het bereik A20:A21 aan. (Selecteer het bereik met de muis) Bevestig met OK. Excel maakt er automatisch een absoluut celadres van. Als cel D20 nu actief wordt gemaakt, zal er een keuzepijl naast de cel verschijnen. Maak cel D20 actief. Klik op de keuzepijl. In dit geval is de keus beperkt tot twee mogelijkheden; Meneer en Mevrouw. Klik één van de keuzes aan en de tekst staat in de cel. Bij ingewikkelde codes of namen is deze methode absoluut aan te bevelen. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 20

21 1.8. VERSCHUIVING (OFFSET) De functie VERSCHUIVING geeft een verwijzing naar een bereik dat een aantal rijen en kolommen verwijderd is van een opgegeven verwijzingscel. De functie heeft 5 argumenten; VERW Verplicht De verwijzingscel waarop de verschuiving wordt gebaseerd. Rijen Verplicht Het aantal rijen vanaf de verwijzingscel. Kolommen Verplicht Het aantal kolommen vanaf de verwijzingscel. Hoogte Het aantal rijen dat het resultaat hoog moet zijn. Breedte Het aantal kolommen dat het resultaat breed moet zijn. De voorbeelden vindt u in de werkmap Verschuiving. Voorbeeld 1 De formule in B4 is; =VERSCHUIVING(A1;1;1) VERW A1 De verwijzingscel. Rijen 1 1 regel naar beneden vanaf de verwijzingscel. Kolommen 1 1 kolom naar rechts vanaf de verwijzingscel. Resultaat Cel B De formule in C4 is; =VERSCHUIVING(A1;1;2) VERW A1 De verwijzingscel. Rijen 1 1 regel naar beneden vanaf de verwijzingscel. Kolommen 2 2 kolommen naar rechts vanaf de verwijzingscel. Resultaat Cel C Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 21

22 Voorbeeld 2 De formule in B6 is; =SOM(VERSCHUIVING(A1;1;4;1)) SOM =SOM(Bereik) Bereik (VERSCHUIVING(A1;1;4;1)) VERW A1 De verwijzingscel. Rijen 1 1 regel naar beneden vanaf rij 1. Kolommen 1 1 kolom naar rechts vanaf kolom A. (B1) Hoogte 4 Een bereik van 4 rijen vanaf cel B1. Breedte 1 Een bereik van 1 kolom vanaf cel B1. Resultaat =SOM(B2:B5) Voorbeeld 3 In dit voorbeeld is een SOM-functie gebruikt met een dynamisch bereik dankzij de functie VERSCHUIVING. Het voordeel van een dynamische SOM-functie is dat als u een rij of kolom invoegt of verwijderd boven rij 8 of kolom D, de SOM-functie zich automatisch zal aanpassen. De formule in B8 is; =SOM(B2:(VERSCHUIVING(B8;-1;0))) SOM =SOM(Bereik) Bereik B2:(VERSCHUIVING(B8;-1;0)) VERW B8 De verwijzingscel. Rijen -1 1 regel naar boven vanaf rij 8. Kolommen 0 0 kolommen naar rechts vanaf kolom B. Resultaat =SOM(B2:B7) Het beginpunt van het bereik staat al vast, B2. Het eindpunt van het bereik wordt gevonden door de functie VERSCHUIVING. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 22

23 De formule in E2 is; =SOM(B2:(VERSCHUIVING(E2;0;-1))) SOM =SOM(Bereik) Bereik (B2:(VERSCHUIVING(E2;0;-1))) VERW E2 De verwijzingscel. Rijen 0 0 regels naar beneden. Kolommen -1 1 kolom naar links vanaf kolom E. Resultaat =SOM(B2:D2) Geen van de celadressen is absoluut, dus de functie kan worden doorgetrokken naar beneden. Ik kan me voorstellen dat u nu zegt, dat dit wel veel werk is voor zo n eenvoudige functie. Ga er vanuit dat deze functies worden opgeslagen en dat ze vaak zullen worden gebruikt. In het volgende hoofdstuk, als deze functies worden gebruikt bij het maken van de grafieken, zal wel duidelijk worden hoe veel nut een dynamisch bereik kan hebben. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 23

24 1.9. Dynamisch bereik met VERSCHUIVING & AANTAL (OFFSET & COUNT) In de vorige paragraaf over de verwijsfunctie VERSCHUIVING is al een voorbeeld gegeven met een dynamisch bereik. =SOM(B2:(VERSCHUIVING(B8;-1;0))) De formule in B8 is; Het voordeel van een dynamische SOM functie is dat als u een rij of kolom invoegt of verwijderd boven rij 8 of kolom D, de SOM-functie zich automatisch zal aanpassen. In het voorbeeld moet er dan wel een rij of kolom worden tussengevoegd om nut te hebben van deze functie. In deze paragraaf moet een bereik worden opgeteld waarbinnen zich nog veel lege cellen bevinden. Er kan dan een dynamische SOMfunctie worden gemaakt met behulp van twee functies VERSCHUIVING en AANTAL. Het voorbeeld kunt u vinden in de werkmap Dynamische bereiken op het werkblad Verschuiving en aantal. In kolom E moet er een Som functie worden gebruikt om de omzet van de maand juni op te tellen. Een eenvoudige methode is dan; =SOM(B2:B13). De volgende dag moet de functie dan wel worden aangepast in=som(b2:b14) enz. Een andere mogelijkheid is de hele maand al vast op te nemen in de SOM-functie; =SOM(B2:B26). Deze mogelijkheid kan allerlei foutmeldingen veroorzaken, dus zeker niet aan te raden. Een andere mogelijkheid is het inschakelen van de functie VERSCHUIVING. =SOM(VERSCHUIVING($B$2;0;0;25)) Het bereik van de SOM-functie wordt dan B2 tot de cel 25 cellen lager, B26. Dit is eigenlijk gelijk aan =SOM(B2:B26). Er is nog altijd de kans op foutmeldingen ivm met al die lege cellen in het optelbereik. Verder moet het aantal cellen worden geteld. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 24

25 De functie AANTAL De beste mogelijkheid om het aantal gevulde cellen met getallen te laten tellen is met de functie AANTAL; =SOM(VERSCHUIVING($B$2;0;0;AANTAL($B$2:$B$26))) In het vorige voorbeeld met VERSCHUIVING is het aantal 25 keer geteld. De functie AANTAL telt het aantal cellen gevuld met getallen en geeft als antwoord 12. In de functie VERSCHUIVING wordt nu, dankzij de functie AANTAL, het aantal cellen dat gevuld is met getallen dynamisch ingevuld; =SOM(VERSCHUIVING($B$2;0;0;12)) De volgende dag zal dat dan =SOM(VERSCHUIVING($B$2;0;0;13)) zijn. Hiermee is een dynamisch bereik gemaakt waarbij lege cellen niet worden opgenomen in het bereik. Opslaan als naam Formules en functies worden opgeslagen in de cellen waar ze in staan. Ze kunnen ook worden opgeslagen als naam. In dit geval wordt het dynamische bereik, dat wordt gevonden via de combinatie VERSCHUIVING en AANTAL, opgeslagen als naam. Selecteer cel E7. Kopieer uit de formulebalk de functie zonder het SOM gedeelte en het laatste haakje; VERSCHUIVING($B$2;0;0;AANTAL($B$2:$B$26)) Maak het lint Formules actief. Klik in het vak Gedefinieerde namen op de knop Naam definiëren. Geef het bereik de naam jun. (ik heb de naam juni al gebruikt) Typ een = in het vak Verwijst naar: en plak de functie erachter. Sluit af met OK. De naam gebruiken Typ =SOM(jun) en bevestig. Het bedrag verschijnt. Vul de kolom met een aantal getallen en bekijk welke functies zich aanpassen. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 25

26 1.10. Dynamisch bereik met INDEX & AANTAL (INDEX & COUNT) In de vorige paragraaf is gewerkt met een dynamisch bereik gemaakt met de functie VERSCHUIVING. Het is ook mogelijk de functie INDEX te gebruiken in plaats van VERSCHUIVING. De functie INDEX is één van de weinige functies die op twee manieren kan worden gebruikt. matrix;rij_getal;kolom_getal verw:rij_getal;kolom_getal:bereik_getal In dit geval is gebruik gemaakt van de matrix variant. In een aantal stappen wordt een dynamische functie gemaakt voor het bereik A11:G20. Dit kan uiteraard ook een veel groter bereik zijn. Het voorbeeld staat in de werkmap Dynamische bereiken. Maak het werkblad INDEX en AANTAL actief. Als eerste voorbeeld wordt er een standaard Som-functie gebruikt voor de optelling van het bereik A12:E16; =SOM(A12:E16) Resultaat; Als tweede voorbeeld een Som-functie plus INDEX voor de optelling van het bereik A12:E16. Er wordt niet naar een specifieke cel verwezen dus we hoeven in de INDEX alleen het bereik aan te geven; =SOM(INDEX($A$12:$E$16;;)) Resultaat; Er mogen ook nullen worden ingevoerd als u dat gemakkelijker vindt; =SOM(INDEX($A$12:$E$16;0;0)) De nullen staan voor het rij- en kolomnummer. In feite lijkt dit veel op de standaard Som-functie. Alleen wordt het bereik nu bepaald door de INDEX-functie; INDEX($A$12:$E$16;0;0) Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 26

27 Als derde voorbeeld wordt de INDEX-functie gebruikt om de inhoud van een specifieke cel te vinden; =INDEX($A$11:$A$20;5) Resultaat; Product D Er wordt gevraagd naar de inhoud van de 5 e cel in het bereik A11:A20. Als vierde voorbeeld wordt een dynamisch INDEX-functie gebruikt om de inhoud te vinden van de laatste cel in een bepaalde kolom; =INDEX($A$11:$A$20;AANTALARG($A$11:$A$20)) Resultaat; Product E Er wordt gevraagd naar de inhoud van de laatste cel in het bereik A11:A20. Het nummer van de laatste cel wordt gevonden door de functie AANTALARG. De functie AANTALARG telt het aantal gevulde cellen in een bereik, 6 in dit geval. Zonder AANTALARG was het =INDEX($A$11:$A$20;6) geworden. Als vijfde voorbeeld wordt een 1 dimensionale dynamische INDEX-functie gebruikt om de som te vinden in een bepaalde kolom; =SOM($B$12:INDEX($B$12:$B$20;AANTAL($B$12:$B$20))) Resultaat; Er wordt gevraagd naar de som van een bereik. Het startpunt van het bereik is B12. Het eindpunt van het bereik is de laatste cel in het bereik B12:B20. De functie INDEX zoekt in het bereik B12:B20. De functie AANTAL telt het aantal gevulde cellen met getallen in een bereik, 5 in dit geval. Als eenvoudige SOM-functie is dit =SOM(B12:B16) Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 27

28 Als zesde voorbeeld wordt een 2 dimensionale dynamische INDEX-functie gebruikt om de som te vinden in een bepaald bereik. In feite is deze functie gelijk aan de vorige, maar nu wordt de zoekactie 2 maal uitgevoerd, naar beneden en naar rechts. =SOM($B$12:INDEX($12:$20;AANTAL($B$12:$B$20);AANTALARG($12:$12))) Resultaat; Er wordt gevraagd naar de som van een gebied. Het startpunt van het bereik is B12. Het eindpunt van het bereik naar beneden is de laatste gevulde cel in het bereik B12:B20. De functie INDEX zoekt in het bereik B12:B20. De functie AANTAL telt het aantal gevulde cellen met getallen in een bereik, 5 in dit geval. De functie AANTALARG (er komt een woord voor in het bereik) telt het aantal gevulde cellen in het bereik 12:12, rij 12 dus, 5 in dit geval. Het nut van deze dynamische functie Als er een nieuw product wordt toegevoegd en een nieuwe maand, zullen deze automatisch worden meegenomen in de SOM-functie. De uitkomsten in de twee dynamische bereiken worden automatisch aangepast. Als er een nieuw product bijkomt in een latere periode, juni, dan moet u wel alle cellen in rij 18 vullen met getallen, nullen in dit geval, anders reageert de functie niet. Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 28

29 Opslaan als naam Ook deze combinatie kan worden opgeslagen onder een naam. Kopieer de laatste functie zonder de Som-functie. ($B$12:INDEX($12:$20;AANTAL($B$12:$B$20);AANTALARG($12:$12))) Maak het lint Formules actief. Klik in het vak Gedefinieerde namen op de knop Naam definiëren. Geef het bereik de naam omzetten. (ik heb de naam omzet al gebruikt) Typ een = in het vak Verwijst naar: en plak de functie erachter. Sluit af met OK. De naam gebruiken Typ in een willekeurige cel =SOM(omzetten) en bevestig. Vul het bereik met een aantal getallen en bekijk hoe de resultaten van de diverse functies zich (wel of niet) aanpassen. Duizelig U hebt nu een pagina of 30 met allerlei functies en combinaties van functies bestudeerd. De eerste keer dat ik deze stof bestudeerde duizelde het me behoorlijk. Als dit allemaal nieuw is, dan duizelt u het waarschijnlijk ook. Kijk bij elke combinatie naar de interactie tussen de functies, welke argumenten bij de diverse functies horen en wat de diverse functies als resultaat geven. Maak de functies na en bekijk de opbouw zorgvuldig. Maak uw eigen voorbeelden en probeer de functies uit. Oefenen, oefenen en nog meer oefenen is de enige manier om dit onderwerp, gecombineerde of geneste functies, onder te knie te krijgen. Er zijn nog meer combinaties mogelijk. In de volgende hoofdstukken zullen die wel eens worden gebruikt. Na al deze voorbeelden zult u die wel uiteen kunnen rafelen. In de volgende hoofdstukken gaan we grafieken maken (en gebruik maken van al deze dynamische functies). Hoofdstuk 2 Maak een dashboard met Excel 2013 Pagina 29