Whitepaper. Haal meer uit uw HRM-dienstverlening en toon uw toegevoegde waarde aan!

Transcriptie

1 Whitepaper Haal meer uit uw HRM-dienstverlening en toon uw toegevoegde waarde aan!

2 Inleiding Wanneer binnen organisaties steeds meer gefocust wordt op kostenposten en investeringen, zoals nu in tijden van een recessie, zal ook van HRM-afdelingen gevraagd worden duidelijk te maken wat haar aandeel is bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsresultaat. De inzet van personeel vormt binnen organisaties de grootste kostenpost (gemiddeld meer dan 70% van de totale kosten). Een HRM-beleid dat niet meekomt met de bedrijfsdoelstellingen en waarvan niet duidelijk is wat de opbrengst is, kost geld en levert problemen op. Dit besef is gelukkig bij HRM ers ruimschoots aanwezig. HRM ers hechten grote waarde aan de invloed die ze kunnen hebben op het bedrijfsresultaat en de performance van het personeel van de organisatie. Echter, het regelen hiervan, zoals het meten van de opbrengsten en de dienstverlening, heeft in veel gevallen nog niet de hoogste prioriteit en vindt nog niet structureel plaats. Uit een recent gehouden onderzoek door HRM-processen.com onder 73 HR functionarissen van 70 verschillende organisaties in Nederland, blijkt dat de vertaling van organisatiestrategie naar meetbare HRM-doelen bij een groot deel van de organisaties nog niet goed is geregeld. Doordat een heldere structuur voor kwaliteitsverbetering ontbreekt en er vaak ook geen meeteenheden zijn om de dienstverlening van HRM te meten, blijft het bij veel organisaties de vraag óf en in welke mate de HRM-instrumenten bijdragen aan het bedrijfsresultaat. HRM-processen.com redeneert, zoals de naam het al aangeeft, vanuit processen. Een proces is niets anders dan een meetbare dienst die een organisatie levert. Door procesbeschrijvingen kan dienstverlening meetbaar worden gemaakt, wordt het duidelijk waar de dienstverlening efficiënter kan en kunnen organisaties sneller reageren op interne of externe veranderingen. Processen beschrijven past in een continu verbeterprogramma, waarbij de dienstverlening van HRM continu gemeten en verbeterd wordt en waarbij de klant (de medewerker) centraal staat. Ook in theorieën, zoals het waardemodel van Porter en HR: the value proposition van Ulrich, spelen processen binnen HRM een belangrijke rol. Willen HRM-afdelingen hun meerwaarde aantonen, dan zullen zij moeten zorgdragen voor een meetbaar en transparant HRM-beleid met transparante HRM-processen die aansluiten bij de organisatiestrategie. In deze whitepaper geven wij in een kort stappenplan weer hoe u uw HRM-afdeling structureel kunt verbeteren met gebruik van processen. Wij gaan hierbij in op de vraag: Hoe kan HRM ervoor zorgen dat ze de juiste dingen doet, zonder te verzanden in allerlei instrumenten en methoden die niet aantoonbaar bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsresultaat?

3 Wij hebben het volgende stappenplan ontwikkeld om u te helpen bij het structureel verbeteren van de HRM-afdeling: 1. Vertaal de missie / visie en de doelstellingen van de organisatie in een HRMstrategie. 2. Vertaal de HRM-strategie naar de doelstellingen voor HRM (bv. in een jaarplan). 3. Bepaal welke HRM-instrumenten ingezet kunnen worden om bovenstaande doelstellingen te bereiken. 4. Vertaal de HRM-instrumenten in dienstverlening en werkprocessen. 5. Koppel aan de werkprocessen meetbare indicatoren (wanneer is het proces een succes, wat dient het op te leveren). 6. Meet regelmatig de dienstverlening met targets. 7. Bekijk waar de processen en dienstverlening verbeterd kunnen worden. (Doen we de juiste dingen, waar zijn kostenbesparingen en efficiency mogelijk). 8. Toets of de verbeteringen werken en zorg ervoor dat interne of externe ontwikkelingen continu worden meegenomen in de werkprocessen en de dienstverlening. 1: Bepaal de HR-strategie Strategisch HRM houdt zich bezig met de vraag: Wat moet het HRM-beleid opleveren en wat kan de afdeling HRM doen zodat de bedrijfsdoelstellingen behaald worden? Met andere woorden, welke doelstellingen heeft onze organisatie en hoe sluit onze HRMdienstverlening hierop aan? Strategie is gebaseerd op een weldoordacht plan dat moet aansluiten bij de doelen van de organisatie. Voordat u overgaat tot het maken van een HRM-plan stelt u zich daarom de volgende vragen: Wat wil de organisatie in de komende periode bereiken en welke interne en externe veranderingen komen er op ons af? en Welke gevolgen heeft dit voor ons personeel in termen van kwaliteit, kwantiteit en flexibiliteit?. Om de strategie te bepalen voor HRM zijn er tal van methoden en technieken, zoals de SWOT-analyse. Met de SWOT-analyse worden de sterkten, zwakten, kansen en bedreigen bepaald (SWOT staat voor Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats). 2: Maak een HRM-plan Te vaak nog worden HRM-afdelingen bestuurd zonder HRM-plan en lange termijn visie die kijkt naar de benodigde rescources voor de organisatie. Ook zonder dat er een HRMplan aanwezig is kunnen HRM-afdelingen uitstekend functioneren, maar dit heeft dan vaak te maken met een uitstekende performance van individuen. Zonder HRM-plan bestaat het gevaar dat de afdeling een beheersafdeling wordt die reageert op vragen

4 die binnenkomen, zonder zich te buigen over de vraag welke waarde de afdeling zou moeten toevoegen. Nadat de HR-strategie is bepaald dient deze daarom te worden vertaald in een HRMplan dat vooruit kijkt naar de komende periode. Dit HRM-plan dient in ieder geval de volgende onderwerpen te bevatten: 1. Ontwikkelingen binnen de organisatie. 2. Omgevingsontwikkelingen (ontwikkelingen binnen de markt, concurrentie, arbeidsmarkt, wettelijke regelgeving). 3. Ontwikkelingen en trends binnen Human Rescource Management. 4. Doelstellingen en speerpunten voor HRM (naar aanleiding van bovenstaande ontwikkelingen). 5. Gevolgen van de doelstellingen voor functies en taken. 6. Gevolgen voor de HRM-instrumenten, zoals personeelsplanning, personeelsbeoordeling, scholing en ontwikkeling van medewerkers. 7. Evaluatie van HRM-beleid en meetinstrumenten. 3: Inzet HRM-instrumenten Door het vertalen van bedrijfsdoelstellingen naar concrete diensten en instrumenten wordt het duidelijk over welke vaardigheden medewerkers dienen te beschikken om de diensten die zij leveren te kunnen uitvoeren. Te vaak worden HRM-instrumenten ingezet omdat dit past binnen trends, zonder dat de effecten een wezenlijke bijdrage leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. HRM-afdelingen dienen dan ook de instrumenten en tools te gebruiken die daadwerkelijk meerwaarde opleveren voor de organisatie en ze dienen het effect van de gebruikte instrumenten te meten. In deze fase dient daarom bepaald te worden welke HRM-instrumenten momenteel worden gebruikt, of deze bijdragen aan de doelstellingen en of er nieuwe HRMinstrumenten dienen te worden ingezet. Daarnaast dient van de gebruikte instrumenten vastgelegd te worden hoe de effecten ervan geëvalueerd worden. 4: Beschrijf de HRM-processen Nadat de dienstverlening en instrumenten voor HRM zijn bepaald kan de dienstverlening uitgewerkt worden in een werkproces. Een proces is niets anders dan een meetbare dienst uitgewerkt in stappen. Met procesbeschrijvingen kan de dienstverlening van HRM naar eindgebruikers (de klanten) in stappen worden vastgelegd. Door zicht te hebben op de processen kunnen organisaties in de toekomst sneller reageren op interne of externe veranderingen. Ook HRM-afdelingen hebben continu te maken met veranderingen in de interne organisatie. Maar ook extern verandert er vaak veel door wettelijke regelgeving en veranderingen in de markt.

5 Het beschrijven van uw HRM-processen is dé basis voor het verder ontwikkelen, verbeteren van uw HRM-dienstverlening. Daarnaast bieden goede procesbeschrijvingen de mogelijkheid om uw HRM-diensten meetbaar te maken. De processen op het gebied van HRM kunnen onderverdeeld worden in instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen. Voorbeelden van HRM-processen zijn: Werving en Selectie, Inhuren personeel, Het ziek- en herstelmelden, Het uitvoeren van beoordelingsgeprekken, Het verwerken van een ontslagaanvraag, etc. Tijdens het beschrijven van de processen kunnen direct kleine verbeteringen worden doorgevoerd. Vaak is al direct te zien in de procesbeschrijving waar de dienstverlening inefficiënt is of waarom de overdracht tussen HRM en de salarisadministratie moeizaam verloopt. Deze kleine verbeteringen kunnen direct meegenomen worden in de procesbeschrijvingen. Door de processen toe te wijzen aan verantwoordelijken (door proceseigenaars te benoemen), wordt ervoor gezorgd dat de processen bewaakt worden en dat veranderingen in de interne of externe organisatie ook direct kunnen worden doorgevoerd. 5: Maak de HRM-processen meetbaar Nadat de HRM-processen beschreven zijn, dienen deze meetbaar gemaakt te worden met behulp van KPI s (Kritische Prestatie Indicatoren). Met Kritische Prestatie Indicatoren meet een organisatie, of in dit geval de HRMafdeling, de dagelijkse uitvoering van haar doelstellingen. De KPI s zijn dus meeteenheden om de prestaties te beoordelen. Met andere woorden, hoe meten we in de praktijk de dagelijkse uitvoering van onze lange termijn doelen en wanneer is onze dienstverlening een succes? De KPI s dienen dus afgeleid te zijn van de HRMdoelstellingen in het HRM-plan. Indien in het HRM-plan beschreven staat dat als gevolg van de concurrentiepositie de organisatie meer gebruik gaat maken van flexibel personeel, dan zal dit moeten blijken uit de inzet van de HRM-instrumenten en dus vervolgens uit het werkproces. Hoe gaan we dit bereiken, hoe gaan we dit stapsgewijs (procesmatig) uitvoeren en hoe meten we dit? Een KPI wordt meestal SMART-geformuleerd: Specifiek Meetbaar Acceptabel Realiseerbaar Tijdsgebonden

6 Een voorbeeld van een KPI binnen HRM is: De flexibele schil van de organisatie groeit in 2011 met 15% t.o.v. van De inhuur van personeel dient daarom in 2011 te groeien met 15%; dit wordt bereikt door raamovereenkomsten af te sluiten met leveranciers en arbeidsovereenkomsten alleen voor bepaalde tijd af te sluiten. 6: Meet regelmatig de dienstverlening Meten is weten. Zonder dat we weten wat er aan de dienstverlening schort of juist goed gaat kunnen we de dienstverlening (en dus de processen) niet bijsturen en verbeteren. Wil een HRM-afdeling haar meerwaarde kunnen aantonen dan dient de dienstverlening van HRM regelmatig gemeten en geëvalueerd te worden. Enerzijds kan de dienstverlening gemeten worden met de gestelde KPI s. Deze dienen regelmatig gemeten te worden op bereikte resultaten. De resultaten geven de HRMafdeling een indruk van de effectiviteit en efficiency van de gebruikte HRMinstrumenten. Anderzijds dient ook gemeten te worden hoe de interne klanten de dienstverlening van HRM beoordelen. De klanten van HRM zijn de medewerkers en het management. De meerwaarde van de HRM-afdeling zal vooral moeten blijken uit hoe de interne klanten de dienstverlening ervaren. Zonder tevreden klanten zal de invloed van de HRMafdeling en haar toegevoegde waarde moeilijk aan te tonen zijn. 7: Beoordeel waar de dienstverlening verbeterd kan worden Nadat de KPI s gemeten zijn en de klantevaluaties bekend zijn kan beoordeeld worden waar de dienstverlening verbeterd kan worden. De verbeteringen dienen uitgewerkt en doorgevoerd te worden. Een belangrijke voorwaarde bij het slagen van het verbeteractiviteiten is de implementatie. De proceseigenaren dienen ervoor te zorgen dat de verbeteringen worden doorgevoerd in de procesbeschrijvingen, zodat deze up to date blijven en de werkmethoden ook direct aansluiten bij de gekozen verbeteringen. Daarnaast dienen alle betrokkenen op de hoogte te worden gebracht van de verbeteringen en het veranderende werkproces. Op dit te bereiken is het praktisch om de processen regelmatig te bespreken in het afdelingsoverleg. Om de verbetervoorstellen gestructureerd te implementeren is het raadzaam met verbeterteams te werken, waarvan de proceseigenaar onderdeel is. Om de verbeteringen gestructureerd door te voeren zijn de volgende stappen noodzakelijk: Stap 1: Benoemen verbeterteams per onderwerp.

7 De verbeterteams dienen te bestaan uit mensen die inhoudelijk veel van het proces weten, maar het zijn ook mensen die verbeteringen kunnen doorvoeren en implementeren. Om draagvlak te creëren voor de verbeteringen is het handig om ook een afdelingsmanager te betrekken bij de verbeterteams. Stap 2: Uitwerken verbeterpunten middels verbeterteams in processen. Het is aan te bevelen om per verbeteronderwerp een probleemdefinitie uit te werken in een kort plan van aanpak, waarin vastgelegd wordt wat het probleem is, welke rol elk lid van het verbeterteam heeft, welke acties er worden uitgezet om het probleem uit te werken en binnen welk tijdspad de acties dienen te zijn afgerond. Het aantal bijeenkomsten van de verbeterteams kan sterk wisselen, afhankelijk van de verbeterpunten. Maar in ieder geval dient één sessie te worden belegd om de verbeterpunten duidelijk uit te werken, de oorzaken te achterhalen en te benoemen hoe deze eventueel opgelost kunnen worden. De leden van de verbeterteams dienen daarna aan de slag te gaan met de gekozen oplossingen. In een tweede sessie kan dan besproken worden in hoeverre de oplossingen hebben bijgedragen tot de verbetering van het proces en dienen de verbeteringen worden doorgevoerd in de processen. Stap 3: Borging van de processen Om de verbeterde processen daadwerkelijk te borgen in de organisatie, dienen de processen vastgesteld te worden en geïmplementeerd in de organisatie, bijvoorbeeld door bespreken van de processen in het afdelingsoverleg, bekendmaking op intranet etc. 8: Toets of de verbeteringen werken Nadat de verbeteringen zijn doorgevoerd dienen deze ook regelmatig getoetst te worden. In feite wordt stap 6 (meet de dienstverlening) hier weer uitgevoerd en worden eventuele verbeteringen (stap 7) weer doorgevoerd. Op deze wijze is de HRM-afdeling gestructureerd en cyclisch aan de slag met haar HRMdienstverlening en kan ze aan de hand van cijfers en evaluaties haar toegevoegde waarde ook daadwerkelijk aantonen. Tot slot De HRM-afdeling dient steeds meer haar toegevoegde waarde te kunnen vaststellen en te kunnen vertalen naar meetbare diensten. Door de dienstverlening van de afdeling HRM structureel te meten wordt het eenvoudiger aan te sluiten bij de verwachtingen van de organisaties en medewerkers. Zonder het meten van het beoogde effect van de

8 dienstverlening van de afdeling HRM, blijft het vraag of het de organisatie wel iets oplevert. Door de dienstverlening van HRM vast te leggen in werkprocessen en deze meetbaar te maken kan het nut en noodzaak van processen aangetoond worden en kunnen er ook keuzes gemaakt worden in de in te zetten HRM-instrumenten. Daarnaast worden ook de benodigde verbeteringen in de dienstverlening zichtbaar en kunnen ontwikkelingen gemakkelijker worden doorgevoerd. Door zicht te hebben op de werkprocessen, worden de benodigde verbeteringen in de dienstverlening helderder en kunnen veranderingen snel worden doorgevoerd.

9 Over HRM-processen.com HRM-processen.com is gespecialiseerd in processen op HRM-gebied. We helpen u graag om bestaande processen te beschrijven én verbeteren. Door knelpunten in de HRMprocessen zichtbaar, maar ook bespreekbaar te maken in de organisatie. Zo worden de processen in een groter geheel geplaatst. Mensen leren verder te kijken dan eigen verantwoordelijkheden en taken en ontdekken hoe zij efficiënter kunnen werken. Hierdoor wordt draagvlak gecreëerd voor procesverbeteringen. Globaal gezien, bestaat een HRM-verbeteringstraject uit de volgende stappen: analyseren, bediscussiëren en definiëren van processen in de praktijk toetsen van processen door middel van pilots publiceren en implementeren van processen bewaken en onderhouden van processen na implementatie HRM dienstverlening Ook voor een uitgebreidere, bedrijfsgerichte dienstverlening bent u bij HRMprocessen.com aan het juiste adres. Onze consultants weten alles van HRM, regelgeving en processen. Zij ondersteunen u bij de vertaling en optimalisatie van uw HRorganisatie. Want een goed ingerichte HR-organisatie, met gestroomlijnde en meetbare processen, heeft een belangrijke invloed op uw bedrijfsresultaat. Of het nu gaat om het in kaart brengen en beschrijven van HRM-processen, het stroomlijnen, verbeteren of automatiseren van processen. Wij weten hoe we uw HRM-beleid perfect kunnen laten aansluiten bij uw specifieke bedrijfsdoelstellingen en helpen u daarbij graag. HRM-processen beschrijven? Waarom zou u? Dat hebben wij al gedaan. Human Resource Management kent talloze repeterende processen. Werving, verlofaanvragen, begeleiding van een zieke werknemer of een risico-inventarisatie opstellen: de inhoud varieert, maar voor de uitvoering volgt u steeds dezelfde stappen. Dus waarom iedere keer opnieuw het wiel uitvinden? Het in kaart brengen en beschrijven van HRM-processen vergt aandacht en tijd. Daarom hebben wij dat voor u gedaan. HRM-processen.com heeft met de Sensus-methode alle denkbare HRM-processen beschreven en de stappen in het proces aangevuld met de

10 benodigde documenten en formulieren. Al deze procesbeschrijvingen inclusief voorbeelddocumenten zijn kant- en klaar digitaal beschikbaar. Meer weten? HRM-processen.com is een initiatief van De Sensus-methode Procesmanagement B.V. De Sensus-methode is de expert op het gebied van procesverbetering en heeft specifieke kennis van HRM. Onze consultants werken resultaatgericht met als doel dat u uiteindelijk zelf aan de slag kunt. Zo haalt u het maximale rendement uit de samenwerking met Sensus. Wilt een op maat gemaakt advies, een workshop volgen of afspraak maken? Neem contact met ons op via of info@sensus-methode.nl. Voor uitgebreidere informatie over de mogelijkheden die de Sensus-methode u biedt, kunt u kijken op één van onze websites: Sensus-methode.nl - Algemene website Sensus-methode Sensus-software.nl - Sensus BPM software Sensus-methode.be - Website Sensus-methode in België HRM-processen.com - Ondersteuning voor uw HRM-afdeling. Woningcorporatie-processen.nl - Procesmanagementinformatie voor corporaties Gemeente-processen.nl - Procesmanagementinformatie voor gemeenten Procesmanagement-training.nl - Bekijk ons volledige trainingsaanbod