Davilex. Snel aan de slag-handleiding

Transcriptie

1 Davilex Snel aan de slag-handleiding

2 Inhoudsopgave 1 Installeren De installatiewizard starten De installatiewizard doorlopen Registreren Registreren Nieuwe administratie aanmaken De wizard nieuwe administratie starten Boekhouding inrichten Boekhouding inrichten Clubboekhouding inrichten Relaties en/ of leden invoeren Relaties toevoegen Relaties importeren Leden toevoegen Leden importeren Artikelen Artikelgroepen aanmaken Artikelen invoeren Artikelen importeren Beginbalans De Wizard beginbalans starten Balansregels invoeren Openstaande posten invoeren Beginvoorraad invoeren De wizard voltooien Instellingen Instellingen aanpassen Tot slot Bijlage: Voorwaarden Davilex

3 1 Installeren In het kort In dit hoofdstuk leest u hoe u de software installeert. U heeft de mogelijkheid om de software op één computer te installeren (stand-alone), maar u kunt er ook voor kiezen de software binnen een netwerk op meerdere computers te installeren (multi-user). U kunt dan op meerdere werkplekken en eventueel (afhankelijk van het aantal modules) met meerdere gebruikers tegelijk in de administratie werken. Voorwaarden U heeft de cd-rom met de administratieve software van Davilex in uw bezit. De computer waarop de administratieve software van Davilex wordt geïnstalleerd, voldoet aan de systeemeisen. Een actueel overzicht van systeemeisen vindt u op Op de computer waarop de administratieve software van Davilex geïnstalleerd wordt, bent u ingelogd als gebruiker met administrator (systeembeheerder) rechten. Alle programma s zijn afgesloten. U heeft besloten of u de software op één computer of op meerdere computers binnen een netwerk gaat installeren. Wat u moet weten Een stand-alone installatie wil zeggen dat u de administratieve software van Davilex op één computer installeert. Installeert u de administratieve software van Davilex op meerdere computers die onderling via een netwerk zijn verbonden, dan spreken we van een multi-user installatie. Om in een multi-user omgeving op alle computers in dezelfde administratie te kunnen werken, is het noodzakelijk dat één computer als server fungeert. Een server is een computer, in het netwerk, die zijn configuratie beschikbaar stelt aan andere computers. De computers waaraan de server zijn configuratie beschikbaar stelt, worden de clients genoemd. Deze clients maken gebruik van de licentie en administratie(s) van de server. Microsoft SQL Server 2005 Express Edition is een toepassing waarmee het programma de administratiegegevens beheert. Tevens maakt SQL Server 2005 het mogelijk om de administratieve software van Davilex binnen een netwerk op meerdere computers te gebruiken. Registreren 3

4 1.1 De installatiewizard starten Tip: Gaat u de administratieve software van Davilex gebruiken in een multi-user omgeving? Bepaal dan eerst welke computer als server gaat fungeren. U installeert en registreert de software altijd eerst op de server, daarna installeert en activeert u de software op de clients. Het installeren van de administratieve software van Davilex gaat heel eenvoudig met behulp van de installatiewizard. De installatiewizard wordt automatisch gestart wanneer u de cd-rom met de administratieve software van Davilex in de cd-romspeler plaatst. Wordt het startscherm van de installatiewizard niet getoond, dan start u het programma als volgt: 1. Ga naar Start > Uitvoeren (Start > Zoekopdracht starten voor Windows Vista) 2. Vul achter Openen (in het veld Zoekopdracht starten voor Windows Vista) X:\Setup.exe, waarbij u X vervangt door de letter van uw cd-romspeler en druk op de Enter-toets. Het welkomstscherm van de installatiewizard wordt getoond. 1.2 De installatiewizard doorlopen 4 De installatiewizard van de administratieve software van Davilex begeleidt u bij het installeren van het programma, Klik in het welkomstscherm van de wizard op Volgende om de wizard te doorlopen. In de derde stap van de wizard geeft u de bestandslocatie op waar de administratieve software van Davilex en SQL Server 2005 Express Edition geïnstalleerd moeten worden. Wilt u de locatie wijzigen, dan klikt u op de knop Bladeren. Het venster Installatiemap wijzigen wordt geopend. Blader naar de gewenste locatie en klik op OK. Hetzelfde kunt u desgewenst doen voor de bestandslocatie van de SQL Server. Let op: Wijzig de locatie niet in een netwerklocatie. De administratieve software van Davilex moet geïnstalleerd worden op een lokale schijf! Is de gewenste locatie geselecteerd, dan klikt u op Volgende. Er zijn nu voldoende gegevens verzameld om de software te kunnen installeren. Klik op Installeren om de software te installeren. Is de installatie voltooid, dan verschijnt het venster Installatiewizard voltooid. Klik op Voltooien om de installatiewizard af te sluiten.

5 2 Registreren In het kort Voordat u aan de slag kunt met de administratieve software van Davilex, moet de software geregistreerd worden. Hoe u de software registreert, leest u in dit hoofdstuk. Daarnaast wordt uitgelegd hoe u, bij gebruik van de administratieve software van Davilex in een multi-user omgeving, de software op de client(s) in gebruik neemt. Voorwaarden U heeft de administratieve software van Davilex geïnstalleerd. U heeft een registratiecode. Heeft u geen registratiecode ontvangen, neem dan contact op met de medewerkers van de afdeling Klantenservice. U beschikt over een computer met internetverbinding. Wat u moet weten Uw licentie is telkens een jaar geldig en kunt u na een jaar kosteloos vernieuwen. Wanneer u uw licentie vernieuwt, wordt u gevraagd uw gegevens te controleren en indien nodig te actualiseren op het Gebruikersportaal. Zo blijven uw gegevens up-todate en kunnen wij u beter van dienst zijn. Maakt u gebruik van de administratieve software van Davilex in een multi-user omgeving, dan kunt u per computer aangeven welke module(s) beschikbaar moet(en) zijn. Dit doet u in Modulebeheer. Bij het opstarten van de administratieve software van Davilex gebruikt de client alle modules die gemarkeerd zijn in Modulebeheer. Om het maximale te halen uit uw licentie is het daarom raadzaam om op de client alleen die modules te markeren die u daadwerkelijk wilt gebruiken op de betreffende clientcomputer. Het programma maakt tijdens het registratieproces gebruik van de internetverbinding. Zorg er daarom voor dat uw firewall toestaat dat het programma contact maakt met het internet. Registreren 5

6 2.1 Registreren Tijdens de installatie is op het bureaublad een snelkoppeling naar de administratieve software van Davilex aangemaakt. U kunt het programma snel starten door te dubbelklikken op de snelkoppeling. Het programma kunt u ook starten via de menuoptie Start > Alle programma s > Davilex > Administratieve software van Davilex. Tip: Heeft u de administratieve software van Davilex in een multi-user omgeving geïnstalleerd, dan registreert u de software op de server, voordat u de administratieve software van Davilex op de clients installeert en start. Registreren gaat heel eenvoudig. Bij het opstarten van het programma wordt het formulier Welkom bij de administratieve software van Davilex geopend. Selecteer in dit formulier de optie De administratieve software van Davilex (opnieuw) registreren. Indien deze optie niet beschikbaar is klikt u op Volgende. De Registratiewizard Davilex administratieve software wordt gestart. In deze wizard wordt u een aantal vragen gesteld. Zo wordt u bijvoorbeeld gevraagd of u het programma op één of op meerdere computers gaat gebruiken en of de computer waarop u de software registreert beschikt over een internetverbinding. Heeft u een internetverbinding, dan zal na het invoeren van de registratiecode automatisch contact gemaakt worden met het internet en wordt uw software automatisch geregistreerd. Heeft de computer waarop u de administratieve software van Davilex registreert, geen toegang tot het internet, dan kunt u de software ook handmatig registreren. In dit geval selecteert u in de stap Internetverbinding de optie Nee. De wizard zal u verder begeleiden bij het aanmaken van het benodigde systeembestand en het verkrijgen van het licentiebestand. Meer informatie over dit onderwerp is te vinden op Tip: U kunt gratis en vrijblijvend modules uitproberen. Zo ziet u direct de toegevoegde waarde van één of meerdere modules voor uw bedrijf. Om modules uit te proberen, gaat u eerst naar het Gebruikersportaal op Ga naar Mijn gegevens en klik bij Licentieoverzicht vervolgens op Uitproberen. Tip: Schaft u naderhand een extra of nieuwe module aan? Dan kunt u deze activeren door de registratiewizard opnieuw te doorlopen. De registratiewizard start u via de menuoptie Help > Licentie vernieuwen. 6

7 3 Nieuwe administratie aanmaken In het kort Heeft u de administratieve software van Davilex succesvol geregistreerd, dan opent het programma met de voorbeeldadministratie. In deze administratie kunt u de verschillende functies uitproberen en bekend raken met het programma, zonder dat dit consequenties heeft voor uw eigen administratie. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een nieuwe administratie aanmaakt. Voorwaarden U heeft de meest recente versie van de administratieve software van Davilex geïnstalleerd en geregistreerd. U heeft de benodigde (bedrijfs)gegevens bij de hand. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw bankrekeningnummer(s) en het nummer van de Kamer van Koophandel. Wat u moet weten Nadat u een nieuwe administratie heeft aangemaakt, moet u deze eerst verder inrichten, voordat u er mee aan de slag kunt. Zo voldoet de administratie geheel aan uw wensen. Hoe u uw administratie inricht, leest u in hoofdstuk 4. De voorbeeldadministratie is uitsluitend bedoeld om te experimenteren met het programma. Gebruik de voorbeeldadministratie daarom niet om uw eigen administratie te voeren! Nieuwe administratie aanmaken 7

8 3.1 De wizard nieuwe administratie starten Bij het aanmaken van een nieuwe administratie wordt gebruikgemaakt van een wizard. Tip: De gegevens die u in de verschillende stappen in de wizard invoert, kunt u achteraf in de instellingen wijzigen. Uitzondering hierop vormt de keuze voor de administratiestructuur en de keus om al dan niet een BTW-administratie te voeren. De wizard Nieuwe administratie start u via de menuoptie Bestand > Nieuw. Het venster Inleiding aanmaken nieuwe administratie wordt geopend. U leest een korte toelichting op de verschillende stappen die u doorloopt om een administratie aan te maken. Klik op Volgende om naar de eerste stap van de wizard te gaan. In de eerste stap van de wizard kiest u één van de mogelijkheden waarop de structuur van uw nieuwe administratie gebaseerd kan worden: Organisatiestructuur (indien een boekhoudmodule onderdeel is van uw licentie) Branche-schema (indien een boekhoudmodule onderdeel is van uw licentie) Minimale structuur Bestaande administratie (alleen mogelijk indien u eerder een administratie heeft aangemaakt). Tip: De keuze die u in deze eerste stap maakt, is bepalend voor de rest van de wizard. Na het verlaten van deze stap kunt u uw keuze alleen terugdraaien door op Annuleren te klikken. U moet de wizard in dit geval opnieuw doorlopen. Organisatiestructuur Wilt u de administratie baseren op een organisatiestructuur, dan markeert u het selectievakje voor de optie Organisatiestructuur en selecteert u de gewenste organisatiestructuur. Het standaardschema voor de door u gekozen organisatiestructuur wordt aangemaakt, aangevuld met de vaste gegevens in de administratie (zie onder). Branche-schema Om het u nog gemakkelijker te maken, is in de administratieve software van Davilex voor een groot aantal branches al een grootboekschema gedefinieerd. Hierin zijn branchespecifieke grootboeken reeds aangemaakt. Heeft u bijvoorbeeld een bloemenzaak en u kiest uit de keuzelijst het branche-schema Bloemen (B.V.), dan worden onder meer de grootboekrekeningen Omzet Bloemen & 8

9 planten Hoog BTW en Omzet planten artikelen Hoog BTW automatisch aangemaakt, wat u uiteraard een hoop tijd bespaart. Tip: Nadat u een nieuwe administratie heeft aangemaakt, kunt u grootboekrekeningen inzien en wijzigen in de lijst Grootboekrekeningen. Deze lijst opent u via de menuoptie Beeld > Boekhoudstructuur > Grootboekrekeningen. Naast branchespecifieke grootboekrekeningen worden in de administratie ook de vaste gegevens (zie onder) opgenomen. Minimale structuur Wilt u de administratie niet baseren op een standaardschema, dan kunt u ervoor kiezen een administratie met een minimale structuur aan te maken. In dit geval worden enkel de vaste gegevens (zie onder) in de administratie opgenomen. De grootboeken en koppelingen maakt u zelf aan en ook de boekhoudinstellingen voert u zelf in. Vaste gegevens Afhankelijk van de administratiestructuur die u kiest en de module(s) die onderdeel zijn van uw licentie, worden de volgende initiële gegevens opgenomen: BTW-tarieven Landen Valuta s Eenheden Wisselkoersen Titels Leveringsvoorwaarden Plaatsen Betalingsvoorwaarden Selecties Heeft u uw keuze gemaakt, dan klikt u op Volgende. De administratie wordt aangemaakt. In de volgende stappen van de wizard vult u uw persoonlijke gegevens in. De velden met <Voer een waarde in> zijn verplicht. De gegevens worden in de administratie-instellingen opgenomen en kunt u later desgewenst wijzigen of aanvullen. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op Volgende om naar de stap Bank-/ girorekeningen invoeren te gaan. Om een bank- of girorekening toe te voegen, klikt u op de knop Toevoegen. In het venster dat geopend wordt, heeft u de mogelijkheid alle specificaties van de bank- of girorekening op te geven. De velden met <Voer een waarde in> zijn verplicht. In het formulier Bank-/ girorekening toevoegen kunt u ook aangeven óf en hoe u met deze bank- of girorekening telebankiert. Dit doet u door de selectievakjes voor de optie(s) Ophalen gegevens en Verzenden gegevens aan te vinken. Door op het Nieuwe administratie aanmaken 9

10 pictogram achter het veld Importbestand/ Exportbestand te klikken, wordt de verkenner geopend. Blader naar de bestandslocatie van het import/ exportbestand en klik op Openen. Bij het importeren/ exporteren van bankafschriften/ betaalopdrachten zoekt Telebank automatisch op deze bestandslocatie. Heeft u de benodigde gegevens ingevuld, dan klikt u op Opslaan en sluiten. U keert terug naar het venster Bank-/ girorekening invoeren. Wilt u nog een bank- of girorekening invoeren, dan klikt u nogmaals op de knop Toevoegen. Heeft u alle bank- en/ of girorekeningen ingevoerd, dan klikt u op Volgende om door te gaan naar de laatste stap in de Wizard. Tip: Maakt u gebruik van Davilex Account en/ of Davilex Club, lees dan ook onderstaande informatie! Davilex Club Maakt u een nieuwe administratie aan in Davilex Club, dan is in het venster Bank-/ girorekening invoeren ook het veld Post opgenomen. Selecteer uit de keuzelijst de post waaraan de bank- of girorekening gekoppeld moet worden. Tip: U kunt hier ook posten toevoegen door in het veld Post een nummer in te vullen dat nog niet aan een post is gekoppeld. Automatisch verschijnt een melding dat de post nog niet bestaat en wordt gevraagd of u deze toe wilt voegen. Davilex Account Heeft u de module Davilex Account geïnstalleerd, dan moet u de bankrekening nog koppelen aan een dagboek. Er verschijnt automatisch een melding die u hierop attendeert. Klik in deze melding op OK. Het venster Dagboek toevoegen wordt geopend. Vul de velden in en klik op Opslaan en sluiten. De bank- of girorekening is nu gekoppeld aan het dagboek en u keert terug naar het venster Bank-/ girorekening invoeren. Tip: U kunt hier ook grootboekrekeningen toevoegen door in het veld Grootboekrekening een nummer in te vullen dat nog niet aan een grootboekrekening is gekoppeld. Automatisch verschijnt een melding dat de grootboekrekening nog niet bestaat en wordt gevraagd of u deze toe wilt voegen. Klik op Volgende om naar de laatste stap in de wizard te gaan. In de laatste stap van de wizard, Administratie-gegevens invoeren, vult u nog een aantal algemene administratieve gegevens van uw organisatie in. De velden die getoond worden, zijn afhankelijk van de module(s) die onderdeel zijn van uw licentie. 10

11 Wel of geen BTW-administratie? In de laatste stap van de Wizard geeft u (indien van toepassing) aan of u een BTWadministratie voert. Let op: De keuze om een BTW-administratie te voeren, is definitief! Deze keuze kunt u later niet meer terugdraaien. Geeft u aan geen BTW-administratie te voeren, maar wilt/ moet u later wel een BTW-administratie voeren, dan heeft u de mogelijkheid om in de instellingen aan te geven dat er voortaan een BTW-administratie gevoerd wordt. Zijn de gegevens correct ingevuld? Dan klikt u op Voltooien. De nieuwe administratie wordt nu aangemaakt. Afsluitend wordt u een stappenplan geboden om de nieuwe administratie in te richten. De stappen zijn afhankelijk van de modules die onderdeel zijn van uw licentie. In het volgende hoofdstuk worden de stappen nader toegelicht. Nieuwe administratie aanmaken 11

12 4 Boekhouding inrichten In het kort Heeft u een nieuwe administratie aangemaakt, dan is het zaak om voordat u daadwerkelijk aan de slag gaat met de administratieve software van Davilex, de administratie eerst aan uw wensen aan te passen en in te richten. Voorwaarden Davilex Account, Davilex Account Pro, Davilex Account Basic, Davilex Compact, Davilex Totaal en/ of Davilex Club is onderdeel van uw licentie. U heeft de meest recente versie van de administratieve software van Davilex geïnstalleerd en geregistreerd. U heeft een nieuwe administratie aangemaakt. Wat u moet weten Welke mogelijkheden u heeft voor het inrichten van uw administratie, is uiteraard afhankelijk van (de combinatie van) de modules die onderdeel zijn van uw licentie. In de volgende hoofdstukken gaan wij ervan uit dat alle modules gebruikt worden. Dit betekent wellicht dat er voor u irrelevante informatie in is opgenomen. De hoofdstukken die voor u niet van toepassing zijn, kunt u natuurlijk gerust overslaan. 12

13 4.1 Boekhouding inrichten Bij het aanmaken van een nieuwe administratie richt het programma de boekhoudstructuur voor u in. Het is raadzaam om deze structuur te controleren en aan uw wensen aan te passen voordat u de overige gegevens invoert. Tip: Heeft u ervoor gekozen een administratie met een minimale structuur aan te maken? Dan is enkel de basisstructuur die nodig is voor een goede werking van het pakket aangemaakt. U kunt de structuur verder naar eigen inzicht inrichten. Tip voor Davilex Club-gebruikers: de termen die gebruikt worden in Davilex Club wijken af, lees daarom voor het inrichten van uw clubadministratie verder bij 4.2. Uit welke componenten de boekhoudstructuur bestaat, is afhankelijk van de geactiveerde module(s). Heeft u de meest uitgebreide versie, dan bestaat de boekhoudstructuur uit onderstaande componenten: Grootboekrekeningen Dagboeken Hoofdverdichtingen Verdichtingen Kostenplaatsen Budgetten Perioden BTW-aangifteperioden ICL-aangifteperioden Memo s accountantscontrole Wilt u een component van de boekhoudstructuur aanpassen, dan opent u de betreffende lijst vanuit het onderdeel Boekhouding via de menuoptie Beeld > Boekhoudstructuur. Selecteer in het submenu de gewenste component. De bijbehorende lijst wordt geopend. Met behulp van de knoppen Toevoegen, Wijzigen, Verwijderen en Dupliceren kunt u de verschillende componenten naar uw wens aanpassen. Tip: Wilt u de lijst anders indelen? Klik dan op de knop Lijstopties om het formulier Lijstopties te openen. In dit formulier kunt u aangeven welke kolommen in de lijst zichtbaar moeten zijn, hoe de kolommen gesorteerd moeten worden en kunt u desgewenst selecties toevoegen. Meer over het maken van selecties leest u in het instructieboekje behorende bij de module die u heeft aangeschaft. Boekhouding inrichten 13

14 4.2 Clubboekhouding inrichten De boekhoudstructuur van Davilex Club bestaat uit de volgende componenten: Posten Hoofdposten Toewijzingen Openstaande posten BTW-aangifteperioden ICL-aangifteperioden Kas Wilt u een component van de boekhoudstructuur inzien en/ of aanpassen, dan opent u de betreffende lijst vanuit het onderdeel Clubboekhouding via de menuoptie Beeld > Clubboekhouding. Selecteer in het submenu de gewenste component. De bijbehorende lijst wordt geopend. Met behulp van de knoppen Toevoegen, Wijzigen, Verwijderen en Dupliceren kunt u de verschillende componenten naar uw wens aanpassen. Tip: Wilt u de lijst anders indelen? Klik dan op de knop Lijstopties om het formulier Lijstopties te openen. In dit formulier kunt u aangeven welke kolommen in de lijst zichtbaar moeten zijn, hoe de kolommen gesorteerd moeten worden en kunt u desgewenst selecties toevoegen. 14

15 5 Relaties en/ of leden invoeren In het kort Relaties vormen uiteraard een belangrijk onderdeel van uw administratie. Onder Relaties wordt iedereen verstaan met wie u beroepshalve contact heeft, zoals uw debiteuren en crediteuren. Heeft u Davilex Club, dan kunt u naast relaties ook leden invoeren. Onderstaand leest u hoe u relaties invoert. In 5.3 gaan we in op het toevoegen van leden aan de ledenlijst. Voorwaarden U heeft een administratie aangemaakt. U heeft de gegevens van de relaties die u toe wilt voegen bij de hand. Om leden toe te kunnen voegen moet Davilex Club onderdeel zijn van uw licentie. Wat u moet weten In de lijst Relaties zijn reeds twee relaties opgenomen: de onbekende debiteur en de onbekende crediteur. Deze relaties kunt u gebruiken in alle situaties waarbij u een document wilt aanmaken voor een debiteur/ crediteur die u niet in uw administratie op wilt nemen. Relaties kunnen van het type Persoon of Bedrijf zijn. De keuze die u maakt, bepaalt welke velden u in het formulier in kunt vullen. Heeft u bijvoorbeeld voor het relatietype Bedrijf gekozen, dan heeft u de mogelijkheid om contactpersonen in te voeren en kunt u bedrijfsgegevens als BTW- en KvK-nummer invoeren. Een relatie kan zowel een debiteur, een crediteur, beiden of geen van beiden zijn. Heeft u Davilex Relatie, dan kunt u veel aanvullende relatiegegevens vastleggen. Een overzicht hiervan leest u op Heeft u Davilex Club, dan is het belangrijk te weten dat u een relatie die u heeft ingevoerd in de relatielijst, later niet kunt veranderen in een lid. Relaties en/ of leden invoeren 15

16 5.1 Relaties toevoegen Een relatie voegt u toe in de lijst Relaties. Deze lijst opent u via de menuoptie Beeld > Basisgegevens > Relaties. Tip: heeft u Davilex Relatie geïnstalleerd, dan kunt u relaties invoeren in het onderdeel Relatiebeheer. Om een relatie toe te voegen, klikt u in de lijst Relaties op Toevoegen. Het formulier Relatie toevoegen wordt geopend. Dit formulier bestaat uit meerdere tabbladen waarop u de verschillende relatiegegevens invoert. Op het tabblad Algemeen bijvoorbeeld, kunt u alle algemene gegevens zoals het hoofdadres en contactgegevens invoeren. Ook geeft u de relatie hier een unieke zoekcode. Een zoekcode kan bestaan uit cijfers, letters of een combinatie hiervan. Zoekcodes kunt u onder meer gebruiken om snel te kunnen zoeken in invoervelden met een keuzelijst. Tip: Wilt u dat er automatisch zoekcodes worden gegenereerd bij het toevoegen van relaties? Dan geeft u dit in het Instellingen-formulier aan op het tabblad Algemeen van de Relatiebeheer-instellingen. Het formulier Instellingen opent u via de menuoptie Bestand > Instellingen. Relatiecategorieën U kunt een relatie koppelen aan relatiecategorieën. Dit geeft u aan op het tabblad Bedrijf of Persoon. Door een relatie te koppelen aan een relatiecategorie deelt u de relatie in één of meerdere groepen in. Relatiecategorieën kunt u onder andere gebruiken om relatielijsten te sorteren en om selecties te maken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld in een handomdraai etiketten afdrukken voor een specifieke groep relaties. Welke relatiegegevens u verder in het formulier Relatie toevoegen in kunt voeren, is afhankelijk van de module(s) waarmee u werkt. Extra velden Wilt u bepaalde gegevens bijhouden die u niet op een van de tabbladen in kunt vullen? Dan kunt u deze gegevens vermelden op het tabblad Extra velden. Voordat u dit tabblad kunt gebruiken, moet u wel het extra veld definiëren. Dit doet u in het formulier Extra velden, dat u opent via de menuoptie Extra > Extra velden. Maakt u gebruik van een module uit de Basic-reeks of Davilex Compact, dan kunt u geen Extra velden toevoegen. 16

17 5.2 Relaties importeren Heeft u uw relatiegegevens opgeslagen in een extern bestand, dan kunt u deze gegevens importeren in de administratieve software van Davilex. Vereiste is wel dat het importbestand een kommagescheiden ASCII-bestand is. Het kan dus nodig zijn dat u de gegevens eerst vanuit het bronbestand exporteert naar een *.CSV (MS-DOS)- of *.txt-bestand. Tip: Is Davilex Relatie onderdeel van uw licentie, dan kunnen ook andere bestandsformaten geïmporteerd worden. Een overzicht van deze bestandsformaten leest u in het helpbestand. Ga hiervoor in het onderdeel Import en Export naar Help > Hoe doe ik > Importeren > Relaties. Voor het importeren van relaties gaat u naar het onderdeel Import en Export. Klik hiervoor in het startscherm op Import en Export of open het onderdeel via de menuoptie Onderdelen > Import en Export. Klik vervolgens op het pictogram Importeren of open de lijst via de menuoptie Onderdelen > Import en Export > Import. Een lijst met beschikbare import-sjablonen wordt geopend. Selecteer de sjabloon Import van relaties/ leden en klik op Import. De wizard Importeren van relaties wordt gestart. De wizard begeleidt u verder bij het importeren van relaties. Tip: Een uitgebreide uitleg over het importeren van relaties is opgenomen in het helpbestand. Ga hiervoor in het onderdeel Import en Export naar Help > Hoe doe ik > Importeren > Relaties. Tip: Houd er rekening mee dat bij het importeren van gegevens uit een ander programma gegevens verloren kunnen gaan, bijvoorbeeld omdat bepaalde velden wel in het bronprogramma maar niet in de administratieve software van Davilex voorkomen. 5.3 Leden toevoegen Zoals gezegd, bestaat Davilex Club uit twee hoofdonderdelen: Ledenbeheer en Clubboekhouding. In beide onderdelen kunt u via de basisgegevens relaties invoeren. Leden kunt u echter alleen invoeren in het onderdeel Ledenbeheer. Het is daarom van belang dat u een duidelijk onderscheid maakt tussen uw leden en uw relaties. Leden die u invoert in het onderdeel Ledenbeheer zijn altijd Debiteuren en Personen en worden automatisch als relatie van het type debiteur/ persoon opgenomen in de relatielijst. Relaties en/ of leden invoeren 17

18 Let op: Een relatie die u heeft ingevoerd in de relatielijst kunt u later niet veranderen in een lid. Om een lid toe te voegen, gaat u naar het onderdeel Ledenbeheer en opent u de ledenlijst via de menuoptie Beeld > Ledenbeheer > Leden. Klikt u in deze lijst op Toevoegen, dan wordt het formulier Lid toevoegen geopend. Tip: u kunt vanuit het startscherm van het onderdeel Ledenbeheer snel de actie Lid toevoegen starten. Het formulier Lid toevoegen wordt dan direct geopend. Het formulier Lid toevoegen bestaat uit verschillende tabbladen waarop u de diverse gegevens van het lid kunt vastleggen. Een uitgebreide uitleg is in het helpbestand opgenomen. Ga hiervoor in het onderdeel Ledenbeheer naar Help > Hoe doe ik > Ledenbeheer-taken uitvoeren of druk op F1 voor contextgevoelige uitleg. Lidcategorieën Zoals u relaties kunt koppelen aan relatiecategorieën, kunt u leden koppelen aan lidcategorieën. Zo kunt u uw leden overzichtelijk indelen en eenvoudig selecties maken. Zijn uw leden contributie verschuldigd? Ook dan maakt u gebruik van lidcategorieën, omdat contributiebedragen alleen opgegeven kunnen worden bij de lidcategorieën. Deze lidcategorieën koppelt u aan de leden, zodat bij ieder lid het juiste contributiebedrag wordt geregistreerd. Lidcategorieën voegt u toe in het onderdeel Ledenbeheer. Via de menuoptie Beeld > Ledenbeheer > Lidcategorieën opent u de lijst Lidcategorieën. Klik op Toevoegen om een nieuwe lidcategorie toe te voegen. Tip: Leden kunnen altijd lid zijn van meerdere lidcategorieën. Bij het doorrekenen van de contributie wordt hiermee rekening gehouden. 5.4 Leden importeren Ook lidgegevens kunt u importeren in Davilex Club. Net als voor het importeren van relaties geldt dat het importbestand een kommagescheiden ASCII-bestand moet zijn. Het kan dus nodig zijn dat u de gegevens eerst vanuit het bronbestand exporteert naar een *.CSV (MS-DOS)- of *.txt-bestand. Voor het importeren van lidgegevens volgt u dezelfde stappen als voor het importeren van relaties ( 5.2) 18

19 6 Artikelen In het kort Heeft u Davilex Factuur, Voorraad en/ of Order, dan vormen artikelen natuurlijk een belangrijk onderdeel van uw basisgegevens. De lijst van artikelen wordt onder meer gebruikt bij het invoeren van in- en verkoopfacturen, het aanmaken van verkooporders, het opstellen van magazijnbonnen en het verwerken van overige voorraadmutaties. Wat een artikel is, bepaalt u zelf. Het kunnen de producten zijn die u in- of verkoopt, maar ook diensten, grondstoffen of andere procesmaterialen kunt u natuurlijk als artikel invoeren. Voorwaarden Davilex Factuur, Davilex Voorraad of Davilex Order is onderdeel van uw licentie. Wat u moet weten Artikelgroepen zijn bedoeld om de artikelen die u aanmaakt onder één noemer te brengen en gelijksoortig te behandelen. Daarnaast geeft u bij de artikelgroep aan of de voorraadwaarde in de boekhouding bijgehouden moet worden (wanneer u ook gebruikmaakt van Davilex Account) en kunt u bij de artikelgroep opgeven of er aantallen bijgehouden moeten worden (wanneer u Davilex Voorraad gebruik). Ieder artikel in uw administratie moet gekoppeld zijn aan een artikelgroep. Deze artikelgroepen vervullen een verbindende factor tussen de verschillende programmaonderdelen. De instellingen die u bij de artikelgroep opgeeft, zijn bepalend voor de (boekhoudkundige) verwerking van ingevoerde documenten. De artikelgroepen koppelen de onderdelen Facturatie en Voorraadbeheer aan het onderdeel Boekhouding. Bij het opslaan of het definitief afdrukken van documenten wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt. Artikelcategorieën zijn bedoeld als indeling om selecties en sorteringen te kunnen maken, zodat u bijvoorbeeld zelf uw overzichten van artikelen kunt samenstellen. Als u genoeg heeft aan de indeling in artikelgroepen, dan heeft het aanmaken van categorieën voor u geen toegevoegde waarde. Een administratie volgens VVP (Vaste Verrekenprijs) houdt in dat uw voorraad tegen een vaste waarde per eenheid wordt geregistreerd. Artikelen 19

20 6.1 Artikelgroepen aanmaken Omdat alle artikelen gekoppeld moeten worden aan een artikelgroep is het handig om voordat u artikelen invoert eerst artikelgroepen aan te maken. Dit doet u in de lijst Artikelgroepen. De lijst Artikelgroepen opent u via de menuoptie Beeld > Basisgegevens > Artikelgroepen. Wanneer u in deze lijst op Toevoegen klikt, wordt het formulier Artikelgroep toevoegen geopend. Afhankelijk van de geactiveerde modules bestaat dit formulier uit een of twee tabbladen waar u de eigenschappen van de artikelgroep opgeeft. Door te werken met artikelgroepen wordt de voorraad automatisch tegen de Vaste Verrekenprijs (VVP) bijgehouden. 6.2 Artikelen invoeren Heeft u de artikelgroepen gedefinieerd, dan kunt u de artikelen invoeren. Om een artikel toe te voegen, opent u de lijst Artikelen via de menuoptie Beeld > Basisgegevens > Artikelen. In de geopende lijst klikt u vervolgens op Toevoegen. Het formulier Artikel toevoegen wordt geopend. Op de diverse tabbladen kunt u de specificaties van het artikel opgeven, zoals artikelomschrijving, leverancier, in- en verkoopprijs. Enkele specifieke velden worden onderstaand nader toegelicht: Vaste Verrekenprijs In de administratieve software van Davilex wordt de voorraad tegen een vaste waarde per eenheid geregistreerd. Deze vaste verrekenprijs (VVP) voert u in bij het veld Kostprijs op het tabblad Inkoop. Staffel Een staffel is een kortingsregeling die door u of door uw leverancier gebruikt kan worden om kortingen te geven bij aanschaf van grote partijen in één keer. De staffelprijs is de prijs die geldt per eenheid van het artikel bij een bepaalde partijgrootte. De staffelprijzen kunt u opgeven op de tabbladen Inkoop en Verkoop. Tip: Voor verschillende partijgroottes kunt u verschillende staffelprijzen gebruiken. 20

21 Samengesteld artikel (alleen als Davilex Voorraad onderdeel is van uw licentie) Bestaat het artikel dat u toevoegt uit verschillende artikelen die reeds in uw administratie zijn opgenomen, dan kunt u dit op het tabblad Samengesteld aangeven. Een samengesteld artikel wordt behandeld als ieder ander artikel, maar bij het aanmaken van een voorraadmutatie voor een samengesteld artikel heeft u nu ook de optie om de grondstoffen te muteren. Geeft u bij de voorraadmutatie als reden Geproduceerd op, dan wordt de voorraad van de grondstoffen verlaagd en de voorraad van het geproduceerde product verhoogd. 6.3 Artikelen importeren Net zoals u relaties kunt importeren, heeft u ook de mogelijkheid om artikelgegevens te importeren in de administratieve software van Davilex. Aan welke specifieke bestandsstructuur het importbestand moet voldoen, leest u in het helpbestand. Ga hiervoor in het onderdeel Import en Export naar Help > Hoe doe ik > Importeren > Artikelen en artikelgroepen vanuit een komma-gescheiden ASCII-bestand. Artikelen 21

22 7 Beginbalans In het kort Heeft u Davilex Account of Davilex Club, dan is de laatste stap van het inrichten van de administratie het vastleggen van de financiële situatie van uw organisatie. Dit doet u in de beginbalans. De beginbalans geeft een overzicht van alle bezittingen en schulden van de organisatie op het moment dat u de nieuwe administratie heeft aangemaakt. Voorwaarden Davilex Account, Davilex Account Pro, Davilex Account Basic, Davilex Compact, Davilex Totaal en/ of Davilex Club is onderdeel van uw licentie. U heeft uw debiteuren en crediteuren ingevoerd. U beschikt over de saldi van alle grootboekrekeningen. U heeft een lijst van openstaande posten van uw debiteuren- en crediteuren. U heeft, indien van toepassing, alle artikelen ingevoerd. U heeft een overzicht van de beginvoorraad van de artikelen Wat u moet weten U kunt de wizard Beginbalans maar één keer doorlopen. Zorg er daarom voor dat u alle benodigde gegevens paraat heeft. Een openstaande post is een geldbedrag dat nog niet betaald is aan een crediteur of door een debiteur. Wanneer u bijvoorbeeld artikelen op rekening verkoopt aan een debiteur maakt u hiervan een boeking aan. Zolang de debiteur nog niet betaald heeft, blijft dit bedrag open staan. Dit wordt een openstaande post genoemd. De balans is een belangrijke pijler van de boekhouding. Er is een indeling in een linkeren een rechterzijde. De linkerzijde is de debetzijde; hier staan de bezittingen opgesomd. De rechterzijde is de creditzijde; hier staan de schulden, oftewel het in de onderneming gestoken vermogen en het eigen vermogen. Bij het invoeren van de beginbalans moeten de linker- en de rechterzijde gelijk oftewel in balans zijn. 22

23 7.1 De Wizard beginbalans starten De beginbalans voert u in met behulp van de wizard Beginbalans. Deze wizard start u via de menuoptie Bestand > Administratiebeheer > Beginbalans. Let op: u kunt de wizard Beginbalans maar één keer doorlopen. Is de beginbalans eenmaal aangemaakt, dan kunt u alleen wijzigingen aanbrengen via de balansmutaties (wanneer u gebruikmaakt van Davilex Club), openstaande posten en de bank- en kastransacties of via het memoriaal. De wizard begint met een checklist. Omdat u in de wizard Beginbalans geen nieuwe grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren of artikelen in kunt voeren, is het van belang om goed te controleren of de juiste gegevens in uw administratie aanwezig zijn, voordat u de beginbalans in gaat voeren. Kunt u alle punten op de checklist afvinken, dan kunt u beginnen met het invoeren van de balansregels. 7.2 Balansregels invoeren Allereerst voert u de balansregels in. Dit betekent dat u van alle grootboekrekeningen in uw administratie die een saldo hebben ongelijk aan nul het debet- of creditsaldo invoert. Als u alle saldi heeft ingevoerd, dan heeft u een beginbalans. Door in het formulier Overzicht van de balans op Toevoegen te klikken, wordt het formulier Balansregel toevoegen geopend. U selecteert de grootboekrekening uit de lijst en voert het bedrag in. Als laatste geeft u aan of het bedrag debet- of credit is. Let op: voordat u verder kunt naar de volgende stap moet het totaalbedrag debet overeenkomen met het totaalbedrag credit. Komen deze totaalbedragen niet overeen, dan kan het zijn dat nog niet alle balansregels zijn toegevoegd of dat een invoerfout is gemaakt. In het laatste geval kunt u een balansregel wijzigen door de betreffende regel te selecteren en op Wijzigen te klikken. Beginbalans 23

24 7.3 Openstaande posten invoeren Bij het invoeren van de balansregels heeft u de grootboekrekeningen Debiteuren en Crediteuren toegevoegd. Het saldo op deze rekeningen is het totaalbedrag dat al uw debiteuren u nog schuldig zijn en u nog verschuldigd bent aan uw crediteuren. In deze stap van de wizard voert u de openstaande posten in, zodat u kunt zien waaruit het debiteuren- en crediteurensaldo bestaat. In de kop van de lijst vindt u het totaalbedrag van de openstaande posten. Dit telt mee bij iedere regel die u toevoegt, wijzigt of verwijdert. Als dit bedrag dezelfde waarde heeft als het totaalbedrag dat boven in het formulier staat, heeft u alle openstaande posten ingevoerd. 7.4 Beginvoorraad invoeren Maakt u ook gebruik van Davilex Voorraad, dan heeft u bij het invoeren van de balansregels ook één of meerdere grootboekrekeningen toegevoegd waarop de voorraadwaarde wordt geboekt. Wanneer u op Toevoegen klikt, wordt het formulier Beginvoorraad toevoegen geopend. In dit formulier specificeert u per artikel het aantal dat op de startdatum van de administratie op voorraad is. Ook hier geldt natuurlijk dat het totaalbedrag van de regels overeen moet komen met het totaalbedrag op de grootboekrekening. 7.5 De wizard voltooien In de laatste stap van de wizard kunt u door op de knop Rapportage te klikken, direct naar het onderdeel Rapportage om de ingevoerde gegevens controleren. Klikt u op Voltooien, dan wordt de wizard Beginbalans afgerond en de beginbalans definitief aangemaakt. 24

25 8 Instellingen In het kort Nu de administratie is ingericht, kunt u de instellingen van de administratie naar eigen wens aanpassen. Welke instellingen aangepast kunnen worden, is uiteraard afhankelijk van de modules die onderdeel zijn van uw licentie. Voorwaarden U heeft een administratie aangemaakt. U heeft grootboeken, dagboeken e.d. aangemaakt (indien u gebruikmaakt van één van de boekhoudmodules) Wat u moet weten In de instellingen staan onder andere standaardwaarden opgeslagen die u bij het aanmaken van de administratie heeft opgegeven en standaardwaarden die als zodanig worden meegeleverd met het programma. Instellingen bepalen in belangrijke mate de werking van het programma. We raden u daarom aan de instellingen nauwkeurig te controleren! Instellingen 25

26 8.1 Instellingen aanpassen Via de menuoptie Bestand > Instellingen opent u het formulier Instellingen. Door op een pictogram in de snelbalk links in het formulier te klikken, worden de instellingen voor het betreffende item getoond. Klikt u bijvoorbeeld op het pictogram Programma, dan worden de diverse instellingen verdeeld over verschillende tabbladen getoond, die van toepassing zijn op de administratie. U kunt hier bijvoorbeeld aangeven of en zo ja met welke frequentie er automatisch een reservekopie van de administratie gemaakt moet worden en bestandslocaties opgeven of wijzigen. Wij adviseren u om alle instellingen te controleren en eventueel aan uw wensen aan te passen. Let op: Programma-instellingen zijn van toepassing op alle administraties. De overige instellingen gelden enkel voor de geopende administratie. 26

27 9 Tot slot Gefeliciteerd! Uw nieuwe administratie is nu klaar voor gebruik. In de, bij de module behorende, handleiding gaan we nader in op de werking van het programma. Ter afsluiting van dit boekje informeren wij u graag over de manieren waarop u contact kunt opnemen met Davilex. Daarnaast vindt u een korte toelichting op de diensten van Davilex. Gebruikersportaal Op het Gebruikersportaal op is een persoonlijke pagina voor u gereserveerd. Zo heeft u altijd, overal en op ieder tijdstip toegang tot uw klantgegevens. Op uw persoonlijke pagina kunt u onder meer: Eenvoudig het antwoord op uw vraag vinden in de uitgebreide online kennisboom. Contact opnemen met het Davilex Service Center wanneer u het antwoord op uw vraag niet kunt vinden. Klik hiervoor op Ik wil mijn vraag melden bij Davilex. Uw meldingen aan het Davilex Service Center inzien en aanvullende informatie sturen Uw klantgegevens beheren Contactpersonen toevoegen, wijzigen of verwijderen Beschikbare patches en updates downloaden Tip: Voor ondersteuning door de medewerkers van het Service Center heeft u een Support- en Onderhoudsovereenkomst nodig. Verkoop en informatie Heeft u algemene vragen of wilt u informatie over producten en diensten van Davilex? Neem dan contact op met de medewerkers van onze afdeling Direct Sales. U kunt bij hen ook terecht voor het afsluiten van een Support- en Onderhoudsovereenkomst, een Responstijdovereenkomst en aanschaf van een nieuwe of extra module. Support- en Onderhoudsovereenkomst Omdat actuele software van essentieel belang is voor u als ondernemer, biedt Davilex u de mogelijkheid een Support- en Onderhoudsovereenkomst af te sluiten. Met een Support- en Onderhoudsovereenkomst: kunt u altijd een beroep doen op de helpdesk van Davilex krijgt u nieuwe versies gratis thuisgestuurd ontvangt u hoge kortingen op trainingen en On-site consultancy zijn speciale aanbiedingen nog aantrekkelijker geprijsd Meer informatie? Kijk op onze internetsite of neem contact op met de medewerkers van Direct Sales. Voorwaarden Davilex 27

28 Responstijdovereenkomst Stel u heeft een vraag gesteld aan de helpdesk. Zou het dan niet prettig zijn om precies te weten wanneer u een reactie kunt verwachten? Het kan! Met een aanvullende Responstijdovereenkomst van 4, 8 of 16 uur. Met een Responstijdovereenkomst wordt een maximale responstijd gegarandeerd. Onder responstijd wordt verstaan de maximale tijd, gerekend binnen de supportperiode, waarbinnen Davilex de supportaanvraag in behandeling neemt. De standaard supportperiode is van maandag t/m vrijdag van uur. Bij een Support- en Onderhoud Goud, Zilver of Brons wordt automatisch een Responstijdovereenkomst van 40 uur afgesloten. Hiervoor worden geen extra kosten in rekening gebracht. Maar wilt u gegarandeerd een snellere reactie, dan kunt u kiezen voor een Responstijdovereenkomst van 4, 8 of 16 uur. Onze medewerkers van Direct Sales informeren u graag over de verschillende mogelijkheden. Ook leest u meer informatie op On-site consultancy Voor ondersteuning bij u ter plaatse kunt u de hulp inroepen van een On-site consultant. Een On-site consultant kan u op verschillende manieren van dienst zijn. Tot de mogelijkheden behoren o.a. Ondersteuning bij het inrichten van een nieuwe administratie Het oplossen van technische en inhoudelijke vraagstukken Persoonlijke uitleg over de werking van het pakket Training Davilex biedt een gevarieerd trainingsprogramma. Aan de hand van praktische voorbeelden en opdrachten wordt de werking van het programma uitgelegd. Zo leert u snel optimaal gebruik te maken van uw Davilex software. Deze klassikale trainingen worden op diverse data gegeven. Naast het volgen van klassikale trainingen heeft u de mogelijkheid om cursussen via internet te volgen. Zo kunt u meer leren over de administratieve software van Davilex op een moment dat het ú uitkomt. Kijk voor een actueel trainingsoverzicht op Davilex en de accountant Wanneer uw accountant ook met de administratieve software van Davilex werkt, kunt u aan het einde van een periode eenvoudig een kopie van uw administratie maken en bijvoorbeeld per naar uw accountant sturen. Hij kan uw administratie dan eenvoudig in zijn eigen pakket inlezen en de cijfers opmaken. Vele accountants- en administratiekantoren werken met de administratieve software van Davilex. Zoekt u een accountant bij u in de buurt? Informeer dan bij Davilex of kijk op en doe de postcodecheck. 28

29 Bijlage: Voorwaarden Davilex Geachte Davilex Gebruiker, Op alle leveringen van Davilex zijn de in deze bijlage opgenomen voorwaarden, vastgelegd in de Licentievoorwaarden, de Support- en Onderhoudvoorwaarden, Voorwaarden Responstijdovereenkomst en de Algemene Voorwaarden, van toepassing. Wij adviseren u deze bijlage met alle voorwaarden zorgvuldig door te lezen. In deze bijlage treft u de volgende zaken aan: 1. de Licentievoorwaarden: Hierin zijn de rechten en verplichtingen van u en Davilex met betrekking tot het gebruik van de programmatuur vastgelegd. 2. de Support- en Onderhoudvoorwaarden: Hierin zijn de rechten en verplichtingen van u en Davilex met betrekking tot de service en het onderhoud van de programmatuur vastgelegd. 3. de Voorwaarden Responstijdovereenkomst: Hierin zijn de rechten en verplichtingen van u en Davilex met betrekking tot de maximale tijd, gerekend binnen de supportperiode, waarbinnen Davilex de supportaanvraag in behandeling neemt vastgelegd. 4. de Algemene Voorwaarden: deze zijn van toepassing op al het gebruik van de programmatuur, al de service en het onderhoud van de Davilex programmatuur en alle eventuele andere diensten. U dient te allen tijde een licentie aan te vragen. U kunt dit doen door de elektronische registratie- en activeringsprocedure binnen de Programmatuur van Davilex te voltooien. Dit is noodzakelijk om uw licentie te registreren en u het gebruiksrecht te verlenen. Daarnaast kunt u aangeven of u van de door Davilex geboden support- en onderhoudsdiensten en/ of de Responstijdovereenkomst gebruik wenst te maken. Indien u niet instemt met de bepalingen en beperkingen neergelegd in de voorwaarden, is het u niet toegestaan de programmatuur te installeren, te gebruiken, te benaderen of te openen. Ingebruikname van de programmatuur en/ of het elektronisch registreren en activeren van de Programmatuur van Davilex houdt aanvaarding en acceptatie in van de bepalingen van de Licentie- en Support- en Onderhoudsvoorwaarden, Voorwaarden Responstijdovereenkomst en de Algemene Voorwaarden. Wij wensen u veel gebruiksgemak van de door u verworven Davilex programmatuur. Voorwaarden Davilex 29

30 Licentievoorwaarden Gebruiker, zoals aangemeld via de elektronische registratie- en activeringsprocedure binnen de Davilex Programmatuur en Davilex komen het navolgende overeen: Artikel 1: Definities De in deze licentievoorwaarden gehanteerde begrippen worden gebruikt in de betekenis als omschreven in artikel 1 van de Algemene Voorwaarden van Davilex, waarnaar hier uitdrukkelijk wordt verwezen. Artikel 2: Gebruiksrecht 2.1 Davilex verleent aan Gebruiker het niet exclusieve recht om één exemplaar van de Programmatuur op één systeem te installeren en te gebruiken. Het gebruiksrecht voor één exemplaar van de Programmatuur strekt zich uit tot de bij de Programmatuur behorende documentatie. Gebruiker is ter zake van het gebruiksrecht hetzij een eenmalige, hetzij een jaarlijkse vergoeding verschuldigd als vermeld in de actuele Prijslijst of in een andere officiële prijspublicatie van Davilex. 2.2 Het gebruiksrecht gaat in nadat de betreffende Programmatuur door Gebruiker betaald is en Davilex een door Gebruiker voltooide elektronische registratie en activering van de Programmatuur heeft ontvangen. Artikel 3: Reikwijdte van het gebruiksrecht 3.1 Gebruiker mag de Programmatuur slechts gebruiken op de configuratie die blijkens de systeemvereisten zoals vermeld op de internetsite van Davilex ondersteund wordt door Davilex, dan wel op de configuratie waarop de Programmatuur door of vanwege Davilex geïnstalleerd is. 3.2 Het gebruiksrecht omvat ook standaardaanpassingen aan de Programmatuur alsmede nieuwe Versies, Upgrades en Updates van de Programmatuur die ingevolge deze voorwaarden dan wel de Support- en Onderhoudsvoorwaarden aan Gebruiker geleverd worden. Artikel 4: Overdraagbaarheid 4.1 Het gebruiksrecht is zonder schriftelijke toestemming van Davilex niet overdraagbaar en niet in sublicentie uit te geven. Het is Gebruiker niet toegestaan de Programmatuur te verhuren, leasen, in sublicentie uit te geven, verkopen, vervreemden, verpanden, in zekerheid over te dragen of onder welke titel dan ook al dan niet om niet aan derden voor welk doel dan ook af te staan, dan wel door derden te doen gebruiken. 4.2 Indien Gebruiker door schending van het bepaalde in het voorgaande lid een derde het ongeoorloofde gebruik van de Programmatuur verschaft, is Gebruiker naast deze derde hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de licentievergoeding en de support- en onderhoudsbijdrage voor de betreffende Programmatuur vanaf de licentieregistratiedatum van Gebruiker, onverminderd het recht van Davilex om de volledige, als gevolg van de overtreding van het voorgaande lid, geleden schade op Gebruiker te verhalen. 4.3 Indien de Gebruiker een rechtspersoon of vennootschap is, mag de Programmatuur worden gebruikt door werknemers van Gebruiker, in het kader van de uitoefening van hun werkzaamheden. Artikel 5: Wijze van gebruik 5.1 Gebruiker is gehouden de Programmatuur op correcte wijze en met inachtneming van al hetgeen is bepaald in de Algemene Voorwaarden te gebruiken. Met uitzondering van 30

31 het bepaalde in artikel 5.2 en 5.3 van deze voorwaarden is het Gebruiker, voor zover de wet zulks toelaat, zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van Davilex niet toegestaan enige door Davilex ter beschikking gestelde Programmatuur of enig gedeelte daarvan, daaronder begrepen documentatie op welke wijze ook vastgelegd te kopiëren, te reproduceren, te vertalen, aan te passen, te deassembleren, te decompileren, na te maken, te wijzigen of te reconstrueren. 5.2 Tenzij Davilex afwijkende bepalingen stelt, is het Gebruiker toegestaan voor beveiligingsdoeleinden één kopie te maken van de Programmatuur. Deze kopie zal door Gebruiker niet worden gebruikt, maar alleen worden aangewend ter vervanging van het eventueel onbruikbaar geworden originele materiaal. 5.3 Gebruiker dient regelmatig een reservekopie te maken van de databestanden. Tevens dient Gebruiker een reservekopie te maken van de databestanden in alle gevallen waarin de Programmatuur dit aangeeft en in alle gevallen waarin het Gebruiker redelijkerwijs duidelijk moet zijn dat dit voor het goed en veilig functioneren van de Programmatuur noodzakelijk kan zijn. Bij gebreke hiervan is Davilex nimmer aansprakelijk voor kosten van reproductie van verminkte of verloren gegane gegevens en evenmin voor gevolgschade of winstverlies voor de Gebruiker, waaronder begrepen schade ten gevolge van bedrijfsstagnatie. 5.4 Gebruiker dient: a. er te allen tijde voor te waken dat de Programmatuur wordt misbruikt, beschadigd, gestolen of vernietigd; b. te verhinderen dat een niet bevoegd persoon de Programmatuur benadert, gebruikt of kopieert; c. ongeautoriseerd gebruik van de Programmatuur te verhinderen; d. er op toe te zien dat een werknemer geen ongeoorloofd gebruik maakt van de Programmatuur; e. Davilex onmiddellijk van alle relevante feiten en omstandigheden op de hoogte stellen zodra hij ongeoorloofd gebruik van de Programmatuur constateert. 5.5 Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de installatie en configuratie van de Programmatuur op zijn systeem. Davilex kan de Gebruiker ondersteuning verlenen bij de installatie en configuratie van de Programmatuur tegen alsdan geldende prijzen. Davilex kan de Gebruiker (of zijn werknemers) training en consultancy in gebruik en de werking van de Programmatuur aanbieden tegen de alsdan geldende prijzen, welke training en/ of consultancy ofwel bij Davilex ofwel bij de Gebruiker op locatie kan plaatsvinden tegen zulks ter nadere bepaling van partijen. Artikel 6: Intellectuele eigendomsrechten 6.1 Het auteursrecht, patent, handelsnaam, beeldmerk en alle eventuele overige rechten van intellectuele of industrieel eigendom alsmede soortgelijke rechten tot bescherming van informatie met betrekking tot de Programmatuur (incl. standaardaanpassingen en nieuwe versies), databases, documentatie of materialen komen uitsluitend toe aan Davilex of haar licentiegever. Niets in deze voorwaarden strekt tot gehele of gedeeltelijke overdracht van zodanige rechten. 6.2 Het is Gebruiker niet toegestaan enige aanduiding van intellectueel of industrieel eigendomsrecht van Davilex te wijzigen, te verwijderen of onherkenbaar te maken. 6.3 Het is Davilex toegestaan om technische maatregelen te nemen en te onderhouden ter bescherming van de intellectuele eigendomsrechten op de Programmatuur of materialen. Voorwaarden Davilex 31