Overgang van LogoBase en elogobase naar Incura

Transcriptie

1 Overgang van LogoBase en elogobase naar Incura Inleiding Het invoeren van Een nieuw softwarepakket als Incura is voor uw praktijk een belangrijke gebeurtenis. Het heeft gevolgen voor de manier van werken van u en uw collega's. De facturering in Incura Zorg is zo gemaakt dat processen aansluiten op de werkwijze in (e)logobase en waar mogelijk worden schermen en velden toegelicht in handleidingen. Toch is Incura een programma dat gemaakt is om nog vele jaren 'mee te gaan'. In de veranderende wereld van de paramedische zorgverlening en technologische vernieuwingen, betekent dit onvermijdelijk dat uw werkwijze op punten zal veranderen. Incura in het algemeen en in het geval van deze handleiding Incura Financieel biedt een goed uitgangspunt om aan de eisen, die aan u als professional zullen worden gesteld, te kunnen voldoen. Uw vastleggingen zullen nauwkeuriger worden met als gevolg dat later meer informatie kan worden ontleend aan Incura. Informatie die de kwaliteit van werken en dus uw praktijk ten goede kan komen. Om de overstap van (e)logobase en het werken met Incura Boekhouding voorspoedig te laten verlopen zijn handleidingen geschreven. Deze handleiding betreft de overgang van de boekhouding van (e)logobase naar die van Incura. Immers, de gerealiseerde opbrengsten (in (e)logobase: Inkomsten) en kosten (in (e)logobase: Uitgaven) van de afgelopen maanden in dit boekjaar moeten worden opgenomen als 'beginstand' in Incura. Hetzelfde geldt voor zaken als banksaldi en openstaande posten debiteuren. De handleiding wordt ingedeeld in drie gedeelten: 1) De voorbereiding, die de handelingen beschrijft die moeten worden gedaan voordat u over gaat naar Incura Financieel. 2) De overstap, die de stappen beschrijft van de daadwerkelijke overstap 3) De nazorg, die de periode beschrijft na de overstap. Tijdens de overstap zullen de medewerkers van Incura u terzijde staan. Wij kunnen u adviseren over de te volgen aanpak en kunnen op afstand met u meekijken, zodat we uw situatie goed kunnen beoordelen. Datum:

2 Inhoud Inleiding... 1 De voorbereiding... 3 Training... 3 De accountant/boekhouder... 3 De bankkoppeling... 3 Uw administratie in (e)logobase bijwerken... 5 De overstap... 6 De inkomsten en uitgaven uit (e)logobase naar Incura Boekhouding... 6 De bankrekening Het starten met de bankmutaties De nazorg Ontvangsten in Incura van (e)logobase-facturen Debiteurenbewaking oude posten Datum:

3 De voorbereiding Training Ook al wordt door Incura grote zorg besteed aan het begeleiden van uw overstap, het werken in Incura Financieel is anders dan u gewend bent en vereist een bepaalde mate van basiskennis van het programma aan de kant van u en uw collega's. Daarom adviseren wij u voor het gebruiken van Incura Financieel een training te volgen. Op de website en via telefoonnummer kunt u nadere informatie krijgen over deze trainingen. De accountant/boekhouder Als een externe accountant/boekhouder uw jaarrekening opmaakt en uw belastingaangifte verzorgt is het belangrijk dat u hem/haar in een vroeg stadium betrekt bij het overstapproces. Met hem kunt u overleggen over bijvoorbeeld het rekeningschema, maar ook op welke rekeningen u bepaalde mutaties moet boeken. De accountant heeft de beschikking over één inlog in Incura Boekhouding. Hij heeft dus niet toegang tot de zorgdossiers (=Incura Zorg). Wanneer uw boekhouding goed is kortgesloten met uw accountant en u uw mutaties tijdig en zorgvuldig bijhoudt, heeft de accountant minder uren nodig om uiteindelijk de jaarrekening samen te stellen. De bankkoppeling Incura Boekhouding werkt standaard met een gesynchroniseerde bankkoppeling. Dat houdt in dat Incura Boekhouding wordt gekoppeld aan de mutatiebestanden van uw bank. U verleent als rekeninghouder een machtiging aan uw bank om de bankmutaties door te sturen naar Incura. Helaas geven niet alle banken daar toestemming voor. Zo zijn de Regiobank (onderdeel SNS-bank) en Friesland Bank (onderdeel van Rabobank) niet bereid hieraan mee te werken (situatie september 2013) en is de koppeling niet mogelijk voor de NIET-zakelijke rekeningen van ING. Ook verschilt de termijn van behandeling sterk tussen diverse banken. Een aanvraag van een zakelijke ING-rekening duurt aanzienlijk langer dan bijvoorbeeld ABN-Amro of Rabobank. Datum:

4 De banken verrichten de koppeling niet kosteloos. Incura neemt de kosten van de mutaties voor haar rekening. Voor elke gekoppelde bankrekening wordt ons eenmalig 75,- aan kosten exclusief btw in rekening gebracht. Dit moeten wij aan u als klant doorbelasten. De volgorde van de stappen voor de bankkoppeling is als volgt: U besluit over te stappen op Incura (financieel) en spreekt een datum af met het secretariaat ( ) U ontvangt een formulier waarop u aangeeft welke bankrekeningen u gekoppeld wilt hebben aan Incura Boekhouding. Dit formulier stuurt u aan het secretariaat terug. Het secretariaat verzorgt de juiste formulieren en stuurt u die toe. U vult het formulier in, ondertekent deze en retourneert deze aan tussenpersoon Intelly Banking. Intelly Banking controleert deze en verzendt ze aan de betreffende bank. De bank neemt deze in behandeling en start na goedkeuring de verzending van de bankmutaties. De mutaties worden automatisch ingelezen in Incura Boekhouding. Het proces van de bankkoppeling luistert nauw. Banken zijn uiterst kritisch op de juiste gang van zaken rond deze koppeling. Voor een verdere toelichting over de verschillen rond diverse vormen van invoer van bankmutaties zie: "Handleiding Incura Bankmutaties". Datum:

5 Uw administratie in (e)logobase bijwerken De stand van zaken van (e)logobase op het moment van overstap (moment 'N') is ook de beginstand van de boekhouding in Incura. Wij adviseren voor het moment 'N' dat moment te kiezen dat u begint met uw verrichtingen/ zittingen te registreren in Incura. Het is dus belangrijk dat u deze eindstand zoveel mogelijk bijwerkt. Dat betekent dat: 1) Uw laatste declaraties vóór 'N' zijn verzonden vanuit (e)logobase vóór de datum van overstap. Niet gedeclareerde zittingen worden overigens integraal automatisch overgenomen naar Incura en kunnen daar ook worden gefactureerd. Indien de praktijksituatie het toelaat is het daarom te verkiezen om de laatste maand niet te declareren in LogoBase, maar te wachten tot de zittingen zijn geïmporteerd in Incura. Daarna kunnen ze worden gefactureerd in Incura. 2) Alle retourinformatie met betrekking tot LogoBase-declaraties is bijgewerkt tot en met de laatste declaratie die is gemaakt in (e)logobase. Op die manier zijn de openstaande posten debiteuren zo zuiver mogelijk. Na de overstap wordt alleen de retourinformatie op vanuit LogoBase gedeclareerde facturen nog in LogoBase gecorrigeerd of gecrediteerd. 3) Alle bankmutaties zijn verwerkt tot aan het moment van overstap. Op die manier zijn zowel de openstaande posten debiteuren en de totalen van kosten en opbrengsten op het moment van overstap zo zuiver mogelijk. Sluit het afschriftsaldo van uw bankrekening(en) in LogoBase aan met de feitelijke saldi volgens de bank? Het afschriftsaldo op het overstapmoment is de beginstand in Incura Boekhouding. Datum:

6 De overstap Op de dag van overstap wordt uw LogoBase database gekopieerd en klaargezet voor import in Incura. Daarbij worden alle openstaande zittingen geïmporteerd in Incura. Deze worden vervolgens vanuit Incura gefactureerd. De inkomsten en uitgaven uit (e)logobase naar Incura Boekhouding In Incura Boekhouding moet een volledig resultaat aanwezig zijn van het huidige financiële jaar. Omdat u (waarschijnlijk) niet per einde van een jaar overstapt zult u dus de financiële resultaten vanuit (e)logobase moeten invoeren. In LogoBase bepaalt u daarom de eindstand van de resultaten door middel van het overzicht "Rekeningen": Ga in LogoBase naar het menu "Boekhouding", "Afdrukken" en vervolgens "Overzicht t.b.v. Jaarrekening huidig boekjaar". U ziet vervolgens dit scherm. Print het uit en bewaar dit goed om later vragen hierover (van bijvoorbeeld uw boekhouder) te kunnen beantwoorden. Datum:

7 Deze saldi moeten worden ingevoerd in Incura via het dagboek (de ordner) Meervoudig Memoriaal. Dat is een eenmalige handeling. Open het dagboek door op de rug van de map Meervoudig Memoriaal te klikken: Er verschijnt een scherm met een opengeslagen map: Open een nieuw boekstuk door in het midden tussen de twee ringen te klikken (zie rode cirkel). U komt nu in het boekingsscherm: Datum:

8 In de kopregels: Boekstuknummer: kunt u leeg laten. Het systeem maakt automatisch een nummer aan. Datum: hier vult u de datum van de overstap in (het moment N Restbedrag Een boeking in het Meervoudig Memoriaal MOET ALTIJD OP NUL LOPEN!! Dit bedrag is een telling van alle subregels in het horizontale blok onder in dit scherm. In de subregels: Datum: Hier vult u de datum N van de overstap in Omschrijving: Vul hier in "Saldi LogoBase bij overstap" Rek.nr.: Hier vult u de grootboekrekening (tegenrekening) in die correspondeert met de code die op het overzicht uit LogoBase staat vermeld. Bedrag: Vul hier het bedrag in volgens het LogoBase-overzicht. Pas wel op! Een plus op het LogoBase-overzicht moet in Incura als min worden ingevuld. Een min-bedrag op het LogoBase-overzicht moet als plus worden ingevoerd in Incura. Grootboekrekeningen De grootboekrekeningen in Incura Boekhouding kunt u vinden via het menupad: Financieel, Inrichting, Grootboeken. Wat is een grootboekrekening? Alle bedragen in uw jaarrekening zijn totaaltellingen van afzonderlijke mutaties. Als al deze afzonderlijke mutaties echter in uw jaarrekening zouden komen zou het niet overzichtelijk zijn. De mutaties worden daarom verzameld op grootboekrekeningen en de saldi van de grootboekrekeningen worden weer verzameld in groepen (verdichtingen) van gelijksoortige grootboekrekeningen. Als u hier op klikt komt u het scherm met alle beschikbare grootboekrekeningen in Incura. Uw 12 maandelijkse huurbetalingen bijvoorbeeld worden verzameld op de grootboekrekening "42000 Huur Pand". Samen met andere rekeningen wordt dit in uw jaarrekening verzameld onder "Huisvestingskosten". Datum:

9 Uw saldi volgens uw eindstand in (e)logobase moeten 'vertaald' worden naar de grootboekrekeningen in Incura Boekhouding. Onderstaand een voorbeeld van deze vertaling. Let wel: het is een voorbeeld omdat iedere LogoBase-administratie andere rekeningen hanteert. Het rekeningschema van Incura Boekhouding is wel standaard, ook al is het mogelijk rekeningen te wijzigen en toe te voegen, al naar gelang uw behoefte. Uw code in (e)logobase: Wordt in Incura: 1010 Inkomsten particulier Omzet Logopedie 2400 Opname privé Opname privé 2500 Pensioenpremie werknemers Pensioenpremie werknemers 2400 Loonbetaling medewerkers Afdracht loonbelasting 3100 Huur pand Huur pand 4000 Telefoonkosten Telefoonkosten Enz. Enz. Wanneer u de vertaling hebt voltooid kunt u de regels invoeren in de boeking van het Meervoudig Memoriaal. Op elke boekingsregel kunt u met F2 een nieuwe regel toevoegen, of u kunt op de betreffende knop klikken. Wanneer alle regels zijn ingevoerd kunt u een extra regel toevoegen als 'sluitpost'. Immers de totale boeking moet op nul lopen. Op deze regel boekt u op rekening "20900 Onverdeeld resultaat" het verschil van de boekingsregels weg. Dit verschil staat als 'Restbedrag' boven in het scherm vermeld. Wanneer u dus bijvoorbeeld één regel van hebt geboekt en drie regels van + 100, zal er nog moeten worden geboekt. Dat boekt u op de rekening "20900 Onverdeeld resultaat". In dit voorbeeld dus: Grootboekrekening Bedrag 8xxxx -/ xxxx xxxx xxxx Onverdeeld resultaat N.B.: Het totaal van de regels is nul. Datum:

10 De bankrekening Saldo juist? Onderdeel van de beginstand van Incura Boekhouding is een juist saldo van de bankrekening op het overstapmoment. Als het goed is, is het saldo van de bankrekening in (e)logobase gelijk aan dat volgens het afschrift van uw bank. Controleer dit, want het afschriftsaldo dient als basis in Incura. Een eventueel verschil met dat in (e)logobase moet vervolgens door uzelf worden aangesloten. Als u dit verschil niet uitzoekt en niet alsnog in LogoBase boekt zullen de saldi inkomsten en uitgaven zoals hierboven beschreven niet juist zijn. Inrichting bankdagboek (de witte map) Standaard wordt Incura Boekhouding opgeleverd met één bankdagboek, de witte map in het beginscherm. Om dit dagboek in te richten opent u het dagboek door op de rug van de map te klikken. U ziet nu een scherm met de opengeklapte map. Linksboven in deze map staat een vetgedrukte regel. Klik op deze regel (zie rode cirkel) om in het scherm te komen met de eigenschappen van het dagboek. Datum:

11 Omschrijving Dagboektype Boekstuknr. readonly Standaard rekening Tabblad type Banknaam Vul hier de tekst in die op de rug van de map verschijnt. We adviseren dit als volgt te doen volgens bijvoorbeeld: ABN-Amro ( ) of Rabo ( ) Kies hier: Bank Laat dit leeg Kies hier de grootboekrekening van de bankrekening. Voor-ingevuld is hier de grootboekrekening "19200" die standaard is meegeleverd met Incura Boekhouding. Let op: heeft u meerdere bankrekeningen dan krijgt ieder bankrekeningnummer een eigen grootboekrekening. (vb: 19210, etc) Wij adviseren hier een maandindeling te gebruiken. Kies hier de naam van de betreffende bank Bankrekeningnummer Vul hier het nummer in van de bankrekening Laat de overige velden ongewijzigd. Klik op de knop "OK + sluiten", waarna u terugkeert naar het scherm van de opengeklapte map. Beginsaldo opvoeren in de bankmap: Open de betreffende bankmap door op de map te klikken en Klik tussen de twee ringen (zie rode cirkel) om een nieuw bankboekstuk te openen. Het boekstuknummer wordt door het programma zelf aangemaakt. Datum:

12 De datum is de datum van de dag vóór het moment van overstap. Het beginsaldo is nul, omdat er nog niet eerder in het dagboek is geboekt. Vul op de eerste (horizontale) boekingsregel in: Datum: Ook hier de datum van de dag vóór de datum van overstap Omschrijving: Voer hier in "Beginsaldo bank" Tegenrek.: Vul hier in "19559", dit is de grootboekrekening van "Kruisposten Overig" Bedrag: Het saldobedrag op het moment van overstap. Klik op de knop "Opslaan". U zult zien dat het veld "Saldo na boeking" nu gelijk is aan het afschriftsaldo. Klik op de knop "Sluiten".! Meer informatie over het invoeren en wijzigen van bankboekingen kunt u vinden in de Handleiding Incura Boekhouding Bankmutaties. Ook: Beginsaldo opvoeren in het meervoudig memoriaal Op de manier zoals u de beginsaldi van de inkomsten en uitgaven hebt geboekt (zie hierboven) opent u een nieuwe boeking in het Meervoudig Memoriaal. Datum De datum is die van de dag vóór de datum van overstap Omschrijving: Rek.nr Bedrag "Beginsaldo bank" Kruisposten overig Vul hier het bedrag van het beginsaldo in. Datum:

13 Druk nu op F2 of klik op de knop 'Nieuwe regel' om een nieuwe boekingsregel aan te maken. Op de tweede regel vult u dezelfde datum en omschrijving in. Rek.nr. De tegenrekening is echter "20900 Onverdeeld resultaat". Bedrag Het bedrag is hetzelfde saldo, maar nu tegengesteld, dus met een '-'. (Als het beginsaldo negatief was is dit bedrag natuurlijk een '+'). Het veld 'restbedrag' moet nul zijn. Als dat zo is kunt op de knop 'Opslaan' klikken. Zodra de boeking is opgeslagen verschijnt een lege boekingsregel. Klik nu op de knop 'Sluiten'. De map Meervoudig Memoriaal sluit u vervolgens door op de het gat onder de ringen te klikken (zie rode cirkel). Meer bankrekeningen? Heeft u meer bankrekeningen waarvan u de mutaties wilt bijhouden, dan dient u voor elke bankrekening een grootboekrekening en een bankdagboek (een witte map) aan te maken. De grootboekrekeningen in Incura Boekhouding kunt u vinden via het menupad: Financieel, Inrichting, Grootboeken. Als u hier op klikt komt u het scherm met alle beschikbare grootboekrekeningen in Incura. Klik op het icoontje (zie groene cirkel) voor het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening. Er bestaat al een grootboekrekening "19200" voor de eerste bankrekening. U kunt een nieuw grootboekrekeningnummer aanmaken, bijvoorbeeld "19210" voor de tweede bankrekening. Datum:

14 U komt daarvoor in het volgende scherm: Grootboek Alias Omschrijving Type Verdichting Balans Vul hier het gewenste nummer in, bijvoorbeeld '19210'. U kunt hier hetzelfde nummer invullen Omschrijving van de grootboekrekening, bijvoorbeeld 'Rabo ( )' Kies hier "Bezittingen" Kies hier " Diversen banken" Vink dit veldje aan (belangrijk!) De rest van de velden mag leeg blijven Klik vervolgens op de knop "OK + Terug". U komt in het scherm met de grootboekrekeningen. Nu gaat u een bankdagboek maken welke u koppelt aan de zojuist gemaakte grootboekrekening. Datum:

15 U vindt deze mogelijkheid via het menupad: Financieel, Inrichting, Dagboeken. U komt nu in een scherm met alle aanwezige dagboeken: U maakt een nieuw dagboek aan door op het icoontje linksboven te klikken (zie rode cirkel). Vervolgens vult u de gegevens in zoals beschreven bij 'Inrichting bankdagboek', waarbij u in het veld 'Grootboekrekening' de zojuist door u aangemaakte grootboekrekening (bijvoorbeeld "19210") invult van de betreffende (tweede) bankrekening. Als u in het openingsscherm komt van Incura Boekhouding zult u zien dat er een tweede witte map is verschenen. Datum:

16 Het starten met de bankmutaties Vanaf de datum van overstap tot de datum dat uw bankkoppeling actief is kan een periode bestaan gedurende welke u uw mutaties dient te importeren. Het is daarbij heel belangrijk dat u geen dubbele mutaties in Incura Boekhouding krijgt. Datum start facturering (=overstapmoment) Importeren mutaties óf handmatige invoer mutaties Datum bankkoppeling Voor het importeren van mutaties maakt u bestanden aan in uw bankprogramma die u vervolgens importeert in Incura Boekhouding tot aan het moment dat uw bankoppeling actief is. Gebruikt u geen internet-bankprogramma of ondersteunt uw bank geen export van bestanden, dan kunt u uw papieren bankafschriften handmatig invoeren. Voor beide methoden is het qua werk gunstig als de periode tussen de opstartdatum en de datum van de bankkoppeling zo kort mogelijk is.! Meer informatie over het verwerken van bankmutaties vindt u in de Handleiding Incura Boekhouding Bankmutaties. Datum:

17 De nazorg Na het overstapmoment zult u nog zaken tegenkomen die te maken hebben met de afwikkeling van de (e)logobase-periode. De meest belangrijke is de ontvangst na het overstapmoment van bedragen die zijn gedeclareerd in de (e)logobase-tijd. Ontvangsten in Incura van (e)logobase-facturen In de bank in Incura Boekhouding boekt u deze ontvangsten direct in de omzet (bijvoorbeeld op grootboekrekening "80300 Omzet logopedie"). U boekt deze dus niet op "16000 Debiteuren". Immers, er zijn geen openstaande posten van deze facturen in Incura ingevoerd. Wij adviseren om voor deze ontvangsten een aparte omzetgrootboekrekening aan te maken.! Deze methode (een zogenaamd 'kasstelsel') is overigens gelijk aan die van (e)logobase, waarbij ontvangsten de basis vormden van de 'omzet' in een boekjaar. In Incura wordt de omzet bepaald door de verzonden facturen ('factuurstelsel'). Als het bedrag afwijkt van de declaratie die u destijds in (e)logobase heeft verzonden, dient u dit eventueel vanuit (e)logobase te corrigeren. Daar staan namelijk de facturen die moeten worden gecorrigeerd met de eventuele relevante retourinformatie van Vecozo. Dit natuurlijk alleen als u het wilt corrigeren. Voor het aanmaken van een grootboekrekening: De grootboekrekeningen in Incura Boekhouding kunt u vinden via het menupad: Financieel, Inrichting, Grootboeken. Als u hier op klikt komt u het scherm met alle beschikbare grootboekrekeningen in Incura. Klik op het icoontje (zie groene cirkel) voor het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening. Datum:

18 Kies voor een nieuwe grootboekrekening een nummer die logisch in de reeks ligt van de voor u relevante bestaande rekeningen. Bijvoorbeeld Omzet Fysiotherapie zou een nieuwe rekening Omzet fysio Raam/LogoBase geven. Bijvoorbeeld Omzet Logopedie zou een nieuwe rekening Omzet Logo Raam/LogoBase geven. Et cetera. U komt daarvoor in het volgende scherm: Grootboek Alias Omschrijving Type Verdichting Vul hier het gewenste nummer in, bijvoorbeeld '80309'. U kunt hier hetzelfde nummer invullen Omschrijving van de grootboekrekening, bijvoorbeeld 'Omzet LogoBase' Kies hier "Omzet" Kies hier "Netto omzet". Incura herkent de tekst en koppelt het juiste nummer van de verdichting. De rest van de velden mag leeg blijven Klik vervolgens op de knop "OK + Terug". U komt in het scherm met de grootboekrekeningen. Datum:

19 Debiteurenbewaking oude posten Houd daarbij dus goed in de gaten welke bedragen op het moment van overstap nog niet zijn ontvangen van klanten. Wij adviseren u deze openstaande posten uit te draaien uit (e)logobase en die handmatig bij te houden op ontvangsten na het overstapmoment. Datum: