Duidelijkheid, geen bezwaar!

Transcriptie

1 Duidelijkheid, geen bezwaar! Rapport van bevindingen rekenkameronderzoek Afwikkeling van bezwaarschriften in Op 10 april 2012 was de rekenkamercommissie als volgt samengesteld: De heer J. Biermans lid, raadslid CDA in, De heer H. Minkenberg lid, raadslid fractie "Roerstreek Lokaal!" in, De heer W.J.C. van Pol lid, raadslid fractie "Praktische Politiek" in, De heer J.J.M. Ramakers lid, raadslid fractie "Jongerenlijst" in, De heer H.J.H. Maessen extern lid en voorzitter/onderzoeker. Rekenkamercommissie datum: 24 april /45

2 1. Samenvatting In dit onderzoek is in kaart gebracht op welke wijze bezwaarschriften in worden behandeld. Ook zijn statistische gegevens verzameld die betrekking hebben op verschillende aspecten van de behandeling van bezwaarschriften Bevindingen en conclusies. De belangrijkste bevindingen en conclusies luiden: 1. de Commissie Bezwaarschriften behandelt bezwaarschriften onafhankelijk, deskundig en met toewijding; 2. de procedure voor behandeling van bezwaarschriften voldoet inhoudelijk aan de wettelijke eisen; 3. de uitvoering van het proces voor de behandeling van bezwaarschriften duurt te lang; in de helft van de gevallen wordt de wettelijke termijn overschreden; 4. de aandacht van het bestuur en het management voor de beleidsmatige kant van afwikkeling van bezwaarschriften kan beter; sturing van het proces voor behandeling van bezwaarschriften kan beter; 5. pre-mediation is een belangrijk instrument om bezwaarschriften middels een verkorte weg af te handelen Aanbevelingen. Deze bevindingen en conclusies hebben geleid tot de volgende aanbevelingen: 1. bij het aanbrengen van veranderingen in het proces behandeling bezwaarschriften is het van belang om de kwaliteit van dit proces op een adequaat niveau te waarborgen; 2. reduceer de doorlooptijd die nodig is voor het proces behandeling bezwaarschriften zodat een beslissing op bezwaar in de regel binnen de wettelijke termijn genomen wordt; 3. Implementeer een managementcyclus voor het proces behandeling bezwaarschriften ; 3.1. verbeter de betrokkenheid van het bestuur en het management bij het beleid ten aanzien van de afwikkeling van bezwaarschriften; 3.2. verbeter de informatievoorziening die nodig is om het beleid ten aanzien van de afwikkeling van bezwaarschriften en beroepsschriften te sturen; 3.3. structureer de communicatie met medewerkers over de Procesbeschrijving afhandeling bezwaarschriften ; 4. geef communicatie met cliënten nog meer aandacht; 2/45

3 2. Inhoudsopgave 1. Samenvatting Bevindingen en conclusies Aanbevelingen Inhoudsopgave Aanleiding voor het onderzoek Inleiding Vraagstelling Definities Opzet van het onderzoek Organisatorische aspecten van het onderzoek Normenkader Regelgeving die van toepassing is op de behandeling van bezwaarschriften Normen afgeleid van doelmatigheid en doeltreffendheid van het proces Kwantitatieve analyse Vergelijking met cijfers van derden Bevindingen Procedurele aspecten Aantallen bezwaarschriften Inhoudelijke aspecten Tijdsaspecten Pre-mediation Benodigde mankracht Beroepsprocedures bij de bestuursrechter Evaluatie van 10 dossiers Conclusies Algemeen Krijgt de burger wat hem toekomt? Tijdsaspecten Procesbeheersing afhandeling bezwaarschriften Ingetrokken bezwaarschriften Pre-mediation Aanbevelingen Kwaliteit van het proces Doorlooptijd Beheersing van het proces behandeling bezwaarschriften Externe communicatie Slotwoord /45

4 10. Bijlagen Lijst met geraadpleegde documenten Lijst geïnterviewde personen Communicatie rekenkamercommissie met de gemeente Procesbeschrijving behandeling bezwaarschriften versie Kwantitatieve analyse bezwaarschriften Leeswijzer Totaal overzicht Traject advisering door Commissie Bezwaarschriften Traject besluitvorming door bestuursorgaan Gerealiseerde termijnen Resultaten van de evaluatie van 10 dossiers /45

5 3. Aanleiding voor het onderzoek 3.1. Inleiding. Wanneer een burger het niet eens is met een besluit van de gemeente, waar bezwaar tegen mogelijk is, kan hij bezwaar aantekenen. De gemeente overweegt het besluit dan opnieuw, waarbij rekening wordt gehouden met de argumenten en belangen van de bezwaarmaker. Het is van groot belang dat de gemeente de afwikkeling van bezwaarschriften zorgvuldig organiseert en toeziet op de uitvoering daarvan. Doelmatige, doeltreffende, correcte en tijdige afhandeling van bezwaren is immers een middel om het vertrouwen van de burger in het lokale bestuur te versterken. Omdat de gemeente in de procedure van de afwikkeling van bezwaarschriften medio 2009 enkele wijzigingen heeft aangebracht heeft de rekenkamer besloten om het onderzoek te richten op de bezwaarschriften die werden ingediend tussen 1 juli 2009 en 31 december 2010 in de kamers Bewonerszaken en Grondgebiedszaken. De afbakening van het onderzoek in onderwerpen loopt vanaf het moment van indiening van het bezwaar tot en met de besluitvorming door het bestuursorgaan Vraagstelling De centrale vraag in het onderzoek luidt: Verloopt de afwikkeling van bezwaarschriften in de gemeente optimaal? Is het proces doeltreffend en doelmatig? De volgende deelvragen zijn hiervan af te leiden: 1. welke kwantitatieve gegevens zijn in de onderzoeksperiode gerealiseerd? (aantal voor bezwaar vatbare besluiten, aantal ontvangen bezwaarschriften, aantal niet ontvankelijke bezwaarschriften, aantal ingetrokken bezwaarschiften, aantal gegrond, aantal (gedeeltelijk) ongegrond, aantal beroepsprocedures bij de rechtbank, aantal door de rechter toegewezen/afgewezen, verdeling naar soort, tijdsaspecten van beschikkingen etc.); 2. hoe verhouden deze cijfers zich tot gegevens die soortgelijke gemeenten realiseren? 3. zijn er trends in de ontwikkeling van het aantal bezwaarschriften aan te geven? 4. indien dit het geval is, zijn er dan oorzaken aan te geven om die trend te verklaren? 5. is het proces dat gevolgd wordt bij de behandeling van bezwaarschriften effectief? (bv: welke invloed heeft de keuze om met een externe Commissie Bezwaarschriften te werken op de doelmatigheid en doeltreffendheid, of: welke invloed heeft de keuze dat de secretarissen van de Commissie Bezwaarschriften gemeenteambtenaren zijn? Waren deze ambtenaren ook al betrokken bij de besluitvorming voor de primaire beschikking? Zijn deze secretarissen voldoende onafhankelijk? Welke invloed hebben zij op de besluitvorming in de Commissie Bezwaarschriften?) 6. worden de besluiten in dit proces rechtmatig en tijdig genomen? 7. is er sprake van een leerproces: wordt de uitkomst van de behandeling van het bezwaarschrift teruggekoppeld naar de organisatie waar het primaire besluit werd voorbereid? 5/45

6 3.3. Definities rekenkamercommissie De definities zoals gehanteerd in de begrippenlijst in bijlage 10.4 zijn ook in dit rapport van toepassing Opzet van het onderzoek Afbakening van het onderzoek. Het onderzoek richt zich op de afwikkeling van bezwaarschriften die ingediend werden tussen 1 juli 2009 en 31 december 2010 in de kamers Bewonerszaken en Grondgebiedszaken. De afbakening van het onderzoek in onderwerpen loopt vanaf het moment van de indiening van het bezwaarschrift tot en met de beslissing op bezwaar door het bestuursorgaan. De begindatum voor de onderzoeksperiode is gekozen omdat de rekenkamercommissie het niet zinvol acht om nu nog uitspraken te doen over het proces van afwikkeling van bezwaarschriften dat in mei 2009 werd verlaten. De einddatum van 31 december 2010 houdt in dat bezwaarschriften die vóór het einde van 2010 zijn ontvangen begin mei 2011 tot een beschikking moeten leiden, voor zover aan de wettelijke termijnen wordt voldaan. Zodra het interne proces is afgerond kunnen zij een rol spelen in dit onderzoek. Bezwaarschriften tegen beschikkingen die betrekking hebben op de kamer personele zaken en op gemeentelijke belastingen, waaronder de Wet onroerende Zaken (WOZ), worden niet in dit onderzoek meegenomen Globale opzet van het onderzoek. In het eerste deel van het onderzoek ligt het accent op onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid. De procesgang van de behandeling van bezwaarschriften zal in kaart worden gebracht. Verder worden kwantitatieve gegevens verzameld om een beeld te krijgen van de antwoorden op de deelvragen t/m In een steekproef van 10 dossiers wordt onderzocht of de processtappen zoals die beschreven zijn in de praktijk ook gevolgd worden Methode van onderzoek. De gegevens die nodig zijn voor het onderzoek worden verzameld in samenwerking met de afdeling Advies en Kwaliteit van de gemeente. In een aantal gesprekken met de voorzitter van de Commissie Bezwaarschriften en betrokken ambtenaren wordt getracht om de bevindingen te verifiëren en hieraan conclusies te verbinden. 6/45

7 3.5. Organisatorische aspecten van het onderzoek. rekenkamercommissie Het onderzoek zal bestaan uit de volgende stappen: 1. vaststellen onderzoek; 2. startbijeenkomst; 3. inzicht verwerven en documenteren procesbeschrijving behandeling bezwaarschriften; 4. verzamelen en presenteren statistische gegevens; 5. toetsen en vergelijken statistische gegevens; 6. gesprekken met betrokken ambtenaren, de voorzitter van de Commissie Bezwaarschriften en de verantwoordelijke portefeuillehouder in het college van B&W; 7. toetsen steekproef uit 10 dossiers; 8. opstellen tussenrapportage t.b.v. technisch hoor- en wederhoor; 9. verwerken van de inbreng die het technisch hoor-en wederhoor oplevert; 10. formuleren van conclusies en aanbevelingen; 11. opstellen eindrapportage. 7/45

8 4. Normenkader 4.1. Regelgeving die van toepassing is op de behandeling van bezwaarschriften De Algemene wet bestuursrecht. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is vastgelegd op welke manier een burger bezwaar kan maken tegen een besluit van een bestuursorgaan. Eveneens is in de Awb vastgelegd op welke manier het bestuursorgaan een bezwaarschrift moet behandelen. De functie van een bezwaarschrift is meervoudig: 1. het is een middel voor burgers om te laten weten dat ze het niet eens zijn met een besluit; 2. een bezwaarschrift geeft de burger een zekere mate van rechtsbescherming; 3. het bezwaarschrift geeft het bestuursorgaan de mogelijkheid om een besluit opnieuw in overweging te nemen; 4. het bezwaarschrift opent de toegang tot de bestuursrechter; 5. bezwaarschriften geven inzicht in gebreken in de besluitvormende processen van de gemeente. Dit inzicht kan de basis vormen voor aanpassing van deze processen. In de Awb zijn regels vastgelegd voor: 1. de wijze waarop een bezwaarschrift wordt ontvangen en welke eisen er gelden voor ontvankelijkheid van bezwaarschriften; 2. de behandeling van bezwaarschriften: 2.1. de plicht om betrokkenen te horen; 2.2. de behandeling van informatie rondom het bezwaar; 2.3. wie er deelneemt aan een hoorzitting; 2.4. verslaglegging van de hoorzitting; 3. de beslissing op bezwaar: 3.1. termijn waarbinnen een besluit genomen moet worden; 3.2. de wijze waarop een besluit genomen wordt; 3.3. het vermelden van beroepsmogelijkheden; 3.4. de wijze waarop de beslissing op bezwaar kenbaar wordt gemaakt; 3.5. de kostenvergoeding van de bezwaarprocedure. In de eerste fase van het onderzoek wordt getoetst of de in de Awb voorgeschreven termijnen voor de behandeling van bezwaarschriften gerespecteerd worden (wettelijke termijn I in bijlage 10.5). Het gaat dan over de wettelijke termijn waarbinnen een besluit op bezwaar genomen moet zijn en de wijze waarop wordt omgegaan met verdaging van het besluit op bezwaar. 8/45

9 Het traject van de behandeling van een bezwaarschrift kan verdeeld worden in twee delen: het tijdvak dat begint met de ontvangst van het bezwaarschrift en eindigt met het uitbrengen van een advies door de Commissie Bezwaarschriften; het tijdvak dat wordt begrensd door het moment waarin de ambtelijke organisatie het advies van de Commissie Bezwaarschriften ontvangt en het tijdstip van bekendmaking van het besluit op bezwaar, het bestuurlijke traject. In die gevallen waar dat relevant is wordt in kaart gebracht hoe de verhoudingen in deze termijnen liggen. In de tweede fase van het onderzoek wordt een steekproef genomen van een aantal bezwaarschriften waarin wordt getoetst of aan de regels uit de Awb is voldaan De verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente. In de verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente is vastgelegd op welke wijze de gemeente invulling geeft aan de wettelijke verplichtingen ten aanzien van de behandeling van bezwaarschriften. Gekozen is voor een adviescommissie conform art van de Awb. Deze Commissie Bezwaarschriften kent in drie kamers: Bewonerszaken, Grondgebiedszaken, Personele zaken. Elk van deze kamers bestaat uit een onafhankelijke voorzitter, en tenminste twee leden. Het secretariaat van deze kamers wordt gevoerd door een ambtenaar in dienst van de gemeente. Deze keuze is van invloed op de behandeltermijnen die volgens de Awb van toepassing zijn: Vanaf 1 oktober 2009 geldt een termijn van 12 weken met eenmalig een mogelijkheid tot verdaging van nog eens 6 weken. Daarvoor was dat een termijn van 10 weken met een mogelijkheid om een beslissing met 4 weken te verdagen Normen afgeleid van doelmatigheid en doeltreffendheid van het proces Aantal bezwaarschriften versus aantal besluiten vatbaar voor bezwaar. Onderzocht wordt hoe het aantal bezwaarschriften zich verhoudt tot het totale aantal beslissingen, vatbaar voor bezwaar Verdeling aantallen bezwaarschriften: ontvankelijk, gegrond, ongegrond. Deze cijfers kunnen een indruk geven over de kwaliteit van het primaire beslisproces en de communicatieve aspecten die daarbij een rol spelen. Concreet: krijgt de burger wat hij mag verwachten van de gemeente, of leiden gemeentelijke besluiten regelmatig tot verrassingen. 9/45

10 Besluit conform advies Commissie Bezwaarschriften. Het is de taak van de Commissie Bezwaarschriften een juridisch gefundeerd advies te formuleren voor het betreffende bestuursorgaan (in de gemeente zijn de raad, de burgemeester en het college van B&W bestuursorganen). Het is immers de bedoeling dat de beslissing op bezwaar stand houdt indien deze getoetst wordt door de rechter. Anderzijds is het bestuursorgaan bevoegd om af te wijken van het advies van de Commissie Bezwaarschriften. Het bestuursorgaan kan immers inhoudelijke, juridische en bestuurlijke afwegingen maken die leiden tot een (gedeeltelijk) gewijzigd besluit Leerproces t.g.v. bezwaarschriften De uitkomst van een besluit op bezwaar dient te worden teruggekoppeld naar de medewerkers die betrokken zijn bij het bezwaarschriften proces, maar ook naar hen die betrokken zijn bij het proces dat leidt tot de primaire beslissing. Hier kan immers lering uit worden getrokken voor de toekomst. Getoetst wordt of deze terugkoppeling aanwezig is. 10/45

11 5. Kwantitatieve analyse Onder kwantitatieve analyse wordt in dit onderzoek verstaan het analyseren en beoordelen van cijfers met betrekking tot het afwikkelen van bezwaarschriften. De secretarissen van de Commissie Bezwaarschriften hebben per casus uit de onderzoeksperiode overzichten aangeleverd met: casus identificatie; korte omschrijving van het bezwaar; tijdsaspecten met betrekking tot de afwikkeling; toelichting op omstandigheden met betrekking tot het bezwaar; het resultaat van de hoorzitting; korte beschrijving van het advies van de Commissie Bezwaarschriften; korte beschrijving van het besluit op bezwaar; In de onderzoeksperiode die 18 maanden beslaat gaat het over in totaal 134 bezwaarschriften in de kamer Bewonerszaken en 52 (+39) bezwaarschriften in de kamer Grondgebiedszaken. In de onderzoeksperiode zijn in het eerste kwartaal bezwaarschriften ontvangen die gericht zijn tegen een last onder dwangsom voor onrechtmatige bewoning van een vakantieverblijf. Deze bezwaarschriften hebben geleid tot een herziening van het beleid en zijn vervolgens ingetrokken. Dit proces heeft bijna een jaar in beslag genomen. Omdat deze cijfers een scheef beeld zouden geven zijn deze 39 bezwaarschriften in ons onderzoek buiten beschouwing gelaten. De rekenkamercommissie heeft de aangeleverde gegevens ingedeeld in de volgende rubrieken: Besluit op bezwaar is: 1. afgewikkeld binnen de wettelijke termijn I, zijnde 10 weken respectievelijk 12 weken (na ); 2. afgewikkeld binnen de wettelijke termijn I plus verdaging (=wettelijke termijn II), zijnde 4 respectievelijk 6 weken (na ); 3. aantal dagen waarmee de termijn die van toepassing is werd overschreden; 4. aantal dagen nodig voor het opstellen van het advies door de Commissie Bezwaarschriften; 5. aantal dagen nodig voor de besluitvorming door het bestuursorgaan (incl. voorbereiding van een herzien besluit); 6. heeft pre-mediation een rol gespeeld; 7. is het bezwaarschrift ingetrokken, ontvankelijk of niet ontvankelijk; 8. adviseert de Commissie Bezwaarschriften het bezwaar gegrond, ongegrond of gedeeltelijk gegrond te verklaren; 9. beslist het bestuursorgaan conform het advies van de Commissie Bezwaarschriften of wordt daarvan afgeweken. De tellingen in deze rubrieken zijn opgenomen in bijlage 10.5 en worden in het volgende hoofdstuk toegelicht. 11/45

12 In de beoordelingen in het rapport kan teller voor het aantal dagen dat de behandeling van een bezwaarschrift duurt onder bepaalde voorwaarden tijdelijk stil worden gezet. Dit gebeurt o.a. wanneer er oponthoud in de behandeling ontstaat dat veroorzaakt wordt door de indiener van het bezwaarschrift. Denk aan de situatie die ontstaat wanneer een proformabezwaarschrift wordt ingediend. De gemeente geeft dan een termijn waarbinnen een nadere onderbouwing moet worden ingediend. In een dergelijk geval wordt de wettelijke termijn extra opgehoogd met de daadwerkelijke vertraging Vergelijking met cijfers van derden. De rekenkamercommissie heeft een serieuze poging gedaan om de resultaten van de eerder genoemde tellingen te vergelijken met de verrichtingen van andere gemeenten. Gebleken is dat de cijfers in publieke databases, bijvoorbeeld waar staat je gemeente, gebaseerd zijn op definities die verschillend zijn van de definities zoals die in de kwantitatieve analyse van dit rapport zijn gehanteerd. Derhalve leveren de cijfers uit deze externe bronnen geen handvat om de cijfers van te vergelijken. In de database van de Nederlandse Vereniging Van Rekenkamers (NVRR) heeft de rekenkamercommissie verschillende onderzoeksrapporten van rekenkamers in andere gemeenten geraadpleegd. Ook in deze onderzoeken blijkt dat de onderzoeksvraag vrij specifiek is en de verzamelde gegevens evenmin één op één vergelijkbaar zijn met de cijfers in. Uit deze rapporten blijkt dat in alle onderzochte procedures voor afwikkeling van bezwaarschriften knelpunten bestaan in het tijdig afhandelen van een beslissing op bezwaar. 12/45

13 6. Bevindingen 6.1. Procedurele aspecten. Bij de aanvang van het onderzoek in juli 2011 bleek dat de secretarissen van de Commissie Bezwaarschriften niet beschikten over een geaccordeerde procesbeschrijving voor de afwikkeling van bezwaarschriften. In enkele gesprekken over dit onderwerp bleek dat er in beide kamers consensus bestaat over de werkwijze die gevolgd moet worden. Deze werkwijze wordt in de praktijk ook consequent gevolgd. De rekenkamercommissie heeft deze werkwijze vervolgens beschreven. In het vierde kwartaal 2011 heeft de organisatie zelf een procesbeschrijving (versie 1.1) opgesteld die in bijlage 10.4 is toegevoegd aan dit rapport. Omdat deze twee beschrijvingen slechts op enkele ondergeschikte details verschillen geeft deze laatste beschrijving voor dit onderzoek voldoende inzicht in de gang van zaken tijdens de onderzoeksperiode. Tijdens de gesprekken die de rekenkamercommissie in het eerste kwartaal van 2012 voerde met betrokkenen bleek dat medewerkers in de gemeentelijke organisatie niet bekend waren met deze nieuwe procesbeschrijving. Deze procesbeschrijving is door de gemeentesecretaris in maart 2012 vastgesteld. Het beeld is tweeledig: In de Commissie Bezwaarschriften en de kringen direct daar rondom bestaat consensus over de wijze waarop een bezwaarschrift moet worden afgehandeld. De kring van medewerkers van de gemeente die incidenteel een bijdrage moet leveren aan het proces is echter breder. De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat de procesbeschrijving in deze bredere kring niet overal bekend is. In de dossierstudie is bevestigd dat deze procesbeschrijving de werkwijze in de onderzoeksperiode goed beschrijft. Stuurgegevens over de prestaties en verrichtingen van de Commissie Bezwaarschriften en de functionele afdelingen die betrokken zijn bij het afwikkelen van bezwaarschriften werden in de onderzoeksperiode niet systematisch bijgehouden. In 2011 is een begin gemaakt met het bijhouden van gegevens zoals de inhoudelijke uitkomst van de procedure, de rol die premediation speelt etc. Tijdsaspecten worden echter nog steeds niet systematisch bijgehouden. Terugmelding aan alle betrokkenen van de resultaten van de behandeling van een bezwaarschrift, tot en met de uitspraak van de beroepsrechter in die gevallen dat het zover komt, is niet in de procesbeschrijving opgenomen. Voor zover de rekenkamercommissie heeft kunnen nagaan gebeurt dit in een aantal gevallen wel, maar er is niets structureel over geregeld Onafhankelijkheid. De onafhankelijkheid van de Commissie Bezwaarschriften staat niet ter discussie. De leden zijn allen onafhankelijke deskundigen die behalve het lidmaatschap van de Commissie Bezwaarschriften geen verdere bindingen met de gemeente hebben. De secretarissen (die geen stemrecht hebben in de Commissie) zijn in dienst van de gemeente en functioneren naast hun taak voor de Commissie Bezwaarschriften ook als juridisch consulent voor vraagstukken uit de gemeentelijke organisatie. Door deze combinatie van rollen is het denkbaar dat er in bepaalde situaties een belangenconflict zou kunnen ontstaan. 13/45

14 De afspraak bestaat dat de secretaris van de Commissie Bezwaarschriften zich voor de behandeling van een bepaald bezwaarschrift laat vervangen door een collega indien hij/zij in het voortraject van het betreffende primaire besluit betrokken is geweest. In de interviews is gebleken dat deze situatie slechts zelden voorkomt Aantallen bezwaarschriften. In de onderzoeksperiode heeft de gemeente volgens opgave van de afdeling Advies en Kwaliteit onderstaande cijfers gerealiseerd. Van 1 juli 2009 t/m Aantal beslissingen Aantal ontvangen In % 31 december 2010 vatbaar voor bezwaar bezwaarschriften Kamer Bewonerszaken ,6% Kamer Grondgebiedszaken (1) 3,6% Totaal ,6% (1): exclusief 39 bezwaarschriften in verband met onrechtmatige bewoning vakantieverblijf. Tijdens de gesprekken met medewerkers is medegedeeld dat het aantal bezwaarschriften in 2011 in aantal is afgenomen. Aangenomen wordt dat meer aandacht voor communicatie met de cliënten en ook de pre-mediation inspanningen aan deze afname een belangrijke bijdrage hebben geleverd. De rekenkamercommissie heeft extern geen geschikt cijfermateriaal gevonden om het aantal ontvangen bezwaarschriften mee te vergelijken. De indruk bestaat echter dat het aantal bezwaarschriften in zich binnen de gebruikelijke marges beweegt Inhoudelijke aspecten. In onderstaande tabellen is weergegeven wat er inhoudelijk is gebeurd met de bezwaarschriften die de gemeente in de periode van 1 juli 2009 t/m 31 december 2010 ontving. Opvallend is dat meer dan de helft (53%) van de bezwaarschriften door de bezwaarmaker werd ingetrokken. Genoemde oorzaken zijn: 1. Herzien besluit. De gemeente komt terug op haar eerdere beslissing en neemt een nieuw besluit. 2. Nadere uitleg. De vak-afdeling of de pre-mediator licht toe waarom het primaire besluit is zoals het is. In het geval dat de indiener vervolgens het bezwaar intrekt was de nadere uitleg en motivering door de gemeente voldoende bevredigend voor de bezwaarmaker om zijn bezwaar niet langer te handhaven. 3. Alternatieve oplossing. De gemeente en de indiener van het bezwaarschrift bereiken buiten de juridische procedure om een andere oplossing voor het bezwaar waardoor de indiener zijn bezwaar intrekt. 14/45

15 Van 1 juli 2009 t/m Aantal ontvangen In % Daarvan werden Daarvan werd 31 december 2010 bezwaarschriften ingetrokken het besluit herzien Kamer Bewonerszaken Kamer Grondgebiedszaken % % 28 7 Totaal % Van de 186 ingediende bezwaarschriften werden er 98 door de indiener ingetrokken. Dan blijven er 88 over voor behandeling in de Commissie Bezwaarschriften. 16 van deze 88 waren technisch niet compleet, te laat ingediend of werden om andere juridische redenen als niet-ontvankelijk beoordeeld. De Commissie Bezwaarschriften heeft voor deze 88 bezwaarschriften een advies opgesteld aan het bestuursorgaan. In 21 (11%) gevallen adviseerde de Commissie het bezwaar gegrond te verklaren, 11 (6%) keer was het bezwaar volgens de Commissie gedeeltelijk gegrond en in 40 (22%) gevallen luidde het advies ongegrond. Aantal Niet ontvankelijk Aantal Ontvankelijk Door Commissie Bezwaarschriften behandeld Van 1 juli 2009 Waarvan Waarvan Waarvan t/m 31 Gegrond Gedeeltelijk Ongegrond december 2010 Gegrond Kamer Bewonerszaken Kamer Grondgebied zaken Totaal /45

16 6.4. Tijdsaspecten. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) schrijft sinds 1 oktober 2009 voor dat gemeenten het besluit op bezwaar nemen binnen een wettelijk termijn van 12 weken. De voorzitter van de Commissie Bezwaarschriften kan het bestuursorgaan gemotiveerd adviseren om het besluit op bezwaar maximaal 6 weken te verdagen (= uit te stellen). Tot 1 oktober 2009 waren deze termijnen respectievelijk 10 en 4 weken. In wordt het bericht van verdaging uitgestuurd en ondertekend door de secretaris van de Commissie Bezwaarschriften, die daartoe door het college van B&W is gemandateerd. Over 88 van de 186 ingediende bezwaarschriften, die niet werden ingetrokken, heeft de Commissie Bezwaarschriften een advies uitgebracht aan het bestuursorgaan. (meestal het college van B&W). Vervolgens nam het bestuursorgaan een besluit op bezwaar. In 44 (50%) gevallen gebeurde dit niet binnen de wettelijke termijn die in de Awb is vastgelegd. Van 1 juli 2009 t/m 31 december 2010 Aantal besluiten op bezwaar binnen wettelijke termijn Aantal besluiten op bezwaar waarbij de wettelijke termijn is overschreden Kamer Bewonerszaken Kamer Grondgebiedszaken Totaal Nadere analyse leert dat het in de gemeente gemiddeld 163 dagen kost om een beslissing op bezwaar te nemen. De Commissie Bezwaarschriften neemt hiervan gemiddeld 107 dagen voor haar rekening. Het bestuursorgaan heeft vervolgens gemiddeld nog eens 56 dagen nodig. Voor zover relevante gegevens bij de rekenkamercommissie bekend zijn, is in bovenstaande cijfers bij het bepalen van de wettelijke termijn reeds rekening gehouden met bijzondere omstandigheden zoals: 1. incidentele afspraken met de bezwaarmaker over een langere afwikkeltermijn; 2. vertragingen die toegerekend moeten worden aan de bezwaarmaker; 3. extra tijd die nodig is voor adviezen van deskundigen. 16/45

17 6.5. Pre-mediation. Pre-mediation is een processtap die midden 2009 is ingevoerd in het proces van afwikkeling van bezwaarschriften. Pre-mediation wordt uitgevoerd door een medewerker in dienst van de gemeente. Deze Premediator voert gesprekken met de functionele afdeling die het bestreden besluit heeft voorbereid. Daarnaast spreekt hij met de indiener van het bezwaarschrift. Hij probeert op deze wijze buiten het formele juridische traject om een praktische oplossing te bereiken die voor beide partijen acceptabel is. Indien de Pre-mediation stap slaagt wordt het bezwaarschrift ingetrokken, al dan niet nadat het primaire besluit is herzien. Pre-mediation blijkt een waardevolle processtap te zijn waarbij de gemeente de gelegenheid heeft om nog eens extra met haar burgers te communiceren over een bezwaarschrift. Uit onderstaand overzicht blijkt dat in de onderzoeksperiode het pre-mediation instrument 61 keer werd ingezet, waarvan 37 keer met als resultaat dat het bezwaarschrift werd ingetrokken. Van 1 juli 2009 t/m Aantal maal Aantal Waarbij het 31 december 2010 gebruik gemaakt ingetrokken na primair besluit van Pre-mediation Pre-mediation werd herzien Kamer Bewonerszaken Kamer Grondgebiedszaken Totaal /45

18 6.6. Benodigde mankracht. De afdeling Advies en Kwaliteit heeft op verzoek van de rekenkamercommissie geïnventariseerd welk tijdbeslag de afwikkeling van bezwaarschriften op jaarbasis legt op medewerkers van de gemeentelijke organisatie. Hierbij zijn de uren van de externe leden van de commissie Bezwaarschriften dus niet meegenomen. Het resultaat van deze inventarisatie is onderstaand weergegeven. In fte. Medewerker bezwaar/beroep Werk Inkomen Zorg (WIZ) 0,5 Administratieve ondersteuning 0,5 Juridisch consulenten (secretariaat Commissie Bezwaarschriften) 1,0 Consulenten Werk inkomen en Zorg 140 uur = 0,1 Medewerker pre-mediation 300 uur in 2010 = 0,2 Medewerkers Leefomgeving, verkeer, subsidie 210 uur = 0,15 Medewerkers vergunningen toezicht en handhaving 300 uur = 0,2 Totaal per jaar 2,65 fte In de onderzoeksperiode van anderhalf jaar kwamen in 186 plus 39 is 225 bezwaarschriften binnen. Grosso modo komt dat neer op ca. 150 stuks op jaarbasis. Een grove gemiddelde schatting voor het tijdsbeslag komt dan uit op ca. 3,5 mandag per bezwaarschrift. 18/45

19 6.7. Beroepsprocedures bij de bestuursrechter. Een burger die bezwaar heeft tegen een gemeentelijk besluit kan het geschil niet direct voorleggen aan de bestuursrechter. Hij dient eerst een bezwaarschrift in te dienen bij de gemeente en pas als het besluit op bezwaar daar aanleiding toe geeft staat de toegang tot de bestuursrechter open. Aanvankelijk bestond bij de rekenkamercommissie de indruk dat het aantal beroepsprocedures en de uitkomst daarvan een beeld zou kunnen geven over de kwaliteit van het primaire besluitvormingsproces en ook over de kwaliteit van de bezwaarprocedure. Gebleken is dat er in de onderzoeksperiode van midden 2009 tot einde 2010 door de gemeente geen administratieve gegevens over beroepsprocedures zijn bijgehouden. Deze gegevens zijn achteraf wel te produceren door het archief uit te kammen. Omdat de hoeveelheid werk die hieraan verbonden is niet opweegt tegen het te verkrijgen inzicht heeft de rekenkamercommissie hier van afgezien. In 2011 is een voorzichtige start gemaakt met het bijhouden van aantallen beroepsprocedures. 19/45

20 6.8. Evaluatie van 10 dossiers. Een van de onderdelen van het onderzoek betreft een dossierstudie. De rekenkamercommissie wil hiermee vaststellen of de werkwijze die in de procesbeschrijving is vastgelegd in de praktijk gevolgd wordt. Er zijn vijf willekeurige dossiers uitgekozen die in de kamer Bewonerszaken zijn behandeld en eveneens vijf dossiers die in de kamer Grondgebiedszaken werden afgewikkeld. Deze dossiers zijn beoordeeld op de mate waarin zij compleet waren en in overeenstemming zijn met de eerder aangeleverde lijsten en overzichten. De dossiers bevatten de volgende onderdelen (voor zover van toepassing): 1. het bezwaarschrift; 2. ontvangstbevestiging; 3. verslag pre-mediation inspanning; 4. dossier van de hoorzitting; 5. uitnodiging voor de hoorzitting; 6. verslag van de hoorzitting; 7. bericht van verdaging; 8. verslag nader onderzoek; 9. advies Commissie Bezwaarschriften; 10. besluit op bezwaar bestuursorgaan; 11. mededeling besluit aan de indiener van het bezwaarschrift; 12. bericht einde procedure. De dossiers waren allen compleet en in overeenstemming met de lijsten die in een eerder stadium aan de rekenkamercommissie te beschikking zijn gesteld voor de kwantitatieve analyse. De resultaten van deze evaluatie zijn vastgelegd in bijlage De dossiers maakten allen een verzorgde indruk. De onderbouwing van de adviezen van de Commissie Bezwaarschriften is wellicht iets aan de uitgebreide kant maar wel solide. Bovendien zijn de adviezen goed leesbaar, hetgeen erg belangrijk is voor de burger: 20/45

21 7. Conclusies Algemeen. Het recht van de burger om bezwaar aan te tekenen tegen een besluit van de gemeente is een groot goed dat is verankerd in de Algemene wet bestuursrecht. De behandeling van het bezwaarschrift geeft de gemeente de gelegenheid om haar besluit opnieuw te overwegen en indien nodig aan te passen. Ook biedt de plicht van de gemeente om de indiener van het bezwaarschrift te horen de kans om over en weer informatie uit te wisselen zodat alle ingrediënten aanwezig zijn voor een rechtmatig, weloverwogen, gebalanceerd gemeentelijk besluit. Tenslotte fungeert de gemeentelijke bezwaarschriftenprocedure als poortwachter voor de toegang tot een beroepsprocedure bij de bestuursrechter. De rekenkamercommissie is van mening dat het belangrijk is om zorgvuldig met bezwaarschriften om te gaan en ook de behandeling daarvan voldoende prioriteit te geven Krijgt de burger wat hem toekomt? De gemeente kent in de verordening Commissie Bezwaarschriften een centrale rol toe aan de commissie bij het behandelen van bezwaarschriften. De rekenkamercommissie is van oordeel dat de Commissie Bezwaarschriften haar taak met toewijding en deskundigheid vervult. Het is van belang dat een besluit op bezwaar ook in de verdere procesgang juridisch stand houdt. Dat is van belang voor de gemeente, maar ook voor de rechtszekerheid van de burger. De procedure die gevolgd wordt bij het behandelen van bezwaarschriften voldoet inhoudelijk aan alle eisen die de wetgever in de Awb en de raad in de verordening Commissie Bezwaarschriften heeft vastgelegd. Een gezond uitgangspunt dat daarbij gehanteerd wordt luidt: in geval van twijfel krijgt de burger het voordeel van de twijfel. Het advies van de commissie wordt in 75 van de 88 gevallen volledig gevolgd door het bestuursorgaan. Dat is een bevredigende score, zeker omdat de Commissie Bezwaarschriften en het verantwoordelijke bestuursorgaan duidelijk verschillen in rol en functie. In de uitvoering van zowel het primaire besluitvormingsproces als de behandeling van bezwaarschriften zijn waarborgen ingebouwd opdat alle juridische kennis die beschikbaar is ook toegepast wordt bij het voorbereiden van een beslissing. Uit de steekproeven die de rekenkamer genomen heeft blijkt dat de behandeling van bezwaarschriften in zorgvuldig en goed gedocumenteerd plaatsvindt. Dat de bezwaarschriftenprocedure echter geen overbodig vangnet is blijkt uit de cijfers: Van de ruim burgers of rechtspersonen die een gemeentelijke beschikking ontvingen, die vatbaar is voor bezwaar, werden in de onderzoeksperiode 88 door middel van een bezwaarschrift alsnog in een of andere vorm tegemoet gekomen. 32 bezwaarschriften werden immers door de Commissie Bezwaarschriften gegrond of gedeeltelijk gegrond beoordeeld. Daarnaast is in 56 gevallen het primaire besluit tijdens de behandeling van het bezwaarschrift herzien. 21/45

22 In termen van aantallen mag dat wellicht niet zo n indrukwekkend cijfer zijn, vanuit het oogpunt van rechtszekerheid is het belang aanzienlijk. Conclusie 1 De Commissie Bezwaarschriften behandelt bezwaarschriften onafhankelijk, deskundig en met toewijding. Conclusie 2 De procedure voor behandeling van bezwaarschriften voldoet inhoudelijk aan alle wettelijke eisen. Conclusie 3 Bezwaarschriften fungeren als een waardevol vangnet. Belanghebbenden kregen in de onderzoeksperiode 88 hun recht via de bezwaarschriftenprocedure Tijdsaspecten. In het voorgaande is al gememoreerd dat het proces van de afhandeling van bezwaarschriften in zorgvuldig is. Aan het huidige proces is echter ook een keerzijde verbonden: Het proces van afhandeling van bezwaarschriften duurt te lang. In de onderzoeksperiode zijn 88 besluiten op bezwaar genomen. In 44 van deze 88 bezwaarprocedures werden de wettelijke termijnen, inclusief verlenging ten gevolge van verdaging of vertraging in de afhandeling die door de bezwaarmaker werd veroorzaakt overschreden. De commissie bezwaarschriften heeft gemiddeld 107 dagen nodig en het bestuursorgaan 56 dagen, totaal 163 dagen, voor er een besluit op bezwaar ligt. Conclusie 4 De uitvoering van de procedure voor behandeling van bezwaarschriften duurt te lang Procesbeheersing afhandeling bezwaarschriften. Op het vlak van de sturing en beheersing van het proces van afhandeling van bezwaarschriften zijn enkele mogelijkheden tot verbetering aan het licht gekomen. In de onderzoeksperiode was er geen geformaliseerde procesbeschrijving voor handen. In de loop van 2011 is die wel tot stand gekomen. In maart 2012 werd deze procesbeschrijving door de gemeentesecretaris vastgesteld. De rekenkamercommissie ziet dat als een stap in de 22/45

23 goede richting. Tijdens het onderzoek trof de rekenkamercommissie functionarissen aan die niet bekend waren met de nieuwe procesbeschrijving. Wat nog ontbreekt, is een gerichte communicatie met alle medewerkers over dit proces. Een tweede element dat in het oog springt, is dat tijdens de onderzoeksperiode geen managementgegevens verzameld zijn over de verrichtingen van de organisatie op het vlak van afhandeling van bezwaarschriften. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: aantal ingediende bezwaarschriften, werkvoorraad, doorlooptijd, resultaat, vervolgprocedures etc. Ook de gang van zaken met betrekking tot beroepsprocedures verdient het om nauwkeurig te worden gevolgd omdat daar leerpunten uit te destilleren zijn. De terugkoppeling van de resultaten van beroepsprocedures aan de commissie Bezwaarschriften is echter niet geborgd. In 2011 is er in het Servicepunt een begin gemaakt met een systematische rapportage op kwartaalbasis. Tenslotte heeft de rekenkamer de indruk gekregen dat de betrokkenheid van het bestuur en de top van de organisatie bij het proces van behandeling van bezwaarschriften beter kan. De rekenkamercommissie heeft geen recente doelstellingen, rapportages, evaluaties, of bijsturingen op dit punt aangetroffen Ook het jaarlijkse evaluatiegesprek tussen het gemeentebestuur en de voorzitter van de Commissie Bezwaarschriften heeft al twee jaar niet meer plaatsgevonden. Conclusie 5 De interne communicatie met medewerkers over de wijze waarop bezwaarschriften worden afgehandeld kan beter. Conclusie 6 De sturing van het proces van afhandeling van bezwaarschriften kan beter. Conclusie 7 De aandacht van het bestuur en management voor de beleidsmatige kant van de behandeling van bezwaarschriften kan beter. Conclusie 8 Terugmelding van resultaten van beroepsprocedures is niet dwingend voorgeschreven in de procesbeschrijving voor behandeling van bezwaarschriften. 23/45

24 7.4. Ingetrokken bezwaarschriften. Ruim de helft van het aantal ingediende bezwaarschriften wordt ingetrokken. In 49 van de 98 ingetrokken bezwaarschriften heeft een heroverweging van het primaire besluit geleid tot een aanpassing van dit besluit. In de meeste gevallen gebeurt dit op basis van de argumenten van de bezwaarmaker, gewijzigde omstandigheden, nieuwe aanvullende informatie of een combinatie van deze drie elementen. Het komt ook regelmatig voor dat de bezwaarmaker behoefte heeft aan nadere informatie omtrent het gemeentelijke besluit. Deze uitleg wordt in de regel door de vakafdeling of door de pre-mediator verschaft. In 2011 heeft het servicepunt aandacht besteed aan verbetering van de communicatie met cliënten. In casu is de regel ingevoerd dat steeds vooraf contact wordt opgenomen met een cliënt indien de gemeente een voor de cliënt negatief besluit gaat nemen. De mensen die daar in de praktijk mee te maken hebben zijn van mening dat van deze maatregel een gunstige werking uitgaat. Of deze maatregel daadwerkelijk leidt tot een dalend aantal bezwaarschriften heeft de rekenkamercommissie niet vast kunnen stellen omdat deze maatregel na de onderzoeksperiode is ingevoerd.. Conclusie 9 Meer aandacht voor communicatie met belanghebbenden van een primair besluit blijkt een positief effect te hebben op het aantal ingediende bezwaarschriften; 7.5. Pre-mediation Pre-mediation is een creatieve manier om bezwaarschriften af te handelen. De pre-mediator speelt ook een belangrijke rol op het vlak van de communicatie met de cliënt. De ervaringen met pre-mediation worden door alle betrokkenen zonder uitzondering gunstig genoemd. Ook het beschikbare cijfermateriaal wijst in positieve richting. In 61 van de 186 bezwaarschriften werd de hulp van een pre-mediator ingeroepen in het behandelingstraject. In 37 gevallen werd het bezwaarschrift vervolgens ingetrokken. Conclusie 10 Pre-mediation is een belangrijk instrument om bezwaarschriften middels een verkorte weg af te handelen. 24/45

25 8. Aanbevelingen 8.1. Kwaliteit van het proces. Het is een belangrijke verworvenheid dat de behandeling van bezwaarschriften een hoogwaardige bijdrage levert aan de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Bij het uitvoeren van alle aanbevelingen op deze pagina dient de kwaliteit van het proces behandeling bezwaarschriften voorop te staan. Aanbeveling 1 De kwaliteit van het proces behandeling bezwaarschriften is aan de maat. Bij het aanbrengen van veranderingen in dit proces is het van belang om deze kwaliteit op een adequaat niveau te waarborgen Doorlooptijd. Reduceer de doorlooptijd die nodig is voor het proces behandeling bezwaarschriften fors. Het proces zou zo ingericht moeten zijn dat bezwaarschriften in de regel binnen de reguliere termijn van 12 weken wordt afgewikkeld. Dit betekent dat de gemiddelde doorlooptijd van 163 dagen met bijna de helft terug moet naar 84 dagen. Er zijn twee redenen te noemen waarom dit van belang is: 1. Verwacht mag worden dat de burger in toenemende mate bewust wordt van zijn rechten en de gemeente bij overschrijding van wettelijk termijnen in gebreke zal stellen. 2. Het komt het imago van de gemeente (efficiënte collectieve organisatie) niet ten goede als voorgeschreven termijnen categorisch worden overschreden. Aanbeveling 2 Reduceer de doorlooptijd die nodig is voor het proces behandeling bezwaarschriften zodat een beslissing op bezwaar in de regel binnen de wettelijke termijn genomen wordt. 25/45

26 8.3. Beheersing van het proces behandeling bezwaarschriften. Verbeter de beheersing van het proces behandeling bezwaarschriften door een managementcyclus te implementeren waarvan in onderstaande figuur een voorbeeld is gegeven. Deze cyclus dient in elk geval te voorzien in: 1. Heldere doelstellingen (bestuur); Het bestuur en de directie zijn verantwoordelijk voor het uitzetten van het beleid. Laat het bestuur helder geformuleerde, haalbare en tijdgebonden doelstellingen vaststellen. 2. Management instrumentarium; Ontwikkel managementinformatie waarmee de afdelingsmanagers het proces van behandeling bezwaarschriften regelmatig kunnen volgen en bijsturen. Op basis van deze informatie kan de directie met een lagere frequentie geïnformeerd worden. 3. Rapporteer, evalueer en stel bij; Op basis van hiervoor genoemde informatie kan het proces opgevolgd en geëvalueerd worden. Waar nodig kan worden bijgesteld. 4. Communicatie met alle medewerkers over de Procesbeschrijving afhandeling bezwaarschriften. Een systeem voor kwaliteitsborging kan hierbij goede diensten verlenen. 26/45

27 Aanbeveling 3 Implementeer een managementmodel voor de beheersing van het proces behandeling van bezwaarschriften. Aanbeveling 4 Verbeter de betrokkenheid van het bestuur en het management bij het beleid ten aanzien van de afwikkeling van bezwaarschriften. Aanbeveling 5 Verbeter de informatievoorziening die nodig is om het beleid ten aanzien van de afwikkeling van bezwaarschriften en beroepsschriften te sturen. Aanbeveling 6 Structureer de interne communicatie met medewerkers over de Procesbeschrijving afhandeling bezwaarschriften Externe communicatie. Geef verbetering van de communicatie met cliënten nog meer aandacht. Pre-mediation en contacten met cliënten voorafgaand aan een afwijzend besluit zijn stappen in de goede richting en moeten worden aangemoedigd. Aanbeveling 7 Geef communicatie met cliënten nog meer aandacht. 27/45

28 9. Slotwoord In dit onderzoek zijn de bezwaarschriften die werden ingediend in de periode van 1 juli 2009 t/m/ 31 december 2010 onder de loep genomen. Op de bevindingen uit deze periode zijn de conclusies en aanbevelingen in dit rapport gebaseerd. Sinds einde 2010 heeft de wereld echter niet stil gestaan. De gemeentelijke organisatie is in beweging, er heeft een verhuizing plaatsgevonden naar een aangepast gebouw en het Servicepunt is midden 2011 operationeel geworden. Ook met betrekking tot de behandeling van bezwaarschriften hebben sinds einde 2010 veranderingen plaats gevonden: 1. de ervaringen met pre-mediation zijn verder ontwikkeld en uitgebouwd; 2. in het Servicepunt wordt meer aandacht besteed aan communicatie met belanghebbenden van een gemeentelijk besluit; 3. er is een begin gemaakt met het administreren van gegevens rondom de behandeling van bezwaarschriften; 4. in het laatste kwartaal van 2011 heeft de procesbeschrijving voor het behandelen van bezwaarschriften het licht gezien; 5. in maart 2012 is deze procesbeschrijving door de gemeentesecretaris vastgesteld en kan begonnen worden met de invoering daarvan; Dit zijn stappen in de goede richting die de op steun van de rekenkamercommissie mogen rekenen. In de organisatie wordt er over gedacht om pre-mediation als zelfstandige processtap te verplaatsen uit het traject van de behandeling van bezwaarschriften naar het primaire besluitvormingstraject. Gezien de positieve ervaringen met pre-mediation acht de rekenkamercommissie het raadzaam om deze processtap in het behandelingstraject van de bezwaarschriften pas te schrappen nadat gebleken is dat deze processtap in het primaire besluitvormingstraject goed functioneert. Tenslotte richt de rekenkamercommissie een woord van dank aan allen die op constructieve wijze hebben bijgedragen aan dit onderzoek en het rapport dat daaruit is voortgekomen. 28/45

29 10. Bijlagen Lijst met geraadpleegde documenten. 1. Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente (januari 2007), is te raadplegen op de internetsite 2. Bezwaar en Beroep, beschrijving proces bezwaar en beroep in ( ). 3. Betoog: Griffierechten rijzen straks de pan uit. Olaf Schuwer in VNG Magazine. Te raadplegen in 4. Algemene Wet Bestuursrecht. 5. Rapportage en verantwoording anders werken 2010, Hans Wiegant ( ). 6. Voorstel aan het college van B&W: Implementatie aanbeveling QuickScan bezwaarschriften. S. Breukers en G. Maes, Legal QuickScan 2008, Theo Werter 28 oktober Kosten bezwaarschrift lager bij grote gemeenten. Berenschot Utrecht, Lijst geïnterviewde personen. Met de volgende personen heeft de rekenkamercommissie gesprekken gevoerd om informatie en inzicht te krijgen in de wijze waarop de gemeente bezwaarschriften afwikkelt: 1. Mevr. Suzanne Breukers, secretaris Commissie Bezwaarschriften kamer Bewonerszaken; 2. Mevr. Ellen Hanselaar, burgemeester en portefeuillehouder voor klachten, bezwaar en beroep; 3. Dhr. Ad Kuijpers, medewerker Servicepunt, afdeling Werk Inkomen en Zorg; 4. Mevr. Martha de Leeuw, Afdelingshoofd Afdeling Advies en Kwaliteit; 5. Dhr. Jacques Levels voorzitter van beide kamers van de Commissie Bezwaarschriften; 6. Mevr. Gerrie Maes, secretaris Commissie Bezwaarschriften kamer Grondgebiedszaken; 7. Dhr. Hans Wiegant, medewerker gemeente, vaak ingezet als Pre-mediator; 8. Dhr. Michiel Wijngaard, Afdelingshoofd Servicepunt. 29/45

30 10.3. Communicatie rekenkamercommissie met de gemeente. De heer Theo Werter en mevrouw Steffie Mooren zijn de rekenkamercommissie behulpzaam geweest bij het verstrekken van informatie voor dit onderzoek. Verder zijn beide secretarissen van de Commissie Bezwaarschriften, mevrouw Suzanne Breukers en mevrouw Gerrie Maes behulpzaam geweest bij het verkrijgen van inzicht in de inhoudelijke informatie met betrekking tot de bezwaarschriften die zijn behandeld in de onderzoeksperiode. 30/45

31 10.4. Procesbeschrijving behandeling bezwaarschriften versie /45

32 32/45

33 33/45

34 Toelichting procesbeschrijving Afhandeling bezwaarschriften. Proceseigenaar: Afdelingsmanager Advies en Kwaliteit Gedelegeerde proceseigenaar: Juridisch consulent Procesbeheerder: Consulent kwaliteit Activiteit Beschrijving Uitvoerende Bezwaarschrift Het proces afhandeling bezwaarschriften start pas na ontvangst van een bezwaarschrift. Het bezwaarschrift is de trigger van het proces bezwaarschriften. Postkamer Bezwaarschriften komen per post binnen. De postkamer voorziet het poststuk van een ontvangstdatum en een sticker. Daarna wordt het stuk gescand en digitaal verzonden naar de Postkamer 1.Ontvangst postcluster juridische zaken. Het originele + bezwaarschrift document wordt gearchiveerd. Onder het Postcluster JZ postcluster juridische zaken vallen de twee secretarissen van de commissie en de administratief juridisch medewerk(st)er. 2.Bevestiging ontvangst bezwaarschriften 3.Pre-mediation? 4.Dossier naar Premediator 5. Pre-mediator bespreekt dossier met behandelaar Het postcluster juridische zaken (JZ) (in beginsel de administratief juridisch medewerk(st)er) stuurt een ontvangstbevestiging naar de indiener. Deze ontvangstbevestiging bevat ook informatie over de gang van zaken met betrekking tot de afwikkeling van het bezwaarschrift. JZ (administratief juridisch medewerk(st)er) stelt een dossier samen waarin alle relevante informatie met betrekking tot het primaire besluit en het daarop volgende bezwaarschrift is verzameld. De secretaris van de Commissie Bezwaarschriften (Commissie Bezwaarschriften) beoordeelt vervolgens of pre-mediation in het behandeltraject van dit bezwaarschrift zinvol is. In dat geval wordt het dossier naar de premediator (pre-mediator is medewerker gemeente ) gestuurd. De secretaris van de Commissie Bezwaarschriften stuurt een kopie van het bezwaarschrift naar de pre-mediator die het vervolgens bestudeert. De pre-mediator neemt contact op met de ambtenaar die het primaire besluit heeft voorbereid en genomen. In sommige gevallen wordt ook de betreffende Administratief juridisch medewerk(st)er Secretariaat Commissie Bezwaarschriften Secretariaat Commissie Bezwaarschriften Pre-mediator 34/45