FAQ Nieuwe toewijzingsprocedure voor huisvesting vergunninghouders

Transcriptie

1 FAQ Nieuwe toewijzingsprocedure voor huisvesting vergunninghouders In dit document zijn met betrekking tot de nieuwe toewijzingsprocedure voor de huisvesting van vergunninghouders veel voorkomende vragen van gemeenten en de daarbij behorende antwoorden opgenomen. Een aantal vragen heeft niet direct met de nieuwe toewijzingsprocedure te maken (bijvoorbeeld de vragen rondom het onderwerp GBA) maar leeft wel sterk bij gemeenten. A Algemeen: wat verandert? Wat verandert niet in de nieuwe toewijzingsprocedure? De gemeenten blijven werken binnen de huidige kaders van de taakstellingsopdracht en -systematiek. Zij zijn en blijven verantwoordelijk voor het huisvesten van een x-aantal vergunninghouders per jaar. De gemeente moet samen met de woningcorporatie zoeken naar geschikte woonruimte en moet het huisvestingsproces zó inrichten dat de vergunninghouder snel en soepel kan verhuizen. Wat verandert wel in de nieuwe toewijzingsprocedure? In de nieuwe toewijzingsprocedure wordt niet meer gewerkt met het COA aanbodmodel waarbij de gemeente (samen met de woningcorporatie) vrijkomende huurwoningen op een COA internet site plaatst. Waarna COA afdeling Plaatsing in Rijswijk een vergunninghouder matcht aan de vrijkomende woning. In plaats daarvan ontvangt de gemeente een informatieprofiel van een COA regievoerder. Aan de hand van dit informatieprofiel gaat de woningcorporatie geschikte woonruimte zoeken. Dus er is een regionaal opererende regievoerder er wordt woonruimte gezocht voor een bepaalde vergunninghouder Hiermee krijgt de gemeente eerder de regie op het huisvestingsproces. Wat betekent dit? In de praktijk betekent de overgang naar de nieuwe werkwijze dat: op ambtelijk niveau afgestemd wordt met de regievoerder van COA. Vanaf september 2012 kunnen de gemeenten gaan kennismaken met hun regievoerder en werkafspraken maken; werkafspraken met de woningcorporatie hernieuwd worden: niet langer een vrijkomende woning aanmelden voor het Aanbodmodel, maar woonruimte gaan zoeken binnen een bepaalde termijn voor een bepaalde vergunninghouder. Bestaande regionale samenwerkingsafspraken hernieuwd worden met betrokkenheid van de regionale regievoerder. Juli 2012 Gemeenten kunnen zich vanaf september 2012 op deze drie nieuwe werkzaamheden voorbereiden. De verwachting is dat COA per 1 september as. regievoerders heeft aangesteld.

2 B Over COA: regio&indeling, informatieprofiel, regievoerder Hoe ziet de regio&indeling eruit? Welke criteria zijn toegepast bij de vaststelling van deze indeling? Er zijn 5 regio s: Noord-Holland-Utrecht-Flevoland, Zuid-Holland-Zeeland, Groningen-Friesland-Drenthe, Gelderland- Overijssel en Brabant-Limburg. Deze indeling is tot stand gekomen op basis van overleg tussen vertegenwoordigers uit het werkveld en de VNG. De regio-indeling is gebaseerd op de provinciegrenzen, waarbij rekening is gehouden met volkshuisvestelijke aspecten (stedelijk gebied en platteland) en de werklast van de regievoerder. Elke regio kent 1 of 2 regievoerders. Op welke wijze wordt de informatie over vergunninghouders verzameld en overgedragen aan de gemeente? Een aanzienlijk deel van de vergunninghouders krijgt al kort na aankomst in Nederland een positieve beschikking. Met uitzondering van de personalia, is in eerste instantie weinig meer informatie beschikbaar. De informatie wordt verzameld tijdens de gesprekken met de vergunninghouder, verwerkt in een standaard informatieformulier en binnen twee weken na uitreiken van de beschikking overgedragen aan gemeente. In de loop van de tijd wordt er meer over de persoon bekend en wordt het informatieformulier bijgewerkt. COA verstrekt alleen de gegevens die belangrijk zijn voor de huisvesting maar geen privacygevoelige gegevens. COA heeft geen toegang tot het medisch dossier van vergunninghouder. Wat doet het COA aan verwachtingenmanagement in de richting van de vergunninghouder als het gaat om de huisvesting? In het vergunninghoudergesprek, dat het COA direct na vergunningverlening met de vergunninghouder voert, wordt uitgelegd dat de vergunninghouder in de regio wordt uitgeplaatst. Alleen in zeer bijzondere gevallen beoordeeld door het COA is de plaatsing in een andere regio mogelijk. Aan de hand van de persoonlijke omstandigheden zal de regievoerder de beste match in de regio maken. Het gesprek wordt gevoerd met behulp van een tolk, dit om zeker te zijn dat de vergunninghouder alle informatie goed heeft begrepen. Aangegeven wordt ook dat het gaat om een eerste huisvesting in Nederland en dat het vervolgens de vergunninghouder natuurlijk vrij staat om zich op de reguliere woningmarkt te begeven. Welk begeleidingsprogramma biedt het COA de vergunninghouder aan ter voorbereiding op een zelfstandig bestaan in Nederland? Het COA biedt tijdens het verblijf op het AZC een kortdurend praktisch programma aan vergunninghouders. Het programma bestaat uit de taallessen en de voorlichting/training die specifiek gericht is op de meest basale vaardigheden die voor zelfstandig verblijf in Nederland noodzakelijk zijn. Wanneer moet de gemeente starten met het huisvesten van de vergunninghouder? Zodra de vergunninghouder aan de gemeente is gekoppeld, ligt de regie voor het huisvestingsproces bij de gemeente. Vanaf dit moment heeft de gemeente gemiddeld 12 weken de tijd om de vergunninghouder te huisvesten. De gemeente accepteert daarmee direct het informatieprofiel. Hoe koppelt de regievoerder de vergunninghouder aan de gemeente? Aan de hand van zijn kennis over de vergunninghouders en de regio (taakstelling gemeente, lokale woningmarkt etc.) maakt de regievoerder een zo goed mogelijke match. Hij zorgt ook voor de evenredige spreiding van de vergunninghouders in de regio. Naast de dagelijkse contacten met gemeenten zal de regievoerder ook periodiek in gesprek gaan over het koppelingsbeleid. Wat verandert er voor de gemeente door de komst van de regievoerder? De regievoerder fungeert als het loket waarlangs de vergunninghouders aan een gemeente worden gekoppeld. En als hét COA-aanspreekpunt voor de gemeenten. Gemeenten kunnen dus niet meer rechtstreekse afspraken met AZC s in de buurt maken. De regievoerder sluit waar gewenst en mogelijk aan bij de regio-overleggen en draagt zorg voor het tijdig aanleveren van informatie over de vergunninghouder aan de gemeente. Hij monitort het proces en adviseert erbij.

3 Welke afspraken kan een gemeente maken met de regievoerder? Tussen de gemeente en de regievoerder is regelmatig contact. De gemeente kan tijdens het overleg werkafspraken met de regievoerder maken. Daarin wordt op hoofdlijnen vastgelegd hoe het matchingsproces in de praktijk voor de betreffende gemeente wordt vormgegeven. Ook kan de gemeente afspraken maken voor de langere termijn, bijvoorbeeld als het gaat om het voldoen aan de taakstelling in nauwe samenwerking met een andere gemeente. In dit soort situaties waarbij het kan gaan om de overdracht van (een deel van) de taakstelling, moet ook de Toezichthouder betrokken worden. Wanneer begint de zoekperiode voor gemeenten? Om de vergunninghouder binnen de termijn van 14 weken in reguliere woonruimte te huisvesten is het van belang dat gemeenten de aan hen toegewezen vergunninghouders direct accepteren. De regievoerder maakt een zo goed mogelijke match aan de hand van zijn kennis over de vergunninghouders en de regio (taakstelling gemeente, lokale woningmarkt, regionale afspraken etc.) Direct na de koppeling van een vergunninghouder aan een gemeente door de regievoerder start de zoekperiode van 10 weken door de gemeente. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld een gezin van 12 personen) kan hierop in overleg met de regievoerder een uitzondering worden gemaakt. Hoe zorgt de gemeente ervoor dat alle formaliteiten voor de vergunninghouder zo praktisch mogelijk georganiseerd worden? Veel gemeenten regelen praktische zaken rondom de komst van de vergunninghouder (zoals de GBA overschrijving van de AZC gemeenten naar de nieuwe woongemeente, het tekenen van het huurcontract, de aanvraag voor de uitkering) op één dag. De ervaring leert dat op deze dag veel activiteiten moeten plaatsvinden. Dat vraagt om een goede voorbereiding daarop van de vergunninghouder en om een goede organisatie van alle betrokken instanties. Voor de reiskosten die vergunninghouders hier voor maken blijven de huidige COA-regels bestaan. C Gemeentelijke taken: Taakstelling, samenwerking met woningcorporaties, samenwerking met maatschappelijke organisaties, interne organisatie, regionale samenwerking Waarom moeten gemeenten vergunninghouders met voorrang aan woonruimte helpen? Deze verplichting berust op de Huisvestingswet. Hierin is bepaald dat vergunninghouders (bij voorrang) volgens de door de Minister opgelegde taakstelling in gemeenten gehuisvest dienen te worden. Waarom moeten de vergunninghouders nu binnen 12 weken door een gemeente worden gehuisvest terwijl de taakstellingtermijn van de HVW 6 maanden is? De termijn in de HVW van 6 maanden is gericht op de termijn waarbinnen de totale taakstelling gerealiseerd moet zijn. Deze termijn is dus bedoeld om de gemeente te kunnen beoordelen op haar prestaties in het kader van de geldende taakstelling. De termijn van 12 weken van de nieuwe toewijzingsprocedure omvat de periode waarin de individuele vergunninghouder gehuisvest moet zijn, gerekend van het moment dat hij aan de gemeente is gekoppeld. Deze termijn berust op een afspraak in het Bestuurlijk Overleg van 19 april 2012 tussen de minister, de VNG en provincies. Tevens is afgesproken dat door COA gemonitord zal worden of de termijn gehaald wordt. Een aanpassing van de taakstellingtermijn van de HVW naar 3 maanden houdt de minister in overweging. Op welke van deze termijnen worden de prestaties van de gemeente beoordeeld? Voor wat betreft de taakstelling wordt de gemeente beoordeeld per taakstellingperiode. Als het gaat om de huisvesting van de individuele vergunninghouder, dan telt de termijn die de gemeente heeft benut om tot daadwerkelijke huisvesting te komen. Wat is met de komst van het informatieprofiel verbeterd ten opzichte van de oude situatie? Het informatieprofiel geeft gestructureerd en gestandaardiseerd aan of en zo ja met welke bijzondere omstandigheden bij de huisvesting van de vergunninghouder rekening gehouden moet worden. Wanneer bijvoorbeeld een aangepaste woning vereist is, wordt dit duidelijk aangegeven.

4 De regievoerder treedt altijd in overleg met de gemeente om vooraf over dit soort bijzondere huisvestingsverzoeken te bespreken. Als informatie ontbreekt wordt deze later aan het informatieprofiel toegevoegd. Zo doende blijft het informatieprofiel up-to-date. Blijft zelfhuisvesting door vergunninghouders mogelijk? En zo ja hoe telt een vergunninghouder die zelf huisvesting vindt mee voor de taakstelling? De vergunninghouder kan besluiten zijn eigen weg kiezen. In dat geval verliest hij zijn voorrangspositie als nieuwkomer op de woningmarkt. Onder de nieuwe procedure zal echter transparant zijn of en zo ja aan welke gemeente de vergunninghouder gekoppeld is. Voor die gemeente telt de huisvesting van deze vergunninghouder mee. Hoe kunnen gemeenten dubbel werk voor één en dezelfde vergunninghouder voorkomen? Met behulp van het COA informatie systeem is inzichtelijk welke gemeente eventueel al huisvestingsinspanningen heeft verricht. Daarmee is vroegtijdige onderlinge afstemming tussen gemeenten mogelijk en kan dubbel werk vermeden worden. Welke voorzieningen zijn er getroffen zodat een gemeente kan weten aan welke andere gemeente een vergunninghouder is gekoppeld? Hierin voorziet het aangepaste COA informatie systeem dat voor dit onderdeel voor gemeenten toegankelijk is. Wat gebeurt er als een vergunninghouder zich buiten dit systeem om bij een andere gemeente meldt met een verzoek om huisvesting? De gemeente zal bij spontane meldingen altijd eerst willen nakijken of de vergunninghouder zich reeds bij een andere gemeente heeft gemeld. Dit om dubbel werk te vermijden. Wat is er verbeterd aan de afmeldingsprocedure? De verbeterde afmeldingsprocedure maakt aan de hand van drie afgevinkte vragen (huisvesting gerealiseerd, inkomen geregeld en ingeschreven in de GBA van de nieuwe woongemeente) duidelijk dat vanaf dat moment de verantwoordelijkheid voor de vergunninghouder overgaat van het COA naar de gemeente. Zijn corporaties verplicht mee te werken bij het huisvesten van vergunninghouders? Op bestuurlijk niveau worden tussen gemeente en corporaties prestatie afspraken gemaakt. Deze afspraken vormen de basis voor de medewerkers die met de uitvoering van de huisvesting van vergunninghouders belast zijn. Wanneer in de uitvoering knelpunten ontstaat bij de huisvesting van vergunninghouders, dan ligt het in de rede dat bestuurlijk de gemaakte prestatie worden herbevestigd of zo nodig nieuwe afspraken worden gemaakt. Het is goed te weten dat woningcorporaties op grond van de Woningwet en het Besluit beheer sociale huursector een kerntaak hebben in het huisvesten van bijzondere doelgroepen, waaronder vergunninghouders. Op grond hiervan kunnen gemeenten vergunninghouders met voorrang huisvesten. Kunnen vergunninghouders een woning weigeren? Alleen wanneer sprake is van zogenaamde dwingende plaatsingscriteria (bijvoorbeeld in verband met noodzaak van een aangepaste woning in verband met een handicap, zeer specialistisch ziekenhuis behandeling die elders niet beschikbaar is, of familie in de eerste graad) kan een woning met succes door de vergunninghouder worden geweigerd. Nadere toelichting: Hoewel vergunninghouders met de nieuwe werkwijze allemaal aan een gemeente worden gekoppeld, blijft de mogelijkheid bestaan dat een vergunninghouder toch zelf elders huisvesting vindt. Het recht op vrije vestiging laat niet toe dat een vergunninghouder verplicht wordt naar een bepaalde gemeente te gaan. Wel is het zo dat de vergunninghouder dan geen aanspraak kan maken om met voorrang (op basis van de taakstelling) gehuisvest te worden. Die voorkeursbehandeling geldt alleen voor de gemeente aan wie de vergunninghouder is gekoppeld. Het COA aanbodmodel wordt zodanig aangepast dat gemeenten kunnen zien aan welke gemeente de vergunninghouder is gekoppeld. Gemeenten kunnen met het oog op collegialiteit afspreken om geen vergunninghouders te huisvesten

5 die niet aan hen zijn gekoppeld. Hiermee wordt voorkomen dat de gemeente aan wie de vergunninghouder is gekoppeld onnodig veel tijd en werk investeert in het realiseren van huisvesting en de vergunninghouder hier geen gebruik van maakt. Met de (VNG) is afgesproken dat we gaan monitoren hoe vaak het onder de nieuwe werkwijze nog voorkomt dat vergunninghouders zich niet in de gemeente vestigen waar zij aan gekoppeld zijn. Mocht het probleem zich toch in grote mate blijven voordoen, dan zal hiervoor naar een oplossing worden gezocht. Kunnen gemeenten binnen de bestaande regionale samenwerkingsbanden blijven werken? Niets weerhoudt gemeenten om samen te blijven werken op basis van bestaande regionale samenwerkingsverbanden. De komst van de regievoerder vergemakkelijkt het huisvestingsproces binnen het regionaal samenwerkingsverband. Kan een gemeente met contingenten blijven werken? In beginsel wordt de vergunninghouder aan de gemeente aangeboden zodra het profiel gereed is. Wel kan de regievoerder wanneer meer vergunninghouders op hetzelfde moment voor koppeling in aanmerking komen en daar vanuit de gemeente behoefte bestaat, deze als groep aanbieden. Blijft het COA aanbodmodel voor woningen bestaan? Nee, het aanbodmodel waarmee gemeenten hun beschikbare woningen konden aanbieden, komt met de nieuwe toewijzingsprocedure te vervallen. De gemeente gaat nu zelf op zoek naar een beschikbare woning naar aanleiding van een door de regievoerder aangeleverd profiel. Stel, de gemeente heeft een woning beschikbaar binnen kortere tijd dan de vastgestelde 10 weken. Heeft de gemeente dan meer tijd dan 2 weken om alle andere zaken rondom de verhuizing en zo te regelen? Ze hebben immers in totaal 12 weken? Het streven is vergunninghouders zo snel mogelijk te huisvesten. Dat geldt voor het hele traject (fase 1,2 en 3). De termijn van 12 weken is een gemiddelde. Als het in sommige gevallen langer duurt, kan dat gecompenseerd worden doordat het in andere gevallen sneller gaat. In de pilot werkwijze stond overigens maar 1 week voor de verhuizing. Dat bleek in de praktijk te kort te zijn. Twee weken is wel realistisch en sluit aan bij de nu al bestaande praktijk. Wat gebeurt er als een gemeente meer tijd voor huisvesting en verhuizing neemt dan de bepaalde 12 weken? De prestaties van gemeenten worden beoordeeld op basis van gemiddelde doorlooptijden gedurende een taakstellingstijdvak. Met andere woorden, wanneer incidenteel meer tijd benodigd is voor huisvesting, kan dit door een versneld huisvestingsproces voor een andere vergunninghouder gecompenseerd worden. Verandert met de komst van de nieuwe toewijzingsprocedure ook de taakstelling? De komst van de nieuwe toewijzingsprocedure heeft geen gevolgen voor de omvang van de taakstelling. De taakstelling wordt tweemaal per jaar door de Minister vastgesteld op grond van een aantal indicatoren, zoals de verwachte asielinstroom en het geprognosticeerde inwilligingpercentage dat door de IND wordt gehanteerd. In het laatste jaar is de taakstelling een aantal keren benedenwaarts bijgesteld. Telt de gekoppelde vergunninghouder voor de taakstelling wanneer hij zich na koppeling in een andere gemeente heeft gemeld? Nu is het nog zo dat deze vergunninghouder dan meetelt voor de taakstelling van de gemeente waarin hij daadwerkelijk is gaan wonen. Het COA aanbodmodel wordt zodanig aangepast dat gemeenten kunnen zien aan welke gemeente de vergunninghouder is gekoppeld. Gemeenten kunnen met het oog op collegialiteit afspreken om geen vergunninghouders te huisvesten die niet aan hen zijn gekoppeld. Hiermee wordt voorkomen dat de gemeente aan wie de vergunninghouder is gekoppeld onnodig veel tijd en werk investeert in het realiseren van huisvesting en de vergunninghouder hier geen gebruik van maakt. Kan de gemeente ook buiten de woningcorporaties om huisvesting aan vergunninghouders aanbieden? Ja, dat is de verantwoordelijk van de gemeente zelf. Een gemeente kan bijvoorbeeld ook gebruik maken van woningen

6 op de particuliere markt of het eigen woningbezit. Moet een gemeente altijd een koppeling accepteren, ook als er geen passende woonruimte beschikbaar is? De regievoerder houdt bij de koppeling zoveel mogelijk rekening met de lokale huisvestingssituatie. De gemeente kan hierover ook afspraken maken met de regievoerder. Wel is het zo dat de doelgroep (dus ook alleenstaanden en grote gezinnen) uiteindelijk gehuisvest moet worden. Indien binnen een gemeente echt geen mogelijkheid tot plaatsing binnen afzienbare tijd is (bijvoorbeeld een zeer groot gezin of iemand met specifieke zorgbehoefte) kan de gemeente daarvoor een oplossing zoeken in samenspraak met de regievoerder of wellicht omringende gemeenten in de regio. D Toezicht Hoe verhoudt de rol van de regievoerder (RV) zich tot de rol van de toezichthouder (TH)? De RV is werknemer bij het COA. De toezichthouder is of de provincie of (nu nog) een stadsregio. TH en RV hebben gescheiden taken. De RV is voor gemeenten het directe aanspreekpunt voor de huisvesting van vergunninghouders. De directe contacten over uitplaatsing e.d. verlopen via de RV. De RV verzorgt het aanbod van vergunninghouders richting gemeenten en de daaruit vloeiende koppelingen met gemeenten. De TH beoordeelt of de gemeente voldoet aan de taakstelling voor het aantal te huisvesten vergunninghouders. De RV en TH voeren geregeld overleg om informatie uit te wisselen. Wat verandert er aan de rol/taak van de TH of welke rol heeft de TH bij de nieuwe methodiek? Deze rol/taak verandert niet als gevolg van de nieuwe werkwijze van huisvesting van vergunninghouders. Er is wel een verandering in de rol/taak van de TH na invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Wat betekent de Wet revitalisering generiek toezicht voor het toezicht? Respecteert de TH de afspraken die er worden gemaakt tussen RV en gemeente? Deze afspraken zullen zeer zeker worden gerespecteerd. Wel houdt de TH de grote lijnen in de gaten en zal de TH de gemeente blijvend monitoren bij de realisatie van aan de gemeenten opgedragen taakstelling. Mocht een gemeente in gebreke blijven dan zal de TH de RV hierop attent maken en zullen de TH en de RV vaak samen in overleg treden met de gemeente. De RV is niet gemandateerd de gemeenten te dwingen vergunninghouders te huisvesten. Uiteindelijk is alleen de TH bevoegd de gemeenten ambtelijk dan wel bestuurlijk aan te spreken op hun prestaties. In het geval een gemeente voorloopt op de taakstelling, kan de TH de RV verzoeken deze gemeente voorlopig geen of minder aanbod van te huisvesten vergunninghouders te doen. Worden de eventueel ingezette in de plaats treding procedures gehandhaafd? Deze mogelijkheid als uiteindelijk interventiemiddel blijft van kracht. Het is aan de TH om te beoordelen wanneer de in de plaats treding procedure wordt ingezet. Uiteraard zal er rekening mee worden gehouden dat gemeenten (en corporaties) enige tijd nodig hebben zich op de nieuwe situatie in te stellen. Het vergt van gemeenten / corporaties toch een andere manier van werken. Uiteindelijk worden de gemeenten wel door de TH afgerekend op hun resultaten. Moeten gemeenten op dezelfde wijze verantwoording afleggen over hun toezichtbeleid? Dit gebeurt nu nog op dezelfde wijze als in de oude situatie. Na ieder halfjaar moet de gemeente binnen 8 weken verslag uitbrengen aan de toezichthouder over de ontwikkelingen in de huisvesting van vergunninghouders in dat halfjaar met een afschrift aan het Rijk. Na invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht op 1 oktober 2012 vervalt de verslaglegging. De TH zal dan op andere wijze zich moeten informeren over de prestaties van de gemeenten. Is uitruil of herverdeling van vergunninghouders/taakstelling mogelijk? Uitruil of herverdeling tussen gemeenten is in samenspraak met de Toezichthouder mogelijk. Hoe wordt herverdeling financieel verrekend? Of en hoe een eventuele herverdeling financieel wordt verrekend, bepalen de samenwerkende gemeenten onderling.

7 E Maatschappelijke begeleiding Wat verandert er met de komst van de nieuwe toewijzingsprocedure met betrekking tot de maatschappelijke begeleiding zoals die bijvoorbeeld door (vrijwilligers van) Vluchtelingen Werk Nederland (VWN) of vergelijkbare organisaties gegeven wordt? De maatschappelijke begeleidingswerkzaamheden van (doorgaans) medewerkers of vrijwilligers van VWN of een vergelijkbare organisatie zijn in de regel gebaseerd op werkafspraken tussen gemeenten en die organisatie. Het is primair aan gemeenten wanneer wijzing van deze afspraken wenselijk gevonden worden. De nieuwe toewijzingsprocedure ziet primair op het gewijzigde matchingsproces. De wijze waarop het proces van maatschappelijke begeleiding in de gemeente wordt vormgegeven staat los hiervan. Wanneer medewerkers van VWN ook nu al belast zijn met de uitvoering van het huisvestingsproces, moeten deze werkafspraken dan gewijzigd worden? Het is primair aan de gemeente om de uitvoering van het huisvestingsproces te organiseren. Wanneer de organisatie ten dele of geheel is belegd bij VWN of bij een andere maatschappelijke organisatie, dan is dat aan de gemeente die daarvoor verantwoordelijk is en blijft. Duidelijk moet zijn wie namens de gemeente in de richting van de regievoerder het aanspreek punt vanuit de gemeente is; een gemeentelijk medewerker of een gemandateerde medewerker vanuit VWN of een andere organisatie. Wordt er door het rijk budget beschikbaar gesteld voor de maatschappelijke begeleiding van vergunninghouders? Minister Leers heeft in een brief aan de Tweede Kamer toegezegd dat hij budget beschikbaar zal stellen. Een sluitend antwoord is echter op dit moment nog niet te geven. Het voorstel van wet ligt nog ter behandeling bij de Eerste Kamer. F GBA inschrijving en verblijfsdocument De vergunninghouder heeft een inwilligende beschikking van de IND ontvangen. Wanneer krijgt hij zijn verblijfspas? De verblijfspas wordt uiterlijk 16 dagen na de inwilligende beschikking van de IND besteld. Vervolgens duurt het in de regel nog ongeveer twee weken voordat de pas bij één van de IND loketten opgehaald kan worden. Via het COA krijgt de vergunninghouder hiervan bericht. Moet de vergunninghouder zich in de Gemeentelijke Basis Administratie laten inschrijven? Ja, de vergunninghouder is wettelijk verplicht zich binnen 5 dagen na vergunningverlening te melden bij de gemeente waarin het AZC is gevestigd. Hoe eerder de vergunninghouder zich inschrijft, hoe beter. De programmabegeleider van het COA wijst de vergunninghouder hierop in het eerste (vergunninghouders) gesprek dat hij met hem voert. De COA locatie heeft werkafspraken gemaakt met de gemeente over de inrichting van het werkproces dat moet leiden tot een snelle GBA inschrijving. Waarom is snelle GBA inschrijving zo belangrijk? Snelle GBA inschrijving is van groot belang omdat de gegevens, die bij het GBA bekend zijn, ook op de verblijfspas worden vermeld. Bovendien wordt met het inschrijven in de GBA een burgerservice nummer (BSN) aangemaakt dat nodig is om bijvoorbeeld een bankrekening te openen, een huurovereenkomst aan te gaan of een ziektekostenverzekering af te sluiten. Daarnaast is het een feit dat bij huisvesting in een nieuwe gemeente overschrijving eenvoudig en snel kan verlopen. In feite behoeft dan alleen het verhuisbericht in de GBA te worden verwerkt. Hoe kan voorkomen worden dat verkeerde gegevens op de verblijfspas vermeld worden? Om fouten in de persoonsgegevens te voorkomen is het belangrijk dat de vergunninghouder zich eerst in de GBA inschrijft en de IND vervolgens een verblijfsdocument (pas) aanmaakt. De IND bestelt hoe dan ook na 15 dagen het verblijfsdocument op basis van de op dat moment bekende gegevens. Later kan dan blijken dat deze gegevens niet overeenkomen met de gegevens die in de GBA vermeld worden. In dat geval moet opnieuw een (gecorrigeerde) verblijfspas worden besteld.

8 Hoe weet een vergunninghouder dat zijn verblijfpas gereed is en kan worden opgehaald? Het COA krijgt van de IND bericht als de verblijfspas gereed is. Daarbij wordt tevens aangegeven aan welk IND loket de vergunninghouder zich moet melden en welke gegevens hij moet overleggen om de verblijfspas in ontvangst te kunnen nemen. Het COA informeert de vergunninghouder en spoort hem of haar aan de verblijfspas zo snel mogelijk op te halen. Wanneer de afgifte van de verblijfspas onverhoopt te lang op zich laat wachten, dus langer dan 6 weken na vergunningverlening, wie kan mij dan informeren wat de stand van zaken is? Met deze vraag kunt u terecht bij de IND keteninformatielijn (T 070#880000, optie 2). Wat moet ik doen als er al woonruimte voor de vergunninghouder beschikbaar is, maar deze nog geen bsn en/of verblijfsdocument heeft? Gelet op de gemaakte afspraken tussen IND en COA mag dit praktisch niet voorkomen. Mocht dit onverhoopt toch aan de orde zijn, dan doet de gemeente er goed aan om dit te melden aan de regievoerder die vervolgens in samenspraak met COA en IND naar een snelle oplossing van dit probleem zal zoeken. Wat betekent het voor de taakstelling wanneer er woonruimte is gevonden maar het huurcontract niet kan worden getekend omdat de GBA&inschrijving van de vergunninghouder in de nieuwe woongemeente nog niet is gebeurd? Zolang het huurcontract niet is getekend, kan de verantwoordelijkheid voor de vergunninghouder niet door het COA aan de gemeente worden overgedragen. Dat betekent dus dat zolang het huurcontract niet is getekend nog geen afmelding voor de taakstelling kan plaatsvinden. De collega s van de afdeling burgerzaken zullen dus zo spoedig mogelijk moeten zorgen voor overschrijving van de GBA gegevens van de AZC gemeente naar de nieuwe woongemeente. Wanneer en hoe moet de vergunninghouder DigID aanvragen? Op de azc-locatie wordt een gesprek met de VH gevoerd waarin het COA de VH aanspoort zich zo snel mogelijk in te schrijven in de GBA van deze azc-gemeente. Daarbij wordt ook aangegeven dat de VH na inschrijving in de GBA zo snel mogelijk een DigID aanvraagt. Dit is de verantwoordelijkheid van de vergunninghouder zelf. Hij kan hierin worden ondersteund door medewerkers van maatschappelijk G Aandachtspunten optimaliseren rol gemeente Hoe kan een gemeente het interne proces optimaliseren? Probeer de volgende vragen te beantwoorden: Is duidelijk dat het huisvesten van vergunninghouders een volwaardige taak en een continu werkproces is? Biedt de wethouder bestuurlijke steun en visie? Is helder welke wethouder het onderwerp in portefeuille heeft? Is het dossier Huisvesten Vergunninghouders voldoende ingebed in de gemeentelijke uitvoeringspraktijk op ambtelijk niveau? Is er een beleidsmedewerker aangewezen als dossierhouder? Is afgestemd tussen beleidsmedewerkers Wonen/RO en Sociale Zaken? Is er een helder en vlot intern werkproces afgesproken, bijvoorbeeld middels een 1-Regeldag? Is het nodig om interne afspraken te actualiseren naar aanleiding van de nieuwe toewijzingsprocedure? Hoe kan een gemeente het externe proces optimaliseren, in relatie tot corporaties? Probeer de volgende vragen te beantwoorden: Zijn nieuwe werkafspraken gemaakt met de woningcorporatie? Niet meer via aanbodmodel maar woonruimte zoeken aan de hand van een informatieprofiel; Zijn er prestatieafspraken gemaakt met de woningcorporatie(s)? Zo ja, zijn deze concreet genoeg? Zo nee, moet dit onderwerp eerst op bestuurlijk niveau van wethouder met directeur woningcorporatie worden besproken?

9 Zijn prestatieafspraken afgestemd op de verwachte halfjaarlijkse taakstellingsprognose en op eventuele achterstanden op de taakstelling? Zijn afspraken gemaakt of aangepast met alle woningcorporaties waarbij een goede verdeelsleutel over de woningcorporaties is gemaakt? Hoe kan een gemeente het externe proces optimaliseren, in relatie tot maatschappelijke organisaties? Indien maatschappelijke begeleiding van vergunninghouders wordt uitbesteed, zijn prestatieafspraken met deze organisatie gemaakt? Inclusief bekostigingsafspraken? Voert de gemeente ook de regie op dit uitbestede werk? Zijn op uitvoeringsniveau afspraken gemaakt en vastgelegd over ieders rol in het huisvestingsproces? Moeten de werkafspraken over maatschappelijke begeleiding worden aangepast op de nieuwe toewijzingsprocedure? Bijvoorbeeld omdat de coördinator van Vluchtelingenwerk meedenkt over een optimale match van een bepaalde vergunninghouder aan een bepaalde woning of in een bepaalde kern? Hoe kan een gemeente het externe proces optimaliseren, in relatie tot COA? Heeft de dossierhouder van de gemeente kennisgemaakt met de regievoerder? Zijn er concrete werkafspraken gemaakt? Bijvoorbeeld communicatielijn over tekendatum huurcontract? Is het wenselijk een driehoeksoverleg met gemeente, COA regievoerder en woningcorporatie te maken? Bijvoorbeeld om concreet met elkaar af te spreken hoeveel vergunninghouders er in een bepaalde tijd voor welk type woningen gekoppeld kan worden. Zijn contactgegevens uitgewisseld? Hoe kan een gemeente regionale samenwerking met andere gemeenten of partijen opzetten? Kan aangesloten worden op een regionaal samenwerkingsverband? Zo ja, moeten er nieuwe samenwerkingsafspraken gemaakt worden nu gewerkt wordt met een regionaal opererende regievoerder van COA? Zo nee, is het wenselijk is om regionaal te gaan samenwerken? Hoe kan regionale samenwerking ingericht worden? Bijvoorbeeld: Wijs een trekkersgemeente aan als voorzitter Betrek COA regievoerder, provinciale toezichthouder, afgevaardigde van woningcorporatie(s) en coördinator(en) van maatschappelijke organisatie. Werkbare frequentie: 1x in 4 tot 6 weken Zorg voor verslag (op hoofdlijnen) Als de gewenste ketensamenwerking niet van de grond komt of stokt: schaal op naar bestuursniveau en laat eerst de wethouders afspraken met elkaar maken Stel waar nodig een coördinator aan om tot een goede verdeling van vergunninghouders over de gemeenten te komen. Dit kan een externe persoon zijn of een ambtenaar van één van de trekkende gemeente. Maak afspraken over gezamenlijke bekostiging van de coördinator. Maak afspraken over onderlinge herverdeling, overnemen van vergunninghouders, gezamenlijk halen van de taakstelling etc.