Gebruiksreglement ontlenen gemeentelijke materialen GR Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Hoofdstuk 2 Gemeentelijke materialen

Transcriptie

1 Gebruiksreglement ontlenen gemeentelijke materialen GR Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Art. 1 Ontleningen Toegelaten ontleningen: - De gemeentelijke materialen kunnen enkel ontleend worden en materiële steun kan enkel bekomen worden door erkende Vosselaarse verenigingen. - Per uitzondering en mits schriftelijke aanvraag kunnen de materialen ontleend worden of materiële steun bekomen worden door naburige openbare besturen of door zorg- of sociale instellingen (met connectie Vosselaar). Niet toegelaten ontleningen - Materialen worden niet uitgeleend en materiële steun wordt niet verleend aan buitendorpse verenigingen, commerciële organisaties, privé-initiatieven etc. - Materialen worden niet uitgeleend en materiële steun wordt niet verleend voor (niet voornoemde) inrichtingen buiten de grenzen van de gemeente Vosselaar. De ontlener mag geen andere bestemming geven aan de materialen dan die waarvoor de ontlening werd toegestaan. Het onderverhuren van materialen is ten strengste verboden. Hoofdstuk 2 Gemeentelijke materialen Art. 2 Aanvraag Iedere aanvraag dient schriftelijk te gebeuren via indiening van het e-loketformulier, te vinden op de website van de gemeente Vosselaar ( > e-loket). Voor hulp bij het invullen van het e-loketformulier kan de aanvrager steeds terecht bij de cultuurdienst. Art. 3 Aanvraagtermijn Iedere aanvraag dient toe te komen uiterlijk 14 dagen voor de activiteit. Bij latere aanvragen kan een tijdige behandeling van de ontlening niet meer gegarandeerd worden. Gemeentelijke diensten (incl. scholen, politie, brandweer), gemeentelijke vzw s, adviesraden: vanaf 15 maanden voor aanvang van de activiteit Erkende Vosselaarse verenigingen: vanaf 12 maanden voor aanvang van de activiteit Openbare besturen e.a.: vanaf 3 maanden voor aanvang van de activiteit Art. 4 Uitleentermijn De gebruikstermijn van gemeentelijk materiaal bedraagt maximum twee weken. De tijdstippen van levering en terughaling, evenals de plaats van levering, worden vastgesteld op het ogenblik van het indienen van de aanvraag. In de mate van het mogelijke is een verantwoordelijke persoon aanwezig zowel bij levering als bij afhaling. Art. 5 Afspraken rond delen van materialen Aanvragen worden chronologisch toegewezen, op basis van de datum waarop het e-formulier werd ingediend. Bij dubbele aanvraag binnen een periode van twee weken is het de gemeente toegestaan

2 voorrang te geven aan reservaties door 1) gemeentelijke diensten en 2) erkende Vosselaarse verenigingen, of om aan verenigingen te vragen onderling afspraken te maken voor gedeeld gebruik. In het geval bepaalde materialen op twee of meer opeenvolgende dagen (zaterdagen, zondagen, feestdagen ) door verschillende verenigingen gebruikt worden, dient er door de verenigingen onderling een regeling getroffen te worden om: ofwel het materiaal onderling te delen ofwel het materiaal tijdens deze dagen van de ene locatie naar de andere te brengen. Volgende materialen komen niet in aanmerking voor een overdracht: - koffiehuisjes - dansvloer - mobiel podium - vlaggenmasten - wc-wagen Art. 6 Afspraken rond gebruik De materialen worden geleverd en weer opgehaald door de gemeentelijke technische dienst, volgens de bepalingen in de bevestigingsmail n.a.v. e-loketaanvraag. Materialen kunnen enkel geleverd en opgehaald worden binnen de normale werkuren van het gemeentepersoneel. Opstellen van de materialen (met uitzondering van het groot podium) gebeurt door de vereniging zelf, op eigen verantwoordelijkheid van de vereniging. Vooraf wordt door de vereniging grondig nagedacht over het aantal benodigde materialen. Ondoordacht het maximum aantal materialen aanvragen, verhindert het efficiënt en eerlijk delen van de materialen. Bij misbruik kan sanctionerend worden opgetreden. De materialen worden als volgt weer aangediend voor ophaling door de gemeentelijke technische dienst: - onbeschadigd en gereinigd - op dezelfde plaats als waar ze werden geleverd, tenzij hierover voorafgaandelijk schriftelijke afspraken (bv. omtrent gedeeld gebruikt) werden gemaakt met de gemeentelijke technische dienst - correct gestapeld of ordelijk gerangschikt Voor instructies bij het gebruik en opstellen van de materialen, zie hoofdstuk 3. De ontlener verbindt zich ertoe deze instructies strikt na te volgen. Art. 7 Materiële steun Vosselaarse verenigingen kunnen materiële steun aanvragen onder de vorm van gebruik van voertuigen onder de volgende bijzondere voorwaarden: - Voertuigen worden slechts ter beschikking gesteld voor het vervoer van materialen binnen de de Belgische grenzen en worden steeds bemand door een lid van het gemeentepersoneel. - De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden voor beschadiging van de vervoerde goederen, noch tijdens het vervoeren, noch tijdens het op- of afladen ervan. - De vereniging dient zelf in te staan voor het op- en afladen van het niet-gemeentelijk materiaal. - De levering en de terughaling van gemeentelijk materiaal gebeurt tijdens de normale werkuren van het gemeentepersoneel. - Het college van burgemeester en schepenen kan het vervoeren van niet-gemeentelijk materiaal toestaan buiten de normale werkuren van het gemeentepersoneel indien het inzamelingen e.d. betreft. De aanvraag moet ten minste een maand op voorhand aan het college van burgemeester en schepenen gericht worden. In de aanvraag wordt ten minste aangegeven: - Welke vereniging de aanvraag indient - Welke activiteit er gepland wordt - Wat de aard is van de aangevraagde materiële steun - De tijdstippen/periode waarvoor de materiële steun wordt aangevraagd.

3 - De gegevens (naam, adres, , telnr.) en handtekening van een verantwoordelijke persoon die meerderjarig is en aansprakelijk kan gesteld worden voor de eventuele kosten bij niet naleving van onderhavig reglement. Art. 8 Schade en sancties Eventuele schade, verlies of diefstal van het materiaal dienen spontaan te worden gemeld aan de gemeentelijke technische dienst. Bij eventuele schade aan, of bij verlies of diefstal van het materiaal, vallen de volledige herstellingskosten ten laste van de vereniging. Wanneer door nalatigheid of het niet naleven van de hierboven vermelde bijzondere voorwaarden bijkomende prestaties dienen geleverd te worden door het gemeentepersoneel, zal hiervoor het desbetreffende tarief worden toegepast. Art. 9 Uitzondering en overmacht Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd te beslissen over alle uitzonderlijke gevallen in verband met verzoeken tot uitlening van materiaal of dienstprestaties van het personeel of in geval van bijzondere aanvragen of afwijkingen op onderhavig reglement door overmacht. Hoofdstuk 3 Specificaties beschikbare materialen a) KOFFIETENTJE Aantal: 2 Afmeting: 3m x 4m Instructies: Voldoende verankeren bij hevige wind of storm. b) DANSVLOER Dansvloer buiten Afmeting: 26 stuks van 0,95m x 3m Instructies: Bij gebruik in openlucht afdekken bij eventuele aanhoudende neerslag. Dansvloer binnen Afmeting: maximaal 10m x 10m (ook mogelijk: 6m x 10m of 4m x 10m) Instructies: Enkel te gebruiken in bestaande constructies op een verharde ondergrond; niet in tenten of in openlucht. c) PODIUMELEMENTEN Aantal: 32 elementen Afmeting: 1,22m x 1,22m hoogte 35 of 70 cm Instructies: Voor hoge podiumelementen (70cm) dienen de poten nog te worden gemonteerd. Deze worden op aanvraag bijgeleverd, samen met bijhorende trap.

4 d) GROOT PODIUM Podium buiten Afmeting: 8m x 8m Instructies: Enkel voor manifestaties in openlucht die gezien hun aard en omvang het gebruik van het mobiel podium rechtvaardigen. Het podium wordt steeds opgesteld met dakconstructie. De vereniging zorgt voor 4 personen voor de opbouw en afbraak, met en onder begeleiding van de gemeentelijke diensten. De gebruiker dient de nodige voorzorgen te nemen bij hevige wind of storm. Podium binnen Afmeting: 6m x 8m hoogte 1,10m Instructies: Enkel voor gebruik binnen gemeentehal. Het podium kan aangevraagd worden met of zonder omheining, maar steeds zonder dakconstructie. De vereniging zorgt voor 4 personen voor de opbouw en afbraak, met en onder begeleiding van de gemeentelijke diensten. e) TOOGBLADEN 2 Afmeting: 0,40m x 2,50m f) NADARBARELEN Aantal: 325 Afmeting: 2,5m Instructies: Grotere aantallen nadarbarelen worden geleverd op een speciaal rek en dienen na de manifestatie terug op dit rek te worden geplaatst of in het andere geval terug bijeen te worden gezet op de plaats van levering. g) HERASHEKKEN Aantal: 30 Afmeting: 3,5m x 2m h) TENTOONSTELLINGSPANELEN

5 Aantal: 21 Afmeting: 1m x 2m Instructies: Enkel te gebruiken voor tentoonstellingen en niet in openlucht. i) VLAGGEN Belgische vlag, 1 Vlaamse Leeuw, 1 gemeentevlag, 1 Europese vlag Afmeting: 2m x 3m Instructies: Bij gebruik aan vlaggenmast dient de vlag voor zonsondergang weggehaald te worden. j) VLAGGENMASTEN Aantal: 8 Instructies: Kunnen op aanvraag door de gemeentelijke diensten geplaatst en verwijderd worden. k) TAFELS Aantal: 72 Afmeting: 1,20m x 0,80m Instructies: Correct (!) te stapelen in de voorziene rekken. l) STOELEN Aantal: 550 Instructies: Correct (!) te stapelen in de voorziene rekken. m) ELEKTRICITEITSKASTEN Aantal: 4 (2 van 64A en 2 van 32A) Instructies: De ontlener staat in voor de keuring van de kasten en de kosten die hieraan eventueel verbonden zijn. n) ELEKTRICITEITSKABELS Aantal: 8 stuks van 32A en 5 stuks van 63A Afmeting: op aanvraag Instructies: De ontlener is verantwoordelijk voor de ontleende kabels van bij de levering tot aan de afhaling. Indien de ontlening meer 1 dag bestrijkt, wordt een container bijgeleverd om de kabels in te bewaren. De kabels mogen in geen geval onbewaakt achterblijven en moeten na gebruik steeds achter slot en grendel bewaard in de container.

6 o) TREKKAR Aantal: 4 Afmeting: 1m x 2m p) WC-WAGEN Blauwe wc-wagen Omschrijving: 2 damestoiletten, 1 herentoilet, 1 urinoir Rode wc-wagen Omschrijving: 1 damestoilet, 1 herentoilet, 3 urinoirs Instructies: De ontlener is verantwoordelijk voor de intacte staat van de wc-wagen van bij de levering tot aan de afhaling. De ontlener is verplicht toezicht te voorzien op het gebruik van de wc wagen. De wc-wagen wordt ontvangen in propere staat, en dient als dusdanig ook terug te worden ingeleverd, d.w.z. leeg en schoon. Bij vriesweer (overdag maar ook s nachts) moet de stroomdraad steeds in het contact zitten en zet u de verwarmingselementen op 1 à 2 C om bevriezing van de leidingen te voorkomen. Zorg hier niet alleen tijdens, maar ook vóór en na uw evenement voor! Bijbehorende onderdelen zijn eigendom van de gemeente en moeten bij de ophaling in de WC-wagen gelegd worden: - Een haspel voor de wateraansluiting en een haspel voor stroom - Trap - Afvoerdarm voor rioolaansluiting Na gebruik sluit u af en brengt u de sleutel terug naar de verhuurdienst op het gemeentehuis. Ter opvolging van de goede naleving van bovenvermelde instructies, zal een waarborg gevraagd worden van 125. Deze is te betalen minstens één week voor de datum van gebruik. Indien na controle blijkt dat de gebruiksvoorwaarden werden nageleefd, wordt de waarborg terugbetaald. In het andere geval worden geconstateerde gebreken genoteerd en verrekend met de waarborg. Publicatiedatum op de website 31 december 2013