MICROSOFT EXCEL 2000 EEN INLEIDING

Transcriptie

1 MICROSOFT EXCEL 2000 EEN INLEIDING MTSO-INFO 8 NILS NEYT NICO CARPENTIER 2000 Faculteit PSW Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans (dimitri.mortelmans@ua.ac.be) Tel : +32 (03) Fax : +32 (03)

2 MTSO-INFO Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding. WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

3 MICROSOFT EXCEL EEN INLEIDING Inhoud 1 INLEIDING HISTORISCH OVERZICHT SOORTEN REKENPROGRAMMA S PRINCIPES VAN EEN REKENBLAD BEGINNEN MET EXCEL BASISPRINCIPES VAN EXCEL SOORTEN EXCEL-DOCUMENTEN ELEMENTEN VAN EEN WERKBLAD Cellen, rijen en kolommen Bereik Gegevenstypes GEGEVENS INVOEREN IN EXCEL Manuele invoer Snel kopiëren met de vulgreep Data importeren LAY-OUTING IN EXCEL GEGEVENS IN CELLEN OF BEREIKEN OPMAKEN ELEMENTEN INVOEGEN RIJEN EN KOLOMMEN AANPASSEN HET WERKBLAD OPMAKEN PAGINA-INSTELLING VERWIJZINGEN VERWIJZINGSSTIJL A Relatieve verwijzingen Absolute verwijzingen Schakelen tussen relatieve en absolute verwijzingen D-verwijzingen VERWIJZINGSSTIJL R1K FORMULES ALGEMENE OPBOUW VAN FORMULES SOORTEN BESCHIKBARE FORMULES DE WIZARD FORMULES MEERDERE FORMULES COMBINEREN DRAAITABELLEN BASISPRINCIPES VAN EEN DRAAITABEL AANMAAK VAN EEN DRAAITABEL DRAAITABELLEN WIJZIGEN Het statuut van velden wijzigen MTSO INFO / UA - FPSW

4 Het groeperen van gegevens De weergave van gegevens aanpassen Gegevens vernieuwen... 48

5 3 1 Inleiding Verschillende programma's lenen zich tot het bewerken van cijfermatige gegevens. SAS en SPSS zijn de meer bekende, gespecialiseerde programma's om dergelijke bewerkingen tot een goed einde te brengen. Daarnaast bestaan er een veelheid aan kleinere softwarepakketten die specifiek geschreven zijn om één of meerdere technieken voor databewerking uit te voeren. Maar ook nietgespecialiseerde software, zoals Microsoft Excel, biedt een toenemend aantal mogelijkheden. 1.1 Historisch overzicht Historisch gezien hebben rekenprogramma's zeer sterk bijgedragen tot de doorbraak en de wereldwijde verspreiding van computers. Zo was het succes van één van de eerste personal computers, de Apple II, gebaseerd op het rekenprogramma VisiCalc. Vooral voor professionele gebruikers in de wetenschappelijke, de financiële en de economische sector betekende dit programma een enorme sprong voorwaarts in de richting van tijdswinst en een efficiëntere manier van werken. De gretige afname van computers door deze vaklui bevorderde op zijn beurt niet alleen de verbetering van de rekenprogramma's, maar ook de doorbraak van de computer bij het grote publiek. Computers zijn inderdaad bij uitstek geschikt voor grote en ingewikkelde berekeningen. Door hun continu stijgende kloksnelheid en a fortiori hun stijgende rekenkracht worden diezelfde berekeningen op een steeds kortere tijdspanne uitgevoerd. Uiterst belangrijk in dit verband was de opkomst van de mathematische coprocessor vanaf de processor van Intel. Niet alleen werd de hoofdprocessor daarmee voor een groot stuk van zijn rekenkundige taken ontlast, maar ook meer ingewikkelde berekeningen zoals breuken met decimale getallen konden vanaf dan probleemloos worden uitgevoerd. 1.2 Soorten rekenprogramma s Net zoals tekstverwerkers kunnen rekenprogramma's ook onderscheiden worden naar doelgroep, omvang en mogelijkheden (zie Hoofdstuk Tekstverwerking). Ongetwijfeld het eenvoudigste rekenprogramma is de rekenmachine, die standaard deel uitmaakt van de meeste besturingssystemen. In Microsoft Windows 95/98 bij voorbeeld vind je de rekenmachine in de programmamap "Bureau-accessoires" in het "Start Menu". Iets grotere rekenprogramma's zijn terug te vinden in geïntegreerde softwarepakketten (zie ook Tekstverwerking). Daar zijn, zoals reeds vermeld, wel een aantal voordelen en nadelen aan verbonden. De werking ervan is grotendeels gelijk aan traditionele rekenbladen, maar wegens een beperkter aantal mogelijkheden dan professionele programma s veel goedkoper en bovendien minder omvangrijk. De occasionele gebruiker voor wie dit type programma s in

6 4 de eerste plaats bedoeld is komt echter ruimschoots aan zijn trekken en vindt snel zijn weg in het programma dankzij de analogie met de geassocieerde programma's van het geïntegreerde pakket. Veelvuldige gebruikers die ten volle van de mogelijkheden van rekenprogramma's gebruik wensen te maken, schakelen best over op gespecialiseerde pakketten als SAS, SPSS en in het geval van rekenbladen op Microsoft Excel of een ander groot rekenbladprogramma. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de voornaamste rekenbladprogramma s. In dit onderdeel zal Microsoft Excel 2000 besproken worden, het bekendste en meest gebruikte uit deze lijst. Tabel 1: De voornaamste rekenbladprogramma s Producent Product Huidige versie Microsoft Excel 2000 Lotus Corel Quattro Pro 9 2 Principes van een rekenblad Rekenbladen hebben onderliggend een aantal principes gemeen. Een eerste principe heeft betrekking op het rekenaspect van dergelijke programma s. In vergelijking tot andere rekenprogramma s als SAS en SPSS zijn de mogelijkheden van rekenbladen eerder gering te noemen. Alhoewel de trend zich doorzet naar steeds meer ondersteunde functies, zullen dergelijke programma s nooit kunnen wedijveren met de meer professionele rekenprogramma s. Dit neemt niet weg dat de rekenkracht van rekenbladen voor de doorsnee computergebruiker ruimschoots volstaat. Rekenbladen worden daarom het meest gebruikt voor doeleinden gaande van gewone berekeningen en grafieken, over budgetten, investeringsmanagement en toekomstprojecties tot wetenschappelijke simulaties. Dit brengt ons bij het tweede aspect: het gegevensbeheer. Zuiver naar het aantal getallen gekeken, schieten rekenbladen te kort voor het werken met grote databestanden. Hoe groot rekenbladen op het eerste zicht ook mogen lijken, hun maximale omvang wordt bij veeleisende gebruikers vaker dan verwacht bereikt. Voor eerder kleinschalige onderzoeken die vrij weinig berekeningen vereisen en visueel sterk uit de verf moeten komen, zijn rekenbladen ideale programma s. Professionele rekenprogramma s schieten echter wel te kort op het vlak van de flexibele omgang met gegevens. Het gaat dan in de eerste plaats om de invoer van gegevens, die dankzij de geoptimaliseerde Windows-interface en het standaard werken met cellen zeer vlot verloopt. Denken we daarbij allereerst aan de uitgebreide toepasbaarheid van traditionele functies als knippen, kopiëren, plakken, slepen, neerzetten, enz. Daarnaast bewijst ook het WYSIWYG-aspect zijn nut.

7 5 Nog met betrekking tot dit gegevensbewerkingsaspect is het vermeldenswaard dat het bewerken van reeds ingevoerde gegevens in rekenbladen ook veel voordelen biedt. Het verwijderen, dupliceren, aanpassen, enz. van data verloopt opnieuw probleemloos. Ook kunnen gegevens voor verschillende bewerkingen gebruikt worden, net als de uitkomsten van eerdere bewerkingen. Dit brengt ons vervolgens bij de uitstekende grafische kwaliteiten van rekenbladen: allerlei grafiektypes en voorstellingswijzen staan ter beschikking van de gebruiker en kunnen naar believen aan zijn wensen aangepast worden. Dit sluit nauw aan bij het opzet van rekenbladen (rapporten, kleinschalige analyses, enz.). Een laatste principe is dat rekenbladen ook zonder hun rekenfuncties gebruikt kunnen worden. Voor veel gebruikers is de standaardopmaak met cellen een ideale manier om allerhande databases of tabellen aan te maken. Programma s die specifiek daarvoor ontworpen zijn (zoals Microsoft Access), krijgen dus in feite concurrentie vanuit onverwachte hoek. 3 Beginnen met Excel 2000 Alvorens te beginnen met de eigenlijke uitleg over het programma, wensen we er toch nog de nadruk op te leggen dat Microsoft Excel in versie 2000 meer dan ooit deel uitmaakt van een groter geheel: Office. Dit wil niet alleen zeggen dat de uitwisselbaarheid tussen de verschillende programma's van het pakket uiterst groot is (bijvoorbeeld het werkblad "Klembord"), maar dat er grote gelijkenissen bestaan tussen de verschillende programma's. Op de werking van werkbalken en op algemene functies zoals de spellingscontrole en de auto-correctie, die reeds in het hoofdstuk Tekstverwerking uitgebreid werden besproken, wordt daarom niet meer ingegaan. Verder impliceert versie 2000 ook voor Excel dat het Internet centraal staat, wat tot uiting komt in de vele koppelingen met het World Wide Web en met de uitgebreide mogelijkheden om bestanden op het web te publiceren. Het opstarten van Excel 2000 gebeurt - zoals steeds in Windows 95/98 - door te dubbelklikken op het Excel-icoon. Op het scherm zal dan een werkmap met drie lege werkbladen verschijnen (cfr. infra). Zoals later zal blijken, kunnen de gegevens hier onmiddellijk ingevoerd worden. Het behoort natuurlijk ook tot de mogelijkheden om een reeds bestaand Excel-document te openen, via het menu "Bestand" en het onderdeel "Openen". 4 Basisprincipes van Excel 4.1 Soorten Excel-documenten Een werkmap is de basiseenheid van Excel, het bestand (met de extensie ".xls") waarbinnen gewerkt wordt. Werkmappen kunnen verschillende onderdelen bevatten: werkbladen of grafiekbladen. Deze bladen worden geactiveerd aan de hand van de tabbladen, links onderaan in het Excel-venster.

8 6 Werkbladen Een werkblad wordt ook wel een spreadsheet genoemd. Het werkblad is het belangrijkste document dat in Microsoft Excel gebruikt wordt om gegevens op te slaan en te bewerken. Een werkblad maakt altijd deel uit van een werkmap en bestaat uit cellen die in kolommen en rijen zijn gerangschikt. Bij het opstarten van Excel zijn er standaard drie werkbladen beschikbaar. Extra werkbladen toevoegen, gebeurt via het menu "Invoegen" en de optie "Werkblad". Dit hoofdstuk zal zich vooral richten op deze werkbladen. Het verwijderen van werkbladen gebeurt via het menu "Bewerken" en het onderdeel "Blad verwijderen". Werkbladen kunnen eveneens verplaatst of gekopieerd worden (naar een andere werkmap) via hetzelfde menu en de optie "Blad verplaatsen of kopiëren ".

9 7 Grafiekbladen Dit is een blad in een werkmap dat een grafiek bevat. Wanneer een grafiekblad aangemaakt wordt, wordt het door Microsoft Excel links van het werkblad waarop de grafiek is gebaseerd, ingevoegd in de werkmap. Als een grafiekblad geactiveerd wordt, kunnen gegevens toegevoegd worden en kunnen de meeste onderdelen geselecteerd, opgemaakt, verplaatst en het formaat ervan gewijzigd worden. Grafiekbladen zijn gekoppeld aan werkbladgegevens en worden bijgewerkt wanneer de werkbladgegevens worden gewijzigd. Grafiekbladen kunnen aangemaakt worden door in het menu "Invoegen" te kiezen voor "Grafiek " en "Als een nieuw blad" op het einde van de wizard. Voor meer informatie verwijzen we naar het onderdeel "Grafieken" van deze cursus. Verschillende Excel-werkmappen kunnen gekoppeld worden. Op dat moment is er sprake van een werkruimte. Bij het openen van een werkruimte-bestand (met de extensie ".xll" of ".xlw") worden alle onderliggende werkmappen tegelijk geopend. Deze techniek heeft als voordeel dat bij elkaar horende werkmappen niet stuk voor stuk manueel geopend moeten worden. Een werkruimte wordt aangemaakt door eerst alle benodigde werkmappen te openen, en dan te kiezen voor het onderdeel "Werkruimte opslaan " in het menu "Bestand".

10 8 4.2 Elementen van een werkblad Cellen, rijen en kolommen Een werkblad is opgebouwd uit maximum rijen en 256 (IV) kolommen. De kolommen worden met een letter aangeduid, de rijen met een cijfer. Bovenaan de kolommen zijn kolomknoppen voorzien, helemaal links zijn de rijknoppen zichtbaar 1. In de linkerbovenhoek is ook de knop Alles selecteren beschikbaar. Door middel van deze knoppen kunnen respectievelijk kolommen, rijen en het volledige werkblad geselecteerd worden. Ook kunnen de kolom- en rijknoppen gebruikt worden om kolommen en rijen respectievelijk op de gewenste breedte en hoogte te slepen. Door met de rechtermuisknop op een kolom- of rijknop te klikken kan een contextmenu opgeroepen worden, die het op een snelle manier mogelijk maakt toegang te krijgen tot een groot aantal functies. 1 In MS Graph heten kolom- en rijkoppen stuurvakken.

11 9 Contextmenu Rij Contextmenu Kolom In deze kolommen en rijen zitten de cellen van het werkblad. Zij worden gedefinieerd aan de hand van een letter- en cijfercombinatie; zo draagt bijvoorbeeld de eerste cel de naam A1. De naamverwijzing is zichtbaar in het naamvak, dat zich naast de formulebalk en boven de kolomknoppen situeert. Eén van de cellen van het werkblad is steeds actief. Gegevens die manueel ingevoerd worden, zullen in deze cel terechtkomen. Het navigeren tussen de cellen gebeurt aan de hand van de pijtjestoetsen of met de muis Bereik In een werkblad kunnen ook meerdere cellen geselecteerd worden. Op dat moment is er sprake van een bereik. Een bereik kan bestaan uit een geselecteerde rij of kolom, een reeks aaneensluitende cellen, of een aantal willekeurig geplaatste cellen 2. geselecteerde rij reeks aaneensluitende cellen 2 Een willekeurige selectie ontstaat door op de gewenste cellen te klikken met de CTRL-toets ingedrukt.

12 10 geselecteerde rij en kolom aantal willekeurig geplaatste cellen Dit bereik kan ook een naam gegeven worden, die in het naamvak ingeschreven wordt. Later kan dit bereik dan door middel van het trekmenu terug opgeroepen worden 3. bereik Een dergelijk kan niet alleen door middel van de muis, maar ook manueel opgegeven worden. De notatie die Excel aan een dergelijke bereik toekent, varieert van selectie tot selectie. De soorten bereiken en hun respectievelijke notaties staan in onderstaande tabel. De meesten daarvan komen nog uitgebreid aan bod in het onderdeel "Verwijzingen" (fr. infra). Bereik Voorbeeld Aangrenzend [:] A3:D3 cellen A3, B3, C3 en D3 Niet-aangrenzend [;] A3;D3 cellen A3 en D3 Intersectie [ ] B1:B3 A2:C2 cel B2 (het snijpunt van beide bereiken) Absoluut [!] BLAD2!A1 cel A1 op Blad2 3D [!] BLAD2:BLAD6!A3:D3 cellen A3 tot D3 op Blad2 tot Blad Gegevenstypes In Excel kunnen twee typen gegevens in een werkblad ingevoerd worden: constante waarden en formules. Constante waarden zijn gegevens die rechtstreeks in één of meerdere cellen worden ingevoerd, terwijl formules reeksen waarden, celverwijzingen, namen, functies of operatoren zijn waarmee op basis 3 Een meer omslachtige manier om een bereik te benoemen, is door gebruik te maken van de Namen bepalen optie, bereikbaar via het menu Invoegen, nadat het bereik geselecteerd werd.

13 11 van bestaande waarden een nieuwe waarden wordt gemaakt. Een formule begint steeds met een "="-teken (cfr. infra). Gegeven Constante waarde Formule Tekst Numerieke waarde getal valuta percentage breuk wetenschap datum tijd Constante waarden Operatoren Celverwijzingen Celbereiken Functies Namen Constante waarden kunnen nog verder onderverdeeld worden in 2 types: tekst 4 en numerieke waarden 5. Dit laatste type kan nog verder gespecificeerd worden als bijvoorbeeld een gewoon getal of een datum. De toewijzing van het gegevenstype voor constante waarden gebeurt door middel van het menu "Opmaak", en de optie "Celeigenschappen ". In dit menu dat voornamelijk voor de lay-outing van cellen gebruikt wordt, is ook het tabblad "Getal" beschikbaar waar het gegevenstype opgegeven kan worden. Dit menu is ook bereikbaar door met de rechtermuisknop op de cel te klikken, en dan de optie "Celeigenschappen " uit het menu te selecteren. De eerste negen onderdelen (standaard, getal, valuta, financieel, datum, tijd, percentage, breuk en wetenschappelijk) en de laatste twee (speciaal en aangepast) van het linkse menu uit dit tabblad verwijzen allen naar numerieke 4 5 Cijfers en getallen in een werkblad kunnen ook het gegevenstype 'tekst' toegewezen krijgen. Deze getallen worden dan door Excel op dezelfde manier als lettertekens behandeld. Een synoniem voor dit gegevenstype is "getalsnotatie".

14 12 waarden, al dan niet met speciale kenmerken. Het gegevenstype tekst bevindt zich op de tiende plaats van deze lijst. In de tabel hieronder worden de verschillende mogelijkheden voor de getalnotatie beschreven. Categorie Getalnotatie Standaard Getal Valuta Financieel Datum Tijd Zonder specifieke getalnotatie. Met een scheidingsteken voor duizendtallen, een aantal decimalen achter de komma en verschillende notaties voor negatieve getallen. Met een aantal decimalen achter de komma, valutasymbolen en verschillende notaties voor negatieve getallen. Met uitgelijnde valutasymbolen en een aantal decimalen achter de komma. Als datums of in een combinatie van een datum en tijd. Als tijden. Percentage Als een percentage van 1. Breuk Als breuken. Wetenschappelijk In de wetenschappelijke notatie: E+ Tekst Speciaal Aangepast Als tekst, inclusief getallen opgemaakt als tekst Als postcodes, telefoonnummers of sofi-nummers. Als een variatie van de voorgaande noteringen. In de "Opmaak"-werkbalk zijn standaard vijf knoppen voorzien om de getalnotatie te wijzigen. Met de eerste drie knoppen van deze rij wordt respectievelijk de getalnotatie valuta, percentage en financieel toegewezen. De laatste twee knoppen combineren de toewijzing van de categorie "getal" met een vermindering of vermeerdering van het aantal cijfers na de komma die op het scherm getoond worden. 4.3 Gegevens invoeren in Excel Manuele invoer De actieve cel kan in Excel handmatig ingevuld worden. De ingevoerde gegevens verschijnen zowel in de actieve cel, als in de formulebalk. De invoer verloopt meestal zonder beperkingen, maar indien gewenst kan de gebruiker een aantal regels opleggen waaraan de ingevoerde gegevens moeten beantwoorden, zoniet worden zij gewijgerd. Het opgeven van criteria waaraan de invoer moet beantwoorden gebeurt in het onderdeel "Valideren " van het menu "Data". In dit onderdeel zijn eveneens ruime mogelijkheden om bevestigingen of foutmeldingen bij de invoer op te geven.

15 13 De gegevens kunnen zowel in de actieve cel, als in de formulebalk gewijzigd worden. In de eerste werkwijze volstaat het te dubbelklikken op de actieve cel (of met functietoets F2), terwijl in de tweede werkwijze de tekst of cijfers rechtstreeks in de formulebalk gewijzigd kunnen worden. Bestaande gegevens kunnen naar andere cellen gekopieerd worden door te kopiëren en te plakken. Indien het nodig zou blijken om gegevens uit één cel naar meerdere cellen te kopiëren, kan een bereik geselecteerd worden waarbinnen de gegevens geplakt kunnen worden. te kopiëren cel cel kopiëren en bereik (bestemming) selecteren cel plakken in bereik Snel kopiëren met de vulgreep Cellen kunnen daarenboven snel vermenigvuldigd worden door gebruik te maken van de vulgreep, die zich rechts onderaan van de actieve cel of van een selectie bevindt ( ). Door deze vulgreep te verslepen, kunnen meerdere cellen gevuld worden met de gegevens uit de actieve cel (of uit de selectie). Wel moet

16 14 opgemerkt worden dat de vulgreep alleen maar in één beweging of horizontaal, of verticaal versleept kan worden. In onderstaand voorbeeld is er bijgevolg eerst naar rechts gesleept en dan naar onderen. te kopiëren cel reeks De vulgreep kan ook gebruikt worden om reeksen aan te vullen. Als je snel een opeenvolging van cijfers nodig hebt (bv. 1, 2, 3, 4, ) dan kan je de eerste twee cijfers van de reeks ingeven en naar beneden slepen met de vulgreep. Excel zal zelf het wiskundig algoritme (hier +1) zoeken om de reeks door te voeren. door te voeren reeks doorgevoerde reeks De vulgreep wordt echter het vaakst gebruikt om formules te kopiëren. In het hieronderstaande voorbeeld wordt in de laatste kolom een som gemaakt van de rij ernaast. Het is duidelijk dat onder het getal 257 de totalen van de andere rijen moeten komen. In plaats van voor elke rij de Wizard Formules (zie verder) op te starten, kan je deze formules ook kopiëren met de vulgreep. Let daarbij wel goed op relatieve en absolute verwijzingen.

17 15 door te voeren formule doorgevoerde formules Data importeren Excel laat toe een aanzienlijk aantal externe bestandstypes in te lezen, via het onderdeel "Openen " in het menu "Bestand". Een explicietere manier om externe gegevens in Excel te importeren verloopt via het menu "Data" en het onderdeel "Externe gegevens ophalen"/"tekstbestand importeren ". De gebruiker wordt daarbij begeleid door de Wizard tekst importeren, die drie achtereenvolgende schermen omvat. Na de keuze voor de optie "Openen" vraagt Excel de naam en bestandtype van het te importeren bestand. Nadat het juiste bestandstype, de naam van het bestand en de knop "Openen" wordt aangeklikt, start de Wizard. In deze Wizard zal reeds een aanbeveling gebeuren over de beste instellingen om het bewuste bestand in te lezen. Bovendien zal in het onderste gedeelte van het Wizardvenster ook een voorbeeld te zien zijn van het in te lezen bestand. In het eerste van de drie Wizard-vensters wordt gevraagd naar de ordening van de data. Ofwel zijn de verschillende kolommen (velden of variabelen) gescheiden door een specifiek teken (een scheidingsteken zoals een komma of een tab), ofwel staan de data reeds geordend in kolommen. In dit eerste venster wordt ook de mogelijkheid geboden om (de eerste) rij(en) over te slaan, en om de oorsprong van het bestand aan te geven.

18 16 In een tweede stap kunnen de scheidingstekens gedefinieerd worden. In dit concrete voorbeeld worden de aanwezige scheidingstekens in het bestand duidelijk herkend door de Wizard. Onderaan in het venster zijn de aanwezige kolommen immers al duidelijk te herkennen. Ook tekst kan desgewenst laten herkend worden aan de hand van zelf te bepalen tekstindicatoren. In een laatste stap kan voor elke kolom een gegevenstype (cfr. supra) ingesteld worden. Zoals in dit venster ook af te lezen valt, worden door middel van de "Standaard"-optie numerieke waarden naar getallen omgezet, datumwaarden naar datums, en alle andere waarden krijgen het gegevenstype tekst opgekleefd. Voor elke kolom kan dit type ingesteld worden door met de muis op de gewenste kolom te klikken. Het is echter ook mogelijk kolommen over te slaan.

19 17 Nadat de knop "Voltooien" is ingedrukt, wordt de vraag gesteld naar de plaatsing van de geïmporteerde gegevens in het programma. De keuze kan daarbij gemaakt worden tussen het huidige werkblad enerzijds met de opgave van een bereik en de plaatsing op een nieuw werkblad anderzijds. Ten slotte kan het eindresultaat, mits wat schuiven met de kolombreedtes, in het Excel-werkblad bewonderd worden. Merk op dat Excel de kolombreedtes al automatisch aan de gegevens aanpast.

20 18 Excel kan naast deze ruwe databestanden ook andere types bestanden importeren, zoals webqueries en databasequeries. Beide kunnen opgehaald worden via het menu "Data" en het onderdeel "Externe gegevens ophalen". Telkens wordt een aangepaste wizard opgestart om de gegevens op een adequate manier te importeren. Tot slot zijn in Excel, net zoals in de andere Office-onderdelen, ook uitgebreide mogelijkheden om papieren gegevens rechtstreeks in te lezen aan de hand van een scanner. De meest directe vorm verloopt via de opdracht "Tekst verwerven " in het menu "Bestand". Ook figuren kunnen op deze manier rechtstreeks geïmporteerd worden via het onderdeel "Figuur"/"Van scanner of camera importeren " in het "Invoegen"-menu. Uiteraard is de aansluiting van een scanner op het toestel van de gebruiker een noodzakelijke voorwaarde. 5 Lay-outing in Excel 5.1 Gegevens in cellen of bereiken opmaken Ten eerste kan het gebruikte lettertype in de cellen 6 verschillende wijzigingen ondergaan. Door middel van een aantal knoppen van de werkbalk "Opmaak" kan gekozen worden voor een ander lettertype, of kan een lettertype verkleind, vergroot, vet, cursief, onderlijnd of gekleurd worden. Meer mogelijkheden om het lettertype aan te passen, zijn aanwezig in het tabblad "Lettertype", bereikbaar via het onderdeel "Celeigenschappen " in het menu "Opmaak". Via dit tabblad kan een lettertype ook nog op verschillende manieren onderlijnd worden, doorgehaald worden en in super- of subscript geplaatst worden. 6 Omwille van de eenvoud wordt in dit onderdeel alleen over cellen gesproken. Voor bereiken geldt echter dezelfde logica.

21 19 Daarnaast kan ook de uitlijning van de gegevens in de cellen aangepast worden. Standaard wordt tekst links en getallen rechts uitgelijnd. Om deze uitlijning te wijzigen kan gebruik gemaakt worden van de drie beschikbare knoppen van de "Opmaak"-werkbalk: links uitlijnen, centreren en rechts uitlijnen. Ook hier biedt de optie "Celeigenschappen " in het menu "Opmaak" meer mogelijkheden. In dit venster kan niet alleen de horizontale, maar ook de verticale uitlijning van gegevens gewijzigd worden. De Terugloop-optie zorgt ervoor dat als tekst langer is dan de cel breed is, de hoogte van de cel aangepast wordt zodat de tekst toch binnen de celwand weergegeven wordt. Bovendien kan ook de stand van de tekst bepaald worden. Enkele voorbeelden om dit te illustreren. Terugloop Horizontaal uitlijnen links gecentreerd rechts opvullen Verticaal uitlijnen boven centreren onder Stand standaard verticaal links gekanteld rechts gekanteld Ten derde kunnen cellen ook voorzien worden van randen. De knop "Werkbalk Randopmaak" biedt hier een beperkt aantal mogelijkheden. Zoals steeds moet voor de meer complexe combinaties beroep gedaan worden op de "Celeigenschappen ", en meer specifiek het tabblad "Rand". Ten slotte kunnen ook de cellen zelf ingekleurd worden. De eenvoudige manier om dit te doen is via het "Opmaak"-menu en de knop "Opvulkleur". In het "Celeigenschappen"-venster is het tabblad "Patronen" voorzien, waar niet alleen de binnenkleur van de cel bepaald kan worden, maar ook een patroon geselecteerd kan worden.

22 Elementen invoegen Excel biedt de mogelijkheid om verschillende soorten grafische elementen in een werkblad in te voegen, zoals bijvoorbeeld figuren, grafieken, kaarten en objecten. In de "Standaard"-werkbalk zijn twee knoppen voorzien om dit te vergemakkelijken: de knop "Wizard Grafieken" en de knop "Tekenen". Het invoegen van grafieken, figuren en objecten kan ook gebeuren via het menu "Invoegen", en de respectievelijke onderdelen "Grafiek ", "Figuur" (met de subopdrachten "Illustratie " en "Uit bestand ") en "Object ". Deze functies komen zo goed als volledig overeen met Word en PowerPoint, waar zij uitgebreid besproken werden (zie hoofdstuk Tekstverwerking en Presenteren). Het invoegen van reeds bestaande figuren (via de optie "Figuur") en objecten (via de optie "Object " en het tabblad "Bestand gebruiken") gebeurt door het bestand (op schijf) te selecteren. Nieuwe objecten worden eerst in het daartoe geschikte programma aangemaakt (via de optie "Object " en het tabblad "Nieuw"), en dan in het Excel-werkblad ingevoegd. 5.3 Rijen en kolommen aanpassen Hierboven werd reeds verwezen naar het belang van de kolom- en rijknoppen. Door met de linkermuisknop op één van deze knoppen te klikken, kan de bewuste rij of kolom geselecteerd en aangepast worden. Door met de rechtermuisknop op deze knoppen te klikken, verschijnt een handig contextmenu om eveneens aanpassingen door te voeren. Daarnaast kan een vergelijkbaar menu opgeroepen worden door met de rechtermuisknop op een individuele cel te klikken. Ondanks het feit dat het merendeel van deze instructies van toepassing is op individuele cellen, zal ook het menu bruikbaar blijken voor rij- en kolommanipulaties. Ten vierde staan ook twee menu's ter beschikking: "Invoegen" en "Opmaak". De functies die daaronder terug te vinden zijn, zijn voor een groot deel vergelijkbaar met de functies in de twee menu's die met de rechtermuisknop bereikt kunnen worden. Het is vanzelfsprekend dat niet alleen individuele cellen gekopieerd, geknipt en geplakt kunnen worden, maar dat deze instructies ook gelden voor volledige rijen en kolommen. Hier is het nodig om een volledige rij of kolom via de rij- of kolomknop te selecteren, om dan de gewenste knip- of kopieerbeweging uit te voeren. De opties "Knippen", "Kopiëren" en "Plakken" zijn bereikbaar via de rechtermuisknop of via het menu "Bewerken". De basisprocedure om kolommen en rijen toe te voegen of te verwijderen is vergelijkbaar: eerst wordt de kolom of rij geselecteerd, en dan wordt de kolom of rij toegevoegd of verwijderd door gebruik te maken van de rechtermuisknop. Het menu "Invoegen" (met de opdrachten "Kolommen" en "Rijen") laat toe kolommen of rijen toe te voegen, het menu "Bewerken" (met de optie Verwijderen) kan ook gebruikt worden om geselecteerde kolommen of rijen te verwijderen. Meerdere kolommen of rijen verwijderen en toevoegen kan door de selectie uit te breiden tot meerdere kolommen of rijen. Een andere methode om kolommen of rijen toe

23 21 te voegen of te verwijderen, is met de rechtermuisknop op een individuele cel te klikken. In het contextmenu dat dan verschijnt, kunnen via de opties "Invoegen " of "Verwijderen " de twee onderstaande vensters opgeroepen worden. In deze vensters kan dan gekozen worden om hele rijen of hele kolommen toe te voegen of te verwijderen. Ook om rijen en kolommen leeg te maken, is het nodig deze eerst te selecteren. Via de rechtermuisknop (de optie "Inhoud wissen") of via het menu "Bewerken" (de optie "Wissen") kan de inhoud van een volledige rij of kolom gewist worden. Ten vierde kan ook de rijhoogte en kolombreedte gewijzigd worden. Bij het opstarten van Excel hebben alle rijen en kolommen dezelfde grootte: een rijhoogte van 12,75 en een kolombreedte van 8,43. Er staan de gebruiker een aantal mogelijkheden ter beschikking om deze rijhoogte en kolombreedte te wijzigen. Een eerste methode is door een rij of kolom te selecteren en dan met de rechtermuisknop het menu op te roepen. In dit menu is de optie "Rijhoogte " of "Kolombreedte " beschikbaar al naargelang de selectie. De onderstaande vensters verschijnen door voor één van deze twee opties te kiezen. Een andere methode maakt gebruik van het menu "Opmaak" en de opdrachten "Rij" en "Kolom". Onder deze opties zijn respectievelijk de opties "Hoogte " en "Breedte " terug te vinden, die de bovenstaande vensters genereren. Via de opties "Rij" en "Kolom" kunnen rijen en kolommen opnieuw de standaardhoogte en -breedte krijgen door de gelijknamige subopdrachten. Ook kunnen kolommen aangepast worden aan de breedte van de tekst door middel van de optie "AutoAanpassen aan selectie" aanpassen (onder het menu "Opmaak" en de optie "Kolom"). Indien een kolom geselecteerd werd, zal de kolombreedte zich richten op de langste tekst in de kolom. Ten slotte kan ook de "Rijhoogte" en "Kolombreedte" op nul gezet worden door middel van de instructie "Verbergen", die zowel via de rechtermuisknop als via het menu "Opmaak" (onder de optie "Rij" en "Kolom") bereikt kan worden. Verborgen rijen of kolommen worden terug