BIJZONDER BESTEK DIENSTEN HELPDESK BELTRACE OPEN OFFERTEAANVRAAG. Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV)

Transcriptie

1 BIJZONDER BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP HELPDESK BELTRACE OPEN OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgevend bestuur Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) Ontwerper Stafdirectie Integratie van Bedrijfsinformatie, Tom Beerens Kruidtuinlaan 55 te 1000 Brussel Blz. 1

2 Inhoudsopgave

3 Ontwerper Naam: Stafdirectie Integratie van Bedrijfsinformatie Adres: Kruidtuinlaan 55 te 1000 Brussel Contactpersoon: de heer Tom Beerens Telefoon: Fax: Tom.Beerens@favv.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Geen Blz. 3

4 Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. Beschrijving van de opdracht Beschrijving van de diensten : Helpdesk Beltrace. Toelichting: Beltrace is een door het FAVV beheerde informaticatoepassing. De toepassing stelt de slachthuizen, de gemeenten, de inspecteurs en de dierenartsen met opdracht (DMO) in staat gegevens over het slachten in te voeren. Om deze gebruikers te kunnen bijstaan in geval van problemen, heeft het FAVV nood aan een bereikbare helpdesk. Plaats van dienstverlening: De dienst kan geleverd worden op een locatie naar keuze. Het FAVV voorziet hiervoor geen ruimte in zijn kantoren. Identiteit van de opdrachtgever Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) Kruidtuinlaan Brussel Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van een open offerteaanvraag. Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen globale prijs. De opdracht tegen een globale prijs is een opdracht waarbij een forfaitaire prijs het geheel van de prestaties van de opdracht of van elke post dekt.

5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * Een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat de inschrijver: - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; - niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, geen procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem en niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; Daarnaast zal de aanbestedende overheid zich ervan verzekeren dat de inschrijver: - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - zich niet in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico s. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een lijst (cfr. Ervaring van de leverancier) van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht (minimum één per jaar), met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. De aannemer dient minimum voldoende kennis te hebben van de toepassing Beltrace. Blz. 5

6 Illegaal verblijvende onderdanen Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; - ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.

7 Loon verschuldigd aan werknemers Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting haar werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt zij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot zij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel, naargelang, het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer; - ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen; 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of Frans en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. Blz. 7

8 Indienen van de offerte Offerte die niet elektronisch wordt ingediend De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de referentie van het bestek (BeltraceHelpdesk) of de beschrijving van de opdracht. Deze gesloten omslag wordt in een tweede omslag gestopt waarop de volgende vermeldingen voorkomen: - In de linkerbovenhoek: "Mag niet worden geopend door de interne postdienst" "OFFERTE Helpdesk Beltrace" - Op de daartoe bestemde plaats, het adres van de geadresseerde. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De offerte wordt geadresseerd aan: Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) Stadirectie Integratie van Bedrijfsinformatie De heer Tom Beerens Kruidtuinlaan Brussel De drager overhandigt de offerte aan de heer Tom Beerens of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus. De offerte moet de aanbestedende overheid bereiken ten laatste op 22/07/2015 om uur, hetzij bij gewone of aangetekende zending, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres. Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden bijkomende documenten gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk veiligheidskopie wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op de offertes toepasselijke regels van dit bestek en het koninklijk besluit van 15 juli 2011.

9 Meer informatie kan u vinden op volgende website: of via de e- procurement helpdesk op het nummer: +32 (0) Opening van de offertes De opening van de elektronische offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: FAVV, Food Safety Center, Kruidtuinlaan 55, 1000 Brussel Datum: Zie aankondiging van opdracht. Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 50 2 Kwaliteit 35 a Kennisbeheer (kennis van de applicatie Beltrace) 20 b Ervaring van de leverancier 15 3 SLA s 10 a Kwaliteit van de voorgestelde SLA s 5 b Rapportering 5 4 Uitvoeringstermijn van de opdracht (zo snel mogelijk) 5 Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Prijsherzieningen De prijsherziening wordt berekend met volgende formule: Prijsherziening = herzieningscoëfficiënt (k) * herzienbaar gedeelte k = 0,8 * s1/s1 + 0,2 S1 = loonindex op het moment van de herziening s1 = loonindex 10 dagen voor het indienen van de offerte k = coëfficiënt waarmee de initiële prijs vermenigvuldigd zal worden om de herziene prijs te berekenen. Blz. 9

10 De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien het verschil tussen de nieuwe en de oude prijs (vermeld in de offerte voor de eerste prijsherziening of de laatste aanvaarde herziene prijs voor de volgende herzieningen) ten minste 5 % bedraagt. Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. Niet gunning In toepassing van Art 35 van de Wet, kan de Aanbestedende overheid afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om één lot of meerdere loten niet te gunnen.

11 Contractuele bepalingen Blz. 11

12 Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. Leidend ambtenaar De naam van de leidend ambtenaar zal bekend gemaakt worden bij het versturen van de sluitingsbrief. Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid, toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekende zending. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het koninklijk besluit van 14 januari Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht.

13 Looptijd en uitvoeringstermijn. De looptijd van de opdracht bedraagt 2 jaar. Volgens artikel 26, 1, 2 b van de wet van 15 juni 2006, kan het opdrachtgevend bestuur, mits akkoord van de dienstverlener, de opdracht herhalen gedurende een periode van 3 jaar na de gunning van de oorspronkelijke opdracht. Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Waarborgtermijn De dienstverlener moet zelf een voorstel doen betreffende de waarborgtermijn. Oplevering Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Blz. 13

14 Technische bepalingen Onderwerp van de offerte aanvraag Beltrace is een module binnen Sanitel, een door het FAVV beheerde informaticatoepassing. Deze module stelt de slachthuizen, de gemeenten, de inspecteurs en de dierenartsen met opdracht (DMO) in staat gegevens over het slachten in te voeren. Om deze gebruikers te kunnen bijstaan in geval van problemen, heeft het FAVV nood aan een goed bereikbare helpdesk. Aan te leveren diensten Helpdesk De leverancier zal de volgende diensten leveren in het kader van de helpdesk Beltrace: beantwoorden van de oproepen per telefoon (met inbegrip van weekend, avond, ochtend); behandelen van de vragen die door de klanten verstuurd worden naar de mailbox Beltrace. Deze vragen kunnen zowel in het Frans als het Nederlands gesteld worden. We verwachten van de leverancier dan ook een meer dan voldoende tweetaligheid zodoende deze de vragen in de taal kan beantwoorden waarin ze gesteld zijn. Gelet op het belang van de applicatie voor zijn gebruikers is de businesscontinuïteit van de helpdesk noodzakelijk. We verwachten dan ook dat de leverancier voorziet in het noodzakelijke (back-up) opdat deze businesscontinuïteit kan gewaarborgd worden in de beide landstalen. Vragen die niet opgelost kunnen worden door de Helpdesk Beltrace zelf, dienen als dusdanig beantwoord te worden en tevens binnen dezelfde tijdspanne overgemaakt te worden aan het FAVV. Deze doorgestuurde vragen (en de correctheid van het doorsturen) zullen door het FAVV geëvalueerd worden. Overdracht van kennis De leverancier voorziet in zijn offerte in een kennisoverdracht van 5 mandagen aan het einde van de overeenkomst. Deze kennisoverdracht dient ook voorzien te worden in het geval de opdracht voortijdig wordt beëindigd. Andere In onderling overleg kan het FAVV aan de leverancier andere ad-hoc opdrachten in het kader van Beltrace vragen. De werklast die deze bijkomende opdrachten met zich meebrengen zal steeds binnen de in Omvang van de opdracht beschreven omvang van de opdracht vallen. Omvang van de opdracht Op basis van de statistieken uit het verleden (zie Bijlage: Rapporten betreffende de Helpdesk Beltrace) schatten wij dat deze opdracht neerkomt op een werklast van +/- 80 manuren per maand.

15 Vereisten voor de aan te bieden diensten Service Level Agreements Het FAVV verwacht dat de leverancier een voorstel doet met betrekking tot de Service Level Agreements, vooral met betrekking tot de antwoordtijd van enerzijds de telefonische oproepen als anderzijds de ontvangen s. Hierbij mag tevens een onderscheid gemaakt worden tussen oproepen die plaatsvinden tijdens de kantooruren of daarbuiten. Geheimhoudingsplicht De leverancier staat ervoor in dat hijzelf en de dienstverleners een geheimhoudingsplicht in acht zullen nemen ten aanzien van alle informatie waarvan zij tijdens de uitvoering van hun opdracht kennis krijgen, en dat zij deze informatie ten allen tijde als strikt vertrouwelijk zullen behandelen. Dit zal gebeuren door middel van de ondertekening van een geheimhoudingsbeding door de dienstverleners (cfr. bijlage C). Rapportering De rapportering van de activiteiten dient elk kwartaal te gebeuren en dient minstens het aantal ontvangen calls te bevatten, opgesplitst over: telefonische oproepen en s; zelf beantwoorde oproepen en naar FAVV doorgestuurde vragen. Daarnaast dient ook een overzicht te worden gegeven van de in beschreven SLA s. Het FAVV verwacht van de leverancier een voorbeeld van de rapportering zoals deze elk kwartaal dient voorzien te worden. Kennisbeheer Het FAVV verwacht van de leverancier een uitstekende kennis van de applicatie, zodoende op een adequate manier de vragen van de klanten te kunnen beantwoorden. Het is aan de leverancier om de eigen kennis betreffende de module Beltrace te waarborgen. Het staat de leverancier hierom vrij om deel te nemen aan de maandelijkse opvolgmeeting of de stuurgroep die elk kwartaal plaatsvindt. Als belangrijk criteria van toepassing bij de gunning van de opdracht kan de leverancier uitgenodigd worden voor een interview bij het FAVV, dewelke als doel heeft de kennis van de leverancier (i.e. de personen die voor de leverancier deze opdracht zullen uitvoeren) af te toetsen en te kwantificeren. Ervaring van de leverancier De dienstverlener dient een lijst op te maken van de belangrijkste diensten die hij de voorbije 3 jaar gerealiseerd heeft, in functie van het voorwerp van onderhavig lastenboek, voor de overheid of voor private ondernemingen met vermelding van de datum, het totaal bedrag van de opdracht en de gegevens (inclusief telefoonnummer!) van een contactpersoon bij de opdrachtgever. De dienstverlener dient ook een nominatieve lijst toe te voegen aan de offerte, die een beschrijving geeft van de Curricula Vitae van de personen die voor de leverancier deze opdracht zullen uitvoeren. Blz. 15

16 Praktische overwegingen Plaats van uitvoering De dienst kan geleverd worden op een locatie naar keuze. Het FAVV voorziet hiervoor geen ruimte in zijn kantoren. Aanvang en looptijd van de missie De missie dient in te gaan vanaf 01/08/2015 en loopt over een periode van 2 jaar tot en met 31/07/2017. Rollen en verantwoordelijkheden Opdrachtgever: Tom Beerens, Directeur Stafdienst Integratie van Bedrijfsinformatie, DG Controlebeleid Tom.Beerens@favv.be +32 (0) Het FAVV stelt het volgende ter beschikking van de leverancier: - een GSM-verbinding (simkaart); - toegang tot de applicatie Beltrace; - toegang tot de nodige, relevante informatie; - toegang tot de nodige accounts.

17 Bijlage: Rapporten betreffende de Helpdesk Beltrace De onderstaande rapporten geven een overzicht van het aantal calls de Helpdesk Beltrace dagelijks/wekelijks behandelde in de periode 14/02/ /04/2015. Gemiddeld aantal calls per weekdag en tijdstip van de dag Hieronder vindt u een beschrijving van het aantal calls dat de Helpdesk Beltrace gemiddeld gedurende deze periode ontving, opgesplitst per weekdag en tijdstip (0u-7u59, 8u-17u59, 18u-23u59) Weekdag Totaal maandag 0,00 6,57 0,14 6,71 dinsdag 0,00 3,71 0,86 4,57 woensdag 0,14 5,29 0,43 5,86 donderdag 0,00 7,00 0,29 7,29 vrijdag 0,43 6,29 0,43 7,14 zaterdag 0,00 0,14 0,00 0,14 Totaal 0,57 29,00 2,14 31,71 Gemiddeld aantal calls per type klant Hieronder vindt u een beschrijving van het aantal calls dat de Helpdesk Beltrace gemiddeld gedurende deze periode ontving, opgesplitst per type aanvrager. We dienen te benadrukken dat de externe klanten in dit opzicht de meest belangrijke zijn. Type aanvrager Calls/Week Extern (Slachthuizen, Gemeentes, DMO s, ) 14,00 DG Controle (PCE, ) 7,71 DG Controlebeleid 3,43 DG Algemene diensten (ICT, Financiering, ) 3,43 Andere (HP, deelname meetings) 3,14 Blz. 17

18 BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP HELPDESK BELTRACE Open offerteaanvraag Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Het totale offertebedrag moet zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, inclusief btw) Blz. 18

19 ... (in letters, inclusief btw) Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)... van de financiële instelling... geopend op naam van.... Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Gedaan te... De... De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 19

20 BIJLAGE B: INVENTARIS Helpdesk Beltrace Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers excl. btw Totaal excl. btw Btw% Totaal excl. btw : Btw : Totaal incl. btw : De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te... de... Functie:... Naam en voornaam:... Handtekening: Blz. 20

21 BIJLAGE C: Verklaring van vertrouwelijkheid en geheimhouding De ondergetekenden: 1. De leverancier XXXX, opgericht "wettelijk adres" en 2. Het FAVV, gevestigd Kruidtuinlaan 55 te 1000 Brussel gezamenlijk de "partijen"; Overwegende: - XXXX voert een opdracht uit voor het FAVV worden in het kader van de overheidsopdracht voor Diensten met als voorwerp HELPDESK BELTRACE. - In dit verband zal wederzijdse informatie worden uitgewisseld tussen de partijen, informatie die door het FAVV wordt beschouwd als zeer vertrouwelijk, - De partijen bij deze overeenkomst van vertrouwelijkheid en geheimhouding, bevestigen hun vastberadenheid dat alle uitgewisselde informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld. De partijen zijn het erover eens dat: o Alle informatie, in welke vorm (schriftelijk, mondeling, elektronisch of anderszins) zal in geen geval doorgegeven worden aan derden. o De gegevens in de informatiesystemen van het FAVV zullen, met betrekking tot het respect voor de persoonlijke levenssfeer, niet gebruikt voor andere doeleinden dan het uitvoeren van de opdracht. Gedaan in tweevoud, werd deze overeenkomst ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van elke partij. Blz. 21