UITLEENDIENST VOOR TENTOONSTELLINGSMATERIEEL REGLEMENT

Transcriptie

1 UITLEENDIENST VOOR TENTOONSTELLINGSMATERIEEL REGLEMENT Artikel 1 : Artikel 2 : Artikel 3 : Artikel 4 : Artikel 5 : Artikel 6 : Artikel 7 : Artikel 8 : Artikel 9 : Artikel 10 : Artikel 11 : Artikel 12 : Artikel 13 : Het gemeentebestuur Kortemark leent gratis tentoonstellingsmaterieel uit aan erkende jeugd- en volwassenenorganisaties en aan de scholen in Kortemark. De uitleendienst is gevestigd in De Beuk, Torhoutstraat 9, 8610 Kortemark, tel , fax , cultuur@kortemark.be Openingsuren: elke werkdag van 9u tot 12 of op afspraak Bij het behandelen van de aanvragen wordt prioriteit verleend volgens de datum van ontvangst. Indien nodig kan het gemeentebestuur het ontleende materieel op elk moment terugvragen. Annulering van het toegezegde materiaal moet minstens 14 dagen vooraf gebeuren. De ontlener verbindt er zich toe het ontleende materieel in geen geval verder uit te lenen of te verhuren aan derden. Alle door de ontlener ontleend materieel kan - door de ontlener zelf (met voldoende mankracht minstens 2 personen) afgehaald en teruggebracht worden met een gesloten wagen, bestel- of vrachtwagen naargelang het volume van het ontleende materieel, tijdens de openingsuren en conform de exacte data van afhalen en terugbrengen vermeld in het bruikleencontract; - door de gemeente afgehaald en teruggebracht worden tegen een vaste vergoeding van 50 euro. Bij het gebruik van het ontleende materieel dienen alle schriftelijke en/of mondelinge verstrekte richtlijnen aangaande de gebruiksaanwijzing en behandeling strikt nageleefd te worden. Er mag in de panelen niet genageld, noch geniet worden en evenmin gebruik worden gemaakt van duimspijkers; de panelen dienen gereinigd terug te worden geleverd. In geval van schade dient deze onmiddellijk schriftelijk omschreven te worden, samen met de aanduiding van de oorzaak. Vervangings- of herstellingskosten zijn ten laste van de ontlener. Indien er onwil is van de ontlener om de schade te betalen, heeft het gemeentebestuur het recht om de kosten voor herstelling of vervanging in voorafname van de jaarlijkse werkingssubsidie voor de betreffende vereniging af te trekken. Eventuele diefstal of verlies van het ontleende materieel, hetzij geheel, hetzij gedeeltelijk (onderdelen, reservestukken, ) vallen ten laste van de verantwoordelijke ontlener. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of andere eventuele schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materieel. Door het ontlenen van het materieel verklaart de ontlener zich akkoord met de bepalingen van dit reglement en waarborgt de stipte naleving ervan. Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten, bij aangetekend schrijven, gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen, uiterlijk drie dagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan. Alle betwiste en in dit reglement niet voorziene gevallen worden door het college beslecht. Door het niet naleven van dit reglement kan de ontlener van verdere ontlening uitgesloten worden.

2 Uit te lenen materiaal: - Schildersezels (19) - Tentoonstellingspaneel (80) - Spots (60) - Ophangsystemen voor panelen (80) - Ophangsystemen voor foyer Beuk (40). Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 8 september REGLEMENT OP HET GEBRUIK VAN DE CULTUURPANELEN VAN DE CULTUURRAAD KORTEMARK Artikel 1 De oprichting van Cultuurpanelen voor de aankondiging van culturele activiteiten die georganiseerd worden door erkende Kortemarkse socio-culturele verenigingen, is een initiatief van de Cultuurraad Kortemark. Enkel culturele activiteiten van erkende Kortemarkse socio-culturele verenigingen die plaatsvinden op het grondgebied van Groot-Kortemark, mogen via de Cultuurpanelen aangekondigd worden. Artikel 2 De erkende Kortemarkse socio-culturele verenigingen die een culturele activiteit via de cultuurpanelen wensen aan te kondigen, moeten hiervoor zelf een bord maken met de volgende afmetingen : hoogte = 30 cm; breedte = 244 cm; dikte = 1,5 à 1,8 cm. Artikel 3 De borden moeten een witte achtergrond hebben. Artikel 4 De aanvraag voor plaatsing moet 2 maand vooraf gebeuren en schriftelijk gericht worden aan Secretariaat van de Cultuurraad Kortemark, Stationsstraat 68 te 8610 Kortemark. Artikel 5 De borden mogen uitgehangen worden ten vroegste vanaf 1 maand voor de manifestatie tot maximum 1 week erna. Artikel 6 Eenzelfde activiteit mag aangekondigd worden, hetzij op alle panelen tegelijkertijd, hetzij op het cultuurpaneel van de deelgemeente waar de activiteit plaatsvindt. Artikel 7 De verenigingen moeten zelf hun borden uithangen en tijdig weer van de cultuurpanelen verwijderen. Indien dit laatste niet gebeurt binnen de termijn van één week na de datum van de activiteit, dan zal de Cultuurraad de borden in kwestie in beslag nemen.

3 Artikel 8 Elk cultuurpaneel kan maximum vijf borden bevatten. Indien er meer dan vijf aanvragen voor eenzelfde periode en voor dezelfde deelgemeente zijn, telt de volgorde van aanvraag. Artikel 9 De Cultuurraad Kortemark kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld of verantwoordelijk zijn voor beschadigingen aan, diefstal van of gelijk welke vorm van misbruik van de borden. Artikel 10 De cultuurpanelen zijn te vinden op de volgende plaatsen : Kortemark : gemeentehuis, Stationsstraat 68 Handzame : begin Handzamestraat Edewalle : ingang ontmoetingscentrum Edewallehof Zarren : Zarrenplein Werken : Werkenplein REGLEMENT ONDERSTEUNING B9: uitleendienst/ spelotheek Art. 1: De jeugddienst stelt materiaal ter ontlening beschikbaar. Dit in de eerste plaats aan de erkende jeugdwerkinitiatieven uit Kortemark. Art. 2: Andere verenigingen en onafhankelijke personen kunnen ook een beroep doen op de uitleendienst op voorwaarde dat het ontleende materiaal niet wordt gebruikt voor commerciële doeleinden of persoonlijk verrijkende activiteiten, maar de erkende jeugdwerkinitiatieven van de gemeente krijgen voorrang. Dat betekent dat de andere verenigingen en onafhankelijken pas een maand voor de geplande ontleningdatum zekerheid krijgen over de mogelijkheid voor ontlening. Art. 3: De aanvragen moeten telefonisch, met fax of via mail gericht worden aan de gemeentelijke jeugddienst. Art. 4: Bij het behandelen van de aanvraag wordt prioriteit verleend volgens de datum van aanvraag. Een aanvraag kan niet langer dan 1 jaar voor de datum van ontlening ingeboekt worden. Art. 5: Het materiaal wordt als volgt uitgeleend (zon en feestdagen niet meegerekend): - de kookset, de digitale videocamera en het gasbekken: per tijdseenheid van maximum 3 kalenderdagen of kampperiode. - de rest: per tijdseenheid van maximum 3 kalenderdagen. Art. 6: Alle door de ontlener te bedienen apparatuur dient afgehaald en teruggebracht te worden op eigen kosten, op de jeugddienst, op het gestelde uur en binnen de overeengekomen termijn. Bij het niet tijdig terugbrengen van het materiaal, wordt, per dag te laat, de dag- of week huurprijs aangerekend. Een annulatie van geleende materialen moet 24 uur op voorhand meegedeeld worden aan de jeugddienst of de huurprijs wordt aangerekend. Art. 7: De persoon die de materialen afhaalt en het aanvraag formulier ondertekend is verantwoordelijk voor het geleende materiaal. Vraag indien nodig uitleg of hulp bij het aankoppelen van het materiaal zodat nodeloze schade kan vermeden worden. Indien bepaalde

4 toestellen toch beschadigd werden, wordt verzocht om dit spontaan te melden. Er mag in geen geval geprobeerd worden om het toestel zelf te repareren, omdat daardoor bv. de garantie op het toestel kan vervallen, of nog ernstiger beschadigingen kunnen ontstaan. Art. 8: Eventuele beschadiging, verlies of diefstal van het ontleende materiaal, hetzij geheel of gedeeltelijk (wisselstukken, reservestukken of onderdelen), vallen ten laste van de verantwoordelijke ontlener. De toestellen worden bij het terugbrengen gecontroleerd op eventuele beschadiging. In geval van schade, die niet bij de controle merkbaar was en slechts door gebruik naderhand tot uiting komt, kan de jeugddienst mits voldoende bewijzen, schadevergoeding van de ontlener eisen. De jeugddienst zorgt voor de herstelling als iets beschadigd is. Die herstellingskosten worden gefactureerd aan de ontlener. Als ontlener mag je zelf geen herstellingen verrichten of iets anders aankopen. De mogelijke kosten moeten maximum 1 maand na de postdatum van de onkostenfactuur betaald worden. De ontlener wordt verzocht de jeugddienst in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij de ontleende toestellen. Bij diefstal van geleend materiaal dient onmiddellijk aangifte gedaan te worden bij de politie. Afschrift van deze aangifte dient zo spoedig mogelijk te worden bezorgd aan de jeugddienst. Art. 9: Bij niet-betaling van eventuele schade-eisen vanwege de jeugddienst door een jeugdwerkinitiatief, kan de jeugddienst of de jeugdraad het deel van de toe te kennen subsidies aan die vereniging, dat gelijk staat met het verschuldigde bedrag, inhouden (desnoods gespreid over meerdere jaren). Art. 10: Voor de ontlening dient de ontlener een geringe huurprijs te betalen. Zelfs wanneer de huurder het ontleende materiaal niet heeft gebruikt, dient toch de huurprijs betaald te worden. Terugvordering van de huurprijs is onder geen enkele betwisting mogelijk. Art. 11:De huurprijs wordt bepaald voor een periode van de duur van een kamp (*) of drie dagen (dag 1 = ophalen/ dag 2 =gebruik / dag 3 = terugbrengen). Er kan niet afgehaald of teruggebracht worden op zon en feestdagen. Hiervoor wordt er niks extra s aangerekend. Afhalen gebeurt de dag ervoor en terugbrengen de dag erna volgens de afspraken die gemaakt worden met de jeugd/uitleendienst. Art. 12: Alle gemeentelijke adviesorganen, zoals sport-, jeugd-, cultuur-, senioren-, milieuraad, lokaal drugoverleg en overleg buitenschoolse kinderopvang, en de gemeentelijke diensten zoals sociaal huis, dienst vrije tijd, senioren-, milieu-, bevolking, burgerlijke stand, brandweer, sociale- en technische dienst en de gemeentelijke en vrije basisscholen krijgen vrijstelling van betaling. De rusthuizen Blijvelde en Godtsvelde krijgen eveneens gratis ondersteuning. Sociale verenigingen die hun opbrengsten van hun activiteiten schenken aan een initiatief voor een goed doel mogen ook gratis gebruik maken van de uitleendienst, bij twijfel beslist het college van burgemeester en schepenen. De feestcomités krijgen vrijstelling van betaling tijdens de kermisperiode voor gebruik van het porselein, bestek en glazen. Gebroken, verloren en gestolen stukken dienen wel vergoed te worden. Art. 13:De ontlener verbindt zich ertoe het ontleende materiaal, in geen geval, verder uit te lenen of te verhuren aan derden. Art. 14:Bij gebruik dienen alle schriftelijke en/ of mondelinge richtlijnen aangaande gebruik en behandeling strikt nageleefd te worden. Draag zorg voor het materiaal (en de verpakking).

5 Art. 15:De jeugddienst kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en / of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal. Art. 16:Indien de jeugddienst gegronde twijfel heeft over het juiste gebruik van het ontleende materiaal, kan het dit op elk moment terugvorderen. Art. 17:De verantwoordelijken voor de uitleendienst kunnen te allen tijde de naleving van deze bepalingen controleren en bij vaststelling van niet-naleving de uitlening onmiddellijk beëindigen. Art. 18: Door het ontlenen van het materiaal verklaart de gebruiker zich akkoord met de bepalingen van dit reglement en waarborgt een stipte naleving ervan. Art. 19: De jeugddienst houdt zich het recht voor om uitleningen te weigeren aan verenigingen die bij vorige ontleningen t.a.v. het reglement in gebreke zijn gebleven. Art. 20: Het besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 houdende vaststelling van geluidsnormen van muziek in openbare en private inrichtingen dient strikt te worden nageleefd. Bij de ontlening van klankinstallaties is er een verplichte verhuring van een geluidsmeter. Art. 21: Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten, bij aangetekend schrijven, gericht worden aan het college van Burgemeester en Schepenen, uiterlijk vijf dagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan. Alle betwiste en in dit reglement niet voorziene gevallen worden door het college van Burgemeester en Schepenen beslecht. Art. 22:Het college van Burgemeester en Schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement. (*) De kampprijs geldt voor de de megafoon, kookset, de digitale videocamera en de gasbekkens. Tafels, stoelen en schraagtafels Tafels, stoelen en schraagtafels kunnen enkel door de Kortemarkse verenigingen afgehuurd worden. Bedrag Huurprijs: 0,40 euro per stoel per activiteit van maximaal 3 dagen, 1,50 euro per tafel per activiteit van maxmaal 3 dagen, 1,50 euro per schraaftafel per activiteit van maximaal 3 dagen. Waarborg: 30 euro (gemeente staat in voor het transport), 100 euro borg per schijf van 250 stuks (gekruiste cheque). Regelgeving Reglement op het gebruik van tafels en stoelen goedgekeurd op 28 oktober 2003 en gewijzigd op 17 mei 2010.

6 Art. 1: De bovenvermelde tafels, stoelen en schraaftafels kunnen afgehuurd worden door de gemeentelijke vereniginen voor hun activiteien in Kortemark. Elk privé-gebruik is verboden. Art. 2: De aanvraag tot het gebruik wordt gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen. De toelating wordt gegeven op basis van de volgorde van ontvangst van de aanvragen en volgens beschikbaarheid. Art. 3: / Art. 4: De gemeente staat in voor het transport de kostprijs voor het vervoer bedraagt 25 euro forfaitair. Het materieel wordt door de technische dienst geleverd de laatste werkdag voor de activiteit en teruggehaald de eerste werkdag na de activiteit. De aanvrager zorgt dat de stoelen en (schraaf)tafels ordentelijk gestapeld zijn bij ophaling. Tevens kunnen de schraaftafels afgehaald worden waardoor het vervoer dan niet betaald moet worde. Art. 5: Waarborg Voor de levering van het materiaal overhandigt de huurder een borg van 100 euro per schijf van 250 stuks (schraagtafels, tafels of stoelen), hetzij in speciën hetzij door middel van en gekruiste cheque. Wanneer het materiaal niet beschadigd is na gebruik, wordt de borg vrijgegeven. Beschadiging, overbrengen naar een andere locatie zonder toelating of niet ordentelijk opstapelen van het materiaal geeft aanleiding tot het voorlopig inhouden van de borg. Het Schepencollege beslist nopens elk schadegeval of onregelmatigheid welke som wordt afgehouden van de borg. In geval van beschadiging zal de aanvrager hoofdelijk instaan voor het volledige bedrag van de herstellingskosten. Art. 6: Afwijkingen op dit reglement of gevallen die niet in dit reglement zijn voorzien, worden geval per geval door het Schepencollege behandeld. Art. 7: Het besluit van de Gemeenteraad dd. 1 juli 2003 betreffende het reglement op het gebruik van tafels en stoelen wordt ingetrokken. Art. 8: Onderhavig reglement heeft uitwerking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari GEMEENTELIJK REGLEMENT OP HET GEBRUIK VAN HET MOBIEL PODIUM, GOEDGEKEURD DOOR DE GEMEENTERAAD OP 02 MAART Het gemeentebestuur beschikt over een mobiel podium bestaande uit 15 elementen (2 m x 1 m) en een bijhorende trap: Art. 1: Het bovenvermelde podium kan afgehuurd worden door de gemeentelijke verenigingen voor hun activiteiten in Kortemark. Elk privé-gebruik is verboden. Art. 2: De aanvraag tot het gebruik wordt gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen. De toelating wordt gegeven op basis van de volgorde van ontvangst van de aanvragen en volgens beschikbaarheid. Art. 3: De huurprijs wordt vastgelegd op 62 euro per activiteit van maximaal 3 dagen.

7 Art. 4: De gemeente staat in voor het transport, de kostprijs voor het vervoer bedraagt 30 euro forfaitair. Het materieel wordt door de technische dienst geleverd de laatste werkdag voor de activiteit en teruggehaald de eerste werkdag na de activiteit. De aanvrager zorgt dat het podium ordentelijk gestapeld is op een makkelijk bereikbare plaats bij ophaling. Art. 5: Waarborg Voor de levering van het podium overhandigt de huurder een borg van 250 euro, hetzij in speciën hetzij door middel van een gekruiste cheque. Wanneer het podium niet beschadigd is na gebruik, wordt de borg vrijgegeven. Beschadiging, overbrengen naar een andere locatie zonder toelating of niet ordentelijk opstapelen van het materiaal geeft aanleiding tot het voorlopig inhouden van de borg. Het Schepencollege beslist nopens elk schadegeval of onregelmatigheid welke som wordt afgehouden van de borg. In geval van beschadiging zal de aanvrager hoofdelijk instaan voor het volledig bedrag van de herstellingskosten. Art. 6: Afwijkingen op dit reglement of gevallen die niet in dit reglement zijn voorzien, worden geval per geval door het Schepencollege behandeld. Art. 7: Het besluit van de Gemeenteraad dd. 29 juni 1999 betreffende het reglement op het gebruik van het gemeentelijk mobiel podium wordt ingetrokken. Art. 8: Onderhavig reglement heeft uitwerking voor aanvragen na 1 april Houten tuinhuisjes Gemeentelijk reglement op het gebruik van houten tuinhuisjes met ingang van 1 juli 2004, goedgekeurd door de gemeentraad in zitting van 2 juni 2004 Art. 1: De bovenvermelde kerstkraampjes kunnen afgehuurd worden door de gemeentelijke verenigingen voor hun activiteiten in Kortemark. Elk privé-gebruik is verboden. Art. 2: De aanvraag tot het gebruik wordt gericht aan het college van burgemeester en schepenen. De toelating wordt gegeven op basis van de volgorde van ontvangst van de aanvragen en volgens beschikbaarheid. Art. 3: De huurprijs per kerstkraampjes wordt vastgelegd op 125 euro per activiteit van maximaal 3 dagen. Art. 4: De gemeente staat in voor het transport, de kostprijs voor het vervoer bedraagt 30 euro forfaiair. Het materieel wordt door de technische dienst geleverd en opgesteld de laatste werkdag voor de activiteit en teruggehaald de eerste werkdag na de activiteit. Art. 5: Waarborg Voor de levering van de kerstkraampjes overhandigt de huurder een borg van 250 euro, hetzij in speciën het zij door middel van een gekruiste cheque. Wanneer de kerstkraampjes niet beschadigd zijn na gebruik, wordt de borg vrijgegeven. Beschadiging of overbrengen naar een andere locatie zonder toelating geeft aanleiding tot het voorlopig inhouden van de borg. Het schepencollege beslist nopens elk schadegeval of onregelmatigheid welke som wordt afgehouden van de borg.

8 In geval van beschadiging zal de aanvrager hoofdelijk instaan vor het volledige bedrag van de herstellingskosten. Art. 6: Afwijkingen op dit reglement of gevallen die niet in dit regement zijn voorzien, worden geval per geval door het schepencollege behandeld. Art. 7: Onderhavig reglement heeft uitwerking voor activiteien vanaf 1 juli Nadar Nadarhekkens per meter moeten tijdig aangevraagd worden. Bedrag Huurprijs: gratis.