Tips Om uw beursdeelname te doen slagen

Transcriptie

1 10 Tips Om uw beursdeelname te doen slagen

2 Onze 10 geboden 1. Denk na over uw strategie 2. Consulteer de leverancier van uw stand 3. Kies uw technische aspecten 4. Volg uw planning 5. Beeld uw stand in 6. Communiceer uw boodschap 7. Gebruik de nieuwe media 8. Bouw uw stand op 9. Analyseer na de beurs 10. Vermijd fouten

3 De Clip-visie Hoe staan bedrijven tegenover deelname aan beurzen of events? In de huidige wereld van beweging en verandering, evolueren en versnellen de communicatiemiddelen elke dag. We communiceren sneller en sneller, maar communiceren we wel op een effectieve manier? Gebruiken we de juiste middelen om onze diensten en producten te promoten? Is de opkomst van sociale media (twitter, facebook, linkedin, ), de explosie van het internet en zijn talrijke search engines, online fora, mobiele apps, instant messaging, de toekomst van de beurzen en congressen? Heeft het zin om nog budget te spenderen aan deze marketingtool? En indien ja, hoe gaan we het spenderen? Wat zijn de belangrijke punten om mee rekening te houden? Gezien ons domein van activiteiten zijn dit vragen waar ons Clip-team op poogt te antwoorden door de juiste vragen te stellen en door deze te behandelen met de adequate antwoorden. De beurzen en tentoonstellingen worden groter en groter. Sommige worden gerichter en bieden een andere benadering. Meet in Namur bood een verrassend innovatief concept aan de standhouders aan. Geen enkele voorbereiding voor de exposant, enkel een balie en een paneel ter beschikking. Iedere exposant had dezelfde stand en betaalde dezelfde prijs. Geen verschil tussen de bedrijven met 100 medewerkers of de KMO s met 1 tot 10 medewerkers. Slechts 1 persoon op de stand waarmee u op voorhand een afspraak moest maken. Een mogelijkheid om 200 personen op één dag te ontmoeten : wat een rendement!!! Zal de markt verder richting dit type beurzen evolueren of blijft dit type event bestemd voor een bepaalde categorie bedrijven of bedrijven in een bepaalde branche? Sommige beurzen zijn vaste waarden zoals Batibouw, Farma, Dentex, Autosalon, beurzen waar de bedrijven actief in de sector MOETEN aanwezig zijn. Ze gaan er heen voor hun reputatie en commerciële doeleinden. De essentiële vragen die u zich moet stellen blijven de volgende: Deelnemen, ja maar aan welke beurzen? Deelnemen, ja maar waar? Deelnemen, ja maar wanneer? Deelnemen, ja maar hoe? Die vragen zijn het startpunt voor de strategie voor uw beurzen en congressen. Hier genoeg bij stilstaan is essentieel om de juiste beslissingen te nemen om uw investering te doen renderen. Deze gids, die de vrucht van onze ervaring is, heeft de bedoeling u te helpen door u 10 geboden te bieden om goed te exposeren. Maar vergeet niet dat communiceren ook veranderen is en in deze wereld waar de elektronische communicatie in volle bloei is, is het misschien een extra troef om in real life elkaar face to face te kunnen spreken? Persoonlijk prefereer ik face to face ten opzichte van facebook en u? Laurence Bechoux Sales and Marketing Manager Clip Belgique

4 1. Denk na over uw strategie Het aantal beurzen stopt niet met stijgen. blijft stijgen, maar worden gerichter. Buitenlandse beurzen worden toegankelijker. Naast de vaste waarden in de beurswereld duiken nieuwe concepten op en is diversiteit aan de orde van de dag. De beurzen behouden dus een zekere waarde als marketingtool. Maar hoe kan u uw beursstrategie optimaliseren? Hoe kan u het maximum uit uw beursdeelname halen? De keuze van uw beurzen blijft een bepalende factor voor uw commerciële opbrengsten. Een met zorg gekozen en goed voorbereide beurs zresulteert in een zeker financieel rendement op korte of lange termijn, onmisbaar voor de continuïteit van uw bedrijf. Omgekeerd kan het een verspilling van geld en tijd zijn. Wat is uw doel van deze deelname? Laurence Bechoux Sales and Marketing Manager Ludwig Daene Bestuurder Sales uitbreiden Behouden van bestaande klanten Versterken van het imago van uw merk Wie is uw doelpubliek? Welke klanten / prospecten wil ik bereiken? Gewoon aanwezig zijn want we kunnen niet afwezig blijven Of alle bovenstaande redenen samen B2B B2C. professionele beurs beurs voor het grote publiek Waar? Welke beurzen bezoekt dit publiek? Éénmaal uw beurs gekozen is gaat u dieper in op de volgende aspecten : Is het een bekende of nieuwe beurs? Aantal bezoekers jaarlijks? Van waar komen de bezoekers? Deelname kost? Makkelijk bereikbaar? Deelnemerslijst? Nemen uw concurrenten deel? Heeft u klanten of leveranciers die aanwezig zijn op de beurs?

5 1. Denk na over uw strategie Hoeveel en hoe? Het aan het event te besteden budget is een cruciaal punt in uw strategie. Deze investering is niet te onderschatten en ook niet steeds vooraf volledig in te schatten. Als u wil deelnemen aan een beurs moet u er vertegenwoordigd zijn op een professionele en correcte manier. We verdiepen ons verder in deze extreem belangrijke topic met behulp van allerhande tips & tricks die de keuze van uw stand zullen bepalen: Soort stand (draagbaar, modulair, op maat) De grootte van de locatie De huur van een stand of aankoop (af te schrijven op deelname aan meerdere beurzen) Wanneer? Exposeert u op één groot evenement of op meerdere kleine beurzen Zijn er op dat moment ook andere beurzen die concurrentie zouden kunnen zijn voor de beurs die ik gekozen heb? Enkele interessante websites om beurzen te kiezen Bezoek ook de verschillende sites van de beurslocaties in België zoals Tour en Taxis, Flanders Expo, Brabanthallen, Kortrijk Xpo, Brussels Expo, Namur Expo, enz en ook de congreslocaties. Zij hebben altijd een precieze kalender van alle events die gepland zijn. Flanders Investment & Trade helpt u ook door samenwerkende deelnames met meerdere bedrijven voor te stellen voor de internationale beurzen.

6 2. Consulteer de leverancier van uw stand Uw keuze gemaakt? Op zoek dan maar naar de gewenste stand: Éénmalig of veelvuldig gebruik? Sleutel op de deur stand of door u zelf op te bouwen? Afzonderlijke visuals of geïntegreerd in uw stand? Aankoop of huur? Één leverancier of meerdere? 3 stijlen van beursstanden : Een stand geleverd door de organisator van de beurs Peter Vandersichel Sales Manager Vlaanderen Sophie Ronsmans Sales Brussels Hier gaat het meestal om witte houten wanden met aluminium profielen. Daar wordt soms verlichting en/of een berging aan toegevoegd. Dit zijn meestal kleine tot middelgrote standen. Een modulaire stand Uw doel is u onderscheiden van de andere identieke standen. Draagbare displays vullen hier perfect de witte basisstand aan en geven uw stand een gepersonaliseerde touch.. In dit gamma bestaan er banner standen, pop-up standen en ook Le Kit standen van Clip. Deze systemen zijn licht, makkelijk transporteerbaar, snel op te bouwen en voor de meeste types laten ze u toe van uw boodschap aan te passen aan uw verschillende beurzen. Deze presentatiesystemen zijn uitermate geschikt als ondersteuning van uw interne activiteiten, beurzen, opendeurdagen en product voorstellingen bij uw partners. U neemt deel aan meerdere beurzen en u wenst te investeren in een stand zodat deze zich kan aanpassen aan uw verschillende oppervlakten en configuraties? Dan raden we u de modulaire Clip-stand aan. Door zijn unieke modulair panelensysteem, laat een Clip-stand u toe om uw stand zonder beperking qua vorm, kleur, hoogte en design te realiseren. Het uitzonderlijke van het Clip-paneel zit hem in de eenvoud in transport en opbouw. Het systeem is op te bouwen zonder extra werktuigen en bovendien heel licht. U kan uw panelen vervoeren in handige koffers op wieltjes. Of u nu de stand gekocht of gehuurd heeft voor een éénmalig evenement, uw stand zal altijd aangepast kunnen worden volgens uw wensen. Wenst u dat wij de opbouw voor u verzorgen? Perfect mogelijk! Een modulaire stand is niet gelijk aan minder design! Wij realiseren heel mooie standen die de schoonheid, visibiliteit, design en modulariteit combineren. Clip, lijsttrekker in de verkoop van modulaire standen!

7 2. Consulteer de leverancier van uw stand Een stand op maat U beslist om een stand op maat te realiseren voor een welbepaalde beurs. We brengen u een aanbod van oneindig veel mogelijkheden op gebied van visuele communicatie, keuze van materialen, vormen, Materialen als hout, aluminium, bedrukking op doek, hoogte structuren,... zijn slechts een greep uit het aanbod. Je kan het zo gek niet bedenken of het vindt een toepassing in uw stand. Laat uw of onze verbeelding de vrije loop! Het voordeel van slechts 1 leverancier te hebben is duidelijk. Met één aanspreekpunt, één beheerder van uw dossier, zonder tussenpersonen wordt het verlies van info aanzienlijk gereduceerd.. Clip biedt u alle oplossingen voor uw stand Bovenop uw stand bieden wij u ook de volledige inkleding van de stand aan (koelkast, spoelbak, meubels, vloeren, plasmaschermen, audio, planten, ). We vullen zelf de koelkast volgens uw aanvraag! Het kiezen van de leverancier en de stijl van de stand impliceert beslissen tussen huur of aankoop. Dan is aankoop zeker te overwegen! Baart de opslag u zorgen, dat stockeren en beheren wij graag uw stand. Indien nodig kan deze zelfs met huurmateriaal worden uitgebreid tot een grotere beursstand. Een nuttige oplossing die perfect economisch aangepast is aan de noden van de markt. Voor een kwaliteitsstand kiest u een kwaliteitsleverancier en kiest u!

8 3. Kies uw technische aspecten Wanneer de beslissing om deel te nemen aan een beurs genomen is, raden we u aan om een planning te volgen die de verschillende To Do s voor uw stand bevat. Eerst en vooral gebeurt de inschrijving voor een beurs tussen de 6 en de 12 maanden op voorhand. Zorg dus dat u op de hoogte bent voor wat de deadlines betreft. Clément Demoulin Services Coordinator Vervolgens neemt u contact op met de organisator van de beurs zodat u de exposantengids verkrijgt. Ze geven u alle informatie die nodig is om deel te nemen aan het event. De keuze van de indelingen wordt zo snel mogelijk vastgelegd, denk er dus aan om ook zo vroeg mogelijk hierin te kiezen. Belangrijke factoren : Een hoek-, open of gesloten stand De oppervlakte van uw stand De indeling van de beurshal Dicht bij de concurrenten, grote exposanten, hoofdgangen, conferentiezalen? Plaatsen om te vermijden : dichtbij een kolom, laadpoorten, slecht verlichte ruimtes, last minute plaatsen, Wanneer u de plaats gereserveerd heeft, kan u kiezen om te werken met de organisator die u een all-in formule voorstelt of om te opteren voor een naakte oppervlakte in te vullen door uw eigen standenbouwer. Deze tweede optie laat u toe om de belangrijkste facetten van uw bedrijf naar voren te brengen met een gepersonaliseerde design stand in aankoop of in huur. Na de goedkeuring van het ontwerp bezorgt u het technisch dossier met de electriciteits-, water- en internet voorzieningen aan de beurs organisator. Meerdere vragen moeten gesteld te worden : Wenst u een spoelbak in uw berging of een wateraansluiting in het midden van uw stand? Denk hierbij aan het bestellen van een verhoogde vloer om de leidingen eronder te kunnen laten lopen. Wenst u uw wand hoger dan 2.5 m op te bouwen? Vraag de toelating aan de organisator. Wenst u een structuur op te hangen boven uw stand? Bestel de nodige ophangpunten bij de organisatie. Wenst u machines te plaatsen, ter plaatse demonstraties te geven, uw stand te verlichten? Bestel voldoende elektriciteit. Heeft u zin in designmeubelen? Stel de vraag aan uw standleverancier. Voor een aandachtstrekker, contacteer uw standenbouwer! Al deze bewerkingen zijn vaak omslachtig en ingewikkeld, daarom neemt Clip deze graag van u over. Onze designer ontwerpt uw project, de technische dienst bekommert zich over de specifieke bestellingen en onze plaatsers verzorgen de final touch bij de opbouw.

9 4. Volg uw planning 12 tot 9 maanden voor de beurs Keuze van de beurs Bezoek de vorige editie van de beurs Verzamel info over de beurs 8 tot 7 maanden voor de beurs Inschrijving Standplaats en -oppervlakte bepalen 6 maanden voor de beurs Keuze van het personeel Doelstellingen vastleggen 5 maanden tot 1 maand voor de beurs Keuze voor het type stand Keuze van leverancier / standenbouwer Opmaken van het marketingplan Ontwikkeling van de communicatiehulpmiddelen (brochures, videos, ) 30 dagen voor de beurs Drukken van de communicatiehulpmiddelen Goedkeuring van het standplan met de standenbouwer Vervolledig het technisch dossier van de beurs Aankoop van de benodigdheden voor de beurs Briefing van het personeel 3 dagen voor de beurs Transport van de stand en het materiaal Ombouw en klaarzetten van de stand 1 dag voor de beurs Nazien van de stand en overhandiging van de stand aan de verantwoordelijke Briefing van het personeel Opening van de beurs Na de beurs Afbouw van de stand Nazicht van het materiaal Terugbrengen van het materiaal

10 5. Beeld uw stand in Het werk van de designer gebeurt in nauwe samenwerking met de sales manager en de verantwoordelijke van de technische dienst om de uitvoerbaarheid van het project te waarborgen. De stand is ontworpen op basis van een reeks gedetailleerde briefings en wordt gepresenteerd in samenvattende tekeningen en technische plannen. Julie Lobet Designer Voor de correcte ontwikkeling van het project voor uw stand moet de designer: De deadlines die zijn vastgelegd met de verantwoordelijke voor de realisatie van het project kennen en respecteren. Weten of het om een stand in aankoop of huur gaat. Voor de huur moet er namelijk rekening gehouden worden met de beschikbare materialen in de Clip huurvoorraad of de elementen waarvoor een investering moet gebeuren kunnen onderscheiden. Het type van beurs waar de klant aan deelneemt en het aantal personen aanwezig op de stand bij benadering kennen. Het vastgelegde budget kennen en respecteren Beschikken over de exacte standplaats, de stand afmetingen, het aantal open zijden en de maximum hoogte van de stand. Met die gegevens kunnen we een Eye-catcher structuur of een ophangelement voor verlichting overwegen Weten welke types vloer in overweging genomen mogen worden. Indien water- en of elektriciteitsaansluitingen nodig zijn, moet u zeker een vloer voorzien die we vervolgens kunnen bekleden of simpelweg een verhoogde tegelvloer waaronder we de leidingen kunnen laten lopen.

11 5. Beeld uw stand in Vastleggen welk type wand te gebruiken. Wenst u zelf de stand op te bouwen, dan raden wij u onze Clip-panelen aan om de opbouw te vergemakkelijken. In het omgekeerde geval stellen wij u een waaier aan mogelijkheden voor: Aluminium profielen ingevuld met forex panelen (al dan niet bedrukt), met bedrukt doek (al dan niet van binnenuit verlicht), met doorschijnende plexi Aluminium structuur met niet-zichtbare profielen... Weten of een berging nodig is. En over welk type berging gaat het? Keukenruimte (kitchenette, koelkast, spoelbak, werkblad ) Opslagruimte (rekken, kapstokken, ) Gesloten kantoorruimte Inzicht hebben in de essentiële functies die de stand moet hebben om zo de standruimte te optimaliseren en duidelijk uw informatie te presenteren. Is er een verwelkomingsbalie en/of bar nodig? Is er een salonruimte of half afgesloten loungeruimte nodig? Welk type meubels heeft u nodig? SCocktail- en statafels voor een vlotte doorstroming van de standbezoekers of comfortabele zitbanken voor een meer intiemer sfeer. Heeft u audiovisueel materiaal nodig voor de communicatie van uw bedrijfsboodschap?... Over voldoende verlichting beschikken om de visuele boodschappen en producten voldoende in de verf te zetten. Verschillende verlichting types zijn mogelijk: Directe verlichting door middel van spots op de wanden, op een ophangstructuur of andere ophangverlichting Indirecte verlichting, door middel van verlichting van binnenuit (back light doeken of glazen tegels in de vloer ) Het imago van het bedrijf respecteren door een duidelijke grafische présence voor te stellen die voldoet aan de wensen van de klant. Het 3-D ontwerp wordt toegevoegd aan het presentatiedossier voor de sales manager. Tijdens een volgende briefing worden de verschillende aspekten van de stand toegelicht en alle technische issues tijdens een service meeting met zowel de grafisch ontwerper als het service team doorgenomen. Voor uw stand is het belangrijk dat uw bedrijfsfilosofie duidelijk terug te vinden is in de beursstand. Daarom doen wij er alles aan om uw standruimte in te kleden op een manier die zo dicht mogelijk aanleunt bij uw imago.

12 6. Communiceer uw boodschap Uw boodschap is zeker één van de belangrijkste punten. Deze moet zichtbaar zijn voor alle bezoekers en prospecten. Lou Coene Verkies een kort tekstje met een illustratie ten opzichte van een lange tekst waarbij de prospect de tijd niet neemt om het te lezen. Customer Services Geprinte visuals en de grafische aankleding van uw stand 1. Welke boodschap moet uw stand dragen, uitstralen? Het publiek enkel bewust maken uw aanwezigheid Presentatie en informeren van uw algemene activiteit Presentatie van een product, service of een algemene nieuwigheid. 2. Welke design, look en stijl voor de visuals van uw stand? De identificatie van de exposant moet snel kunnen gebeuren door de bezoeker. Het design en de stijl van de grafische aankleding moet stroken met het imago en housestyle van uw bedrijf. Logo s, naam van het bedrijf, naam van de exposant : op welke plaats? Logo s in de hoogte : als het ontwerp van de stand en het reglement van de beurs het toelaat. Doordat het logo of de naam van uw onderneming in de hoogte geplaatst is valt het meteen op voor de bezoekers. U plaatst het best meerdere keren en de richting bepaalt u in functie van de gangen en ingangen van de beurshal. Die logo s kunnen : opgehangen worden aan een overkoepelende structuur, boven een stand geprint op een ballon, op wanden die hoger zijn dan de rest van de stand. Logo s verspreid over de hele stand, op verschillende strategische plaatsen:: op de vloer om de bezoeker op de stand te leiden, op de verwelkomingsbalies om de punten aan te tonen waar de bezoeker de exposant kan ontmoeten, op de wanden samen met andere boodschappen of op de friezen van de wand. Boodschappen, visuals : op welke plaats? Grote visuals met teksten en foto s hebben altijd veel impact. Om een maximaal effect te garanderen is het belangrijk een professionele lay-out te maken. U kan dit uitbesteden aan een agentschap of Clip kan dit voor u doen. We houden hierbij rekening met uw huisstijl, de stijl van opmaak die u karaktiriseert. Deze grote visuals moeten onmiddellijk beantwoorden op volgende vragen : wie?, wat?, waarom? De boodsc happen mogen geen te lange teksten bevatten. Die worden hoogstwaarschijnlijk toch niet gelezen. Beter is de bezoekers lokken naar uw stand zodat ze daadwerkelijk even op uw stand komen. Het aanwezig personeel of de brochures vullen aan voor wat de rest van de informatie betreft. Eventueel kunnen kleinere visuals meer gedetailleerde info bevatten in verband met een bepaald onderwerp, techniek die getoond wordt of in een vitrine zit, op een sokkel staat / ligt,

13 6. Communiceer uw boodschap Als de stand gebruikt moet worden voor meerdere beurzen, moet bij het ontwerp van de visuals niet enkel rekening gehouden worden met de modulariteit voor wat de te bedekken oppervlakte betreft maar ook met de te brengen boodschap. De modulariteit van de standontwerpen bij Clip laat toe om op een effectieve manier de meeste visuals aan te passen aan verschillende standconfiguraties. Een handige besparing! Voorzie reeds bij de briefing van uw stand bij Clip uw deelname aan de verschillende beurzen zodat de lay-out maar ook het hele standontwerp rekening houden met de mogelijke wijzigingen qua opstelling. In het geval van een one shot -project kan u eventueel uw visuals meer specifiek op die beurs gericht gaan ontwikkelen. Dan kan bijvoorbeeld het geval zijn als u voor een huurstand gekozen heeft! 3. Welke materialen gebruikt worden om uw visuals te printen? Forex panelen en PVC van verschillende diktes die uw stand volledig of gedeeltelijk grafisch aankleden. Deze panelen kan u ook makkelijk ophangen aan een structuur boven de stand of tussen twee structuren geschoven worden. Textieldoeken en baches die kunnen dienen als panoramische visuals met grote impact. Deze zijn heel makkelijk in gebruik en vervoer. De textiel heeft verschillende eigenschappen: dikte en doorschijnendheid (mogelijkheid voor achtergrondverlichting). Over het algemeen zijn ze M1 brandbestendig. Op plexi of glastegel al da niet van binnenin verlicht. De geprinte plexipanelen hebben een hele grote impact als ze van binnenin verlicht zijn. De formule voorgesteld door Clip heeft het voordeel dat het modulair is. Glastegels worden vaak gebruikt met gedrukte logo s in de vloer. Dit type visual is heel makkelijk herbruikbaar. Het gebruik van displays zoals roll-up banners, zuilen en pop-up wanden kunnen eveneens een meerwaarde aan uw stand bieden want ze kunnen een hét middel om een bepaalde, specifieke boodschap naar voren te brengen of uw general message te ondersteunen. 4. Welke bestanden moet u aanleveren om uw visuals te kunnen maken? Idealiter levert u ons uw bestanden 1 maand voor de beurs (minimum 15 dagen vooraf!) aan in een hoge resolutie PDF met gevectoriseerde teksten en logo s en de afbeeldingen moeten een minimale resolutie van minimaal 72 dpi hebben. Als het ontwerp van de lay-out door Clip zijn diensten verzorgd mag worden, geef dan uw teksten door in Word, uw logo s in gevectoriseerde bestanden (.ai of.eps) en uw foto s in een zo hoog mogelijke resolutie. Voorzie zeker een weekje extra in je planning als u voor deze laatste optie kiest. Wat de foto s betreft : denk er altijd aan, als u foto s maakt of laat maken van uw producten en / of activiteiten, van deze in een hele hoge resolutie te maken. Op deze manier zullen deze foto s ook bruikbaar zijn voor als u ze op groot formaat wenst te gebruiken op uw stand bijvoorbeeld! Clip wacht op uw seintje om te starten met de grafische inkleding van uw stand!

14 7. Gebruik de nieuwe media Met de komst van het internet, web 2.0 en nu web 3.0 is het opzoeken van nuttige info om uw beurs voor te bereiden kinderspel geworden. Alle beursorganisatoren stellen de nodige info online ter beschikking. Praktische info, tips, statistieken en feedback van de exposanten: in enkele minuten vindt u alle gedetailleerde info over de beurs waar u aan deel zult nemen. De nieuwe media bieden ook oneindig veel mogelijkheden om de aandacht van uw klanten-prospecten te grijpen en interactie te hebben. De enige beperking is onze verbeelding! Maxime Erpicum E-Marketing Executive VOOR DE BEURS Prospectie en opzoeken van gegevens Het internet gebruiken voor het opzoeken van informatie betekent een enorme winst in tijd. Volledige dossiers zijn beschikbaar op de site van de organisator (technische dossiers, plannen, statistieken, meningen van exposanten, bezoekers, ). Profiteer hiervan om de andere deelnemers te ontdekken. Zijn uw concurrenten aanwezig? Op welke plaats? Wat is de oppervlakte van hun stand? Als een concurrent ingeschreven is, identificeer dan onmiddellijke welke middelen hij / zij ingezet heeft om zijn klanten te informeren of prospecten naar de beurs te lokken. Misschien gaat zijn communicatiestrategie impact hebben op de uwe? Communicatie voor de beurs De middelen: Een beetje publiciteit met Google? Google Adwords staat u toe om gericht informatie te verspreiden. Dit volgens regio, taal en interessepunten. Voorzie een budget om promoties of aankondigingen van nieuwigheden te verspreiden die beschikbaar zullen zijn op de beurs. Makkelijk op te maken en mogelijkheid tot het beheren van uw budget : een advertentie via Google Adwords kan belangrijke bezoekers genereren. Zo kunnen meer mensen op de hoogte zijn van welke acties u heeft lopen op welk moment of op welke beurs. Stuur een brief naar uw klanten die uw aanwezigheid op de beurs aankondigt. Aarzel niet om maximum van communicatiemiddelen te gebruiken. De ing: simpel en effectief. Dit middel laat u toe snel en makkelijk iets te sturen naar uw volledige database. Makkelijk op te maken en te versturen. Snelle antwoorden en resultaten voor een minimale kost. Wat kan u aankondigen? Door u in te schrijven voor een beurs gaat u communiceren over uw producten en diensten. Kondig nieuwigheden of uitzonderlijke promoties aan gedurende de beurs. Voor de nieuwigheden wekt u best de nieuwsgierigheid om enige tijd vooraf flarden informatie te sturen in verband met uw nieuw product. Gebruik videotrailers op Youtube. Onthul een klein beetje info en inviteer de mensen om het product in real life te ontdekken op de beurs. Gebruik uw website en Facebook om te communiceren met uw fans en klanten. Organiseer wedstrijdjes waarbij gratis inkomkaarten voor de beurs of een bepaalde percentage korting bij contractering op de stand te winnen is.

15 7. Gebruik de nieuwe media TIJDENS DE BEURS Animatie op de stand? Genoeg middelen om de bezoeker te lokken, in zijn / haar geheugen te geraken of hem / haar even halt te doen houden bij uw stand. Ieder idee is goed als: Het idee in het verlengde van uw standconcept of te behalen doel ligt. Het idee interactie biedt met de bezoeker Wedstrijden die de nieuwe media gebruiken: Zorgen ervoor dat de bezoeker op de stand komt Vergemakkelijkt het uitbreiden van uw database indien het nodig is contactgegevens achter te laten. Verwerkt u best in uw communicatie vooraf door het te vermelden in uw mailings met invitatie. De audiovisuele middelen: Zetten uw boodschap nog meer in de verf. Ingebouwd in uw decor op meer en meer design manieren. De inhoud moet informatief zijn en de kwaliteit van uw producten / diensten beschrijven. Trek de aandacht door invitatieberichtjes te sturen naar de mensen die voorbijkomen aan uw stand en bluetooth aan hebben liggen op hun GSM. U verrast de bezoeker door op dergelijke manier contact te leggen. Installeer een camera die gericht staat op de voorbijgangers en waarvan de beelden meteen te zien zijn op een groot scherm. Alles is mogelijk, het volstaat gewoon een idee te vinden. NA DE BEURS We raden u aan om kort na de beurs een verslag van het event te verspreiden. Dit in de vorm van een video of samenvatting, op internet of intranet, die de belangrijke momenten van de beurs doet herleven. Stuur snel de resultaten van uw wedstrijd naar uw volledige database en profiteer hiervan om meteen uw aanwezigheid op een volgende beurs aan te kondigen.

16 8. Bouw uw stand op. François Notté Service Manager Uw event zal van start gaan. U heeft alle nodige info ontvangen van de organisator wat betreft de dagen en uren voor de op- en afbouw. Opbouw Als u gekozen heeft voor een draagbare modulaire stand, dan zal de opbouw u geen al te grote problemen bezorgen. Bij de opbouw van een stand op maat komt er toch wel iets meer bij kijken. In beide gevallen echter moeten vooral de voorzieningen worden aangevraagd: Afhankelijk van de grootte van uw stand heeft u een elektriciteits-, water- en internetaansluiting nodig. De reservatiedocumenten hiervan zijn meestal in te vullen tegen ten laatste 1 à 2 maanden voor de beurs Komt het materiaal aan op de beurs door uw eigen transport of doet u beroep op een transportfirma? Als u de stand zelf opbouwt, hou er rekening mee dat iedereen waarschijnlijk op hetzelfde ogenblik opbouwt en u uw wagen niet vlak bij uw stand zal kunnen parkeren. Altijd handig om dit vooraf in te schatten en het nodige materiaal te voorzien om de afstand te overbruggen. Als u beroep doet op een transporteur, plan dan het transport goed op voorhand in om geen expres levering te moeten betalen. Schat het aantal dagen dat u nodig heeft voor de op- en afbouw in en bereken de personeelskosten. Opgelet met de werkuren tijdens het weekend : deze zijn duurder dan tijdens de week! Vergeet niet, als deze er zijn, uw afbouwdocumenten op tijd te vragen (richtlijnen, badges voor de afbouwers, ). Voorzie transportkoffers voor uw visuals, spots en panelen. De investering hierin weegt niet op tegen de mogelijke kosten die u kan hebben door beschadiging of breuk. Respecteer de uurplanning van de opbouw. Als u beroep doet op een ander bedrijf voor de afbouw, ga na of zij de nodige info hieromtrent ontvangen hebben om boetes te vermijden. Heeft u plaats om uw materiaal na de beurs te stockeren of stockeert u bij uw standenbouwer? In geval van opbouw buiten de Europese Unie moet u rekening houden met bepaalde douaneformaliteiten die vervuld moeten worden. Vergeet de badges voor het opbouwteam niet. Afbouw Verwijder eerst en vooral de waardevolle voorwerpen zoals plasmaschermen en laptops om diefstal te vermijden. Markeer de onderdelen om de opbouw van een volgende beurs te vergemakkelijken. Maak een inventaris op van het beschadigde materiaal dat vervangen dient te worden voor de volgende beurs.

17 9. Analyseer na de beurs Isabelle Evrard Marketing assistente U heeft veel tijd en geld geïnvesteerd en uw return on investment komt vlak na de beurs. Verlies uw contacten niet uit het oog en grijp deze kans en verzeker u van een positief vervolg: afspraken, offertes en / of aankopen. Debrief zo snel mogelijk na de beurs en ook dagelijks tijdens de beurs : de mening van uw team is waardevol! Isoleer de dringende prioriteiten en behandel deze snel Bespreek de met contacten en taken op te volgen door elk van uw medewerkers: A : Dringendheid aanduiden B : De opvolging die dient te gebeuren : documentatie, afspraak, verwerking in de database C : Duidt een verantwoordelijke aan per taak. Iedere bezoeker verdient opvolging : volgens belangrijkheid, kan het hier gaan om een bedankingskaartje, een , een informatiepakket of een telefoontje. U moet een reactie sturen. Indien u dit niet doet, geeft u een slecht beeld van uw bedrijf. Dankzij een opvolgend telefoontje wint u klanten of hernieuwt of bouwt u de relatie met bestaande klanten verder uit. Contacteer eveneens de klanten die u heeft uitgenodigd maar die niet naar de stand gekomen zijn. Evalueer of de gestelde doelen behaald werden : Is het succes groter dan verwacht, dan is dit zeker voor herhaling vatbaar. Is het resultaat minder dan verwacht, analyseer waarom en neem dan de gepaste conclusies. Update uw website Na enkele weken of maanden maakt u de eindbalans op van de beurs en evalueert u de resultaten : - Analyse van kosten en opbrengsten - Kijken wat de exacte voordelen waren van de beursdeelname - Hoeveel nieuwe klanten heeft u? Overweeg in functie van de resultaten het al dan niet inschrijven voor de volgende editie van deze beurs of kijk uit naar een andere beurs. U bent een ervaring rijker en dat speelt in uw voordeel.

18 10. Vermijd fouten Een geïnformeerd man is er twee waard! Bezoek vooraf een gelijkaardige beurs! Bezint eer ge begint! Uw beursorganisator maakt u wegwijs! De eerste krijgt de beste plek en ontloopt de last-minute stress! Zien en gezien worden is de boodschap! Ook van ver! Een open stand nodigt uit! Vandaar OPEN-deur-dagen! Kleur brengt leven! Licht schept klaarheid en openheid! Durf te verbazen en val op in de massa? Creativiteit loont! Liever opgedoft dan naakt! Maar wees modebewust! Passé is passé! Vertrouwd schept vertrouwen! Uw logo en huisstijl zijn een herkenningspunt! Uw stand is de spiegel van uw imago! Durf kritisch te zijn! Enthousiasme lokt de bezoeker! Een fris en dynamisch team is animatie op zich! Bij een gekend scenario valt niemand uit zijn rol! Folders en brochures zijn een prima back-up! Houd contact ook na de beurs!

19 Contactinfo Clip S.A. Zoning Industriel de Naninne Rue Pieds D Alouette, 39 B-5100 Namur - Naninne Tél.: +32 (0) Fax: +32 (0) clip.namur@clipdisplay.be Clip N.V. Doorniksesteenweg, 81 D B-8500 Kortrijk Tél.: +32 (0) Fax: +32 (0) clip.kortrijk@clipdisplay.be