BESTEK. Nr /ACTIRIS. Openbare aanbesteding (Belgische) Bestellingsopdracht voor leveringen

Transcriptie

1 BESTEK Nr /ACTIRIS Openbare aanbesteding (Belgische) Bestellingsopdracht voor leveringen Aankoop van tokens met of zonder licentie, hun onderhoud en de overname van het onderhoud van de bestaande tokens voor de Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling (hierna Actiris genoemd)

2 INHOUDSTAFEL Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels (AUR) 1. Administratieve bepalingen 1.1 Algemene administratieve bepalingen Voorwerp, beschrijving en duur van de opdracht Wetgeving betreffende de overheidsopdrachten Gunningswijze Aanbestedende overheid Prijsbepaling (en prijscontrole) Toegangsrecht en kwalitatieve selectiecriteria Inhoud en opmaak van de offerte Bijzonder geval: offertes ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid Indiening van de offerte Opening van de offertes Gestanddoeningstermijn van de inschrijvers Gunningscriteria Prijsherziening Variant(en) Uitvoeringsbepaling 1.2 Specifieke administratieve bepalingen Leidend ambtenaar Borgtocht Bijkomende inlichtingen Verzekeringen Leveringstermijn Leveringsplaats en formaliteiten Betalingstermijn Waarborgtermijn Oplevering Communicatie en vertrouwelijkheid Tekortkomingen Regeling van geschillen 2. Technische bepalingen 3. Offerteformulier Bestek nr ACTIRIS 2

3 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels (AUR) De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat er wordt afgeweken van artikel 131 (volledige oplevering op de leveringsplaats) van het koninklijk besluit van 14 januari Administratieve bepalingen 1.1. Algemene administratieve bepalingen Voorwerp, beschrijving en duur van de opdracht Voorwerp Actiris wenst een bestellingsopdracht voor drie jaar af te sluiten voor de aankoop van tokens met of zonder licentie, hun onderhoud evenals de overname van het onderhoud van de bestaande tokens. De inschrijver moet dus een offerte indienen voor de drie onderdelen van deze opdracht, die als volgt is opgezet: Aankoop van tokens Aankoop van gebruikerslicenties Onderhoud voor elke gebruikerslicentie en overname van het onderhoud van de bestaande tokens Duur van de opdracht De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor een periode van drie jaar. Afhankelijk van de verplichtingen, die onder meer verband houden met de evolutie van de infrastructuur, kan de aanbestedende overheid op elk ogenblik de opdracht beëindigen, op voorwaarde dat hij een voorafgaande kennisgeving van één maand respecteert en deze per aangetekende brief naar de opdrachtnemer stuurt. De opdrachtnemer kan hiervoor geen schadeloosstelling of interesten eisen. De levering van het materiaal voorzien in onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met de uitvoeringstermijnen Wetgeving betreffende de overheidsopdrachten Deze opdracht is onderworpen aan de bepalingen van dit bestek. Behoudens uitdrukkelijk vermelde uitzonderingen is deze opdracht eveneens onderworpen aan de volgende bepalingen en voorwaarden: wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (hierna de wet 2006 genoemd); wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (hierna het KB 2011 genoemd); koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna het KB 2013 genoemd); ordonnantie van 8 mei 2014 betreffende de opname van milieu- en ethische clausules in de overheidsopdrachten; ordonnantie van 8 mei 2014 betreffende de invoeging van sociale clausules in de overheidsopdrachten; Bestek nr ACTIRIS 3

4 rondzendbrief van 5 februari 2009 betreffende de opname van ecologische criteria en duurzame ontwikkelingscriteria in de overheidsopdrachten voor leveringen en diensten en tot wijziging van de ministeriële rondzendbrief van 8 juli 1993 betreffende het milieuvriendelijke verbruik (ecoconsumptie) en het afvalstoffenbeheer in de gewestelijke openbare besturen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; omzendbrief van 4 oktober 2012 betreffende de sociale clausules in de overheidsopdrachten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. alle aanvullingen en latere wijzigingen van de hierboven genoemde wetten en koninklijke besluiten. De verplichtingen voortvloeiend uit de bovengenoemde documenten regelen de opdracht met uitsluiting van elke andere andersluidende bepaling, met name de offerte en de door de opdrachtnemer uitgevaardigde algemene voorwaarden Gunningswijze Het gaat om een gemengde opdracht. Aangezien het bedrag voor de leveringen het hoogst is, zijn hier de regels voor leveringsopdrachten van toepassing. Deze opdracht zal worden gegund volgens de procedure van de Belgische openbare aanbesteding, overeenkomstig artikels 3, 5 en 24 van voornoemde wet van 15 juni Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling, Actiris genaamd, gevestigd aan de Anspachlaan 65 te 1000 Brussel, vertegenwoordigd door de heer Grégor Chapelle, Directeur-generaal, en mevrouw Monica De Jonge, Directeur-diensthoofd, p.o. Adjunctdirecteur-generaal Prijsbepaling (en prijscontrole) Opdracht volgens prijslijst: bij deze opdracht worden de eenheidsprijzen van de verschillende posten forfaitair bepaald en zijn de hoeveelheden vermoedelijk of worden deze met een marge weergegeven. De prijs wordt betaald op basis van de effectief bestelde en uitgevoerde hoeveelheden. De prijzen worden in euro opgegeven in cijfers (een precisering tot twee cijfers na de komma is toegestaan). De prijzen worden opgemaakt exclusief btw. Het btw-tarief en -bedrag die op het moment van de offerte van kracht zijn, moeten afzonderlijk worden vermeld in de hiervoor voorziene rubriek in het model van inschrijving. De inschrijver wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die volgens artikel 19 van het KB 2011 op de opdracht wegen, te hebben inbegrepen, met uitzondering van de btw. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: 1 de terugname van de oude tokens die zullen worden vervangen, de verpakkingen, behalve wanneer ze eigendom van de inschrijver blijven, en het laden, de overslag, het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 2 het lossen, uitpakken en stapelen op de plaats van levering, op voorwaarde dat de opdrachtdocumenten de juiste plaats van levering en de toegangsmogelijkheden vermelden; 3 de documentatie m.b.t. de leveringen; Bestek nr ACTIRIS 4

5 1.1.6 Toegangsrecht en kwalitatieve selectiecriteria Bij het offerteformulier moeten de volgende documenten worden gevoegd: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste referenties (uitsluitingscriteria) Door deel te nemen aan de gunningsprocedure van de opdracht, verklaart de inschrijver dat hij zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt bedoeld in 1 en 2 van artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Actiris zal de volgende 4 documenten rechtstreeks via Digiflow raadplegen: - het attest dat bewijst dat de inschrijver btw-plichtig is, afkomstig uit de databank van de btw; - het attest van betaling van de sociale bijdragen, afkomstig van de RSZ-databank; - het attest van betaling van de beroepsmatige fiscale verplichtingen afkomstig van de databank van de FOD Financiën Inning en Invordering; - het getuigschrift van niet-faillissement of soortgelijke toestanden van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Buitenlandse inschrijvers moeten de volgende documenten voorleggen: - een getuigschrift dat door de bevoegde overheid van het betrokken land werd uitgereikt waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid (de inschrijver moet, volgens de rekening die ten laatste de dag voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, de bevoegde overheid al de vereiste aangiften hebben toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes); - een getuigschrift dat door de bevoegde overheid van het desbetreffende land werd uitgereikt waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het getuigschrift heeft betrekking op de laatste fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. - het attest dat bewijst dat de inschrijver btw-plichtig is, afkomstig uit de databank van de btw; - Het getuigschrift van niet-faillissement of soortgelijke toestanden. Wanneer één of meerdere van deze documenten niet uitgereikt worden in het betrokken land, kunnen ze vervangen worden door een verklaring onder eed of door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst Inhoud en opmaak van de offerte De offerte moet worden opgesteld overeenkomstig het model van inschrijving administratieve offerte en prijslijst. Om in aanmerking te komen, moet de offerte worden ingevuld op het voorgedrukte formulier in de bijlage bij dit bestek. Bij elke offerte die op andere documenten wordt opgesteld, moet de inschrijver verklaren dat die documenten overeenstemmen met het model in het bestek. Elke doorhaling, overschrijving, toevoeging of wijziging, zowel in de offerte als in de bijlagen, die een invloed kan hebben op essentiële voorwaarden van de opdracht, zoals prijs, leveringstermijn en technische voorwaarden, moet door de inschrijver of zijn mandataris worden ondertekend. De offerte moet in één van de twee officiële talen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden opgesteld, met name in het Nederlands of in het Frans. Teneinde de rondzendbrief van 5 februari 2009 betreffende de opname van ecologische criteria en duurzame ontwikkelingscriteria in de overheidsopdrachten voor leveringen en diensten na te leven, worden de inschrijvers verzocht om de offerte op papier (liefst gerecycleerd) en zonder enige vorm van Bestek nr ACTIRIS 5

6 plastic (zowel voor de omslag als voor het dossier met de offerte) in te dienen. Dit zal in aanmerking worden genomen in de ecologische criteria (zie technische bepalingen). De papieren offerte en documentatie moeten vergezeld worden van een elektronische versie. De documenten die bij de offerte worden gevoegd, verbinden de inschrijver op dezelfde wijze als de bepalingen en voorwaarden van dit bestek. De documenten moeten ondertekend en gedateerd worden en moeten de vermelding Opgemaakt door ondergetekende om bij mijn offerte van heden te worden gevoegd bevatten. De inschrijver stelt zijn offerte in het Nederlands of het Frans op. Indien de inschrijver voor de opmaak van zijn offerte andere documenten dan het voorziene formulier gebruikt, draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de perfecte overeenstemming van de door hem gebruikte documenten met dit formulier. De inschrijver of zijn mandataris dateert en ondertekent alle documenten die hijzelf of zijn mandataris opmaakt of vervolledigt. Wanneer de offerte door een mandataris wordt ondertekend, vermeldt deze laatste duidelijk zijn manda(a)t(en). De mandataris voegt de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt, of een kopie van de volmacht, bij de offerte. Elke doorhaling, overschrijving, toevoeging of wijziging, zowel in de offerte als in de bijlagen, die een invloed kan hebben op de essentiële voorwaarden van de opdracht, zoals de prijs, de termijnen of de technische voorwaarden, moet eveneens door de inschrijver of zijn mandataris worden ondertekend. De prijs van de offerte wordt opgegeven in euro. Eventuele kortingen moeten steeds van de eenheidsprijs worden afgetrokken en worden niet apart vermeld Bijzonder geval: offertes ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid De inschrijvers kunnen een offerte indienen als een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (bijvoorbeeld een tijdelijke vennootschap). Wanneer de offerte, op grond van artikel 51, 2 van het KB 2011, wordt ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid, moet de offerte door elke deelgenoot worden ondertekend en moet zij de naam vermelden van de persoon die de combinatie bij de aanbestedende overheid vertegenwoordigt. Actiris zal uitsluitend deze persoon als contactpersoon hebben. Deze laatste verbindt de combinatie voor elke handeling van enigerlei aard bij de uitvoering van het contract. Bovendien moeten, overeenkomstig artikel 66 van het KB 2011, alle inlichtingen en gegevens die in het huidige bestek zijn bepaald, door iedere deelnemer van de combinatie worden verstrekt Indiening van de offerte Uiterlijk op 04/12/2015 vóór 11 uur. De ondertekende offerte en de bijlagen worden op het bij dit document gevoegde formulier opgesteld en dienen met de volgende vermelding per post of per koerier te worden verstuurd: Offerte Bestek nr Aanbesteding Opdracht voor aanneming van leveringen Aankoop van tokens met of zonder licentie, hun onderhoud en de overname van het onderhoud van de bestaande tokens voor de Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling (hierna Actiris genoemd), ter attentie van mevrouw Marguerite Frébutte, Directrice Informatica, Anspachlaan 65 te 1000 Brussel. Bestek nr ACTIRIS 6

7 Bij inzending via de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag worden geschoven, met de vermelding: Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling - Actiris Ter attentie van Marguerite Frébutte OFFERTE Aankoop van tokens met of zonder licentie, hun onderhoud en de overname van het onderhoud van de bestaande tokens BESTEK NR ACTIRIS Anspachlaan Brussel Opmerking - Zelfklevende omslagen die zonder sporen geopend en opnieuw gesloten kunnen worden, zijn niet toegelaten. De omslag moet definitief gesloten zijn. - Inschrijvingen die via taxipost of een expreskoeriersdienst worden bezorgd, worden niet als een aangetekende zending beschouwd Opening van de offertes Elke offerte moet in het bezit zijn van de voorzitter van de openingszitting voordat deze de zitting open verklaart. Een te laat toegekomen offerte kan evenwel in aanmerking worden genomen voor zover de offerte ten laatste de vierde kalenderdag vóór de ontvangst van de offertes als aangetekende zending werd verstuurd. De indiening van de offerte veronderstelt dat de inschrijver kennis heeft genomen van onderhavig bestek en van de wettelijke en reglementaire bepalingen die deze opdracht regelen. De opening van de offertes is openbaar en zal plaatsvinden in lokaal 314 op de 3 de verdieping van de hoofdzetel van Actiris, ingang Kiekenmarkt 7 te 1000 Brussel op 04/12/2015 om 11 uur Gestanddoeningstermijn van de inschrijvers De inschrijvers moeten hun offerte gestand doen gedurende 90 kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na de uiterste ontvangstdatum van de offertes Gunningscriteria De aanbestedende overheid zal de opdracht gunnen aan de inschrijver die de interessantste regelmatige offerte heeft ingediend op grond van het criterium prijs (aanbesteding). Dit prijscriterium zal worden bepaald door de bedragen op te tellen volgens: de aankoop van 200 tokens zonder licentie; de aankoop van 200 gebruikerslicenties; de prijs van het onderhoud van 200 gebruikerslicenties; de prijs van het onderhoud van bestaande gebruikerslicenties Prijsherziening De prijsherziening wordt berekend op basis van de volgende formule: Bestek nr ACTIRIS 7

8 P1 = P0.[0,80 (S1/S0) + 0,20] P1 = Jaarlijks aangepaste prijs, die elk jaar op 1 januari ingaat P0 = Contractueel vastgelegde prijs vermeld in de offerte S1 = Index landsgemiddelde vermeld in de tabel Refertelonen in de kolom Loonkosten / Contracten vanaf 11/7/1981, zoals gepubliceerd op de website van Agoria (rubriek Agoria Index > Refertelonen > maandtabellen) voor de maand november voorafgaand aan de verjaringsdatum van de opdracht (namelijk respectievelijk 1 januari van de jaren n+1, n+2 en n+3) S0 = Index landsgemiddelde vermeld in de tabel Refertelonen in de kolom Loonkosten / Contracten vanaf 11/7/1981, zoals gepubliceerd op de website van Agoria (rubriek Agoria Index > Refertelonen > maandtabellen) voor de maand november voorafgaand aan de startdatum van de opdracht (1 januari van jaar n, namelijk 1 januari 2015). De buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen bij een daling van de index te herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels. De aanbestedende overheid zal in dat geval een aangetekende brief sturen Variant(en) De inschrijver mag in zijn offerte geen vrije varianten voorstellen Uitvoeringsbepaling De inschrijver verbindt zich ertoe, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisverdragen van de IAO te respecteren, en in het bijzonder: Het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957); het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende gelijke verloning, 1951, en nr. 111 betreffende discriminatie in beroep en beroepsuitoefening, 1958); De minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973) alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Bestek nr ACTIRIS 8

9 1.2. Specifieke administratieve bepalingen Leidend ambtenaar De leidend ambtenaar voor deze opdracht is mevrouw Marguerite Frébutte, Directrice Informatica. Deze ambtenaar is gemachtigd om: - de onderhandelingen te leiden; - de uitvoering van de opdracht te leiden en te controleren; - de facturen die op deze opdracht betrekking hebben, te ontvangen. De leverancier kan zich niet op dit toezicht beroepen om zich te ontdoen van zijn verantwoordelijkheid wanneer de diensten vanwege één of andere fout worden geweigerd Borgtocht Bedrag van de borgtocht Het bedrag van de vereiste borgtocht is vastgesteld op euro Borgstelling De borgtocht moet door de dienstverlener gesteld worden binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht. Binnen deze termijn stelt de opdrachtnemer de borgtocht op één van de volgende wijzen: 1 in speciën: bedrag op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van de genoemde Kas, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult, genoemd; 2 door neerlegging van deze fondsen voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 in de vorm van een gezamenlijke borgtocht: door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht): door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming Bewijs van de borgtocht Het bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; Bestek nr ACTIRIS 9

10 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt op schriftelijk verzoek van de opdrachtnemer vrijgegeven op het einde van de opdracht Bijkomende inlichtingen Voor vragen in verband met het eigenlijke voorwerp van deze opdracht kunt u terecht op het nummer 02/ (dhr. Cattoir Philippe, pcattoir@actiris.be). Juridische vragen in verband met het bestek of de procedure kunnen via aan mevrouw Anne- Françoise Vokar worden gesteld, afvokar@actiris.be Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. De opdrachtnemer moet dit attest tijdens de uitvoering van de opdracht steeds kunnen voorleggen binnen een termijn van vijftien dagen, te tellen vanaf de ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid Leveringstermijn De leveringen moeten binnen de 3 weken worden uitgevoerd te rekenen vanaf de dag volgend op de dag van ontvangst van de bestelbon. De sluitingsdagen van de onderneming van de leverancier voor de jaarlijkse verloven zijn niet in deze berekening inbegrepen. De bestelbon wordt per naar de leverancier gestuurd. De correspondentie die volgt naar aanleiding van de bestelbon (en de levering) volgt dezelfde regels als deze die gelden voor de verzending van de bestelbon, telkens als een partij een bewijs van zijn tussenkomst wenst te hebben. Indien de bestelbon pas na de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, mag de leveringstermijn naar verhouding met de vastgestelde vertraging voor de ontvangst van de bestelbon worden verlengd, op schriftelijk en gemotiveerd verzoek van de leverancier. Als de dienst van Actiris die de bestelling heeft gedaan na beraad acht dat de schriftelijke aanvraag van de leverancier (gedeeltelijk) gegrond is, deelt deze dienst hem schriftelijk mee met hoeveel dagen de termijn mag worden verlengd. In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de leverancier onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de leverancier een verlenging van de leveringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. Bestek nr ACTIRIS 10

11 Rekening houdende met de in dit bestek vastgelegde levertermijnen, zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet worden ingediend binnen de 7 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag volgend op de datum van ontvangst van de bestelbon door de leverancier, niet meer ontvankelijk Leveringsplaats en formaliteiten De producten zullen op het volgende adres worden geleverd: Actiris, Kiekenmarkt 7 te 1000 Brussel. Voor elke levering stelt de opdrachtnemer een leveringslijst op. De opdrachtnemer overhandigt de aanbestedende overheid of zijn afgevaardigde een leveringslijst op het moment van de levering. De leveringslijst wordt door de aanbestedende overheid of zijn afgevaardigde ondertekend. Dit ontvangstbewijs geldt niet als aanvaarding Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een controletermijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag van de levering om de keuringsformaliteiten te vervullen. Deze termijn gaat in de dag nadat de leveringen op hun bestemming zijn aangekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is gesteld van de prijslijst of de factuur. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag zal geschieden binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de controletermijn is verlopen, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur en de andere eventueel vereiste documenten beschikt. Deze factuur geldt als schuldvordering. De factuur moet in euro worden opgemaakt Garantietermijn en onderhoud Het hardwaremateriaal moet een geldigheidsduur van drie jaar hebben en zal kosteloos worden vervangen als het in deze tijdspanne defect zou zijn. De inschrijver stelt een onderhoud van de licenties voor, die hij in zijn offerte verder uitwerkt, en hij verbindt zich ertoe het onderhoud van de reeds door Actiris aangekochte licenties over te nemen Oplevering De aanbestedende overheid beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen om de leveringen te onderzoeken en aan te geven of het geleverde materiaal met de bestelde goederen overeenstemt en geen enkel gebrek vertoont, evenals om haar beslissing van aanvaarding of verwerping van de geleverde goederen mede te delen. Deze termijn gaat in de dag nadat het materiaal op de plaats van de levering werd bezorgd, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is gesteld van de leveringslijst. In geval van weigering van het materiaal wegens niet-conformiteit, evenals wanneer de geleverde aantallen niet overeenstemmen met de aantallen zoals op de bestelbon vermeld, stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer hiervan per aangetekende brief of per op de hoogte, met opgave van de reden voor de weigering van de goederen. De opdrachtnemer bevestigt ontvangst hiervan. De opdrachtnemer beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen vanaf de ontvangst van de Bestek nr ACTIRIS 11

12 kennisgeving om de wegens niet-conformiteit geweigerde goederen op te halen en deze te vervangen of om het teveel geleverde materiaal terug te nemen of om ontbrekend materiaal te leveren. De voorlopige oplevering is impliciet als de leveringen gedurende de voornoemde termijn van dertig kalenderdagen geen aanleiding geeft tot bezwaren. De definitieve oplevering vindt plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn. Er wordt geen akte opgesteld als de leveringen tijdens de waarborgtermijn geen aanleiding hebben gegeven tot bezwaren Communicatie en vertrouwelijkheid Communicatie De briefwisseling en alle andere contacten met de aanbestedende overheid gebeuren in het Nederlands of het Frans. De opdrachtnemer mag mededelingen en andere gespecialiseerde publiciteit die betrekking hebben op de leveringen en diensten in kwestie enkel aan de pers doorgeven of voor publicitaire doeleinden gebruiken in overleg en na akkoord van de aanbestedende overheid. Vertrouwelijkheid Informatie van commerciële en/of technische aard (alle gegevens, met inbegrip van - zonder hiertoe beperkt te zijn - de paswoorden, documenten, tekeningen, plannen, cijfers) waarvan de opdrachtnemer kennis krijgt in het kader van dit bestek en de gunningsprocedure van deze opdracht, en die verder vertrouwelijke informatie wordt genoemd, blijft eigendom van de aanbestedende overheid. De inschrijver verbindt zich ertoe: - de vertrouwelijke informatie strikt geheim te houden en ze aan geen enkele derde bekend te maken zonder voorafgaand en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid; - de vertrouwelijke informatie enkel te gebruiken in het kader van dit bestek en deze procedure; - de vertrouwelijke informatie enkel aan personen mee te delen die hierover dienen te beschikken in het kader van dit bestek en deze procedure; - om op eenvoudige aanvraag van de aanbestedende overheid de vertrouwelijke informatie en alle eventuele kopieën ervan terug te geven Tekortkomingen Afdeling 7 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken is van toepassing. De leverancier kan, naargelang het geval, straffen (artikel 45), vertragingsboetes (artikel 46 en 123), ambtshalve maatregelen (artikel 47 en 124) of overige sancties (artikel 48) krijgen Regeling van geschillen Onderhavige opdracht wordt geregeld door het Belgisch recht, zowel wat de uitvoering als de interpretatie ervan betreft. Enkel de rechtbanken van het arrondissement Brussel zijn bevoegd. De aanbestedende overheid en de leverancier verbinden zich ertoe, alvorens hun geschillen aan een rechtsinstelling voor te leggen, alle nodige stappen te ondernemen om het geschil in der minne te schikken. Bestek nr ACTIRIS 12

13 2. Technische bepalingen Actiris werkt enerzijds met talrijke partners en versterkt anderzijds het mobiliteitsbeleid voor zijn medewerkers (werken vanuit andere instellingen, mobiele medewerkers, telewerk enz.) In dit kader heeft Actiris een beveiligd systeem ingevoerd waarmee zij toegang krijgen tot gedeelde gegevens. Dit systeem maakt gebruik van 2 redundante servers van het type "RSA ACE/Server" met AES-tokens van RSA. Deze tokens worden dus naargelang de behoeften verspreid. Aangezien de tokens een in de tijd beperkte levensduur hebben, zal het nodig zijn om ze doorheen de looptijd van de opdracht te vervangen. Actiris beschikt momenteel over een licentie voor 1290 gebruikers. Deze licentie is aangekocht en moet bij de vervanging van een token niet opnieuw worden gekocht. Het onderhoud voor deze licenties werd tot 31 december 2015 betaald. Het onderhoud geeft recht op softwareondersteuning en updates. De opdracht is in drie delen verdeeld: Deel 1: Aankoop van nieuwe tokens De tokens moeten zeker een levensduur hebben van minstens drie jaar vanaf de leveringsdatum. In geval van een defect aan of gebrekkigheid van een token, moet dit kosteloos worden vervangen. Vermoedelijke hoeveelheden: 2016: aankoop van 500 tokens (te bespreken! 350 voor vervanging en 150 nieuwe tokens) 2017: aankoop van 370 tokens ( ) 2018: aankoop van 740 tokens ( ) Model: AES-token met een levensduur van drie jaar (equivalent van SID ) en compatibel met de versie die wij hebben (RSA versie 6.1.2) Deel 2: Aankoop van nieuwe gebruikerslicenties Vermoedelijke hoeveelheden: Aankoop van 400 nieuwe licenties, verspreid over drie jaar. Deel 3: Onderhoud voor de reeds door Actiris aangekochte gebruikerslicenties. De inschrijver geeft een jaarprijs per licentie op. De begindatum van het onderhoud is 1 januari. In geval van de aankoop van een nieuwe licenties zal Actiris het onderhoud betalen naar rato van het aantal dagen dat het lopende jaar nog telt. Deze vermoedelijke hoeveelheden in de drie delen verbinden de aanbestedende overheid op geen enkele manier tot de werkelijke bestelling van deze hoeveelheden. Zij worden ter indicatie opgegeven. Respect voor het leefmilieu: Er wordt aan de inschrijvers gevraagd om een technische fiche van het productieproces van de tokens in te dienen. Deze fiche dient een ecologisch en recyclageonderdeel te bevatten. Zij moet met andere woorden de volledige impact op het milieu vermelden, alsook de manier waarop de onderneming voornemens is het informatica-afval te verwerken wanneer de token uit gebruik wordt genomen. De inschrijver zal de vervangen tokens bovendien zonder extra kosten terugnemen. Bestek nr ACTIRIS 13

14 3. Offerteformulier MODEL VAN INSCHRIJVING ADMINISTRATIEVE OFFERTE 1. Voorwerp van de inschrijving Bestek nr Actiris Voorwerp van de opdracht: Aankoop van tokens met of zonder licentie, hun onderhoud en de overname van het onderhoud van de bestaande tokens voor de Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling (hierna Actiris genoemd) 2. Identificatie van de opdrachtnemer Aanbestedende overheid : Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling (Actiris) Anspachlaan 65 te 1000 Brussel 2.1. Identiteit van de onderneming: Handelsnaam of naam: Rechtsvorm: Hoofdzetel: Nationaliteit: Telefoon: Fax: Vertegenwoordigd door ondergetekende (naam, voornaam en functie): Handelend overeenkomstig de hem toegekende machtigingen zoals verschenen in nr. van de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. of 2.2. Identiteit van de inschrijver: NAAM en VOORNAAM: Hoedanigheid of beroep: Bestek nr ACTIRIS 14

15 Woonplaats: Nationaliteit: Telefoon: Fax: of 2.3. Voor combinaties zonder rechtspersoonlijkheid: NAAM en VOORNAAM van de ondergetekenden: Hoedanigheid of beroep: Woonplaats: Nationaliteit: Telefoon: De offerte moet door elke deelgenoot worden ondertekend en moet de naam vermelden van de persoon die de vennootschap bij de aanbestedende overheid vertegenwoordigt, op straffe van absolute nietigheid van de offerte: 2.4. Ondernemingsnummer: Contactpersoon, profiel, telefoonnummer en adres: verbindt zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering van de opdracht die het voorwerp van dit bestek uitmaakt, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek. 3. Betalingen Rekeningnummer: 4. Detail van de prijzen Bestek nr ACTIRIS 15

16 Zie tabel in de bijlage. De vermelde prijzen zijn gepreciseerd tot vier cijfers na de komma. 5. Lijst en nationaliteit van de eventuele onderaannemers: Taken toevertrouwd aan de onderaannemer(s): 6. Documenten Worden bij deze inschrijving gevoegd, de gedateerde en ondertekende documenten vereist door het bestek dat de huidige opdracht regelt: - Het bewijs dat de inschrijver of de gevolmachtigde bevoegd is om de onderneming in onderaanneming te nemen met het oog op de uitvoering van deze opdracht (ofwel door verwijzing naar de bijlagen in het Staatsblad, ofwel door de betekening van de beslissing van de opdrachtgever); Handtekening van de inschrijver 1 Door zijn handtekening te plaatsen, verbindt de inschrijver zich ertoe gedurende de volledige uitvoering van de opdracht de bovengenoemde 8 basisverdragen van de IAO te respecteren. Opgemaakt te: Datum: NAAM: HOEDANIGHEID OF FUNCTIE: HANDTEKENING: Het bewijs toevoegen waaruit blijkt dat de ondertekenaar(s) wel degelijk gemachtigd is (zijn) om de vennootschap(pen) voor de huidige overheidsopdracht te verbinden. De ondertekening door een nietgemachtigde persoon leidt tot de absolute onregelmatigheid van de offerte. Bestek nr ACTIRIS 16

17 4. Prijslijst Aankoop van tokens Hoeveelheid Prijs excl. btw Btw Prijs incl. btw Prijs voor 200 Prijs voor een verpakking van Tussen 255 en 750 Aankoop van gebruikerslicenties Hoeveelheid Prijs excl. btw Btw Prijs incl. btw Prijs voor 200 Prijs voor een verpakking van Onderhoud / jaar Hoeveelheid Prijs excl. btw Btw Prijs incl. btw Prijs per jaar voor het onderhoud van 200 gebruikerslicenties Prijs per jaar voor het onderhoud van de bestaande licenties Prijs voor een verpakking van