1. Rekenen met tijd en zoeken

Transcriptie

1 13 1. Rekenen met tijd en zoeken Microsoft Excel heeft een groot aantal functies waarmee u standaardgegevens sneller kunt invullen. Vooral voor gegevens die met elkaar samenhangen, bespaart een zoekfunctie tijd en werk. Bijvoorbeeld: als u op een factuur een artikelnummer intypt, zoekt Excel zelf de omschrijving en de prijs. In dit hoofdstuk leert u de belangrijkste zoekfunctie gebruiken voor het zoeken. U zoekt personeelsgegevens op aan de hand van de ingetypte naam. Niet alleen bespaart u zo werk, maar u voorkomt daarmee ook typefouten. Een zoekfunctie lijkt eerst ingewikkeld, maar na een paar keer begrijpt u de terminologie. Verder leert u in dit hoofdstuk rekenen met uren en minuten. Doordat de tijd niet decimaal wordt weergegeven, wijkt het rekenen met tijd enigszins af van het normale rekenen. In dit hoofdstuk leert u: uren en minuten invoeren; rekenen met tijd; cellen namen geven; formules maken met celnamen; gegevens opzoeken in een tabel. Let op! Om de oefeningen in dit boek uit te kunnen voeren, moet u de oefenbestanden naar uw computer hebben gekopieerd. In Bijlage A Oefenbestanden kopiëren naar de vaste schijf van uw pc leest u hoe u de oefenbestanden vanaf de website bij dit boek kunt downloaden en kopiëren naar de map (Mijn) Documenten.

2 14 Basisboek Excel 2007 voor gevorderden 1.1 Werken met tijdseenheden In plaatst van te werken met decimale eenheden kunt u in Microsoft Excel ook werken met tijdseenheden. Excel rekent dan in seconden, minuten en uren. Open Microsoft Excel 1 Open de werkmap Urenstaat uit de map Oefenbestanden 2 U ziet het werkblad: Op dit werkblad worden de gewerkte uren van de personeelsleden bijgehouden. De gewerkte tijd wordt ingevuld in uren en minuten. Tussen de uren en de minuten plaatst u geen komma, maar een dubbele punt :. cel D3 Typ: 4:30 Dat is 4 uur en 30 minuten, dus 4½ uur.

3 Hoofdstuk 1 Rekenen met tijd en zoeken 15 Omdat een uur maar 60 minuten heeft, kunt u bij de dubbele punt geen hoger getal dan 59 invullen: Typ: 2:80 U ziet een getal in plaats van de tijd: cel D4 Typ: 2:30 Typ op de volgende regels: 3:00 0:00 0:00 0:00

4 16 Basisboek Excel 2007 voor gevorderden 1.2 Rekenen met tijd Tijden kunt u laten optellen met de functie AutoSom: Op het tabblad : De tijden zijn opgeteld. U kopieert de formule ook naar kolom B en C: cel D9 Sleep het aangrijppunt rechtsonder naar B9 De uren worden opgeteld. De uitkomsten lijken niet te kloppen. Doordat Excel met tijden rekent, wordt 24 uur geteld als één dag en dagen worden hier niet getoond. U ziet dat in kolom C: Kolom B zou 43 uur moeten zijn. Dat is 1 dag van 24 uur + 19 uur.

5 Hoofdstuk 1 Rekenen met tijd en zoeken 17 Om het werkelijke aantal uren te tonen: Op het tabblad : U ziet bij de indeling van de tijd in uren en minuten : Klik vóór Typ: [ Typ: ] Er staat. Het werkelijke aantal uren wordt nu getoond in plaats van de dagen. De tijden worden nu goed weergegeven. Vergeet niet uw werkmap regelmatig op te slaan als u iets heeft gewijzigd.

6 18 Basisboek Excel 2007 voor gevorderden 1.3 Celnamen Formules met celaanduidingen zijn erg moeilijk leesbaar. Dat kan lastig zijn als u een fout wilt opsporen in een formule of als u een formule wilt veranderen. In plaats van celaanduidingen kunt u ook celnamen gebruiken in formules. Deze celnamen kunt u voor één cel of een geselecteerde groep cellen instellen: De cellen B9 tot en met D9 zijn geselecteerd: Klik in het naamvak Typ: gewerkt Let op! De naam van een cel ziet u als u die cel heeft geselecteerd. Heeft u een groep cellen een naam gegeven, dan ziet u de naam alleen als u de hele groep heeft geselecteerd. Selecteer de cellen B13 tot en met D13 3 Klik in het naamvak Typ: loon

7 Hoofdstuk 1 Rekenen met tijd en zoeken 19 Typ in cel B13: 6 Typ in cel C13: 8 Typ in cel D13: 5 U kunt nu de namen in de formule gebruiken om het te betalen bedrag uit te rekenen: Typ in cel B15: =gewerkt*loon Het te betalen bedrag klopt niet. Bij het rekenen met uren is de eenheid voor Excel een hele dag van 24 uur. Omdat u hier met het aantal uren wilt vermenigvuldigen, moet u het antwoord met 24 (uur) vermenigvuldigen: cel B15

8 20 Basisboek Excel 2007 voor gevorderden In de formulebalk ziet u de formule die in cel B15 staat: Klik achter in de formulebalk Typ: *24 Het loon is nu goed uitgerekend 43 * 6 = 258: cel B15 Sleep het aangrijppunt rechtsonder naar D15 De formule wordt nu gekopieerd naar cel C15 en cel D15. Ook de lonen van de anderen worden goed uitgerekend 24 * 8 = 192 en 10 * 5 = 50: U slaat de werkmap weer op:

9 Hoofdstuk 1 Rekenen met tijd en zoeken 21 HELP! Waarom staat er naast de gekopieerde cellen? Bij het kopiëren kunt u de cel inclusief opmaak kopiëren, alleen de opmaak of alleen de celinhoud. Dat doet u als volgt: Wijs aan verandert in : de gewenste optie Als u er niet op klikt, verdwijnt het teken verdergaat verdwijnt het teken. na enige tijd vanzelf. Ook als u